Современные тенденции использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Тема Современные тенденции использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений. План. Введение 1.Оргтехника, информация и информационные системы. 2. Понимание возможностей компьютера. 3.Законодательное регулирование информационной деятельности. 4.Информационные системы, необходимые для повышения эффективности управленческих решений. Заключение Введение Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных

к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными

в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических. Еще в середине прошлого века основными средствами информационной и информационно-ресурсной поддержки менеджмента тогда это называлось организационным управлением являлись весьма неинтеллектуальные инструменты справочники, бюро, калькуляторы а то и счеты, пишущие машинки, рабочие журналы и т.п. Появление программируемых калькуляторов, органайзеров и наконец компьютеров резко повысило эффективность

организационно-управленческой деятельности. В настоящее время качественный менеджмент не возможен без применения компьютерных технологий. Являясь по своей сути информационными эти технологии применяются в менеджменте в первую очередь как средства информационно-ресурсной поддержки анализа ситуации и принятия управленческих решений. Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются

все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Таким образом, в настоящей работе проблема освещается в двух сечениях информационный менеджмент и стандартизированное делопроизводство. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров. Ведь основу их труда составляет именно информация. Рассмотрим предмет, орудия и продукт труда менеджера.

1. Оргтехника, информация и информационные системы. Научно-техническая революция 70-80-х годов прошлого века, успехи в области программного обеспечения и микроэлектроники, позволили реализовать в малых физических объемах устройства с огромными возможностями интеллектуальной поддержки управленческой деятельности . Появление персональных компьютеров, стремительное расширение и развитие их возможностей позволяет современному

менеджеру формулировать и решать ранее недоступные задачи. В этой связи, целесообразно рассмотреть основные характеристики современного аппаратного и программного обеспечения управленческой деятельности. Количество передаваемой и получаемой информации постоянно растет, методы обмена данными эволюционируют и информационное давление на каждого отдельного человека усиливается. Процесс этот нельзя назвать равномерным. Время от времени происходят так называемые информационные

революции. Первой информационной революцией принято считать изобретение письменности. Вторая революция это появление в пятнадцатом веке книгопечатания. Третья была вызвана электричеством и связана с телефоном, телеграфом, радио. Процитирую определение. Информационная культура умение целенаправленно работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные технические

средства и методы. Для свободной ориентации в информационном потоке человек должен обладать информационной культурой как одной из составляющих общей культуры. Как уже сказано, для развития в индивидууме информационной культуры совсем не важно, чтобы этот самый индивидуум находился на переднем крае развития высоких технологий, являлся опытным администратором сложной операционной системы, разработчиком изощренных алгоритмов или программ.

Но есть та часть информационной культуры, которая имеет непосредственное отношение к компьютерной технике. За неимением лучшего назовем эту часть компьютерной грамотностью. Компьютерная грамотность в нашем понимании это система навыков работы с компьютерами и другими устройствами, содержащими микропроцессоры. Навыки эти довольно сложны и не являются полностью механическими, как, например, умение водить автомобиль. Они скорее относятся к мыслительным навыкам.

Можно выделить несколько составляющих компьютерной грамотности. В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного

продукта идей, знаний с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов. Информация от лат. informatio - первоначально сведения, передаваемые людьми

устным, письменным или другим способом с сер. 20 века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом обмен сигналами в животном и растительном мире передача признаков от клетки клетке, от организма организму одно из основных понятий кибернетики. Известный ученый, отец-основатель кибернетики Ноберт Винер пришел определенному выводу. Он вывел закон информации, согласно которому она абсолютно не материальна,

но обязательно должна иметь материальный носитель. Это может быть человек, газета, дискета. Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка

или столом в учреждении, то сегодня рабочее место - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка. По сути именно компьютерный порт ввода-вывода информации служит основным орудием труда. Небывалый прогресс в развитии компьютерных и коммуникационных технологий способствовал появлению на

свет нового племени кочевников - управленцев, в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или даже городу. По мере развития нынешнего процесса реорганизации труда, сопряженного с вынужденным сокращением штатов и внедрением новых методов управления производством, численность такого рода специалистов будет расти. Успех дистанционной организации труда, созданной в VeriFone, обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системой компьютерной связи, которая открывает

доступ к любой корпоративной информации. Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства. По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической.

Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство . Исполнительный менеджер корпорации Oracle как бы вторит ему

Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры . Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows , основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, то есть возможность выплолнять несколько операций одновременно.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в

так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга обычно, в разных помещениях одного здания. Однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к

необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами. Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы. В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности

организации. На уровень информационных систем влияет два фактора 1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии 2. люди и существующая в организации культура. Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет завесить первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые

и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящейисходящей информации. Общая схема информационных систем Входные данные - Обработка - Конечная информация В разряд

ИС входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет. Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет. Интернет относится к глобальной информационной системе, которая 1. логически связана между собой адресным пространством на основе Протокола

Интернет IP или его производных 2. способна поддерживать связь с помощью протокола TCPIP или его производных иили совместимых с ним 3. предоставляет, использует или делает доступным публично или для ограниченного круга лиц высокий уровень услуг связанных с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше Это - формально не определение. В более упрощенном виде Internet можно описать так это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными

государственными учреждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков. Так как Internet есть ни что иное, как объединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой. 2. Понимание возможностей компьютера Компьютер в состоянии делать только рутинную работу. Он не может сам составить отчет и отправить его в министерство.

Он не посчитает остатки на складе, если на него не была установлена соответствующая программа и в него скрупулезно не вводились данные о движении товаров. Он не может работать за кого-то. И в первую очередь он ни за кого не может думать. Он может только быть инструментом. Голову не заменяет. Можно было бы об этом не говорить, если бы этот факт так часто не игнорировали такое множество людей.

Руководителей и подчиненных, менеджеров и госслужащих. Знание этого факта, особенно руководителями всех мастей, может сэкономить уйму денег и усилий и сосредоточится на главном на организации труда с использованием компьютера, а не на попытках заткнуть компьютерами дыру в человеческом факторе. Прежде всего то, что нельзя подключиться ни к какой сети передачи данных, не имея для этого специального устройства и линии связи.

Все компьютеры соединены между собой глобальной сетью, а значит, можно вносить изменения в файлы с одного ПК на другой. Фраза из того же источника. Конечно, это было бы здорово, если бы приобретение компьютера означало бы его интеграцию в глобальную сеть по умолчанию для разного рода хакеров-крякеров тоже простор. Однако в этом мире все обстоит не совсем так. Сеть это тоже инструмент. Очень сложный, не до конца познаваемый, требующий непрерывного обучения.

Но инструмент. И на нее тоже проблемы свои не взвалишь. Чтобы их решать нужно с ней взаимодействовать. Не прерывая мыслительного процесса. Словом, пришли к выводу, что компьютерная грамотность это всего лишь способ думать, учитывая особенности компьютеров и компьютерных сетей и открывая для себя новые особенности. Компьютерная грамотность не требует знания огромного количества фактов.

А скорее умения этими фактами оперировать. Процветающая безграмотность пользователей по принуждению приводит к многочисленным конфликтам на работе и неоправданным затратам средств. В результате люди начинают испытывать резкую антипатию к своим электронным помощникам и охотно верят любым сообщениям о вреде работы с ними И это не единственный вред от недостатка того, что мы назвали компьютерной грамотностью. Так что по нынешним временам компьютерная грамотность не только рыночная

необходимость. Она приобретает значение как показатель социального развития. Может быть даже как уровень цивилизованности. 3. Законодательное регулирование информационной деятельности. Еще совсем недавно все, что связано с ЭВМ компьютерами, было непривычным для широких слоев населения, спустя время, в мире уже всерьез обсуждали проблемы связанные с компьютерными преступлениями. И процесс расширения этого типа преступности всерьез пугал обывателя.

Первым человеком, применившим ЭВМ для совершения налогового преступления на сумму 620 тыс. долларов и в 1969 г. представшим за это перед американским судом, стал Альфонсе Конфессоре. Вредоносное использование вычислительной техники, естественно, потребовало разработки мер защиты от компьютерных преступлений. Основным средством борьбы стала система соответствующего законодательства, в первую очередь - уголовного. В передовых странах

Запада процесс этот идет уже не один десяток лет в США - с конца 70-х гг в Великобритании - с конца 80-х. Примечательно, что лоббированием данного вопроса в законодательных органах занимаются, прежде всего, представители промышленности и бизнеса, а также программисты. В итоге уже в начале 90-х гг. в США, например, действовали следующие законы

Федеральный закон об ответственности за преступления, связанные с компьютерами, Закон о поддельных средствах доступа, компьютерном мошенничестве и злоупотреблении, Федеральный закон о частной тайне в Великобритании - Закон о защите данных во Франции - Закон об обработке данных, о файлах данных и личных свободах. Соответственно эти страны предусмотрели и уголовную ответственность за компьютерные преступления.

