Введение
Расчетыналичными денежными средствами периодически осуществляются практически всемисубъектами предпринимательской деятельности независимо от ихорганизационно-правовых форм, объемов реализации и прочихфинансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и сниженияиздержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчетыналичными денежными средствами между участниками хозяйственных договоровприменяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленнымигражданским и банковским законодательством.
Однако весьмачасто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретенииматериально-производственных запасов в небольших количествах, а такжеотносительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) иобъектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурныеподразделения, нередко выплачивают заработную плату через специальноуполномоченных лиц (раздатчиков). Также весьма распространены расчеты наличнымиденежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всехслучаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться черезподотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетовобусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличногоденежного обращения, а также своевременного и правильного документальногооформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того,что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчетыналичными денежными средствами, вопросы изучения и точного практическогоприменения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операцийимеют исключительно важное значение.
Оперативное управление денежнымисредствами, дебиторской и кредиторской задолженностью способствует превышениюпритока денежных средств в организацию над его оттоком, укреплениюрасчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской икредиторской задолженности недопустимой задолженности.
Структура и объемрасчетов с подотчетными лицами оказывают влияние на финансовые потокипредприятия, объем наличных денежных средств, уровень затрат и прибыльпредприятия. Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного идостоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.С вышеизложенным и связана актуальность выбранной темы дипломной работы.
Цель дипломной работызаключается в изучении методики учета и аудита операций с подотчетными лицамипо данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».
Для достиженияпоставленной цели необходимо решить следующий круг задач:
— определить основныепонятия, цель, задачи и объекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
— рассмотретьдокументальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами покомандировочным и хозяйственным расходам;
— изучить методикуаудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
— разработать рекомендациипо эффективному управлению расчетами с подотчетными лицами.
Объектом исследованияявляется ООО ТД «Владис». Данная организация создана в 2000 году, является юридическимлицом по действующему законодательству Российской Федерации, имеетсамостоятельный баланс, круглую печать, содержащую его полное фирменноенаименование на русском языке и указание на его местонахождение, расчетный,валютного счета не имеет.
Основнымвидом деятельности ООО ТД «Владис» является производственно-сбытоваядеятельность. Обладая общей правоспособностью, предприятие имеет гражданскиеправа и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видовдеятельности, не запрещенных Законодательством.
Данныйхозяйствующий субъект согласно Уставу (Приложение А) осуществляет следующие видыработ и услуг:
¾ производствополиграфической продукции;
¾ издательскаядеятельность;
¾ осуществлениесобственной производственной деятельности по изготовлению товаров народногопотребления и промышленного назначения, выпуск мебели и строительныхматериалов, их реализация;
¾ оптовая,розничная, выездная, комиссионная торговля товарами народного потребления,товарами промышленного назначения (в т.ч. канцтоварами, бытовой химией,строительными материалами, мебелью, продуктами питания, вино-водочными,табачными изделиями, медикаментами, аудио, видео и бытовой техникой) вустановленном Законом порядке;
¾ всевиды транспортных, бытовых и связанных с ними услуг, капремонта автомобилей;
¾ производство,переработка и реализация сельхозпродукции и прочие виды деятельности.
Бухгалтерский учет наисследуемом предприятии осуществляется в соответствии с принятым нормативным законодательствомна основе самостоятельных разработок и способов, принятых учетной политикой иразработанным Планом счетов бухгалтерского учета (Приложение Б).
ВООО ТД «Владис» бухгалтерский учет организован по журнально-ордерной формеучета с применением автоматизированной программы «1С: Бухгалтерия 8.0.».
Аудиторской фирмой«ЛЕКС» был проведен аудит учёта расчётов с подотчётными лицами за 2009год, впериод с 10.01.10 по 16.01.10г. Аудит являлся инициативным.
Теоретической основойдипломной работы являются нормативные документы в области бухгалтерского иналогового учета, труды экономистов по данным вопросам, статьи экономическихжурналов и газет, а также учебные и методические пособия по бухгалтерскому учетуи аудиту расчетов с подотчетными лицами.
Практическая основадипломной работы представлена данными синтетического и аналитического учета, атакже данными бухгалтерской финансовой отчетности ООО ТД «Владис» за 2008– 2010гг., материалами рабочей документации аудиторов.
Длятого чтобы правильно разобраться в вопросах организации бухгалтерского учета иаудита расчетов с подотчетными лицами, рассмотрим теоретические аспекты задачих учета и контроля в первой главе дипломной работы.
Глава 1. Понятиерасчётов с подотчётными лицами, задачи их учёта и контроля
1.1 Место и роль расчётов с подотчетными лицами ворганизации
В процессефинансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимостьприобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не толькопо безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работникувыдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполненияопределённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные,командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами.
Правильная организацияучёта расчётов с подотчётными лицами имеет крайне важное значение. С однойстороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятииденежных средств, а с другой стороны, позволяет предприятию избежатьконфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Расчеты сподотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в своюочередь, характерны для любой организации. В настоящее время наличное денежноеобращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовыхопераций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦентральногоБанка России 22.09.1993 № 40.
Для тогочтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден,необходимо выполнение следующих условий:
1) наличиеприказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникамподотчетных сумм, который должен предусматривать:
· круг лиц, имеющихправо на получение денег под отчет;
· размерыподотчетных средств;
· сроки их возвратаили отчета об израсходовании;
2) соблюдениеправил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе опорядке выдачи подотчетных средств;
3) соблюдениеправил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранеевыданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет однимработником другому.
Если возникаетнеобходимость выдачи денежных средств лицу, не указанному в приказе, ворганизации составляется отдельный приказ, где указывают фамилию и должностьсотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой ондолжен сдать авансовый отчет в бухгалтерию.
Деньги для выдачи подотчет получают в кассу с расчетного счета, а затем из кассы выдают подотчетномулицу по расходному кассовому ордеру. Лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который онивыданы или со дня возвращения из командировки, предъявить отчет в бухгалтериюпредприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.Выдача под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущий аванс, не производится.
Размер сумм, выдаваемыхпод отчет, ограничен. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нуждыдолжна быть предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы,связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и местаее назначения. Срок командировки работников определяется руководителем, но онне может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Сроккомандировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнениямонтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Расходы на командировкускладываются из суточных, расходов по найму жилого помещения (квартирных) ифактических затрат, связанных с командировкой и документально подтвержденных(проезд, почтовые, телеграфные услуги и пр.).
Дляправильной организации бухгалтерского учета и при проведении аудита расчетов сподотчетными лицами необходимо руководствуются соответствующими нормативнымидокументами:
1)Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. №197-ФЗ. В соответствии со статей 137 ТК РФ работодатель вправе принять решениеоб удержании из заработной платы работников сумм в погашение неизрасходованныхи своевременно не возвращенных подотчетных сумм.
2)Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 129 – ФЗ от 21.11.96, который регламентирует,что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операцийорганизаций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях, в частности учетрасчетов с подотчетными лицами выданных на командировочные и хозяйственные нуждыпредприятия.
3)Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает срок сдачиподтверждающих документов об израсходованных подотчетных суммах, выданных нахозяйственных нужды (в течение трех дней) и на командировочные расходы. Вчастности, если командировочное лицо отправляется в загранкомандировку, тоденежные средства в подотчет ему выдаются за 10 дней до начала командировки, ион имеет право отчитаться по израсходованным подотчетным суммам в течение 10дней после возвращения из командировки.
4) Письмо № 42-8.1-09/267-759 Казначейства РФ от 29 июня 2007г. «О расходах по найму жилых помещений», в котором отмечено, что при отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления мест в гостинице) расходы по найму жилого помещения в размере 30 процентов установленной нормы суточных возмещаются за время фактического пребывания в месте командирования, которое определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командирования и дне выбытия из места командирования, проставляемым соответствующими должностными лицами. Факт непредставления места в гостинице никакими документами подтверждаться не должен.
5) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет федерального бюджета».
В соответствии с этим постановлением работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию России в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных. В случае если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счёт принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счёт питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных.
6) В Плане счетов бухгалтерского учетаи Инструкции по его применению приведены счета по расчетам с подотчетнымилицами, раскрыты их структура, назначение, экономическое содержание обобщаемых наних фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенныхслучаев. На основании данного нормативного документа предприятия разрабатываюти применяют рабочий План счетов бухгалтерского учета, который содержит полныйперечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета), которымпредприятие руководствуется при отражении операций по расчетам с подотчетными лицами.
7) и рядом других документов.
С одной стороны,операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами — привычные длябухгалтеров предприятий, с другой же — расчеты с подотчетными лицамизатрагивают достаточно широкий круг операций: с наличными денежными средствамив национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей, оплатойуслуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением,удержаниями из заработной платы работников, использованием как типовых формпервичных документов, так и нестандартных документов, разработанных напредприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки ипогрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, нередкость.
Существуют рамки,установленные принятым нормативным законодательством по учету и контролюрасчетов с подотчетными лицами, более подробно которые рассмотрим в следующейглаве дипломной работы.
