Як вести простий кількісний облік за допомогою системи «Дебет плюс V12» Хоча система «Дебет плюс V12» має досить велику кількість можливостей, вона може бути використана для ведення простого кількісного обліку, без бухгалтерії.Запустіть систему, натисніть кнопку «Почати роботу», і на панелі, що з'явилася, виберіть підсистему «Облік ТМЦ». Для роботи підсистеми можуть знадобитися атрибути вашої організації. Їх можна заповнити в меню\Довідники\Свої організації. Там вже є один рядок організації. Її треба відредагувати. Якщо у вас декілька організацій, з яких ви хочете виписувати накладні, то треба додати необхідні організації.У меню «Первинні документи» виберіть рядок «папки документів»(чи натисніть першу кнопку на панелі інструментів). Папки «Прихід ТМЦ» і «Реалізація ТМЦ» - це якраз і є ті папки, в які система «Дебет плюс V12» складатиме прибуткові і видаткові накладні. Клацнемо правою кнопкою миші по піктограмі папки «Прихід ТМЦ» і виберемо режим « Документи». З'явиться приблизно така картинка(рис.1).Рис.1Як бачимо, список накладних порожній. Натисніть клавішу [Insert], щоб викликати режим додавання накладної, або в контексному меню, викликаному правою клавішею миші, виберіть режим « Додавання». З'явиться макет введення прибуткової накладної(рис.2).Рис.2Розтягніть його на екрані так, щоб було видно усі поля введення. Подивимося на макет введення. У лівій частині знаходяться поля для введення бухгалтерського рахунку, на який прибуткуватимуть ТМЦ. Потім ми покажемо, як відключити ці поля введення, якщо вони вам не потрібні, а зараз поставимо рахунок=20 субрахунок=201 і клацнемо мишею на кнопку поля введення постачальника. З'явиться така картинка(рис.3).Рис.3 Виберемо потрібну організацію зі списку і натиснемо [Enter] або натиснемо клавішу [Insert] для додавання нової організації. У останньому випадку з'явиться таке вікно для введення даних по організації.Для роботи системи досить ввести повну назву контрагента і натиснути кнопку « Зберегти». Номер контрагента система запропонує сама. Міняти цей номер, як правило, не треба. Проте для того, щоб мати повнішу інформацію по клієнту, рекомендується вводити додаткову інформацію. Це можна легко зробити, перемикаючи потрібні закладки. Якщо у вас довготривала співпраця з контрагентом, то рекомендується заповнювати закладку «Контактні особи», оскільки ця інформація використовується потім в CRM модулі.Після збереження атрибутів організації ви потрапите в довідник організацій. Треба натиснути [Enter] або зробити подвійне клацання лівою кнопкою миші, щоб ця організація відобразилася в макеті введення накладної.В полі введення організацій можна вводити або номер організації в довіднику, або будь-який контекст з назви організації. Потім система виведе список організацій, що містять вказаний контекст. Якщо тільки одна організація міститиме заданий контекст, вона автоматично буде вибрана в полі введення.Система «Дебет плюс V12» має широкі можливості для пошуку інформації, проте в цю тему ми поглиблюватися не будемо. Відмітимо лише, що контексний пошук викликається клавішею «F7» або «Ctrl+F». Повнотекстовий пошук викликається простим набором потрібного контексту прямо в списку. Вікно контексного пошуку виглядає таким чином.Вікно повнотекстового пошуку виглядає так.Для використання дивіться підказки при наведенні курсору миші на відповідні кнопки.Повернемося до введення накладної. Після заповнення поля постачальника, треба заповнити поля « підрозділ» і « МВО»(матеріально- відповідальна особа). Якщо в довіднику підрозділів(МВО) знаходиться тільки один запис, то система підставлятиме цей запис автоматично, не вимагаючи вибору з довідника. Якщо ж у вас декілька підрозділів або складів, то треба натиснути кнопку праворуч від відповідного поля введення і додати підрозділ в довідник. В цьому випадку система при подальших додаваннях накладних залишить поле підрозділів порожнім і вимагатиме вибору підрозділу з довідника. Для додавання рядка накладна треба стати в полі введення рядків накладною і натиснути клавішу [Insert]. З'явиться віконце для введення рядка накладної наступного вигляду :Рис.4Перше поле - це номер рядка накладної. Воно використовується тільки для впорядкування рядків в накладній. Далі йде поле «серійний номер». Якщо ви не ведете ТМЦ по серійних номерах, то просто залиште його порожнім. Ми припускатимемо саме цей випадок.