БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Дипломная работа
Организация и основные направления совершенствованияработы секретаря
2010
СОДЕРЖАНИЕ
ВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. История ихарактеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»
1.1 История созданияорганизации ОГУЗ «Детский санаторий»
1.2 Структура и функцииорганизации
1.3 Основные направлениядеятельности организации
Глава2. Документирование деятельностиорганизации
2.1 Нормативно-методические документы организации
2.2 Организация работы сдокументами
ГЛАВА 3. Совершенствованиеработы секретаря
3.1 Анализ деятельностисекретаря
3.2 Разработка должностнойинструкции
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованнойлитературы
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
/>ВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. Совершенствованиеработы секретаря может осуществляться только при наличии четких требованийпредъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностнойинструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией длясекретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельностьорганизации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываютсязаниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менееквалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций.Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностнойинструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые ксекретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, каксотрудника, так и всей организации в целом.
Секретарь – одна из самыхраспространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этойпрофессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночнойэкономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можнобез преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппаратауправления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнятьсвои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени навыполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующимцентром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полнуюосведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильноеоформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного видадеятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемыхфункций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощируководителю и экономия его времени. Осуществлениефункций любого предприятия связано с составлением, получением и направлениемдокументов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый синформацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи вовремени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, каквнутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменнымдоказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров,рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа сдокументами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот),чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, накаком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом илисовременным безбумажным обменом электронными документами – в любом случаедокументирование и работа с документами осуществляется по установленнымправилам[1].
Квалификационные и иныетребования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны.Секретари выполняют большое количество работ не только по документационномуобеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личномусоставу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлятьдокументы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты,рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание,самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными отруководителя указаниями[2].
Целью настоящей работыявляется изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детскийсанаторий».
Для достижения поставленной целирешались следующие задачи:
1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;
2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;
3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;
4. определить основные направления деятельности секретаря;
5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детскийсанаторий».
Объектом исследованияявляется организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.
Предметом делопроизводственнаядеятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.
О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли ифункциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работахЛ.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсановадают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям,указывают цели документирования управленческих ситуаций[3]. Кирсанова М.В. в указанной работеописывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или инойформы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике даетхарактеристику документопотокам организации и дает определение объемудокументооборота[4].Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.
В Инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформлениябланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты взависимости от расположения реквизитов[5].Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[6].
Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробнорассматривает процесс приема первичной обработки документов[7]. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р.Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В.Санкина также описывают основные процессы работы с документами[8]. М.В. Кирсанова в указанной работеописывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительногорассмотрения. В Государственной системе документационного обеспеченияуправления дается понятие регистрации документов, а также описываются основныеправила регистрации документов[9].Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская иИ.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрациидокументов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы,она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документовдолжна вестись только с использованием журналов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнениядокументов[10].Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А.Храмцовская[11].Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебникеТ.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровойдокументацией и рассматривает виды приказов по личному составу[12].
ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел[13]. Основные правила формирования делизложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провестиэкспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецоваописывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации попроведению экспертизы ценности документов[14].Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работыархивов организаций»[15].
Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументногообслуживания руководителя[16].М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей[17]. Прием посетителей описан также встатьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются видыприема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. Кфункциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организацияприема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя,контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч ипереговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация иучастие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства,организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организациярабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильнойэксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонныхпереговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой.Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке ипроведении совещания[18].
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистови других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а такжеопределяет его должностные обязанности[19].Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работахТ.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович[20]. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определениедолжностной инструкции[21].
В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностнаяинструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки[22]. Вопросы нормативно-методическойрегламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В.«Секретарское дело»[23].В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детальноописан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативныедокументы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работникамиуправленческого аппарата. Автор дает характеристику даннымнормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этотже вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкциисекретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой[24]. В последней работе указывается цельразработки документов, которые регламентируют работу с документами ворганизации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопросзатронут также в указанной работе И.В. Журавлевой[25].
Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени иоборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированиюрабочего места секретаря руководителя[26].Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как дляздоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всегодня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работеподробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадьприемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы.Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а такжеразмещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря.Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.
В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечениюуправления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цельразработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы,которыми следует пользоваться при разработке инструкции[27]. При разработке должностнойинструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработкедолжностных инструкций[28].В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а такжеуказан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. Врекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которыхдолжна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которыхсодержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводитсяпримерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностнойинструкции.
Все вышеизложенноесвидетельствует о наличии достаточного количества научной литературыпосвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работымогут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами,другими нормативными и методическими документами, основой для изучения иоптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенноепозволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследованияпредставляется важной и своевременной.
Использованыэмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос,статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документоворганизаций и нормативных актов).
Работ состоит из введения, трехглав, заключения и приложений.
В первой главе рассматриваютсявопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детскийсанаторий», а также структурой и функциямиорганизации. Уделено внимание основнымнаправлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым вделопроизводстве.
Вовторой главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ«Детский санаторий».
Втретьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ«Областной детский санаторий».
В работе впервые рассматриваетсяособенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именноэто позволило с учетом особенностей функционирования организации создатьэффективную должностную инструкцию.
В заключении определяется возможностьиспользования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ,разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как идокументация используемая в процессе написания дипломной работы.
/>ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»
/>1.1 История создания организацииОГУЗ «Детский санаторий»
Белгородскийобластной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и понастоящее время является единственным в области, осуществляющимсанаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различнойпатологией.
В1968 году он был частично перепрофилирован в санаторий с гастроэнтерологическойи пульмонологической патологией, в целях более рационального и полногоиспользования коечного фонда. А уже в 1970 году преобразован в областнойдетский санаторий с пульмонологической патологией. В 1987 году по распоряжениюоблисполкома санаторий был переведен в сосновый бор в живописное место наберегу реки Северский Донец[29].
Всвязи с ухудшением состояния здоровья детей раннего возраста и ростомхронических заболеваний в 1995 году профиль санатория был расширен дляоздоровления детей с различной патологией: пульмонологической, гастроэнтерологической,неврологической, эндокринологической, онкологической с длительностью заезда до35 дней. Был открыт корпус «Мать и дитя» на 14 коек для реабилитации детей ссопровождающим лицом. В рамках реализации областной целевой программы «ДетиЧернобыля» в 1999 году введен в эксплуатацию лечебно-оздоровительный корпус сбассейном и водолечебницей. Ежемесячно в санатории оздоравливается 100 детей,из них 70 находится без родителей и 15 с сопровождающим лицом. В течение 35 летполучили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. За этот периодколичество оздоровленных детей увеличилось в 2,5 раза, с 575 в 1970 году до1403 в 2002 году, ежегодно функционирование койки соответствует плану исоставляет 300[30]. В рамках реализации областныхцелевых программ «Дети Чернобыля», «Дети – инвалиды», «Дети – сироты» с 1995года по 2002 год оздоровлено 573 ребенка из районов области, подвергшихсярадиационному воздействию, 465 детей-инвалидов, страдающих наиболее тяжелымиформами заболеваний (ДЦП, сахарный диабет, онкозаболевания), 726 детей-сирот из10 детских домов, интернатов. До ввода в эксплуатацию нового лечебного корпусав 1999 году вся лечебно-профилактическая работа осуществлялась в 4-х кабинетах,после его открытия – в 18 кабинетах: электролечение – 2 (высокочастотной инизкочастотной терапии), светолечение, лазеротерапия, аэрофитокабинет,ингаляторий, рефлексотерапия, механотерапия, ЛФК, массаж, теплолечение,стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапия, сауна, бассейн, ванный зал. Всанаторный комплекс мероприятий включены и эффективно применяются режим,диетотерапия, климатотерапия, лечебная физкультура, массаж, физиотерапия,рефлексотерапия, гидротерапия, сауна, фитотерапия, общеукрепляющая имедикаментозная терапия, аромотерапия. Из климатотерапии широко используютсявоздушные, солнечные ванны, купание в открытом водоеме, закаливание поопределенным методикам[31].
ЗанятияЛФК проводятся в залах, оснащенных всем необходимым оборудованием, всего 69единиц. С открытием нового лечебного корпуса, приобретением оборудования(бассейна сухого плавания, гимнастических мячей различной величины,физиотерапевтических болл, тренажеров, батутов и др.), внедрены новые лечебныеметодики при заболеваниях ДЦП, бронхиальной астмой, сахарным диабетом,гастроэнтерологической патологией.
С1999 года внедрен метод биологической обратной связи на аппаратах: «Миотоник»,«Кардиосигнализатор» для лечения детей с диагнозом ДЦП, заболеваниемопорно-двигательного аппарата. С приобретением в 2002 году тренажеров вколичестве 8 (велотренажер, силовой, степпер, беговая дорожка и т.д.) открыткабинет механотерапии.
