Сутність організації бухгалтерського обліку в Україні
У сучасних умовахгосподарювання одним із заходів, спрямованих на вдосконалення управлінняпідприємством є раціональна організація бухгалтерського обліку, яка забезпечуєвисокий рівень виконання його завдань, чіткий порядок у його веденні.
Перед визначеннямсутності організації бухгалтерського обліку розглянемо природу та розумінняорганізації взагалі.
Організація маєбезпосереднє відношення до формування, розвитку, відображення і представлення всього,що оточує людину та утворює її життєдіяльність. Всі заплановані та здійснюванілюдські дії, їх результати є проявом сутності організації, а дослідженнялюдиною оточуючого світу починається, передусім, з вивчення того, як всеорганізовано. У ході пізнання оточуючого середовища людина постійно спостерігаєпрояви відносно ефективного функціонування об'єктивної реальності: устрійприроди, розвиток рослин, поведінка тварин. Деякі прояви організації(наприклад, будова мурашника, бамбука, мушлі та ін.) використовуються людиною усвоїй діяльності.
Термін«організація» походить від середньовіч. лат. organizo -повідомляюстрункий вигляд, налаштовую. Пізніше під латинським словом organizo розумілистрункий вигляд, об'єднання. Дещо іншим за зазначенням є французьке словоorganisation — устрій, формування, взаємозв'язок.
У сучасній науцій практиці використання терміну «організація» є буденним і водночасрізноманітним. Для розуміння поняття «організація» можутьвикористовуватися різні визначення, які відображають широкий спектрзагальноприйнятих уявлень і застосування даного терміну (табл. 1).
Таблиця 1.Варіанти тлумачення терміну «організація»Варіанти тлумачення Зміст 1 2 ' Об'єднання людей у ході спільної діяльності для досягнення спільної мети Йдеться про офіційну установу або певну структуру (підприємство, компанія, інститут, орган влади і т.д.), тобто цілеспрямовану функціонуючу систему Внутрішня впорядкованість, узгодженість, взаємодія частин цілого, обумовлених його побудовою Застосування даного розуміння терміну спрямоване на визначення і предсгавлення внутрішньої побудови об'єкта, його структури, взаємодії складових Сукупність цілеспрямованих процесів, які призводять до утворення необхідних зв'язків, об'єднання елементів, частин у ціле, утворення життєздатної системи Сутність організації як процесу пов'язана зі встановленням кількісних, якісних, часових, просторових та інших зв'язків між окремими складовими. У такому розумінні організація є певним чином спланованим і здійснюваним людиною цілеспрямованим процесом встановлення співвідношень, зв'язків, побудови форм і процедур. Суб'єктом визначення і встановлення таких зв'язків є людина, яка вносить в них своє суб'єктивне, інтелектуальне начало Будова, устрій, взаємозв'язок складових описуваного У такому трактуванні організація має безпосереднє відношення до формування, функціонування, розвитку та відображення всього, що оточує людину та формує її життєдіяльність
Отже, втлумаченні терміну «організація» існують суттєві відмінності.
У найбільшзагальному трактуванні організація — це упорядкування, налагодження певноїсистеми. Основними вузлами будь-якої системи є її механізм, система в статиці(структура, кадри, техніка) і динаміці (процеси, які відбуваються у системі).
Механізм системихарактеризують її теорія (визначення мети, предмета, метода, суб'єкта таоб'єкта) і практика. Систему у статиці визначають її структура, складовіелементи та їх співвідношення і техніка, у динаміці -технологічні процеси.Організація передбачає порядок, збереження і підтримання стану певноїупорядкованості елементів системи в цілому, забезпечення її якісноївизначеності.
Визначеннясутності організації як процесу формування певної системи обумовлено тим, щостворення будь-якої організації (внутрішнього впорядкування структури) займаєвідповідний проміжок часу та є послідовністю певних дій. Такий підхід акцентуєувагу на послідовності явищ, подій, дій у поясненні сутності організації якпроцесу. Саме послідовність, її зміст, обумовленість визначають сутністьпроцесу організації.
