МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
НИЖЕГОРОДСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
Факультет коммуникативныхтехнологий
Кафедра истории и документоведенияОТЧЕТ
о практике поорганизации и технологии документационного обеспечения управленияНижний Новгород2011
Оглавление
документооборот деловой экспертиза архив
ВВЕДЕНИЕ
1.ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
2.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1Организация документооборота
3.2Построение информационно-поисковой системы
3.3Классификацияи систематизация документов. Формирование дел
3.4 Экспертиза ценности документов. Подготовкадел к сдаче в архив
4.ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОКИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Тема «Методологиядокументационного обеспечения управления» актуальна и представляет интерес,как для специалистов документационного обеспечения управления, так и дляруководителей организаций, предприятий, учреждений. Одной из важных задачдеятельности предприятия и является организация и ведение документов касающихсясвоей деятельности.
Практическая значимостьданной курсовой работы состоит в следующих аспектах:
1) учитавтора данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущейспециальностью; способствует развитию логического мышления и совершенствованиюнавыков анализа и синтеза информации, развивает коммуникативные навыки приобщении с людьми;
2) разовьети усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службыдокументационного обеспечения управления Семеновского районной эксплуатационнойгазовой службы в собственной ежедневной деятельности по документационномуобеспечению управления.
Задачи данной работыизучить документирование деятельности организации, организации работы сдокументами (документооборот, построение информационно-поисковой системы,классификация и систематизация документов, формирование дел, экспертизаценности документов, подготовка дел к сдаче в архив), оптимизация деятельностиорганизации.
Цель практики поорганизации и технологии ДОУ- закрепление и углубление полученных теоретическихзнаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.
В данной работе былииспользованы такие нормативно-правовые источники как Трудовой кодекс РоссийскойФедерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г), Федеральныйзакон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях изащите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.) и другие федеральныезаконы, на которые опирался студент при прохождении практики и дальнейшемусозданию отчета по практике.
Также были использованылитература, непосредственно относящаяся к данной теме, такие как учебноепособие Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственныхорганизаций; Кузнецова, Т.В.Документационное обеспечение управления; Рогожин, М.Ю.Документационное обеспечение управления и другие.
1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
В 2002 годуНижегородская область отметила юбилей. 45 лет назад в Нижний Новгород пришёлгаз. Тогда же был образован трест «Горгаз», позже переименованый вТПП «Нижегородскоблгаз», который в 1994 году был преобразован в ОАО«Нижегородоблгаз».
В настоящее время ОАО«Нижегородоблгаз» выполняет функции эксплуатационной организации.
В связи с солиднымвозрастом газовых коммуникаций большое внимание уделяется их профилактике иперекладкам.
Подразделение ОАО«Нижегородоблгаз» — аварийно-диспетчерская служба «04» — осуществляет круглосуточное оперативное обслуживание газовых сетей и газовогооборудования. Большое внимание уделяется работе с персоналом. В ОАО«Нижегородоблгаз» работает учебный центр для молодых специалистов иповышения квалификации.
Для удобствапотребтелей в ОАО «Нижегородоблгаз» организована группа единогозаказчика, которая выполняет все работы по подготовке проектно-сметнойдокументации и согласовании «под ключ».
С вхождением в составгазового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО«Нижегородоблгаз» награждалось дипломом ОАО«Росгазификация» II и III степени как лучшее предприятие газовогохозяйства России.
Предприятие такжеотмечено Свидетельством добросовестного налогоплательщика Министерства поналогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора. В состав предприятиявходит пять филиалов по всей Нижегородской области, в том числе филиал №4г.Бор. В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газоваяслужба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба.
Графическая схемаделопроизводственной службы Семеновской районной газового участкаНачальник службы Секретарь службы
Численный составделопроизводственной службы составляет один человек, так как штатрассматриваемой организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарюсправляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственныйпроцесс согласно своей должностной инструкции.
Рабочее место секретаряоборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном,факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично,вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовыйредактор Word, также работникиспользует электронную систему документооборота под названием «ДЕЛО».Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только вслужбе, но и во всей организации ОАО «Нижегородоблгаз». Документыприсылаются «Сверху» для их дальнейшего исполнения, а уже в данномструктурном подразделении ставится отметка об их исполнении.
Все документы,поступившие к секретарю регистрируются в журнале регистрации, на самомдокументе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальшедокумент отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится квходящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.
Нормативно-методическоеобеспечение делопроизводства
Нормативно-методическоерегулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления)позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всюсистему делопроизводства в целом.