С2000 года открытие бассейна и с 2002 года сауны позволило повыситьэффективность оздоровления детей с различной патологией. Охват детей ЛФК с 1970года по 2002 год увеличился в 4,5 раза.
Всанатории проводится 3 вида массажа: классический, сегментарно-рефлекторный,соединительно-тканный, а с 2000 года – точечный массаж для больных ДЦП. В 2001году в связи с открытием ванного зала внедрены лечебные методики подводногодуш-массажа для больных ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. Охватдетей массажем увеличился в 3,5 раза. Одним из методов реабилитации в санаторииявляется аппаратная физиотерапия. До 1999 года функционировало 2 кабинетафизиотерапии, а в настоящее время число их возросло до 9, оснащенность – 64аппарата. Начиная с 1999 года приобретено 27 аппаратов: «Полюс-2», «Ультратон»,«Искра-1» ,«Луч-4», «Мустанг», «Узор-2К», что дало возможность внедрить новыевиды физиолечения (магнитотерапию, лазеротерапию, дарсонвализацию,ультрототерапию) и разработать новые методики лечения больных сахарнымдиабетом, ДЦП, бронхиальной астмой.
В2002 году приобретенная светохромно-лазерная установка (единственная в городе),«Спектр-ЛЦ», успешно используется для пунктурной физиотерапии при различнойпатологии. Ежегодно в работе отделения внедряются методики физиотерапевтическоголечения, в настоящее время их 45: используются лазеро- магнитотерапия,внутритканевой электрофорез, ультразвуковое озвучивание по методу Шеиной прибронхиальной астме, рецидивирующем бронхите; методы рефлексотерапии (ЦЗЮ-терапияс применением полынной сигары) в сочетании с гальванизацией,электоростимуляцией мочевого пузыря при энурезе[32]. В 2001 годуоткрытие ванного зала позволило внедрить лечебные ванны: хлоридно-натриевые,фитованны с ароматизированными добавками, хвойные, жемчужные, вихревые, с 2002года гальваническую, кислородную, и души (дождевой, циркулярный, вихревой). Около40% детей охвачены водолечением, как одним из эффективных лечебных воздействий.Лечебная база – 7 ванн. С 2000 года открыт кабинет рефлексотерапии. Запоследние три года используются 14 видов рефлексотерапии: корпоральная,аурикулярная рефлексотерапия, точечный, линейный массаж, ЦЗЮ-терапия(применение полынной сигары), инфрапунктура, миллиметровая рефлексотерапия ит.д. В течение заезда проводится осмотр детей по 10 врачебным специальностям:педиатрия, гастроэнтерология, неврология, отоларингология, физиотерапия,рефлексотерапия, функциональная диагностика, лабораторная диагностика,стоматология (в 1974 году – по 4 врачебным специальностям).
Оценкаэффективности лечения проводится по 3 градациям: «улучшение», «без изменения»,«ухудшение». С «улучшением» выписка детей в 2002 году по сравнению с 1970 годомвозросла на 50%. Эффективность оздоровления детей увеличилась за последние пятьлет с 95,6% до 96%. При оценке катамнеза через 6 месяцев 32% детей вообще неболели, у 37,5% детей частота заболеваний сократилась в 2-3 раза, в 1,5 разасократилась средняя длительность заболевания, на 32,5% уменьшилось количествоосложнений после перенесенных ОРВИ[33].
Маслов ГеннадийИванович работает в должности главного врача ОГУЗ «Детский санаторий» с 1997года. Имеет высшую квалификационную категорию по специальности «Педиатрия». Приего непосредственном участии разработана концепция развитиясанаторно-курортного лечения в ОГУЗ «Детский санаторий», в соответствии с которойсанаторий преобразован в многопрофильное учреждение. За последние годы внедренов работу более 45 новых методик лечения. Геннадий Иванович одним из первых вобласти организовал тематические заезды для детей, больных сахарным диабетом,врожденным пороком сердца, онкогематологической патологией. Разработал критерииэффективности для детей, поступающих на санаторно-курортное лечение. До ввода вэксплуатацию нового корпуса вся лечебно-оздоровительная работа осуществляласьтолько в 4-х кабинетах, после его открытия в 18-ти. Маслов Г.И. одним из первыхв Черноземье организовал на санаторном этапе медицинскую реабилитациюдетей-инвалидов с гемофилией, эпилепсией, ни один ребенок в течение заезда небыл госпитализирован в стационар. Наряду с лечебными процедурами в санаторииважное место занимает лечебная педагогика. Дарить добро и радость каждомуребенку – главное ее направление. От безграничной любви к больному ребенкузависит успех выздоровления. С 2005 годаежегодно санаторий является победителем открытого конкурса на оздоровлениедетей-инвалидов. В настоящее время Областное государственное учреждениездравоохранения «Детский санаторий» расположен по адресу: 308017, городБелгород, ул. Волчанская, д. 280, в благоприятных природно-климатическихусловиях: в лесостепной зоне, в сосновом бору, значительной удаленности отпромышленных предприятий и автодороги, на берегу р. Северский Донец.
Общаяплощадь территории составляет 77478 м2, площадь застройки 3851 м2, парковая зона 45000 м2, на которой организованы лечебные терренкуры,имеется благоустроенный детский пляж, площадью 600 м2.[34].
Всанатории функционирует 3 корпуса.
Впервом корпусе проживают и оздоравливаются дети до 7 лет без родителей. Детираспределяются по двум возрастным группам, по 25 человек; в первой группе –дети в возрасте от 5 до 7 лет, во второй – от 2 до 4 лет. Каждая группа имеет:столовую, игровую, раздевалку, две спальни, изолятор, бытовые помещения. Всегруппы уютные, теплые, оборудованы детской мебелью, в них оформлены наглядныепособия, уголок природы. Оформлен уголок для родителей, где указанытематические занятия воспитателей с детьми, основные правила внутреннегораспорядка санатория, график приема по личным вопросам, перечень приносимыхпродуктов ребенку, советы педиатра, психолога, логопеда, стенд для персонала«Медицинский вестник»[35].
Вовтором корпусе располагается лечебно-оздоровительный комплекс, он соединен спервым теплым переходом. В этом корпусе расположены: ингаляторий, кабинетсветолечения, два кабинета электролечения: высокочастотной и низкочастотнойтерапии, два зала ЛФК, кабинет вибровакуумной релаксации, кабинет массажа,фитобар, кабинет лазеротерапии, аэрофитотерапии, теплолечения, душевой и ванныйзалы, бассейн, сауна, ароматерапия, кабинет логопеда, психолога, стоматолога.
Втретьем двухэтажном корпусе размещаются дети совместно со взрослыми. Палаты 2-хи 4-х местные (последние состоят из двух комнат). В этом корпусе находятсякабинеты узких специалистов: невролога, рефлексотерапевта, отоларинголога,эндокринолога, гастроэнтеролога. На первом этаже располагается галокомплекс[36].
Всанатории используются следующие виды лечения:
· аэротерапия
· лечебная физкультура(кинезотерапия, бассейн сухого плавания, механотерапия)
· закаливание
· все виды аппаратной физиотерапии,пунктурная физиотерапия
· лазеротерапия
· фотохромотерапия
· массаж
· аэрофитотерапия
· фитотерапи
· кислородные коктейли
· биологическая обратнаясвязь(кардиопульмонологический кабинет)
· лечебные ванны
· теплолечение (парафин, озокерит)
· бассейн
· психотерапия (комнатапсихологической разгрузки)
Санаторно-курортноелечение в областном детском санатории ежегодно получают более 1600 человек, втом числе 1200 детей без родителей и 200 детей-инвалидов с сопровождающим лицом[37].
Всоответствии с Федеральным законом от 22.08.04 г. №122-ФЗ, Белгородскийобластной детский санаторий принял участие в отборе санаторно-курортныхучреждений для оздоровления отдельных категорий граждан, имеющих право наполучение набора социальных услуг, и получил право на оздоровлениедетей-инвалидов. Всего за 2008 г. было оздоровлено 296 человек (148 детей, 148родителей). В соответствии с Постановлением правительства Белгородской областиот 28.01.2008 г. № 16-ПП [0] ОГУЗ «Детский санаторий» признан курортомрегионального значения. В санатории в 2008 г. получают санаторно-курортное лечение 1770 человек, в том числе детей — 1258 и 512 взрослых. Из районов – 1310человек (74%), из города – 460 человек (26%)[38].
Белгородскийобластной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородскойобласти, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания,сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем,с вторичными имуннодефицитными нарушениями.
1.2 Структура и функции организации
Управлениеучреждением осуществляется в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. Высшим должностным лицом учреждения является главный врач,назначаемый и освобождаемый от должности Департаментом путём заключениятрудового договора.