Отже, в ціломуорганізацію можна визначати і як процес, і як систему. Остання складається абоформується у результаті процесу.
Процес увідношенні до системи виступає джерелом, умовою і механізмом її виникнення,становлення та розвитку. Тому організація як процес є первинною, як система — вторинною.
У деяких випадкахтермін «організація» вживається для позначення властивості, якарозуміється як діяльність з упорядкування всіх елементів визначеного об'єкта вчасі та просторі. Таке трактування досить близьке до поняття«організовувати», тобто порядковувати, налагоджувати або утворювати.Тому поряд з науковим розумінням терміну «організація» його застосуваннямає важливе прикладне значення. У прикладному розумінні організація передбачаєвпорядкування та узгодження цілеспрямованої діяльності учасників процесів ісистем для забезпечення їх ефективного функціонування і розвитку, щопередбачає:
=> підготовку доздійснення певного заходу;
=> визначенняпрограми дій;
=> наділенняповноваженнями учасників заходу, який проводиться, забезпечення необхідноюінформацією і технічними засобами;
=> контроль зареалізацією визначених заходів.
Такі завданнявисуваються і вирішуються у процесі практичної організаційної діяльності.
Як і будь-якадіяльність бухгалтерський облік для успішного ведення і забезпечення йогоінформацією планування, аналізу та контролю господарської діяльностіпідприємства потребує належної організації, яка передбачає вирішення рядуметодичних, технологічних, технічних і організаційних питань.
Системабухгалтерського обліку не з'явиться і не буде функціонувати на окремомупідприємстві без організації, яка виступає ефективним інструментом побудови таздійснення облікового процесу, управління майном і розвитку підприємства.
Від раціональноїорганізації бухгалтерського обліку залежить можливість отримання йпредставлення зацікавленим користувачам всієї необхідної інформації.
Рівень виконаннязавдань бухгалтерського обліку передусім залежить від його організації.Раціональна організація бухгалтерського обліку має суттєве значення для задоволенняпотреб управлінського персоналу в інформації, яка є підставою для пошуку шляхівпідвищення ефективності діяльності суб'єкта господарювання, забезпечуєзбереження майна власника та достовірне визначення результатів діяльності.
Організаціябухгалтерського обліку супроводжує створення підприємства, та забезпечує йогопідготовку до ефективної діяльності. Без організованого бухгалтерського облікунеможлива діяльність суб'єктів господарювання, оскільки це суперечить чинномузаконодавству України.
На сучасномуетапі власники повинні не тільки усвідомити роль організації бухгалтерськогообліку у забезпеченні ефективності процесу управління, але й зрозуміти, щоорганізація бухгалтерського обліку покликана зберегти та примножити їх майно. Убагатьох випадках участі власників у процесі організації бухгалтерського облікуперешкоджають наступні обставини:
необізнаність вдостатній мірі власника в питаннях бухгалтерського обліку для формуванняоблікової політики підприємства;
власник не бере безпосередньоїучасті в управлінні підприємством;
наявність декількохвласників, що ускладнює їх участь у процесі формування облікової політики.
Процесорганізації бухгалтерського обліку передбачає вибір, впорядкування,встановлення зв«язку та об'єднання в часі й просторі необхідних складових.Таке розуміння є основою для пояснення організації бухгалтерського обліку якцілеспрямованого об'єднання, встановлення зв'язків, складових, які забезпечуютьвиконання бухгалтерським обліком своїх завдань.
У ціломуорганізацію бухгалтерського обліку визначають як:
=> сукупністьспособів створення та впорядкування системи бухгалтерського обліку длязабезпечення її функціонування з урахуванням особливостей суб'єктагосподарювання;
=> системуумов та елементів побудови облікового процесу для отримання достовірної ісвоєчасної інформації про господарську діяльність підприємства та здійсненняконтролю за раціональним використанням майна власника;
=> науковообґрунтовану сукупність умов, які забезпечують найбільш економне та раціональнездійснення збору, обробки та зберігання бухгалтерської інформації дляоперативного контролю за правильним використанням майна підприємства та наданнякористувачам неупередженої фінансової звітності.
