/> Формування результатівдіяльності
План
1. Складаннястандартних звітів
2. Регламентованізвіти
3. Підготовкадо складання регламентованих звітів
4. Особливостіформування звітів
5. Перевіркапобудованих звітів
/>1. Складання стандартних звітів
В типовуконфігурацію програми входить велика кількість стандартних звітів, щодозволяють здійснювати всебічний аналіз і контроль звітної інформації. Данізвіти дозволяють виявляти помилки обліку, аналізувати господарську діяльністьпідприємства за будь-який період його існування.
Повний списокзвітів, передбачених конфігурацією, завжди можна знайти через меню:
"Операции — Отчеты".
Звернення донього призведе до появи підменю, яке містить список найважливіших і частовикористовуваних звітів. Крім того, найпопулярніші з них виносяться у виглядікнопок на панель інструментів.
Аналіз стану іруху господарських засобів за звітний період у вартісному виразі можна виконатиза допомогою звіту "Оборотно-сальдовая ведомость" (див. рис. 1.1).
В ній для кожногосинтетичного рахунку відображаються залишки (сальдо) на початок і на кінецьперіоду, а також обороти за поточний період.
/>
Рис. 1.1. ДокументОборотно-сальдовая ведомость"
Перед виведеннямна екран оборотно-сальдової відомості програма запропонує форму діалогу, в якійможна встановити параметри формування відомості.
Також у вікніналагодження передбачені три параметри програми. Перший вмикається, якщо увідомість необхідно включити обороти і сальдо рахунків з розбивкою по субрахунках.Другий — для отримання підсумків на валютних рахунках у валютному виразі.Третій визначає, чи формувати розгорнуте сальдо.
Якщо параметрпрограми «Развернутое сальдо» увімкнуто, на закладці «Развернутоесальдо» слід вибрати рахунки, за якими буде сформовано розгорнутесальдо, і налагодити параметри для цих рахунків. Правила формуваннярозгорнутого сальдо задаються в рядках таблиці.
В колонці «Счет»відображається код рахунку (субрахунку), за яким буде сформоване розгорнутесальдо. Щоб добавити рахунок в список рахунків, слід натиснути кнопку "+". Після чого відкриється План рахунків, з якого можна вибрати рахунок./>2. Регламентовані звіти
Під регламентованими звітами в «1С: Бухгалтерії»розуміються звіти і декларації по податках і зборах, які необхідно регулярнонадавати до податкової інспекції, органи соціального страхування і статистики.Форма, порядок складання і надання таких звітів визначені законодавчо.
Набір регламентованих звітів оновлюється, як мінімум, кожногокварталу. Чергове оновлення квартальної звітності зазвичай виходить на початкунаступного кварталу. Оновлення звітів ніяк не впливає на саму базу даних,оскільки вони не входять в конфігурацію (зважаючи на часті зміни), азберігаються в окремих файлах, що підключаються.
Якщо в основному коді «1С: Бухгалтерії» помилокпрактично немає (його щодня тестують тисячі користувачів при експлуатаціїпрограми), то в регламентованих звітах помилки, на жаль, не рідкість.Розробники конфігурації дуже часто переробляють їх у зв'язку із змінами взаконодавстві, і при цьому дуже поспішають.
Нові форми регламентованої звітності можна безкоштовно отримати утієї фірми — франчайзі, яка продала вашому підприємству програму «1С:Бухгалтерія». Файл із звітами передається у вигляді архіву, щосаморозпаковується, і іменується за шаблоном. Наприклад, rpo4q3.exe — файл іззвітами за III квартал 2004 року. Отриманий на дискеті або по електронній поштіфайл потрібно зберегти в будь-якому каталозі на жорсткому диску.
Потім вибираємо зголовного меню «1С: Бухгалтерії» команду «Звіти — Регламентованізвіти». У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці «Завантажити»(рис.2.1). На екран буде викликано вікно Провідника Windows, в якому потрібновибрати файл оновлення звітів.
Звіти поставляються у вигляді зовнішніх файлів з розширенням ert.Файл декларації про оподаткування прибутку називається pribut.ert, деклараціїпо ПДВ — pdv.ert, і т.д.
