СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ
1.1 ПОНЯТИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1.2 ПРОБЛЕМЫ ОПТИМАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1.3 ПРИНЦИП ПАРЕТО
1.4 ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА
1.5 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ
2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ
2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ
2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ
2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Время летит стрелой,
хотя минуты ползут.
Ф. Мендельсон
Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.
Как часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется бездарно.
Как видно, не случайно многие великие люди (Наполеон, например) спали по 4 часа в сутки – они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.
Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» - одно из наиболее частых оправданий за несделанное.
«Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать».
Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. Планирование рабочего дня является хорошим приемом для повышения производительности труда.
В настоящее время существует много рекомендаций по планированию рабочего дня в общем и относящихся к отельным профессиям в частности.
Рассмотрим рекомендации по планированию рабочего дня в общем и
планированию рабочего дня секретаря. 1.ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ
1.1 ПОНЯТИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.
Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и др.).
В целом расписание работы характеризуется устойчивостью.
Однако в настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость. Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством. Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три для (по двенадцать часов ежедневно). Частичная занятость (частичный найм) – это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени.
1.2 проблемы оптимального использования рабочего времени
можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:
1. малая степень делегирования ответственности;
2. неверно избранные приоритеты;
3. слишком большая погруженность в повседневные хлопоты.
1.3 ПРИНЦИП ПАРЕТО
В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.
Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.
1.4 ПРИНЦИП ЭЙЗЕНХАУЭРА
Этот принцип очень важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис. 1).
А – задачи: очень важные и срочные – выполнять немедленно.
В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие сроки их следует выполнять.
С – задачи: менее важные, но срочные – делегировать.
Важность
Срочность
Рисунок 1. Распределение приоритетов решения задач
Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.
Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.
1.5 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОЧЕГО ДНЯ
Рекомендуется пользоваться следующей схемой:
1. поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);
2. изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);
3. установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;
4. на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).
Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).
Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).
К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.
На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.);
5. внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;
6. попытаться сократить список работ.
Рекомендуется:
1. не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;
2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;
3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;
4. Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ
2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.
2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.
Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.
Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.
2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.
3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.
4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям не сложных документов.
5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.
6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.
8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
10. Подшивка исполненных документов в дела.
11. Выполнение работ на компьютере
12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
15. Уведомление руководителя об исполненных документах.
16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.
17. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
20. Приведение в порядок своего рабочего места.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Приведенные выше рекомендации могут быть полезными секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.
Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи. Сравнивая их, приходишь к выводу, что основными принципами являются:
1. Составление плана на день;
2. Сортировка дел по важности;
3. Фиксирование важной информации, т.к. память – не самый верный друг;
4. Не заниматься одновременно несколькими делами сразу;
5. Не доделав одно дела, не приниматься за другое.
Применяя эти рекомендации в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.
Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.
Применение данных рекомендаций в моей работе привело к более четкому и быстрому выполнению своих обязанностей, появлению нового стимула, а так же еще более благотворному отношению к моей профессии.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. ШЕЙНОВ В.П. СЕКРЕТАРЬ: СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИИ. - М.: ОСЬ-89, 2002 – 208с.
2. ВЕСЕЛОВ П.В. ВЫ – СЕКРЕТАРЬ. – М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ, 1993. – 120с.
3. ХАРРИСОН ДЖ. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ УЧРЕЖДЕНИЯ. – М.: ЭКОНОМИКА, 1985. – 120с.
4. КУЗЕНЦОВА Т.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО. – М.: ЗАО «БИЗЕНС-ШКОЛА «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 1998. – 288с.
5. ИЛЬЕНКОВА С.Д., КУЗЕНЦОВ В.И. МЕНЕДЖМЕНТ. – М.: МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМЕТРИКИ, ИНФОРМАТИКИ, ФИНАНСОВ И ПРАВА, 2002 – 77с.