Введение
В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется настольная реляционная СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.
Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:
- добавить в таблицу одну или несколько записей;
- удалить из таблицы одну или несколько записей;
- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language – SQL).
1 Постановка задачи
В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается предприятие по сборке ПК, которое организует документооборот входящей, исходящей, внутренней документации, к которой относятся сведения о комплектующих, о поставщиках, о сделках и закупках, наличии товара на складе.
Ограничения и требования, предъявляемые к базе данных.
Данная база данных решает следующие задачи: учёт комплектующих, выдача данных о поставщиках и комплектующих (фирма-поставщик, адрес, наименование комплектующих ПК, их параметры, характеристики, цены), вычисляет
Реализует запросы упорядочения по полям: комплектующие, поставщики, цена. Осуществляет поиск сведений о фирме-поставщике какого-то комплектующего. Производит подсчет оставшегося количества на складе, а также прибыли полученной с продажи определённого комплектующего. Производит удаление сведений о поставщике и его комплектующих. Технические средства: ПЭВМ типа IBC PC. Применяемая операционная система: WINDOWS XP. Применяемая СУБД: АССЕSS XP .Время поиска и выдачи информации: 3 сек. или менее в зависимости от мощности компьютера. Требования к целостности данных: данные в базе данных в любой момент времени должны быть правильными и непротиворечивыми.
2 Выбор и обоснование СУБД
«Microsoft Access» является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для создания профессиональной БД. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственно базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Можно создать сколько угодно таблиц, используя нужные правила. Самым важным правилом, которое нужно соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только один раз. Иметь в таблицах поля с повторяющими данными плохо, так как это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти, но и из-за значительного снижения цен на микросхемы памяти. Основная причина – это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввёл лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадёт в нужную группу или просто не выведется на экран. Именно поэтому при проектировании структуры базы данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией. Если правильно определены поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, «Код организации») имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.
Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.
Система управления БД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описания своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможность и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:
- определение данных;
- обработка данных;
- управление данными.
Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.
Эту СУБД отличает простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработки законченных приложений. Количество объектов в БД не ограничивается.
Выбор СУБД Access, прежде всего, обусловлен следующими ее достоинствами:
- простота и удобство в работе, как конечного пользователя, так и разработчика;
- подробная система помощи и обилие литературы;
- возможность быстрой разработки приложения;
- возможность коллективной работы с БД;
- большинство несложных информационных задач решаются в Access без программирования.
Хотелось бы также отметить, что наряду с достоинствами СУБД Access имеет недостатки:
- отсутствие компилятора;
- недостаточно высокая эффективность при работе с большими объемами данных.
Минимальные требования для нормальной работы СУБД ACCESS XP:
Компьютер с процессором Pentium 133 МГц или более быстрым Требования к объему ОЗУ зависят от применяемой операционной системы; дополнительно требуется 8 МБ для приложения Access. 170 МБ свободного места на жестком диске и дополнительно 115 МБ на диске, где установлена операционная система; пользователям, у которых не установлены продукты Windows 2000, Windows Me или Office 2000 Service Release 1 (SR-1), требуется дополнительно 50 МБ для обновления системных файлов.
СУБД ACCESS является мощной средой для проектирования баз данных и одновременно простой в использовании, с помощью встроенных мастеров. Все перечисленное выше и заставило выбрать меня именно ACCESS.
3 Описание информационных потоков
Для разработки БД была использована модель предметной области «сущность-связь». Выбор данной модели обусловлен ее простотой и наглядностью отображения объектов предметной области и информационных потоков.
На этапе информационно - логического моделирования предметной области часто используют модель "сущность - связь" (Entity - Relationship, ER), которая наглядно изображает структурные блоки информации и логические взаимосвязи между ними. Компонентами модели являются сущности, понятия и связи.
Для анализа информационных потоков возьмем следующий пример:
Допустим, фирма заключила контракт с определённым поставщиком. Всю необходимую информацию о нём необходимо занести в базу данных фирмы. На нового поставщика заводится формуляр, в котором записаны необходимые данные о нем. У поставщика производят закупки. В этом случае составляется договор о закупке, который фиксирует следующие необходимые данные: Код Заказа; Номер Заказа; Описание Заказа; Код Поставщика; Стоимость Доставки. Когда клиент приходит в фирму он заключает сделку. В этом случае составляется договор о закупке, который фиксирует следующие необходимые данные: Код Сделки; Код Товара; Код Заказа; Цена; Количество; Продано. По критериям «Цена» и «Количество» БД фирмы по продаже комплектующих, представляет данные о остатке товара на складе и об общей прибыли с одного комплектующего.
