--PAGE_BREAK--
3.1.2. Должностная инструкция.
Должностная инструкция – это правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.
Содержательной части должностной инструкции предшествует заголовок. В заголовке приводится полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, точное наименование подразделения с указанием его принадлежности к вышестоящему структурному подразделению.
В разделе «Общие положения» даются основные сведения о должности, к которой относится работник; в разделе «Функциональные обязанности» определяется содержание работы работника; в разделе «Права» содержится перечень должностных прав, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при исполнении возложенных на него обязанностей; в разделе «Ответственность» описываются меры юридической, административной, дисциплинарной, материальной ответственностью; в разделе «Квалификационные требования» определяются требования к образованию и стажу работы.
Для повышения ответственности работников за выполнение обязанностей в полном объеме каждый работник знакомится со своей должностной инструкцией после утверждения руководителем, при этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата» (или6 подпись, дата).
На каждого работника в организации составляется должностная инструкция.
Должностные инструкции в соответствии со ст.35 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения являются документом постоянного хранения.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АУДИТОРА
ООО «ГЕЛИОС» УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
23.09.2007 № 53
г.Энгельс
Аудитора
Генеральный директор
ООО «ГЕЛИОС»
М.П. _________ О.В. Трусова
23.09.2007
I. Общие положения
1. Аудитор относится к категории специалистов.
2. На должность аудитора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и дополнительная специальная подготовка, стаж бухгалтерской работы не менее 3 лет или среднее профессиональное (экономическое) образование и дополнительная специальная подготовка, стаж бухгалтерской работы не менее 5 лет.
3. Назначение на должность аудитора и освобождение от нее производится приказом Генерального Директора.
4. Аудитор должен знать:
4.1. Законодательные и нормативные акты, методические материалы, касающиеся производственной и хозяйственной деятельности предприятия.
4.2. Рыночные методы хозяйствования, закономерности и особенности развития экономики.
4.3. Трудовое, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство.
4.4. Порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.
4.5. Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
4.6. Правила проведения проверок и документальных ревизий.
4.7. Денежное обращение, кредит, порядок ценообразования.
4.8. Условия налогообложения юридических и физических лиц.
4.9. Правила организации и ведения бизнеса.
4.10. Этику делового общения.
4.11. Экономику, организацию производства, труда и управления.
4.12. Порядок оформления финансовых операций и организацию документооборота.
4.13. Действующие формы учета и отчетности.
4.14. Правила и нормы охраны труда.
5. На время отсутствия аудитора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
Аудитор:
1. Оказывает бухгалтерские услуги, связанные с различными аспектами бизнеса.
2. Проводит анализ финансовой деятельности учреждения, организации, предприятия независимо от форм собственности.
3. Осуществляет ревизию бухгалтерских документов и отчетности, оценивает ее достоверность, а также внутренний и внешний контроль законности совершаемых финансовых операций, соответствия их законодательным и нормативным актам, соблюдения установленного порядка налогообложения.
4. Дает необходимые рекомендации с целью предупреждения просчетов и ошибок, которые могут привлечь штрафные и другие санкции, снизить прибыль и отрицательно повлиять на репутацию предприятия, учреждения, организации. Консультирует юридические и физические лица по вопросам хозяйственной и финансовой деятельности, бухгалтерской отчетности, проблемам налогообложения, действующего порядка оспаривания незаконно предъявленных исков и другими вопросами, входящим в его компетенцию.
5. Участвует в рассмотрении исков о неплатежеспособности (банкротстве) в арбитражных судах.
6. Следит за изменениями и дополнениями в нормативных правовых документах, применяет меры по согласованию интересов государства и клиентов.
III. Права
Аудитор имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководства).
6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Аудитор несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Руководитель структурного подразделения ___________ / __________
Подпись Расшифровка
СОГЛАСОВАНО:
Нач. юридического отдела ___________ / __________
Подпись Расшифровка
С инструкцией ознакомлен (а) ___________ / __________
Подпись Расшифровка
3.1.3. Штатное расписание.
Штатное расписание – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
3.1.4. Положение о структурном подразделении.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию и организацию работы системы государственных органов (положение о министерствах), одного органа (положение об инспекции), структурного подразделения (отдела, комиссии). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например, положения о различных конкурсах, комиссиях.
Положения могут быть типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящими органами для системы учреждений и предприятий для однотипных подведомственных структур.
