--PAGE_BREAK--
1.2 Виды обеспечения информационных технологий
Структура видов обеспечения информационных технологий представлена в схеме 1.
Схема 1 Виды обеспечения информационных технологий
Математическое обеспечениесостоит из алгоритмического и программного.
Алгоритмическоеобеспечение — это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.
Программноеобеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО — это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.
Информационноеобеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.
Аппаратноеобеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.
Организационное и методическоеобеспечение — это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.
2. Автоматизированные информационные технологии в офисе
Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании MicrosoftOffice.
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.
Рассмотрим каждые из них.
2.1 MicrosoftOfficeХР
MicrosoftOfficeХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в MicrosoftOffice, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Wordможет содержать таблицу Excelи часть базы данных Access).
ВMicrosoft Office входит:
· Word2002 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
· Excel2002 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
· Access 2002 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
· PowerPoint 2002 — позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
· Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
· Outlook 2002 — представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlookможет автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
· PhotoEditor– приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
· Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph(программа для построения диаграмм и графиков), Equation(программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.
2.1.1 Word
Microsoft Word— мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе ираспечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, исовершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Wordпредставляет собойполнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
При помощи Wordможно создавать практически любые документы и публиковатьв электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Wordможно разделить на несколько категорий:
· Редактирование текста
Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целыефайлы. Wordпредоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, частоиспользуемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.
· Форматирование текста
Wordпозволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
· Графика
В Wordимеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа WordPhotoEditorможет быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.
· Верстка
Wordпредоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Wordпоставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.
· Обработка данных и средства автоматизации
Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке MicrosoftVisualBasicforApplications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.
· Web-публикации
Расширенный набор средств Word2002 для публикации документов в Webпозволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Webможет быть осуществленнепосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовымиссылками.
· Коллективная работа
Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Wordвходят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Wordмогут быть включены текстовые и речевые комментарии; Wordпозволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами MicrosoftNetMeeting.
· Интеграция
Wordподдерживает разработанный Microsoftмеханизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью MicrosoftOffice, Wordможет использовать данные совместно с MicrosoftExcel, MicrosoftPowerPoint, MicrosoftAccessи MicrosoftOutlook, а также с MicrosoftInternetExplorer. Вот несколько примеров такого использования:
1) Переход к Web-странице внутри документа Word(для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается InternetExplorer).
2) Просмотр создаваемых в WordWeb-страниц с использованием InternetExplorer.
3) Вставка таблиц Excelв документы Wordи их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.
4) Вставка полей Accessв документы Wordи их автоматическое обновление при изменении данных в Access.
5) Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.
6) Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.
7) Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlookи Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.
8) Передача документов по электронной почте непосредственно из Wordна основе определенного в Outlookпочтового профиля.
9) Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPointв документы Word.
· Настройка параметров
Параметры Wordмогут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:
1) Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.
2) Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.
3) Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.
4) Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.
5) Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.
6) Изменять язык интерфейса Word.
7) Выбирать в качестве единиц измерения Wordдюймы, сантиметры, пункты или пики.
8) Добавлять новые шрифты.
· Автоматизация
И наконец, Wordрасполагает богатейшим набором средств автоматизации созданиядокументов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматированиетекста по мере набора, например, автоматически создавать маркированныеи нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовымиссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.
В Word2002 компания Microsoftреализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.
· Установка
Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей:
1) Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2002 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.
2) Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно взятыйшаблон, тему или другой файл, — вместо этого Wordустанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительнуюэкономию дискового пространства.
3) Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Wordна портативный компьютера.
· Самодиагностика и восстановление
Теперь Wordи приложения Officeмогут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд: продолжение
--PAGE_BREAK--