Офис 2007 новые возможности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: «OFFICE 2007: НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ»

ВЫПОЛНИЛА: СТУДЕНТКА ГРУППЫ Р-131

ИВАНОВА КСЕНИЯ АЛЕКСАНДРОВНА

2010

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2

Оглавление 2

Введение 3

Выпуск 2007 системы Microsoft Office обеспечивает следующие возможности: 3

Новые пакеты, серверы, службы Microsoft Office 2007 3

Всплывающие подсказки и «ленты» 5

Microsoft Office 2007 в бизнесе 5

Структурные нововведения Microsoft Office 2007 7

Формат Microsoft Office Open XML 7

Новинки Excel 8

Новинки PowerPoint 8

Нововведения Outlook 2007 9

Вывод 9

Список литературы 9

Версия пакета приложений Microsoft Office, последовавшая за Microsoft Office 2003, поступила в продажу для организаций 30 ноября 2006, для индивидуальных клиентов — 30 января 2007. Данный пакет программ предоставляет новые возможности, помогающие существенно повысить индивидуальную производительность труда, упростить порядок совместной работы, упорядочить процессы и управление корпоративным содержимым, а также улучшить качество анализа дел в организации.

Некоторые пользователи относятся к новым версиям программ скептически, и это не удивительно, ведь в большинстве случаев новые функции обнаруживаются только после прочтения файла What's New, после чего с трудом отыскиваются в многоуровневых меню. А после небольшого опыта работы с новой версией для себя решают, что из-за одного-двух не очень значительных нововведений переходить на новую версию не имеет смысла, тем более, что на жестком диске она, как правило, занимает гораздо больше места, чем предыдущая.

Козырь нового офисного пакета - полностью переработанный интерфейс, который намного удобнее предыдущего. Все основные возможности, к которым привыкли пользователи, остались теми же, а способ доступа ко всем командам изменился. Microsoft постаралась сделать так, чтобы все необходимые на каждом этапе работы с документом опции были под рукой, и чтобы на экране в то же время не было ничего лишнего. Новый интерфейс является динамическим, и привычные панели инструментов заменены на наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на те,или иные действия пользователя.

Вторая бета-версия Office 2007 доступна для Windows XP с установленным Service Pack 2, Microsoft Windows Server 2003 и Windows Vista. Для работы программы необходимо как минимум:

256 Мб оперативной памяти

Разрешение экрана не менее 1024x768 точек

процессор с тактовой частотой 500 МГц

1,5—2 Гб свободного места на жёстком диске

Повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия.

Упрощение совместной работы независимо от времени и места.

Наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным содержимым.

Повышение качества анализа дел в организации.

Компания Microsoft предлагает различные версии пакета Microsoft Office. В версии 2007 вариантов стало ещё больше, и связано это не столько с тем, что усложнился состав пакетов или увеличилось количество входящих в них приложений, но и с тем, чтобы конечный пользователь, чётко представляющий стоящие перед ним задачи, не переплачивал за ненужные ему программы и утилиты. Надо отметить, что при предложенной цене на Microsoft Office 2007 это не лишено смысла, так как на лицензионную версию она состоит из четырехзначного числа.

Кроме основных, уже привычных нам Мicrosoft Office 2007 содержит новые программы, службы и серверы. Существуют следующие версии пакетов Microsoft Office 2007:

Microsoft Office Базовый 2007

Microsoft Office для дома и учебы 2007

Microsoft Office Стандартный 2007

Microsoft Office для малого бизнеса 2007

Microsoft Office Профессиональный 2007

Microsoft Office Максимум 2007

Microsoft Office Профессиональный плюс 2007

Microsoft Office Корпоративный 2007

Список достаточно большой и предлагает различные комбинации пакетов в зависимости от круга пользователей.

Пакеты:

Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Communicator 2007

Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Office Groove 2007

Microsoft Office InfoPath 2007

Microsoft Office OneNote 2007

Microsoft Office Outlook 2007

Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов

Microsoft Office PowerPoint 2007

Microsoft Office Project Стандартный 2007

Microsoft Office Publisher 2007

Microsoft Office SharePoint Designer 2007

Microsoft Office Visio 2007

Microsoft Office Word 2007

Серверы:

Microsoft Office Forms Server 2007

Microsoft Office Groove Server 2007

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007

Microsoft Office Project Server 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Службы

Microsoft Office Groove Enterprise Services

Решения:

Microsoft Business Intelligence Solutions

Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution

Так, Office 2007 для дома и учебы представляет собой набор офисных программ для домашних пользователей и студентов, облегчающий создание привлекательных документов, электронных таблиц и презентаций. В Office 2007 для дома и учебы входит Office Excel 2007, Office OneNote 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Word 2007. Пакет Office 2007 Стандартный - это уже набор не только для домашних пользователей, но и для частных предпринимателей, дополненный работой с электронной почтой, расширенными возможностями графики и форматирования, высоким уровнем безопасности и надёжности. В него входят Office Excel 2007, Office Outlook 2007, Office PowerPoint 2007, Office Word 2007.

