ЗМІСТ
ВСТУП… 2
РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГОЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ… 5
1.1.Поняття документаційного забезпечення установи. 5
1.2.Механізм здійснення документаційного забезпеченняустанови. 12
1.3. Проблеми в ході організації документаційногозабезпечення установи. 36
РОЗДІЛ 2.ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГОЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 39
2.1.Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» таВАТ «АГРЕГАТ». 39
2.2.Специфіка організації документаційного забезпеченняустанови на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 41
2.3.Використання інформаційних технологій документаційногозабезпечення установи 54
РОЗДІЛ 3.ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ… 60
3.1.Сутність інформаційнихтехнологій документаційного забезпечення установи 60
3.2.Види інформаційних технологій. 64
3.3.Порівняльна характеристика інформаційних технологійдокумен-таційного забезпечення установи. 71
РОЗДІЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВІІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ… 76
4.1.Обґрунтування удосконалення документообігу тадокументаційного забезпечення 76
4.2.Системи удосконалення документообігуна підприємствах. 84
ВИСНОВКИ… 90
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ… 94
АНОТАЦІЯ
Робота містить 108 сторінок, 2 рисунків, списоквикористаних джерел — 42 найменувань.
Актуальність теми зумовлена зростанням ролі документаційногозабезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремогопідрозділу, так і підприємства в цілому. Сучасний рівень менеджментухарактеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління,реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, доситьчасто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на службиділоводства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документаціїта забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримкивсіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їхдокументаційного забезпечення.
Предметом дослідження є особливостіорганізації документаційного забезпечення підприємства.
Об’єктом дослідження виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємства.
Мета дипломної роботи полягає в вивченні системи документообороту на підприємствах України тавстановлення шляхів їх удосконалення.
Методи дослідження поєднання абстрактного й конкретного,індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація.
За результатами дослідження сформульовані напрямки удосконаленнясистеми документаціного забезпечення підприємств, установ, організаційУкраїни. Одержані результати можуть бути використані для розроблення та удосконаленнясистеми документаціного забезпечення підприємств, установ, організаційУкраїни..
Ключові слова: документування, документообіг, домументаційнезабезпечення, інформація, система, контроль, організація.
ВСТУП
Сучаснийрівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головнезавдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності,активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов наслужби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стількистворення документації та забезпечення її руху, але головним чином питанняінформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалоїорганізації їх документаційного забезпечення.
Службаділоводства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує їїдіяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі черезпроцеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремихвиконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи вних почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процесиділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.
Всучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом,системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового,ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документуванняуправлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч.електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійноїдіяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення йвимагає значного обсягу знань.
Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.
Метою роботи є вивчення системи документооборотуна підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.
Об’єктом дослідження є системадокументаційного забезпечення діяльності підприємства.
Предметом дослідження є особливостіорганізації документаційного забезпечення підприємства.
Базою проведення досліджень та практичноїрозробки системи документаційного забезпечення є ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ«АГРЕГАТ».
Для реалізації мети дослідження необхіднимє вирішення наступних завдань:
· вивчення теоретичних аспектіворганізації документаційного забезпечення;
· розгляд поняття документаційного забезпечення установи;
· ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпеченняустанови;
· визначення типових проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи;
· аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;
· вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;
· розгляд економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;
· ознайомлення з поняттям інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;
· проведення порівняльної характеристики інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;
· визначення оптимальних шляхів удосконалення інформаційних технологій документаційного.
Дане дослідженняможе бути використане в подальших розробках систем удосконалення документооборотуна підприємствах України.
Практичнезначення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системидокументообороту на підприємствах, установах та організаціях України, щосприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат назабезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.
Роботаскладається з 4 розділів. В першому розділі визначаються теоретичні аспектиорганізації документаційного забезпечення установи, поняття документообороту,механізм його здійснення та сучасні проблеми в побудові системи ефективногодокументообороту на підприємствах, установах, організаціях України. В 2розділі роботи розглядаються особливості організації документаційного забезпеченняустанови на прикладі ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ», специфіку побудови систем докуменоборотуна даних підприємствах та ефективність їх практичної організацій. В 3 розділіроботи визначено можливість економічного застосування інформаційних технологійдокументаційного забезпечення установи, розглянути сучасні форми організації тавиди інформаційних технологій, зроблено їх порівняльний аналіз. В 4 розділіроботи визначено шляхи удосконалення інформаційних технологій документаційногозабезпечення, які можна ефективно запровадити на об’єктах дослідження та іншихпідприємствах, установах, організаціях України.
Системудокументаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковціта практики АнтонюкВ. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галіцин В. К., Годун В. М.,Горьовий Л. Є.., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В. П.,Єрьоміна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е.,Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф., Сендзюк М. А.,Рогач І. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та інші.
Данедослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивченнясучасного стану докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ.В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльностіпідприємств та установ були використані загальнонаукові методи пізнання:поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез,групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженнізастосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка,техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз,узагальнення, підрахунок.
РОЗДІЛ 1.
ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ
1.1. Поняття документаційного забезпечення установи
Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведенняекономіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесенняпевних змін у механізм формування та реалізації програми комплексногодокументаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науцірозрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний,фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернутиувагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпеченняінформацією.
Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічнимта організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогоюрізноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначенихекономічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цьогопроцесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей простан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучаснийменеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальнаситуація, коли поряд з «надмірністю» знань відчувається дефіцитнеобхідної і доступної інформації.
Інформація в менеджменті є важливим ресурсом, що вонадозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійнозмінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільніуправлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати,розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявностімінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації,можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним зголовних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, щонадана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.
Найпоширенішою формою представлення інформації у сферіменеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційніпотреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їхсистематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення докористувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведеннятаких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційновирішують у межах організації діловодства [12, 267].Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управлінняякісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальноїмоделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуваєнеобхідність уточнення сутності понять «діловодство» та«документаційне забезпечення менеджменту».
Поняття «діловодство» розуміють як певнуорганізацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто,діловодство — це суто визначений процес організації роботи з вже створенимидокументами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зорудоцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межахконкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створеннясамого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є неукладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, якосновного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінськихрішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми — прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зістворенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. Нажаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можутьзадовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту.
Виходячи з інформаційного навантаження на управлінськийдокумент, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшимпоняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінськихдій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системногопоняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції звизначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації навсіх рівнях управління.
Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягненняконкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількіснимихарактеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видівресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутністьдокумента, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, щопритаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додатковувартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльностіінформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційнимзабезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальнихпрацівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційноїінформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом упроцесі реалізації його функцій.
Основноюскладовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, щоохоплює створення документів та організацію роботи з документами: організаціюдокументообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу,контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційногозабезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (зарізними оцінками) до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка вних міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловоднихоперацій (фіксації, обробки, систематизації тощо).
Основнимносієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якогоздійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливимнапрямом наукової організації праці працівників сфери управління. Зускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу [13, 62].
Причинизростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об’єктивні, так ісуб’єктивні:
· об’єктивні – причини, які визначаються збільшенням масштабів ізростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;
· суб’єктивні – причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованихкомплексів документів, які є необхідними та достатніми для документуванняпроцесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами упроцесі управління.
Ці жпричини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів.Документ – передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання,використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній,кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ –документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний – документ, що є результатоманалітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.
Залежновід кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції,порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншимиорганами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед якихнайбільш уживані:
· централізована – усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні)реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);
· децентралізована – допускається реєстрація документів у кількохмісцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявностітериторіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умовроботи;
· змішана – найбільш важлива внутрішня документація та перепискакерівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурнихпідрозділах.
Вумовах обширного документообігу великого значення набуває правове йогорегулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такідокументи регламентують:
· порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження тавізування;
· організацію роботи з документами;
· порядок обробки та відправлення вихідної інформації;
· реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;
· порядок друкування і тиражування документів;
· організацію контролю за строками виконання документів;
· формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;
· відбір документів і справ на зберігання або знищення;
· знищення документів;
· облік обсягу документообігу.
Організаційнофункцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами,секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловоднеобслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправленнякореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування,розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконаннямдокументів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями,документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ іпередача їх до архіву, збереження документів тощо) [14, 99].
Надані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:
· приймання кореспонденції – приймання пошти, реєстрація її ужурналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільностівиконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, ненадаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якимиповинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10-20 %);
· реєстрація документів – фіксація факту створення або одержаннядокумента шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановленихвідомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік ізабезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документиреєструються один раз: вхідні – у день надходження, вихідні – у деньпідписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковійреєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органіввлади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України,скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податковогозаконодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а такождокументи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп напершому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;
· передача документа для розгляду керівником (заступником)підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, термінувиконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша передпідписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кількавиконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому івручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання тазберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів,збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді,наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстраціївихідного документа;
· контроль за виконанням документів є важливим напрямомуправлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному таправильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпеченняодержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів тавиконавців.
Контрольза виконанням документів включає:
· постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведеннядокумента до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконаннядокументів;
· облік і узагальнення результатів контролю виконання документів,інформування керівника.
Встановленняконтролю за виконанням документів має забезпечувати:
· обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконанняробіт;
· систематизацію нагляду за виконанням документів;
· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненнюперешкод та окремих невідповідностей;
· підвищення трудової дисципліни виконавців.
Щоденноза картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконанняяких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідаютьбезпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольнійкартці проставляється відповідна відмітка.
Контрольможе здійснюватись у формах:
· суцільного контролю – за виконанням усіх документів;
· спеціального контролю – за виконанням документів органів влади, вищихорганів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян,наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннямиподаткового законодавства.
Комп’ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більшена одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшимвикористанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп’ютерний облік,контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиноїінформаційної системи об’єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні зкомп’ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціональностворюють тісну інформаційну систему з властивими для них системнимипринципами.
Вони мусятьбазуватися на таких принципах, як:
· єдинасистема класифікації і кодування;
· автоматизаціязбору, реєстрації і передавання інформації;
· уніфікація,спрощення і типізація документації;
· автоматизаціяодержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.
На комп’ютернійоснові можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю іаналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничихпрограм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельностівиробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положеньздійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку якихпрактично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойнооблікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділитиформування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури іобсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринкутоварів, прогнозування прибутку і ін.
Важливим в рамкахзабезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередженнязаздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційногозабезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначаютьвимоги до неї.
Длявсіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строкивиконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строкивиконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічнимзасобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документана нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.
Документвважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чивідповідному органу надіслана відповідь [16, 145]. Лише у цьомувипадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робитьсявідповідна відмітка:
· відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів ужурналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси,вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення,складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку;
· збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданнямякої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їхповторно у процесі управління.
1.2. Механізм здійснення документаційного забезпечення установи
Розвиток архівноїінформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лишевимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментомєдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберіганнята використання архівних ресурсів України.
Згідно із ЗакономУкраїни «Про Національний архівний фонд і архівні установи», систему архівнихустанов України утворюють [1]:
· Головнеархівне управління при Кабінеті Міністрів України;
· центральнідержавні архіви;
· галузевідержавні архіви;
· державніархівні установи Автономної Республіки Крим;
· місцевідержавні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ,державних музеїв і бібліотек;
· архівніпідрозділи державних органів, підприємств і організацій.
Національнийархівний фонд України — складова вітчизняної та світової історико-культурноїспадщини та інформаційних ресурсів суспільства налічує понад 55 млн. одиницьзберігання на паперовій основі, кіно-, фотодокументів, науково-технічноїдокументації. Обсяги фондів швидко зростають.
Інформатизаціяархівної справи та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісноновому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпеченняфункціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цимсамим сприяти входженню України у світове товариство та міжнароднийінформаційний простір. На сьогодні став реальністю перехід від автоматизованоїінформаційно-пошукової системи до інформаційних систем з інтелектуалізованимиможливостями завдяки насиченню ринку потужною комп’ютерною технікою та новітнімпрограмним забезпеченням [17, 54].
Отже,технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівеньнадзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісноїконцепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з бокукерівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справазалишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питанняінформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннямистворення комп’ютерних систем і мереж.
За межами проблемизалишаються питання автоматизації архівних функцій, в тому числі питанняформування масивів даних і доступу до інформації. Створення національноїархівної інформаційної мережі із залученням сучасних комп’ютерних технологійуможливить забезпечення інформатизації архівної справи.