Положения оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения (комиссии) и утверждаются руководителем организации или правовым актом.
ООО «ГЕЛИОС»
УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
Генеральный директор
ПОЛОЖЕНИЕ
М.П.
(подпись)
(расшифровка подписи)
17.06.2007
№ 2
17.06.2007
Об отделе кадров
(наименование подразделения)
I. Общие положения
1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.
3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору*.
* Может также подчиняться заместителю генерального директора по управлению персоналом.
4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом генерального директора.
* Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам.
5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
6. В своей деятельности отдел руководствуется:
6.1. Конституцией РФ.
6.2. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
6.3. Уставом.
6.4. Положением о персонале.
6.5. Настоящим Положением.
7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам.
8. Начальник отдела один раз в квартал представляет генеральному директору отчет о работе отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.
2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме*.
* В составе отдела кадров могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др.
ОТДЕЛ КАДРОВ
Бюро (сектор, группа) приема
Бюро (сектор, группа) увольнения
Бюро (сектор, группа) учета
Бюро (сектор, группа) консультирования работников
3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров.
4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.
III. Задачи
1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.
2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.
3. Учет кадров.
4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации.
5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации.
IV. Функции
1. Разработка кадровой политики и стратегии организации.
2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3. Обеспечение организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности.
4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации.
6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
7. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях; использование средств массовой информации для найма работников.
8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора.
10. Учет личного состава.
11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
13. Ведение установленной документации по кадрам.
14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
17. Контроль над правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях организации.
18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
19. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.
21. Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.
22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
23. Составление графика отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков.
24. Оформление и учет командировок.
25. Табельный учет.
26. Контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и за соблюдением работниками Правил внутреннего распорядка.
27. Анализ текучести кадров.
28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
V. Права
1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:
1.1. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, установленного порядка предоставления льгот и преимуществ.
1.2. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
1.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
1.4. Давать руководителям структурных подразделений обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела
кадров.
1.5. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с генеральным директором.
2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.
3. Начальник отдела кадров наделен следующими правами:
3.1. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.
3.3. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации в части персонала.
3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.
3.6. По согласованию с генеральным директором привлекать из сторонних организаций экспертов, специалистов в сфере управления персоналом для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.
4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.
5. Работники отдела кадров наделены правом:
5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства.
5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.
5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.
5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела. продолжение
--PAGE_BREAK--
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует с подразделениями организации по следующей схеме:
Наименование подразделения
Документы и информация
Получает
Предоставляет (направляет)
Все структурные подразделения
Заявки на рабочих и служащих
Решения о поощрении работников
Представления на поощрения
Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу (по запросам руководителей подразделений)
Характеристики на работников
Утвержденный график отпусков
Материалы для привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности
Копии приказов о поощрении работников, о наложении дисциплинарных взысканий
Объяснительные записки от нарушителей трудовой и производственной дисциплины
Предписания об устранении нарушений трудового законодательства
Проекты графиков отпусков по подразделениям
Решения аттестационной комиссии
Материалы на командируемых
Копии приказов о командировании
Главная бухгалтерия
Справки о заработной плате для оформления пенсий
Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников
Материалы для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы
Проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц
Сведения о материально ответственных лицах
Проекты договоров о материальной ответственности
Табели учета рабочего времени
График отпусков
Листки временной нетрудоспособности к оплате
Справки об изменении фамилии работника
Приказы о командировании, иные документы для выплаты командировочных
Исполнительные листы из судов для удержания из заработной платы работников
Отдел организации и оплаты труда
Штатное расписание
Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников
Схемы должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате
Сведения о списочной численности работников
Нормативы по труду
Справки о текучести кадров
Положение о персонале
Отчеты, ведомости о состоянии трудовой дисциплины
Положение о материальном и моральном поощрении работников
Положение о дисциплинарной ответственности
Положения о структурных подразделениях организации
Расчеты фондов заработной платы и численности персонала
Расчеты потребности в рабочих и служащих
Отдел подготовки кадров
Графики направления руководящих работников и служащих в учебные заведения для повышения квалификации
Расчеты потребности в квалифицированных кадрах
Планы подготовки, переподготовки кадров, повышения квалификации
Сведения о качественном составе рабочих и служащих
Сведения об успеваемости учащихся и сроках обучения
Списки работников
Результаты итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства
Проекты трудовых договоров с преподавателями и инструкторами
Предложения по составу аттестационных комиссий
Информацию о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов
Юридический отдел
Сведения об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении
Проекты трудовых договоров с руководящими работниками организации
Нормативные правовые акты по труду
Заявки на поиск необходимых нормативных правовых актов разъяснения действующего законодательства
Разъяснения действующего трудового законодательства и порядка его применения
Приказы для визирования
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.