1.2 Задачи учёта иконтроля расчетов с подотчетными лицами
Насегодняшний день бухгалтерия предприятия должна исходить из принципа, чтоумелое использование денег и денежных средств само по себе может приноситьорганизации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональномвложении временно свободных денежных средств и не допускать их вуалирование.
Основнойцелью бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является контрольсоблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильности и эффективностииспользования денежных средств выданных в подотчет, обеспечения всоответствующие сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия[11, c. 224].
Основнымизадачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
¾ контроль правильности документального оформления изаконности операций с денежными средствами, выданным подотчет на конкретныецели;
¾ обеспечение своевременности, полноты и правильностивозврата неиспользованных подотчетных сумм;
¾ своевременное выявление результатов невозвращенных вустановленный срок подотчетных сумм, обеспечение своевременного взысканиядебиторской и погашения кредиторской задолженности по выданным подотчетнымсуммам;
¾ обеспечение сохранности денежных средств в кассе ибесперебойная выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды и командировочныерасходы;
¾ изыскание возможностей наиболее рационального вложениясвободных денежных средств как источника финансовых инвестиций.
Основными задачами контроля расчетовс подотчетными лицами являются:
1) обеспечениесохранности выданных подотчетных сумм и правильности их использования насоответствующие цели расхода;
2) строгоесоблюдение установленных правил ведения кассовых операций и соблюдение порядкавыдачи в подотчет, размеров авансов и сроки, на которые они могут быть выданы;
3) проверкаправильности документального оформления и законности операций связанных сизрасходованными подотчетными суммами;
4) своевременное иполное отражение операций по подотчетным суммам в бухгалтерском учете;
5) обеспечениесвоевременности, полноты и правильности расчетов с подотчетными лицами, выявлениедебиторской и кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами».
Системавнутрипроизводственного бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами должнабыть организована по следующим пунктам:
- персональнаяматериальная ответственность кассира за контролем выданных и невозвращенных вустановленный срок подотчетных сумм;
- плановыеи внеплановые проверки главного бухгалтера предприятия за состоянием расчетов сподотчетными лицами и достоверности представленных оправдательных документов.
В рыночныхусловиях своевременный бухгалтерский учет и жесткий контроль расчетов сподотчетными лицами позволяют выявить предприятию свои просчеты и недостатки,наметить цели для дальнейшего перспективного развития в требуемом направлении,повысить эффективность хозяйствования для достижения конечного результатадеятельности предприятия- увеличения прибыли.
Одним из инструментовконтроля за учетом подотчетных сумм является независимая аудиторская проверка.
Аудит — независимаяэкспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюденияпорядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовыхопераций законодательству Российская Федерация, полноты и точности отражения вфинансовой отчетности деятельности предприятия [14, c.10].
Целью аудиторскойпроверки расчетов с подотчётными лицами является формирование мнения одостоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающихобязательства по внутренним расчетным операциям, и соответствии применяемой методикиучёта расчётов с подотчётными лицами действующим в Российской Федерациинормативным документам [25,c.105].
Основными задачамиаудита расчетов с подотчетными лицами предприятия является:
¾ проверкаправильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств и ихсоответствие с остатка по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в Главнойкниге с балансовыми данными;
¾ проверкадостоверности отражения фактической информации в регистрах бухгалтерскогоучета;
¾ проверкаправильности операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
¾ проверказаконности и своевременности расчетов с подотчетными лицами;
¾ проверкапредоставленных оправдательных документов по существу;
¾ проверкадостоверности бухгалтерской отчетности в части остатков по счету 71 «Расчеты сподотчетными лицами» и денежных оборотов, отраженных в отчете о движенииденежных средств (форма № 4) и в бухгалтерском балансе (форма №1). [30, с.201].
Аудит – это не просто механизм контроля. Аудиторские проверкив равной степени можно считать средством достижения коммерческого успеха,поскольку «добавочная стоимость» консультаций, осуществляемых специалистами повидению бизнеса и их советов, в конечном счете, способствуют экономическомууспеху клиента. Аудит и оперативное управление расчетамис подотчетными лицами предприятия способствует повышению притока денежныхсредств в организацию, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины,сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимойзадолженности. Это, в конечном итоге приводит к улучшению финансового состоянияорганизации.
Глава 2. Организациябухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
2.1 Документальноеоформление расчётов с подотчетными лицами
Подотчетнымисуммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходыадминистративно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, нарасходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а такжеразличных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия.
Подотчетные лица ООО ТД«Владис» получают наличные деньги на основании оформленного расходно-кассовогоордера.
К документам,подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятсякассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру с приложением к нимкопии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходныедокументы, утвержденные уполномоченными государственными органами.
Каждый из этихоправдательных документов должен быть установленной формы с содержаниемобязательных реквизитов.
Приобретенныетоварно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующимпервичным документам (накладная, товарная накладная).
Физические лица обязаныне позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет обизрасходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересахсубъекта хозяйствования.
В бухгалтерии авансовыйотчет подвергается тщательной проверке. Необходимо убедиться в том, чтособлюдены два условия:
1) следуетпроконтролировать целевое расходование денег (для этого необходимо обратиться кдокументу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходныйкассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотреть, на какие цели сотрудникполучил деньги от организации, затем сравнить цель с результатом согласнодокументам, которые сотрудник приложил к своему отчету; если они совпадают,значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению);
2) необходимо убедитьсяв наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а такжепроверить правильность их оформления.
Если сотрудникрасплатился наличными, то подтверждением расходов могут быть кассовый чек,квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А прирасчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронныхбанкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету,должны соответствовать суммам, указанных в платёжных документах.
Подчеркнем, что можнопринять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию кприходному кассовому ордеру. Ведь сотрудник может приложить к авансовому отчетуквитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент. Такойдокумент тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличныерасходы.
Документыпо учету расчетов с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис» подразделяются на тривида (Рисунок 1).
1.Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделекадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебнойзаписки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
Ктаким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание,командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходныйкассовый ордер.
Приказ(распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. Вприказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или городкомандирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основанииприказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении ивыписывается командировочное удостоверение [19. c.71].
Работнику,командированному для выполнения служебного задания, в соответствии спроизведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаютсяиз кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплатупроездных документов туда и обратно, на проживание и питание.
Кассирпроизводит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовомордере или заменяющем его документе. Если выдача денежных средств производитсяпо доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера послефамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываютсяфамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств.
В расходныхкассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляютсяприлагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по кассовымордерам могут производиться только в день их составления.
При направленииработника в командировку необходимо оформить следующие документы [19, с. 98]:
1) приказо направлении работника в командировку (форма № Т-9) (Приложение В);
2) командировочноеудостоверение (форма № Т-10) (Приложение Г);
3) служебноезадание (форма № Т-10а) (Приложение Д).
После возвращения изкомандировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет (ПриложениеЕ) об израсходованных суммах.
К авансовому отчетуприкладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия вкомандировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к местуработы, документы, подтверждающие произведенные расходы [20. c.89]. В состав командировочных расходов включаются следующие затраты:
¾ понайму жилого помещения;
¾ побронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
¾ напроезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размерестоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общегопользования (кроме такси);
¾ наоплату расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
¾ наоплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневныхкомандировках;
¾ напровоз багажа;
¾ суточныеза время нахождения в командировке (за каждый день пребывания в командировке, апри однодневных командировках в пределах России право работника на суточныеопределяет руководитель организации);
¾ расходына оформление заграничных паспортов и других выездных документов;
¾ повозмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с работой иподтверждены соответствующими документами.
Расходы, связанные скомандировкой работника организации, должны быть подтверждены оправдательнымидокументами, к которым относятся железнодорожные или авиабилеты, товарные чеки,кассовые чеки, счет-фактуры, накладные, квитанции, счета и т.п. Командировочныерасходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в составпрочих затрат. [36, с.423].
2.Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во времянахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К нимотносятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки (Приложение Ж) иоформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени иотчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности,квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того,командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в местекомандировки в командировочном удостоверении.
Припокупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязанвыдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).
3.Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировкиобязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течениетрех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчетруководству организации о результатах выполнения служебного задания, вбухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежныхсредств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетнымлицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех формсобственности, кроме бюджетных учреждений.
Наоборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражениясумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов,принятых к учету.
Послепроведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращенияиз командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактическиизрасходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов,оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах иприложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётнойпроверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильностьоформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначениюаванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителемпредприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных суммсдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасходвыдается по расходному кассовому ордеру[21. c.148].
Китоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложениемкомандировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездныхдокументов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам)и отчет о результатах командировки.
Вслучае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника вкомандировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один издвух вариантов отражения в учете:
1)работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её вкассу организации;
2) утверждение целесообразностипроизведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целейбухгалтерского учета в расходы организации.