Главныйврач имеет заместителей в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Заместителиглавного врача назначаются на должность руководителя учреждения по согласованиюс Департаментом в соответствии с действующим законодательством РоссийскойФедерации о труде. Главный врач по вопросам, отнесенным законодательством Российскойфедерации к его компетенции, действует по принципу единоначалия. Он выполняет следующиеобязанности по организации и обеспечению деятельности Учреждения:
— действует без доверенности от имени учреждения, представляет его интересы вгосударственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях;
— распоряжается имуществом учреждения, заключает договоры, выдает доверенности;
— открывает расчетные и иные счета учреждения;
— согласует разработанную Учреждением смету доходов и расходов по поступлениям избюджета и от платных услуг, и представляет на утверждение в департаментздравоохранения;
— утверждает разработанную учреждением смету доходов и расходов по внебюджетнымсредствам;
— в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные длявсех работников Учреждения;
— несет ответственность в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации за деятельность учреждения;
-в пределах своей компетенции издаетприказы, распоряжения по учреждению, утверждает локальные нормативные акты повопросам деятельности учреждения, обязательные для выполнения всеми работникамиУчреждения;
— применяет меры поощрения и налагает дисциплинарныевзыскания на работников в соответствии с трудовым законодательством, ведетработу по укреплению трудовой дисциплины, повышению квалификации членов коллектива;
— представляет в Департамент здравоохранения отчетыо деятельности учреждения.
Всвоей работе главный врач руководствуется следующими директивными документами:
·Федеральный закон от 23.02.1995 г. № 26-ФЗ «О природных лечебныхресурсах, лечебно-оздоровительных местностях и курортах».
·Приказ Минздрава России от 16.09.2003 г. № 445 «Об установлении лечебныхсвойств природных лечебных ресурсов, других природных объектов и условий».
·Методические указания, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. №99/229, «Перечень необходимых медицинских услуг и процедур, отпускаемых вспециализированных санаториях больному по профилю заболевания».
·Методические рекомендации (утвержденные Минздравом России от 14.12.1996г. № 95/97) «Основные принципы организации санаториев для детей с родителями».
·Методические показания и противопоказания для санаторно-курортноголечения детей, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. № 99/231.
·Приказ Минздрава России от 08.12.2000 г. № 427 «О распределении путевок вдетские санатории Минздрава России на 2001-2005 гг.».
·Приказ Минздрава России от 05.08.2003 г. № 330 «О мерах посовершенствованию лечебного питания в лечебно-профилактических учрежденияхРоссийской Федерации».
·Приказ Минздрава России от 01.07.2003 г. № 296 «О совершенствованииорганизации восстановительного лечения в Российской Федерации».
·Приказ Минздрава России от 14.08.2002 г. № 258 «О совершенствованииреабилитационной помощи детям-инвалидам и инвалидам с детства».
·Принципы организации реабилитационной и санаторно-курортной помощи детям,пострадавшим в результате аварии на Чернобыльской АЭС. Методическиерекомендации (утвержденные Минздравмедпромом России 26.12.1994 г.).
·Приказ МЗ РФ № 125 от 17.04.1998 г. «О внедрении в практикуздравоохранения и госэпидемслужбы области определения стандарта случаязаболевания».
·Приказ УЗО/ ЦГСЭН № 162/77 от 15.07.1998 г. «О совершенствованиидеятельности учреждений здравоохранения в области гигиенического обучения и воспитаниянаселения Белгородской области».
·Приказ МЗ и СР РФ №256 от 22.11.2004 г. «О порядке медицинского отбора инаправлении больных на санаторно-курортное лечение».
Главныйврач самостоятельно определяет численность работников, квалификационный и штатныйсостав, нанимает (назначает) на должность и освобождает от должностиработников, заключает с ними трудовые договоры, подписывает коллективныйдоговор от имени работодателя, в соответствии с кодексом Российской Федерации.
Организационнаяструктура ОГУЗ «Детский санаторий» показана в Приложении 1.
ЗаместителемГлавного врача является главный бухгалтер с правом подписи и заверению печатьюдокументов. Главный бухгалтер руководит бухгалтерией, экономистом, специалистомпо кадрам, секретарем.
Углавного врача четыре заместителя: врач диетолог, заведующий педагогическойчастью, заместитель главного врача по хозяйственной части, заместитель врача помедицинской части, которые заведуют отделами:
Врачдиетолог – диет сестра – кухня;
Заведующийпедагогической частью – воспитатели;
Заместительврача по хозяйственной части – водители – обслуживающий персонал;
Заместительврача по медицинской части – старшие медицинские сестры – медицинские сестры –санитарки.
Ворганизации нет отдельного подразделения, занимающегося кадровой работой,исполнение обязанностей по оформлению документов по личному составу возложенона секретаря.
Вучреждении по состоянию на 1.05.2008 года по штатному расписанию всего 141,5должностных единиц, из них: врачей – 13,5, среднего медицинского персонала(медицинские сестры, инструктора по лечебной физкультуре) – 45,25, младшегомедицинского персонала (санитарки) – 28,5, прочие (воспитатели,административно-хозяйственная часть) – 54,25[39].
Физическихлиц, работающих в санатории: всего – 102 человека, в том числе: врачи – 5человек, средний медицинский персонал – 33 человека, младший медицинскийперсонал – 26 человек, прочие – 38 человек.
Фактическизанятых должностей – 141,25, в том числе: врачи – 13,25, средний медицинскийперсонал – 45,25, младший медицинский персонал – 28,5, прочие – 54,25.
Болееподробно информация о штатных должностях представлена в Приложении 2.
Функцией организации является сохранение и улучшениездоровья детского населения Белгородской области, а также снижение заболеваемостипутем оказания восстановительного лечения, включающего: высокоэффективныемедицинские технологии, климатотерапию, диетотерапию, восстановительную медицину,лечебную педагогику, создание доступности санаторно-курортного лечения длядетей, имеющих разный социальный статус, создание условий для повышениякачества оказания лечебно-профилактических и реабилитационных мероприятийдетям. Сокращение сроков восстановления утраченного здоровья путем внедрениявысокоэффективных методов диагностики и лечения. Обеспечение доступной средыжизнедеятельности и жизнеобитания для детей-инвалидов и инвалидов с детстванезависимо от возраста в санатории. Постоянное повышение уровня квалификацииспециалистов в области санаторно-курортного лечения, а так же повышениеэффективности использования имеющихся материальных, кадровых и финансовыхресурсов областного детского санатория[40].
Учреждениене имеет своей целью получение прибыли. Управление ОГУЗ «Детский санаторий»осуществляется единоличным способом управления в соответствии с ЗаконодательствомРФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемыйуправлением здравоохранения администрации области по согласованию садминистрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяетструктуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатныйсоставы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контрактыили трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшениездоровья детского населения Белгородской области.
/>1.3 Основные направлениядеятельности организации
ОГУЗ«Детский санаторий» осуществляет свою деятельность на основе законодательстваРоссийской Федерации и Белгородской области, правовых актов Министерстваздравоохранения и социального развития Российской Федерации и Департамента, атак же Устава.
Основным направлением деятельностиучреждения является оказание медицинской (лечебно-оздоровительной) помощинаселению Белгородской области в частности[41]:
1)санаторно-курортное лечение детей без родителей с 2 до 8 лет с заболеваниямиобщесоматического профиля;
2)санаторно-курортное лечение для детей с сопровождающим лицом предназначено дляодновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 2 до 8лет и их родителей;
3) санаторно-курортное лечение для детей-инвалидов ссопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортноголечения больных детей в возрасте с 3 до 16 лет их родителей.
Основными задачами деятельности учреждения являются:проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий,способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплениюдостигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новыхэффективных методов лечения и организационных форм работ[42]. ОГУЗ «Детский санаторий» имеет самостоятельныйбаланс, бюджетные счета, спецсчета, печать со свом наименованием инаименованием Управления здравоохранения администрации области, бланки.Учреждение является не коммерческим и не имеет своей целью получение прибыли,финансируется исключительно за счет средств бюджета, коммерческая деятельностьне ведется, основным направлением деятельности учреждения является оказаниемедицинской помощи населению. В целом ОГУЗ «Детский санаторий» – это не большоеучреждение здравоохранения, которое единственное в Белгородской областизанимается санаторно-курортным лечением детей. Управление осуществляется единоличнымспособом, высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемыйуправлением здравоохранения администрации области. Он самостоятельно определяетструктуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатныйсоставы, назначает и освобождает от должности работников учреждения.
Имущество учреждения закрепляется на правахоперативного управления комитетом по управлению имуществом в области. Отношенияработников, возникшие на основе трудового договора (контракта), регулируютсяколлективным договором, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации [43].