2. Начальник отдела кадров привлекается к ответственности за:
2.1. Ненадлежащую организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Несвоевременную и некачественную подготовку документов.
2.3. Ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.4. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.
2.5. Несоблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.6. Непринятие мер по устранению масштабных нарушений трудовой дисциплины в организации.
2.7. Не обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности.
2.8. Несоответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.9. Нерациональное использование трудовых и материальных ресурсов.
3. Начальник отдела кадров за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.
4. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.
5. Ответственность работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
Начальник отдела организации и оплаты труда
И. М. Свердлов
(подпись)
(расшифровка подписи)
17.06.2007
* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.
Начальник юридического отдела
К. В. Алмазов
(подпись)
(расшифровка подписи)
17.06.2007
С положением ознакомлены
Начальник отдела кадров
В.К. Смирнова
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
18.06.2007
(должность*)
(подпись)
(расшифровка подписи)
* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.
3.2. Распорядительные документы.
К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа; во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документа предполагает и характер изложения его текста.
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержаться все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае.
3.2.1. Приказы.
Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т.п.
Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении…», «О создании…», «Об объявлении…», «Об итогах…» и т.д.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Если приказ издается на основании и в развитие документов вышестоящих органов, в констатирующей части указывают: наименование документа, автора, дату, номер, заголовок к тексту и, при необходимости, краткое изложение содержания документа в целом или его раздела.
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
ПРИКАЗ
27.10.2007 №69
г. Энгельс
О документационном обеспечении
В целях совершенствования документационного обеспечения в ООО «ГЕЛИОС», упорядочения работы с документами
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению ООО «ГЕЛИОС».
2. Возложить на заместителей Генерального директора, руководителей структурных подразделений Общества с Ограниченной Ответственностью персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по документационному обеспечению Общества с Ограниченной Ответственностью.
3. Управлению документационного обеспечения ООО «ГЕЛИОС» (Харламов М.С.):
3.1. Организовать изучение Инструкции по документационному обеспечению ООО «ГЕЛИОС» руководителями структурных подразделений.
3.2. Провести проверки структурных подразделений ООО «ГЕЛИОС» по внедрению номенклатуры дел и организации делопроизводства.
4. Заместителям Генерального директора, руководителям структурных подразделений ООО «ГЕЛИОС»:
4.1. Обеспечить изучение Инструкции по документационному обеспечению специалистами структурных подразделений.
4.2. Назначить работников, ответственных за документационное обеспечение, и представить информацию о них в Управление документационного обеспечения до 01.03.2008.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя Управления документационного обеспечения Харламова М.С.
Генеральный директор
О.В. Трусова
С приказом ознакомлены
Зам. Генерального директора
О.В. Панова
Руководитель Управления документационного обеспечения
М.С. Харламов
В дело 02-06
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код
ООО «ГЕЛИОС»
Форма по ОКУД
0301001
по ОКПО
наименование организации
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Принять на работу
Дата
с
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
в
структурное подразделение
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
цифрами
надбавкой
руб.
коп.
цифрами
с испытанием на срок
месяца (ев)
Основание:
Трудовой договор от «
»
20
г. №
Руководитель организации
должность
личная подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
«
»
20
г.
3.2.2. Распоряжения.
Распоряжение – один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми работниками определенных действий в оговоренный срок.
Данный вид документа используют руководители всех государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается круга должностных лиц.
Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы. Состав реквизитов аналогичен составу таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроком их исполнения.
В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинаются с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
27.08.2007 №86-р
г. Энгельс
О проведении массового соревнования по футболу
В целях популяризации здорового образа жизни и привлечения работников ООО «ГЕЛИОС» к массовым занятиям физической культурой и спортом:
1. Принять участие в массовом соревновании по футболу 18 сентября 2007г.
