--PAGE_BREAK--Руководствуясь этими удельными весами, выручка и авансы полученные распределяются по отдельным «полочкам», каждая из которых имеет свое целевое назначение — отдельную статью сводной калькуляции. В силу этого каждая статья сводной калькуляции получает свой источник финансирования. Становится понятным, сколько заработанных средств может быть направлено на оплату сырья и материалов, выплату заработной платы, перечисление налогов и неналоговых платежей, процентов по кредиту и возврат самого кредита. Прибыль, заложенная в плановую калькуляцию, также получает денежное наполнение.
Распределение денежных средств в соответствии со структурой плановой калькуляции должно распространяться на все поступающие суммы со стороны, пока не будет получена вся выручка (по методу оплаты) или закрыта вся дебиторская задолженность денежными средствами (по методу отгрузки).
Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в первую очередь — сырье и материалы, заработную плату или налоги, — необходимо строго придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать использования одних источников в ущерб другим.
Такое представление механизма образования и использования сначала заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел, выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной форме.
Но целевое распределение денежных средств возможно только в случае, если:
1) калькуляции на отдельные виды продукции (работ, услуг) составлены верно и экономически обоснованы;
2) сводная калькуляция на весь планируемый выпуск продукции учитывает все затраты, что подтверждается анализом отчетных данных и фактического расхода на плановый объем производства;
3) сводная калькуляция на стадии составления планового портфеля заказов позволяет определить точку безубыточности, учесть отпускные цены, а в случае необходимости — скорректировать отдельные калькуляции и статьи затрат;
4) фактические затраты находятся в соответствии с плановой калькуляцией и строго контролируются;
5) оплата постатейных затрат производится в рамках имеющегося источника, необходимость в установлении очередности платежей отпадает, а работа предприятия становится ритмичной.
При таком подходе на основе сводной калькуляции создается и сводный баланс движения денежных средств. Поступления и расходования этих денежных средств в увязке с временны2м графиком и установленными ограничениями способствуют тому, что денежные потоки систематизируются и находятся в соответствии с принятыми договорными обязательствами перед сторонними организациями, рабочими и служащими, бюджетом и фондами, банками и акционерами как по сумме обязательств, так и по срокам их исполнения.
В результате в одном и том же балансе движения денежных средств одновременно сочетаются:
· поступления денежных средств от покупателей продукции (работ, услуг) как по суммам, так и по срокам;
· расходования денежных средств по оплате продукции (работ, услуг) сторонних организаций в соответствии с установленными сроками и суммами;
· платежный график по расчетам с рабочими и служащим;
· платежный график по расчетам с бюджетом и фондами;
· платежный график по оплате процентов за кредит и возврату самого кредита.
Следовательно, из такого баланса непосредственно вытекают дни или периоды, когда необходимо осуществлять платежи, а собственных средств для этого нет. Отсюда возникает потребность в кредите, которая получает экономическое обоснование. И наоборот, если имеется избыток собственных средств, то может быть поставлен вопрос об их выгодном вложении.
Таким образом, работа с плановой калькуляцией и составление баланса движения денежных средств дают все основания для организации и осуществления оперативного управления финансовой устойчивостью предприятия. Результативность этого управления прослеживается через внутренние формы отчетности, анализа и аудита.[15.12]
1.3 Роль финансового директора на предприятии В настоящее время в России ощущается острая необходимость в подготовке специалистов высшего и среднего звена в области экономики и финансов. К этой категории специалистов прежде всего относятся финансовый директор, финансовый менеджер и финансовый управляющий.
В зарубежной литературе и на практике эти должности рассматриваются порой как синонимы, а могут и различаться — все зависит от размера предприятия. Связано это с тем, что в одних случаях в Job Description (аналог должностных инструкций в иностранных компаниях) не содержится четкого разделения функций между ними, а в других руководство финансовой службой осуществляется вице-президентом по финансам (Certified Financial Officer — CFO), в подчинении которого находятся казначей (Treasurer) и контролер (Controller).
