Министерство образования Российской Федерации Уральский государственный университет им. А.М.ГорькогоЛ. Н. Мазур ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯОсновные тенденции развития Учебное пособие Екатеринбург 1999 УДК 007(075.8) М 139 ББКУ. в 611 Печатается по решению редакционно-издательского совета Уральского государственного университета им. А. М. Горького Мазур Л. Н. Информационное обеспечение управления: Основные тенденции развития: Учеб. пособие. Екатеринбург: УрГУ, 1999. 188 с. Учебное пособие посвящено характеристике информационного обеспечения управления. Особое внимание уделяется процессам автоматизации управленческих функций, проблемам проектирования и организации автоматизированных информационных систем. Предназначено для студентов, обучающихся по специальностям "Историко-архивоведение" и "Документове-дение. Документационное обеспечение управления". Рецензенты: доц. Н. А. Гайдамакин, Институт экономики УрО РАН ISBN 5-7996-0036-3 © Л.Н.Мазур, 1999Оглавление Введение 4Глава 1. Основные проблемы информационного обеспеченияуправления в современных условиях 9 Управленческая документация 14 Информационно-справочные фонды 16 1.3. Устное информирование 21Дополнительный материал Организация информационного обеспечения: южнокорейский опыт 31Глава 2. Информационное обеспечение принятия решений 40 Эффективное принятие решений 40 Информационная поддержка принятия решений 48 Методы и модели принятия решений 58 Дополнительный материал Принятие управленческих решений в Японии 73Глава 3. Исторический очерк автоматизации управленияв СССР во второй половине XX в. 75 Предпосылки автоматизации управления 75 Применение ЭВМ в народном хозяйстве и управлении в 50-е - первой половине 60-х гг. 78 3.3. Автоматизированные системы управления в экономике 70- 80-х гг. 84 3.4. Современный этап автоматизации управления (вторая половина 80-х - 90-е гг.). 101Дополнительный материал Из истории персональной вычислительной техники 108Глава 4. Основные направления автоматизации управленияна рубеже тысячелетий 113 Автоматизированное рабочее место 113 Интегральные информационные системы для принятия решений 123Дополнительный материал Интегральные программные пакеты 143Глава 5. Проблемы проектирования управленческихинформационных систем 147 5.1. Основные принципы разработки системы информационного обеспечения 147 Организация информационного массиваУИС 153 Организация потоков информации 169 Внедрение новой управленческой информационной системы 174Дополнительный материал Управленческие организационные коммуникации 178 Список литературы 183 Список сокращений 186Введение Информация была и остается важнейшим ресурсом человечества, основой поступательного движения вперед всего общества. Информационные технологии, несмотря на современное звучание термина, имеют давнюю историю и их заслуженно можно отнести к древнейшим. Без умения получать, хранить, обрабатывать, передавать необходимые сведения немыслим ни один вид деятельности. И чем динамичнее эпоха, сложнее задачи, решаемые обществом, тем более высокие требования предъявляются к скорости и качеству информационного обеспечения. Информационные технологии являются одним из наиболее ярких показателей уровня развития общества. Это понятие включает в себя совокупность методов и способов по сбору, хранению, передаче, поиску, обработке информации. Смена одной исторически сложившейся технологии другой знаменует собой ситуацию, которую в современной литературе принято называть информационной революцией. Исследуя историю человечества, можно выделить несколько информационных технологий, последовательно сменявших друг друга. На заре человечества информация создавалась, хранилась и передавалась в устной форме. Основным носителем и передатчиком ее был человек, и это обусловило медленный и фрагментарный процесс накопления и передачи ее в рамках локальных человеческих коллективов от поколения к поколению на протяжении очень длительного времени. Появление письменности привело к возникновению первой информационной революции. Был создан принципиально новый способ фиксации информации на различных носителях, передачи ее во времени и на расстояние, что способствовало созданию определенного информационного пространства и более активного обмена информацией на различных-уровнях человеческого общества. Значение письменности трудно переоценить. Она способствовала значительному ускорению прогресса и формированию того общества с его системой коммуникаций, которое мы хорошо знаем. Письменные информационные технологии нередко называют ручными, или традиционными, что отражает центральное место человека в процессах создания, фиксации, поиска, выдачи информации. Длительное время все операции с ин-4 формацией действительно осуществлялись непосредственно вручную,и это обстоятельство существенно замедляло цикл ее обращения: отсоздания до использования в общественной практике. Появление технических средств, облегчавших размножение, хранение, поиск, передачу, выдачу необходимых сведений, послужило предпосылкой новойтехнической информационной революции. Величайшим достижениемчеловечества стало распространение книгопечатания, развитие средствкоммуникаций (телефон, телеграф), с их помощью обмен и распространение данных протекают более динамично и эффективно.