Підінформатизацією архівної справи розуміємо комплексну систему організаційних,науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдинихметодологічних і методичних основ функціонування архівної справи на базі взаємопов’язанихінформаційних технологій, формування національних архівних інформаційнихресурсів, створення мережі локальних і централізованих БД і національноїінформаційної системи архівів, що дають змогу виконати поставлені перед нимизавдання.
Загальною метоюінформатизації в архівній справі є:
· актуалізаціяінформації, що міститься в документах, та вирішення проблеми оперативного іповноцінного доступу до інформації;
· оптимізаціяформування зберігання, захисту та використання документальних ресурсівсуспільства;
· прискоренняїх залучення до суспільного обігу;
· введеннядо міжнародного інформаційного простору.
Головні завданняінформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:
· оптимізаціютрадиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в ціломурутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку,каталогізації тощо;
· удосконаленнясистеми управління архівною справою — забезпечення підвищення ефективностіматеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльностіархівних установ та управління інформаційними документальними ресурсамиархівної системи;
· забезпеченняширокого доступу до документної інформації, створення в електронній формісистеми внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівнихдовідників, взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних БД, сховищ даних,які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як велектронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активновикористовувати цю інформацію в інтересах суспільства;
· вирішенняна новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації звикористанням комп’ютерних технологій через страхове копіювання, формуванняповнотекстових БД тощо.
Проблемаінформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизаціїсуспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадіїдокументостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процесидіяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадіїдокументообігу [18, 76].
Отже,інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов’язати увесьцикл документостворення, документозберігання та використання документів, щомають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методикархівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися настворення засад документообігу і телекомунікаційні зв’язки з державнимиструктурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавніінформаційні ресурси України.
У процесіінформатизації архівної справи вирізняють три взаємопов’язані складові:
· науково-архівознавчу— визначення об’єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесівархівної справи у сфері комплектування, обліку, використання, зберігання документів;
· інформаційно-технологічну(власне комп’ютеризація) — вибір оптимального технічного і програмногозабезпечення, його пристосування до специфіки різних об’єктів комп’ютеризації,побудова інформаційних систем і мереж відповідно до завдань, що стоять передархівною справою;
· науково-організаційнута управлінську — організація інформатизації архівної справи відповідно доКонцепції комп’ютеризації та розроблених технічних завдань.
Головнимизавданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивівархівної інформації, є:
· визначенняоб’єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справив галузі управління архівами, комплектування, обліку, зберігання документів івикористання архівної інформації;
· розробленняметодичних засад єдиних принципів каталогізації та методики списування архівнихфондів і документів для комп’ютеризованих систем, стандартизація архівнихописів відповідних об’єктів комп’ютеризації для переведення на електроннийформат;
· створенняуніфікованої та стандартизованої терміносистеми відповідного єдиноготермінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різнихінформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації.Переведення архівних технологій на машиночитанні носії є першим завданнямінформатизації. Цей шлях може здійснюватися як зверху — від Головного архівуУкраїни, так і знизу — у кожному державному архіві.
Комп’ютеризаціяорганізаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районномурівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах— комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управлінняінформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страховогофонду та повнотекстових БД.
Самостійнимнапрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:
· процесистворення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістомфондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп’ютерних технологій;
· створенняБД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальноїінформації;
· організаціюнауково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базуєтьсяна інших методичних і технологічних засадах.
Найдоступнішим рішеннямв цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описівкаталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогунових надходжень у комп’ютерному режимі, а з іншого — переведення існуючихкаталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів накартковому рівні. Таким чином, об’єктом автоматизації є окремі технологічніпроцеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об’єкта супроводжуєтьсяйого списуванням для створення моделі даних.
Інформаційнийресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведеннястандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і нарівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завданьпрограмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, алевирішували різні завдання відповідно до різних об’єктів інформатизації [19,145]. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівноїінформації в трьох рівнях:
· перший —загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеногохарактеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавногоміжархівного довідника;
· другий —рівень міжархівних БД;
· третій —БД кожного конкретного архіву.
Розроблення відповіднихмоделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різногорівня інформації:
· рівняархіву;
· рівняфонду;
· рівнясправи;
· рівнядокумента;
· рівнягрупи документів;
· рівняадміністративної інформації.
Розроблення відповіднихмоделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різногорівня інформації має стати головним завданням науково-методичної роботиархівознавчого напряму в галузі інформатизації.
Моделі даних містятьстандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується вусіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має статиобов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різнихтехнологічних процесів і систем.
Формуваннямасивів архівної інформації для внутрішньо фондової систематизації такласифікації документів — завдання набагато складніше. Умовно в ньому можнавиділити два напрями:
1. Автоматизаціяпоточної технології в її повному циклі — від комплектування та обліку достворення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом ізмістом документів Національного архівного фонду, що забезпечить замкнене колотехнологій.
2. Автоматизаціяретроспективної інформації внутрішньо фондового рівня, яка вже поставлена наоблік в архівних установах і відображена в системі НДА, але існує втрадиційному режимі.
Виходячи знеобхідності управління документальними ресурсами архівної галузі, організаціїузгодженої науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи і врахуванняматеріально-технічних можливостей галузі, найдоцільнішим є проведення системноїінформатизації у два етапи:
· перший —створення системи заходів з комп’ютеризації технологічних процесівцентралізованого комплектування та обліку архівної системи, створення БД таінтегрованого документального ресурсу в Головному архіві України;
· другий —комп’ютеризація замкненого методично єдиного циклу технологічних процесівкомплектування, опису, обліку, НДА у кожній архівній установі, з урахуваннямінтеграції вже існуючих БД у системах та мережах галузі.
Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю.
Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію — виступає як історичне джерело [9, 164].
Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі. У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівоведення.
Один окремий документ — це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 «Уніфіковані системи документації. Основні положення» визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.
Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.
Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).
В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування — в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління [10, 87].
Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).
Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.
Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації — один із найважливіших напрямків розробки АСУ.
На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка».
У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, —загальнодержавних, галузевих.
На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлювання документів».
Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.
З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.
В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною [11, 243].
Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ — об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках — до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи.
Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.
Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:
· уніфікація і стандартизація документів;
· раціональна організація обігу документів і зберігання документів;
· економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;
· автоматизація та механізація праці управлінців.
Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані частини.
Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину,
ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.
В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов'язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства «виживають» тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.
Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних — професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.
Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи:
· управління справами;
· загальний відділ;
· канцелярія;
· секретаріат (або секретар-помічник).
Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.
Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини — від найбільш складних до найпростіших операцій.
Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи.
В своїй діяльності служби документаційного забезпечення управління керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управління, положеннями про службу, ДСДЗУ. Основними правилами роботи відомчих архівів, інструкцією з діловодства даного суб'єкта, посадовими інструкціями працівників служби, державними стандартами на уніфіковані системи документації і насамперед на УСОРД методичними розробками з питань діловодства та архівної справи.
До функцій служби документаційного забезпечення управління належать:
· повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;
· організаційно-методичне управління та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;
· систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засоби механізації управлінської роботи;
· організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.
Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини:
· безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління;
· постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них.
У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ-об'єкт і результат праці в сфері управління. Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими — за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.
Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.
Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).
Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003. Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності. Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю.
Сюди належать такі організаційні документи, як:
· статут, положення, інструкції;
· розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення;
· інформаційно-довідкові акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів — листи, телеграми, телефонограми.
Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити. Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом. Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях [31, 16].
Реєстрація документів — важливий етап. В процесі реєстрації ведеться облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації закладається банк даних про документи, які циркулюють в об'єкті чи суб'єкті. З реєстрацією документів тісно пов'язаний наступний етап — контроль за виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб'єкту ефективно спланувати свій робочий день.
Від постановки реєстрації документів залежить і організація інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного обслуговування або секретар зобов'язані за кілька хвилин видати довідку: де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в ручному режимі — на картках або в автоматизованому — на комп'ютері. Технологія реєстрації документів добре викладена в нормативно-методичних посібниках.
Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на виконання. Цей етап пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання.
При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору — від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.
Наступний етап — поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи суб'єкта, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку.
Для розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор — номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.
Номенклатура — найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань.
Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури [30, 154]. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.
Складання номенклатури справ, формування справ та їх збереження пов'язані з експертизою цінності документів. Під експертизою розуміють визначення практичного та наукового значення документів, визначення термінів їх зберігання. Залежно від цінності документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні. Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються «Переліки документів за термінами зберігання». Вони бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів; відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.
Завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки — поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву суб'єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил.
Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, справи суб'єкта будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів. Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі — в кожному структурному підрозділі.
Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об'єктів чи суб'єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб'єкта чи об'єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів [29, 354].
Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів належать:
· Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення;
· Типова інструкція зі справознавства в об'єктах та суб'єктах;
· Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;
· Основні правила роботи відомчих архівів;
· Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів їх зберігання.
Суб'єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно мати «Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства», в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів. Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів самого суб'єкта. До нього належать:
· Статут або положення про об'єкт чи суб'єкт;
· Положення про структурний підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру);
· Посадові інструкції працівників структурних підрозділів;
· Інструкція з ведення справ даного суб'єкта;
· Номенклатура справ;
· Табель форм документів структурних підрозділів або
суб'єкта в цілому.
Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб'єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби [28, 87].
Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта.
Структура служби документаційного забезпечення управління розробляється на основі «Типових положень». Можна використати «Типове положення про управління справами» та «Типові завдання, запропоновані в ДСДЗУ». Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб'єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації управлінських робіт.
Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним з актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах [27, 132]. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання.
Служба документаційного забезпечення управління повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб'єкта.
У великому та середньому суб'єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити:
· секретаріат;
· юридичний відділ;
· загальний відділ;
· експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група);
· обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою;
· контрольно-інспекторська група;
· бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;
· машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;
· копіювально-розмножувальна служба;
· архів та інспекційно-методична група.
Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур'єри, редактори та коректори.
Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом «Документознавець, організатор діловодства». Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів [8, 20].
Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.
Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.
Індивідуальна посадова інструкція — важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння.
В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.
В розділі «Функції» вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи.
В розділі «Обов'язки» викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки.
В розділі «Права» викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.
У розділі «Взаємовідносини» вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити. Посадова інструкція завершується розділом «Оцінка роботи», де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.
1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення
установи
Головнамета служби діловодства — це досконале документаційне забезпечення управління,якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання нарізні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень інформації.Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційногозабезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється.Справочинством займаються працівники з низьким рівнем оплати, випадково чи всилу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцеляріївиконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічніфункції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняєтьсяв діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, алевиконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навітьвисококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані посуті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свогоробочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того жнизькооплачувану.
Підборомінформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись нефахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціальнопідготовлений для цього інший фахівець – документознавець, інформаційнийаналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця службділоводства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхомоб’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиногопідрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням йогопершому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерноїта іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головнуобслуговуючу функцію управління — досконале документно-інформаційнеобслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можнабуде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якістьопрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційногозабезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвихпосад. Коло обов’язків його провідних співробітників-документознавців,інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне.Їх основні функціональні обов’язки — разом з основними фахівцями керівногоапарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробціефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань ірозпоряджень вищого керівництва. Для цього вони повинні вміти працювати з усімавидами документної інформації, знати особливості автоматизованих системділоводства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікаціїй галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.
Існуютьособливості документаційного забезпечення управління підприємствами таустановами:
· це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, всучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальноїкомунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі йчасі, це й об’єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав.Основи документоведення — невід’ємна складова досконалості як державногоуправління, так і будь-якого приватного підприємництва.
· це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидахлюдської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьомінтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.
Створюютьсяне тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції,розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а йпосилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищогокерівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніхтехнологій й застосування глобальних світових мереж. Враховуючи ті обставини,що розвиток сучасної комп’ютерної техніки орієнтований на високопрофесійногокористувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти,комп’ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп’ютерних мережта телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесівприкладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних,Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронногодокументообігу.
Професійнадіяльність фахівця на первинних посадах буде полягати у:
· виконанні спеціальних функцій, пов’язаних з розробкою тавпровадженням технологічних процесів документування, роботи з документами іінформацією, організацією інформаційної діяльності;
· вирішенні стереотипних, діагностичних задач з документознавства таінформаційної діяльності;
· прийнятті оперативних рішень у межах своєї компетенції тафункціональної підготовки;
· керівництво підлеглими, компетенція яких не вище за технічнихслужбовців чи молодших спеціалістів.
Перспективирозвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогоднівизначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок тависокої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусятьмати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, аджезначна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантієюмайбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональнеспіввідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищеннякваліфікації фахівців. Питання підвищення кваліфікації працюючих в діловоднихслужбах повинні вирішуватись за рахунок організації відповідних курсів,тренінгів, інформаційно-консультативних та науково-практичних семінарів.
Висновкидо 1 розділу
Організаційнофункцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами,секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловоднеобслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправленнякореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування,розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконаннямдокументів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями,документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ іпередача їх до архіву, збереження документів тощо)
Розвиток архівноїінформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лишевимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментомєдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберіганнята використання архівних ресурсів України.
Отже,технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівеньнадзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісноїконцепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з бокукерівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справазалишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питанняінформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннямистворення комп’ютерних систем і мереж.
Комп’ютеризаціяорганізаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районномурівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах— комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управлінняінформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створеннястрахового фонду та повнотекстових БД.
Моделі даних містятьстандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується вусіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має статиобов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різнихтехнологічних процесів і систем.
Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.
Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.
Позитивним є власне побудова системи документаційного забезпечення, яка дозволяє здійснювати інформаційний обмін з іншими суб’єктами ринку у визначені строки та на визначених умовах. Негативним є неефективна побудова системи документаційного забезпечення на більшості підприємств України, що зумовлює можливість втрати важливої інформації, невчасного поінформування суб’єктів документаційного обороту, численні помилки та неточності в організації роботи системи.
Дані недоліки зумовлюють необхідність удосконалення системи документаційного забезпечення підприємства шляхом використання сучасних технологій організації документаційного обороту, автоматизації діяльності служби діловодства, використання сучасних технологій передачі даних тощо.
РОЗДІЛ 2.
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»
2.1. Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ
«АГРЕГАТ».
Підприємства ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» мають однакову організаційну структуру, проте діють в різних галузях економіки та різні системи документаційного забезпечення. ТОВ «СВІТОЧ» діє в кондитерській галузі, ВАТ «АГРЕГАТ» здійснює виробництво агрегатів, вентиляторів, кондиціонерів та інших металічних деталей та частин. Специфіка виробничого процесу визначає систему його документаційного забезпечення.
В організаційній структурі підприємств прослідковується японська модельорганізації виробничої системи (рис. 2.1).
/>
Рис.2.1. Організаційна структура ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ«АГРЕГАТ»
Керівництвопідприємствами здійснюють не його власники, а висококваліфіковані менеджери,які ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторів та кондиціонерів таукладають угоди на майбутні поставки вентиляторів як на внутрішній ринок, такі на закордонні ринки. Бухгалтерська служба підприємства веде відображеннягосподарських операцій діяльності в бухгалтерському обліку та фінансовійзвітності на основі Міжнародних стандартів фінансової звітності, що позиціонуєпідприємство на зовнішніх ринках та дає змогу надавати фінансову звітністьзацікавленим закордонним користувачам в доступній формі. Бухгалтерська службапідприємства також утворює систему внутрішнього контролю на підприємстві, щоунеможливлює будь-які зловживання зі сторони працівників підприємства таматеріально-відповідальних осіб.
Визначальноюхарактеристикою організаційної структури підприємства є відсутністьструктурного підрозділу склад, що пояснюється діяльністю відділу логістики,який працює по японській методиці «точно в термін», тобто підвезення необхідноїкількості економічних запасів до робочого місця працівника згідно плану виробничогопроцесу підприємства, що унеможливлює крадіжки запасів підприємства та сприяєповному та своєчасному використанню всіх товарно-матеріальних запасівпідприємства, окрім того дана організація виробничої системи ліквідуєтехнологічні перерви в виробництві для постачання товарно-матеріальнихцінностей на робоче місце кожного працівника, що підвищує продуктивність праціта рентабельність продукції підприємства, а отже, надає конкурентні перевагипродукції підприємства в порівнянні з аналогічною за технічнимихарактеристиками продукцією інших виробників. Вся вироблена продукціятестується, сертифікується та одразу по залізничній колії транспортуєтьсязамовникам.
Відділпрогресивного маркетингу прогнозує та оцінює кон’юнктуру ринків України врозрізі окремих галузей промисловості та регіонів та закордону з метоювстановлення об’єктивних потреб в нових товарах підприємств.
В рамкахбурхливої науково-дослідної та к конструкторсько-дослідної роботи діє відділНДКДР, який на основі запитів замовників здійснює розробку новітніх промисловихтоварів. Підприємства інвестують щорічно в діяльність даного відділу понад 3млн. грн., що забезпечує постійне оновлення товарного асортименту підприємствата надає йому конкурентні переваги в порівнянні з іншими виробниками. Напідприємствах діє служба охорони, яка не лише забезпечує правопорядок натериторії підприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праціна підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічночистих умовах діяльності.
2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на
ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»
Для ВАТ«АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна базаохоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді,зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних(БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформаційнезабезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.
Перед нимставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв’язання кожної конкретноїзадачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення тапрацездатності. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення — цесукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльностіоб’єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначаютьсяспособами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними,розвитком їх у часі. Пофайлова організація ІЗ — це формування різних масивів.Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання,призначення, методом організації.
Файл — це сукупність однорідної інформації складу та послідовностіполів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені. Термінологічнопоняття «масив» і «файл» близькі за змістом. Це — сукупність однорідноїжорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожномуфайлу під час його запису присвоюється ім’я та розширення, що уточнює різновидністьфайлу.
За змістомвиокремлюють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви описують процесироботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення. Масиви данихє основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення.Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіямита відображають їх специфіку. За роллю оброблення й технології використаннямасиви класифікуються так:
· постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складаютьінформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються.До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншоїумовно-постійної інформації.
· поточні масиви охоплюють змінну інформацію, щопоступає в систему від об’єкта, який управляється, іхарактеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процесуправління об’єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.
· проміжні масиви виникають на етапах розв’язання задач і виконують рольмеханізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.
· вихідні масиви зберігають інформацію, отриману врезультаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників,потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.
· зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихідних і охоплюютьінформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.
· пошукові (інформаційні) масиви — це сукупність показників, записів,ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретнийоб’єкт, систему, організацію тощо.
· службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для обробленнявсіх видів масивів.
Усі види масивівскладають інформаційний фонд комп’ютерної системи, динамічну сукупністьвзаємопов’язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фондузабезпечує систематизацію та уніфікацію показників, дає змогу встановити термінологічну єдність, однозначність опису тазв’язок між показниками у внутрішньомашинному інформаційному забезпеченні.За внутрішньою організацією файли данихскладають сукупність записів однакової структури. Структура запису файлускладається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Такаструктура файлу визначається на етапі постановки задач.
Як свідчитьдосвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване наоснові традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великихобсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота здокументами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів,яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти,що містяться в них. Тому для ТОВ «СВІТОЧ» характерним є автоматизаціядокументаційного процесу.
Сучасніперспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління,діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сферіуправління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT,засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значноефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої наорганічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацюванняінформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів віднетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватисяоперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовахручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТінформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшуєкількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини. Комп'ютеризаціяпроцесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінськоїорганізаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функційуправління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лишедопоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасноївидачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завждизалишається за людиною.
Управлінськаінформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого(офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадіївирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується увигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-увигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читаєтьсямашиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екранідисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правилпобудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективністьвпровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступенявдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпеченняавтоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів,упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформаціїза її користувачами.
Комп'ютеризаціяпроцесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення воперативній управлінській роботі кількості традиційних документів — довідкових,поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повиннізберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази,плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребуютьпостійного зберігання в державних архівах.
Широкезастосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодствізапочаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялисьта впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних(планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальніінформаційні підсистеми: «Автоматизований контроль виконаннядокументів», «Кадри», «Облік та контроль за виконаннямзвернень громадян», «Автоматизована реєстрація кореспонденції».Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві,працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самимускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.
Поява на початку1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуютьсяпериферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені дляорганізації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створенняпринципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації — інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпеченняуправління. Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційногозабезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем)орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувалаінтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій доавтоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів:реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи,збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На ційоснові стає реальним практичне створення концепцій автоматизованогоінформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюєтьсятехнологія роботи працівників апарату управління. АСДЗУ призначена не стількидля періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів(наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певнийтермін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників іспеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.
При такомуспілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації продокументи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або йогофрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається,згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи напаперовому або магнітному носії.
Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь)спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконуватицільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місцікористувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масовоїінформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованомупункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація,що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результатівідпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних,проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує таспрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язковопрофесіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомамироботи за комп'ютером.
В даний часдіалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюютьсяекспериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована системаопрацювання організаційно-розпорядчих документів). Структурно АСДЗУ взагальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків:блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управлінняінформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блокуправового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.
В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднаніспільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації(вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу;контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційногообслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпеченнядіяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів.У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта,наприклад, вирішуються питання «робота з машинною папкою документів»і «робота з машинним календарем».
В деяких АСДЗУдо першого блоку належать також контури (підсистеми):
· обліку, контролю та пошуку листів громадян;
· формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ,підготовки та здачі справ в архів;
· автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіяхтощо.
Блокавтоматизованої підготовки документів призначений для формування машинногоносія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списківадресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо.Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретногодокумента, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування іавтоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту.Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовомунаборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовленнястенограм. Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочихмісцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстовоїінформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути переданеєдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкуваннякористувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці,враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожнимпрацівником.
Блок правової таінформаційної підтримки (обґрунтування) рішень, що приймаються в управлінні,розробляється в окремих АСДЗУ
Блок, що є за своїм призначенням «базою знань» (поточних,перспективних та ретроспективних), має різні назви («архівкерівника», "інформаційний довідник керівника" та ін.) істворюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговуванняконкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування,пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної,економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а такожзберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних іметодичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів таін.
Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одногоструктурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління,зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчимидокументами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінськідокументи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення)опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системидокументаційного забезпечення управління.
Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктівяк великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобтомасових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вонидозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації упунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління ізасобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повнийкомплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівникадокументаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційноїслужби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, щовходять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення(формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць(індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасноінформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити відавтоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів(маркетингових, кадрових).
Складові частиниавтоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягуінформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складудокументів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігусуб'єкта. Складові частини АРМ залежать також від технічних можливостейексплуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються.Рекомендації щодо складових частин АРМ обов'язково повинні бути результатомдосліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікаціїдокументів, їх інформаційного змісту та форми. Для опрацювання документації,для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційнихпоказників та необґрунтована різноманітність їх форм, використанняавтоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак напрактиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволенняпрацівників управління функціональ-ними можливостями ЕОМ.
Необхіднопам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, азавдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку цятехніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повиннібути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатівдіяльності свого суб'єкта.
В суб'єктах чиструктурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можутьвирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектора-оператора).Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійсняється задопомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобтовикористовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом,оператором ПК, помічником керівника, працівником діючого підрозділу), кожний зяких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок завтоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, йогозаступників та основних спеціалістів. В документаційній службі суб'єкта, якамає великий документообіг (в апараті управління великих промисловихпідприємств, фірм та об'єднань, міністерств), доцільно мати кілька робочихмісць, розподілених по блоках та підсистемах АСДЗУ. Наприклад:
· АРМ начальника канцелярії та диспетчера (адміністратора банку даних)АСДЗУ;
· АРМ секретаря (помічника) керівника суб'єкта (вирішення питаньпідготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливішихдокументів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.);
· АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ,довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитальногообслуговування користувачів;
· АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів;
· АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи таконтролю за виконанням листів громадян;
· АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів;
· АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу суб'єкта(введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовказасідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизованевиготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.);
· АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних;
· АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з веденнядовідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.
Вказаніавтоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку впроблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) тастворюють «електронну канцелярію» суб'єкта. На першому етапіексплуатації «електронна канцелярія» автоматизує інформаційнезабезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачаєпідключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника,керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітниківдокументаційної служби.