Не вдаваясь в подробности, отметим, что контролер осуществляет знакомые нам функции главного бухгалтера, а казначей является хранителем собственного капитала предприятия. Другими словами, контролер отвечает за отражение хозяйственных операций средствами бухгалтерского учета в соответствии с действующим гражданским и налоговым законодательством, а казначей отвечает за эффективное использование собственного и привлечение заемного капитала.
Что же касается отечественной литературы по финансовому менеджменту, то предложения по совершенствованию финансово-экономической службы и введению должности финансового директора носят больше рекомендательный характер и пока не проработаны для российских предприятий.
Дело в том, что прямое перенимание зарубежного, пусть даже и эффективного, опыта управления без соответствующей апробации, разработанной модели или механизма перехода не может проходить безболезненно в существующих условиях. В то же время пересмотру подлежит и вся работа финансово-экономической службы предприятия с учетом современных требований.
Данное обстоятельство объясняется, скорее всего, тем, что на законодательном уровне еще не проведена регламентация трудовых функций специалистов в области экономики и финансов. В первую очередь, это относится к должности «финансовый директор». С другой стороны, бухгалтеры, экономисты и финансисты смотрят на одни и те же хозяйственные операции под разным углом, поэтому нет взаимопонимания между этими специалистами даже в рамках отдельно взятого предприятия, поскольку разговор идет на разных языках.
Действительно, если обратиться к нормативным актам, то обнаруживаются определенные противоречия и нестыковки. Одним из документов подобного рода является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998 г., в котором довольно продолжительное время отсутствовало всякое упоминание не только о финансовом директоре, но и о финансовом менеджере. При этом содержится довольно подробная информация (общие положения, обязанности, права и ответственность) о директоре (генеральном директоре), его первых заместителях и главных специалистах. В частности, для финансово-экономической службы приводится подробное описание функций главного бухгалтера, главного экономиста, начальника планово-экономического и финансового отделов, заместителя директора по коммерческим вопросам.
Получается, что обучение по специальности «финансовый менеджер» в ряде высших учебных заведений ведется, специалисты высшего звена работают в должности финансового директора, выдаются соответствующие дипломы о высшем и дополнительном образовании по этой специальности, а четких требований к данной должности нет.
Тогда спрашивается, кто же такой финансовый директор и каковы его цели и задачи? Какие подразделения должны входить в состав финансово-экономической службы? Какие функции отводятся этим подразделениям?
Для ответа на эти и другие вопросы рассмотрим положение о финансовом директоре (см. приложение 1).
Прежде всего, отметим, что финансовый директор, как один из руководителей высшего звена, отвечает за конкретную область деятельности предприятия — экономику и финансы — и, следовательно, осуществляет руководство всей финансово-экономической службой данного предприятия. Финансовый директор является заместителем генерального директора по экономике и финансам, его основная задача сводится к управлению финансово-экономическим состоянием предприятия, разработке финансовой политики и укреплению финансовой устойчивости.
В реализацию этой задачи, в частности, входит:
· разработка системы бюджетов (закупок, продаж и накладных расходов) с учетом графиков движения товарно-материальных ценностей, поступлений и расходований денежных средств, а также построения унифицированных аналитических балансов;
· управление финансовыми потоками и составление бюджета собственных денежных средств, достижение профицита платежного баланса;
· анализ финансовой устойчивости на основе баланса движения дохода, имущества и финансовых ресурсов предприятия, построения графика финансовой устойчивости и определение отклонений от требований, предъявляемых банком к заемщику кредитных ресурсов;
· экономическое обоснование производственной программы и бизнес-планов с целью оптимизации величины платежного ресурса и накопленного долга;
· контроль за финансовым рычагом в структуре активов и капитала, обоснование потребности в собственных и заемных денежных средствах;
· управление оборотным капиталом;
· экономическое прочтение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической, оперативной и управленческой отчетности;
· контроль за движением материальных, финансовых и документарных потоков;
· текущее и оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени;
· координация работы и руководство финансово-экономической службой, ее подразделениями, разработка механизма взаимодействия с другими службами и подразделениями;
· разработка стандартов на документы внутренней отчетности;
· разработка методических положений, должностных инструкций и системы премирования;
· формирование надежной и гибкой организационной структуры управления финансово-экономической службы, а также подбор персонала, его обучение и аттестация.