Данное регулированиеосуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, беззнания которой невозможно:
1. правильно создать иоформить документы, придав им юридическую силу;
2. организоватьдокументооборот;
3. обеспечить хранениеи использование документов в текущей деятельности.
Нормативно-методическаябаза делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов иметодических документов, регламентирующих технологию создания документов, ихобработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а такжедеятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническоеобеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативную базуделопроизводства составляют:
1. законодательные актыРоссийской Федерации в сфере документации и информации;
2. указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации, постановления Правительства РоссийскойФедерации в сфере делопроизводства;
3. нормативные правовыеакты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
4. техническиерегламенты и национальные стандарты в области документационного обеспеченияуправления;
5. унифицированныесистемы документации;
7. нормативные правовыеакты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
В нормативную базуделопроизводства входят также законодательные акты субъектов РоссийскойФедерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектовРоссийской Федерации. Эти акты должны учитываться при организацииделопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительнойвласти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями ипредприятиями, действующими на их территории.
Присутствуют такиедокументы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству,ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральныйзакон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях изащите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Основными видамидокументации, которая использует для работы Семеновская районная эксплуатационнаягазовая служба являются распоряжения, служебные записки внутри организации,акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовыхсетей, на отключения и т.д. при этом уведомления печатаются на специальномбланке данной службы, в котором ставится отметка о получении уведомлениясторонней организацией. Распоряжения также печатаются на специальных бланках.Основным источником документов является «головной» филиал ОАО «Нижегородоблгаз»г.Бор. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны,согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (невсегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации пообщегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственномуклассификатору управленческой документации, наименование организации,структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфныйадрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке, название видадокумента, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, местосоставления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция,заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения,подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилияисполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направленииего в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегдасоответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТР 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не постандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забитшаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организациисущественно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов вдокументе.
Рабочее место секретаряоборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном,факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично,вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовыйредактор Word, также работникиспользует электронную систему документооборота под названием «ДЕЛО».Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только вслужбе, но и во всей организации ОАО «Нижегородоблгаза». Документыприсылаются «сверху» высшим руководством(директором, генеральнымдиректором) для их дальнейшего рассмотрения исполнения, а уже в данномструктурном подразделении ставится отметка об их исполнении, что позволяетоперативной работе и контролю исполнения приказа, распоряжения и т.д.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫС ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Организация документооборота
Вся деятельность предприятия отражаетсяв соответствующих документах.
Движение документов с момента ихполучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело –это документооборот предприятия.
Организация документооборота – этоправила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документооборот является важным звеномделопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов,но и скорость этого движения.
Основными характеристиками документооборотаявляются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движениядокумента от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время,затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главноеправило организации документооборота – оперативное прохождение документа понаиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Крометого, при организации движения документов необходимо выполнение следующихправил:
максимальное сокращение инстанцийпрохождения документов (за счет исключения технологических операций пообработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловойнеобходимостью);
исключение или максимальное ограничениевозвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, приих подготовке – визирование и согласование и т. д.);
максимальное единообразие в порядкепрохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя изтого, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяетреализовать основной организационный принцип службы делопроизводства:специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средстворгтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правилпозволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
1. прямоточности направлениядокументопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке иобработке документов;
2. ритмичности движения документов,которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональнойзагрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состояниидокументооборота можно получить из качественных и количественных характеристикего параметров.
К качественным характеристикамдокументооборота относятся:
1. характеристики документопотоков(состав документов, их содержание);
2. маршруты движения документов(направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
3. периодичность (стадиидокументооборота);
4. направленность движения.
Документооборот как технологическийпроцесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратнуюсвязь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации)понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системыдвижение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данныхобщий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлениюи по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальныепотоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные(восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например,руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации,центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – этовходные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненныхорганизаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые ввышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемыевышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объектувыделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесновзаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется дляподготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.
Входящий документопоток любойорганизации складывается из:
1. документов вышестоящихорганизаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств идр.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные иметодические акты, которые являются основанием для руководителей в организациипроизводственной, управленческой, технической, экономической, социальной и инойдеятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы,постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции,решения, методические указания и рекомендации;
2. документов от подведомственныхорганизаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросыо путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видамдокументов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной,социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,писем, актов;
3. документов от несоподчиненныхорганизаций, направляемых с целью согласования совместных действий илипобуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные видыдокументов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы идр.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (актывзаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
4. обращений граждан – предложений,заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит издокументов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устныезапросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельностиорганизации и ее информационными запросами. В исходящем документопотокевыделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеетподведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) –письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по ихвыполнению.
