Основной сферой, в которой функционирует официально-деловойстиль русского литературного языка, является административно-правоваядеятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальномоформлении разных актов государственной, общественной, политической,экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, атакже между членами общества в официальной сфере их общения. Тексты этого стиляпредставляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение,договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а такжемножество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография,анкета, статистический отчет и др.). Выражение правовой воли в деловыхдокументах определяет свойства, основные черты деловой речи исоциально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стилявыполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различныхсферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля являетсяписьменная.
Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить,неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменномвиде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может бытьуверен в точности содержащейся в ней информации. Существует ряд обстоятельств,когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности,официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, недопускающую возможности различий в толковании; детальность изложения;стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующе-предписывающийхарактер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность,строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которыесвойственны и научной речи.
Функция социальной регламентации, которая играет самуюважную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстамтребование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должнабыть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бывозможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять своеназначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформлениебезупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические чертыофициально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев ипроч., т. е. стандартизованность многих деловых документов. Вспомните листок поучету кадров, анкету, заполняемую, например, для получения визы, квитанцию наоплату жилищно-коммунальных услуг и т. п.
Лексический состав текстов этого стиля имеет своиособенности, связанные с указанными чертами. Прежде всего, в этих текстахиспользуются слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярковыраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик,протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, пассажироперевозки,поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др., среди них значительноеколичество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписанияили долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить ипроч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокийпроцент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано симперативным характером официально-деловых текстов. Рассмотрим пример:
« При изучении любого международного соглашения, а вособенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всегонеобходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:
— налоги, на которые распространяется действиесоглашения;
— территории, на которыераспространяется действиесоглашения»
(Консультант. 1997. № 24).
Даже в этом коротком отрывке имеются слова исловосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение,двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетаниенеобходимость определить, такие черты, как строгость выражения мысли,беспристрастная констатация, полная безличность изложения.
Для официально-делового стиля характерна тенденция ксокращению числа значений слов, упрощению их семантической структуры, к однозначностилексических и сверхсловных обозначений, вплоть до узкой терминологизации.Поэтому достаточно часто в текстах данного стиля даются точные определенияприменяемых слов и понятий, т. е. четко ограничивается их семантический объем.Здесь недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использованиеслов, употребление слов в переносных значениях, а синонимы употребляются внезначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение =поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ =амортизация, ассигнование = субсидирование и др.
Типичным для делового языка являются сложные слова,образованные то двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель,материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный,нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлениемделового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой жецели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например пунктназначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерноеобщество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и ихвысокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств,что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.Рассмотрим пример:
«Нотариус, занимающийся частной практикой, должен бытьчленом нотариальной палаты, совершать все предусмотренные законодательствомнотариальные действия от имени государства, вправе иметь контору, открыватьрасчетный и другие счета, в том числе валютный, иметь имущественные и личныенеимущественные права и обязанности, нанимать и увольнять работников,распоряжаться поступившим доходом, выступать в суде, арбитражном суде от своегоимени и совершать другие действия в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации и республик в составе Российской Федерации» (Консультант. 1997. №24).
Этому тексту присущи многие типичные черты деловогостиля: стилистически отмеченные слова и словосочетания (нотариус, нотариальнаяпалата, расчетный счет, арбитражный суд и проч.);«долженствующе-предписывающий» характер изложения, передающийся инфинитивнымиконструкциями (должен быть, должен совершать, вправе иметь и др.);композиционное построение, подчиненное основной теме этого предложения –изложению прав и обязанностей нотариуса, занимающегося частной практикой;беспристрастная констатация фактов, изложенных по мере их значимости; полноеотсутствие какой-либо оценки.
Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, асоциальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическомотношении, т. е. устранено все остросвоеобразное, конкретное, неповторимое, ана передний план выдвинуто типичное. Для официального документа важнаюридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например,прибыть (приехать, прилететь, прийти и т. д.), транспортное средство (автобус,самолет, «Жигули» и т. д.), населенный пункт (деревня, город, село и т. д.) идр. При названии лица употребляются имена существительные, обозначающие лицо попризнаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (преподавательСергеева Т. Н., свидетель Молотков Т. П., ректор университета Старов Е. И. и т.п.).
Для деловой речи характерно использование отглагольныхсуществительных, которых в официально-деловом стиле больше, чем в другихстилях, и причастий: прибытие поезда, предоставление жилплощади, обслуживаниенаселение, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный,вышепоименованный и т. п.; широко используется сложные отыменные предлоги: вчасти, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении и др.
Обычно предложение содержит достаточно большой объеминформации и рассчитано на повторное прочтение. Простые предложения часто осложняютсяоднородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать предметсообщения. Активно используются пассивные конструкции; как и в научной речи,большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:
«Порядок ведения заседания и исследования дополнительныхдоказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию,определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваютсяобъяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступаетлицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалованиярешения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).
В этом отрывке первое предложение – сложноподчиненное спридаточным условием. В последующих предложениях несколько причастий(участвующих, подавшее), пассивный глагол (заслушиваются), сложный отыменныйпредлог (в случае). Строгая логика и точность изложения определяютпоследовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняетроль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционнойжалобы.
В официально-деловом стиле нет места проявлению авторскойиндивидуальности. Этот стиль очень замкнут, малопроницаем для других стилейречи. В нем установлены определенные формы документов.