Файли поміщаються в підкаталог Extforms, розташований в каталозібази даних. Звіти різних кварталів автоматично заносяться в окремі теки, якітеж іменуються по певній схемі.
Звіти для II кварталу 2004 року поміщаються в теку Rpo4q2.grp, дляIII кварталу — в теку Rpo4q3.grp, і т.д. В тих же теках знаходятьсяфайли News.rtf, release.txt, Rphist.txt, Rplist.txt, у яких містяться останнівідомості про звіти і історія їх зміни.
/>
Рис. 2.1. Вікно «Регламентованізвіти»
Заповнені звіти можна зберегти в базі, а потім відновлювати їх зархіву і продовжувати працювати з ними — редагувати, друкувати і т.д. Для цьогонеобхідно на закладці «Додатково» довідника «Фірми» ввестиім'я каталогу, в якому зберігатимуться регламентовані звіти. Деякі звіти,наприклад, Декларація по прибутку, звертаються при їх побудові до звітів за попереднійперіод./>3. Підготовка до складання регламентованихзвітів
Найпершим рядком в списку звітів (див. рис. 8.2) будь-якої групи єпункт "ІНФОРМАЦІЯ ДЛЯ КОРИСТУВАЧА", з якою обов'язково слідознайомитися. Тут записана історія зміни звітності для даної групи і для всіхпопередніх груп, починаючи з II кварталу 2000 року. У історіївідображено, коли з'явився звіт, коли і як він був змінений. Якщо в історії змін немає інформації проякий-небудь звіт, значить, він не змінювався.
Звіти у вікні групуються по темах. У найостаннішій групі, з ім'ям «Службовіобробки», є звіт «Технологічний аналіз бухгалтерського обліку».Він призначений для аналізу складу рахунків (субрахунків) і структурианалітичного обліку з метою виявлення технічних помилок (рис.3.1).
/>
Рис. 3.1. Вікно звіту «Технологічнийаналіз бухгалтерського обліку»
Цей звіт рекомендується виконувати перед формуванням регламентованоїзвітності. Можна виконати його і на технологічному етапі закриття періоду (див.розділ 4.1) на додаток до рекомендованих там робіт.
Звіт здійснює чотири види перевірок:
Ä аналіз робочого Плану рахунків;
Ä аналіз рахунків,що підлягають закриттю в кінці звітного періоду;
Ä аналізбухгалтерських підсумків;
Ä аналізбухгалтерських проводок.
Аналіз робочого Плану рахунків полягає в перевірцівластивостей синтетичних рахунків, задіяних в бухгалтерському обліку. У разінекоректного віднесення рахунку до активу або пасиву бухгалтерського балансувидається повідомлення про помилку. Наприклад, якщо ви не використовуєтесубрахунку 371 і 681 для обліку авансів (передоплат), суми отриманих і виданихавансів в розрізі контрагентів будуть відображені по кредиту субрахунку 361 ідебету субрахунку 631 відповідно. Проте субрахунок 361 відмічений в програмі якактивний, субрахунок 631 — як пасивний. Не характерні для цих субрахунківзалишки не будуть враховані при побудові регламентованого звіту «Баланс».Актив балансу не буде рівний пасиву, і такий звіт доведеться коректуватиуручну.
Якщо встановити прапорець «Структура аналітичного обліку»,то по всіх рахунках, задіяних в алгоритмах складання форм регламентованоїзвітності, перевірятиметься також і аналітика.
Аналіз рахунків, що підлягають закриттю в кінці звітного періоду, полягає в перевірцізалишків по тих рахунках, які повинні бути закриті після формування фінансовогорезультату. Це все рахунки класів 7, 8 і 9. Їх сальдо на кінець звітногоперіоду повинне бути нульовим. Корисність такого аналізу вельми спірна: щобпереконатися, що все гаразд, достатньо одного погляду на оборотно-сальдовувідомість.
Аналіз бухгалтерських підсумків виявляє помилкові залишкина бухгалтерських рахунках, помилки ведення кількісного обліку (відсутністьсальдо по кількості або сумі у кількісних рахунків), помилки переоцінкивалютних засобів на кінець звітного періоду. Цей аналіз повідомить, наприклад,що по активних рахунках і підключених до них субконто за певні дати є кредитовізалишки.