На основе представленных, на примере информационных потоков составляются необходимые элементы работы БД.
Общий порядок построения ER- модели:
1) в каждом внешнем представлении нужно выделить понятия и их свойства, при этом очень полезно использовать результаты анализа экономического документа;
2) обозначить понятия именами, которые должны быть краткими, понятными, привычными для пользователя;
3) выбрать ключевое свойство или ввести его искусственно для каждого понятия;
4) выявить связи между разными понятиями и определить их степень;
5) объединить модели, построенные для разных внешних представлений.
ER - диаграмма приведена в Приложении 1.
4 Нормализация базы данных
Процесс проектирования баз данных заключается в последовательном переводе отношений из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка по определенным правилам. Каждая следующая нормальная форма ограничивает определенный тип функциональной зависимости, устраняет соответствующие аномалии при работе с отношениями и сохраняет свойства предшествующих форм.
Процесс построения реляционных баз данных на основе нормальных форм предполагает удаление из исходного отношения следующие меж атрибутивные зависимости:
1) Частичной зависимости атрибутов от ключа (уровень второй нормальной формы);
1 Транзитивность зависимостей не ключевых атрибутов от ключа (удовлетворяет 3-ей нормальной форме);
2 Зависимости ключей от не ключевых атрибутов (удовлетворяет нормальной форме Байеса-Кодда) альтернативой этого подхода является метод ER-диаграмм (метод сущность-связь), которой применяется для проектирования больших баз данных и на нем реализованы средства проектирования баз данных.
Основное правило при создании таблиц сущностей – это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми. Введение ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность.
В данном курсовом проекте была проведена нормализация базы данных и достигнута нормальная форма Байеса-Кодда, то есть были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.
Таблица находится в НФБК, если и только если любая функциональная зависимость между его полями сводится к полной функциональной зависимости от возможного ключа.
В результате процесса нормализации исходной таблицы была получена НФБК:
5 Описание ограничений целостности
Информация об объектах предметной области сведена в таблицу 1.
Описание объектов предметной области
Таблица 1.
Название объекта (Название таблицы базы данных)
Обозначение объекта
Свойства (Описание поля)
Ограничения (Тип поля)
1
2
3
4
Поставщики
КодПоставщика
КодПоставщика (ключ)
Счетчик
НазваниеПоставщика
НазваниеПоставщика
Текстовый
(30 символов)
Адрес
Адрес
Текстовый
(30 символов)
Город
Название города
Текстовый
(30 символов)
ПочтовыйИндекс
ПочтовыйИндекс
Числовой (целое число)
ОбластьКрайРеспублика
Область Край Республика
Текстовый
(20 символов)
Страна/регион
Страна/регион
Текстовый
(50 символов)
НомерТелефона
НомерТелефона
Числовой (целое число)
Факс
Факс
Числовой (целое число)
Закупки
Код Заказа
Код Заказа
(ключ)
Счетчик
Номер Заказа
Номер Заказа
Текстовый
(30 символов)
Описание Заказа
Описание заказываемого комплектующего
Текстовый
(30 символов)
Код Поставщика
Код Поставщика
Числовой (целое число)
Стоимость Доставки
Стоимость Доставки
Денежный
Сделки
Код Сделки
Код Сделки (ключ)
Счетчик
Код Товара
Код Товара
Числовой (целое число)
Код Заказа
Код Заказа
Числовой (целое число)
Цена
Стоимость проданного комплектующего
Денежный
Количество
Количество
Числовой (целое число)
Продано
Продано
Числовой (целое число)
Комплектующие
КодТовара
КодТовара
(ключ)
Счетчик
Марка
Марка
Текстовый
(50 символов)
Характеристики
Характеристики
Текстовый
(255 символов)
КодТипа
КодТипа
Числовой (целое число)
СерийныйНомер
СерийныйНомер
Текстовый
(50 символов)
Цена
Стоимость комплетующего
Денежный
Типы
КодТипа
КодТипа
(ключ)
Счетчик
НазваниеТипа
НазваниеТипа
Текстовый
(50 символов)
6 Физическое проектирование
Данная программа выполняет следующие функции:
- управление с помощью меню (кнопочная форма);
- ввод данных в базу данных с помощью форм;
- коррекция данных;
- реализация запросов к базе данных;
- формирование и вывод выходных документов на экран, печать.