~~ К началу XX в. объемы накопленной информации настолько увеличились, а потребности в ней возросли, что сложилась ситуация, по-, лучившая название информационного кризиса, суть которого состоялаi в отставании традиционных письменных технологий, они уже не мог-i ли обеспечить необходимую скорость обращения информации.! Венцом научно-технической революции было появление компь- ютеров, которые позволяют осуществлять информационные процессы на совершенно новом уровне и по быстродействию, и по эффективности использования данных. Информация превратилась в важнейший ресурс общества наравне с материалами, энергией, капиталом. Сфера, связанная с ее созданием и обработкой, в настоящее время является наиболее трудоемкой, более половины специалистов участвуют в индустрии информационных товаров и услуг. Способы и методы работы с информацией, основанные на использовании возможностей компьютерной техники, сейчас принято называть новой информационной технологией. Специфической особенностью информационных революций было то, что каждая последующая не отменяла предыдущую, а включала в себя, только на более высоком уровне. Современное информационное общество представляет собой пример, когда активно задействованы все информационные технологии — устная, письменная, компьютерная. Каждая из них выполняет важную работу в формировании единого информационного пространства. Мы сейчас находимся на достаточно сложном этапе, когда происходит замена старых традиционных технологий на новые во многих сферах деятельности: производстве, управлении, образовании, науке и т.д. На практике мы видим, что этот процесс сталкивается со многими препятствиями, трудностями — техническими, организационными, финансовыми, психологическими. В этих условиях важно соблю-5дать осторожность и меру: нельзя отметать и выбрасывать проверенные традиционные технологии работы с информацией, они еще долго будут актуальны для решения многих задач. Но нельзя не замечать и требований времени: компьютеризация — тот неизбежный и закономерный процесс, от которого невозможно укрыться за конторской стойкой. В центре внимания данной работы стоят проблемы, связанные с информационным обеспечением управления. Не секрет, что важнейшим условием эффективности современного менеджмента является своевременная и достоверная информация. Вместе с тем сложность реализации управленческих функций предъявляет особые требования к управленческим информационным системам. Без преувеличения можно сказать, что деятельность по информационному обеспечению в большинстве организаций и учреждений осуществляется, по сути своей, на традиционном уровне и традиционными способами, что приводит к информационному дефициту и создает проблемы в достижении поставленных организацией целей и планов. Информационное обеспечение управления (ИОУ) — это сложный вид деятельности, включающий в себя сбор, хранение, поиск, обработку, передачу и выдачу информации с целью ее использования для постановки и решения задач управления. Организация информационного обеспечения управления связана с решением целого комплекса проблем, среди них: определение источников и потребителей информации; формализация представления данных в системе; разработка методов сбора, поиска, обработки, хранения и обновления сведений; выбор и обоснование технических средств информационного обеспечения; подбор носителей информации; разработка классификаторов, словарей, инструкций и других средств технологической регламентации информационного обеспечения. Осуществление функций информационного обеспечения реализуется через создание и использование информационных систем, важнейшей из которых является документационное обеспечение управления. Основная задача управленческой информационной системы (УИС) — это удовлетворение информационных потребностей управленцев, необходимых для выполнения их функций и принятия решений. Каким управляющим какая информация нужна? Ответ на этот вопрос зависит от уровня, на котором управляющий находится в рамках организации. Высшее звено управления ответственно за определение целей, политики организации, принятие стратегических планов и за управление всей организацией. Для решения этих задач ему необходимы: ин-6 формация об окружающей среде и тенденциях ее изменения, прогнозы, сводные отчеты о функционировании организации, т.