В то же время пакет Office 2007 Максимум - это универсальное средство для работы с полным комплектом средств обработки практически любых видов информации, быстрого нахождения сведений, обмена информацией с другими пользователями. В него включены Office Access 2007, Office Excel 2007, Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов, Office PowerPoint 2007, Office Publisher 2007 и Office Word 2007.

Новый интерфейс появился во всех основных приложениях офисного пакета - Word, Еxcel, Power Pоint, Access, и частично - в Оutlook. Панели инструментов и строку меню заменили "ленты" - новые наборы команд. Переключение между ними может происходить не только автоматически, так как основные наборы команд представлены на экране в виде вкладок, поэтому для доступа к ним достаточно щелчка мышки по заголовку.

Несмотря на то, что интерфейс существенно изменился, программы остались абсолютно узнаваемыми. Это достигнуто благодаря тому, что большинство значков не изменились и выглядят именно так, как и на панелях инструментов в старых версиях Microsoft Word. Также осталась привычной и разметка окна программы - инструменты занимают верхнюю часть, основная отведена для набора текста, а снизу расположилась усовершенствованная строка состояния.

На первый взгляд может показаться, что «ленты» ничем не отличаются от старых панелей инструментов, но это не так. Главное отличие в том, что команды в них сгруппированы по темам, что позволяет легко найти то, что требуется в данный момент.

Если же необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню, нужно просто щелкнуть по специальному значку, который расположен в нижней части практически каждой группы. Так, при щелчке по значкам групп Font и Paragraph на экране появятся привычные окна настройки шрифта и параметров форматирования абзаца, соответственно.

Разобраться, какое конкретно окно откроется при щелчке по значку в нижней части группы, очень просто, благодаря улучшенным всплывающим подсказкам. Многие из них помимо текстовых пояснений содержат и графические элементы, например, эскизы окон и панелей.

Но даже если эскиза нет, разобраться, что означает какая-либо команда, значительно проще, чем в предыдущей версии, ведь всплывающие подсказки теперь содержат подробные описания. Например, если в Word 2003 при подведении курсора к кнопке Bold рядом с ней появлялось одно единственное слово - "Полужирный", теперь кроме него выводится пояснение: "Make the selected text bold" (Делает выделенный текст полужирным), а также указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды на клавиатуре.

Загроможденный рабочий стол компьютера, множество задач и противоречивых требований создают трудности для сотрудников предприятия и снижают эффективность их работы. А когда уменьшается производительность труда отдельных работников, ухудшается деятельность всего предприятия. Выпуск 2007 системы Microsoft Office упорядочивает рабочую среду и предлагает широкий спектр инновационных возможностей, помогающих повысить индивидуальную производительность труда и улучшить конечные результаты работы предприятия. К числу таких возможностей относятся: интуитивно более понятный пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который ускоряет доступ к задачам через такие элементы, как лента с вкладками, где команды организованы по конкретным сценариям и объектам; галереи, где можно выбрать нужные результаты, и функция динамического просмотра, которая используется для визуального контроля результатов изменений при форматировании и редактировании.

Создание впечатляющих профессионально оформленных документов осуществляется быстрее и проще с помощью набора графических элементов, предоставляющих широкие возможности, и художественных эффектов графики SmartArt.

Компания Microsoft позиционирует Office 2007 в качестве комплекта настольного и серверного программного обеспечения, помогающий существенно повысить индивидуальную производительность труда, упростить порядок совместной работы, упорядочить процессы и управление корпоративным содержимым, а также улучшить качество анализа дел в организации.

Создание профессионально оформленных документов осуществляется с помощью набора графических элементов в SmartArt Graphics. Функция инспектора документов в Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 поможет найти и удалить из документа нежелательные комментарии, индивидуальные сведения пользователя, скрытый текст и другие данные.

В Office Outlook 2007 можно эффективно устанавливать приоритеты по времени и задачам. Новая панель запланированных задач создает общее представление о ежедневных приоритетах, включающих сообщения электронной почты, помеченные флажками для контроля исполнения, предстоящие встречи, задачи, связанные с Office OneNote 2007, Office Project 2007, и Windows SharePoint Services. Данные можно найти с помощью функции мгновенного поиска по ключевым словам во всем Outlook 2007, вместе с вложениями. Также можно задать критерии поиска, например дату, источник, цветовые категории, важность почтового сообщения и другие. Оптическое распознавание символов в Office OneNote 2007 позволяет искать рукописные заметки, текст на рисунках или произнесенные слова в аудио и видеозаписях.