2. Руководителям структурных подразделений провести разъяснительную работу и обеспечить массовое участие в соревновании работников ООО «Гелиос».
3. Утвердить план мероприятий по подготовке и проведению соревнование (приложение).
Генеральный директор
О.В. Трусова
Гриф согласования или визы:
Подпись
И.О. Фамилия
Исполнитель
М.В. Хирная
В дело 02-27
28.08.2007
3.2.3. Постановления.
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
3.2.4. Протокол.
Протокол – документ фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.
Многие протоколы основаны на нормах административного права и поэтому обязательны для исполнения. Значение протокола заключается в том, что в нем отражаются не только принятые решения, но и исполнители, а также сроки исполнения полученных заданий.
Протоколы по своей сути – распорядительные документы, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.
Значительная часть протоколов – документы постоянного или долговременного хранения.
По способам и полноте заполнения протоколы могут быть полными и краткими:
Краткий – содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения.
Полный – содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Совет директоров
27.08.2007 №86-п
г. Энгельс
Об утверждении инструкции по ведению делопроизводства
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности Совет директоров
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в ООО «ГЕЛИОС»
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09.07.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «ГЕЛИОС» с 01.09.07 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю-референту Видешевой М.С. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.09.07.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя управления документационного обеспечения Харламова М.С.
Совет директоров:
О.В. Трусова
О.В. Панова
С постановлением ознакомлены:
Секретарь-референт
М.С. Видишева
Руководитель управления документационного обеспечения
М.С. Харламов
Нач. юридического отдела
В.П. Алмазов
В дело 01-08
Подпись 28.08.07.
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
ПРОТОКОЛ
27.08.2007 №8
г. Энгельс
Заседания коллегии
Председательствующий – Панова О.В.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
О бизнес-плане Общества с Ограниченной Ответственностью на 2008г.
СЛУШАЛИ:
Савельев А.В. – первого заместителя Генерального директора.
ВЫСТУПИЛИ:
Коуров В.С., Носков В.П., Михайлов В.В., Козлов А.А., Федоров В.Л., Карасев А.А., Кретов Н.Н., Леонов В.В.
РЕШИЛИ:
1. Одобрить бизнес-план Общества с Ограниченной Ответственностью на 2008г.
2. Доработать бизнес-план с учетом высказанных замечаний и представить на утверждение Генеральному директору к 30.08.2007.
Председатель
О.В. Панова
3.3. Информационно-справочные документы.
Большинство документов, отправляемых из организации и получаемых ею, — иформационно-справочные. Они содержат информацию о фактическом положении дел. Документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и служат основанием для их принятия. К информационно-справочным документам относятся: акты, докладные и объяснительные записки, обзоры, письма, справки, телеграммы, телефонограммы.
3.3.1. Объяснительная (пояснительная) записка.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.) или объясняющий причины какого-либо факта, поступка.
Пояснительная записка, сопровождающая основной документ, оформляется на общем бланке организации или структурного подразделения.
3.3.2. Справка.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки отражают деятельность организации или подтверждают сведения биографического (места работы, трудового стажа, заработной платы и т.п.) или служебного характера.
Справки бывают двух видов:
1) для предоставления руководству с информацией о фактах и событиях служебного характера (внутренние);
2) для предоставления в другую организацию.
3.3.3. Служебное письмо.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Среди служебных писем можно выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма просьбы, письма – подтверждения, письма – напоминания, письма – извещения и д.т.
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
09.10.2007.
О прогуле В.С. Шустрикова
Заместителю Генерального директора
ООО «ГЕЛИОС»
О.В. Пановой
03.10.2007 я не присутствовал на рабочем месте по причине плохого самочувствия.
Справка прилагается.
Аудитор
В.С. Шустрикова
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
СПРАВКА
10.03.2008 № 124
О Васильевой Т.С.
Муниципальное учреждение
детский сад № 57
Васильева Татьяна Семеновна работает старшим менеджером по кадрам в Обществе с Ограниченной Ответственностью «ГЕЛИОС» с 15 октября 2007г.
Ее оклад согласно штатному расписанию составляет 10000 руб. в месяц.
Генеральный директор
О.В. Трусова
Главный бухгалтер
М.И. Юдина
М.П.