Внутренний документопоток составляютдокументы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящиеза его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой ихприменений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решениеуправленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутреннимотносятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации вцелом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанностидолжностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения,уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила,штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельностиучреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством:приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннегодокументопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы,документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личногосостава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннююпереписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо неедолжны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон,переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Онаоформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Движение документов смомента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним,отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации; порядокдвижения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов,которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаютсяруководством организации. Но такие схемы в рассматриваемом примере отсутствуютиз-за небольшой численности самой организации.
Маршрут движения входящегодокументаСекретарь (регистрация входящего документа) Начальник службы ( его резолюция) Секретарь (направление документа на исполнение согласно резолюции, отметка о постановке документа на контроль) Секретарь (после исполнения и снятия документа с контроля секретарь подшивает документ в папку «Входящие документы»)
Маршрут внутреннегодокументаНачальник Секретарь (регистрация документа, постановка на контроль по необходимости, передача исполнителю, подшив документа в папку «Внутренние документы»)
Маршрут исходящего документаНачальник Секретарь (регистрация, подшив копии документа в папку «Исходящие документы», отсылка оригинала документа почтой, через курьера)
Основной проценткорреспонденции приходит в организации через факсимильную связь, на второмместе находится электронная почта.
Порядок первичнойобработки поступающих документов централизованный, осуществляется секретарем.При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставкии целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается напочту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковкекорреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалови наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщенияпроверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получениисообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
На всех входящихдокументах проставляется отметка о поступлении документа в организацию(реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницыдокумента в виде штампа. Объем документов, который проходит через организациюза месяц достаточно большой. Это и приказы, служебные записки вышестоящегоруководства, а также входящие письма других организаций. Исходящая документацияв виде отчетов по проделанной работе, письма, служебные записки
3.2 Построение информационно-поисковой системы
Современнаяинформационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всехдокументах, которыми располагает организация.
Основой построенияпоисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания илипоступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индексас последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главноеназначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждениефакта его создания или поступления.
Так, пока приказ незарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ незарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так какне подтвержден факт его поступления.
Регистрация преследуеттри цели:
1) учет документов;
2) контроль за ихисполнением;
3) справочная работа подокументам.
В соответствии сГосударственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрацииподлежат все документы, требующие исполнения, специального учета ииспользования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутриили направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих,подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
Документырегистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в деньподписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения вдругое он повторно не регистрируется.
Регистрация документовпроизводится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия,автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например,приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам– в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии и т.д.
При регистрации каждомудокументу присваивается условное обозначение – индекс или номер.
В данной организации существуетцентрализованная система работы с документами. Здесь существует делениедокументов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление незакреплено какой-либо инструкцией. Например, не регистрируются различные актыобследования, т.к. в данной организации их регистрация считается необязательной. При регистрации секретарем ставится в правом нижнем углу штампвходящего, исходящего документа, проставляется дата, присваивается номердокумента. Номер документа, его дата и краткое содержание записывается вспециальный журнал входящих, исходящих документов. Сами журналы находятся на «общемдоступе» на условии «только для чтения», в то время каксекретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного разделаэлектронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление.Внутренние документы не регистрируются. Регистрационно-контрольные карточкиотсутствуют. Все документы, поступающие в течение года, подшиваются в папки ихранятся у секретаря в течение года. В дальнейшем эти папки (дела) сдокументами передаются на хранение в архив организации.
Распорядительныедокументы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов(протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получаютв качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемогомассива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, послеподписания документа. Другие наиболее важные внутренние документырегистрируются на общих основаниях.
3.3 Классификация и систематизациядокументов, формирование дел
Номенклатура дел ворганизации представляет собой следующую форму:Индекс дела Заголовок дела Кол-во единиц хранения Примечания 01-01 Внутренние документы. Филиал №4 ОАО «Нижегородоблгаз» 01-02 Входящие документы филиал №4 ОАО «Нижегородоблгаз» 01-03 Исходящие документы №4 ОАО «Нижегородоблгаз»
В данной номенклатурене указано структурное подразделение, название организации, сроки хранения иномера статей по перечню. Данная номенклатура представляет собой как бы выпискуиз оригинала номенклатуры, находящейся в главной канцелярии ОАО «Нижегородболгаза».
Основные требования к формированиюдел
1.1.1. Формированиемдел называется группировка исполненных документов дела в соответствии сноменклатурой дел.
Дела формируютсяработниками службы документационного обеспечения, ответственными заделопроизводство в структурных подразделениях организации. В конкретном случаесекретарем данной организации.
