Концепцияконтроллинга1.Почему контроллинг?
Концепция контроллинга в течение последних 20 лет подвергаласьпостоянным усовершенствованиям. Сегодня контроллинг представляет собой функциюуправления, без которой невозможно представить работу ни одной современнойкомпании. Однако и в теории, и на практике существуют различные мнения ипредставления о понятии контроллинга. Зачастую совершенно ошибочно контроллинготождествляется с контролем. Однако контроллинг — это гораздо больше, это — комплекснаямежфункциональная концепция управления, целью которой является координациясистем планирования, контроля и информационного обеспечения. Контроллер вопределенном смысле является «экономической совестью» предприятия.
Принципиально отличие между контроллингом как функцией и контроллеромкак носителем функции. С точки зрения системы управления контроллинг являетсяцентральной задачей менеджмента. Каждый менеджер при выполнении своих задачвыполняет также функцию контроллинга. Контроллинг как процесс и образ мышлениявозникает на пересечении деятельности менеджера и контроллера при их команднойработе. Взаимосвязь между управленческими задачами менеджера, контроллингом изадачами контроллера представлена на рис.1.1
По своей сути контроллинг не требует наличия отдельной должностиили сотрудника, он означает наличие определенной области задач, которые принеобходимости могут выполняться различными сотрудниками или руководствомкомпании. В таком случае в компании нет должности с названием «контроллер».В малых и средних компаниях функцию контроллинга зачастую выполняет руководствокомпании или руководитель службы учета. Самостоятельная должность контроллера,призванная решать задачи контроллинга, появляется в компаниях, численностьсотрудников которых превышает 200 человек (Kosmider, 1994, S.139).
/>
Координационная задача контроллера состоит в том, чтобы «настроить»системы планирования и контроля на достижение стоящих перед компанией целей иобеспечить менеджмент необходимой для этого информацией. Роль контроллера всистеме планирования заключается в координации отдельных планов и организацииобщего процесса планирования в компании. Как правило, контроллер планированиеми контролем не занимается, поскольку этим занимается менеджер. Дополнительноследует подчеркнуть, что в малых и средних компаниях очень часто поледеятельности контроллера составляют исключительно координирующие задачи. Напрактике контроллер зачастую выполняет также плановую работу, которую, строгоговоря, должны выполнять подразделения компании. Это касается и участияконтроллера в разработке политики бизнеса и в процессе стратегическогопланирования.
Задачи и ответственность контроллера четко сформулированы в миссииконтроллера, разработанной Международной группой контроллинга (International Group of Controlling) (рис.1.2). Вварианте миссии контроллера, утвержденном в сентябре 2002 г., подчеркивается соответственностьконтроллера за достижение целей компании. Эта соответственность, с однойстороны, обусловлена тем, что контроллер несет ответственность за правильностьсобранной и подготовленной им информации. С другой — соответственность вытекаетиз того факта, что контроллер, организуя и сопровождая процесс целеполагания,планирования и управления, содействует оперативности и правильности принимаемыхуправленческих решений. Однако в конечном итоге ответственность за принятиерешений лежит все же на менеджменте.
/>
Задача по координации, выполняемая контроллером, способствуетрешению проблем, с которыми сталкивается компания:
рост динамики изменений внешней среды;
стагнация рынков;
появление новых технологий;
сокращение жизненных циклов продуктов.
Контроллер призван помочь руководству компании решить этипроблемы, предлагая инновационные решения.
Однако контроллинг нельзя отождествлять только с сервиснойфункцией для менеджмента, который получает от контроллера информацию, используемуюпри принятии решений. Контроллинг — это особая идея, которая близка большинствусотрудников, работающих в той или иной компании. Эта идея предполагает какориентацию на достижение стоящих перед компанией целей с персонифицированнойответственностью за результаты, так и стремление в своей работе «выходить»за пределы какой-то одной функции (процессный подход к управлению). Такимобразом, сегодня контроллинг реализуется не контроллером, а самими сотрудникамина местах. Контроллинг все больше превращается в самоконтроллинг, а отделконтроллинга (контроллер) начинает играть роль модератора, распространяющегоидею контроллинга среди сотрудников компании.2.Задачи системы контроллинга
Согласно представленному определению контроллинга, контроллер вкомпании выполняет задачи планирования, контроля и информационного обеспечения.Такое понимание контроллинга далее будет рассмотрено глубже и в различныхвзаимосвязях.
Для разъяснения основополагающей идеи и необходимости контроллингав компании следует рассмотреть классические вопросы, представленные на рис.1.3 Есливы ответили однозначным «да» на все вопросы, вы можете спокойнозакрыть эту книгу — ваш контроллинг в полном порядке. Если нет, то вам полезнопрочитать эту книгу.
Каждое предприятие следует определенной стратегии, котораяреализуется через определенную организацию внутрифирменных процессов и созданиеподходящей организационной структуры. Система контроллинга включается ворганизационную структуру предприятия и содержит задачи, организацию иинструменты контроллинга.
Задача контроллинга состоит в «сортировке» имеющихсясоставных элементов целого, проверке их на пригодность, доработке и объединениив систему. Важнейшими составными элементами системы управления, на которуюориентируется работа контроллера, являются система планирования и контроля исистема информационного обеспечения.