Далі йде поле з довідника номенклатури. Опис роботи з довідником номенклатури- досить велика тема. Тому розповімо, як користуватися довідником номенклатури лише коротко, пам'ятаючи про те, що ми розглядаємо «простий» облік ТМЦ. Натиснемо на кнопку в полі введення номенклатури. З'явиться довідник номенклатури. При старті системи він порожній.Довідник номенклатури підтримує ієрархічну структуру(дерево). Тому в ньому є записи двох типів : записи найменувань груп ТМЦ і власне записи ТМЦ. Для додавання запису кожного з цих типів передбачений окремий рядок в контексному меню: «додати групу» і «додати ТМЦ». Якщо вас не цікавить угрупування ТМЦ, то можна просто додавати записи ТМЦ одну за іншою. Система просто пропонуватиме черговий номер, а користувач повинен вказати найменування і одиницю виміру. Інші поля заповнювати не обов'язково.Рис.5Тут ми багато пояснювати не будемо, оскільки призначення основної маси полів введення очевидно. Відмітимо лише поля «Ведеться по постачальниках» і «Ведеться по приходах». Якщо проставлений крижик в полі «Ведеться по постачальниках», то система однаковий товар, отриманий від різних постачальників, система веде окремо. Тобто, окремо рахує залишки, приходи і витрати, навіть якщо номенклатура однакова. Якщо включений режим «Ведеться по приходах», то однаковий товар, отриманий по різних накладних(партіях) навіть від одного постачальника, система веде окремо.Розглянемо випадок, коли нам потрібний довідник номенклатури з групами. Запис кореневої групи з текстом «довідник номенклатури» завжди є у довіднику номенклатури. Додавання групи робиться з контексного меню за допомогою режиму «додати групу». При цьому група буде додана в групу, на якій знаходиться поточний запис довідника номенклатури. Наприклад, якщо ви хочете додати групу першого рівня « канцтовари», то поточний запис довідника номенклатури повинен знаходитися на записі «Довідник номенклатури». Якщо ж ви хочете додати підгрупу « Олівці» в групу « Канцтовари», то вам треба знаходитися на записі групи « Канцтовари». Після того, як введені групи, додавання записів ТМЦ відбувається за тими ж правилами - для додавання ТМЦ в групу треба, щоб поточний запис знаходився у рамках цієї групи.Рис.6Для користувачів інших систем відмітимо, що ціни номенклатурної позиції в довіднику номенклатури немає, оскільки номенклатура існує сама по собі.Повернемося до введення рядка прибуткової накладної. Після введення номенклатури треба ввести ціну і кількість, інші поля заповнювати не обов'язково. Далі натискаємо « зберегти» на рядку накладної, а потім на кнопку « зберегти» накладну. Якщо треба ввести більше рядків в накладну, то це робиться аналогічно описаному раніше. Якщо треба додати ще накладні, натискайте клавішу [Insert], знаходячись в списку накладних, і вводьте. Щоб подивитися, що у вас вийшло, розрахуйте оборотно-сальдову відомість.Для цього треба вибрати режим меню\Вихідні документи\Оборотно-сальдова відомість\розрахунок. З'явиться макет введення для відбору інформації. Рис.7Макет введення пропонує широкі можливості для відбору інформації. Наприклад, якщо вказати конкретну номенклатуру або групу в якості критерію відбору, то буде розрахована оборотка тільки по цій номенклатурі або номенклатурній групі. Порожнє поле введення означає, що розрахунок буде робитися по усіх номенклатурах. Аналогічно відбір може бути зроблений за ціною, постачальнику і тому подібнеПовернемося до нашого прикладу. У першому полі(«Підсумки по») можна вибрати спосіб впорядкування оборотно-сальдової відомості. Наприклад, по складах в розрізі номенклатур або по номенклатурах в розрізі складів і тому подібне. Так як у нас розглядається простий облік, виберемо впорядкування по номенклатурах, а в якості періоду виберемо поточний місяць. Натиснемо клавішу « ОК», і отримаємо наступну картину.