е. сведения стратегического характера. Среднее звено управления, как правило, занято составлением оперативных планов, осуществлением контрольных функций, поэтому оно нуждается в информации несколько другого рода: сводки о результатах операций, сведения о действиях и решениях других руководителей среднего звена, информация "сверху" о решениях высшего руководящего звена. Нижний уровень управления осуществляет непосредственную организацию производства товаров и услуг, ему необходима информация оперативного плана, которая помогает выполнять повседневные операции и функции, такие, как учет, расчет заработной платы, составление табелей и распределение запасов. Для решения многочисленных проблем информационного обеспечения, возникающих в любой организации, сегодня уже мало хорошо наладить документооборот или приобрести несколько компьютеров, необходимо целенаправленно работать с информацией на профессиональном уровне. Наверно поэтому вопросы информационного обеспечения управления сегодня все чаще относят к стратегическим задачам. Управленческая информационная система является своего рода нервным центром любой организации, она обеспечивает согласованность действий подразделений организации, выработку планов, достижение целей. По существующим оценкам, до 90% рабочего времени служащие в промышленности тратят на поиск и получение информации. В настоящее время в США десятки миллионов человек заняты обработкой данных, по меньшей мере 50% издержек производства в экономике США составляют затраты, связанные с ее получением и обработкой. Новые информационные технологии серьезно изменяют работу управленца. Управляющим больше нет необходимости внимательно наблюдать за подчиненными, чтобы оценить, насколько эффективно они работают. Вместо этого они могут заложить данные в компьютер и узнать результаты работы за день или за неделю. С другой стороны, расширяется доступ к информации для рядовых сотрудников. Функция принятия решений переходит из одних рук в другие. По мере развития информационных технологий в управлении неизбежно изменяется философия управления. Главной задачей управления становится разработка стратегических целей и задач, наиболее простые рутинные управленческие операции могут быть автоматизированы, упрощается сама система управления, исключая ненужные уровни и звенья.7Вместе с тем остается неразрешенным целый ряд методических, организационных, теоретических проблем, связанных с созданием эффективных управленческих информационных систем. Их проектирование и разработка требуют участия специалистов различных профилей: техников, программистов, специалистов по работе с информацией. Рассмотрению некоторых концептуальных и методических вопросов, связанных с организацией эффективного информационного обеспечения управления, в том числе в ситуациях, связанных с принятием решений, созданием современных автоматизированных информационных систем, и посвящено данное пособие.8^ Глава 1. Основные проблемыинформационного обеспечения управленияв современных условиях Информация изначально выступает как обязательный элемент управленческой деятельности. Понятие "управленческая информация" включает сведения о системе и внешней среде, необходимые для принятия решений. От своевременности ее получения, полноты и достоверности зависит не только успех, но, более того, выживаемость любого предприятия или организации, причем в рыночных условиях роль данного фактора стократно возрастает. В публицистике широко используются эпитеты, сравнивающие информацию с воздухом, а информационные потоки — с кровеносной системой организации. Истинность подобных высказываний очевидна, причем не только в оценке значимости этого ресурса, но и в отношении к нему со стороны управляющей подсистемы. Пока объем воздуха достаточен и он насыщен кислородом, человек не думает о нем, и только в условиях его дефицита остро ощущает потребность в глотке свежего воздуха. Так и информация. Она рассеяна повсюду и окружает нас постоянно, содержится в прошлом опыте, в знаниях, приобретенных в процессе образования, в привычных подсобных материалах—справочниках, указателях, средствах массовой информации. Это тот уровень информационного обеспечения, который складывается стихийно и позволяет удовлетворить элементарные потребности в каких-то сведениях и данных. В современных условиях динамично меняющегося общества этого недостаточно. Необходима целенаправленная, продуманная, хорошо организованная работа с информацией, которая и составляет суть деятельности по организации информационного обеспечения управления. Осознание необходимости такого подхода к информации происходит в обществе неравномерно, что зависит от его системных свойств — открытости и динамичности. В первую очередь с этой проблемой столкнулись страны, развивающиеся на основе рыночной экономики. Здесь уже сейчас доля занятых обработкой информации становится преобладающей в общей структуре занятости населения, а информационно-аналитические службы превратились в