Важливимзавданням «електронної канцелярії» стає вибірковий розподілінформації за вказаними АРМ та застосування безпаперового документообігу — такзваної електронної пошти — в суб'єкті шляхом передачі інформації каналамизв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів.В суб'єктах при різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі«електронної канцелярії» може змінюватися: вона або поділяється набільш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більшоб'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління даєможливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформаціївідповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використанихдокументів та безпаперового вирішення багатьох питань управління.
Убагатогалузевих суб'єктах автоматизовані системи документаційного забезпеченняуправління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднаннірізних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізованеопрацювання інформації. Наприклад: на рівні управління суб'єкта АСДЗУ базуєтьсяна єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованихпунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах — на основіпроблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером.При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна таінформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесуфункціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також дляраціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційногозабезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце [33,76].
Для задоволенняінформаційних потреб усіх користувачів в ІС існує банк даних (БнД). До складуБнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення,база даних, СУБД, словник даних, адміністратор БД. Головні складові банку даних— база даних і програмний продукт, який називається системою управління базоюданих (СУБД). Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби, за допомогоюяких можна створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.
Банк даних (БнД) — це автоматизована система, сукупність інформаційних,програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання,нагромадження, оновлення, пошук і видачу даних. База даних (БД) — цеспеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у виглядіінтегрованої сукупності файлів, що забезпечує зручну взаємодію між ними ташвидкий доступ до даних. В основу організації БД покладено принцип єдності,тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається здвох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структуразображується:
· на інфологічному рівні (сутність — зв’язок);
· на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних — ієрархічною, мережевою, реляційною, об’єктно-орієтованою,об’єктно-реляційною, багатовимірною, змішаною;
· на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).
Більшість базданих мають табличну структуру. Файли даних також складаються зі структури таданих. Структура охоплює такі компоненти: ім’я поля, тип поля, довжина поля. Дані— це компонент БД, над яким виконуються в ІС дії. Використання принципів базита банку даних передбачає організацію зберігання інформації у вигляді БД, девсі дані зібрано в єдиному інтегрованому середовищі, і до інформації якважливого ресурсу забезпечено широкий доступ користувачів. Така організаціяданих усуває цілий ряд проблем:
· відпадає потреба в кожній прикладній програмі детально вирішуватипитання організації файлів;
· усуває багаторазове введення й дублювання одних і тих самих даних;
· не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв’язку із заміною фізичнихпристроїв або зміни структури даних;
· підвищує рівень надійності та захищеності інформації;
· зменшує надлишок даних.
Технологія баз і банків — провідний напрям організаціївнутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз ібанків даних визначається рядом чинників: ростом інформаційних потреб користувачів,вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам’яті,збільшенням її об’ємів, новими засобами та можливостями в галузі комунікації. База даних — цединамічний об’єкт, який змінює значення зі зміною стану предметної сфери, якавідображається (зовнішніх умов стосовно бази) [34, 54]. Словник метаданих сампо собі є БД і містить інформацію про саму БД, є інструментом адміністратора БДі БнД та відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) — особа або група осіб,які відповідають за загальне керування БД. Важливе завдання адміністратора БД —захист даних від злому, несанкціонованого та некомпетентного доступу.
Для виконанняфункції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми.Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної таефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача,відображення в БД динаміки предметної сфери.
До обов’язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії даних, керування ефективністю БД.
2.3. Використання інформаційних технологій документаційного
забезпечення установи
Відомо,що продукт діяльності управлінця — прийняття рішень (підкреслимо, що рішення — це те, що реалізується, інакше слід вести мову лише про бажання чи наміри). Будь-якеуправлінське рішення (в тому числі — й рішення нічого не змінювати) має своюціну і свої наслідки.
Практикасвідчить, що досить часто «сировиною» і приводом для прийняттясерйозного управлінського рішення слугують такі випадкові фактори:
· керівник побував у відрядженні (у тому числі — за кордоном), щосьцікаве там побачив та вирішив використати у своєму підрозділі;
· керівнику доповіли про якийсь кричущий факт, і він приймає рішеннянегайно вжити певних заходів;
· із засобів масової інформації керівник отримав дані провпровадження чогось у подібному підрозділі.
Цедалеко не повний перелік прикладів, коли управлінське рішення приймається набазі випадкових факторів. І хоча іноді такі рішення бувають ефективними, такийпідхід ніяк не можна назвати науковим.
У цьому плані можна зрозуміти дії керівника. Існує три основних постачальника«сировини» для прийняття управлінських рішень: зовнішній світ(держава, партнери, засоби масової інформації).
Всівиди виробництва інформаційних систем та мереж, технологій та засобів їхзабезпечення становлять спеціальну галузь економічної діяльності, розвиток якоївизначається державною науково-технічною і промисловою політикою інформації.Державні та недержавні організації, а також громадяни мають рівні права нарозробку та виробництво інформаційних систем, технологій і засобів їхзабезпечення [36, 87]. Держава створює умови для проведення науково-досліднихта дослідно-конструкторських робіт в сфері розробки та виробництваінформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення. КерівництвоУкраїни визначає пріоритетні напрямки розвитку інформатизації та встановлюєпорядок їх фінансування.
Органидержавної статистики спільно з комітетом з політики інформатизації приПрезиденті України встановлюють правила обліку та аналізу стану галузіекономічної діяльності, розвиток якої визначається державною науково-технічноюпромисловою політикою інформації.
Інформаційнісистеми, технології та засоби їх забезпечення можуть бути об'єктами власностіфізичних та юридичних осіб держави. Власником інформаційної системи, технологійта засобів їх забезпечення визначається фізична або юридична особа, на чиїкошти ці об'єкти вироблені, придбані чи отримані в порядку успадкування,дарування чи іншим законним способом.
Інформаційні системи, технології та засоби їх забезпечення включаються в складмайна суб'єкта, що здійснює права власника цих об'єктів. Інформаційні системи,технології та засоби їх забезпечення виступають як товар (продукція) придотриманні виняткових прав їх розробників. Власник інформаційної системи,технології та засобів їх забезпечення визначає умови користування цієюпродукцією.
Правоавторства та право власності на інформаційні системи, технології та засоби їхзабезпечення можуть належати різним особам. Власник інформаційної системи,технологій та засобів їх забезпечення повинен захищати права їх авторавідповідно до законодавства України [38, 43]. Інформаційні системи, бази табанки даних, призначені для інформаційного обслуговування громадян таорганізацій, інформаційні системи органів державної влади України, іншихдержавних органів, організацій, які опрацьовують документовану інформацію зобмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, підлягають сертифікаціїв порядку, встановленому Законом України.
Організації,що виконують роботи в сфері проектування виробництва, засобів захистуінформації та обробки персональних даних, отримують ліцензії на цей виддіяльності. Порядок ліцензування визначається законодавством України. Інтересикористувача інформації при використанні імпортної продукції в інформаційнихсистемах захищаються митними органами України на основі міжнародної системисертифікації.
Захиступідлягає будь-яка документаційна інформація, неправомірне використання якоїможе нанести збитків її власнику, користувачу та іншим особам. Об'єкт захисту,мету, основні організаційно-технічні положення технічного захисту інформації(ТІ), неправомірний доступ до якої може завдати шкоди громадянам, організаціям(юридичним особам) та державі, а також-категорії нормативних документів з ТЗІвстановлює ДСТУ 3396.0-96 «Захист інформації. Технічний захист інформації.Основні положення», а вимоги до порядку проведення робіт з технічногозахисту інформації встановлює ДСТУ 3396.1-96 «Захист інформації. Технічнийзахист інформації. Порядок проведення робіт».
Метоюзахисту інформації є:
· запобігання відтіканню, розкраданню, втраті, перекручуванню,підробці інформації;
· запобігання загрозам безпеки особистості, суспільства, держави;
· запобігання несанкціонованим діям зі знищення модифікації,перекручення, копіювання, блокування інформації; запобігання інших формнезаконного втручання в інформаційні ресурси та інформаційні системи,забезпечення правового режиму документованої інформації як об'єкта власності;
· захист конституційних прав громадян на збереження особистоїтаємниці та конфіденційності персональних даних, що є в інформаційних системах;
· збереження державної таємниці, конфіденційності документованоїінформації згідно з законодавством;
· забезпечення прав суб'єктів в інформаційних процесах при розробці,виробництві та застосуванні інформаційних систем, технологій та засобів їхзабезпечення.
Режимзахисту інформації встановлюється:
· відносно відомостей, віднесених до державної таємниці,-вповноваженими органами на основі Закону України «Про державнутаємницю»;
· відносно конфіденційної документованої інформації -власникомінформаційних ресурсів чи вповноваженою особою на основі Закону України«Про захист інформації»;
· відносно персональних даних — на основі Закону України «Прозахист інформації».
Органидержавної влади та організації, відповідальні за формування та використанняінформаційних ресурсів, що підлягають захисту, а також органи та організації,що розробляють та застосовують інформаційні системи та технології дляформування та використання інформаційних ресурсів з обмеженим доступом,керуються в своїй діяльності законодавством України.
Контроль за дотриманням вимог до захисту інформації та експлуатації спеціальнихпрограмно-технічних засобів захисту, а також забезпечення організаційнихзаходів з захисту інформаційних систем, що опрацьовують інформацію з обмеженимдоступом в недержавних структурах, здійснюються органами державної влади [20, 243]. Організації, які опрацьовують інформацію з обмеженимдоступом, що є власністю держави, створюють спеціальні служби для забезпеченнязахисту інформації.
Власникінформаційних ресурсів або вповноважені ним особи мають право здійснюватиконтроль за виконанням вимог по захисту інформації та забороняти чи призупинятиобробку інформації у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися в органидержавної влади для оцінки правильності виконання та дотримання вимог позахисту його інформації в інформаційних системах. Відповідні органи визначаєкерівництво України. Ці органи дотримуються вимог конфіденційності інформаціїта результатів перевірки.
Порядокнадання користувачу інформації з вказаними місцем, часом, відповідальнимипосадовими особами, а також необхідними процедурами встановлює власникдокументів, масиву документів та інформаційних систем або вповноважені нимособи відповідно до чинного законодавства, а також забезпечує умови доступукористувачів до інформації. Власник документів, масиву документів таінформаційних систем забезпечує рівень захисту інформації згідно ззаконодавством України. Ризик, пов'язаний з використанням несертифікованихінформаційних систем та коштів на їх забезпечення, лежить на власнику цихсистем і коштів, а ризик, пов'язаний з використанням інформації, отриманої зсертифікованих систем, лежить на споживачі інформації. Власник документів,масиву документів та інформаційних систем повинен сповіщати власникаінформаційних ресурсів та систем про всі факти порушення режиму захистуінформації.
Захистправ суб'єктів у сфері формування та користування інформаційними ресурсами,розробки, виробництва та застосування інформаційних систем, технологій тазасобів їх забезпечення здійснюється з метою попередження правопорушень,неправомірних дій, відновлення порушених прав та відшкодування заподіяноїшкоди. Захист прав суб'єктів у вказаній сфері здійснюється судом, арбітражнимсудом, третейським судом з урахуванням специфіки правопорушення та завданихзбитків. Для перегляду конфліктних ситуацій та захисту прав учасників у сферіформування та використання інформаційних ресурсів, створення та використанняінформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення можуть створюватисьтимчасові і постійні третейські суди.
Заправопорушення при роботі з документованою інформацією органи державної влади,організації та їх посадові особи несуть відповідальність згідно з законодавствомУкраїни. Відповідальність за порушення міжнародних норм та правил у сферіформування та використання інформаційних ресурсів, створення та використанняінформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення покладається наоргани державної влади, організації та громадян згідно з договорами, щоукладені ними з зарубіжними фірмами та іншими партнерами, з урахуваннямміжнародних договорів, ратифікованих Україною [39, 77].
Відмовав доступі до відкритої інформації чи надання споживачам завчасно недостовірноїінформації можуть бути оскаржені в судовому порядку. Невиконання чи неналежневиконання зобов'язань щодо домовленості поставки, купівлі-продажу та з іншихформ обміну інформаційними ресурсами між організаціями розглядаютьсяарбітражним судом. Особи, яким було відмовлено в доступі до інформації, та ті,хто отримав недостовірну інформацію, мають право на відшкодування нанесених їмзбитків у судовому порядку. Суд розглядає суперечки про необґрунтованевіднесення інформації до категорії інформації з обмеженим доступом, позови провідшкодування шкоди у випадках необґрунтованої відмови в наданні інформаціїспоживачам та інші порушення прав користувачів. Керівники, службовці органівдержавної влади та організацій, винні в неправомірному обмеженні доступу до інформаціїта порушенні режиму захисту інформації, несуть відповідальність згідно зкримінальним та цивільним законодавством про адміністративні правопорушення.
