1.Теоретические вопросы
1.1.Система распорядительной документации. Постановление. Решение
Краспорядительным документам относятся:постановления, приказы, решения, распоряжения. Они носят административныйхарактер. Обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам илиотдельным должностным лицам.
Проект распорядительных документов может быть подготовленструктурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочейгруппой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существовопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различныемнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседанииколлегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителяорганизации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованныхсторон.
Все распорядительные документы делятся на две группы:
1. Издаваемые на основе коллегиальности(постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.
2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы,распоряжения).
Приказ — распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболееважным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных иоперативных задач.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия,решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итогиработы, результаты ревизий и т.д.
Различают приказы:
1. По основнойдеятельности (по общим вопросам)
2. По личному составу (по кадрам)
РАСПОРЯЖЕНИЕ – это распорядительный акт, издаваемыйруководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
— информационно-методического характера,
— повседневной административной,производственно-хозяйственной деятельности,
— связанным с организацией исполнения приказов, инструкций,правил, других документов (напр., о распределении обязанностей междузаместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; осроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебногоавтотранспорта и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органауправления — правовой акт, обязательный для исполнения организациями игражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должныбыть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётсяминистерствами, ведомствами, научными советами).
Решения издают организации (при коллегиальном управлении,например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органыи общественные организации.
Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят издвух частей — констатирующей и распорядительной.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - документ, который издают высшиеорганы государственной власти, — комитеты и комиссии, образуемые при органахвласти.
Постановления, издаваемые высшими органами гос. властиподписываются Председателем.
Различают постановления организационного характера иадресуемые для исполнениядругим органам. Первые позволяют решатьорганизационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные ссозданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждениемплана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями,должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями(административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимаютпостановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимаютпостановления рекомендательного характера. («Предложить»,«Рекомендовать»).
В постановленияхраскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто спомощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Постановлением является также заключительная часть протоколазаседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Этипостановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.Проект постановления визирует юрисконсульт.
ПОДГОТОВКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительногодокумента: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа,согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадияобсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может бытьпоручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельнымдолжностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительныхдокументов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные иликвалифицированные специалисты из числа практических работников.
Для подготовки проекта распорядительного документа собираютвсю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют иуточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию сзаинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается.Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании — проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит осоответствии документа законодательным и нормативным актам.
Визы и гриф согласования проставляются на первом экземплярепроекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процесседоработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторномусогласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписываетсяруководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписанияне вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределахкалендарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям,или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.
Распорядительные документы вступают в силу с момента ихподписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.
1.2Документооборот и его основные этапы
Документооборот — движение документов в организации с моментаихполученияили создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организациядокументооборота способствует оперативному прохождению документов в аппаратеуправления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказываетбольшое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборотв учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих междупунктами обработки информации (руководители учреждения и структурныхподразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами техническойобработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При организациидокументооборота руководствуются положениями и принципами:
1. Движениепотоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.
2. Следуетруководствоваться принципом однократного пребывания документа в одномструктурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в тойили иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.
3. Различныеоперации по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократитьвремя его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативностьисполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должныпринимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всемисполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документевместо самого документа, размножение проекта документа для одновременногосогласования его с несколькими учреждениями.
4. Копии сдокумента снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции.Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётсяответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются иисполненные копии.
5.Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа,результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационныхкарточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движениедокументов.
Припроектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемыдвижения основных групп и видов документов. Это позволяет установитьрациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать путидвижения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этойоснове целесообразный порядок работы с документами в учреждении.
Схемы документооборотаразрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются сруководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемыпрохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.
Схемы разрабатываются для различных категорий документов(входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личномусоставу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения.Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию поделопроизводству или прилагаются к ней.
Работа с входящими документами включает следующиеэтапы обработки:
1. Приём и первичную обработку документов.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрацию.
4. Рассмотрение документов руководством.
5. Направление на рассмотрение.
6. Контроль исполнения.
7. Исполнение документов.
8. Подшивка в дело. РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Внутренними называются документы, которые составляются,исполняются, хранятся в рамках одного предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения,положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.
На этапах подготовки и оформления порядок работы свнутренними документами такой же, как с исходящими:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа;
— согласование проекта документа;
— подписание документа руководителем (или утверждение внужных случаях);
— регистрация документа.
На этапах исполнения и завершения работ с внутреннимидокументами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
— передача документа исполнителю;
— контроль исполнения документа;
— исполнение документа;
— проставление отметки об исполнении;
— подшивка исполненного документа в дело.
РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Исходящие документы — это официальные документы,отправляемые из организации.
Исходящие документы могут быть отправлены:
— по почте;
— по факсу;
— курьером;
— электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа;
— составление проекта документа;
— подписание документа руководством;
— регистрация документа;
отправка документа адресату;
— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Обработка исходящих документов состоит из следующихопераций:
— составление проекта документа,
— согласование проекта документа,
— проверка правильности оформления проекта документасекретарём,
— подписание документа руководителем учреждения (а внеобходимых случаях — утверждения),
— регистрация документа,
— отправка документа адресату,
— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
1.3Бланки документов
БЛАНК — это стандартный лист бумаги, на которомтипографским или компьютерным способом воспроизводится постоянная информация оборганизации-авторе документа и отводится место для переменной информации.
Установлены два базовых вида бланков:
— бланк письма
— общий бланк (для всех остальных документов).
— бланк конкретного документа, т.е. общий бланк, дополненныйназванием конкретного вида документа (приказ, акт, протокол и др.)
— персональный должностной бланк.