Мал. 8Для перегляду оборотки в сумах треба посунути повзунок управо.Тепер введемо витратну накладну. Для цього знову відкриємо вікно папок документів(меню\Первинні документи\Папки документів). Зробимо подвійне клацання миші на піктограмі поряд з написом «Реалізація ТМЦ» або, виділивши рядок «Реалізація ТМЦ», натиснемо праву кнопку миші і в контексному меню виберемо режим « Документи». Відкриється порожня папка з видатковими накладними по реалізації ТМЦ. Натиснемо клавішу [Insert] для додавання накладної. Отримаємо наступний макет введення. Поле «тип прайс-листа» доки залишимо осторонь, а, стосовно решти, відмітимо наступне. Для витрати ТМЦ треба вказувати той же рахунок, субрахунок, підрозділ, МВО, на які здійснювалося прибуткування ТМЦ. Інакше система скаже, що залишків ТМЦ немає, оскільки витрата повинна здійснюватися з того складу і МВО, на якій ці ТМЦ числяться. Оскільки у нас один склад, одна МВО, і ми проставляємо один і той же рахунок прибуткування(рахунок=20, субрахунок=201), то проблем виникнути не повинно. Для додавання рядка видаткової накладної треба натиснути клавішу [Insert] в області введення рядків накладної. Виберемо в полі « номенклатура» в якості ТМЦ « олівець», і натиснемо кнопку вибору облікової ціни.У списку, що з'явився, виберемо облікову ціну. Так як олівець у нас оприбуткований тільки за однією обліковою ціною, то вибір зводиться до одного рядка і досить натиснути [Enter]. Якби олівець числився за декількома обліковими цінами, то треба було б вибрати відповідний рядок. Вибір рядка можна виконувати автоматично, якщо, знаходячись в папці документів «реалізація ТМЦ», натиснути праву кнопку миші і в контексному меню вибрати режим «Параметри папки документів». Отримаємо вікно для налаштувань способу роботи з цією накладною. У цьому вікні можна вказати, наприклад, як вибирається номенклатура: по довіднику номенклатури, прайс-листа або відомості залишків. Можна вказати також інші можливості. Якщо в способі вибору облікової ціни вказати FIFO, то облікова ціна вибиратиметься автоматично. Можна дозволити системі виписувати в мінус або без вказівки облікової ціни, тоді система не контролюватиме наявність ТМЦ і дозволить виписувати, то що ще не оприбутковане.Закінчимо введення витратної накладної і збережемо накладну.Мал. 9Тепер розрахуємо оборотку, як ми це вже робили. Якщо вікно з попередніми результатами розрахунку оборотки все ще відкрито, система попередить про необхідність закрити вікно з результатами попереднього розрахунку оборотки. Для друку накладнoї треба натиснути піктограму з принтером безпосередньо в режимі редагування накладної або в списку накладних в контексному меню вибрати режим « Друк екземпляра документу» і в списку форм друку, що з'явився, вибрати потрібну форму і натиснути [Enter]. З'явиться приблизно така картинка, яка говорить нам про те, що для друку накладних треба ввести усі атрибути контрагентів, необхідні для друку накладних.Якщо ви використовуєте підсистему ТМЦ просто для контролю кількості без друку накладних, то тоді можна і не заповнювати атрибути організацій. Редактор форм друку дозволяє зберігати форми друку у форматах PDF, RTF, XLS та ін. Для цього треба натиснути піктограму дискети в лівому верхньому кутку вікна перегляду друкарської форми.Для друку може використовуватися вивантаження документів в пакет OpenOffice. Як форми друку можуть використовуватися шаблони у форматі DOC або XLS. Ці форми в списку вибору форм друку відмічені спеціальними піктограмами. У разі використання цих форм пакету OpenOffice слід вказати порт, на якому він чекатиме прийому інформації і той же порт вказати в параметрах системи «Дебет плюсV12».