Висновкидо розділу 2
Яксвідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудованена основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошукувеликих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Томуробота з документами забирає значну частину робочого часу керівників таспеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретнівідомості та факти, що містяться в них.
Сучасніперспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління,діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сферіуправління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT,засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значноефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої наорганічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.
Управлінськаінформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого(офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадіївирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується увигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-увигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читаєтьсямашиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екранідисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правилпобудови форми відповідного документа.
Складовічастини автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить відобсягу інформації, що підлягає введенню в систему, і, відповідно, від складудокументів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігусуб'єкта.
Всівиди виробництва інформаційних систем та мереж, технологій та засобів їхзабезпечення становлять спеціальну галузь економічної діяльності, розвиток якоївизначається державною науково-технічною і промисловою політикою інформації.
Інформаційнісистеми, бази та банки даних, призначені для інформаційного обслуговуваннягромадян та організацій, інформаційні системи органів державної влади України,інших державних органів, організацій, які опрацьовують документовану інформаціюз обмеженим доступом, а також засоби захисту цих систем, підлягаютьсертифікації в порядку, встановленому Законом України.
Власникінформаційних ресурсів або вповноважені ним особи мають право здійснюватиконтроль за виконанням вимог по захисту інформації та забороняти чи призупинятиобробку інформації у випадку невиконання цих вимог, а також може звертатися воргани державної влади для оцінки правильності виконання та дотримання вимог позахисту його інформації в інформаційних системах.
/>РОЗДІЛ 3.
ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ
/>3.1. Сутність інформаційних технологій документаційного
забезпечення установи
Стрімкий розвиток інформаційних технологій у світовому просторі призвів до активного використання у боротьбі зі злочинністю комп'ютерних інформаційних систем.
Основними тенденціями розвитку інформаційних технологій є:
· удосконалення форм та методів управління системами інформаційного забезпечення;
· централізація та інтеграція комп'ютерних банків даних;
· впровадження новітніх комп'ютерних інформаційних технологій для ведення обліку;
· розбудова та широке використання ефективних та потужних комп'ютерних мереж;
· застосування спеціалізованих засобів захисту інформації.
З розвитком нових інформаційних технологій визначилась тенденція до використання комп'ютерної техніки, поширилась сфера її застосування.
Внаслідок цього виникни певні позитивні тенденції, серед яких:
· загальне підвищення рівня комп'ютерної грамотності працівників підприємства;
· збільшення переліку комп'ютерних інформаційних обліків;
· поширення «географії» використання сучасних засобів комп'ютерної техніки в діяльності усіх ланок підприємства;
· розвиток технологій безпаперової обробки інформації.
Головним напрямком перебудови управління і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатики використовуються в управлінні. Нові технології, що базуються на комп'ютерній техніці, потребують радикальних змін організаційних структур управління, кадрового потенціалу, системи документації, фіксування і передачі інформації.
Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.
Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все — управлінського процесу. Управлінські технології базуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки. Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія — це комплекс взаємопов'язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації труда людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим обладнанням, їх практичні додатки, а також зв'язані з всім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології потребують складної підготовки, значних початкових витрат і наукомісткої техніки. Їх впровадження повинно починатися із створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки спеціалістів [40, 32].
Автоматизованаінформаційна технологія (АІТ) — системно організована для розв’язання задачуправління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації,передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основізастосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки тазв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Сучасна інформаційна технологія орієнтована назастосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальнихмашин і засобів комунікацій. На її основі створено та створюються обчислювальнісистеми й мережі різних конфігурацій не тільки для нагромадження, зберігання,перероблення інформації, але й максимального зближення термінальних улаштуваньдо робочого місця спеціаліста та для підтримки прийняття рішення керівника. Основунової інформаційної технології складають розподілена обчислювальна техніка,«дружнє» програмне забезпечення та сучасні засоби комунікації. Принциповавідміна нової інформаційної технології полягає не тільки в автоматизаціїпроцесів зміни форми й розміщення інформації, а й у зміні її змісту.
Забезпечувальні ІТ — технології оброблення інформації,які використовуються як інструмент у різних предметних сферах для розв’язаннярізних задач.
Функціональні ІТ — це модифікаціязабезпечувальних ІТ, за якої реалізується, будь-яка з предметних технологій.Наприклад, в арсеналі облікового процесу можуть перебувати як забезпечувальнітехнології (наприклад, текстові й табличні процесори), так і спеціальніфункціональні технології (табличні процесори, СУБД, експертні системи,реалізуючі предметні технології) [41,87].
Інформаційні технології можнакласифікувати за рядом ознак:
· заспособом реалізації в АІС;
· заступенем охоплення задач управління;
· за класомреалізуючих технологічних операцій;
· за типомкористувацького інтерфейсу;
· заспособом побудови мережі;
· заобслуговуючими предметними сферами.
Одна з сучасних тенденцій розвитку інформаційнихтехнологій — напрям технології «клієнт-сервер». Цей підхід реалізується втехнології зв’язування та запровадження об’єктів (ОLЕ), організації локальнихмереж і мережевих операційних систем, у глобальних мережах типу Internet, вархітектурі систем керування базами даних, в архітектурі пакетів прикладнихпрограм.
Архітектурасистеми керування базою даних (СКБД) типу «клієнт-сервер» передбачає розміщенняклієнтської частини СКБД на робочій станції, а серверної — на комп’ютері —сервері баз даних. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержанняінформації. Ці запити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, арезультати повертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна черезмінімізацію обсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захистінформації від несанкціонованого доступу та цілісність даних.
Як серверначастина СКБД найчастіше вибирається потужна СКБД класу Місrоsoft SQL Server,Oracle, Informix із розвиненими можливостями захисту даних, розвиненою мовоюпрограмування, здатною працювати зрозподіленою базою даних. Як клієнтська частина використовуютьсяприкладні програми на FохРrо, Ассеss або інших засобах, здатні звертатися досервера із запитами через інтерфейс ОDВС.
Останнім часом менеджменти в найбільш розвинутих країнах, зокрема, в США і Японії, орієнтовані на творчі інформаційні технології так званого третього (вищого) рівня. Вони охоплюють повний інформаційний цикл — вироблення інформації (нових знань), їх передачу, переробку, використання для перетворення об'єкта, досягнення нових більш високих цілей.
Інформаційні технології третього рівня означають вищий етап комп'ютеризації менеджменту, дозволяють задіяти ЕОМ у творчому процесі, поєднати силу людського розуму і потужність електронної техніки. Повна інтегрована автоматизація менеджменту припускає охоплення таких інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збирання, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Основні напрямки автоматизації інформаційно-управлінської діяльності такі: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи АТС, «електронну пошту».
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
· персональні комп'ютери, об'єднані у мережі;
· електронні друкарські машинки;
· системи для обробки текстів (проблемно-орієнтовані комп'ютерні системи, що мають великі функціональні можливості);
· копіювальні машини;
· комунікаційні засоби та засоби зв'язку;
· засоби для автоматизації вводу архівних документів і пошуку інформації на нетрадиційних носіях: магнітні диски, стрічки, мікрофільми, оптичні диски);
· засоби для обміну інформацією — комп'ютерні мережі, електронна пошта;
· відеоінформаційні системи; локальні комп'ютерні мережі;
· інтегровані мережі установ.
/>3.2. Види інформаційних технологій
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується длярозв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані івідомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологіязастосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокоїкваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюванихоперацій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій ісистем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу,звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідностіскорочення чисельності працівників.
На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:
· опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;
· створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;
· одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх увигляді паперових документів або звітів.
Прикладом може послужити щоденний звіт про надходження і видачуготівки банком, який формується з метою контролю балансу готівки; або ж запитдо бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, щовисуваються до кандидатів на певну посаду. Існує декілька особливостей,пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:
· виконання необхідних фірмі задач по опрацюванню даних. Від кожноїфірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, якіможна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Томув будь-якій фірмі обов'язково повинна бути:
· інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповіднаінформаційна технологія;
· вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можнарозробити алгоритм;
· виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандартивизначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотриманняорганізаціями усіх видів;
· виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі змінімальною участю людини;
· використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірмимають докладний характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізіїдіяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця івід кінця до початку;
· акцент на хронологію подій;
· вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з бокуспеціалістів інших рівнів.
Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігатидля наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхньогозбереження створюються бази даних.
Стосовно створення звітів (документів) слід зазначити, що уінформаційній технології опрацювання даних необхідно створювати документи длякерівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьомудокументи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмоюоперацією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.
Метою інформаційної технології керування є задоволенняінформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу зприйняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування. Цятехнологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування івикористовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщоїх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційноїтехнології опрацювання даних. Інформаційна технологія керування ідеальнопідходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівниківрізноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керуванняфірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості про минуле, дійснеі ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальнихуправлінських звітів.
Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформаціяповинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденціїзміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішенняпроблеми. На цьому етапі розв’язуються такі задачі опрацювання даних:
· оцінка планованого стану об'єкта керування;
· оцінка відхилень від планованого стану;
· виявлення причин відхилень;
· аналіз можливих рішень і дій.
Інформаційна технологія керування спрямована на створеннярізноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно довстановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячнийаналіз продажів компанії.
Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли вкомпанії відбулося щось незаплановане. У підсумкових звітах дані об'єднані вокремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточнихрезультатів по окремих полях. Порівняльні звіти містять дані, отримані зрізноманітних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках івикористовуються для порівняння.
Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного)характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективнимпри реалізації так званого керування по відхиленнях. Керування по відхиленняхприпускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бутивідхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановленихстандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірміпринципів керування по відхиленнях до звітів, які створюються, висуваються таківимоги:
· звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;
· відомості у звіті повинні бути відсортовані за значеннямкритичного для даного відхилення показника;
· усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловитиіснуючий між ними зв'язок;
· у звіті необхідно показати, кількісне відхилення від норми.
Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихіднаінформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухваленнярішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою відповідного програмногозабезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять доспеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних,що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися здвох компонентів:
· даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведенихфірмою;
· планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, щовизначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).
Закон України «Про Національну програму інформатизації» визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації. Під />інформатизацією цей Закон розуміє сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.
Існує декілька підходів до інформатизації.
Автоматизацію окремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану «клаптеву» автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації. Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовниками розробок) у цьому випадку є представники служб установи. Достатньо зрозуміти алгоритм, за яким діє персонал, закодувати його, протестувати, впровадити і отримати користь від того, що все робиться набагато швидше, до того ж і помилок, незмінно властивих людям вдається позбутися. Метою автоматизації при цьому стає консервація положень, що склалися, увічнювання існуючої технології із всіма її вадами і недоліками.
З іншого боку, важко уявити установу, яка не має (нехай і негативного) досвіду «клаптевої автоматизації», застосовувала різноманітні програмні засоби, і при цьому бадьоро взялася за комплексну автоматизацію своєї діяльності./>
«Клаптева автоматизація» — такий самий етап розвитку, як засвоєння базового програмного забезпечення (MS Word чи MS Excel), важливо тільки не затриматися на черговому етапі, вчасно перейти до наступного — у цьому й полягає мистецтво управлінця. Перше, що необхідно — це сильне і усвідомлене бажання перших осіб змінити систему прийняття управлінських рішень. Не відмовляючись від досвіду і інтуїції, доповнити їх відповідною інформацією з метою прийняття рішень більш свідомо і менш імпульсивно.
Класичний процес прийняття рішень досить складний і включає в себе, зокрема:
· збирання, перевірку і аналіз інформації;
· підготовку можливих варіантів рішень;
· вибір рішення (з урахуванням стратегії установи, короткострокових і довгострокових можливих наслідків цього рішення);
· організацію його реалізації;
· облік та контроль реалізації;
· аналіз результатів;
· вироблення корегувальних впливів.