Деловой речи, как уже упоминалось, свойственныбезличность изложения и отсутствие оценочности. Здесь имеют местобеспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности.Поэтому первое лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когдаустанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией илигосударством, например при оформлении различных доверенностей, при заключениитрудового соглашения и т. п. Так, доверенность имеет вид:
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г.Санкт-Петербург, ул. Пражская, д. 35, кв. 127, паспорт УШ-ВИ № 964863, выданный12 отд. милиции г. Санкт-Петербурга 26 января 1992г., доверяю Хитровой ОльгеАлександровне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул.Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, заключение договора с издательством «Юристъ»от моего имени.
24.12.2002 Алексеева
Однако даже в таких ситуациях форма написания многихдокументов клиширована и ориентирована на безличность. Напомним, как пишетсязаявление о предоставлении отпуска:
Заведующему кафедрой физики
проф. И. С. Петрову
преподавателя С. И. Андреева
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне очередной отпуск за 2001/2002учебный год с 25.12.02.
24.12.01 Андреев
В жизни любой организации или предприятия деловой стильречи занимает важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочихидей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов иоценка достигнутого – вот лишь некоторые стороны деятельности организации,которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Междусобой их сближают такие моменты, как ориентация на интересы работы,спланированность, некоторый формализм языка, то есть все то, что придает деловойхарактер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы, деловыесовещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные видыделовой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, радикоторых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяетсоциально-психологические особенности их организации и проведения.
Для каждого из нас, очевидно, что разговор междусотрудниками одной и той же организации, обсуждающими деловой вопрос, илиразговор между руководителем и подчиненным принципиально отличаются отразговоров между этими же людьми вне служебных рамок.
Деловое общение – это такое взаимодействие людей, котороеподчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческойи т. д.), т. е. Цель делового взаимодействия лежит за пределами процессаобщения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом котороговыступает именно характер отношений между его участниками).
Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумясобеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во вниманиеспецифические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга,т. е. общение носит во многом межличностный характер и предполагаетразнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг надруга.
В теории управления беседа рассматривается как видделового общения, специально организованный предметный разговор, служащийрешению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которыезначительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся междупредставителями разных организаций (или подразделений одной организации),деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентированаи чаще происходит между представителями одной организации.
К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можноотнести, во – первых, стремление одного собеседника посредством слова оказатьопределенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группык действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловыеотношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловыеотношения между участниками беседы; во – вторых, необходимость выработки руководителемсоответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловаябеседа обладает следующими преимуществами:
Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующаядостижению целей.
Повышение компетентности руководителя благодаря учету,критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений икритических замечаний, высказанных в беседе.
Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предметуобсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целейкаждой из сторон.
Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, которыйнаиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии,позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии сконкретной ситуацией, т. е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.
В то же время деловую беседу как непосредственноевзаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важныхпринципов:
Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержаниявыполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного итрудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.
Рациональная организация процесса беседы, что прежде всегоозначает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемойтеме, ибо пространное изложение и избыточная информация усложняют усвоениесамого существенного.
Простота, образность, четкость языка как условие доходчивостиинформации, следовательно, ориентации на собеседника.
Беседа не монолог, а диалог, т. е. двустороннее общение,целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшейпроблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов имнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы,определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседникавыразить свое отношение к изложенному мнению.
Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощьювопросов он может направить процесс передачи информации в русло,соответствующее его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу вбеседе; активизировать собеседника, переходя от монолога к диалогу, дать возможностьсобеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становитсяключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации.
Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. Вуправленческой деятельности проводить различия между следующими категориямивопросов: по характеру ожидаемых ответов; по заключенному в них содержанию; пофункциям, которые они выполняют.
По такому основанию, как цели и методы ведения разговора,принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме наработу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарныебеседы.
Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательныхэтапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятиерешения; завершение беседы.
Деловое совещание – это деятельность, связанная спринятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такиеособенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношениямежду членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние нахарактер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управленияделовое совещание определяется как форма организованного, целенаправленноговзаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Этосвоеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координацииактивности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания – дорогоеудовольствие, как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачноесовещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильныхрешений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и,как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей инадлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.
Успех совещания зависит не только от поставленной цели,но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательноепланирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и местопроведения, — ключ к продуктивному совещанию. На этапе определения цели важнопродумать, действительно ли требуется принятие группового решения.
Проблемное совещание может включать такую формугруппового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение наоснове доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннегосопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите илиопровержении тезиса. При выдвижении тезиса участники обязаны соблюдать рядправил: тезис должен быть четко сформулирован и ясен оппоненту, он долженоставаться неизменным в ходе всего диалога и не должен содержать в себелогических противоречий.
Проблемное совещание может включать мозговой штурм –способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождениеновых альтернативных вариантов решения проблемы. Отправным моментом мозговогоштурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения.
Список литературы
«1000 экзаменационных билетов и готовых ответов», В. И.Капинос, 9 класс, Москва, Издательский дом «Дрофа», 1999.
«Русский язык и культура речи», В. И. Максимов, Москва,«Гардарики», 2001.
«Как развить навыки делового общения», Майкл Бенни, «Урал LTD», 1999.
«Умеете ли вы общаться?», И. Н. Горелов, Москва,«Просвещение», 1991.