обязательный элемент любой организации.9 Внимание к процессам информационного обеспечения характерно и для отечественной практики управления, хотя специфика советской системы наложила на рассматриваемую деятельность особый отпечаток. С позиций синергетического подхода советское общество можно охарактеризовать как закрытую систему. И это в полной мере применимо к управленческой деятельности и важнейшей ее составляющей — информационному обеспечению. Оно было замкнуто на внутреннее пространство организации, внешние контакты носили формальный и строго регламентированный характер. Цели, направления развития предприятий, учреждений всех уровней задавались извне в виде планов, приказов, постановлений, поэтому потребность во внешней информации в управленческих структурах отсутствовала. Проблемы с покупателями и поставщиками решались вне организации, на более высоком уровне управления — в ведомствах и министерствах. Как результат подобной централизации преобладающее значение приобретали сведения о состоянии и результатах деятельности самой организации, т.е. внутренняя информация, представленная в отчетной форме. Таким образом, в отечественной практике информационно-аналитической работы в организациях различных уровней все усилия и внимание сосредоточивались на сборе, обработке внутренней информации, которая оформлялась в виде документов. Создание единых систем управленческой документации и внедрение общих принципов организации документооборота — наиболее значимые достижения отечественного опыта информационного обеспечения. Формирование открытого общества, базирующегося на развитии рыночных отношений, способствовало перемещению центра тяжести в информационной деятельности с внутренних факторов на внешние, характеризующие условия и тенденции изменения той среды, в которой функционирует организация. Для успешного развития в новых условиях возникает насущная потребность изучения и анализа таких элементов окружающей среды, как рынки сбыта, потребители, конкуренты, ресурсы и их поставщики, социально-экономические тенденции эволюции общества и др. Все это - внешняя информация, работа с ней предполагает выявление источников данных, анализ их достоверности, преобразование первичной информации в агрегированные показатели, прогнозы и т.д. Данный уровень информационной деятельности строится не только на учете и контроле информационных единиц, но на анализе, обобщении, моделировании отдельных ситуаций и процесссв, разработке различных вариантов развития, т.е. требует участия специалистов особого типа — аналитиков, умеющих целенаправ-10 ленно работать с информацией, специфику деятельности которых можно сравнить разве что с работой разведчиков. Подготовка такого специалиста включает не просто освоение какой-то совокупности технических приемов сбора и обработки информации, а общегуманитарное образование, позволяющее легко ориентироваться, анализировать и преобразовывать информационные потоки, пронизывающие общество и соединяющие тысячами нитей производственные структуры с окружающей средой. Таким образом, информационное обеспечение, являясь важнейшей частью управленческой деятельности, в настоящее время занимает особое стратегическое положение и требует осознания его роли, содержания, внутренней структуры и тенденций развития. Исследования показывают, что до 60 — 80% управленческого труда используется на работу с информацией, в том числе 30 — 40 % — на ее получение, 10 — 14 % — на передачу и первичную обработку и 20 — 25% — на аналитическую обработку и вычисления' . В широком смысле слова термин "информационное обеспечение" означает предоставление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта, т.е. это специфическая деятельность, которая нацелена на решение следующих задач: определение потребностей в информации, установление ее источников, организация сбора, хранения, преобразования, поиска сведений, необходимых для принятия управленческих решений и достижения основных целей организации. Все вьппе перечисленное можно обозначить как создание управленческой информационной системы, обеспечивающей потребности в информации всех нуждающихся в ней - от рядовых работников до руководителей высшего звена управления; обработка и преобразование информации в аналитическую форму, отвечающую потребностям служб управления; организация эффективных коммуникационных каналов, обеспечивающих быструю передачу данных внутри организации и обмен с внешней средой; координация всех функциональных процессов в организации — планирование, производство, учет, контроль и т.д. Четкость и стабильность работы предприятия непосредственно зависят от своевременности поступления сигналов от УИС.^ Си.Катрич СВ. Процесс принятия решений и АСУ. М., 1980. С. 171. 