Інформація і зв'язки, бази даних — речі стратегічні, тому стратегічний підрозділ керівник повинен підпорядкувати собі і приділяти йому достатньо уваги. Керівнику важливо усвідомлювати, що інформатизація — це серйозний і довгостроковий процес, а не разова акція. Нема різниці, як цей процес буде здійснюватися — своїми силами чи із залученням зовнішніх консультантів — важливо, щоб він мав достатньо високий пріоритет, щоб керівник займався їм особисто, а не передоручав комусь. Необхідно уніфікувати роботу, навчити людей, усунути різнобій, запровадити певні корпоративні стандарти. Наступний крок — налагодження єдиної системи обліку (персонал установи повинен переконатися у тому, що зміни проводяться поетапно, обмірковано і невідворотно). Чи почати з закупки і впровадження певної корпоративної />інформаційної системи(КІС), або спочатку самостійно провести "інформаційну інвентаризацію" підрозділу і навести порядок в облікових регістрах, класифікаторах і довідниках, базах даних — питання, здавалося б, тактичне.
Однак практика свідчить, що розробники серйозних КІС вже мають значний досвід впровадження своїх систем в установах різних галузей. Вони накопичили достатню кількість варіантів вирішення проблем, що часто виникають. Тому нема необхідності «вигадувати велосипед», можна використати накопичений досвід, вибравши з нього те, що більше підходить для певної установи. Для одної установи важливі захищеність даних, швидкість дії і стійкість системи, для іншої — простота засвоєння і використання нової системи, третій необхідна розвинута система підтримки (наявність документації, «гаряча лінія», абонентське і сервісне обслуговування). Адже ціллю інформатизації є не сама інформатизація, а підтримка основної діяльності, ефективна реалізація стратегії установи.
КІС дають керівництву принципову можливість моделювати. Працюючи в режимі високого ризику, крайньої невизначеності і постійного дефіциту часу на роздуми, управлінець не може не допускати помилок [14, 354]. Корпоративна система створює фундамент для розгортання "ігрового поля керівника", надаючи можливість моделювати події, що вже відбулися, так і майбутні події.
Вибір і впровадження КІС — необхідний і важливий етап, але на цьому етапі не можна зупинятися. Адже КІС — це системи «низького» рівня. Керівнику ж потрібна добре підготовлена і наочно представлена інформація у вигляді графіків, діаграм. Тобто, потрібні інформаційно-пошукові системи, спеціальні програми візуалізації і презентації інформації для вищого керівництва, нові підходи типу «ситуаційної кімнати», «кабіни управління», які, зокрема, можуть служити тренажерами для менеджерів.
Ведучі вітчизняні і зарубіжні розробники такі рішення вже починають пропонувати. Управління взагалі, а у сучасних умовах особливо, являє собою багаторівневий і багатомірний нетривіальний процес, який вимагає інформаційної підтримки, але не вичерпується нею. Інформаційна система не завжди підкаже досвідченому керівнику верне вирішення проблеми, що виникла, у кінцевому рахунку, вирішувати проблему буде він сам, використовуючи свій досвід, інтуїцію, інтелект і т. ін., однак допомогти керівнику приймати менше помилкових рішень, заощаджувати дефіцитні нині ресурси, система може вже сьогодні.
/>3.3. Порівняльна характеристика інформаційних технологій
документаційного забезпечення установи
Інформаційне забезпечення —важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений длявідображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основоюдля прийняття управлінських рішень. У процесі розроблення інформаційногозабезпечення варто визначити:
· склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиницьабо сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;
· структуруінформації та перетворення її, тобто формування показників документів;
· характеристикируху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;
· характеристикуякості інформації;
· способиперетворення інформації.
Організація інформаційногозабезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційноютехнологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпеченняінформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.
Основоюінформаційного забезпечення інформаційної системи є інформаційна база (ІБ), щовикористовується у функціонуванні інформаційної системи. За складом, змістомвона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, якірозв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну тавнутрішньомашинну інформаційна база. Структуру інформаційногозабезпечення наведено на рис. 3.1./>
Рис.3.1. Структура інформаційного забезпечення
Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів ідокументів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобівобчислювальної техніки. Основним носієм інформації в позамашинному середовищі єдокументи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Усідокументи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).
Вхідна документація містить первинну, необробленуінформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або задопомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані,одержані в результаті автоматизованого оброблення. Документи класифікуються зарядом ознак, наприклад:
· засферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові,бухгалтерські тощо);
· завідношенням до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні,архівні);
· зазмістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);
· запризначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);
· за об’ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);
· заспособом використання (разові й нагромаджувальні);
· заспособом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).
Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативніта нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарськоїдіяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. Дооперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибутковідокументи, видаткові тощо.
Вхідні інформаційні повідомлення (документи) тарозміщена в них інформація класифікуються:
· застроками подання:
· регламентнідокументи, для яких визначено термін виконання й подання;
· нерегламентованідокументи, які виконуються за запитом;
· зафункціональними напрямами діяльності:
· правовіта нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державноївлади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви,інструкції, методики, рішення колегій тощо);
· документиз обчислення та обліку;
· документиз контрольної роботи.
Групування документів за функціональними напрямами заособливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основніпотоки інформації в структурі функціонування. Вихідні документи формуються упроцесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихіднідокументи також мають свою класифікацію [25, 64]. Вони діляться на:
· призначенікінцевому користувачеві;
· яківикористовуються інформаційною системою для розв’язання інших задач (транзити);
· яківикористовуються для розв’язання задач на наступному стані.
Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані,одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, надрукованому пристрої ЕОМ. До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Складпоказників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінськихцілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, яківідображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначенітерміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливістьодержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна длявикористання на будь-якому рівні управління. Розроблення форм первинних ізведених документів виконується на стадії складання робочого проектуавтоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення упроектній документації, пов’язаній із розробленням інформаційного забезпечення.У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються чиннимиєдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документованаінформація забезпечує приведення безлічі економічних показників у певну системуз метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв’язку міжпоказниками. Наприклад, структура системи показників у бухгалтерському облікурозподіляється по різних ділянках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів,основних засобів тощо.
Нормативно-довідкові документи належать доумовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й іншінорми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані. На основі цих документівздійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації, щоутворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. Донормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори,номенклатури-цінники тощо. Велике значення у вивченні інформаційних потоківнадається правильній організації документообігу, тобто послідовностіпроходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його вархів. Документообіг з’являється на стадії обстеження економічного об’єкту [26,8]. Будь-яка економічна задача обробляєтьсяна основі певної кількості первинних документів, що проходять різністадії оброблення: рух документів до оброблення, у процесі оброблення та післянього. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бутимасштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати такі критерії:інтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкістьосвоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системита захист від несанкціонованого доступу. Удосконалення документообігу проходитьна основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищуєефективність банківських операцій.
Висновки дорозділу 3
Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих у прийомах труда, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, способах їх з'єднання для створення продукту чи послуги, що відповідають певним вимогам.
Технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого чи невиробничого, перш за все — управлінського процесу.
Автоматизованаінформаційна технологія (АІТ) — системно організована для розв’язання задачуправління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації,передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основізастосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки тазв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Сучаснаінформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектрутехнічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій.
Інформаційнатехнологія опрацювання даних використовується для розв’язання добреструктурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритмита інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується нарівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації зметою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операційуправлінської праці.
Автоматизаціюокремих підрозділів, процедур чи ділянок роботи (так звану «клаптеву»автоматизацію) часто лають і протиставляють комплексним системам автоматизації.Недоліки такої автоматизації очевидні: постановниками задач (замовникамирозробок) у цьому випадку є представники служб установи.
Інформаційнезабезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку,призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованогооб’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.
Групуваннядокументів за функціональними напрямами за особливостями та призначеннямрозміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаютьсяяк результат.
Нормативно-довідковідокументи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові,технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані. Наоснові цих документів здійснюється первинне формування файлівнормативно-довідкової інформації, що утворюють нормативно-довідкову базуінформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники,класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
РОЗДІЛ 4.
УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
4.1.Обґрунтування удосконалення документообігу та
документа-ційногозабезпечення
У сучасному світі інформаціяє стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль усистемі управління підприємствами та організаціями України. У суспільствіспостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур доцентрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівеньінформаційного забезпечення підприємствами та організаціями значною міроювпливає на розвиток економіки та політичну обстановку в країні. Він пов’язанийз можливістю найефективнішого використання інтелектуального потенціалу яксвоєї, так і інших країн для розвитку економіки, а також застосуванням усіхвидів інформаційних технологій для формування соціокультури — глибинної основинації, призначеної запроваджувати та розповсюджувати духовні та ідейні цінностінароду, його культуру [22, 42].
Аналіз станурозробок, впровадження та експлуатації інформаційних систем для підприємствамита організаціями в Україні показав, що протягом останніх років виконано значнуроботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіх підприємствамита організаціями забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи звикористанням персональних комп’ютерів із набором типових програмних продуктів.
Більшість підприємствамита організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, колиУкраїні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративнареформа, питання формування інформаційної та аналітичної бази для прийняттяуправлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствамита організаціями відчувають недостатність інформаційного забезпечення своєїдіяльності.
Поглибленевивчення процесів комп’ютеризації підприємствами та організаціями, що:
1) аналітичніслужби ще недостатньо технічно оснащені, особливо засобами комунікації;
2) підвищуютьсявимоги до якості прийманих рішень, які залежать від професійних якостейаналітиків і від впровадження сучасних інформаційних технологій в процесприйняття рішень;
3) обсяги тапотоки інформації і в середині держави, і міждержавні зросли так, що процесінформаційного обміну не може бути ефективним без структурування системних угодза допомогою телекомунікаційних систем.
Єдиний підхід доподолання становища, що склалося, полягає у створенні гармонізованої інформаційно-аналітичноїсистеми (ІАС) підприємств та організацій. Закон України «Про національнупрограму інформатизації», Указ Президента України «Про вдосконаленняінформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державноївлади», Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завданьНаціональної програми інформатизації», і «Про затвердження Порядку формуваннята виконання галузевої програми і проекту інформатизації» визначили основніпріорітетні напрямки розвитку системи документаційного забезпечення підприємствта організацій [2, 3, 4, 5, 6, 7].
Національнапрограма інформатизації визначає стратегію розв’язання проблем забезпеченняінформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної,науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншоїдіяльності в сферах загальнодержавного управління.
Програмаспрямована на вирішення таких основних завдань:
· розробитинормативно-правові сфери інформатизації, комплекси заходів методичного,інформаційного, організаційного забезпечення Національної програмиінформатизації;
· розробитиосновні державні стандарти засобів інформатизації та інформаційно-телекомунікаційнихсистем;
· розробитисучасну телекомунікаційну структуру та забезпечити її розвиток;
· створитинаціональну систему інформаційних ресурсів;
· інформатизаціядіяльності органів державної влади (законодавчої, виконавчої, судової) таорганів місцевого самоврядування;
· інформатизаціяфінансово-економічної, соціальної та адміністративно-правової сфер державногоуправління;
· створитисистему інформаційно-аналітичного забезпечення органів державного управління(за галузевою програмою).
В управлінні підприємствамита організаціями суттєве значення має забезпеченість спеціалістів, керівниківдержавних органів необхідною інформацією. Від достовірності інформації ісвоєчасного її подання значною мірою залежить якість прийняття управлінськихрішень. Тому для підвищення ефективності і своєчасності прийняття управлінськихрішень необхідна раціональна організація інформаційних баз. Під інформаційноюбазою розуміється сукупність інформації, певним чином організованої, зафіксованоїна носіях системи і збереженої для автоматизації функцій державного управління.
Поняття «організаціяінформаційної бази» включає визначення її елементів і структур, способів подання,нагромадження, зберігання, перетворення, передавання інформації для всіхкатегорій користувачів у необхідній формі та за вимогами в часі. Ці визначенняє загальними і можуть бути застосовані при розробленні інформаційних систем удержавному управлінні економікою, соціальною сферою, в адміністративно-правовихта інших аспектах [23, 241].
Щодо структуриІБ, то вона має свої особливості в кожній інформаційній системі, в кожномунапрямі управління підприємствами та організаціями. Структура ІБ, як її склад ізміст, визначається, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління,а з іншого — вимогами комп’ютерних технологій оброблення даних, що застосовуютьсяв управлінні конкретними підприємствами та організаціями.