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬССКАЯ АУДИТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«ГЕЛИОС»
ул. пл. Свободы 3«а» г. Энгельс, 413100
Тел/факс: 8 (8453) 55-13-90
ОКПО 00000000/ОГРН 000000000000
ИНН/КПП 0000000\0000000000
Руководителю
Риэлтерской компании
ООО «Феникс»
ул. Тельмана, оф.414, г. Энгельс 413101
тел/факс: 8 (8453) 56-14-54
О.Н. Хвосту
16.07.2007 № 99/97
О расширении арендуемой площади.
Для планируемого расширения нашего предприятия нам необходимо большее помещение площадью не менее 300кв.м. Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.
Генеральный директор ООО «ГЕЛИОС»
О.В. Трусова
Общество с Ограниченной Ответственностью
ЭНГЕЛЬСКАЯ РИЭЛТОРСКАЯ КОМПАНИЯ
«Феникс»
ул. Тельмана 14, оф.414 г. Энгельс, 413101
Тел/факс: 8 (8453) 55-16-90
ОКПО 00000000/ОГРН 000000000000
ИНН/КПП 0000000\0000000000
25.07.2007 № 35/47
На № 99/97 от 16.07.2007
генеральному директору ООО «ГЕЛИОС»
пл. Свободы 3 «а», г. Энгельс 413100
О.В. Трусовой
О расширении арендуемой площади.
Сообщаем Вам, что мы получили ваш запрос на расширение арендуемой площади. На основании этого Ваша просьба будет рассмотрена в порядке очередности в максимально короткий срок.
Приносим свои извинения за возникшие неудобства.
Генеральный директор ООО «Феникс»
О.Н. Хвост
3.4. Документы по личному составу.
3.4.1. Заявление.
Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий определенную просьбу и предложения.
Заявление составляется самим заявителем, пишется о руки или печатается посредством пишущей машинки или компьютера, причем в последнем случае подписывается оно обязательно от руки.
Структурные части заявления:
1. Наименование учреждения (организации) или должности и имени лица, которому адресовано заявление.
2. Сведения о заявителе (должность, фамилия, имя и отчество; иногда необходимо здесь же указывать адрес).
3. Наименование документа.
4. Содержание документа.
5. Перечень приложений если есть.
6. Дата и подпись.
Заявление может быть простым и сложным. Сложным называется такое заявление, которое содержит подробное, с обоснование, изложение просьбы.
Директору
ООО «ГЕЛИОС»
О.В.Трусовой
От Васильева Ильи Семеновича
Принять на должность
Менеджера по подбору персонала
с испытательным
сроком 1месяца с 16.10.2007
ген. директор подпись О.В. Трусова
15.10.2007
Заявление
Прошу принять меня с 16.10.2007 на работу в отдел по кадрам, на должность менеджера по подбору персонала.
подпись И.С. Васильев
Не возражаю
ген. директор
подпись О.В. Трусова
16.10.2007
Издан приказ
от 14.10.2007
№ 28
в дело № 01-15
16.10.2007
3.4.2. Трудовой договор.
Очень часто нам приходится вступать с работодателями в постоянные или временные отношения с целью выполнения определенных работ и получения за эти работы материального вознаграждения. Такие отношения должны быть документально оформлены, иначе может возникнуть правовая коллизия, в результате чего одна из сторон будет иметь претензии к другой стороне.
Трудовой договор (контракт) в Российской Федерации – соглашение между трудящимися и предприятием (учреждение, организацией, частным лицом), заключенное в письменной форме. Заключается: на неопределенный срок, на определенный срок (не более 5 лет), на время выполнения какой – либо конкретной работы.
В законодательном определении трудового договора содержатся два основных элемента:
· Указание на состав сторон договора;
· Определение основных специфических обязанностей трудящихся и работодателя, вытекающих из данного договора.
Трудовой договор должен быть сопровожден номером, скреплен подписями сторон и печатью предприятия (учреждения).
Форма трудового договора может быть различной, в зависимости от особенностей работы и условий, в соответствии с которым договор заключается.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № __
г. Энгельс
"___" _____ _________ г.
____________________________________________________,
(полное наименование организации)
в лице директора _________________ (Ф.И.О.), действующего на основании устава (далее — фирма), с одной стороны,
и гражданин(ка) _________________ (Ф.И.О.) (далее — сотрудник), с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Фирма принимает сотрудника на работу на должность[2] ______________ в отдел _____________, а сотрудник обязуется выполнять свои должностные обязанности в соответствии с настоящим договором и должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью договора.