Необходимость срочной разработки юридических основ информационных отношений привела к поспешному и не всегда корректному формированию ряда базовых правовых понятий в этой области с их уточнением в каждом следующем нормативном акте. Понятно, что, отойдя от главенствующего ранее тезиса о том, что право - это возведенная в закон воля господствующего класса, нынешний законодатель, стремясь удовлетворить потребности всех слоев общества, не был слишком внимателен к правилам законодательной техники, что привело к разноголосице

и в украинских законах начала 90-х годов. Важным является вопрос степени соответствия уголовного и уголовно-процессуального законодательства сегодняшнему состоянию экономики переходно-рыночного типа и кредитно-денежной сферы вообще, и, в частности, вопросы преступности и криминогенности сферы информационного обмена. Особый интерес вызывает вопрос компьютерной преступности , или если быть более точным вопрос преступлений в сфере компьютерной информации , и, прямо связанная с ним, криминогенность кредитно-денежной

сферы. Одной из причин возникновения компьютерной преступности явилось информационно-технологическое перевооружение предприятий, учреждений и организаций, насыщение их компьютерной техникой, программным обеспечением, базами данных. Другой - реальная возможность получения значительной экономической выгоды за противоправные деяния с использованием ЭВМ. Появилась заманчивая возможность как бы обменивать продукт своего неправомерного труда на иные материальные ценности.

На сегодняшний день законодательством определяются основные термины и понятия в области компьютерной информации, регулируются вопросы ее распространения, охраны авторских прав, имущественные и неимущественные отношения, возникающие в связи с созданием, правовой охраной и использованием программного обеспечения и новых информационных технологий Также осуществлено законодательное раскрытие понятий информационной безопасности и международного информационного обмена.

Важными терминами могут считаться следующие Материальные носители информации - материальные объекты, в которых сведения данные находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. Информационные процессы - процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации. Информационные технологии - совокупность средств и методов обработки данных, обеспечивающих целенаправленный

сбор, хранение, обработку, передачу и предоставление информации. Информационные ресурсы - информация отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах , подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей. Информация, отнесенная к категории ограниченного доступа - документированная информация, к которой

предусматривается только специально санкционированный доступ. Защита информации - правовые, организационные, технические, технологические и иные специальные меры по обеспечению информационной безопасности утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации, несанкционированный доступ и распространение . Информационное обеспечение органов государственной власти - организованный процесс удовлетворения информационных потребностей органов государственной власти,

возникающих в процессе их деятельности. Управление информационными ресурсами - деятельность по формированию, использованию, распоряжению и защите информационных ресурсов. Таким образом, на уровне действующего законодательства можно было бы считать в достаточной степени урегулированными вопросы охраны исключительных прав на информацию и частично защиту информации в рамках государственной тайны . Однако, не получили достойного отражения в законодательстве права граждан на

доступ к информации и защита информации, которая не может быть отнесена к государственной тайне и авторскому праву, т.е. то, что напрямую связано с компьютерными преступлениями. Неудобство вызывает и тот факт, что пока еще не принят новый криминальный кодекс, в котором была бы более целостная трактовка компьютерных преступлений и ответственности за них. Соответственно, на сегодняшний день, отсутствует возможность в полном объеме эффективно бороться с

компьютерными преступлениями. Несмотря на явную общественную опасность, некоторые посягательства на информационную безопасность формально не являются противозаконными. Правовые акты, призванные регулировать информационную деятельность физических и юридических лиц носят разрозненный характер, не дают пока целостной картины правового поля и зачастую входят в противоречие с постановлениями и разъяснениями исполнительных органов.

Однако, в этом вопросе следует сделать скидку на то, что информатизация общества идет быстрыми темпами, со сменой концепций и за этими процессами трудно поспевать не только молодой украинской власти, но и парламентариям более развитых в информационном отношении стран. 4. Информационные системы, необходимые для повышения эффективности управленческих решений. Система поддержки финансовых опреаций СПФО Вначале происходит некое событие.

Это может быть запрос из ресторана или оплаченная заявка на номер. Это событие вводится в компьютер как транзакция . Специальная программа анализирует эту транзакцию и сравнивает ее со своими данными. В случае резервирования номера, эта программа проверяет наличие свободных мест в запрашиваемой гостинице. Программа обработки транзакций генерирует два типа ответа - она отсылает сообщение на операторский

терминал и распечатывает документы. В нашем случае она выводит на экран сообщение о номерах, которые были зарезервированы и распечатывает подтверждение этого. Управленческие информационные системы УИС Иначе эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и кратко изложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций.

В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные, поставляемые финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.

Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров. Системы поддержки принятия решений СППР . За последние 20 лет уже много раз предпринимались попытки поддержать этот процесс. Сегодня уже можно утверждать, что эти попытки увенчались успехом.