/>Глава2. Документирование деятельности организации
Единство правил документирования управленческихдействий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственнойсистемы документационного обеспечения управления и унифицированных системдокументации[44].
ДеятельностьОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанныхуправленческих документов, составляющих их документационную базу. Однакоосновным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ«Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовыеакты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы всоответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы,требования и правила могут быть отменены или изменены только путем изданияновых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм,телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятиябезотлагательных мер и при условии обязательного последующего изданиясоответствующих нормативных актов по данному вопросу.
Вцелях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ)устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов,проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы сдокументами[45].
/>2.1 Нормативно-методическиедокументы организации
ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности,следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективныйдоговор, структура и штатная численность штатное расписание, должностныеинструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию поделопроизводству.
Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный вадминистрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласованкомитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположенна восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет своиподразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009[46].
Первый раздел «Общее положение» включает в себя полноеофициальное наименование организации юридический статус права и обязанностиучреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельностиучреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия ит.д.).
Третий раздел «Имущество и финансы учреждения»содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсовучреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидацииимуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается,что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность впределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения:привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другиепредприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и инуюдеятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т.д. Вобязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нестиответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечиватьсвоих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контрольи ревизию деятельности учреждения.
Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, чтоучреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальникомуправления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместителируководителя назначаются на должность и освобождаются от должностируководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии сзаконодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация иреорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организациипринимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотреноГК РФ.
Устав заверяется оттиском печати и подписью Главноговрача[47].
Штатное расписание включает в себя 141,5 должностейутвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И.01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности,количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. Вконце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч.медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.),экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)
Коллективный договор на период с 2006 – 2008 годы,принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:
1. Общие положения
2. Оплата труда
3. Рабочее время и время отдыха
4. Условия и охрана труда
5. Прием на работу. Подготовка кадров
6. обеспечение социальных гарантийработников
7. Гарантии работодателя ипрофсоюзной деятельности ОДС
8. Разрешение коллективных трудовыхспоров.
Правила внутреннего трудового распорядка дляработников ОДС утверждена Главным врачом Г.И. Масловым в 2006 году[48].Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е.В. Федоренко, состоитиз 7 глав:
1. Общие положения;
2. Основные права и обязанности работников;
3. Основные права и обязанности работодателя;
4.Рабочее время и время отдыха;
5. Поощрения за успехи в работе;
6. Трудовая дисциплина;
7. Техника безопасности и производственная санитария.
В общем положении указывается, что в основе правил,лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовыхотношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.
В них перечисляются основные права и обязанностиработников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха,прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудоваядисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являютсянеобходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводствууправления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказомуправления здравоохранения администрации области[49],включает в себя такие пункты, как:
1. Общие положения
2. Документация управления здравоохранения
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1 Документирование управленческой деятельности
3.2 Требования к оформлению реквизитов документов[50]
3.3 Требования к бланкам документов
3.4 Особенности подготовки иоформления отдельных видов документов
3.5 Подготовка и обработка документов,составленных в управлении здравоохранения
3.6 Требования к документам,изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов
3.7 Тираж документов
3.8 Особенности оформления и передачателеграмм, факсограмм, телефонограмм
4. Поисковые системы по документам
4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2 Регистрация документов
4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции
4.4 Рассмотрение документов
5. Контроль исполнения документов
5.1 Задачи контроля исполнения
5.2 Сроки исполнения документов
5.3 Организация контроля исполнения
6. Работа исполнителей с документами
7. Порядок работы с письменными и устными обращениямиграждан и депутатов[51]
7.1 Прием и регистрация обращений граждан
7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращенийграждан и депутатов
8. Составление номенклатуры дел
9. Формирование дел.
В разделе поисковые системы по документамоговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация,контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устнымиобращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правеласоставления номенклатуры дел и формирования дел.
Инструкция утверждена внутри организации главнымврачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшимпунктом является дисциплина труда.
При изучении особенностей оформления управленческихдокументов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание былообращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.
Документы изготавливает секретарь. Наиболеераспространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чегодокумент подается на подпись и визированию главному врачу.
Следует отметить, что документы в этой организациизаполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системыорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»[52].
В ходе написания дипломной работы были рассмотреныследующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатноерасписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственногоза ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения ипостановления.
2.2 Организация работы с документами
Наподпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются толькодокументы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку осоставителе документа.
Подписанныйдокумент регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильностьоформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрациипроставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в делозавизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документыпроходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемойкорреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты,заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденциюсоставляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес,вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные дляответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалистуорганизационно-аналитического отдела (в отсутствии его – сотрудникамканцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документыизготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткойна принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являютсядолжностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Проектыдокументов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаныразборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы,написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются длянабора текста. При подготовке материалов для печатания особое вниманиеобращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются толькообщепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажногоносителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и приемэтой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны бытьвыполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объемпередаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемомдокументе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или«Факс без досылки»[53].
Внижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываютсяфамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанныйдокумент регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). Поступившие вОДС факсограммы на имя Главного врача подлежат обязательному учету в журнале.Принятые факсограммы доставляются по назначению в день приема, срочные – немедленно.Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когдасообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Тексттелефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается(печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Требования кизложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм ителетайпограмм.
Телефонограммасоставляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого онапередается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на нихпроставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего ипринявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограммапередается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список суказанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются вхронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждаетсяисполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу. Входящаятелефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключениемподписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует[54].Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующимиреквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившеготелефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученнойтелефонограммы. Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первыйэкземпляр передается руководству ОДС на рассмотрение, второй – подшивается вдело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы сотметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросномупринципу в соответствии с номенклатурой дел. Исходящие факсограммы,телефонограммы подписываются руководством ОГУЗ «Детский санаторий».Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной ифаксимильной связи, правильность оформления документов возлагается наисполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителясоответствующего структурного подразделения[55].
Срочныедокументы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в деньполучения в виде факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самогодокумента. Адресат электронной почты получает изображение документа(электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе,полученной при помощи печатающего устройства (принтера). В системе электроннойпочты (ЭП) предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование,отбор по заданному критерию. Электронное сообщение состоит: из адреса илинескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию;текста. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны вышеперечисленнымтребованиям[56].
Первоначальная обработкапоступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки ицелостности вложений, фиксации факта поступления документа в управлениездравоохранения и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверкаправильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не поназначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается попринадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются,при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. Принекомплектности или повреждении документа на последнем листе или на оборотепоследнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конвертприлагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае,когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки иполучения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученнымот граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученномдокументе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка опоступлении), который включает наименование органа (учреждения) здравоохранения– получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.
Конвертыс грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документыпередаются на регистрацию.
Документыпередаются руководству ОДС в день их поступления. Результаты рассмотрения иуказания по исполнению документов даются в форме резолюций руководствауправления здравоохранения. В состав резолюции включаются следующиеобязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которомунаправляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения;подпись руководителя и дата подписания резолюции. Если указанный исполнитель неявляется штатным сотрудником управления здравоохранения (например: исполнитель –главный врач переливания крови Липшеев В.В.) порядок рассмотрения, контроль заходом исполнения и предоставление соответствующей информации в вышестоящиеинстанции (при необходимости) осуществляют курирующие данные службы отделыуправления здравоохранения администрации области. Документы, которыеисполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются внеобходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно вкопиях на исполнение. Регистрация документа заключается в записи необходимыхсведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным илиавтоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационногономера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежатвсе создающиеся в ОДС документы и поступающие от других организаций и частныхлиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки иинформации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты,программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы,бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты. Регистрацииподлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так исоздаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые)[57].
Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характерадокументов и задач использования информации дополняется другими реквизитами:расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писемобязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные срокиисполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срокхранения документа и др. При регистрации входящего документа в регистрационномштампе проставляется порядковый номер. Номер исходящего документа состоит изусловного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего делапо номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номерадокумента. Документы регистрируются в ОДС один раз: поступающие – в деньпоступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. Регистрациядокументов производится в пределах групп, в зависимости от названия видадокумента, автора и содержания документов.
Автоматизированнаярегистрация документов производится секретарем ОДС, ведущего регистрациюдокументов. Запись производится непосредственно с документа с использованиемустановленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Записьна машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копия»),которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки[58].
Секретарьежедневно в первой половине дня получает почту в приемной департамента социальнойполитики, в почтовом отделении и в отделении «Роспечати». Вся корреспонденция,поступает непосредственно Главному врачу. Документы, адресованныеподразделениям раскладываются по ячейкам.