Аналіз бухгалтерських проводок перевіряє ІБ на наявністьпроводок, не включених в список коректних проводок.
Безумовно, всіх помилок обліку технологічний аналіз виявити неможе, оскільки відбувається формальний, а не смисловий аналіз даних. Крім того,відхилення від прийнятої в типовій конфігурації системи обліку, які ви ввелидля урахування специфіки роботи вашого підприємства, можуть бути сприйняті якпомилки. Проте провести аналіз бажано, оскільки логіка формування звітів такожформальна, і «спіткнеться» на цих же деталях./>4. Особливості формування звітів
У набір регламентованих звітів зараз входить 34 звіти. Ступіньавтоматизації їх побудови різний. Автоматично будуються звіти, які можнаоднозначно заповнити за даними бухгалтерського і податкового обліку, — Деклараціїпо ПДВ і по податку на прибуток, статистична звітність, звіти до фондів,розрахунок єдиного податку, довідки по нарахованій заробітній платі і т.д.Решта звітів видає бланк — заготівку, заповнену реквізитами здаючої іприймаючої сторін. Дані в такий звіт вводять уручну з клавіатури. Як мінімум, увсіх звітах будуть автоматично заповнені ваші реквізити (з довідника «Фірми»)і реквізити фонду або податкової інспекції, в які надається звіт.
У більшості звітів використані однакові кнопки управління їхпобудовою. Розглянемо складання звітів на прикладі Декларації по податку наприбуток підприємства. Це, мабуть, один з найскладніших звітів – «Деклараціяпо податку на прибуток» (рис. 4.1).
/>
Рис. 4.1. Звіт «Деклараціяна прибуток»
У шапці форми звіту обов'язково потрібно вказати період йогоформування. Якщо звіт заповнюватиметься вручну, натиснувши кнопку «Бланк»,можна отримати бланк Декларації із заповненою шапкою. Якщо ви хочете заповнити звітавтоматично, клацніть на кнопці «Заповнити».
Суми з осередків автоматично побудованого звіту можна розвернути задопомогою кнопки «Розкрити» або клавіші F5. Відкриється окреме вікноз інформацією, як отримана цифра у вибраному осередку звіту. Як приклад, нарис. 4.2 приведена розшифровкарядка 1.1 додатку А.
/>
Рис. 4.2. Розшифровка пункту 1.1.додатку А.
Ті осередки, інформацію з яких можна розшифрувати, забарвлені в жовтийколір. У осередках, забарвлених в зелений колір, підсумовуються підсумкові даніз відповідних жовтих осередків звіту. Відзначивши прапорцем пункт «Автоматичнийрозрахунок» можна включити автоматичний перерахунок підсумкових (зелених)осередків при зміні інформації в жовтих осередках. Проте редагувати зеленіосередки уручну при цьому буде неможливо.
Відзначивши пункт «З копійками», можна отримати звіт знезакругленими сумами (у гривнях і копійках), а не в тисячах гривень. Суми вжовтих осередках при цьому можна буде редагувати уручну, але вводити їх такожслідує в гривнях і копійках, оскільки округлення в цьому режимі проводитьсяавтоматично.
Сформований і відредагований (або заповнений уручну) звіт можназберегти в каталозі бази, для цього в настройках звіту є кнопка «Зберегти».До речі, програма сама пропонує зберегти звіт при його закритті. Щоб знайтипотім збережений звіт, потрібно через меню «Звіти — Регламентовані звіти»вказати групу звітів, до якої він належить, виділити потрібний звіт в нижньомувікні і клацнути на кнопці «Відновити». У відновленому звіті функція «Розкрити»буде недоступна.
Звіт «Декларація по податку на прибуток підприємства»вимагає для автоматичної побудови дані із звітів за попередні періоди. У вікніповідомлень при його формуванні виводяться повідомлення:
Ä Файл звіту за IV квартал 2002 року не виявлений! Автоматичнезаповнення рядку з кодом 09 неможливо!
Ä Файл звіту за IV квартал 2003 року не виявлений! Автоматичнезаповнення рядки з кодом А додатки РЗ неможливо!