В приведенный перечень можно было бы также включить дивидендную и инвестиционную политику, работу с ценными бумагами, учет различных рисков, использование финансовых инструментов и реструктуризацию предприятия (слияние и поглощение). Но эти задачи, на наш взгляд, не являются типичными и касаются больше крупных предприятий, чем средних и мелких.
Отсюда видно, что финансовый директор, как специалист высшего уровня в области экономики и финансов, на современном этапе должен достаточно четко разбираться в работе бухгалтеров, экономистов, финансистов, налоговых и статистических служб. Именно ему отводится роль «переводчика» и связующего звена между отдельными подразделениями внутри финансово-экономической службы, между директором и другими службами внутри предприятия, между предприятием и внешними организациями — банками, налоговыми органами, инвесторами и т.д. [10.23]
ГЛАВА 2. Организация финансово-экономической службы предприятия ОАО «Мост» 2.1 Краткая экономическая характеристика ОАО «Мост» Предприятие зарегистрировано в декабре 2003 года в Центральном районе г.Барнаула как Открытое акционерное общество. Основной целью создания Общества (по уставу) стало расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Свои цели общество реализует в отрасли строительства гражданских объектов. Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом.
ОАО «Мост» характеризуется данными, приведенными в таблице 1.
Таблица 1
продолжение
--PAGE_BREAK--2.2 Управление финансами в ОАО «Мост» Финансовая работа на ОАО «Мост» обеспечивается финансовым директором, успешность которого полностью зависит не только от полученных знаний, имеющегося опыта и методических наработок, наличия высококвалифицированных специалистов и отлаженного механизма движения материальных, финансовых и документарных потоков, но и от работоспособной организационной структуры управления финансово-экономической службы.
Эта организационная структура (см. рис. 1) регламентируется положением о финансово-экономической службе и должностными инструкциями ведущих специалистов:
· бухгалтерия несет ответственность за ведение бухгалтерского, финансового и налогового учета, подготовку отчетности и применение действующих стандартов учета;
· планово-экономический отдел отвечает за составление бюджетов, планирование, прогнозирование и анализ, ценообразование и калькуляцию, управленческий учет и отчетность;
· финансовый отдел ведет учет собственного и заемного капитала, решает вопросы кредитования и инвестиций, анализирует доходность проектов, акций и соответствующие риски, определяет потребность в оборотных средствах и направления вложения собственного капитала;
· аналитический отдел осуществляет текущее и оперативное управление, анализ и оценку финансовой устойчивости предприятия на основе документов внутренней отчетности, анализа и аудита;
· отдел автоматизации и информационных технологий нацелен на повышение эффективности работы предприятия за счет автоматизации расчетов, установки различных программных продуктов и разработки алгоритмов, а также создания внутренней информационной сети, профилактики оборудования и защиты базы данных.
Рис. 1. Организационная структура управления финансово-экономической службы предприятия
Новым в организационной структуре управления финансово-экономической службы является аналитический отдел — отдел внутренней отчетности, анализа и аудита, поскольку бухгалтерия, планово-экономический и финансовый отделы существовали и раньше со своими устоявшимися и традиционными задачами, а отдел автоматизации и информационных технологий раньше назывался отделом автоматизированных систем управления.
Понятно, что создание такого отдела вызвано необходимостью проведения управленческого учета, анализа и аудита, оперативного и текущего управления в реальном режиме времени при существующем уровне автоматизации расчетов и методическом обеспечении.