Документы,подготовленные сотрудниками подразделений на отпуск, увольнение и т.п. вобязательном порядке визируются секретарем. Не прошедшие регистрацию вуправлении здравоохранения документы из лечебно-профилактических учреждений идругих подразделений не передаются для дальнейшего рассмотрения и считаются непредставленными. Если документ предоставляется в день окончания срокаисполнения, то в регистрационном штампе указывается время предоставления. Послерассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения текстарезолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срокисполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самомдокументе, то действует типовой срок. После этого документы передаютсяисполнителям.
Документы,исполняемые несколькими подразделениями передаются им поочередно илиодновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передаетсяответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимостьразмножения документов и количество копий определяется лицом, организующимисполнение. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с датыподписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – сдаты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем,исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или всоответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, суказанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в текстедокумента или в резолюции. Исполнение документа с пометкой «Срочно» должно осуществлятьсяв течение 3-х дней, а с пометкой «Оперативно» – в течение 10-ти дней.
Изменениесрока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнительобращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока непозднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считаетсяне исполненным в срок. Изменение документируется – проставляются новый срок,дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы –регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливатьисполнение документов, а также отменять их имеет право только организация – автордокумента. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым даноуказание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и врегистрационных формах проставляются отметка об исполнении подпись лица,подтверждающего исполнение, дата. Контроль исполнения строится на базерегистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банкарегистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокамисполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления,решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется до истечениясроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: заданияпоследующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцевтекущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца– за 3 дня до истечения срока. Секретарь еженедельно готовит данные о ходе,результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительскойдисциплины передаются Главному врачу. Номенклатура дел в ОГУЗ «Детскийсанаторий» представляет собой систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документовв дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы,является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения; в архиве используется для учета дел временного (до 10 летвключительно) хранения[59].
Номенклатурадел составляется секретарем ОГУЗ «Детский санаторий». При составленииноменклатур дел секретарь руководствуется положениями об управленииздравоохранения, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнямидокументов с указанием сроков их хранения[60].
Вноменклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемыеучастки работы ОГУЗ «Детский санаторий», в том числе справочные и контрольныекартотеки, личные дела. Формирование дел – группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица,ответственные за делопроизводство. При формировании дел соблюдаются следующиеправила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документыв соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроковхранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии сноменклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Документывнутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логическойпоследовательности или их сочетании.
Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к нимприложениями.
Положения,инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказыпо основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказыпо личному составу, касающиеся различных сторон деятельности органа управленияздравоохранения (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки,премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии сустановленными сроками их хранения. Протоколы в деле располагаются вхронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные вотдельные дела, систематизируются по номерам протоколов[61].Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документыгруппируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются помере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируютсяв самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита пофамилиям, именам, отчествам. Переписка группируется за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответпомещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущегогода с указанием индекса дела предыдущего года[62]. В ходепроведенного исследования ОГУЗ «Детский санаторий» было установлено, что вучреждении не создана экспертная комиссия, но при этом все документы,подлежащие хранению, после формирования дел хранятся в архиве. Документыскладываются в папку, нумеруются, карандашом ставиться отметка о срокаххранения.
При подготовке дел соблюдаютсяследующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроковхранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии сноменклатурой дел). ЭЦД (экспертиза ценности документов) приводятся всоответствие с нормативными литературными документами, утвержденнымипрезидентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Составдокументов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность храненияостальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указаниемсроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальныесроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и недолжны быть нарушены. В целях расширения составадокументов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типовогоперечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативныйхарактер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно сархивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующихслучаях:
· при составлении номенклатуры дел[63];
· при формировании дел и проверкеправильности отнесения документов к делам;
· при подготовке дел к последующемухранению в архиве;
· в процессе подготовки дел кпередаче из организации на хранение в государственный архив[64].
Для проведения ЭЦД, а такжерассмотрения нормативно-методических документов его работе службыделопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующиеэкспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертныекомиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением исогласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственныхорганизаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение,утвержденное государственной архивной службой России. Экспертная комиссияявляется совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утвержденияруководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссииназначается, как правило, секретарь организации или сотрудникделопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз вгод и оформляются протоколами. ЭЦД проводится на основе перечней документов суказанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения идел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа)для дел временного хранения. При проведении экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными срокамихранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение куничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этомодновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации,правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основаниизаголовков дел[65].Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистномупросмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащихпостоянному хранению.
Делас отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежатпереформированию. Выделенные из их состава документы постоянного храненияприсоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Срокихранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяютсяпо перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре делорганизации[66]. Подшивкавновь сформированных дел производится только после завершения экспертизыценности документов.
Архивпроводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранениепод методическим руководством соответствующего государственного илимуниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архиворганизации состоит из следующих этапов:
· проверкафизического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
· записьЭД на машинные носители;
· проверкакачества записи;
· описаниеЭД;
· проставлениеархивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивнойописью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личномусоставу;
· подготовкакомплекта сопроводительной документации.
Сопроводительнаядокументация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности ииспользования. В ней отражается следующая информация: название документа, датаего создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат,физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (дляБД также – количество записей).
Экспертизаценности документов в организации проводится:
· вделопроизводстве – при составлении номенклатурдел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
· вархиве – в процессе подготовки к передаче делна постоянное хранение.
ЦЭК(ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболееквалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭКорганизации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо,ответственное за архив.
Всостав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, длякоторого данная организация является источником комплектования.
ПредседателемЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующийвопросы делопроизводства и архива.
Порезультатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения,в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивнойслужбой формам.
Протоколыэкспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и поличному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, обустановлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующимиперечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры делутверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующиморганом Государственной архивной службы. Организации, в процессе деятельностикоторых не создаются документы, подлежащие передаче на государственноехранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожаютдокументы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только послесоставления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующийпериод и их утверждения руководителем организации.
Делаи документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, датасдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в актео выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесенияизменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.
Подшивкавновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится толькопосле ее полного завершения. Решения экспертной комиссии и требования онеобходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документовдоводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указанийруководителя организации[67]. Проведенноеисследование документооборота на базе ОГУЗ«Детский санаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборотосуществляется по всем правилам и стандартам.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ
3.1 Анализ деятельности секретаря
Эффективность труда секретаряхарактеризует результативность его трудовой деятельности и выражается вдостижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность трудасекретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретногочеловека[68]. Многиеспециалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера икачеств личности секретаря. Так Ольга Энговатова в 500 советах секретарю утверждает,что для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знаниеиностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимодля того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться наэтом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будетучитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощникруководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет делопосетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какоенастроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о еесостоятельности. Посетители уносят с собой то впечатление, которое произвел самсекретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своимивпечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и простознакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативноевпечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Трудно сохранять невозмутимость,когда рабочее место секретаря в течение дня посещает более ста человек,амбициозных и агрессивно настроенных, – но это необходимо. Выдержка и зрелость –необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.
Среди других личных качеств,которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстровникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора,общительный характер, который поможет секретарю наладить правильныевзаимоотношения с посетителями и сотрудниками, артистизм и чувство юмора –качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу вработе. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря,обращают внимание на такие стороны, как семейное благополучие, состояниездоровья, моральная устойчивость. Поскольку секретарь – правая рука шефа, ониграет большую роль в организации рабочего дня руководителя. Секретарь запоминаети приносит ту информацию своему шефу, которую он сам не сможет заметить вколлективе. Он передает микроклимат, образовавшийся между сотрудниками, поэтомутакие качества, как доносительство, интриганство, злословие и злопыхательство,склочничество, напрочь должны отсутствовать в нем. Никакой предвзятости, толькоделовые отношения, только выполнение своих должностных обязанностей. Не секрет,что положение секретаря в фирме особенное, и может возникнуть соблазн поднятьсвой престиж за счет обладания конфиденциальной информацией. Хороший работник,профессионал не будет самоутверждаться за счет окружающих, не будет выяснятьвопросы, которые не входят в его компетенцию, и не будет превышать своиполномочия. Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности,хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстровсе запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы влицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себяв руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в однойкоманде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов,особенно в присутствии посторонних[69]. Помнению М. Домниковой и Е. Приваловой современный секретарь должен обладатьтакими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность[70].Дж. Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональныхсекретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации,выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностнымкачествам[71]:
Деловые качестваПрофессиональные навыки секретарской работы Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи Опыт организаторской работы Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов Эффективность, надежность, ответственность Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение Самостоятельность, инициатива Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения Тактичность, дипломатичность Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях Пунктуальность Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний Лояльность, преданность работе Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем Предвидение Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу
Личные качестваВнешний вид Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки Особенности характера Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора Отзывчивость, умение адаптироваться Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок Интересы Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя Вежливость Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело
Для тогочтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарьконкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может бытьрекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретнойорганизации.