У широкомурозумінні організація бухгалтерського обліку є упорядкуванням всіх елементівсистеми бухгалтерського обліку, налагодженням і удосконаленням його процесу.
Організаціябухгалтерського обліку — це сукупність заходів власника (керівника)підприємства, які мають цілеспрямований характер щодо створення, забезпечення,постійного впорядкування і вдосконалення функціонування системи бухгалтерськогообліку та здійснення його процесу на підприємстві.
Виступаючипередусім в якості методичної бази, організація бухгалтерського облікузабезпечує отримання, відображення і застосування знань про принципи, форми йспособи побудови процесу бухгалтерського обліку, отримання інформації прогосподарську діяльність підприємства.
Слід чітковідрізняти поняття „організація“ і „ведення“бухгалтерського обліку. Організація бухгалтерського обліку — це прерогативавласника (керівника) у співпраці з обліковими працівниками. Веденнябухгалтерського обліку входить до обов'язків облікових працівників та полягає узастосуванні бухгалтером узгодженої з керівництвом підприємства методики татехнології відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій іскладання бухгалтерської звітності.
Бухгалтерськийоблік організується передусім для отримання користувачами в будь-який моментчасу інформації необхідної деталізації. Тому організовуючи бухгалтерськийоблік, необхідно пам'ятати, що він повинен існувати не заради самого себе, азадля задоволення інформаційних потреб користувачів.
Раціональнаорганізація бухгалтерського обліку визначає успішність фінансово-господарськоїдіяльності підприємства, оскільки саме завдяки використанню інформації, якунадає бухгалтерський облік, суб'єкти управління підприємством отримують змогузабезпечити збереження і примноження позитивних результатів діяльності всьогоколективу підприємства, а його відсутність або серйозні помилки в організаціїчи веденні призводять до втрати досягнутого успіху.
Ефективністьорганізації бухгалтерського обліку проявляється у своєчасності формуванняінформації про фінансово-майновий стан суб'єкта господарювання, їїдостовірності та доступності для зацікавлених користувачів.
Завданняорганізації бухгалтерського обліку визначаються, виходячи із завдань бухгалтерськогообліку і передбачають:
=> вибірметодики ведення бухгалтерського обліку;
=> вибіртехнології і техніки ведення бухгалтерського обліку;
=> підбіроблікового персоналу та забезпечення їх роботи.
Виконання завданьорганізації бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей діяльностісуб'єкта господарювання забезпечить своєчасне, повне, достовірне та безперервневідображення всіх господарських операцій, здійснених на підприємстві; обробкуданих за допомогою відповідних процедур, прийомів і способів відповідно довихідної інформації; складання на основі отриманого масиву інформаційних даних,зафіксованих у первинних документах, облікових регістрів і бухгалтерськоїзвітності та своєчасне її надання зацікавленим користувачам.
Організаційнімоменти бухгалтерського обліку можуть регулюватися як на рівні держави, так іна рівні підприємств. Передумовою правильної організації бухгалтерського облікує державне управління бухгалтерським обліком, яке повинне забезпечити єдинийпідхід до відображення в обліку однорідних господарських операцій, їх оцінки,уніфікацію первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та формзвітності.
Суб'єктамиорганізації бухгалтерського обліку виступають власник, керівник підприємства таголовний бухгалтер.
Предметом організаціїбухгалтерського обліку с забезпечення процесу ведення і функціонування системибухгалтерського обліку на підприємстві.
Об'єктамиорганізації бухгалтерського обліку є документування господарських операцій ідокументооборот підприємства, фінансова політика, структура обліковогопідрозділу підприємства та регламентація роботи облікових працівників,організаційне, методичне, правове та технічне забезпечення бухгалтерськогообліку та ін.