11 Таким образом, система информационного обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю1. Основная цель информационного обеспечения — наиболее полное удовлетворение потребности управляющей системы в информации, позволяющей разработать, принять и реализовать выполнение оптимальных решений, которые обеспечивают достижение целей организации. Эффективность принимаемых решений зависит от того, насколько своевременной, полной и достоверной информацией об управляемом объекте владеет лицо, принимающее решение. Вот почему информационное обеспечение приобретает особую значимость и актуальность. Системный анализ информационного обеспечения предполагает: во-первых, рассмотрение его как одного из элементов системы управления; во-вторых, оно само состоит из нескольких составных частей, каждая из которых относительно самостоятельная и имеет свои закономерности развития; в-третьих, информационное обеспечение рассматривается как динамичная система, находящаяся в постоянном развитии, причем скорость изменения отдельных составляющих может быть различна. Таким образом, ИОУ реализуется на практике через создание управленческой информационной системы, т.е. системы, помогающей управленцам решать стоящие перед ними задачи. УИС часто соотносят с понятиями "общая" и "интегрированная" система. Развитие производства и управления на протяжении человеческой истории связано с постоянным усложнением и увеличением числа функций и задач управления, а также с ростом количества информации, необходимой для осуществления этих функций. Если первоначально информационное обеспечение было персонифицировано, т.е. управленческая информационная система функционировала на основе данных, хранящихся в памяти одного человека (или небольшой группы людей), который управлял всей системой, то в дальнейшем произошел переход от первичной интегральной системы к децентрализованной, когда процесс управления осуществляется дифференцированно множеством специалистов, выполняющих отдельные функции. Информационное обеспечение в этих условиях См.Юрганизация управления промышленным производством. М., 1980. С. 194. 12 приобретает сложную структуру, разбивается на составные блоки, организация которых осуществляется во многом автономно, различными специалистами и в рамках самостоятельных подразделений организации. Управленческая информационная система в реальной практике разбита на ряд составляющих подсистем, связанных между собой. Взаимодействие подсистем осуществляется путем организации информационных потоков, для которых свойственны дублирование информации, ее параллельная обработка. И тот и другой моменты существенно замедляют оборот информации и должны быть сведены к минимуму. В зависимости от применяемых информационных технологий и используемых в управленческой системе носителей информации информационное обеспечение можно подразделить на традиционное и автоматизированное. Традиционное ИОУ базируется на ручных методах работы с информацией, основным носителем и каналом передачи ее выступает документ, а сама управленческая информационная система представляет мозаичную совокупность узкофункциональных локальных подсистем, выполняющих самостоятельные задачи, которые в свою очередь, в зависимости от содержания информационных массивов и организации поиска, могут быть подразделены на документальные и фактографические . В управлении сложилась система информационного обеспечения, которую можно назвать традиционной, она реализована в виде ручных управленческих информационных систем с определенными общими параметрами. Ей свойственны следующие характеристики: структура информационных потоков соответствует сложившейся структуре управления и ориентирована прежде всего на удовлетворение информационных потребностей отдельных подразделений, а не на систему в целом. В каждом подразделении организации формируются свои информационные системы, включающие системы документации, конкретный информационно-справочный и нормативный материал и т.д.; ограниченные возможности информационного моделирования сложных ситуаций в управлении. Информационные массивы функциональных подразделений фактически автономны, мало связаны, это ограничивает возможность системного использования информации, предопределяет возникновение проблем согласованности и сопоставимости данных, скоординированности действий отдельных подразделений; См. подробнее: ^ Мазур Л.