1 этап
Описаниедолжности (рабочего места) – всесторонняя информация о требованиях, нагрузках исодержании работы[72].Общая характеристика
Цель работы
Основные задачи (6-7),
Функции и обязанности.
Технологии выполнения. Показатели ответственности
Материальная
Финансовая
За результаты работы.
За сотрудников Условия труда
Эргономические (температура, освещенность, вредные воздействия)
Экономические
Социальные
Анализ должности секретаря позволяет сформулироватьтребования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания,опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка ит.д.).
2 этап
Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типевыполняемых операций, формах организации труда.Тип совместной деятельности
совместно-взаимодействующий
совместно-последовательный
совместно творческий
совместно-индивидуальный Тип выполняемых операций
творческие
логические
технические Форма организации труда
совмещение профессий
совмещение функций
индивидуальная
коллективная
Анализ характера работы секретаря позволяет сформироватьтребования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: типличности, черты характера, способности
Описание параметров, которыми должна обладать личность дляуспешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.
3 этап
Составление профессиограммы – портрета «идеального»сотрудника на должность секретаря конкретной организации.
Профессиограмма – ранговый перечень профессионально-значимыхи личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочемместе (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определитьстепень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному впрофессиограмме[73][74](табл.).
Таблица. Профессиограмма секретаря-референтаНаименование профессии секретарь-референт Доминирующий способ мышления адаптация – анализ Область базовых знаний № 1и их уровень
Делопроизводство и архивоведение, уровень 3,
высокий (теоретический) Область базовых знаний №2 и их уровень канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний) Профессиональная область социальная (общественная) сфера Межличностное взаимодействие частое по типу «лицом к лицу» Доминирующий интерес конвенциональный Дополнительный интерес социальный Условия работы в помещении, сидячий
Подведем итоги вышесказанного: существует множествоточек зрения о том, какие требованиянеобходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендацииносят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельновзятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме.Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даютсячеловеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая иответственная подготовка к работе на этой должности.
Исходяиз ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также спецификиместа работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельностисекретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» при помощи наблюдений,личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.
Основные функции секретаря ОГУЗ«Областной детский санаторий» зафиксированы в должностной инструкции.
Основной вид работы,обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство – составлениеноменклатуры дел[75].
Номенклатура дел представляетсобой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ОГУЗ «Областнойдетский санаторий» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру делвключаются все дела предприятия и журналы регистрации.
В качестве разделов номенклатурыиспользуются наименования структурных подразделений организации. В качестверазделов номенклатуры используются направления деятельности организации.
Внутри разделов номенклатурырасполагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
Заголовок дела состоит изэлементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида документа(приказ);
— краткое содержание;
— дата (период), к которомуотносятся документы дела;
— слова «копии», если делосформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащегопереписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Структурным подразделениямпередаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительноразмноженные копии ее для заведения по ним дел.
По окончании календарного годасекретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).
Техническими средствами,которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер,телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат[76].Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативностии эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромноеколичество различных технических средств, включая оргтехнику, которойпользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобыони были доступны для подхода и кратковременного использования, но находилисьпод неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полнуюответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.
Рабочее место секретаря ОГУЗ«Областной детский санаторий» организовано с учетом требований научнойорганизации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требованийи возможностей использования современной организационной техники, к еёоборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности,оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всегорабочего дня[77].
Рабочее место секретаря ОГУЗ«Областной детский санаторий» является принципиальной ячейкой организациитрудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то иего рабочее место является показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаряОГУЗ «Областной детский санаторий» обеспечивает наибольшие удобства привыполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиямэкономии площади помещения.
Рабочее место секретаря вприемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты,недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. Впомещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и инымсотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отличнопросматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную частьрабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеетвозможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу дляписьма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняяорганизация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумновыдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, вдругих ящиках имеются особые приспособления – для картотек, малойорганизационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и вящиках стола секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» царит всегда полныйпорядок. Секретарь ОГУЗ «Областной детскийсанаторий» имеет возможность принеобходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работаглавного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют одинплан, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенномместе и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительностьотдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, оченьразличны у главврача ОГУЗ «Областной детский санаторий». Именно поэтому междусекретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условнообязанности секретаря ОГУЗ «Областной детскийсанаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументномуобслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, каквыполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовказаседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок,планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится:составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация,контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение,стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровеньпрофессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационногообеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельностисекретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службыдокументационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующиенедостатки:
Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.
3.2 Разработка должностной инструкции
Должностная инструкция – один из самых загадочных документов вроссийских компаниях. С одной стороны, ни одна формальная бумага не в состоянииописать все нюансы работы сотрудника. С другой –в отсутствие зафиксированных договоренностей предприятие рискует превратиться ваморфное образование, где никто никому ничего не должен. Истина, как всегда,где-то посередине[78].
Должностнаяинструкция – документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника иработодателя. Она позволяют более точно прояснить взаимоотношения междуработодателем и наемным работником. Как ни странно, в Трудовом кодексе несодержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, неумаляет его важности. Основная функция должностных инструкций – упорядочениеработы кадрового отдела в частности и всего предприятия в целом. Описывая праваи обязанности сотрудников, инструкции способствуют организации иструктурированию работы персонала, а также помогают каждому сотрудникупредприятия четко представлять себе предписанные им полномочия, возможности истепень ответственности перед предприятием. Без должностной инструкции не обойтисьи в случае найма новых работников. Отсутствие должностной инструкции в первуюочередь не выгодно работодателю. Невооруженный документом, регламентирующимотношения с работниками, работодатель не сможет:
· давать обоснованный по законуотказ в приеме на работу;
· объективно оценивать трудовыеусилия нового работника, принятого на испытательный срок;
· грамотно распределять трудовыеобязанности между сотрудниками;
· осуществлять перевод работников надругие должности, в том числе временно;
· оценивать эффективность исполнениясотрудниками своих трудовых обязанностей и мн. др.
Инымисловами, должностная инструкция – это своеобразный гарант для работодателя вслучае каких-то споров с работниками. Отсутствие этого гаранта не являетсянарушением трудового законодательства, но может привести к тому, что любоедействие или решение работодателя, вызвавшее недовольство того или иногосотрудника, может быть успешно – не в пользу работодателя – оспорено в суде. Ктому же, не подкрепляя свои действия соответствующим документом – должностнойинструкцией – работодатель, порою сам того не зная, рискует принять незаконныерешения по тем или иным вопросам[79].
Процесснаписания должностных инструкций, на самом деле, не слишком сложный. Какправило, начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнятьсотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей,которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в должностнуюинструкцию записывается 10-12 обязанностей. В небольших организациях кругобязанностей одного сотрудника может быть более широким, чем в крупныхкомпаниях. Но не стоит составлять должностную инструкцию с очень широкимсписком обязанностей, так как такая инструкция может стать громоздкой инеэффективной.
Порядоксоставления должностной инструкции в нашей стране не урегулирован назаконодательном уровне. Это дает возможность работодателю самостоятельно решатьвопросы её содержания, оформления и дальнейшей корректировки[80].Таким образом, по желанию работодателя, должностная инструкция можетутверждаться и как самостоятельный документ, и как приложение к трудовомудоговору.
Согласнорекомендациям Роструда[81], заоснову для разработки должностных инструкций следует принимать квалификационныехарактеристики, прописанные в Едином квалификационном справочнике должностей. Врезультате в инструкции должны быть отражены следующие данные: квалификационныетребования, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника.
Структурудолжностной инструкции составляют разделы:
Общиеположения
Обязанности(функции)
Права
Поощрения
Ответственность
Взаимоотношенияи связи по должности.
Раздел «Общие положения»
Содержитуказание занимаемой специалистом должности и должности того, кому онподчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, а такжеквалификационные требования (необязательно).
Раздел «Обязанности»
Содержитобязанности работника, установленные его непосредственным руководителем, икоторые он должен неукоснительно исполнять.
Раздел «Права»
Правав должностной инструкции рассматриваются как инструмент, способствующий выполнениюпрямых обязанностей работника. Иными словами, если для надлежащего выполнениятех или иных обязанностей работнику требуется доступ к определенной информации,то он имеет право требовать предоставление этой информации и т.д.
Раздел «Поощрения»
Содержитданные об окладе и различных выплатах.
Раздел «Ответственность»
Содержитинформацию о дисциплинарной (редко) и материальной ответственности, возлагаемойна работника при совершении тех или иных действий.