1.2. Условия труда сотрудника, вытекающие из наличия трудовых отношений между сотрудником и фирмой, регулируются нормами действующего трудового законодательства, правилами внутреннего трудового распорядка фирмы, а также настоящим договором.
1.3. При приеме на работу сотруднику устанавливается испытательный срок __________.
1.4. Настоящий договор является договором по основной работе (договором по совместительству).
2. Рабочее время
2.1. Сотруднику устанавливается пятидневная рабочая неделя.
2.2. Выходными днями являются суббота и воскресенье.
2.3. Рабочее время устанавливается с ______ до _______ часов с перерывом на обед с _____ до ______ час.
3. Обязанности сторон
3.1. Сотрудник принимает на себя выполнение следующих обязательств:
3.1.1. Творчески, честно и добросовестно выполнять должностные обязанности, указанные в должностной инструкции и в настоящем договоре.
3.1.2. Соблюдать установленные фирмой правила внутреннего распорядка, трудовую и производственную дисциплину.
3.1.3. Выполнять приказы и распоряжения руководителя фирмы.
3.1.4. Проявлять инициативу и предприимчивость в работе, дорожить честью и авторитетом фирмы, проявлять уважение и благожелательность к другим сотрудникам фирмы и ее клиентам.
3.1.5. Хранить доверенные или ставшие ему известными по работе сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы и ее клиентов. Условия конфиденциальности и неразглашения информации, подписанные сотрудником, являются неотъемлемой частью настоящего договора.
3.1.6. Бережно относиться к имуществу, находящемуся в собственности или пользовании фирмы. При увольнении, сотрудник обязуется возвратить приобретенные за счет средств фирмы и переданные сотруднику в пользование учебные пособия, технику и другие материальные ценности. В случае утраты или утери последних сотрудник возмещает их стоимость в пределах сумм, установленных действующим законодательством.
3.1.7. Постоянно повышать профессиональный уровень методом обучения на курсах повышения квалификации и использовать для этого другие возможности. В период обучения за сотрудником сохраняется место работы и производятся выплаты, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае, если подготовка и переподготовка осуществляется за счет фирмы, то при увольнении сотрудника по его инициативе ранее, чем через ____________ после окончания учебы (курсов), он полностью возмещает фирме стоимость учебы (курсов).
3.2. Сотрудник имеет право:
3.2.1. Получать денежное вознаграждение за работу по должности, указанной в п.1. настоящего договора, включая все виды дополнительного вознаграждения по результатам труда и надбавки, которые установлены положением об оплате труда и материальном поощрении сотрудников (далее — положение).
3.2.2. Требовать от работодателя обеспечения всем необходимым и создания условий труда, предусмотренных действующим законодательством и настоящим договором.
3.3. Фирма принимает на себя следующие обязательства по отношению к сотруднику:
3.3.1. Предоставить сотруднику работу в соответствии с условиями настоящего договора, обеспечить сотрудника всем необходимым и создать необходимые условия для исполнения им своих должностных обязанностей.
3.3.2. Выплачивать сотруднику ежемесячно заработную плату в порядке и размере, установленных в разделе 4 настоящего договора.
3.3.3. Предоставлять сотруднику в соответствии с законодательством оплачиваемый отпуск продолжительностью ________ дней. Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на фирме, либо по соглашению сторон в течение года.
3.3.4. Эффективно организовывать труд сотрудников, оборудовать рабочие места в месте нахождения офиса в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности. Обеспечить охрану труда и здоровья сотрудника.
3.3.5. Помогать сотрудникам в повышении квалификации, уровня профессионализма и компетентности.
3.3.6. Оплачивать сотруднику командировочные расходы в случае направления сотрудника в командировку в соответствии с действующим законодательством.
3.3.7. Компенсировать в полном объеме расходы сотрудника, произведенные им с согласия руководства фирмы и в интересах фирмы.
4. Оплата труда и социальные выплаты
4.1. Ежемесячное денежное вознаграждение сотруднику устанавливается в сумме _____________ рублей. Порядок и сроки выплаты заработной платы устанавливается фирмой.
4.2. За успешно проведенную работу, инициативу и достижение высоких производственных результатов сотруднику может выплачиваться вознаграждение в размере, определяемом руководителем фирмы, в зависимости от результатов работы. Выплата производится в день выдачи заработной платы.