Н. Информационные системы: Теоретические проблемы. Екатеринбург, 1997. С.35. Документальные системы решают задачи поиска документов, их описаний и адресов. Фактографические системы предназначены для хранения и поиска конкретных сведений об объектах реального мира. 13 высокий уровень избыточности потоков данных и массивов информации. Для обеспечения потребностей подразделения в сведениях возникает необходимость их многократного дублирования,и это приводит, какни парадоксально, к значительным потерям информации; — жесткая ориентация информационных систем на определенную систему показателей, традиционно сложившиеся варианты и алгоритмы обработки информации, которая основана главным образом на ручных приемах, что также ограничивает гибкость информационной системы, быстроту ее реакции на запросы. Таким образом, одной из важнейших проблем традиционной системы информационного обеспечения, которая по-прежнему занимает господствующее положение в управленческой деятельности, является интеграция разнообразных локальных управленческих информационных систем, согласованность и оперативность их взаимодействия, что невозможно без модернизации технологической основы информационной деятельности, одним из направлений которой является применение компьютерных технологий. В традиционном информационном обеспечении можно выделить три основных подсистемы: а) документационное обеспечение управления, представленное в видеразличных унифицированных систем управленческой документации; б) информационно-справочные фонды организации; в) устный обмен информацией. Рассмотрим подробнее основные направления информационного обеспечения управления и тенденции его развития. 1.1. Управленческая документация В основе построения традиционной модели информационного обеспечения лежит движение документной информации. Документопотоки в настоящее время несут основную нагрузку по хранению и передаче информации, и не удивительно, что до недавнего времени основное внимание в вопросах оптимизации ИОУ уделялось именно организации документооборота. Действительно, совершенствование системы управленческой документации (важнейшей части информационного обеспечения) имеет большое значение. В процессе ее эволюции происходила дифференциация документов на специальные подсистемы. При этом изменение условий управления неизбежно вело к необходимости появления новых видов документов. Сложившиеся системы документации не являются застывшими.14 В соответствии с критерием функционального соответствия в системе управленческой документации выделяются такие подсистемы, как организационно-распорядительные документы; документация по материально-техническому снабжению; бухгалтерская; плановая; учетная и т.д. В них достаточно четко определены границы каждой функциональной подсистемы, решаемые ею задачи. Процесс управления в системах организационного типа неразрывно связан с выработкой и реализацией различного рода управленческих решений. Они находят отражение в нормативных актах, положениях, организационных и технических проектах, приказах, распоряжениях и др. Формируемая при этом организационно-распорядительная документация (ОРД) является важнейшей составной частью системы управленческой документации. В ОРД содержится не только "собственная информация", относящаяся к реализуемым ею функциям, но и информация по всем остальным подсистемам управления. Она представляет собой наиболее общую документальную систему в управлении и выполняет, таким образом, интегрирующую роль относительно других функциональных подсистем. Возникая в процессе организационной и исполнительной деятельности, ОРД сопровождает все специальные системы управленческой документации (плановую, снабженческую, финансовую и т.д.) и имеет значительный удельный вес в общем объеме управленческой документации. Операции над документами совершаются в определенной последовательности, что и составляет содержание технологического процесса обработки документов. Документальные технологии нашли достаточно полное отражение в ГОСТах. Движение документа в аппарате управления с момента его получения или создания до исполнения или отправки называют документооборотом. Под термином "документопоток" понимают направленное движение документов и количество документов, обрабатываемых за единицу времени в данном аппарате управления. Основной параметр документопотока — интенсивность, которая определяется как отношение количества документов на единицу времени (в месяц, год и т.д.). В соответствии с этим показателем учреждения и организации подразделяются на следующие группы: 1) с документопотоком более 100 тыс. документов в год; 2) от 25 до 100 тыс.; 3) от 10 до 25 тыс.; 4) менее 10 тыс. документов в год. Совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время представляет одно из важнейших направлений развития информационного обеспечения управления. Документ остается весьма удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным фактором является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы при- 15 емы их создания и хранения, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур. При этом одно из центральных мест в управленческой деятельности занимают проблемы автоматизации делопроизводства, создаются достаточно эффективные прикладные программные пакеты, позволяющие облегчить работу с документами. С другой стороны, совершенствование документационного обеспечения управления связано не только с соблюдением требований ГОСТов и внедрением средств автоматизации, но