Чтобы лучше понять механизм действия этих систем необходимо разобраться в самом процессе принятия решения. Что такое решение Примеры - Покупать или не покупать продукт - Идти или не идти в институт - Какой автомобиль приобрести и т.д. Обычно решения состоят из возможностей, результата и критерия выбора. Возможности - это те альтернативы, которые существуют при принятии решения.

Результат - это конечный этап принятия решения Критерий выбора - то, на основании чего принимается решение в пользу того или иного результата. В примере с покупкой автомобиля возможностью является то предложение машин, которое есть в данный момент на рынке результатом будет решение в пользу конкретного автомобиля, выбор на который будет сделан исходя из определенного набора критериев, который предъявляется к данной машине. Таким образом, задав определенные критерии выбора, введя альтернативы и другую необходимую

информацию, можно смоделировать процесс принятия решений. СППР - это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений. Эти системы, в отличие от двух рассмотренных выше, не всегда поддерживают текущую работу. Чаще всего они создаются для решения какого-то определенного круга вопросов. Потребность в СППР возникает не регулярно, что также отличает ее от финансовых и управленческих систем.

В своей работе, СППР создает сложные модели, на основе которых генерируются возможные решения проблемы. Данные из СПФО и УИС, а также данные из других внешних источников вводятся в программы СППР. Система на основе этих данных создает некую модель. Пользователь непосредственно взаимодействует с программой - вводит дополнительные данные, изменяет введенные ранее параметры. На выходе могут быть сгенерированны тексты решений, структурированные отчеты

или графики. В качестве примера системы поддержки принятия решений можно привести различные электронные таблицы например, Excel , системы управления базами данных, текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д. Системы автоматизации работы офиса САРО Это система, которая создает, хранит, изменяет, отображает и осуществляет деловую корреспонденцию. Как уже отмечалось выше, развитие компьютерной техники и средств связи значительно видоизменило техническое оснащение офисов.

Сегодня, редкая фирма не имеет своего электронного адреса e-mail , а некоторые достаточно активно используют и другие возможности глобальной компьютерной сети Интернет, например, поиск информации в World Wide Web или проведение видеоконференций. Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культуру работы современной фирмы. Таким образом, офис превратился в достаточно серьезный аналитический центр организации, служащие которого могут выполнить практически любые запросы менеджеров.

Типичная ситуация - менеджеру потребовался отчет о состоянии дел на рынке недвижимости в Испании. Секретарь или работник информационного отдела входит в сеть Интернет и запускает поисковый механизм. Спустя несколько минут, поисковая машина выводит краткий отчет о результатах поиска. Это могут быть ссылки на Web-странички компаний по торговле недвижимостью, аналитические обзоры известных журналов, а также новости. Всю эту информацию перекачать на компьютер фирмы служащий

вероятно не сможет из-за ее объема. Поэтому он сузит поиск до минимума, потом обработает ее и представит на рассмотрение менеджеру. Вся эта операция будет продолжаться от тридцати минут до одного часа, все же меньше, нежели просмотр свежей прессы в библиотеке, которую еще к тому же надо иметь. Система поддержки деятельности аппарата высшего менеджмента СПДАВМ СПДАВМ являются самыми молодыми из уже рассмотренных систем.

И до сих пор они не получили большого распространения. Это происходит из-за того, что менеджеры высшего звена нечасто являются профессионалами в области компьютерной техники. Но ситуация меняется. Структура этой системы похожа на структуру системы поддержки принятия решений. Собственно именно она и стоит в ее центре, а рабочая станция менеджера является генератором запросов и приемником ответов. Фактор времени, то есть, время затраченное на обработку запроса и точность

выводимого результата являются основополагающими характеристиками данной системы. Другим классификационным признаком информационных систем является их пользовательский интерфейс, то есть набор приемов взаимодействия пользователя с операционной системой и ее надстройкой. Современные операционные системы поддерживают командный, WIMP- и SILK-интерфейсы. Заключение Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы

закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Оргтехника и, соответственно, информационные системы должны поддерживать эти цели. Они обеспечивают создание определенных преимуществ перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой организации проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого

контроля и в стратегическом планировании. Также ИС улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. Таким образом, использование технологий залог успешной деятельности любой организации и ее управленческого звена. Информационные процессы и деятельность, связанная с ними, должны регламентироваться

стандартизированными нормами. Для упрощения обмена информацией, защиты коммерческой тайны и авторских прав, статистического анализа, планирования и эффективного управления по всем иерархическим уровням глобальной информационной системы страны необходимо законодательное регулирование информационной деятельности организаций.