/>Раздел «Взаимоотношения и связи по должности»
Этотраздел добавляют в инструкцию только в том случае, если должностные инструкцииразработаны для каждого сотрудника. Указывается взаимосвязь должностей: кто,кому, какие функции и обязанности передает в том или ином случае. Грамотно идосконально прописанные в разделе связи по должности помогут в дальнейшемпредотвратить не один рабочий конфликт.
/>Внесение изменений в должностную инструкцию
Внесенияизменений в должностную инструкцию возможно при изменении обязательных условийтрудового договора. Причем только после того, как сотрудник выразит своесогласие с новыми условиями труда.
Втом случае, если должностная инструкция – не самостоятельный документ, априложение к трудовому договору, то для внесения исправлений в неё готовятспециальное дополнительное соглашение. В противном случае составляют новуюдолжностную инструкцию.
Рассмотрим типовую должностнуюинструкцию секретаря.
Настоящая должностная инструкцияразработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениямиТрудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующихтрудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь относится ккатегории технических исполнителей, принимается и увольняется на работуприказом директора предприятия.
1.2. На должность секретаряназначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявлениятребований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стажработы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителянепосредственно подчиняется руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельностисекретарь руководителя руководствуется: нормативными документами по вопросамвыполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующихвопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами ираспоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь руководителядолжен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящиематериалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия иведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и егоподразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработкидокументов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорнымиустройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительнойдокументации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда иуправления; правила эксплуатации вычислительной техники; основыадминистративного права и законодательства о труде; правила внутреннеготрудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствиясекретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядкеназначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащееисполнение возложенных на него обязанностей.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря руководителявозлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы поорганизационно-техническому обеспечению административно-распорядительнойдеятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приемапосетителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных нанего функций секретарь руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу поорганизационно-техническому обеспечению административно-распорядительнойдеятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую нарассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии спринятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям дляиспользования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство,выполнять различные операции с применением компьютерной техники,предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовкеи принятии решений.
3.4. Принимать документы иличные заявления на подпись руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы иматериалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременнымрассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретнымиисполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильностьоформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю наподпись, обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведениетелефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученнуюинформацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и приниматьинформацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), атакже телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителясоставлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу поподготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимыхматериалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня,их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль заисполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а такжеза соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия,взятых на контроль.
3.11. Вестиконтрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее месторуководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскимипринадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указаниюруководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводитьтекущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать приемпосетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложенийработников.
3.15. Формировать дела всоответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и вустановленные сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы наперсональном ксероксе.
4.ПРАВА
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектамирешений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрениеруководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями,предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителейструктурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые длявыполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководствапредприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей иправ.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1. За неисполнение(ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренныхнастоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующимтрудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессеосуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенныхдействующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
5.3. За причинение материальногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданскимзаконодательством.
С настоящей должностнойинструкцией ознакомлен: Дата. Подпись[82].
Должностная инструкция секретаря,предложенная нами, разработана с учетом квалификационных характеристик«Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и другихслужащих»[83], которыйчетко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениямсекретаря Приложение 3.
В отличие от типовой инструкции секретаря,представленной выше, в разработанной нами должностной инструкции более жесткимиявляются общие положения, связанные с требованиями, предъявляемыми к секретарю,что диктуется развитием использования компьютерных программ в делопроизводстве.Так в предлагаемой нами инструкции высшее образование является обязательнымусловием приема на работу, а также знание работы в среде операционной системыWindows и таких программных приложения Office, как Microsoft office Wordи Microsoft office Excel 2003 и 2007 года.
Функции, предложенные типовой должностнойинструкцией и нашей полностью совпадают.
В должностных обязанностях впредложенной нами должностной инструкции добавлен пункт 3.18. о проведениеежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение. Введениеэтого пункта связано с отсутствием архива и архивного отдела в ОГУЗ «Областнойдетский санаторий». Добавление пунктов: 3.20. Осуществляеторганизационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует вподготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение,заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице); 3.21.Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление отимени учреждения; 3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные сфинансово-хозяйственной деятельностью учреждения – связаны со спецификой работыкак главного врача, как руководителя, так и с особенностями самого учрежденияОГУЗ «Областной детский санаторий».
В правах, которые имеетсекретарь нами были добавлены пункты, расширяющие возможности секретарясвязанные с приемом документов от сотрудников и отделов (4.1. Запрашивать отдругих работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения опричинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3. Требовать отисполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленныхправил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правилоформления документов (ISO)), а также связанные сособенностями организации ОГУЗ «Областной детский санаторий» (Работать сдокументами, имеющими гриф «Для служебного пользования»). Предложенные намипункты увеличивают и самостоятельность работы секретаря, что накладывает иопределенную ответственность (4.5. Вносить на рассмотрение руководствапредложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения,совершенствования форм и методов управленческого труда на основе примененияэлектронной техники; 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции).
В пункте ответственность в связисо спецификой работы ОГУЗ «Областной детский санаторий» добавлен пункт 5.3.Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебногопользования». Полностью разработан параграф о взаимоотношениях между секретареми сотрудниками ОГУЗ «Областной детский санаторий». Таких как:
6.1. С главным врачомучреждения: по всем вопросам документационного и информационно-техническогообеспечения деятельности и организации труда.
6.2. С работниками учреждения:по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов,организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.
6.3. С организациями идолжностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.
Вхождениев новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самогоразного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишьналичием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств исертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональнойсамооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболеевостребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностраннымиязыками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге,психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалистыутверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя.Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкциюсекретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований,права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за теили иные действия (совершенные или несовершенные).
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж организации. Для того чтобы соответствовать предъявляемым требованиям, секретарь должен обладать соответствующими деловыми и личностными качествами и постоянно развивать их в себе.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Белгородскийобластной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородскойобласти, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой,пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичнымиимуннодефицитными нарушениями.
УправлениеОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления всоответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главныйврач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрацииобласти по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врачсамостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационныйили штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключаетс ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации являетсясохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области.Учреждение не имеет своей целью получение прибыли.
Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ.
Деятельность ОДС ОГУЗ «Детскийсанаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов,составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органомявляется регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» являетсяглавный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения,инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией.Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отмененыили изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование вэтих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускаетсятолько в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательногопоследующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своейдеятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации,коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание,должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию поделопроизводству. Документы в ОГУЗ«Детский санаторий» заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.«Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов».
Проведенное исследованиедокументооборота на базе ОГУЗ «Детскийсанаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется повсем правилам и стандартам.
Обязанностисекретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можноподелить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциямпо бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение техническихфункций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний,организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственнойработы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление,редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивкав дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформлениедокументов на компьютере.
Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:
Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей.
Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.
Вхождениев новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самогоразного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишьналичием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств исертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональнойсамооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболеевостребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностраннымиязыками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге,психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалистыутверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя.Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкциюсекретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований,права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за теили иные действия (совершенные или несовершенные).
В ходе написания дипломной работы нами была достигнута поставленная цель: изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Областной детский санаторий». Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач: изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Областной детский санаторий»; изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами; проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя; разработать должностную инструкцию для секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».
I. ИСТОЧНИКИ
Неопубликованные источники
1. Инструкция по делопроизводству в управлении здравоохраненияадминистрации области. Утверждена приказом управления здравоохраненияадминистрации области от 16.08.2003 № 307. – Белгород, 2003.- 4с.
2. Приложение к коллективному договору. Правила внутреннеготрудового распорядка для работников Белгородского областного детскогосанатория. – Белгород, 2006.- 8с.
3. Устав областного государственного учреждения здравоохранения«Детский санаторий» (новая редакция) от 24 марта 2009 № 391. УтвержденНачальником департамента здравоохранения и социальной защиты населенияБелгородской области ИФНС Россия ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629.-Белгород, 2009.- 5с.
Опубликованные источники
4. Трудовой кодекс Российской Федерации: федер.закон от 30 дек.2001г. № 197-ФЗ – М.: ОТиСС, 2002. – 142с.
5. Федеральный закон РФ от 23 фев.1995 г. № 26-ФЗ (в ред. от08.11.2007 г.) «О природных лечебных ресурсах, лечебно-оздоровительныхместностях и курортах» // СЗ РФ.- 1995.- № 9. — Ст. 713.
6. Федеральный закон от 22 авг. 2004 г. №122-ФЗ (в ред. 18.июн. 1992г.) «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствиекатастрофы на Чернобыльской АЭС» // СЗ РФ. –2004. – Ст.3.
7. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивномделе в Российской Федерации».// Российская газета. – 2004.- 29окт.- С.4.