Практика показывает, что четкая постановка задач и разграничение полномочий устраняет непонимание, которое может возникнуть между финансовым директором и ведущими специалистами: главным бухгалтером, начальником планово-экономического отдела и начальником финансового отдела. В первую очередь, это касается главного бухгалтера, поскольку центральная бухгалтерия в обязательном порядке должна входить в состав данной службы, а сам главный бухгалтер должен находиться в двойном подчинении: генерального директора (в соответствии с действующим законодательством) и финансового директора по всем оперативным вопросам. Если этого не будет, то аналитическая работа потеряет всякий смысл, а управление финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени станет невозможным.
Связано это с тем, что для решения поставленных задач должна быть создана единая база данных, которая пополняется в строго определенное время, приспособлена к целям аналитики, а обращаться к ней имеют возможность и бухгалтеры, и экономисты, и финансисты, а также финансовый директор и генеральный директор. При этом внутри одной службы следует исключать всякое дублирование и разночтение входной и выходной информации.
Решение этих и других вопросов находит свое отражение в положении о финансово-экономической службе, а также в должностных инструкциях на ведущих специалистов службы:
· заместителя генерального директора по экономике и финансам — финансового директора;
· главного бухгалтера;
· начальника планово-экономического отдела;
· начальника финансового отдела;
· начальника аналитического отдела;
· начальника отдела автоматизации и информационных технологий (если для выполнения работы по тематике отдела привлекаются специалисты со стороны, то потребность в данном отделе отпадает).
Положение о финансово-экономической службе предприятия и должностная инструкция каждому из ведущих специалистов службы состоят из трех разделов: общие положения; цели, задачи и функции; права, обязанности и ответственность. В этих разделах в наиболее общем виде раскрывается назначение, специфика и особенности работы всей службы и каждого ведущего специалиста в отдельности.
Такой подход позволяет понять весь объем работ, осуществляемых этой службой, разграничение полномочий, а также документооборот и показатели, за которые отвечает тот или иной отдел. В свою очередь, укрупненная система бюджетов и отчетов, действующая между планово-экономическим, финансовым и аналитическим отделами, дает возможность судить в комплексе о движении всех информационных потоков в разбивке на материальные, финансовые и документарные. Из этих информационных потоков формируется сводный перечень входных и выходных документов с указанием исполнителей и сроков представления, в основу которого положены часто повторяющиеся задачи, а поэтому механизм решения этих задач процедурно отработан.
Вся система отчетов строится исключительно на основании данных центральной бухгалтерии, обработка которых проводится в соответствии с методическими наработками аналитического отдела, а их передача — за счет средств отдела автоматизации и информационных технологий.
Отсюда видно, что для успешной работы финансово-экономической службы крайне важное значение имеет разработка принципиальной схемы движения документов, введение внутренних стандартов на документы, установление сроков и исполнителей, наличие методических положений, алгоритмов и надежных средств передачи и хранения информации.
Таким образом, обеспечение работоспособной организационной структуры управления, а также регламентирование работы финансово-экономической службы за счет разработки положения о службе и должностных инструкций ведущим специалистам нацелены на укрепление финансово-экономического состояния предприятия, при этом закладываются основы для организации управления финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени, а роль финансового директора существенно возрастает.
2.3 Практические аспекты финансовой работы в ОАО «Мост» Основой функционирования финансового отдела является составление сметы затрат на производство и реализацию продукции на планируемый год.
Таблица 2. Смета затрат на производство и реализацию продукции ОАО «Мост»
Элементы сметы рассчитаны на основе данных таблицы 1:
1.) ФОТ включаемого в себестоимость продукции = 20 чел.*(42+10) = 1040 тыс.руб.
2.) Отчисления по ЕСН26% от ФОТ = Пенс.фонд20%+Медстрах3,1%+Соцстрах2,9%
ЕСН = 1040 * 26% = 270,4 тыс.руб.
Пенс.фонд20% = 1040 * 20 % = 208 тыс.руб.
Медстрах3,1%= 1040 * 3,1 % = 32,2 тыс.руб.
Соцстрах2,9% = 1040 * 2,9 % = 30,2 тыс.руб.
Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании статьи 11 Федерального закона от 5 августа 2000 года №118-ФЗ «О введении в действие части второй Налогового кодекса Российской Федерации и внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации о налогах» не включаются в состав единого социального налога (взноса) и уплачиваются в соответствии с федеральными законами об этом виде социального страхования.
Базой для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является:
· начисленная по всем основаниям оплата труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, работающих по совместительству), лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых к труду страхователем;
· сумма вознаграждения по гражданско-правовому договору, авторскому договору, если данными договорами предусмотрена уплата страховых взносов.
Это установлено пунктом 3 Правил, утвержденных Постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2000 года №184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Итак, отчисления в Фонд социального страхования в соответствии с классом профессионального риска11 класс, 1,2% от
ФОТ = 1040*1,2% = 12,5 тыс.руб.
3.) Затраты на производство строительных работ по элементу «Амортизация основных фондов» определяются исходя из среднегодовой стоимости как собственных, так и арендованных основных производственных фондов (кроме стоимости основных производственных фондов подсобных и вспомогательных производств), на которые начисляется амортизация, и средней нормы амортизационных отчислений. При исчислении среднегодовой стоимости основных производственных фондов не учитывается стоимость полностью амортизированных основных средств, нормативный срок службы которых истекает на начало планируемого года, а также среднегодовая стоимость основных средств с момента исчисления их нормативного срока службы в планируемом году.
= тыс.руб.
Сумма амортизации собственных ОС= 128,5 * 12 % = 15,4 тыс.руб.
Арендная плата выступает в качестве суммы амортизации арендованных основных средств на 50 %, таким образом
Сумма амортизации арендованных ОС= 12 * 0,5 = 6 тыс.руб.
Следовательно,
Сумма амортизации ОС общая = 15,4 +6 = 21,4 тыс.руб.
Таблица 3. Исходные данные для расчета амортизационных отчислений
4.) Прочие затраты:
Оплата информационных и аудиторских услуг = 16 тыс. руб.
Отчисления в ремонтный фонд равны 5 % от среднегодовой стоимости основных производственных фондов → 128,5 * 5 % = 6,4 тыс.руб.
Другие расходы 6 тыс.руб.
Следовательно, размер прочих затрат в сумме составит 16+6,4+6 = 28,4 тыс.руб.
5.) Полная себестоимость:
Совокупность затрат по всем пяти элементам составляет общий объем затрат на производство продукции
1705+1040+282,9+21,4+28,4 = 3122,7 тыс.руб. – это производственная себестоимость.
С учетом коммерческих расходов определяется полная себестоимость продукции.
Коммерческие расходы составляют 10 % от производственной себестоимости продукции
3122,7 * 10% = 312,3 тыс.руб. – это коммерческие расходы.
Полная себестоимость продукции составила
3122,7 + 312,3 = 3435 тыс.руб.
Стоимость продукции в контрактных (договорных) ценах рассчитывается умножением полной себестоимости продукции на процент рентабельности продукции:
3435 * 30% = 1030,5 тыс.руб.
3435+1030,5 = 4465,5 тыс.руб. – это стоимость продукции в контрактных (договорных) ценах без НДС.
Далее рассчитывается сумма НДС и стоимость в контрактных (договорных) ценах с учетом НДС.
4465,5*18% = 803,8 тыс.руб. – сумма НДС;
4465,5+803,8 = 5269,3 тыс.руб. — стоимость в контрактных (договорных) ценах с учетом НДС.
Следующим этапом является составление баланса доходов и расходов (финансового плана) на предстоящий год.
Таблица 4 Финансовый план ОАО «Мост»
продолжение
--PAGE_BREAK--Сальдо = 4835,9-4230,3 = 605,6 тыс.руб.
Для расчета выручки от реализации продукции используется универсальная формула:
Ррп = Он + Т – Ок,
где Ррп – объем реализованной продукции, исчисленный в двух оценках – по ценам продаж и по полной себестоимости;
Он и Ок – остатки готовой продукции соответственно на начало и на конец планируемого периода, также в двух оценках – по ценам продаж и по производственной себестоимости;
Т – объем выпуска товарной продукции, исчисленный по ценам продаж и полной себестоимости.