/>
Рисунок1 — Схема первичной документации по расчётам с подотчётными лицами
Учетрасчетов с подотчетными лицами является важным по нескольким причинам: денежныесредства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активовпредприятия; денежные операции носят массовый и распространенный характер;подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участокхозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точкизрения различных нарушений и злоупотреблений.
Поэтомуследующим этапом нашего исследования является изучение вопросов организациирасчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным нахозяйственные нужды и представительские расходы.
2.2 Синтетический ианалитический учёт расчётов с подотчетными лицами по суммам, выданным нахозяйственные нужды, представительские расходы и ГСМ
В большинстве случаевподотчетные суммы на предприятии ООО ТД «Владис» выдаются начальникухозяйственного отдела на административно-хозяйственные нужды ипредставительские расходы.
Учетрасчетных взаимоотношений между работниками организации на исследуемомпредприятии ООО ТД «Владис» ведетсяна счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыты следующиесубсчета:
· 71.1 – «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
· 71.2 — «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
Однакосчет 71.2 хотя и открыт, но не использовался ни разу, так как никто изруководящего состава в загранкомандировку не отправлялся.
По дебету этого счета71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается получение авансов или возмещениерасходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возвратнеиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.
Остаток может быть какдебетовым, так и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженностьработника перед организацией, а кредитовый – задолженность организации передработником. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.
Согласнопроведенному исследованию нами было установлено, что:
¾ деньги в подотчет на хозяйственные нужды в ОООТД «Владис» выдаются только из кассы;
¾ в установленные организацией сроки подотчетные лица отчитываютсяоб использованных полученных суммах на основании авансового отчета;
¾ своевременно невозвращенные суммы авансов удерживаютсяиз причитающейся подотчетным лицам заработной платы.
Наизрасходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденциисо счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другимисчетами в зависимости от характера произведенных расходов и операций.
Рассмотримпример по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».На основании приказа руководителя предприятиябыла выдана сумма в подотчет Сидрееву Александру Сергеевичу в размере 9300 руб.00 коп. (Приложение И) на оплату материалов предприятию ООО «Стройкомплект»(Приложение К). В бухгалтерии предприятиябыли составлены следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице1.
Таблица 1 – Корреспонденциясчетов по выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды Сидрееву А.С в марте 2009 г.Содержание хозяйственной операции Сумма, руб. Корреспонденция счетов Документ Дебет Кредит 1.Выдана из кассы сумма подотчет Сидрееву А.С 9300 71.1 50 Расходный кассовый ордер 2.Оприходованно приобретенное имущество по авансовому отчёту 8100 10 71.1 Авансовый отчёт 3.Учтён НДС по приобретенному имуществу 1458 19 71.1 Счет-фактура 4. Из кассы выданы средства подотчетному лицу в возмещение перерасхода 258 71.1 50 Расходный кассовый ордер
Наосновании приказа руководителя предприятия № 73/10 от 3 марта 2009 г.менеджеру Мардарьеву А.Н. выдали в подотчет на хозяйственные нужды денежную сумму в размере5 000 руб. Необходимые товары подотчетное лицо не закупил. РаботникМардарьев А.Н. не произвел в установленный срок возврат выданных подотчетныхсумм и не возвратил деньги в кассу. В организации ОООТД «Владис» был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработнойплаты работника. Должностной окладработника Мардарьева А.Н. составляет 15 350 руб.
БухгалтерОООТД «Владис» составил следующиебухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 2.
Таблица 2 –Корреспонденция счетов по удержанию невозвращенной подотчетной суммы из заработнойплаты работника ООО ТД «Владис» Мардарьева А.Н. за март 2009 г.Содержание хозяйственной операции Сумма, руб. Корреспонденция счетов Дебет Кредит 1. Выдана из кассы сумма в подотчет на хозяйственные расходы работнику Мардарьеву А.Н. 5000 71.1 50 2. Отражена подотчетная сумма, отчет по которой не предоставлен в установленный срок. 5000 94 71.1 3. Отражена задолженность работника Мардарьева А.Н. по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя. 5000 73/2 94 4. Начислена заработная плата Мардарьеву А.Н 17000 44 70 5. Удержан налог на доходы физических лиц из суммы начисленной заработной платы ((17000-400)х13%) 2158 70 68 6. Удержана сумма задолженности по невозвращенной подотчетной сумме из заработной платы Мардарьева А.Н. 5000 70 73/2 7. Выдана заработная плата Мардарьеву А.Н из кассы 9842 70 50
При заправке автомобилятопливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист (типоваямежотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от28ноября 1997года № 78). Список лиц, имеющих право на получение денег наприобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, исроки составления авансовых отчетов также устанавливаются приказом руководителяпредприятия.[18. c. 61]
Размеры этой суммыопределяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта иплана использования автомобиля.
Водитель транспортногосредства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗСдокумент (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделеннойстоимостью одного литра топлива.
Автозаправочные станцииобязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходитодин раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.
Например, ООО ТД«Владис» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласнодоговору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС№1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки. Водительавтомобиля Тарасов Т.Т. (согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г.еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400руб на приобретение бензина.
Тарасов Т.Т. получилпутевой лист № 01 от 08.01.2010г. (Приложение Л) и денежные средства — 1400р.по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженностипо подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет. В бухгалтерию он предоставилавансовый отчет №2 от 08.01.09г., к которому приложил:
1) путевой лист № 01 от08.01.2009г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль впериод с 09.00ч. до 18.00ч. 08.01.2009.;
2) чеки, полученные наАЗС №1112 на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одноголитра бензина 19руб.
БухгалтерОООТД «Владис» составил следующиебухгалтерские записи, которые представлены в таблице 3.
Таблица 3 –Корреспонденция счетов по учёту приобретения ГСМ в ООО ТД «Владис».Содержание хозяйственной операции
Сумма,
руб Корреспонденция счетов Дебет Кредит 1. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., на приобретение ГСМ за наличный расчет 1400 71.1 50 2. Отражена стоимость ГСМ, залитых в бак согласно авансовому отчету 1159,32 10.3 71.1 3. НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива 208,68 19 71.1 4. В кассу возвращён остаток неиспользованной подотчётной суммы. 32 50 71.1
ООО ТД «Владис» с цельюрасширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключенияновых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом иобслуживанием представителей собственной и других организаций (включаяиностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительскиерасходы.
Так какпредставительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности,то в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации» они признаются втом отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от временифактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущениевременной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнениивышеперечисленных условий.
Рассмотрим напримере ООО ТД «Владис», каким образом в бухгалтерском учете отражаютсяпредставительские расходы.
ОООТД«Владис» провела в апреле месяце деловые переговоры с представителями ООО«Летур», в результате которых было достигнуто соглашение об организациисовместной деятельности. ООО ТД «Владис» организовало официальный обед вресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет вресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведениеофициальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счеттранспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счетапо транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услугитранспортной организации были оплачены с расчетного счета.
Такимобразом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Веста-Тур»составила 12 980 рублей, в том числе НДС. При утверждении авансового отчетабухгалтер организации отразил в бухгалтерском учете следующие записипредставленные в таблице 4.
Таблица – 4Корреспонденция счетов по отражению в учёте представительских расходов в ООО ТД«Владис»Содержание хозяйственной операции
Сумма,
руб. Корреспонденция счетов Дебет Кредит 1. Выданы из кассы денежные средства в подотчёт Милёхиной Л.Д 15000 71.1 50 2. Принят авансовый отчет по представительским расходам 10000 44 71.1 3. Учтен НДС по представительским расходам 1800 19 71.1 4. Оплачен счет за транспортное обслуживание 1180 76 51 5. Учтен НДС по транспортным расходам 180 19 76
6. Учтены в качестве представительских расходов транспортные/> услуги по доставке участников к месту встречи 1000 44 76 7. Принят к вычету НДС по транспортным и представительским расходам 1980 68 19 8. Возвращен остаток неиспользованной суммы подотчетным лицом 3200 50 71.1
Какуже отмечалось ранее, бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных лиц иприложенные к ним документы по форме и существу. Подтвержденные авансовыеотчеты отражаются в журнале-ордере №7. Записив данный регистр производится позиционным способом по каждому авансовому отчетув отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического ианалитического учета подотчетных сумм.
В связи с тем, что наисследуемом предприятии применяется автоматизация бухгалтерского учета,вышеперечисленные регистры бухгалтерией не используются, а формируютсяследующие документы: Анализ счета 71 (Приложение М), Карточкасчета 71 (Приложение Н), Оборотно — сальдовая ведомость по счету 71 (ПриложениеП).
2.3 Учёткомандировочных расходов на предприятии
В процессехозяйственной деятельности ООО ТД «Владис» нередко возникает необходимость восуществлении определенным работником своей трудовой функции за пределами местапостоянной работы. С целью защиты прав работников при направлении в такиепоездки трудовое законодательство РФ предусмотрело правовой режим служебнойкомандировки.
В ООО ТД «Владис» принаправлении работника в командировку издается приказ, выдается командировочноеудостоверение. Оно выписывается в канцелярии предприятия не раннее, чем за тридня до начало командировки.