и с более гибким творческим отношением к документу и документообороту на рабочих местах. Условия работы, которые уникальны для каждого предприятия или учреждения, способствуют и формированию специфических потребностей в информации, удовлетворение которых может быть связано с созданием новых разновидностей документов отчетного, учетного и инструктивного характера. Форма, содержание и периодичность составления таких документов определяются спецификой деятельности организации, зависят от ее структуры, степени автоматизации, уровня управления. Все более актуальным становится формирование систем документации, ориентированных непосредственно на информационную поддержку принятия решений. Проблемы организации документооборота остаются наиболее значимыми в информационном обеспечении управления, хотя и не исчерпывают всех аспектов информационно-аналитической деятельности.^ 1.2. Информационно-справочные фонды Не менее важным элементом организации ИОУ выступает формирование информационно-справочного фонда в учреждении или на предприятии, в котором должна быть представлена нормативная, справочная и другая необходимая в управлении информация. Основным источником подобных сведений являются публикации. Таким образом, в любой организации возникает необходимость создания информационных систем библиотечного типа. Традиционно информационно-справочная деятельность на предприятиях осуществлялась через органы научно-технической информации (отделы научно-технической информации, библиотеки, патентные бюро и т.п.), т.е. подразделения, выполняющие задачи научно-информационного обслуживания и аналитической обработки публикуемых данных. Несмотря на то, что наличие подобных структур считается свойственным крупным научным и научно-производственным организациям, потреб-16 ность в такой информации существует в любой, даже самой маленькой, фирме. В последнем случае возникают трудности организационного плана, задачи информационно-справочного обслуживания возлагаются на работников, не имеющих достаточной квалификации и знаний, например, на секретарей, делопроизводителей и других служащих, непосредственно связанных с информационной деятельностью. Состав информационно-справочных фондов должен соответствовать конкретным потребностям руководителей, специалистов и рядовых сотрудников организации, учитывать ее специфику и направления деятельности. Информационный массив библиотечной системы, как правило, включает различные виды публикаций — ГОСТы и ОСТы, справочники общего и специального характера, статистические сборники, научно-техническую литературу по профилю предприятия, общие и специализированные газеты и журналы, классификаторы, сборники законодательных актов и т.д. В зависимости от содержания информационно-справочные фонды можно подразделить на: — материалы правового характера, включающие документы по трудовому, административному, финансовому праву и другие законодательные акты, регламентирующие внешние условия работы организации, в томчисле по вопросам охраны окружающей среды, налоговых отчислений,таможенных пошлин и т.п.; —нормативы, государственные и отраслевые стандарты, регулирующие основные производственные, информационные процессы в организации; справочная информация общего характера (адресные, телефонные, торговые справочники и т.д.); тематические справочные материалы; статистические данные по интересующим организацию регионам; аналитическая информация по политическим, социально-экономическим, технологическим проблемам; прогнозы и др. В зависимости от периодичности публикаций выделяют периодические, продолжающиеся и непериодические издания. Данный фактор учитывается при разработке планов комплектования фондов. Кроме того, для оценки содержащейся в публикациях информации очень важно принимать во внимание тип публикации. В соответствии с используемыми первичными источниками публикации можно подразделить на официальные, полуофициальные, неофициальные издания и научно-техническую литературу. Наибольшим доверием пользуются правительственные или официальные публикации. К ним относятся издания, выходящие под грифом органов власти и государственных структур — это правительственные газеты 17 и журналы, кодексы законов, статистические сборники и др. Для принятия решений используется широкий спектр официальной информации: данные переписи населения; переписи предприятий торговли и промышленности; ежегодные статистические отчеты; показатели национального дохода и расхода; обзоры деловой активности; баланс внешней торговли; обзор доходов семьи. Данная информация публикуется после соответствующей обработки в журналах, квартальных и ежегодных отчетах, обзорах. Официальная информация является наиболее достоверной, так как точность ее определенными способами контролируется. Неофициальные или неправительственные источники информации— газеты, журналы и другие издания, публику