При загрузке файла База данных компьютеры.mdb, автоматически открывается главная форма: «ФОРМА». Чтобы реализовать автозапуск главной формы необходимо в главном меню СУБД ACCESS XP выбрать «Сервис» и запустить вкладку «Параметры запуска». В разделе «вывод формы» необходимо указать главную форму из списка всех предложенных форм и нажать кнопку ОК. После совершённых действий, при каждом запуске файла
База данных компьютеры.mdb будет автоматически запускаться главная форма.
Управление базой данных с помощью меню осуществляется созданием кнопочной формы. Для этого создается Главная форма, из которой доступны все основные функции программы. Доступ к функциям осуществляется с помощью экранных кнопок. С каждой кнопкой связывается процедура обработки события (КнопкаN_Click ()) или макрос, который вызывает заданную форму, отчет, выполняет расчеты и т.п. Главная кнопочная форма показана на рисунке 2.
Рисунок 1
При нажатии на какую либо кнопку главного меню происходит переход на подчиненные формы.
Например, после нажатия на кнопку Поставщики откроется форма, представленная на рисунке 2
Рисунок 2
Таблица, по которой сделана форма, представлена на рисунке 3
Рисунок 3
Используемые графические вставки являются примерами и используются по аналогии с другими операциями.
В задачу проектирования БД входит автоматизация документооборота, а это можно сделать только с помощью запросов. Для того чтобы выполнить запрос к базе данных необходимо на главной кнопочной форме нажать на кнопку «Открыть запросы» и перейдя на подчиненную форму выбрать нужный запрос.
Например, после нажатия на кнопку главной формы «Вычисление» выводится следующие диалоговое окно изображенное на рисунке 2 .После ввода запроса, мы попадем на подчиненную форму изображённую на рисунке 3.
Рисунок 4
Из этой формы мы можем вводить и редактировать свои данные. Запрос, с которым ведется работа, имеет следующую структуру, показанную на рисунке 10.
Рисунок 5
Этот запрос написан на структурном языке запросов SQL, с его текст можно ознакомиться на рисунке 6.
Рисунок 6
Остальные тексты запросов представлены в Приложении 2.
Рисунок 7
После всего перечисленного БД также должна обязательно иметь отчёты (выводную информацию) для облегчения документооборота, упрощения хранения и передачи информации интересующим её лицам, а также её печать на принтере для последующих действий с ней. Требуемый отчёт по поставленному заданию курсовой работы список комплектующих с группировкой поставщиков в Приложении 3.
7 Принцип работы
При загрузке базы данных на экране появляется заставка, которая через пять секунд закрывается и открывается главная кнопочная форма, которая содержит следующие кнопки: Поставщики, Сделки, Закупки, Комплектующие, Отчет, Вычисление, Запуск таблицы с типами, Удаление. Главная форма показана на рисунке 8.
Рисунок 9
Выбор того или иного действия осуществляется левой клавишей мыши.
При выборе кнопки «Комплектующие» появляется форма, изображённая на рисунке 10, в которой можно добавлять, удалять, редактировать, сохранять данные. Также можно выйти из формы, нажав кнопку выхода.
Рисунок 10
При выборе следующих кнопок на экране будут появляться похожие по дизайну формы, с помощью которых можно редактировать или просматривать одноименные таблицы.
При выборе на главной кнопочной форме «Отчет» на экране появится отчет.
При выборе на главной кнопочной форме кнопки «Выход из приложения» осуществляется выход из СУБД Access.
Заключение
Разработанная в данном курсовом проекте БД для решения задач документооборота в фирме по продаже комплектующих, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить весь отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в БД.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
Список литературы
1 Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2000. – БХВ – Изд. «Санкт-Петербург», 2000
2 Диго С.М. Проектирование и использование баз данных: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 1995.