1.1.2. Секретарьпридерживается следующего порядка формирования дел :
— подшивать в делотолько зарегистрированные, исполненные и оформленные документы;
— включать в делодокументы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетомсодержания, разновидности и срока хранения;
— группировать в делозаконченные делопроизводством документы одного календарного года, заисключением переходящих дел;
— документы постоянногои временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;
— включать в дело поодному экземпляру каждого документа;
— дело должно содержатьне более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см. Иногда в делосекретарь подшивает и до 300 страниц документов, но не более.
— запрещается включатьв дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанныедокументы и документы, подлежащие возврату.
Документы располагаютсяв хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие- по датам отправления).
Приложения кдокументам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются кдокументам, к которым они относятся.
Основные требования к оформлениюдел
2.1.1. Оформление дел секретареморганизации, а конкретно данного структурного подразделениями ОАО «Нижегородоблгаза»,в обязанности которой входит заведение и формирование дел согдасно Инструкциипо документационному обеспечению управления.
2.1.2. В зависимости отсроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полномуоформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-тилет).
2.1.4. Полноеоформление дел предусматривает:
— подшивку или переплетдокументов в дела;
— нумерацию листов вделе;
— составлениевнутренней описи документов дела;
— составлениелиста-заверителя дела;
— внесение необходимыхсведений в реквизиты обложки дела.
2.1.5. Частичномуоформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Ихдопускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителядела не составлять.
2.2.Подшивка (переплет)документов в деле
2.2.1. Документы,составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку сучетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций ит.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки издокументов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый листбумаги формата А4.
2.3.Нумерация листов вделе
2.3.1. В целяхобеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела,листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов поэкспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правомверхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии,чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющиесамостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнемуглу.
2.3.3. Лист с наглухонаклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист(формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как одинлист.
2.3.5. Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затемочередным номером каждое вложение в конверт.
2.3.8. Запрещаетсяприменение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
2.3.9. При наличииотдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерныхномеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).
2.4.Составлениевнутренней описи
2.4.3. Внутренняя описьсоставляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1),которая содержит следующие сведения:
— порядковый номердокументов в деле;
— заголовок (краткоесодержание) документов;
— дата документов;
— индекс(регистрационный номер) документов;
— номера листов дела,на которых расположен каждый документ.
2.4.4. Внутренняя описьимеет самостоятельную нумерацию листов.
2.4.5. Внутренняя описьподписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и датысоставления описи.
2.5.Составлениелиста-заверителя дела (к п. 2.1.4)
2.5.1. Для учетаколичества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляетсялист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверительдела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме(приложение 2).
2.5.3. Влисте-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованныхлистов внутренней описи (при ее наличии)
2.5.4. Влисте-заверителе оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:
— наличие литерныхлистов и пропущенных номеров;
— номера листов снеустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующиеизменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями,присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкойна соответствующий акт.
2.6.Оформление обложкидела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения
На обложке делауказываются:
— наименованиеструктурного подразделения организации и его подчиненность;
— наименование отдела;
— номер дела (тома) пономенклатуре дела;
— заголовок дела;
— дата дела (крайниедаты документов, помещенных в дело);
— количество листов вделе;
— срок хранения дела.
2.6.2. Обложка делаоформляется черными чернилами или тушью.
2.6.4. Заголовок делана обложке переносится из номенклатуры дел организации
2.6.6. На обложках делаобязательно указывается дата дела:
— для дел, содержащихприказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания илиутверждения самого раннего и самого позднего документа;
— для дел, содержащихпереписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего илидата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого последнеговходящего или исходящего документа;
2.6.7. Обязательнымреквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, котороепроставляется на основании листа-заверителя дела
2.6.8. Реквизит «Срокхранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.
2.6.9. На корешкеобложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год егоформирования.
2.6.10. Номер томауказывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этомпосле номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.
3.4 Экспертизаценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
Экспертиза ценностидокументов – это изучение состава и содержания документов учреждения наосновании критериев ценности документов в целях определения сроков их храненияи отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работпо отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценностиподвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всехструктурных подразделений организации. До проведения в установленном порядкеэкспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценностидокументов в учреждении проводится:
1) вделопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировани дел иподготовке их к передаче в архив;
2) вархиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Оформление дела — этокомплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительнойнадписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела вделопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов вархив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в неммассива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется ихналичие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительнаясистематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и ненумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив,включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформлениевсех реквизитов обложки (титульного листа).
Особо ценные дела(личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) приподготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложкиопределены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования».Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу ит. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то кзаголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.