Проаналізувавшиперелік таких вимог, доходимо висновку, що інформаційні бази слід розглядати яктакі, що за загальними принципами структуризації поділяються на внутрішні тазовнішні. Зовнішня ІБ включає вхідні та вихідні повідомлення, перелік якихзавжди визначається відносно конкретної інформаційної системи чи підсистеми. Ууправлінні підприємствами та організаціями за напрямами (функціями) управліннявиділено системи:
· законодавчоїдіяльності;
· фінансова;
· податковоїслужби;
· Національногобанку України;
· правоохороннихта інших державних органів.
Кожна з наведенихінформаційних систем включає локальні системи районного, обласного і державногорівнів, по відношенню до яких можна розглядати вхідні і вихідні повідомлення.
Вхідні повідомленняза формою подання в інформаційних системах державного управління поділяються напаперові та електронні документи, текстові і структуровані файли, сигнали. Переліктаких повідомлень визначають для кожної системи чи підсистеми (автоматизованоїфункції). Їхній склад, зміст і форма для кожного напряму державного управліннярегламентованій нормативними документами, що розглядатиметься у відповідномурозділі цього посібника.
Вихідніповідомлення — це результати оброблення даних, які видають на монітор, до друкуабо пересилання в інші системи чи на інші робочі місця. Ці результати видаютьсяяк відповіді на запити, як складені звітні документи чи аналітичні таблиці,графіки, діаграми, а також скомпоновані дані й тексти для запису в БД чи дляпередавання по мережі. На підприємствами та організаціями перелік, зміст іформа тих вихідних повідомлень, що передаються в інші системи, в інші підприємствамита організаціями, строго унормований. Розповсюдження результатів обробленняданих є складовою технологічного процесу, через нього здійснюються інформаційнізв’язки між різними інформаційними системами державного і недержавного управління.
Внутрішніінформаційні бази підприємствами та організаціями містять усі види спеціально організованоїінформації, наведеної у зручному для сприйняття технічними засобами вигляді. Цефайли (масиви), бази даних, сховища даних, записані в пам’яті ЕОМ.
Інформаційні базив управлінні мають бути організовані за такими принципами:
· об’єктиінформаційних баз можуть зберігатися централізовано або знаходитися на різнихрівнях ІС управління (центральний, обласний, районний), тобто бути рознесенимитериторіально. Проте користувач системи не повинен помічати різниці при роботиз даними. Вся підтримка розподілених обчислень реалізується засобами серверівбаз даних і серверів додатків;
· усі базиданих повинні надавати можливість одержання інформації в будь-який момент часу,за станом на будь-яку дату з урахуванням факту реального розміщення даних;
· доступ доінформації має здійснюватися за допомогою системи управління підприємствами таорганізаціями, яка дає змогу будувати запити на природній мові і на підставііснуючих у системі класифікаторів;
· маєпідтримуватися наскрізний пошук інформації;
· доступ доінформації має здійснюватися винятково на основі дозволу (сертифіката)адміністратора бази даних і власника інформації;
· відповідатитиповим вимогам: цілісність, відновлюваність, доступність, ефективність,безпечність.
Склад і структуравнутрішньої інформаційної бази визначається способами організації файлів, базданих, сховищ даних, взаємозв’язками між ними, розвитком їх у часі. На практицічасто ототожнюють термінологічні поняття «масив» і «файл». Обидва вони являютьсобою сукупність однорідної, строго організованої та поіменованої інформації,але мають певні відмінності [24, 67].
Для файлу точновизначено місце його розміщення на магнітному диску, тоді як масив інформаціїможе бути розміщений у пам’яті ЕОМ, а може бути поданий сукупністю одноріднихпаперових документів. Для ідентифікації кожного файлу при його записуванні намагнітний диск присвоюється оригінальне ім’я і розширення. За внутрішньоюорганізацією файли даних є сукупністю записів однорідної структури, яківключають задану послідовність полів відповідного типу даних. Масиви за змістомподіляються на масиви даних і програмні масиви. Вони характеризуються такимикласифікаціями: постійні, змінні, проміжні, вихідні, пошукові, службові та ін.
Пофайловий підхіддо створення ІБ відповідає принципу локальної організації даних івикористовується у разі незначних обсягів інформації. Така організація данихдає змогу оперативно і зручно маніпулювати інформацією у файлах. Локальнийспосіб організації даних не передбачає встановлення зв’язків між файлами. Призбільшенні обсягів інформації для багатоцільового та ефективного використанняінформації переходять до інтегрованого підходу створення БД. Тоді ІБорганізуються за принципами створення баз даних і сховищ даних.
В інформаційнихсистемах державного управління створюються і підтримуються локальні, центральніі глобальні БД.
Локальні БДстворюються і підтримуються на функціональних АРМ, на АРМ спеціаліста,керівника. У ці БД перезаписується з центральних БД нормативно-довідковаінформація в міру потреби в ній для розрахунків чи інформування. Файли оперативноїінформації формуються, як правило, за призначенням на основі вхіднихповідомлень, а після певного оброблення (вхідного контролю, попередньогоаналізу) передаються на верхній рівень в центральну БД в аналітичній формі абоу вигляді зведень.
Основним напрямом подальшогорозвитку інформаційних баз є побудова в органах державного управліннякорпоративних сховищ даних (СД) й об’єднання їх в глобальні БД. Сховище даних —це предметно орієнтована, інтегрована, варіантна за часом, незмінюванасукупність даних, призначена для підтримки прийняття управлінських рішень.
Досягнення цієїмети уможливить:
· наданняорганам державного управління вивіреної, достовірної та несуперечливоїінформації для прийняття управлінських рішень;
· належнеформування та аналіз економічних показників, що характеризують розвитокекономіки в Україні;
· фінансовета економічне моделювання процесів державного управління;
· аналіз імоніторинг ризиків;
· аналізфінансового стану суб’єктів господарювання та його прогнозування.
Система сховищданих охоплює усі рівні державного управління та включає такі технічнікомпоненти: засоби наповнення сховищ даних та засоби організації даних. Дозасобів наповнення даних належать: джерела даних, технічні засоби і засоби завантаженняданих. Засоби організації даних — це системи управління базами даних (СУБД) ірепозитарій.
Сучасні СУБДзабезпечують зберігання великих обсягів інформацій з належним рівнем надійностіта швидкості їх добування і мають потужні засоби адміністрування. Репозитарій —це метадані, котрі можна розподілити на технічні та економічні.
Технічні метаданівключають в себе опис моделей даних, структуру джерел даних та алгоритми їхзавантаження, способи формування та подання вихідної інформації тощо.Економічні метадані являють собою опис показників та іншої інформації, щозберігаються у СД, у термінах економіста-аналітика (наприклад, альбомиуправлінської та економічної звітності, фінансових показників, а також методикиїх розрахунків).
Організаційнізасади створення, підтримки та використання сховищ даних у державномууправлінні є типовими й охоплюють:
· створенняінтерфейсів для отримання інформації з різних джерел;
· визначенняструктури та форматів інформації, що зберігається у СД;
· адмініструваннябаз даних і доступу до системи;
· взаємодіюз функціональними департаментами з питань визначення показників і різнихметодик їх аналізу;
· створення«вітрин даних» і стандартних звітних форм;
· моніторингвикористання даних;
· реалізаціюнових методик аналізу та прогнозування.
Проблемними в розбудові сховищ даних для державногоуправління є визначення архітектури, способів зберігання, оновлення тавикористання даних. Щодо архітектури сховищ даних, як показують дослідження,доцільним є використання СУБД реляційного типу з розподіленим зберіганням іобробленням даних на основі структур інтегрованих БД, без порушення при цьомуцілісності всіх баз даних. Доступ користувача до даних досягається двомапрограмами: одна (сервер) управляє зберіганням і доступом до даних, а друга(клієнт) формує запити до серверу й отримує від нього відповіді. Програма, якана клієнтській частині посилає на сервер запит на вибір або модифікацію даних,складена на мові SQL. Відпрацювавши запит, сервер повертає відповідь, включаючисукупність даних, необхідних для оброблення програмою клієнта.
В архітектурісховищ даних передбачається, що один сервер може працювати як клієнт повідношенню до другого. Така технологія дає змогу організувати обробленняінформації таким чином, що доступ до даних, фізично розміщених на різних серверах,для користувача буде аналогічним доступу до даних, розміщених на локальномувузлі, що забезпечує незалежний доступ до даних. Ядром архітектури«клієнт-сервер» при цьому стане СУБД Oracle, що забезпечить можливістьпідтримки великих БД і одночасну роботу з ними ряду користувачів, а такожпідтримку користувачів відносно невеликих БД. У корпоративних сховищах данихоновлення та використання даних здійснюватиметься за двома класами систем.Системи одного класу зорієнтовані на операційне (трансакційне) оброблення даних(OLTP — Online Transaction Processing — оперативне трансакційне оброблення). Системікласу OLTP для роботи потрібна лише актуальна на поточний момент інформація,попередні (історичні) відомості нею не використовуються. Тому вона постійно виконуєоперації оновлення поточних даних, а дані, що втратили актуальність длящоденної роботи, регулярно переносяться до архівів (наприклад, інформація прозалишки на клієнтських рахунках). Як наслідок, в OLTP-системах відповідь на запитбезпосередньо залежить від часу його подання і містить наявну в базах даних напоточний момент інформацію.
Системи іншогокласу орієнтовані на аналітичне оброблення даних (OLAP — Online AnalyticalProcessing — оперативний аналіз даних). Іншими словами, це системи підтримкиприйняття рішень. На відміну від OLTP-систем, такі системи нагромаджуютьінформацію для її ретроспективного аналізу. Природно, що системи класу OLAPвимагають набагато більшого обсягу даних, ніж класу OLTP.
4.2. Системи удосконалення документообігу на підприємствах
Відповідно донаведених вимог розроблюються і впроваджуються системи управління електроннимидокументами і документообігом. В Україні набула поширення система діловодства«ДОКПроф». Вона призначена для автоматизації процесів діловодства в державнихустановах будь-якого рівня і дає змогу об’єднати розрізнені потоки документівтериторіально відокремлених установ у єдину систему. При цьому забезпечуєтьсяцентралізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційнихдокументів, що дає змогу інтегрувати її в систему управління в державнійустанові. Робота підприємств підтримується як у режимі on-line, так і у режиміoff-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначеннядинамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільногорозсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи здокументами і скоротити час упровадження.
Система «ДОКПроф» складається з трьох функціональних підсистем:структура, допуск, клієнт. У підсистемі «Структура» вирішуються задачіцентралізованого управління системою в цілому. Підсистема дає змогу задатиорганізаційно-штатну структуру, визначити порядок взаємодії і логічнерозміщення підрозділів у системі, вести централізований список користувачівсистеми.
Підсистема«Допуск» вирішує задачі управління локальними підрозділами. Вона дає змогусформувати реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу,розмежувати правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів ідокументів. Підсистема «Клієнт» уможливлює організацію роботи користувачів усистемі відповідно до заданих правил.
У системі«ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:
· складаннязавдання на розроблення проекту документа;
· розробленняпроекту документа;
· розробленнясистеми реєстрації документів;
· зберіганнядокументів в журналі реєстрації;
· виконанняі контроль виконання документів;
· списанняз подальшим збереженням у справі.
Завдання нарозроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа,маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавшизавдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрутвідпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавецьможе сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення,узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, якімають на це відповідні права.
Реєстраціюдокументів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповіднимиправами. Призначення реєстраційних атрибутів і створенняконтрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання таін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153від 17.10.1997 р.
Система дає змогуавтоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що маєодного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великійкомпанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття«супервізор реєстрації» — користувач, керуючий процесом реєстрації документів.«ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи,так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].
Зберіганнядокументів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронномужурналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі,наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Системазабезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналахреєстрації і справах зберігання документів.
Користувачі, щоберуть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформуватимаршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжоквиконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання:терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавецьформує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю абовідправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.
По закінченніроботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить ужурнал результат виконання документа. Після цього документ може бутиперереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження.Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїмизв’язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання надокументи, з якими він зв’язаний, і завжди існує можливість переглянути деревозв’язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [24, 43-44].
Якщо стандартизаціятехнології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчимнапрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створенняуніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиноготермінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації напредметному рівні.
У зв’язку з тим,що вже на першому етапі інформатизації з’являються можливості для інтеграціїданих всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національноїсистем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідноорієнтуватися на комп’ютерні технології промислового ґатунку з типовимисистемами і технологічними модулями, створення системного комп’ютерногокомплексу архівної справи (СККДС).