3 ГОСТ 2.105.95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
4 Джим Бойс « Использование Microsoft Office97»
5 С.В. Симонович «Информатика. Базовый курс»
6 Ю.Бекаревич « MS Access 2000»
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ER-диаграмма
Рисунок 11
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Схема данных
Рисунок 12 Схема данных
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Запросы
Запрос 1 «Удаление сведений о поставщике»
DELETE Поставщики.*, Поставщики.НазваниеПоставщика
FROM Поставщики
WHERE (((Поставщики.НазваниеПоставщика)=[]));
Описание операторов, использованных в запросе:
FROM
(из) перечисленных таблиц, в которых расположены эти столбцы
WHERE
(где) строки из указанных таблиц должны удовлетворять указанному перечню условий отбора строк DELETE Что удалять.
Запрос 2 «Выборка сведений о фирмах, имеющих комплектующие Х с характеристикой В»
Рисунок 13
Рисунок 14
Рисунок 15
SELECT Компплектующие.Марка, Закупки.[Код Заказа], Компплектующие.Характеристики, Поставщики.НазваниеПоставщика, Поставщики.Город, Поставщики.ПочтовыйИндекс, Поставщики.[Страна/регион]
FROM Типы RIGHT JOIN ((Поставщики RIGHT JOIN Закупки ON Поставщики.КодПоставщика = Закупки.[Код Поставщика]) RIGHT JOIN (Компплектующие INNER JOIN Сделки ON Компплектующие.КодТовара = Сделки.[Код Товара]) ON Закупки.[Код Заказа] = Сделки.[Код Заказа]) ON Типы.КодТипа = Компплектующие.КодТипа
WHERE (((Компплектующие.Марка)=[Название]) AND ((Компплектующие.Характеристики)=[]))
ORDER BY Компплектующие.Марка DESC;
Запрос 3 «Вычисление прибыли и остатка товара»
Рисунок 16
Рисунок 17
SELECT Компплектующие.Марка, Компплектующие.Характеристики, Закупки.[Код Заказа], Закупки.[Стоимость Доставки], Сделки.Цена, Сделки.Количество, Сделки.Продано
FROM Закупки RIGHT JOIN (Компплектующие INNER JOIN Сделки ON Компплектующие.КодТовара = Сделки.[Код Товара]) ON Закупки.[Код Заказа] = Сделки.[Код Заказа]
WHERE (((Компплектующие.Марка)=[]));
Запрос 4 «Упорядочивание по возрастанию комплектующие»
Рисунок 18
SELECT Компплектующие.КодТовара, Компплектующие.Марка, Компплектующие.Характеристики, Компплектующие.КодТипа, Компплектующие.СерийныйНомер, Компплектующие.Цена
FROM Компплектующие
ORDER BY Компплектующие.Марка;
Запрос 5 «Упорядочивание по убыванию поставщики»
Рисунок 19
SELECT Поставщики.КодПоставщика, Поставщики.НазваниеПоставщика, Поставщики.Адрес, Поставщики.Город, Поставщики.ПочтовыйИндекс, Поставщики.ОбластьКрайРеспублика, Поставщики.[Страна/регион]
FROM Поставщики
ORDER BY Поставщики.НазваниеПоставщика DESC;
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Отчет
Комплектующие
Марка Oris 555
Описание товара 128 mb
НазваниеПоставщи Oris
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
3 4 000,00р. 3 2 5 000,00р. ererh 43563
Марка Oris 455
Описание товара 64 mb
НазваниеПоставщи Oris
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
4 3 000,00р. 5 1 4 500,00р. ererh 43563
Марка Oris 455
Описание товара 32 mb
НазваниеПоставщи Asus
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
2 2 000,00р. 2 1 4 000,00р. trutru ytut
НазваниеПоставщи Oris
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
5 2 000,00р. 6 2 45 ererh 43563
Марка Lg 5545
Описание товара 21
НазваниеПоставщи Пенза сити
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
6 8 000,00р. 6 5 11 Пенза засечная 34-8 Пенза
Марка Samsung g56
Описание товара 128 mb
НазваниеПоставщи Пенза сити
Код Цена Получен Прод Цена Адрес Город
7 1 500,00р. 6 1 1 500,00р. Пенза засечная 34-8 Пенза
19 декабря 2004 г. Страница 1 из 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Формы
Рисунок 20 – Форма «Комплектующие»
Рисунок 21– Форма «Поставщики»
Рисунок 22– Форма «Сделки»