Сдача документов вархив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Деласдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек надокументы (для пополнения ими справочного аппарата архива).
Отбор документов нахранение
При проведенииэкспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбордокументов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «Доминования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срокихранения которых истекли.
Так как документыхранятся в организации и не предаются в архив, экспертиза ценности документовне проводится. Все документы формируются в дела и подшиваются согласно описи.
4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ
Говоря об оптимизациибизнес-процессов организации, невозможно опустить тему оптимизациидокументооборота: документооборот является «кровеносной системой»организации, поскольку любая деятельность отражается в документах. Зачастую,одна только оптимизация документооборота позволяет на порядок улучшить качествобизнес-процессов. Более того: научившись улучшать процессы документооборота,этот опыт можно легко применить для улучшения прочих бизнес-процессоворганизации.
Жизнь не стоит на месте– компаниям и организациям нужно постоянно развиваться. Даже идеальновыстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации: растетколичество сотрудников, изменяются внутренние обстоятельства и внешняя среда,растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов,возникают конфликты, снижается прибыль. Поэтому становится очевиднойнеобходимость перехода на новый уровень организации работы службы. В организацияхпроводят анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новыерегламенты, переоснащаются рабочие места и внедряются новые технологии. Начинаетсяновый цикл всей организации. Со временем, этот цикл повторяется снова и снова.Переход с одной ступени развития на новую с целью повышения эффективности – этои есть оптимизация. Происходит своего рода эволюция, и в этом процессенемаловажную роль играет именно оптимизация документооборота.
Оптимизациядокументооборота позволяет:
1) снизитьтекущие затраты;
2) повыситькачество обслуживания;
3) снизитьоперационные расходы;
4) достичьцелевых показателей;
5) повыситьуправляемость отдельных бизнес-процессов;
6) повыситьуправляемость компании;
Это дает возможность:
1) снизитьсебестоимость продукции и услуг;
2) ускоритьпринятие решений;
3) повыситьпривлекательность продуктов компании и самой компании для клиентов.
Всё это, в итоге,повышает конкурентоспособность и стабильность компании.
В каких же случаяхследует начинать оптимизацию документооборота? В идеале – заранее. Но чащевсего — когда уже начались проблемы: возросли цены на ресурсы (площади,зарплата, энергия, услуги); начали теряться документы; хранение документовтребует всё больше площадей, а обработка документов – всё больше времени илюдей; долгое рассмотрение заявок или обработка дел вызывает недовольствопотребителей и клиенты уходят к конкурентам и т.д.
Причиной принятиярешения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:
1) претензииклиентов;
2) жалобыисполнителей;
3) возросшиерасходы на документооборот;
4) недовольстворуководства.
Оптимизациядокументооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяетисполнителям более эффективно выполнять работу, а организации – экономитьважнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти иразвиваться.
В ходе практики студентобнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.
Были выявлены следующиенедостатки:
1. Неправильноеприменение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТР6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации.
2. Номенклатурадел заполнена не полностью.
3. Отсутствуетэкспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе практики былирассмотрены различные вопросы по методологии документационного обеспеченияуправления на примере конкретной организации.
Нормативно-правоваябаза по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актовРФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству вСеменовском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральныйзакон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях изащите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ. Но работа поделопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.
Служба делопроизводствапредставлена в лице секретаря, которая выполняет свои обязанности всоответствии со своей должностной инструкцией.
Документы, поступающиев организацию, сначала попадают к секретарю, а потом уже к руководителю,который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При этомконтрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарьпередает исполнителю, а уже сам исполнитель отчитывается о ходе выполненияпоручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могутнарушаться.
Документ, после тогокак работы по нему выполнены, подшивается в папку. В конце года все документыоформляются в дела. В каждое дело подшивается соответствующая опись.
Специфика работыорганизации предполагает создание актов обследований газовых сетей, которыйимеет конкретную форму создания.
Чтобы оптимизироватьработу данной службы необходимо создать шаблоны написания приказов, служебныхзаписок и других документов в соответствии со стандартами и ГОСТами.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Опубликованныеисточники
А)Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1сентября 2010 г
Б)Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационныхтехнологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.
2.Основная литература
А)ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов.- М.: Госстандарт России, 2003.
Б)Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов: Метод рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003. /Росархив;ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.М.В. Ларин, А.Н. Соколов.- М., 2003. — 90 с.
В)Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управлениянегосударственных организаций (+ CD-ROM) /Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – М: Издательство:Инфра-М, 2010.- 288 с.
Г)Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебник /Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с
Д)Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическоепособие /М.Ю. Рогожин. –М.: Проспект, 2010. — 383 с.