8. Постановление Правительства РФ от 5 марта 2008 г. № 148 «Обобеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в 2008-2010 годах» // СЗ РФ.– 2008. — № 10 (2 ч.). — Ст. 941.
9. Временный порядок проведения сертификации услуг. Утвержденприказом Росздравнадзора №1607-Пр/05 от 26.07.2005 г. — Доступ изсправ.-правовой системы «Консультант плюс».
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141‑98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: ПостановлениеГосстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.- Доступ из справ.-правовой системы«Гарант».
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.Унифицированная системa организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Доступ изсправ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
12. ГОСТР ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования Государственнаясистема документационного обеспечения управления. — Доступ из справ.-правовойсистемы «Консультант Плюс».
13. Критерии оценки соответствия санаторно-курортной организацииустановленным требованиям для определения категории. Утверждены Росздравнадзором30.05.2006 г. № 01И-444/06 – М.: Росздравнадзор, АНОО «Институт социальногострахования», 2006. – 16 с.
14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом06.10.2000).- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».
15. Письмо ФСС РФ от 30.04.1998 г. № 02-10/08-2019 «О рекомендуемыхштатных нормативах санаторно-курортных учреждений, подведомственных фондусоциального страхования Российской Федерации» // Доступ из справ.- правовойсистемы «Гарант».
16. Письмо Роструда № 4412-6 от31.10.07 г. – [Электронный ресурс]. –Электрон. дан. – [М.,2007]. — URL: www.glavbukh.ru/doc/1865
17. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от1.04.2008 г. № 23 «Об обеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в2008-2010 годах» // Российская газета. — 2008. – 7 мая. — № 96.– С.3.
18. Стратегия развития туризма в Российской Федерации на период до2015 года. – М.: Федеральное агентство по туризму, 2008. – 95 с.
19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) — Доступиз справ. — правовой системы «Гарант».
20. Закон Белгородской области от 23.07.2003 №151 «Об обращенияхграждан в органы государственной власти Белгородской области, в органы местногосамоуправления в Белгородской области, к их должностным лицам».// Белгородскиеизвестия. – 2003. – 29 июля — С.2.
21. Постановление Правительства Белгородской области от 28 янв. 2008г. № 16-пп «О признании территорий области курортами регионального значения» //Белгородские известия. – 2008. – 29 фев. — №29-30. — С.2.
22. Стандарт модельного учреждения культуры клубного типа. Утвержденпостановлением губернатора Белгородской области от 29.12.2006 г. № 178 //Сборник нормативных правовых актов Белгородской области. – 2007. — № 99.
23. Должностные инструкции секретаря. –[Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М.,2007].- URL: www.job-instructions.ru/receptionist-1.html
24. Квалификационныйсправочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М., 2002.– 321с.
25. Лебедева, И.В. Методическиерекомендации «Комплексная оценка эффективности деятельностисанаторно-курортного учреждения как самостоятельного хозяйствующего субъекта:методические подходы и организационные технологии». Рекомендовано для издания ивнедрения на федеральном уровне. УМО-29 16.06.2000 г./ И.В. Лебедева, В.С.Кудрин, В.Г. Лейзерман // Здравоохранение. – 2001. — № 7.
26. Общиерекомендации по разработке должностных инструкций [Электронный ресурс]. –Электрон. дан – [ М.,2006]. — URL: www.audit-it.ru.II. Литература
27. Андреева, В.ИДелопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера / В.И. Андреева.- 2002. — № 10. — С. 24-28.
28. Андреева, В.И. Делопроизводство:организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. -2-е изд.,перераб и доп.-М.: КНОРУС, 2007. ‑248 с.
29. Архипова, Н.И.РГГУ Эффективность труда и качествасекретаря / Н.И. Архипова, О.Л. Седова.[Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [ М.,2005]. — URL: www.seminars.ru/free/Organizatsiya_raboty_bek_ofisa
30. Богатая, И.Н., Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб.Пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. – М.: Дело, 2001. — 379с.
31. Бондырева, Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. — М. ИНФРА-М, 2002. — 326 с.
32. Гергенов, А.С. Информационные технологии в управлении:Учебное пособие / А.С. Гергенов. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. .- 234с.
33. Германович, С. Принимаем посетителей / С. Германович// Секретарское дело. — 2007. № 6. — С. 22.
34. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. — М., 1991.- 199с.
35. Документыи делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2001. –323с.
36. Домникова, М. Профессия секретарь / М. Домникова, Е.Привалова // Служба персонала. – 1997. — № 8-9-10 (21).- С. 29-30.
37. Елинова, Г.Г. Информационные технологии впрофессиональной деятельности: Краткий курс лекций / Г.Г. Елинова. — Оренбург:ГОУ ОГУ, 2004. – 123с.
38. Журавлева,И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации / И.В.Журавлева // Секретарь-референт. — 2004. — № 9. — С. 19-22.
39. Информационные технологии управления:Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. –216 с.
40. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб.Пособие / М.В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирскоесоглашение, 2003. – 267с.
41. Коршунова,Л.Н. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций: / Л.Н.Коршунова, Н.А. Проданова – М.: изд-во «Феникс», 2007. – 192 с.
42. Краснокутская, Г. Ceкретарьготовит совещание… / Г. Краснокутская // Секретарское дело. — 2007. — № 5. — С. 10.
43. Краснокутская, Г. Регистрациядокументов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / Г. Краснокутская // Секретарское дело. — 2007. — № 3. — С. 5.
44. Кудряев, В.А. Организация работы с документами,учебник / В.А. Кудряев. — 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007г. – 592 с.
45. КузнецовА. // «Бизнес-журнал». – 2007.- №6. – С.25.
46. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценностидокументов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарскоедело. — 2005. — № 11. — С. 19.
47. Кузнецова, Т.В. Новые квалификационные характеристикисекретарей / Т.В. Кузнецова // Управление персоналом. — 2000. — № 2. — С. 28.
48. Кузнецова, Т.В. Организация рабочего времени иоборудование рабочего места / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. — 2005. — №4. — С. 6-8.
49. Кузнецова,Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова — М., 2006. – 354с.
50. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – 3-еизд., перераб. и дораб./ Н.Н. Кушнаренко. ‑ М.: изд-во «Знамя» КОО, 2007.– 320 с.
51. О состоянии и перспективе развитиясанаторно-курортного обеспечения в Российской Федерации. Аналитический доклад //Бюллетень Счетной палаты Российской Федерации. –2003. — № 4 (64).
52. Основныеправила работы архивов организаций. — М., 2002. – 405с.
53. Пешкова, Г.А. Документальное оформление процессаприема посетителей / Г.А. Пешкова // Секретарское дело. — 2007. — № 6. — С. 7.
54. Пример должностной инструкции секретаря-референта //Управление персоналом. — 1998. — № 7. — С. 18.
55. Профессиограммасекретаря-референта. – [Электронный ресурс]. –Электрон. дан. – [М.,2006]. — URL: ttp://iikt.sch1527.edusite.ru/DswMedia/sekretar--referent.pdf
56. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот вбухгалтерии: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ,2007. – 224 с.
57. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовкадокументов: Практ. Пособие/ М.Ю. Рогожин. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004.– 296с.
58. Санкина, Л.В. Инструкцияпо делопроизводству в небольшой организации / Л.В. Санкина // Секретарьреферент. – 2008. — №8. – С. 32.
59. Санкина, Л.В. Приказы по личному составу / Л.В. Санкина // Справочник секретаря иофис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33.
60. Стрельцова Л.А. Методысовершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ/ Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. — 2008. — № 6. — С. 24-26.
61. Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Подред. А.Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1998. .- 325с.
62. Фионова, Л.Р. Опыт работысекретаря ООО «Нефтяник» / Л.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина // Секретарское дело. — 2007. — № 2. — С. 9.
63. Харрисон, Дж. Организация работы секретаря учреждения/ Дж. Харрисон — М.: «Экономика», 1995. .- 145с.
64. Храмцовская, Н.А Когдацелесообразно создавать службу ДОУ? / Н.А. Храмцовская // Юридическийсправочник руководителя. – 2004. — №7. С. 12;
65. Храмцовская, Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнениядокументов / Н.А. Храмцовская //Секретарь-референт. — 2008. — № 2 — С. 32.
66. Щур, Д.Л. Кадры предприятия (образцы должностныхинструкций) / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. — М., 2000. – 341с.
67. Энговатова, О. 500 советов секретарю / О. Энговатова. [Электронныйресурс]. – Электрон. дан. – [М.,2007]. — URL: www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EQE
68. Янковая, В.Ф. Инструкция по документационномуобеспечению управления (делопроизводству) / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт.- 2007. — № 9. — С. 15-20.
69. Янковая,В.Ф. Контроль исполнения документов / В.Ф.Янковая // Секретарь-референт. — 2007. — № 11. — С. 27.