4.3. Надбавка за стаж работы в фирме выплачивается в следующих размерах:
— при стаже от ____ до _____ лет — _____ % должностного оклада;
— при стаже от ____ до _____ лет — _____% должностного оклада;
— при стаже свыше ______ лет — _____% должностного оклада.
Выплата надбавок производится один раз в месяц через кассу фирмы.
4.4. Размеры и формы оплаты труда могут быть пересмотрены руководством фирмы в процессе совершенствования структуры аппарата, но не должны ухудшать положение сотрудника по сравнению с законодательством.
4.5. Сотруднику обеспечиваются следующие социальные гарантии:
а) пособие по временной нетрудоспособности;
б) пособие по беременности и родам и единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
в) пособие при рождении ребенка;
г) пособие при усыновлении ребенка;
д) пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
в) частичная оплата санаторно-курортных путевок сотрудников, а также их детей по усмотрению руководства фирмы;
г) иные выплаты в соответствии с действующим законодательством.
Размеры и порядок вышеназванных выплат производится в размере и порядке, предусмотренном действующим законодательством.
5. Расторжение договора
5.1. Настоящий договор может быть:
5.1.1. прекращен по соглашению сторон;
5.1.2. расторгнут по инициативе сотрудника;
5.1.3. расторгнут по инициативе администрации, в частности:
при неудовлетворительном результате испытания при приеме сотрудника на работу;
при ликвидации фирмы, сокращении численности и штата работников;
при обнаружении несоответствия сотрудника занимаемой должности или выполняемой работе в следствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
при систематическом неисполнении сотрудником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, если к сотруднику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;
за прогул (в том числе отсутствие на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
по другим основаниям, предусмотренным действующим законодательством.
5.2. Увольнение сотрудника по п.п. 5.1.1. и 5.1.2. пункта 5.1. производится на основании личного заявления сотрудника и оформляется приказом по фирме. Расторжение настоящего договора по п.п. 5.1.3. пункта 5.1. оформляется приказом по фирме с указанием причин, который выдается сотруднику под роспись.
6. Материальная ответственность
6.1. Сотрудник несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный им фирме в случаях:
а) если в действиях сотрудника содержатся признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;
б) когда имущество и другие ценности были получены сотрудником под отчет по разовой доверенности или переданы ему во временное пользование;
в) когда ущерб причинен растратой или умышленным повреждением имущества, принадлежащего фирме в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ;
г) когда ущерб причинен сотрудником, находившимся в нетрезвом состоянии;
д) в других случаях согласно действующему законодательству РФ.
6.2. Порядок возмещения ущерба во всех перечисляемых случаях определяется действующим законодательством.
7. Срок действия договора
7.1. Настоящий договор заключается на неопределенный срок1.
7.2. Договор может быть досрочно расторгнут по основаниям, установленным п.5.1. настоящего договора, а также по иным основаниям, предусмотренным действующим законодательством о труде.
8. Дополнительные условия
8.1. Результаты интеллектуальной деятельности, возникшие в связи с выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, являются собственностью фирмы. Фирме принадлежат исключительные права на использование служебных произведений сотрудника. Сотруднику запрещается любое распространение произведений, созданных в порядке выполнения служебных обязанностей.
9. Разрешение споров
Если стороны не достигнут соглашения в связи с возникшими между ними спорами и разногласиями, касающимися настоящего договора, то трудовой спор подлежит разрешению в соответствии с действующим законодательством.
10. Заключительные положения
10.1. Настоящий договор может быть изменен или дополнен только по соглашению сторон в письменной форме.
10.2. Договор подписывается в двух экземплярах, оба имеют одинаковую силу. Один выдается на руки сотруднику, второй находится в фирме.
11. Реквизиты и подписи сторон
Руководитель фирмы
(полное наименование организации)
ООО «ГЕЛИОС»
ул. пл. Свободы 3«а», г. Энгельс, 413100
Ген.директор О.В. Трусова
Сотрудник:
________________________
(Ф.И.О.)
паспорт серии ______ № ______
выдан: ____, "__" ___ __ года
адрес: ___________________
дата рождения: ____________
Тел. _____________________
Один экземпляр договора получил:
_________________
(подпись)
С правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией ознакомлен: _______________
"___"______ _______ г.
3.4.3. Приказ.
продолжение
--PAGE_BREAK--