У звіту немаєданих про балансові збитки, не компенсовані прибутком до 01.01.2003 р., а також про прибуток оподаткування попереднього звітного року. Цідані можна ввести в осередки уручну.
/>5. Перевірка побудованих звітів
Звіти автоматично заповнюються відповідно до законодавчої іінструктивної бази, але в припущенні, що ваш облік ведеться в рамках типовоїконфігурації «1С: Бухгалтерії» для України звичайним способом, ініяких специфічних особливостей не має. Якщо ваша конфігурація програмидопрацьована під специфіку конкретного підприємства, унаслідок чого ваш облікмає істотні особливості, можлива некоректна або спотворена побудова регламентованихзвітів.
У будь-якому випадку правильність заповнення регламентованихзвітів необхідно проконтролювати. Перевірку розрахованих автоматичнокількісних і сумових показників можна здійснювати за допомогою стандартнихзвітів. Стисло розповімо, на що при цьому слід звернути увагу.
«Декларація по прибутку» заповнюється нетільки на підставі даних по забалансових рахунках податкового обліку іаналітики по виду субконто «Валові доходи/витрати». Суми нарахованихі перерахованих податків і зборів вибираються безпосередньо з оборотів посубрахунках рахунків 64 і 65. Будь-яку з цих цифр можна перевірити стандартнимибухгалтерськими звітами.
«Декларація по ПДВ» заповнюється по введенихв базу і проведених податкових накладних. Отже, перевірити декларацію можна,роздрукувавши Книгу продажів і Книгу придбань. Якщо в базу введені додатки 2 доподаткових накладних (Розрахунки коректування кількісних і вартіснихпоказників), то за їх даними будуть заповнені додатки до декларації. Нагадаємо,що при торгівлі уроздріб немає необхідності формувати «витікаючи»податкові накладні: інформація про продажі вибирається безпосередньо здокументів «Роздрібна накладна».
Баланс заповнюється на підставі сальдо бухгалтерських рахунківвідповідно до П(С) БУ 2. Перевірити баланс можна, порівнявши його зоборотно-сальдовою відомістю. Звернете увагу: багато рядків балансу містять розгорненесальдо. При формуванні оборотно-сальдової відомості, не забудьте в їїнастройках вказати виведення розгорненого сальдо по субрахунках і субконто.
Перед побудовою всіх звітів, необхідно закрити робочий період.Якщо ви спробуєте автоматично побудувати баланс, не виконавши закриття робочогоперіоду, актив з пасивом у вас не зійдуться!
Для розшифровки показників Звіту про фінансові результати іінших фінансових звітів використовуються дані аналітичного обліку по субконто 4відидіяльності" і «Види витрат». Проконтролювати їх можна задопомогою оборотно-сальдової відомості по рахунку, аналізу субконто і іншихстандартних звітів.
При формуванні звіту «Розрахунок єдиного податку» вдокументах «Банківська виписка», «Прибутковий касовий ордер»і «Витратний касовий ордер» аналізується значення реквізиту «Видприходу/витрати грошей». Якщо реквізит встановлений у відповідне значення(«Виручка… », «У зв'язку з веденням хоз. діяльності» і т.п.) суми з документів переносяться в звіт. При побудові звіту використовуютьсятакож дані по субрахунку 6417 «Розрахунки по єдиному податку».Нагадаємо, що нарахування єдиного податку (Кт 6417) заноситься в базу ручноюоперацією, його перерахування (Дт 6417) — документом банковськая виписки".
Дляправильного складання звітів по зарплаті співробітників украй важливоправильно вести аналітичний облік. Фонд оплати праці за місяць і його виплатавизначається по значенню другого виду субконто, підключеного до субрахунку 661,- «Місяць нарахування ЗП». Перевіряти аналітику зручно за допомогоюоборотно-сальдової відомості по субрахунку 661, розгортаючи сальдо в зворотномупорядку: по місяцях нарахування зарплати (субконто 1), і потім — по співробітниках(субконто 2). По субконто «Місяць нарахування ЗП» не повинно бутинегативного сальдо, і не повинно бути залишків, якщо заробітна плата виплачена.
Література
1. КарминскийИнформационные технологии в экономике. – М., 2002.
2. Информационныесистемы в экономике. – М., 2004.