Крім того, зведенням бухгалтерського обліку пов'язані й інші працівники підприємства:керівники структурних підрозділів (начальники цехів, бригадири та ін.), окреміпрацівники (комірники, майстри, водії та ін.). Наприклад, комірник повинен увстановлені графіком документообороту терміни звітуватися про рух товарно-матеріальнихцінностей на складі. Таким чином, робота інших працівників з виконанняоперацій, пов'язаних з бухгалтерським обліком, потребує також організації, атому вона є об'єктом організації бухгалтерського обліку.
Складові об'єктіворганізації бухгалтерського обліку законодавством чітко не врегульовано. Кожнепідприємство повинно самостійно визначати питання організації бухгалтерськогообліку з урахуванням норм законодавства та особливостей діяльності суб'єктагосподарювання.
Особливостіскладових об'єктів організації бухгалтерського обліку на підприємстві повиннібути врегульовані розпорядчими документами підприємства:
положенням пробухгалтерську службу;
посадовимиінструкціями;
розпорядчимдокументом з облікової політики;
графікомдокументообороту;
планамипроведення інвентаризації тощо.
Відповідно доЗакону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність вУкраїні“ відповідальність за організацію бухгалтерського обліку тазабезпечення фіксації фактів здійснення господарських операцій у первиннихдокументах, зберігання оброблених документів, регістрів і звітності протягомвстановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) абоуповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємствомвідповідно до законодавства та установчих документів.
Керівникпідприємства повинен забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами тапрацівниками підприємства вимог головного бухгалтера (бухгалтера) щододотримання правил ведення бухгалтерського обліку, надання для обліку документіві даних. Це здійснюється шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень,затвердження положень про підрозділи, посадових інструкцій, іншими діями,спрямованими на виконання вимог головного бухгалтера працівниками, які маютьвідношення до ведення бухгалтерського обліку.
Відповідно дочинного законодавства бухгалтерський облік повинен вестися з перших днівфункціонування підприємства до офіційного припинення його діяльності. Пристворенні суб'єкта господарювання роль бухгалтера або особи, яка тимчасововиконує його обов'язки, є досить важливою, оскільки він бере участь упідготовці та реєстрації установчих документів, відкриває рахунки в банку,реєструє підприємство в податкових органах і т.д.
Процесорганізації бухгалтерського обліку є трудомісткім, вимагає ґрунтовних знаньособливостей діяльності підприємства.
Різноманітністадії життєвого циклу підприємства відповідним чином впливають на веденнябухгалтерського обліку та формування звітності. Однак у будь-якому випадкуведення бухгалтерського обліку неможливе без його організації.
Для раціональної організаціїбухгалтерського обліку необхідно:
досконало ознайомитисяз діяльністю суб'єкта господарювання;
підібрати обліковихпрацівників;
визначити для кожногоз них обов'язки та створити необхідні для роботи умови;
забезпечитиконтроль і встановити відповідальність за невиконання обов'язків.
Процесорганізації бухгалтерського обліку передбачає три етапи:
=> створеннясуб'єкта господарювання (складання протоколу зборів засновників, якийпередбачає рішення про прийняття керівника на посаду, який автоматичновідповідно до законодавства визнається відповідальною особою за організаціюбухгалтерського обліку);
=> організаціябухгалтерського обліку (даний етап передбачає три взаємопов'язані напрями:методичний, технологічний і організаційний);
=>впорядкування і вдосконалення системи бухгалтерського обліку -етап, який супроводжуєжиттєдіяльність підприємства для забезпечення j ефективного функціонування бухгалтерськогообліку та його ведення.
Напрямиорганізації бухгалтерського обліку (методичний, організаційний і технологічний)забезпечують формування системи бухгалтерського обліку та здійснення йогопроцесу в умовах конкретного суб'єкта господарювання.
Характеристикунапрямів організації бухгалтерського обліку представлено в табл. 2.