Если есть необходимость, то на основе общего бланка могут разрабатыватьсябланки конкретных видов документов – протокола, акта, приказа и др. Допускаетсяизготавливать персональные бланки должностных лиц. Бланки каждого видасоставляются на основе углового или продольного расположения реквизитов.Наиболее рациональным считается угловое расположение реквизитов, т.к. при этом экономноиспользуется площадь печатного листа.
В состав бланка могут входить элементы: герб (гербизображается на бланках учреждений и организаций только в случаях,предусмотренных законодательством), эмблема организации, название вышестоящейорганизации, название организации и др.
Бланки бывают двух форматов – А4 и А5.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским путём.
Гербовые бланки являются документами строгого учёта. На нихтипографским способом или нумератором проставляют порядковые номера,
а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётсяраздельно по видам бланков (писем, приказов и др.) в учётном журнале:
— при поступлении (наименование вида гербового бланка, датапоступления, номер сопроводительного документа, наименованиеорганизации-поставщика гербовых бланков);
— при выдаче бланков (наименование вида гербового бланка,количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование отдела,фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланк, расписка в получении,примечание (отметки об уничтожении и т.п.).
Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемыхшкафах.
распоряжениедокументация этап документооборот
2.Итоговые тесты
1. K организационным документамотносятся (нажать нужные варианты):
а) акты;
б) уставы;
в) штатное расписание;
г) должностная инструкция;
д) отчеты;
е) протоколы;
ж) письма
2.Какой бланк организации применяют для оформленияприказа по основной деятельности?
а) бланк письма;
б) бланк конкретного типа документа;
в) бланк должностного лица.
3. Правом подписания приказов владеет
а) руководитель структурного подразделения;
б) руководитель организации;
в) должностное лицо-составитель приказа.
4. Какой реквизит обязательно оформляется при внешнемсогласовании документа?
а) гриф согласования:
б) визы согласования;
г) гриф ограничения доступа к документу.
5. Из каких трех документопотоков состоит документооборотпредприятия?
а) исходящего;
б) внутреннего;
в) постоянного;
г) переменного;
д)случайного;
е) входящего.
6. По какой схеме строится текст служебного письма?
а) констатирующая часть — распорядительная часть;
б) введение — аналитическая часть — заключение;
в) вводная часть основная часть.
7. Кто подписывает заявление?
а) руководитель организации;
б) руководитель структурного подразделения;
в)составитель.
8. Какой реквизит нужно оформить, чтобы копия документаприобрела юридическую силу?
а) отметка о заверении копии;
б) отметка об исполнителе;
в) идентификатор электронной копии документа.
9. Какие два вида согласования документов существуют?
а) внешнее;
б) встречное;
в) внутреннее;
г) частное.
10. Процесс отнесения документов к определенному делу исистематизация документов внутри него называется
а) формированием дел;
б) номенклатурой дел;
в) регистрацией документов.
3.Практические задания
1.1. Составить протокол общего собрания рабочихпроизводственного кооператива «Заря», на котором обсуждался вопрос о созданиипроизводства строительных материалов для строительства жилых домов. На собраниибыла заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха иперспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручитьпредседателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцевразвернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.
Производственный кооператив «Заря»
ПРОТОКОЛ
общего собрания рабочих
I7.01.2011 №1 г. Энск
Председатель собрания: А. В. Ситников
Секретарь собрания: Н. П. Игнатьева
Присутствовали: 146 человек, список прилагается.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О создании производства строительных материалов длястроительства жилых домов
СЛУШАЛИ:
О создания цеха производства строительных материалов длястроительства жилых домов и перспективах его работы
Выступление председателя кооператива.
ПОСТАНОВИЛИ:
Поручить председателю и его заместителю по строительству втечение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 285 тыс. руб.
ГОЛОСОВАЛИ:
ЗА — 145 голосов
ПРОТИВ — 0 голосов
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 голос
РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО.
Председатель собрания ___________________ А. В. Ситников
Секретарь собрания: _____________________Н. П. Игнатьева
1.2. Подготовить письмо-ответ на запрос, полученный фирмойот предприятия, с которым сложились устойчивые производственные связи.Запрашивается комплект технической документации на пневматическоеприспособление (327.3.887.000). Ответ положительный, но обязательно условиепредоплаты.
Генеральному директору фирмы «Тарасенко и партнеры»
Г-ну П.М. Тарасенко,
а/я 133 Дудинск РФ
21.12.2010 № 01-07/11
на № 335 от 06.12.10
Запрос технической документации
Уважаемый Петр Макарович!
Я рассмотрел Ваше письмо от 6 января с просьбой опредоставлении комплекта технической документации на пневматическоеприспособление (327.3.887.000).
Ваши аргументы в высшей степени убедительны, и я радсообщить, что согласен с Вашей просьбой. Заказанный Вами комплект техническойдокументации будет поставлен при условии 50% предоплаты.
Надеюсь, это будет способствовать нашим производственнымсвязям.
Директор фирмы М.А.Петров
Н.М. Михайлова
(095) 232-5566
1.3. Подготовить проект приказа директора ЗАО «Восход» опремировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработкуфинансового плана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере60 % ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты указатьсамостоятельно.
Закрытое акционерное общество «Восход»
П Р И К А З
29.12.2010 № 234
г. Актюбинск
О премировании работников
планово-экономического отдела
За досрочную разработку финансового плана
П Р И К А З Ы В А Ю:
Премировать следующих работников планово-экономическогоотдела из фонда материального поощрения в размере 60 % ежемесячногодолжностного оклада.
1. Попова Г.Н.
2. Серова П.О.
3. Иванова А.Б.
Директор В.П. Галкин
28.12.2010
Соловьёва
Литература
1.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспеченияуправления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. идр.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.
2.Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных документов. – М.:Гросс,2006.- 352с.
3.Замыцкова О.И. Делопроизводство. Учебн. пособие. — Ростов н/Д, Феникс, 2001.-416 с.