На основанииподписанного приказа руководителя главный бухгалтер производит расчет впримерных суммах, на выдачу денег в подотчет на командировку. Предварительно главныйбухгалтер уточняет у руководителя, каким видом транспорта командировочное лицоотправится в пункт назначения (железнодорожным, автотранспортом и т.д.). Далееон уточняет в кассах железнодорожного транспорта или в кассах автовокзала, сколькобудет стоить проезд туда и обратно [35, c.389].Таким образом, в сумму выдачи средств на командировочные расходы закладываютрасходы на:
— проезд до пунктаназначения и обратно;
— суточные с учетомсроков командировки;
— средства напроживание в гостинице и т.п.
Размерсуточных определяется организацией самостоятельно, при этом максимальный размерсуточных не ограничен. Однако необходимо иметь в виду, что при определенииналогооблагаемой суммы прибыли суточные до 2009 г признавались в пределах норм, установленных правительством — 100 руб, но начиная с 1 января 2009 г такое нормирование отменено и суточные при налогообложении прибыли учитываются в фактическипроизведенных расходах.
Также сянваря 2008 г. введено разграничение норм суточных, не подлежащих обложению НДФЛ.Таким образом, суточные уменьшают налоговую базу по НДФЛ в следующих пределах:
– не более700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны;
– не более2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами России.
Сверхнормативныесуточные, выплаченные в размере, превышающем суммы, указанные в статье 217Налогового кодекса, становятся базой для начисления и удержания НДФЛ.
Всоответствии с принятым нормативным законодательством также установленыследующие нормы возмещения командировочных расходов по оплате найма жилогопомещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами,но не более 550 в сутки (при отсутствии подтверждающих документов – 12 руб. всутки);
Руководительорганизации ООО ТД «Владис» установил размер суточных, которые на данный моментсоставляют 300 руб. за сутки пребывания работника в командировке на территорииРоссийской Федерации.
Авансовые отчеты покомандировочным расходам и средствам предоставляются в бухгалтерию не позднеетрех дней (они составляются автоматизированным способом в бухгалтерии). Кавансовым отчетам в обязательном порядке прилагаются оправдательные документы.
С соответствии состатьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой илипереводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе привыдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет правопроизвести удержание из заработной платы работника.
При этом решение обудержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока,установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник неоспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроковили при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущербарешается в суде.
Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласнокоторой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы неможет превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50%заработной платы, причитающейся работнику [27, c.97].
Если задолженностьработника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашениепроизводится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равнойпредельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатахзаработной платы.
Для учета денежныхсредств, выданных в подотчет организация ООО ТД «Владис» использует счет 71«Расчеты с подотчетными лицами», с аналитическим разделением по каждомукомандировочному лицу. Поскольку организация ООО ТД «Владис» является торговойорганизацией, то затраты, связанные командировкой, а также некоторые общехозяйственныерасходы, относятся на счет 44 «Расходы на продажу».
Рассмотрим пример поданным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».
Главному бухгалтеру ООО«Владис» Мамочкиной А.М. по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2009г. на командировку вМоскву на 11дней в Московский Университет Управления для повышенияквалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на13.01.2009г. нет.
Для обоснованиякомандировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:
1) договор с МосковскимУниверситетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, наобучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учетвалютных операций» с 15.01.2009 по 26.01.2009.;
2) приказ руководителя№5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку Мамочкиной А.М. сроком на11дней, с 14.01.2009г. по 27.01.2009 в г. Москва в Московский УниверситетУправления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме700 рублей в день;
3) плановая сметакомандировочных расходов Мамочкиной А.М.:
— железнодорожныебилеты (туда, обратно) — 2800руб.,
— номер в гостинице«Москва» на 9 дней (1250руб. в сутки) — 11250руб.,
— суточные 11 дней х300 руб. – 3300руб.,
Итого: 17350 рублей;
4) командировочноеудостоверение №01 от 13.01.2009г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем изаверенное печатью ООО ТД «Владис».
Мамочкина М.А.зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки»13.01.2009г.
Авансовый отчет №3 обизрасходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила в бухгалтерию29.01.2009г. К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) железнодорожныебилеты Ульяновск — Москва и Москва — Ульяновск на общую сумму 2800рублей;
2) счет № Е-144 от26.01.2009г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2009г. гостиницы «Москва» за 9дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;
3) приказ директораРыбакова И.Н. №5 от 12.01.2009г. на оплату суточных из расчета 300 руб. за день(на 11 дней командировки) 3300 руб.;
4) отчет о проделаннойработе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышенияквалификации Московского Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;
5) командировочноеудостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.
Неиспользованная подотчетнаясумма в размере 7650 рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовомуордеру №6 от 29.01.2009г.
Бухгалтер ООО ТД«Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице5.
Таблица 5 –Корреспонденция счетов по учёту командировочных расходов в ООО ТД «Владис»Содержание хозяйственной операции
Сумма
(руб). Корреспонденция счетов Дебет Кредит 1) Мамочкиной А.М выданы суммы под отчет на командировочные расходы 25000 71.1 50
2) Принят авансовый отчёт по командировочным расходам :
— расходы на проезд
17350
2800 44 71.1 — расходы на проживание (без НДС) 9533,90 44 71.1 — выделен НДС (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») 1716,10 19 71.1 — суточные 3300 44 71.1 3) 29.01.09 возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчётной суммы 7650 50 71.1
Рассмотрим еще один примерпо данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис». ООО ТД «Владис» по договорус обслуживающим банком получило корпоративную расчетную карту с лимитомрасчетов на сумму 100 000 руб. Карта была выдана сотруднику ПантелеевуО.Ю.при направлении в командировку в г.Н.Новгород. Сотрудник Пантелеев О.Ю. получилналичные с карточного счета в размере 30 000 руб. По возвращении из командировки Пантелеев О.Ю. предоставилавансовый отчет, подтверждающий существенные расходы на сумму 25 000 руб.Остаток полученных наличных в сумме 5000 руб. сотрудник Пантелеев О.Ю. внес вкассу.
Напредприятии ООО ТД «Владис» бухгалтер на каждую пластиковую корпоративнуюкарту организации открываются отдельно субсчета к счету 55, например субсчет55-41«Специальный карточный счет Пантелеева О.Ю.» Бухгалтер ООО ТД «Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которыепредставлены в таблице 6.
Таблица 6–Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов, выданных спластиковой корпоративной карты ООО ТД «Владис» в сентябре 2009 г.Содержание хозяйственной операции Сумма, руб. Корреспонденция бухгалтерских счетов Дебет Кредит 1. Перечислены с расчетного счета предприятия ООО ТД «Владис» денежные средства для открытия карточного счета. 100 000 55-41 51 2. Отражена суммам денежных средств на кредитной карте, снятая работником со специального карточного счета. 30 000 71.1 55-41 3. Списаны с подотчетного лица Пантелеева О.Ю. суммы, признанные к возмещению. 25 000 44 71.1 4. Внесен остаток неизрасходованных наличных денежных средств Пантелеевым О.Ю. снятых по кредитной карте. 5 000 50 71.1
Всебольшее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связанос расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежнымипартнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российскихфирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.
Выплатаработнику суточных в иностранной валюте при направлении работника вкомандировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемыхколлективным договором или локальным нормативным актом.
Направляемый взагранкомандировку работник может сам получить в банке наличную валюту свалютного счета предприятия. Можно также выдать работнику валюту накомандировочные расходы через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае осуществления этой валютной операции через кассу указанные валютныесредства подлежат выдаче работнику под отчет либо – в случаеневыдачи – зачислению в полном объеме на текущий валютный счетпредприятия, учреждения, организации в уполномоченном банке в течение 3банковских дней с момента снятия указанных средств [33. c.112].
Если работник,получивший наличную иностранную валюту в банке или в кассе предприятия, покаким-либо причинам не смог выехать в течение установленного срока вкомандировку, то он должен в течение 3 дней с момента получения валютывозвратить всю сумму наличных в кассу своего предприятия или самостоятельновнести валюту на валютный счет предприятия. Так же, если по возвращении изкомандировки работник возвращает остаток неизрасходованных подотчетных средствв кассу в иностранной валюте, то предприятие обязано внести остаток валюты насвой валютный счет в банке в течение 3 дней. Возвратить остаток валютныхподотчетных средств работник может как в валюте, в которой ему был выдан аванс,так и в рублях по курсу ЦБ РФ на день внесения денежных средств в кассу.
В случае, когдафактические расходы работника превысили выданный ему аванс, предприятие (еслиэти расходы признаны целесообразными руководителем предприятия) обязановозместить работнику сумму перерасхода по командировке согласно авансовомуотчету в валюте или в рублях по усмотрению работника.
Работнику принаправлении его в командировку на территорию иностранного государствадополнительно возмещаются:
¾ расходы наоформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
¾ обязательныеконсульские и аэродромные сборы;
¾ сборы за правовъезда или транзита автомобильного транспорта;
¾ расходы наоформление обязательной медицинской страховки;
¾ иные обязательныеплатежи и сборы.
