--PAGE_BREAK--Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.[ 9, с.112]
Заявление может выглядеть следующим образом:
ОАО «Стайлинг» Директору
И.И. Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
18.06.2000
Прошу принять на работу старшим инженером.
Личная подпись Г.В. Свиридов
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
Наименование структурного Адресат
Подразделения Резолюция
ЗАЯВЛЕНИЕ
01.02.2000
Прошу перевести меня на должность _________________________
_________________________________________________________
Наименование должности
_________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
в связи __________________________________________________
Причина перевода
__________________________ _____________________
Подпись работника Расшифровка подписи
Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом, а в небольших организациях составляется, например, следующим образом: [9, с.113]
Директору предприятия
«Адрон»
Н.И. Крылову
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.05.2000
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.
Начальник цеха Подпись П.С. Филимонов
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя: И отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приведем пример оформления приказа: [ 9, с.114]
ЗАО «Рябина»
ПРИКАЗ
12.04.2000 №36-к
Новосибирск
О приеме на работу
Григорьевой В.И.
ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор.
Директор Подпись Н.И. Петров
Визы для должностных лиц (на оборотной стороне) Виза ознакомления поступающего на работу
1.2.2 Трудовая книжка
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).[1]
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.
Оформление титульного листа выглядит следующим образом:
Трудовая книжка
№
Фамилия
Имя
Отчество
Дата рождения
Образование
Профессия, специальность
Дата заполнения
Подпись владельца книжки
Иванова
Светлана
Семеновна
12 мая 1971 г.
Высшее
Менеджер
7 октября 1998г.
Иванова
М.П. Подпись лица, ответственного Петрова
за выдачу трудовых книжек (разборчиво)
Например: ОАО «Орбита». Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО «ГЕЗ» с 01.01.1999 переименовано в ЗАО «ГЕЗ и Со». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.1994), в графе 3 –указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 – основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Пример заполнения трудовой книжки: [ 9, с.114]
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
число
месяц
год
1
2
3
4
ОАО «Орбита»
1
09
10
1994
Принята на должность менеджера в отдел маркетинга
Приказ от 07.10.94 №12-к
2
03
03
1995
Переведена на должность начальника отдела маркетинга
Приказ от 01. 03.95 №8-к
3
07
03
2002
Уволена по истечении срока трудового договора, п. 2 ст. 58ТКРФ
Приказ от 07.03.2002 № 8-к
Инспектор по персоналу Подпись И.И. Петрова
Печать
1.2.2.1 Вкладыш к трудовой книжке
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем.
Без трудовой книжки вкладыш не действителен.
При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп м надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.
1.2.2.2 Дубликат трудовой книжки
Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат».
При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения).
Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.
Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение. Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
1.2.2.3 Внесение изменений в записи трудовой книжки
Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образования) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки.
Раннее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.
Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров.
Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана.
Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.
Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.
1.2.2.4 Выдача трудовой книжки при увольнении
Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок во время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовой книжки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.
При увольнении рабочего, служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.
Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или высылают почтой по их требованию.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки.
1.2.2.5 Учет трудовых книжек
В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек
Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.
Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могут быть уничтожены в установленном порядке.
1.2.3 Личная карточка
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения.
Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
1.2.4 Личное дело
Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
продолжение
--PAGE_BREAK--• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Ниже приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле:[ 9, с.116]
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
00.00.0000
документов дела №
№ п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
№ листов дела
Примечание
Итого ____________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________
(цифрами и прописью)
Должность Подпись И. О. Фамилия
Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.
Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
1.3 Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.
Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. [ 14, с.12]
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
¾ распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
¾ списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
¾ карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
¾ личные дела;
¾ лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
¾ акты о несчастных случаях, связанных с производством;
¾ тарификационные ведомости;
¾ табели и наряды работников вредных профессий;
¾ трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
¾ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
¾ протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
¾ документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
¾ списки работников, уходящих на льготную пенсию;
¾ штатные расстановки;
¾ книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:
¾ акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
¾ тарификационные ведомости — 25 лет;
¾ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
¾ протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
¾ списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.
Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования: [ 14, с.13]
¾ помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
¾ включать в дело по одному экземпляру документа;
¾ группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
¾ помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
¾ дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.
Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:
¾ проведение экспертизы ценности документов;
¾ оформление дел;
¾ составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).
продолжение
--PAGE_BREAK--