Таким образом, выручка от реализации – это Ррп в ценах продаж – объем реализованной продукции в ценах продаж, а себестоимость реализованной продукции – это Ррп по полной себестоимости – объем реализованной продукции по полной себестоимости.
Ррп по полной себестоимости = 32+6,2+3435-135-15 = 3323,2 тыс.руб.
Ррп в ценах продаж = (32+6,2)*1,3 + 4465,5 –(135+15)*1,3 = 4320,2 тыс.руб.
те. 3323,2 + 30 % = 4320,2 тыс.руб.
Кредиторская задолженность, постоянно находящаяся в распоряжении предприятия в плане равняется сумме данного показателя на начало года и прироста за год:
125 + 5% = 131,3 тыс.руб.
Излишек (недостаток) собственных оборотных средств в плане определяем как разницу между потребностью с учетом прироста и наличием:
(144,8+5% ) – 350 = 198 тыс.руб. – излишек.
Сумму мобилизации (иммобилизации) внутренних ресурсов (М) можно определить по формуле:
М = ОСн – Н + К,
где Осн – оборотные средства стройки на начало года;
Н – плановая потребность в капитальных вложениях на конец планируемого года;
К – прирост кредиторской задолженности, постоянно находящейся у стройки в течение года.
М = 262-350+102 = 14 – мобилизация.
Результат со знаком «+» означает мобилизацию средств.
Просуммировав значения строк получаем сумму доходов и поступлений средств.
В расходной части затраты на производство и реализацию продукции принимаем за вычетом амортизационных отчислений:
3122,7-21,4 = 3101,3 тыс.руб.
Для определения значения налога на прибыль произведем следующие расчёты:
Балансовая прибыль может быть рассчитана по формуле:
Пб = Прп + Фри + Дв – Рв
где Пб – прибыль (убыток) балансовая;
Фри – финансовый результат от реализации основных средств и иного имущества;
Дв – доходы по внереализационным операциям;
Рв – расходы по внереализационным операциям.
Прп = Врп – Срп,
где Прп – планируемая прибыль по продукции подлежащей реализации в предстоящем периоде;
Врп – планируемая выручка от реализации продукции в действующих ценах (без НДС, акцизов, торговых и сбытовых скидок);
Срп – полная себестоимость реализуемой в предстоящем периоде продукции.
Пб = 4320,2– 3323,2 + 65 – 42,2 + 65 + 21 = 1105,8 тыс.руб.
Налогооблагаемая прибыль = Пб – доходы по акциям = = 1105,8 – 21 = 1084,8 тыс.руб.
Налог на прибыль = 1084,8 * 24% = 260,4 тыс.руб.
Налог на доходы по акциям = 6 %
21*6% = 1,3 тыс.руб.
Чистая прибыль = 1084,8 – 260,4 – 1,3 = 823,1 тыс.руб.
Налог на прибыль итоговый = 260,4 + 1,3 = 261, 7 тыс.руб.
Распределение чистой прибыли производится по заданной схеме:
Фонд накопления 40 % = 823,1*40% =329,2 тыс.руб.
Фонд потребления 50% =823,1*50% = 411,6 тыс.руб.
Резервный фонд 10% = 823,1 * 10% = 82,3 тыс.руб.
Суммируя расходы, определяем значение расходов и отчислений в плане.
Начисление плановых накоплений производится в конце сметы в % от итога прямых затрат с накладными расходами.
Плановые накопления в строительстве 20 % = 3435 * 20 % = 687 тыс.руб.
ГЛАВА 3. Совершенствование финансовой работы на предприятии ОАО «Мост» При проведении анализа финансово-экономического состояния предприятия предполагается, что имеется особый инструментарий, который позволяет давать оценку финансовой устойчивости в данный момент времени — внутренние формы отчетности, анализа и аудита.
Основная задача этих документов — получить наглядную и объективную картину финансово-экономического состояния предприятия за определенный период, а приводимую информацию представить в читабельном, понятном и доступном виде.