Глава 3. Аудиторскаяпроверка расчетов с подотчетными лицами
3.1 Организацияподготовки аудита расчётов с подотчетными лицамиПод аудитом бухгалтерской отчетности понимается независимаяпроверка, осуществляемая аудиторской организацией и имеющая своим результатомвыражение мнения аудиторской организации о степени достоверности бухгалтерскойотчетности экономического субъекта.
Основнымиэтапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицамиявляются:
1)определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов;
2)составление аудиторской программы проверки расчетов с подотчетными лицами;
3)тестирование системы внутреннего контроля и учета;
4)установление соответствия данных бухгалтерской отчетности данным счетовбухгалтерского учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
5)проверка организации материальной ответственности;
6) документальноеоформление расчётов с подотчётными лицами;
8)выражение мнения о достоверности отчетности в части учета расчётов сподотчётными лицами
Входе аудита расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:
¾ Проверкадокументального подтверждения расчетных операций:
¾ Контрольдокументов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономическогоанализа
¾ Проверкаорганизации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет
¾ Проверкасинтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов
¾ Сверкаоборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге ибухгалтерском балансе
Информационнаябаза, используемая аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами включает:
1)Внешнюю информационную базу (основные нормативные документы, регулирующие организациюбухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами):
· Гражданскийкодекс РФ, ч. 2, гл. 42, п.2;
· Налоговыйкодекс РФ (ч.1.), утвержденный Федеральным законом № 146-ФЗ от 31 июля 1998 г. (в ред. Федерального закона № 154-ФЗ от 9 июля 1999 г.);
· Федеральныйзакон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ ;
· Федеральныйзакон от 30.12.2008г. №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;
· Порядокведения кассовых операций в РФ (письмо Центрального банка России № 40 от 22сентября 1993 г.);
· ПБУ4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утв. Приказом МФ РФ №43н от 6 июля 1999 г.);
· Положение«О безналичных расчетах в Российской Федерации», утвержденное ЦБ РФ 3 октября 2002 г. № 2-П;
2)Внутреннюю информационную базу:
· приказоб учетной политике организации (по которому аудитор знакомится с рабочимпланом счетов, применяемой формой бухгалтерского учета и перечнем регистров поучету денежных средств; документооборотом первичных документов, связанных сучетом денежных средств и расчетов с подотчетными лицами; перечнем лиц, которымпредоставлено право подписи денежных и расчетных документов);
· бухгалтерскуюотчетность — Бухгалтерский баланс (ф. № 1) и Отчет о движении денежных средств(ф. № 4);
· регистрысинтетического учета денежных операций: журналы-ордера, ведомости, машинограммыпо счету 50 и 71;
· журналырегистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений;кассовую книгу; Главную книгу;
· первичныедокументы, оформляющие операции с денежными средствами (отчеты кассира сприложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера,платежные ведомости, квитанции и кассовые и товарные чеки и др.).
Планированиеаудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:
1.Общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведенияаудита.
2.Аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательностьосуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторомобъективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.
Разработкаобщего плана и программы аудита основывается на предварительных данных обэкономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитическихпроцедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые дляаудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита,составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета иаудиторского заключения[40. c.128]. расчет подотчетный лицо аудит
Программаявляется развитием общего плана и представляет собой более детальный переченьаудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана[14. c.301].
Впроцессе планирования аудитор должен также:
1.Оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента.
2.Установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности,которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной.
3.Выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторскиепроцедуры.
Программатестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий,предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннегоконтроля и учета.
Программыпомогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочейдокументации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита иего результатов.
Тестпроверки состояния системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета операцийс подотчетными лицами, составленный на примере ООО ТД «Владис» приведен в таблице7.
Таблица7 — Тестирование состояния системы бухгалтерского учета № Содержание вопроса или объекта исследования Содержание ответа (результат проверки) Выводы и решения аудитора 1 Разработаны ли схемы отражения на счетах операций с подотчетными лицами Определен только рабочий план счетов, схем нет Возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов 2 С какой периодичностью сверяются данные кассовой книги с данными учетных регистров и первичных документов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»? Ежеквартально Существует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев 3 Как регулярно обрабатываются и отражаются в учете авансовые отчеты об израсходованных суммах выданных на хозяйственные нужды и на командировочные расходы ? Данные авансовых отчетов отражаются в учете на 3-4 день Возможны ошибки в корреспонденции счетов 4 Соответствуют ли данные учетных регистров по счету 71 остаткам Главной книги? Соответствуют Система учета удовлетворительная 5 Проверяется ли соответствие данных аналитических регистров регистрам синтетического учета по счету 71? Ежемесячно Система учета удовлетворительная
Порезультатам указанного теста можно сделать вывод о том, что система внутреннегоконтроля и учета расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии работаетне достаточно эффективно. Тому свидетельствуют следующие моменты:
¾ нерегулярнопроводится проверка главным бухгалтером достоверности составления авансовыхотчетов и приложенных к ним авансовых отчетов;
¾ недостаточночастая проверка своевременности сдачи неизрасходованных подотчетных сумму ит.д.
Такжевыявлены отрицательные моменты в плане учета, как то: нет разработанных схемотражения на счетах операций с денежными средствами и расчетов с подотчетнымилицами, не достаточно часто проводится сверка данных кассовой книги с даннымиучетных регистров и первичных документов, обработка и отражение в учете подотчетныхсумм ведется запоздало. Выявленные нарушения в системе внутреннего контроля иучета значительно повышают уровень риска контроля [16. c.197].
Такжеаудитор может отдельно проводить оценку состояния системы внутреннего контролядвижения и сохранности денежных средств и других ценностей в кассе, а такжеоценку состояния внутреннего контроля и системы учета банковских операций,которые проводятся путем тестирования.
Тестированиепроизводится посредством вопросника, составленного аудитором. По полученнымответам аудитор определяет состояние внутреннего контроля на предприятии, даетпредварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, выделяет «узкие» места ипланирует состав контрольных процедур.
По произведенным даннымисследования можно охарактеризовать организацию системы внутреннего контроля вООО ТД «Владис» на среднем уровне.
Для учета операций с подотчетнымилицами применяются ПК, что значительно повышает возможность сопоставленияданных.
Также по данным тестаможно сказать, что организация системы бухгалтерского учета операций с подотчетнымилицами в общем отвечает требованиям оперативности и достоверности.
Далееследует рассчитать уровень существенности и его взаимосвязь с аудиторскимриском.
Уровеньсущественности – это то предельное значение ошибки, начиная с которойквалифицированный пользователь этой отчетности с большей степенью вероятностине сможет делать на ее основе правильные выводы и принимать правильныеэкономические решения
Всоответствии с Правилом (стандартом) №4 «Существенность в аудите» от07.10.2004г. № 532, перед началом проверки аудитор должен решить, какую общуюсумму ошибки следует считать существенной. Такая предварительная оценкапозволяет аудитору организовать процесс сбора необходимых доказательств.
Приэтом принимается допущение, что число аудиторских доказательств обратнопропорционально установленному уровню ошибки.
Определениесущественности зависит от опыта и квалификации аудитора и определяется имсамостоятельно для каждого клиента с учетом объема и специфики его деятельности(размер предприятия, величина валовой прибыли, стоимость активов, величинакапитала, сумма текущих обязательств и др.). Уровень существенностиустанавливается как для каждого из этих показателей, так и для отчетности вцелом. Однако не все ошибки можно оценить количественно [30. c.184].
Следуетучитывать, например, такие обстоятельства, как нежелание клиента раскрыватьопределенного рода информацию (незаконный характер отдельных операций,нарушение условий контракта и др.). Поэтому на практике различные аудиторыпо-разному решают проблему определения существенности.
Некоторыеприбегают к точным количественным критериям оценки, другие полагаются на свойопыт и интуицию, считая что отклонение показателя до 5 % будет незначительным,а свыше этой величины — существенным.
Длянахождения уровня существенности применялась методика, построенная на основесистемы базовых показателей и данные бухгалтерской финансовой отчетностипредприятия ООО ТД «Владис» (Приложение Р и С).
Таблица 8 — Определение уровня существенности по данным предприятия ООО ТД «Владис»Базовый показатель Значение базового показателя, руб. Уровень существенности, % Значения, определяемые для определения уровня существенности, руб. 1 2 3 4 1. Чистая прибыль предприятия 1 415 000 5 70 750 2. Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг без НДС 13 599 000 2 271 980 3. Валюта баланса 2 676 000 2 53 520 4. Собственный капитал 2 445 000 10 244 500 5. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг 10 053 000 2 201 060
1)среднее арифметическое 1 =
/> р.
2)сравнивается значение показателей из последнего столбца со средним арифметическим¹
/>
/>
/>
/>
/>
3)Отбрасываются два значения, сильно отклоняющихся в большую или меньшую сторонуот среднего арифметического значения. В нашем случае 70 750 руб. и53 250 руб.
Среднееарифметическое 2 = />
4)полученное значение округляется, но так чтобы после округления оно изменилосьне более чем на 20%
Округляемдо 230 000 руб.