Оскільки напершому етапі основним об’єктом автоматизації має стати облікова інформаціярівня фонду, необхідно прийняти рішення про стандартизовану структуру даних таїї зміст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням у цьомунапрямі є вирішення проблем сумісності існуючих і перспективних БД, вихід на БДкраїн СНД, передусім Росії, країн Балтії та Білорусії, а також європейськихкраїн з метою об’єднання ресурсів «україніки» в зарубіжних архівах, створеннямета-БД, налагодження доступу до існуючих БД, копіювання матеріалів, що зберігаютьсяв архівах, передусім Росії, на компакт-дисках.
Структура СККАС,розміщення сукупності БД і сховищ даних архівів відбиває організаційну тафункціональну побудову архівної системи, де органічно поєднуються централізаціята регіональна самостійність. Для рівня загальнодержавної та національноїінформаційних систем інтеграція ресурсів здійснюється на базі інформації НАІС,Фондового каталогу та інших БД, які репрезентують сукупні інформаційні ресурсигалузі на найвищому рівні узагальнення. На першому етапі ця інформаціястворюється на базі існуючого фондового каталогу, даних централізованого комплектуваннята обліку, що надійшли традиційним шляхом. За тією самою технологією можестворюватися й зведений Державний реєстр національного культурного надбання,унікальних документальних пам’яток НАФ України, тоді як повнотекстові ресурсидокументів формуються й зберігаються в архівах.
Технічнезабезпечення СККАС і локальних комп’ютерних мереж архівів складається зweb-серверів, CD-ROM-серверів, серверів БД для підтримки електронних БД облікута НДА, комунікаційних серверів з модемами для здійснення телекомунікаційнихзв’язків, робочих станцій для центральних та обласних архівів. Функції серверіввиконують комп’ютери типу Pentium відповідної конфігурації. Транспортнимсередовищем для інтеграції локальних БД пропонується обрати Internet. Насерверах багатьох установ, що комп’ютеризують документну інформацію, як загальнепрограмне забезпечення використовуються операційні системи UNIX та Windows NT,а на робочих станціях — Windows і MS-DOS. Ці операційні системи єнайпоширенішими й можуть виконувати свої функції й стосовно архівної інформації.Для здійснення різноманітних функції введення, зберігання та використанняінформації необхідні спеціальні технічні засоби: сканери, лазерні принтери,ксерокси, факсимільні апарати, пристрої для записування інформації на CD-ROM,магнітооптичні накопичувачі з перезаписом інформації тощо.
Прикладнепрограмне забезпечення має спиратися на дві групи пакетів прикладних програм,орієнтованих на автоматизацію внутрішніх технологічних процесів та підтримкуInternet-технологій для обміну в міжнародних комп’ютерних мережах. Такий підхідвимагає відмови від реляційних підходів і використання постреляційної програмипродукції фірм Netscape Communication і Microsoft, які набувають поширення вглобальних комп’ютерних мережах. Українські універсальні та наукові бібліотекивже прийняли такий курс розвитку. Вибір цієї програмної продукції зумовлений нелише її високими технологічними параметрами, а й можливістю безкоштовноїінсталяції значної частини розробок цих фірм на серверах і робочих станціях. Зважаючина те, що архівна інформація є набагато складнішим об’єктом комп’ютеризації,лише такий підхід дасть змогу реалізувати інформатизацію архівної галузі вкомплексі з бібліотечними фондами.
Отже, розгортання СККАС має створити організаційні, методичні, техніко-технологічні та лінгвістичні передумови для інформаційної інтеграції НАФу. З одного боку, вона має забезпечити мобільність і відкритість архівної інформаційної бази України та надати можливість поліпшити архівний облік, описування, каталогізацію, значно вдосконалити систему управління архівною справою. З іншого боку, збільшиться кількість і підвищиться якість пропонованої інформації, що стимулюватиме розвиток користувачами на загальних фундаментальних засадах власних методів здійснення пошуку та оброблення інформації. Комплексний підхід до інформатизації архівної справи дасть змогу з найменшими витратами перейти до другого етапу, який передбачає системний розвиток комп’ютеризації, створення інтегрованих масивів інформації та розвинену мережу безпосередньо в архівах.
Висновки до розділу 4
У сучасному світіінформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшуроль у системі управління підприємствами та організаціями України. Усуспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структурдо центрів управління інформаційними потоками.
Національнапрограма інформатизації визначає стратегію розв’язання проблем забезпеченняінформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної,науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншоїдіяльності в сферах загальнодержавного управління.
Внутрішніінформаційні бази підприємствами та організаціями містять усі види спеціальноорганізованої інформації, наведеної у зручному для сприйняття технічнимизасобами вигляді. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записані впам’яті ЕОМ. Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделейданих є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюєтьсяводночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівноїтермінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичногозабезпечення, схем класифікації на предметному рівні.
У зв’язку з тим,що вже на першому етапі інформатизації з’являються можливості для інтеграціїданих всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національноїсистем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідноорієнтуватися на комп’ютерні технології промислового ґатунку з типовимисистемами і технологічними модулями, створення системного комп’ютерногокомплексу архівної справи (СККДС). Прикладне програмне забезпечення маєспиратися на дві групи пакетів прикладних програм, орієнтованих наавтоматизацію внутрішніх технологічних процесів та підтримку Internet-технологійдля обміну в міжнародних комп’ютерних мережах.
ВИСНОВКИ
На основі проведеного дослідження можна зробити наступні висновки:
1. Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає ізабезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що взмозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділита окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників,виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшуватипроцеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх йогочленів.
2. Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним таорганізаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогоюрізноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначенихекономічних, наукових, соціальних або інших результатів.
3. Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ,на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям,і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій зметою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системногопоняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції звизначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації навсіх рівнях управління.
4. Проблема інформатизації маєузгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створеннямсистеми БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах,коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітленняв офіційних документах, а також на стадії документообігу.
5. Комп’ютеризаціяорганізаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районномурівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах— комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управлінняінформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створеннястрахового фонду та повнотекстових БД.
6. Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.
7. Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.
8. В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування — в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.
9. Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини — від найбільш складних до найпростіших операцій.
10.Швидкий розвиток та втіленнязасобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, щопроводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищеннякваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням.
11.Основу раціональноїорганізації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становитьчіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знаннясвоїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяєправильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій.
12.Перспективирозвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогоднівизначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок тависокої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусятьмати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, аджезначна частина професійних знань отримується під час роботи.
13.Організації, що виконують роботи в сфері проектування виробництва,засобів захисту інформації та обробки персональних даних, отримують ліцензії нацей вид діяльності. Порядок ліцензування визначається законодавством України.Інтереси користувача інформації при використанні імпортної продукції вінформаційних системах захищаються митними органами України на основіміжнародної системи сертифікації.
14.Архітектура системи керуваннябазою даних (СКБД) типу «клієнт-сервер» передбачає розміщення клієнтськоїчастини СКБД на робочій станції, а серверної — на комп’ютері — сервері базданих. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержання інформації. Цізапити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, а результатиповертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна через мінімізаціюобсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захист інформаціївід несанкціонованого доступу та цілісність даних.
15.Інформаційнатехнологія опрацювання даних використовується для розв’язання добреструктурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритмита інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується нарівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації зметою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операційуправлінської праці.
16.У сучасному світі інформаціяє стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль усистемі управління підприємствами та організаціями України. У суспільствіспостерігається перерозподіл реальної влади — від традиційних структур до центрівуправління інформаційними потоками.
17.Аналіз стану розробок,впровадження та експлуатації інформаційних систем для підприємствами таорганізаціями в Україні показав, що протягом останніх років виконано значнуроботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіхпідприємствами та організаціями забезпечується інформаційна підтримка поточноїроботи з використанням персональних комп’ютерів із набором типових програмнихпродуктів.
18.Національна програмаінформатизації визначає стратегію розв’язання проблем забезпеченняінформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної,науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншоїдіяльності в сферах загальнодержавного управління.
19.Більшість підприємствами та організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, коли Україні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративна реформа, питання формування інформаційної та аналітичної бази для прийняття управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствами та організаціями відчувають недостатність інформаційного забезпечення своєї діяльності.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
2. Закон України «Про національну програму інформатизації».
3. Указ Президента України «Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади».
4. Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації».
5. «Про затвердження Порядку формування та виконання галузевої програми і проекту інформатизації».
6. ДСТУ 3396.0-96 «Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення». Ст. 56
7. ДСТУ 3396.1-96 «Захист інформації. Технічний захист інформації. Порядок проведення робіт».
8. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003: Стандарт: Наукове видання.- К.: Держспоживстандарт України, 2003.- 23 c.
9. Андреева В.И. Делопроизводство.- 2-е изд., перераб. и доп..- М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.- 222 c.
10. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: Учебник: Навчальне видання.- 3-е изд., испр. и доп..- М.: Легпромбытиздат, 1988.- 160 c.
11. Бобылева М.П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции // Деньги и кредит (рус.).- 2007.- № 12.- C.60-68.
12. Валькова С., Добрынина И. Чем удобнее электронная копия // Библиотека (рус.).- 2000.- № 8.- C.33-35.
13. Вороная Н., Уварова О. Зберігання документів на підприємстві // Податки та бухгалтерський облік. Спеціальний випуск..- 2007.- № 9.- C.4-111.
14. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. – К.: А.С.К., 2002 – 400 с.
15. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк.: Сталкер, 1997р. – 352 с.
16. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций: Навчальне видання.- М.: Инфра-М, 2001.- 185 c.
17. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: Либідь, 1998.- 256 c.
18. Ділові папери та документи підприємницької діяльності: Посібник: Наукове видання.- К.: Укр. Центр духовної культури, 1996.- 144 c.
19. Документування у менеджменті: Підручник: Навчальне видання.- К.: ЦНЛ, 2003.- 216 c.
20. Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: ЕксОб, 2003.- 272 c.
21. Електронний документообіг: Нормативні документи // Инвестгазета (рус.).- 2007.- № 29.
22. Комплект кадрової документації: Форми документів. Інструкції з їх застосування: Виробниче видання.- Х.: Райдер, 2004.- 116 c.
23. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник: Навчальне видання.- М.: Высшая школа, 1991.- 159 c.
24. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.- 272 c.
25. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник: Навчальне видання.- 2-е изд., перераб. и доп..- К.: Знання, 2000.- 460 c.
26. Красильникова И. Электронные средства доставки // Библиотека (рус.).- 2000.- № 9.- C.41-43.
27. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ Зразки найважливіших документів української мовою. – К.: Техніка 1992 – 399с.
28. Олійник О.Б. Документування господарсько-договірної та господарсько-претензійної діяльності: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: Алерта, 2007.- 140 c.
29. Олійник А.В., Шацька В.М. Інформаційні системи і технології у фінансових установах: Навчальний посібник: Навчальне видання.- Львів: Новий Світ-2000, 2006.- 436 c.
30. Організаційно-розпорядчі документи з питань організації діловодства (2000-2002 рр.).- Суми: УАБС НБУ, 2003.- 102 c.
31. Пачезаров В. Сборник хозяйственных договоров и учредительных документов.- Донецк: Сталкер, 1997.- 352 c.
32. Первинні документи та документообіг на підприємстві // Збірник систематизованого законодавства (укр.).- 2008.- № 2.
33. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие: Навчальне видання.- М.: Форум; Инфра-М, 2004.- 256 c.
34. Свердан М.М., Свердан М.Р. Основи наукових досліджень: Навчальний посібник: Навчальне видання.- Чернівці: Рута, 2006.- 352 c.
35. Сошинська Я. Правові аспекти бібліотечно-інформаційної діяльності в електронному середовищі // Бібліотечна планета (укр.).- 2003.- № 2.- C.7-10.
36. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практическое пособие: — М.: Приор, 1996.- 144 c.
37. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению.- М.: Приор, 1997.- 96 c.
38. Сухомлин В.А. Введение в анализ информационных технологий: Учебник: Навчальне видання.- М.: Горячая линия-Телеком, 2003.- 427 c.
39. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.
40. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів: Наукове видання.- К.: Довіра; Рідна мова, 1999.- 507 c.
41. Шевцова-Водка Г. Комп`ютерні бібліографічні ресурси: питання класифікації // Бібліотечний вісник (укр.).- 2001.- № 5.- C.13-19.
42. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.