Несмотря на то, что в настоящее время ощущается объективная потребность в таком анализе, оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия не проводится в полном объеме в силу ряда обстоятельств:
· несовершенства сложившегося на предприятии документооборота:
1) принятая на предприятии внутренняя отчетность является больше бухгалтерской, чем управленческой, поэтому круг пользователей этой информации существенно сужается;
2) линейный или функциональный руководитель, менеджер, экономист или финансист в силу субъективных причин порой ограничены в доступе к бухгалтерской базе данных и поэтому вынуждены вести параллельную базу, которая может существенно отличаться от бухгалтерской базы;
3) актуальность принятия управленческих решений руководством предприятия теряет всякий смысл в данный момент времени из-за запаздывания и несвоевременности внесения и обработки исходной информации;
· несоответствия действующей отчетности потребностям аналитики:
1) в ней содержатся показатели исключительно в стоимостном выражении, когда чаще необходимо знать именно натуральные показатели при анализе остатков материалов, комплектующих и основных средств;
2) дебиторская и кредиторская задолженность, а также задолженность подотчетных и материально ответственных лиц дается укрупненно и без расшифровки, при этом длительность этой задолженности не раскрывается;
3) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем группировки — виды деятельности, объекты, участки, службы и подразделения;
4) разным руководителям обработанная информация требуется с разным уровнем детализации. Если руководителю предприятия необходима информация в максимально сжатом виде, то линейному или функциональному руководителю — более подробная, но не такая детальная, как, скажем, бухгалтеру материальной части, кладовщику или менеджеру по продажам или закупкам;
5) в целом отсутствует единая система справочников (по материалам, объектам, контрагентам, подразделениям, материально ответственным и подотчетным лицам), что препятствует получению полного представления о движении материальных, финансовых и документарных потоков;
· отсутствия взаимосвязи и дублирования полномочий между структурными подразделениями внутри финансово-экономической службы:
1) отсутствует схема внутреннего документооборота и взаимодействия как в самой финансово-экономической службе, так и между другими службами;
2) отсутствуют стандарты на внутренние документы и порядок их перемещения;
3) не установлены права доступа, порядок внесения и передачи исходной и обработанной информации.
Эти и другие причины частичного применения или полного отсутствия управления финансовой устойчивостью предприятия в режиме реального времени могут быть сняты, если будет внедрен и объективно заработает оперативный учет финансовой устойчивости предприятия.
Для решения этой задачи предлагается комплекс мероприятий, который охватывает ряд аспектов.
Организационный аспект:
1) на базе действующей бухгалтерской программы создается отдельный встроенный блок для финансово-экономической службы предприятия;
2) создаются сводные рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита;
3) получение этих рапортов и оперативная работа с ними осуществляются в режиме реального времени пользователями со своих рабочих мест;
4) устанавливается порядок движения документов;
5) устанавливаются конкретные сроки представления, обработки и передачи информации внутри той или иной службы, а также между службами.
Методический аспект:
1) разрабатываются перечень, внутреннее содержание и формат типовых рапортов;
2) определяется уровень аналитики для каждого пользователя (1 — большие группы, 2 — подгруппы, 3 — учетная единица);
3) устанавливается продолжительность периода анализа (день, неделя, месяц, квартал, год).
Аналитический аспект:
1) определяется перечень анализируемых объектов (участок, объект, подразделение, бизнес-единица, материально ответственное или подотчетное лицо);
2) разрабатываются справочники в разбивке по видам объектов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поставщиков и покупателей, налогов и банков, сотрудников, учредителей и т.д.;
3) устанавливаются единый доступ, порядок заполнения и обновления справочников (в целях устранения дублирования).
Правовой аспект:
1) рапорты предназначены для служебного пользования специалистами финансово-экономической службы и руководящего состава предприятия;
2) в соответствии с решением директора предприятия для каждого специалиста устанавливаются уровень детализации и права доступа к информации (полный, ограниченный, частичный);
3) устанавливается определенный перечень рапортов для конкретного пользователя.