/>
230000 р. – Единый уровень существенности
Далее определяем уровеньсущественности для сальдо счета 71 «Подотчётные лица». Итак, для валюты балансауровень существенности составляет 230 тыс. руб. По данным оборотно–сальдовойведомости, сальдо по счёту 71 равно 3000тыс.руб. Используя значение валюты бухгалтерскогобаланса, которое составляет 2 676 000 руб., составим пропорцию иопределим уровень существенности для расчетов с подотчетными лицами =/>
Следовательно, уровеньсущественности для расчетов с подотчетными лицами будет равен 258 руб.(округленно 250 руб).
Аудиторский рискозначает вероятность того, что бухгалтерская отчетность ООО ТД «Владис» можетсодержать не выявленные существенные ошибки и искажения после подтверждения еедостоверности.
Используяформулу факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемыйаудиторский риск (ПАР).
ПАР= НР + РСК + РН
где:ПАР- приемлемый аудиторский риск — относительная величина, отражающая суждениеаудитора о приемлемой вероятности наличия в финансовой отчетности существенныхошибок после завершения аудита и выдачи клиенту безусловно положительногозаключения;
НР- неотъемлемый риск, характеризующий вероятность появления в отчетности в целом(или в статье баланса, в данном бухгалтерском счете, в однотипной группе хозяйственныхопераций и т. п.) существенных ошибок до того, как они будут выявленысредствами системы внутреннего контроля клиента;
РСК- риск средств контроля, выражающий вероятность пропуска (не выявления)существенных ошибок системой бухгалтерского учета и системой внутреннегоконтроля;
РН- риск необнаружения (процедурный), устанавливающий вероятность не выявления впроцессе проведения проверки существенных ошибок. [16, с. 51].
Приемлемыйаудиторский риск – это субъективно установленный уровень риска, который готоввзять на себя аудитор. Если аудитор определит для себя меньший уровеньаудиторского риска, то это означает, что он стремиться к большей уверенности втом, что отчетность не содержит существенных ошибок.
Аудиторне может гарантировать полного отсутствия существенных ошибок. Большинствоаудиторов считают, что величина приемлемого аудиторского риска не должнапревышать 5%.
Рассчитаемприемлемый аудиторский риск:
— неотъемлемый риск (НР) по данным теста оценки неотъемлемого риска находится насреднем уровне, установим его 60%;
— риск средств контроля (РСК) по данным теста проверки состояния системывнутреннего контроля на среднем уровне, поэтому установим его 50%;
— риск необнаружения (РН)
По итогам оценки:
Неотъемлемый риск –0,52% (Приложение Т)
Риск средств контроля –0,46% (Приложение У)
Риск необнаружения –0,14% (Приложение Ф)
0,52*0,46*0,14=0,0335=(3,35%)
Таккак аудиторский риск невысок, то аудитор может считать план приемлемым. Проделаввышеизложенные процедуры, можно приступить к составлению общего плана ипрограммы аудиторской проверки операций с подотчетными лицами.
План аудиторскойпроверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: названиепроверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверкаданной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя,отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы,планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности.Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, атакже необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.Содержание плана представим в (Приложении Х).
Программа аудиторскойпроверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании Планааудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также каки план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации,период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителяаудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск,планируемый уровень существенности [25. c.102].
Она служит подробнойинструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведенияработы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.
Составляя программупроверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия напроверку тех участков, которые не подвергались контролю или малоконтролировались бухгалтерией.
Программа аудита учетарасчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержанияаудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, длясбора аудиторских доказательств.
Программу аудиторскойпроверки учета расчётов с подотчётными лицами представим в (Приложении Ц).
Аудиторскаяорганизация, если сочтет это целесообразным, может согласовать с руководствомпроверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана ипрограммы аудита. При этом аудиторская организация является независимой ввыборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несетполную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общимпланом и данной программой.
По окончании процессапланирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформленыдокументально и завизированы в установленном порядке [33. c.51].
3.2 Проверкадокументального оформления расчётов с подотчётными лицами
Аудитор должен помнить,что сроки выдачи денежных средств подотчет устанавливаются приказомруководителя предприятия. Для контроля за сохранностью имущества предприятияцелесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц,которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные ипредставительские расходы. Поэтому при проверке законности выдачи сумм подотчётв первую очередь определялось наличие списка работников предприятия, которыммогут выдаваться в подотчёт наличные деньги [34. c. 360].
Методом сплошнойпроверки авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выданные отдельнымсотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличиеприказов о направлении работников в командировку, правильность оформления исвоевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательныхдокументов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильностьсоставления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. Врезультате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм.
В ходе работы аудиторпроверяет:
¾ оформлениеавансовых отчетов;
¾ оформлениекомандировочных расходов (в том числе за рубеж);
¾ порядокпередачи подотчетных сумм другому лицу;
¾ своевременностьвозврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
¾ существоотраженных в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверкаавансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженныхопераций.
Порядок документальногооформления расчетов с подотчетными лицами регулируется ПостановлениемГоскомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формыпервичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»».
При проверке авансовыхотчетов по форме следует протестировать следующее:
¾ соответствиетиповой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
¾ наличиеномера и даты составления;
¾ указаниеподотчетного лица;
¾ указаниесуммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
¾ указаниеназначения аванса;
¾ наличиеподписей;
¾ заполнениеобратной стороны авансового отчета.
Методика документальнойпроверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законностиотраженных в учете операций с подотчетными лицами.
При этом необходимопроконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов вбухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц (ранее былоотмечено, что он составляет не более трех дней) аудитор проверяет путем сверкидат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовыхотчетах. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженностиподотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причинынепогашения дебиторской задолженности.
Вместе с темосуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными,отраженными в нем.
Особое внимание должнобыть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение имигорюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных наэти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.
Обоснованностьпроизведенных через подотчетное лицо представительских расходов должнаподтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица,ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителямидругого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта сприложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи[40. c. 139].
Всю полученную в ходепроверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляетфактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы ипри необходимости корректирует план проверки.
Приведем пример из практикиаудиторов (Приложения Ш, Щ ). На основании приказа руководителя работникадминистрации (должность–водитель автомобиля) Селезнев Евгений Николаевич былотправлен в командировку в г. Москву за покупкой расходных материалов наосновании командировочного удостоверения №17 от 05.07. 2009 г… Перед началом командировки ему были выданы средства в подотчет в размере 12 100 руб. Поокончании командировки он предоставил авансовый отчет (Приложение Щ)приложенными оправдательными документами на сумму в размере 8 632,11 руб.Отразим полученные результаты проверки в таблице 9.
В процессе контроляаудитор проверяет также законность и целесообразность возмещениякомандировочных расходов на предприятии при этом проверяется правильностьведения журнала регистрации работников направленных в командировки.
Таблица 9 – Сверкадостоверности отражения данных по командировке работника ООО ТД «Владис»Селезнева Евгения Николаевича за 05.07. 2009г.№ Документ подтверждающий производственные расходы
Наименование
документа
(расхода) Сумма расхода
Дебет
счета
(субсчета)
Отклонение
(-;+) По данным аудита По данным бух. учета ООО ТД «Владис» Дата Номер По отчету
Принятая
к учету По отчету
Принятая
к учету 1 05.07.2009 г. 17
Командировочное
удостоверение 2 100 2 100 2 100 2 100 26 - 2 07.07.2009 г. 0014 Кассовый чек 762,02 762,02 762,02 762,02 10.03 - 3 07.07.2009 г. 0411 Кассовый чек 891,97 891,97 891,97 891,97 10.03 - 4 07.07.2009 г. 274271,0112
Счет,
Кассовый чек 2000,00 2000,00 2000,00 2000,00 26 - 5 07.07.2009 г. б/н 2970
Квитанция,
Кассовый чек 200,00 200,00 200,00 200,00 26 - 6 07.07.2009 г. б/н 4152
Товарный,
Кассовый чек 791,20 791,20 791,20 791,20 10.03 - 7 08.07.2009 г. 0260 Кассовый чек 964,92 964,92 964,92 964,92 10.03 - 8 09.07.2009 г. 2516 Кассовый чек 917,00 917,00 917,00 917,00 10.03 - ИТОГО: 8632,11 8632,11 8632,11 8632,11
Особое вниманиеуделялось проверке предоставленных командированными лицами авансовых отчетов.
Устанавливалось наличиеотметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктовназначения нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении вселиреквизиты заполнены.
Наосновании данных Таблицы 10 была установлена достоверность отражения данныхбухгалтерского учета по командировке Ахтямова Р.Р.в г. Саратов (сроккомандировки пять дней).
Суточныебыли рассчитаны по решению руководства 300 руб. за сутки, в командировке он былпятеро суток (300 руб. х 5 суток= 1500 руб.)