Таблиця 2.Характеристика напрямів організації бухгалтерського обліку за змістомНазва Зміст 1 2 Методичний 1) вибір методики оцінки активів, списання витрат майбутніх періодів, калькулювання собівартості, нарахування резерву сумнівних боргів, фондів спеціального призначення тощо; 2) встановлення критеріїв розмежування основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів і МШП; 3) вибір методів нарахування амортизації необоротних активів Технологічний 1) вибір форми ведення бухгалтерського обліку; 2) розробка форм внутрішньої звітності і порядку їх заповнення; 3) встановлення строків та порядку проведення інвентаризації; 4) визначення випадків залучення фахівців (сторонніх осіб) для проведення інвентаризації специфічних для підприємства об'єктів майна та зобов'язань; 5) вибір номенклатури бухгалтерських рахунків з аналітичними розрізами до них; 6) розробка форм первинних документів і графіку документообороту; 7) встановлення порядку зберігання документів, у т.ч. електронних, в архіві й доступ до нього; 8) уніфікація і кодифікація даних; 9) організація архіву бухгалтерських документів; 10) встановлення порядку захисту відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства; 11) організацію внутрішньогосподарського (у т.ч., бухгалтерського) контролю Організаційний 1) вибір оптимальної форми організації бухгалтерського обліку; 2) організація роботи бухгалтерської служби (розробка організаційно-розпорядчих документів); 3) встановлення норм праці, необхідних для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності облікових працівників; 4) формування політики підбору облікових працівників та підвищення їх кваліфікації; 5) встановлення порядку атестації бухгалтерів; 6) правове, технічне та методичне забезпечення роботи облікових працівників; 7) заходи наукової організації праці; 8) розробка правил ділової етики облікових працівників 9) порядок приймання-передачі справ при зміні бухгалтера
На рішеннявласника (керівника) підприємства щодо окремих питань організації бухгалтерськогообліку впливає велика кількість факторів, які охоплюють як загальніхарактеристики суб'єкта господарювання (форма власності, розмір підприємства,організаційно-правова форма діяльності, вид діяльності, галузь, наявністьматеріальної бази, стратегія фінансово-господарського розвитку), так і окреміпоказники господарської діяльності (середньоспискова чисельність працівників,обсяги діяльності, рентабельність продукції тощо).
Суттєвий вплив наорганізацію бухгалтерського обліку здійснює організаційно-правова формагосподарювання — форма здійснення господарської діяльності з відповідноюправовою основою, яка визначає характер відносин між засновниками (учасниками),режим майнової відповідальності за зобов'язаннями підприємства, порядокстворення, реорганізації, ліквідації, управління, розподілу одержанихприбутків, можливі джерела фінансування діяльності тощо.
Організаціябухгалтерського обліку на будь-якому із суб'єктів господарювання повиннавідбуватися з урахуванням обсягів його діяльності та організаційної структури.Так, обсяги господарської діяльності визначають кількість працівниківоблікового підрозділу підприємства. Організаційна структура впливає навзаємозв'язок облікових працівників з працівниками інших структурнихпідрозділів підприємства.
Однак найголовніше,що слід враховувати в процесі організації і ведення бухгалтерського обліку, цетехнологічний процес виробництва. Розглянемо для прикладу підприємство харчовоїпромисловості. Для виробництва продукції в цій, як і будь-якій іншій галузі,необхідна сировина. Організація бухгалтерського обліку на такому підприємствіповинна забезпечити не лише інформацію про наявність і кількість запасів напевну дату, а й інформацію про їх якість, а саме про їх придатність довикористання при виготовленні продуктів харчування.
Для будівельнихпідприємств характерним може бути „виїздний“ характер бухгалтерськоїслужби, тобто створення облікових підрозділів на окремих об'єктах, якібудуються. Це зумовлено передусім тим, що за таких умов досить зручним єздійснення оперативного контролю за витрачанням будівельних матеріалів ідотриманням строків виконання замовлень.
Суттєвий впливтакож здійснюють зовнішні у відношенні до підприємства фактори: економічні(система оподаткування, рівень свободи дій, система нормативного регулювання),політичні, соціальні, географічні тощо. Саме під їх впливом відбуваєтьсяорганізація суб'єктів і процесу бухгалтерського обліку.