Технический аспект:
1) соответствующими техническими службами прокладывается сеть, устанавливается необходимое оборудование, проводятся технические и другие работы;
2) решается вопрос об увеличении рабочих мест за счет расширения числа пользователей;
3) проводится подключение рабочих мест к единой базе данных.
Только решив данный комплекс задач, можно говорить о постановке оперативного учета финансовой устойчивости предприятия.
Разумеется, оперативное управление предприятием в целом и финансовой устойчивостью в частности тесно связано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через систему сводных рапортов наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движением материальных, финансовых и документарных потоков — с другой. Тем самым, на основе сводных рапортов создается мощный информационный блок, который вбирает в себя всю оперативную информацию о:
1) остатках ТМЦ на складе сырья и материалов, в основном производстве, на складе готовой продукции;
2) поступлении и оплате ТМЦ;
3) отпуске ТМЦ в производство;
4) выпуске готовой продукции, ее отгрузке, реализации и оплате;
5) движении денежных средств;
6) задолженности отдельных дебиторов и кредиторов, материально ответственных и подотчетных лицах;
7) общем финансово-экономическом состоянии предприятия.
Отсюда видно, что информативность сводных рапортов полностью зависит от своевременности поступления исходной информации и ее обработки сотрудниками соответствующих подразделений финансово-экономической службы предприятия. Эта исходная информация может состоять из банковских выписок, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур, актов выполненных работ, накладных на внутреннее перемещение и других документов.
Следовательно, чем быстрее вносится исходная информация с мест в общую базу данных, тем значительнее наполнение сводных рапортов. Если учесть, что в обязательном порядке осуществляется контроль и натуральных, и стоимостных показателей, то объективность такой информации также повышается. Вследствие этого ускоряется и сам процесс принятия управленческих решений.
Принимая во внимание, что сводные рапорты составляются нарастающим итогом с начала периода, содержат натуральные и стоимостные показатели, включают информацию по каждой службе и подразделению, появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и др.
В свою очередь, вся сводная информация легко разбивается:
· на виды и направления деятельности;
· по самостоятельным бизнес-единицам и проектам;
· по отдельным службам и подразделениям, центрам затрат и прибыли.
Понятно, что такой учет исходной информации, ее обработка и представление возможны только лишь в том случае, когда средства бухгалтерского учета приспособлены для проведения экономического учета — когда план счетов бухгалтерского учета подготовлен для проведения анализа финансово-экономического состояния предприятия. В противном случае очевидна недостаточность глубины анализа.
Таким образом, особенность сводных рапортов заключается в том, что в них собирается вся необходимая информация:
1) по факту и месту возникновения какой-либо хозяйственной операции;
2) с учетом временно2го разреза (нарастающим итогом);
3) в разбивке по видам ТМЦ и услуг, контрагентам, материально ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;
4) в соответствии с достигнутым уровнем аналитики и детализации;
5) для принятия управленческих решений конкретным руководителем (директором и его заместителями по направлениям, руководителями служб и подразделений, крупными акционерами и инвесторами).
В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации может быть создана серия сводных рапортов, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовка, обработка и анализ проводятся исключительно в финансово-экономической службе предприятия.
В этой связи можно предложить следующий перечень сводных рапортов, которые предназначены, прежде всего, для директора предприятия и руководителя финансово-экономической службы (всего предлагается 12 типовых рапортов, но их количество может быть увеличено в зависимости от необходимости), а также для других служб и подразделений (для иллюстрации приводятся только рапорт № 1 и рапорт № 2).
Эти рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита составляются в монопольном режиме для достижения единства данных и в любой момент времени.
Рапорт № 1 — остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (см. табл. 5).
Таблица 5 Рапорт № 1Объект «_____________________»Сводные показатели по состоянию на хх.хх.2008 г.Время получения рапорта хх: хх
Данный сводный рапорт содержит сгруппированную информацию в разбивке по видам деятельности и отдельным подразделениям и включает сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот рапорт и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.
продолжение
--PAGE_BREAK--