Таблица10 — Проверка достоверности отражения информации в авансовом отчете иприложенных к нему оправдательных документов в ООО ТД «Владис» по командировкеАхтямова Р.Р. за 11.08.2009 г. Наличие расхода По данным организации ООО ТД «Владис» По данным аудита
Отклонение
(+;-) 1. Проезд железнодорожным транспортом в пункт назначения 1970, 00 руб. 1970, 00 руб. - 2. Железнодорожный сбор 360, 00 руб. 360, 00 руб. - 3. Проезд железнодорожным транспортом из пункта назначения 2 010,00 руб. 2 010,00 руб. - 4. Страховой полис 170, 00 руб. 170, 00 руб. - 5. Суточные 1500, 00руб. 1500, 00руб. - Итого: 6010 руб. 6010 руб. -
В процессе контроляаудитор проверял законность и целесообразность возмещения командировочныхрасходов на предприятии ООО ТД «Владис» при этом проверялось правильностьведения журнала регистрации работников направленных в командировки.
Особое вниманиеуделялось проверке предоставленных командированными лицами авансовых отчетов.Устанавливалось наличие отметок в командировочных удостоверениях о датахприбытия и выбытия из пунктов назначения нет ли подчисток, помарок вкомандировочном удостоверении всели реквизиты заполнены.
Врезультате проведенного аудита операций с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис»установилено, что:
¾ отсутствуютслучаи выдачи наличных денег из кассы посторонним лицам;
¾ подписив расходных кассовых ордерах присутствуют и главного бухгалтера и руководителяпредприятия;
¾ невыдается повторная денежная сумма в подотчет тем работникам, которые неотчитались о невозвращенных предыдущих подотчетных суммах;
3.3 Аудитсинтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами
Для проверкиправильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудиторконтролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данныханалитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических исинтетических данных учета зависит от формы ведения учета на предприятии.
При журнально-ордернойформе учета сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотнойведомости или журнале-ордере.
При проведении аудитанеобходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов сподотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами». Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткампо счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а такжедебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
ВООО ТД «Владис» мы проверили Анализ счета по счету 71 «Расчеты сподотчетными лицами», Обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами», Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами» (1С — «Бухгалтерия-7.7.»).
Впроцессе данной проверки мы установили соответствие данных по подотчетнымсуммам показателям синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами».
Дляэтого мы общий итог остатков (в суммарном выражении) по сальдовой ведомостисверили с остатками на конец месяца, приведенными в оборотной ведомости.
Проверкаполноты проверенных данных по перечисленным регистрам бухгалтерского учета представленав таблице 11.
Произведем сверкуконечного сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО ТД «Владис»за 7 июля 2009:
475 563 – 42руб. +66 905-30 руб.- 42 831-50 руб. = 499 637-22
В результате мывыявили, что расхождения в данном случае отсутствуют, что являетсяположительным моментом учета расчетов с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис».
Таблица 11 — Проверкаполноты отражения данных в регистрах бухгалтерского учета по счету 71 «Расчетыс подотчетными лицами» в ООО ТД «Владис» за 7 июля 2009 г.Показатель
Карточка сч.71,
руб. Анализ сч. 71, руб. Оборотно-сальдовая ведомость по сч.71, руб.
Отклонение
(+;-) 1. Сальдо на начало периода 475 563-42 475 563-42 475 563-42 - 2. Оборот по кредиту 66 905-30 66 905-30 66 905-30 - 3. Обороты по дебету 42 831-50 42 831-50 42 831-50 - 4. Сальдо на конец периода 499 637-22 499 637-22 499 637-22 -
Далеепроизводится сверка взаимосвязи данных синтетического учета счета 71 «Расчеты сподотчетными лицами» в ООО ТД «Владис» со счетом 50 «Касса». При этом используюанализ счета 50 «Касса» (Приложение Э), карточку счета 50 «Касса» (Приложение Ю),оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 «Касса» (Приложение Я). Метод сборааудиторских доказательств включает проверку документов, предъявляемых клиентом,с использованием приема прослеживания. Аудитор прослеживает данные первичных документови их отражение на счетах бухгалтерского учета (Таблица 12). По проверкеправильности отражения на счетах бухгалтерского учета операции по расчетам сподотчетными лицами, замечаний не выявлено.
Таблица12 – Сличительная проверка операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»в ООО ТД «Владис» 18 апреля 2009 г. Хозяйственная операция Корреспон. бух. счетов
Сумма,
руб. Отражение хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета
Отк-лоне-ния
(+;-) Дебет Кредит ПКО РКО
Отчет
кассира Авансо-вый отчет
Анализ
счета 71
Обороты по
сч. 71 1.Выдана из кассы сумма в подотчет 71 50 16 800 - 16 800 16 800 - 16 800 16 800 - 2.Поступили материалы через подотчетных лиц 10 71 12 340 - - - 12 340 12 340 12 340 - 3.Начислен НДС по поступившим материалам через подотчетных 19 71 2221,2 - - - 2221,2 2221,2 2221,2 - 4.Получен в кассу возврат подотчетных сумм 50 71 2238,8 2238,8 - 2238,8 2238,8 2238,8 2238,8 -
3.4 Обобщениерезультатов проверки и подготовка отчёта аудитора
После проведения всехнеобходимых процедур проверки аудиторам предстоит оценить полноту и качествовыполнения всех пунктов программы аудита. Кроме того, аудиторы должны провестисистематизацию и аналитический обзор результатов проверки, чтобы составитьобъективный отчет клиенту, так как аудиторское заключение не составляется,поскольку аудиторская проверка затронула только определенный участок проверки аудитрасчётов с подотчётными лицами.
После этого указываютсявыявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости.
При этом наряду сотмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по ихисправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны самиделать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.
Основанием длясоставления отчета аудитора являются его рабочие документы, заполненные им входе проведения проверки. При формировании отчета обязательны ссылки нанормативные документы: так, если выявлено нарушение, необходимо указатьнормативный документ, которому противоречит данное нарушение. При формированиирекомендаций также необходимо ссылаться на определенные нормативные документы,иными словами, аудитор должен аргументировать сделанные выводы и предложения.
Письменный отчетаудитора является строго конфиденциальным документом, с содержанием которогоаудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключениемслучаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений,мошенничества и других особых случаев).
В связи с этим отчетсоставляется в двух экземплярах, один из которых передаетсяаудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, авторой экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку.
Аудит расчётов сподотчётными лицами ООО ТД «Владис» был проведён аудиторской фирмой ООО «ЛЕКС».Проверка осуществлялась аудиторской группой в составе Петров Г.Н, МедведеваЕ.С. под руководством Васильевой Н.Н. В ходе их работы были реализованы всепункты разработанной аудиторской программы.
ОтчетООО Аудиторская фирма «ЛЭКС»
По аудиту расчетов сподотчётными лицами ООО ТД «Владис» за 2009год.
г. Ульяновск 17 января 2010г.
Уважаемый ИгорьНиколаевич!
Аудиторская проверкарасчетов с подотчётными лицами ООО ТД «Владис» за 2009 год, проведена ОООАудиторская фирма «ЛЕКС» на основании договора №354 от 01 января 2010г.
Нами проведен аудитучета расчётов с подотчётными лицами ООО ТД «Владис» за 2009 год.
При планировании ипроведении аудита расчётов с подотчётными лицами, нами рассмотрено состояниевнутреннего контроля у ООО ТД «Владис». Ответственность за организацию исостояние внутреннего контроля несет исполнительный орган ООО ТД «Владис».Проведенные тесты на состояние системы бухгалтерского учета и системывнутреннего контроля ООО ТД «Владис» показали, что их организация надежна иэффективна.
Аудитпроводился на выборочной основе и включал в себя:
¾ оценкусоблюдении принципов и правил бухгалтерского учета, применяемых при подготовкифинансовой (бухгалтерской) отчетности;
¾ рассмотрениеосновных оценочных показателей, полученных руководством аудируемого лица приподготовке финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Аудит расчётов сподотчётными лицами был проведен в соответствии с Законом «Об аудиторскойдеятельности» Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получитьдостаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетнымилицами в ООО ТД «Владис» соответствует действующему в 2009 годузаконодательству и не содержит существенных искажений. Аудит включал проверкуна сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета вразрезе расчетов с подотчетными лицами за 2009 г.
Проведенный аудит даетдостаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверностипредоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов сподотчетными лицами.
Аудиторская компания «ЛЭКС»
17 января 2010 г.
Заключение
Врыночных условиях залогом выживаемости и основой стабильного положенияорганизации служит его финансовая устойчивость. Она отражает такое состояниефинансовых ресурсов, при котором предприятие, свободно маневрируя денежнымисредствами, способно путем эффективного их использования обеспечитьбесперебойный процесс производства и реализации продукции, а также затраты поего расширению и обновлению.
Поэтомудостоверный учет и контроль денежных средств и операций с подотчетными лицами имеетособую значимость для предприятия.
В ходе проведенногоисследования было установлено, что в большинстве случаев подотчетные суммы напредприятии ООО ТД «Владис» выдаются начальнику хозяйственного отдела на приобретениеканцтоваров, оборудования и для других хозяйственных нужд.
Деньги подотчет накомандировочные и хозяйственные расходы в ООО ТД «Владис» выдаются кассиром наосновании расходного кассового ордера.