Благодаря Office Groove 2007 повышается динамичность и эффективность работы внутри объединенной рабочей сред. Office Groove 2007 объединяет членов команды, средства, файлы и сведения в одном месте. Развернутые вместе, Office Groove 2007 и Office SharePoint Server 2007 обеспечивают общую среду сотрудничества, которая помогает группам и организациям работать вместе и совместно использовать данные.

Управление проектами от запуска до завершения наиболее эффективно можно осуществлять с помощью Office Project Server 2007. Более прозрачный график выполнения работ, инструменты, повышающие качество принятия решений и помогающие наладить учет рабочего времени, позволяют руководителям планировать, контролировать и оценивать эффективность проекта.

Обеспечивается простота получения, архивирования и повторного использования общих знаний с помощью средств Wikis и сетевых журналов, которые теперь имеют улучшенную поддержку в Windows SharePoint Services. В новом Office 2007 можно использовать Office Word 2007 для создания сообщений в сетевых журналах с изображениями, сложным форматированием и проверкой орфографии.

Автоматизация документооборота с возможностью проверки и утверждения документов возможна с помощью Office SharePoint Server 2007, которая включает внешние шаблоны для лучшего понимания, к какому содержимому относится тот или иной документ. С помощью Microsoft Office SharePoint Server 2007 введен дополнительный контроль хранения сведений предприятия, архивирования и политик аудита, что позволяет соблюдать современные требования по хранению данных и их соответствию нормативной документации.

Помимо документов можно найти любую нужную информацию с помощью новых функций поиска в Office SharePoint Server 2007, это позволит индексировать и получать данные, связанные с коллегами и партнерами.

Приступая к созданию более сложного пакета Office 2007, разработчики Microsoft преследовали цель создать новые возможности для более удобного и быстрого получения нужных результатов. Поэтому были сформулированы четыре главные цели разработки: упростить поиск и использование функций, уменьшить перегруженность и разобщенность дизайна, упростить обнаружение необходимых пользователю возможностей и помочь в создании хорошо оформленных документов.

В результате этого Microsoft Office 2007 получил заново разработанные меню и панели инструментов, плюс ряд новых возможностей, удобных для более быстрого выполнения задач.

На основании своего опыта работы с Office 2007 хочу сказать, что новое меню и панели инструментов хоть и стали насыщеннее и понятнее, но обращаться с ними удобно лишь мышкой, клавиатурные "скачки" через Alt, без горячих клавиш, стали как минимум сложнее. Ради чего же в Microsoft решились пойти на столь серьёзный шаг по изменению привычного интерфейса?

Объясняется это в первую очередь добавлением в приложения множества новых дополнительных возможностей и функций, из-за чего пользователям стало сложнее находить некоторые программные функции. В качестве примера приводится тот факт, что Microsoft Word 1.0 содержал порядка 100 команд и с помощью меню можно было просмотреть всё. В то же время Office Wоrd 2007 содержит более 1500 команд. Вопрос нахождения команд является лишь одной из проблем, которые решаются с помощью нового пользовательского интерфейса.

Новые меню и панели инструментов, входящие в новый пользовательский интерфейс Microsoft Office UI, реализованы в таких программах как Office Access 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Word 2007, все они имеют новое оформление. Частично также переработан интерфейс Office Outlook 2007. Общий вид и стиль этих приложений рационализирован, введены новые технологии, предоставляющие возможность выбора потенциальных результатов, которые можно просматривать, отбирать и выбирать щелчком, вместо использования сложных диалоговых окон.

Появление новых файловых форматов в Office 2007, казалось бы, ведёт к дополнительному усложнению и возникновению недоразумений. Однако мера это вынужденная, в связи с переводом Microsоft Office на открытый файловый стандарт XML, обеспечивающий более оперативное создание и сборку документа, ускоренный обмен данными. При этом новые форматы обеспечивают упрощённый режим обмена данными между приложениями Office 2007 и корпоративными бизнес-приложениями.

В основе нового пакета офисных форматов XML заложен открытый индустриальный стандарт XML и технология архивирования ZIP, доступная на бесплатной основе.

Среди плюсов новых XML-форматов называют компактные размеры получаемого файла - благодаря автоматическому сжатию документ может иметь размер на 75% меньше исходного.