При направленииработника в командировку в ООО ТД «Владис» оформляются следующие документы:
¾ приказо направлении работника в командировку (форма № Т-9);
¾ командировочноеудостоверение (форма № Т-10);
¾ служебноезадание (форма № Т-10а).
После возвращения изкомандировки работник предоставляет в бухгалтерию ООО ТД «Владис» в течениетрех дней авансовый отчет об израсходованных суммах.
К авансовому отчетуприкладывается командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия вкомандировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к местуработы, документы, подтверждающие произведенные расходы. В составкомандировочных расходов включаются все затраты на командировку.
В ходе проведенного исследованияопераций с подотчетными лицами в ООО ТД « Владис» нами было установлено:
1) для полученияитоговых и детальных сведений о состоянии расчетов с подотчетными лицамиавтоматизированным способом составляются такие отчету по счету 71 «Расчеты сподотчетными лицами», как «Анализ счета по счету 71 «Расчеты сподотчетными лицами», Карточка по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами», Оборотно- сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами»(1С — «Бухгалтерия-7.7.»).
2)целесообразно и законно используются подотчетные суммы;
3)соблюдается предусмотренное законодательство порядка возмещения затрат на служебныекомандировки;
4)соблюдаются правила выдачи авансов, своевременности предоставления авансовыхотчетов и возврата неиспользованных подотчетных сумм.
Однаконами было выявлено, что не ведется журнал регистрации работников направленных вкомандировки, которой позволил бы тщательно проверять представленныекомандировочными авансовые отчеты, а также своевременно применять меры кпринудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося освоих расходах или не вернувшего остаток денежных средств в кассу во время.
Входе изучения методики аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами былрассмотрен порядок определения уровня существенности, оценки аудиторского рискаи составления программы проверки.
Приступая к проверкерасчетов с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис» мы сначала проверили:
¾ ктоведет учет расчетов с подотчетными лицами;
¾ имеетсяли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
¾ комуподотчетен бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
¾ имеетсяли утвержденный руководителем предприятия список подотчетных лиц.
Источниками дляпроведения аудита с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис» являлись приказы ираспоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к нимоправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира сприложенными приходными и расходными кассовыми документами, главная книга,баланс предприятия.
Данные аналитического исинтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО ТД«Владис» проверялись сплошным способом.
При проверке законностивыдачи сумм в подотчет на хозяйственные нужды в ООО ТД «Владис» в первуюочередь определялось наличие списка работников предприятия, которым могутвыдаваться в подотчет наличные деньги.
По выданным в подотчетсуммам в ООО ТД «Владис» мы устанавливали, нет ли превышения предельныхразмеров аванса.
Особое вниманиеуделялось проверке предоставленных командированными лицами авансовых отчетов.Устанавливалось наличие отметок в командировочных удостоверениях о датахприбытия и выбытия из пунктов назначения нет ли подчисток, помарок вкомандировочном удостоверении всели реквизиты заполнены.
В результатепроведенной аудиторской проверки авансовых отчетов и приложенных к нимоправдательных документов расхождений нами не было установлено.
Список используемойлитературы
Законодательныематериалы
1) РоссийскаяФедерация. Законы. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» РоссийскойФедерации: [федер. закон № 129: принят Гос. Думой 21 ноября 1996 г.: посостоянию на 23 ноября 2009 г.]. / / Справочная система «Консультант +».
2) РоссийскаяФедерация. Законы. Федеральный закон «Об обществах с ограниченнойответственностью» Российской Федерации: [федер. закон № 14: принят Гос. Думой08 февряля 1998 г.: по состоянию на 27 декабря 2009 г. ]. // Справочнаясистема «Консультант +».
3) РоссийскаяФедерация. Законы. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» РоссийскойФедерации: [федер. закон № 307: принят 30 декабря 2008 г. ]. // Справочнаясистема «Консультант +».
4) РоссийскаяФедерация. Законы. Федеральный закон «О саморегулируемых организациях»Российской Федерации: [федер. закон № 315: принят 01 декабря 2001 г.: посостоянию на 27 декабря 2009 г. ]. / / Справочная система «Консультант +».
5) РоссийскаяФедерация. Постановление. Постановление Правительства «Об утверждениифедеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» Российской Федерации: [ № 696: принято 23 сентября 2002 г.: по состоянию на 19 ноября 2008г. ].// Справочная система «Консультант +».
6) РоссийскаяФедерация. Приказ. Приказ Министерства финансов «Об утверждении плана счетовбухгалтерского учета, финансово-хозяйственной деятельности организации иинструкции по его применению» Российской Федерации: [ № 94н: принят 31октября 2000 г.: по состоянию на 18 сентября 2006 г. ]. // Справочная система«Консультант +».
7) РоссийскаяФедерация. Приказ. Приказ Министерства финансов «Об утверждении положения побухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» РоссийскойФедерации: [ № 43н: принят 06 июля 1999 г.: по состоянию на 18 сентября 2006г. ]. // Справочная система «Консультант +».
8) Российскаяфедерация. Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О примененииконтрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт» Федеральный закон от22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники приосуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованиемплатежных карт».
9) Российскаяфедерация. Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 – У «О внесении изменений идополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 –П «О безналичныхрасчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:-http://www.consultant.ru.
Однотомное издание
10) АндреевО.Б. Основы бухгалтерского учета. – Н.: ИЦ «Эльфа», 2008. 144 с.
11) Бухгалтерскийучет: учебник / Ю. А. Бабаев [ и др. ]; под ред. профессора Ю. А. Бабаева. –М.: ТК Велби, Изд–во Проспект, 2005. – 392 с.
12) БелобжецкийИ.А. Бухгалтерская отчетность и методы ее контроля – М.: Финансы и статистика,2009. 272 с.
13) БогомоловА.М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения. — М.:«Экзамен», 2008- 192 с.
14) БулыгаР.П. Аудит.Юнити.,2009. с. 431
15) БурцевВ.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. — М.:«Экзамен», 2007. — 320 с.
16) ДмитриеваИ.М. Бухгалтерский учёт и аудит.//Уч.пособ.2011., с. 287
17) ЗыряноваТ.В., Терехова О.Е. Внутренний аудит как оценка надежности и эффективностисистемы внутреннего контроля// Экономический анализ. Теория и практика, 2008, N16, с. 27-30.
18) КасьяноваГ.Ю. Нормы расхода ГСМ.2009., с. 120.
19) КасьяноваГ.Ю. Командировки: новый порядок оформления и оплаты. 2009. с. 120.
20) КисловД.В. Расчёты с подотчётными лицами Уч. пособ // М.: Вершина 2008, с. 104
21) КондраковН. П. Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н. П. Кондраков. – М.: ТК Велби,Изд-во Проспект, 2008. – 335 с.
22) КузнецоваГ.А. Счёт 71: Учет и списание подотчетных сумм: Практическоепособие., перераб.и доп.,-М.: ПРИОР, 2007., 125 с.
23) МельникМ.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Проверка и контроль: Учебное пособие. — М.:ИД ФБК-ПРЕСС, 2008. -520 с.
24) МельниковИ. А. Бухгалтерский учет / И. А. Мельников. – М.: ЮНИТИ, 2009. – 304 с.
25) НалетоваИ. А. Аудит / И. А. Налетова. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2005. – 176 с.
26) Овсийчук.Контроль и проверка. Уч. пос. М.: КноРус, 2008. — 224 с.
27) ПоленоваС.Н., Юдина Л.Н. Теория бухгалтерского учёта Уч.пособ. // М.: Дашков и К,2008.с. 428
28) ПошерстникН.В. Бухгалтерский учёт. Уч-практ пос 2007 -416с.
29) СотниковаЛ.В. Оценка состояния внутреннего аудита: Практическое пособие. — М.:ЮНИТИ-ДАТА, 2008.- 143 с.
30) Харченко О.Н., Самусенко С.А., Ферова И.С. Аудит: практикум. Учебноепособие.2010, с.288
31) ШулусА.А., Попов Ю.Н. Социальный аудит. Издательство: АТиСО., 2008. с. 620
Отдельный томмноготомного издания
32) БулатовМ.А Теория бухгалтерского учёта. Уч пос 2005 3-е изд -256с.
33) БычковаС. М. Практический аудит / С. М. Бычкова. – 3-е изд., перераб.и доп. – М.: Эксмо, 2009. – 176 с.
34) КалистратовЛ.М. Аудит (Изд:3); Издательский дом «Дашков и К» 2009. с. 431
35) КамышановП. И., Камышанов А. П., Бухгалтерский финансовый учет: учебник / П. И.Камышанов. — 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ОМЕГА-Л, 2006. — 591 с.
36) КозловаЕ.П. Бухгалтерский учет в организациях / Е. П. Козлова. – 3-е изд., перераб.и доп. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 752 с.
37) Папковская П.Я., Федоркевич А.С. Управленческие расходы: учёти аудит. Прак.пособ. 2-е изд., перераб.и доп.-М.: Информпресс,2010 с. 60.