Базовая структура всех XML-форматов в Offiсe 2007 основана на пяти ключевых элементах - стартовой части (старшей в иерархии), XML части (файлы и папки с XML-контентом), не-XML части (например, изображения или объекты OLE), связывающей части (определяющей взаимодействие и иерархию других частей), а также ZIP-архив, объединяющий все элементы в единый файл.

Например, если вам попадётся XML-файл с разрешением.docx, то есть, созданный в Office Word 2007, вы запросто можете просмотреть его содержание обычным архиватором.

Для удобства расширения файлов в Microsoft Office 2007, несмотря на непривычный 4-буквенный вид, базируются на названиях предыдущих поколений приложений, с некоторой разницей для вариантов с макросами или без. Новые форматы файлов появились в таких приложениях как Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Microsoft Office Word 2007.

На практике оказывается, что файлы в новых форматах, появившихся в Office Word 2007, Excel 2007 и PоwerPoint 2007 вполне можно открывать и в старых приложениях версий 2000, XP или 2003, но для этого необходима установка пакета Microsoft Office Compatibility Pack.

Большинство описанных выше нововведений, которые касаются интерфейса, относятся не только к Word, но и к Excel. В программе также появились "ленты" с наборами команд, добавлена команда Inspect Documents и в строке состояния появился ползунок для изменения масштаба. Как и в Word, в Excel по умолчанию используется новый шрифт Calibri.

Благодаря новому интерфейсу многие возможности стали более доступны. К примеру, условное форматирование теперь гораздо более наглядно. Эта опция дает возможность выделять в таблицах данные по определенному признаку. Например, числа, которые относятся к заданному диапазону, даты и т.д.

В Excel 2007 представлен новый движок для составления диаграмм, благодаря чему появилось множество новых возможностей. Во-первых, при их разработке можно использовать практически неограниченное число цветов (16 миллионов), а во-вторых, стали доступны такие эффекты, как прозрачность и мягкие тени. Помимо этого, появилась возможность сохранения часто используемых диаграмм в виде шаблонов.

Одно из главных нововведений PоwerPoint 2007 - библиотеки слайдов, которые значительно упрощают создание новых презентаций. Кроме этого, появились новые инструменты для оформления презентаций, добавлены новые анимационные эффекты. При помощи инструмента SmartArt можно преобразовать список в диаграмму или другой более наглядный элемент презентации. В целом программа стала более наглядной. Группа команд для работы со стилями превратилась в настоящую галерею, которая чем-то напоминает библиотеки эффектов в программах для работы с цифровым видео. Если вы выбираете стиль для выделенного текстового элемента, то чтобы увидеть результат, не обязательно применять стиль. Благодаря опции Live Preview при наведении курсора на стиль в галерее он тут же применяется к выделенному тексту. Благодаря этому, на выбор оформления тратится гораздо меньше времени.

Outlook - это единственная из основных программ Office, где "ленты" полностью не заменили старые панели инструментов. "Ленты" тут используются только в окнах составления сообщений, добавления контактов и др., а основные окна программы остались с прежним интерфейсом.

В правой части окна программы добавлена панель задач, которая по умолчанию занимает совсем узкую область, освобождая больше пространства для почты, календаря или списка контактов. Немного необычно, что надписи на этой панели размещены вертикально. На ней отображается количество запланированных на сегодня заданий и ближайшие встречи.

Щелчок по панели разворачивает привычную нам панель Tasks с календарем и списком событий.

Новый Office 2007 производит отличное впечатление и, поработав с ним немного, хочется задать Microsoft один-единственный вопрос: "Почему вы не сделали этого раньше?". Ведь если система панелей инструментов и выпадающих меню вполне походила для программы Word 1.0, в которой было примерно 150 опций, то, скажем, для Word 2003, в котором более полутора тысяч команд, она вряд ли годится. Это особенно заметно, когда после нескольких дней работы с Word 2007 снова возвращаешься к предыдущей версии. Word 2003 вдруг начинает казаться неповоротливым и неудобным, и возникает непреодолимое желание снова запустить бета-версию нового офисного пакета.

Мне кажется, после непродолжительной работы с "лентами", изучения всплывающих подсказок и других новинок интерфейса программ я немного позавидовал тем пользователям, для которых Office 2007 станет первым офисным пакетом, который они освоят. Изучать программы всем известным "методом тыка" гораздо проще, приятнее и эффективнее, чем раньше. Надо думать, что Offiсe 2007 воспитает новое поколение пользователей, которое будет использовать гораздо больше, чем 10 процентов возможностей данного пакета.

www.mikrosoft.com

www.3dnews.ru

www.mobiledevice.ru

Меженный, О.А. Microsoft Office 2007. Краткое руководство. - М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. - 384 с.: ил.