Важнейшим источником информации внутри системы информационногообеспечения служит система учета. Хорошая система учета в современных условияхневозможна без хорошего программного обеспечения. В качестве важнейшегосоставного элемента системы планирования и контроля следует назватьбюджетирование. Однако задачи контроллера охватывают не только сферуоперативного и краткосрочного планирования. Сегодня все большее значениепридается стратегическим аспектам работы контроллера.
/>
Как в системе планирования, так и в системе информационногообеспечения контроллер призван решать две принципиально различные координирующиезадачи: с одной стороны, он обеспечивает построение и дальнейшееусовершенствование (организацию), а с другой — отвечает за каждодневноефункционирование (текущее согласование).
Для построения системы информационного обеспечения необходимоопределить потребности в информации, собрать и подготовить информацию (черезсистему учета) и передать информацию (через систему отчетности). Таким образом,речь идет о том, какая система учета затрат или какой метод инвестиционныхрасчетов используется с целью удовлетворения информационных запросовруководства. Вопросы организации системы планирования и контроля касаются,например, вида и числа планов, их содержания и временной последовательностипроцессов планирования.
Система информационного обеспечения и система планирования иконтроля не могут быть построены независимо друг от друга. Они зависят друг отдруга содержательно, поскольку, например, данные системы учета используются всистеме планирования. Эти взаимосвязи позволяют определить первую координирующую задачу контроллера — содержательно и формальносогласованное построение системы информационного обеспечения и системыпланирования и контроля.
Вторая координирующая задача контроллера — текущая настройкаобеих систем. Это может выглядеть следующим образом: в системеинформационного обеспечения регулярно готовятся фактические данные,информирующие руководство о степени реализации поставленных целей (например, офактической выручке в течение первого полугодия). Сопоставление фактическихданных с целевыми (плановыми), т.е. сравнение план/факт, анализ возникающихотклонений, а также вырабатываемые на этой основе корректирующие мероприятия — этотипичный пример работы контроллера в сфере текущей настройки рассматриваемыхсистем. Текущая настройка должна рассматриваться как реакция на изменениеситуации внутри и вне компании (как «управление помехами»). Рассмотренныевзаимосвязи представлены на рис.1.4
Процедура работы контроллера показана на рис.1.5 Процессначинается с планирования, в ходе которого устанавливаются показателирезультативности работы компании в течение определенного периода. Планирование,как правило, основывается на использовании имеющегося объема исходнойинформации. Система информационного обеспечения, в свою очередь, ориентированана улучшение имеющегося объема исходной информации. Эта информация включаетсравнение план/факт, в ходе которого плановые цифры сопоставляются с фактическидостигнутыми значениями. По результатам сравнения устанавливаются причиныотклонений, устраняются ошибки и разрабатываются корректирующие мероприятия. Послеэтого снова начинается процесс планирования — круг замыкается.
/>
Важнейшей основой функционирования контроллинга «по кругу»является понимание того, что отклонения возникают вследствие изменений вовнутренней и внешней среде. Поэтому к отклонениям нельзя относиться как кдоказательствам вины, служащим основанием для наказания сотрудников. Котклонениям следует относиться как к основаниям для разработки корректирующихмероприятий, реализация которых призвана либо обеспечить достижениезапланированных целей, либо адаптацию к изменившимся условиям.
В целом система контроллинга является системой сервиса дляменеджмента. Менеджмент использует систему контроллинга для разработки плановдеятельности компании и черпает из системы контроллинга информацию,используемую при принятии решений. Реализация управленческих решений,представленных в виде планов, означает достижение конкретных результатов.
Реализацию системы контроллинга можно рассмотреть на примерекомпании Schering,мультинационального концерна фармацевтической отрасли с численностьюсотрудников по всему миру около 25 тыс. человек и оборотом 4,8 млрд. евро (2001г). В примере рассматривается специфика крупной компании, система контроллингав которой чрезвычайно дифференцированная. Такая система контроллинга в компаниисредних размеров вряд ли реализуема — хотя бы из-за соображений рентабельности.Система контроллинга состоит из четырех элементов: философия (цели и принципысистемы), инструменты, организация и процесс контроллинга (рис.1.6).
Цель системы контроллинга в компании Schering состоит вповышении прозрачности как предпосылки построения эффективной системыуправления. Философия контроллинга базируется на трех управленческих принципах:
деятельность, ориентированная на план;
децентрализованная и персонифицированная ответственность;
управленческие показатели, выраженные в количественной форме.
Субсистемы «Инструменты», «Организация» и«Процесс» выстраиваются и используются на основе философииконтроллинга.
Инструменты контроллинга базируются на использовании гибкойсистемы банков данных, в которых содержится информация из системы расчетазатрат, из системы калькулирования, из системы расчета прибыли и пр. Крометого, эта информация дополняется информацией о рынке и стратегическойинформацией. Другими важнейшими инструментами контроллинга являютсяинвестиционные расчеты, а также использование показателей и построение системпоказателей. Использование перечисленных инструментов осуществляется как всистеме планирования, так и в системе управления и контроля, либо в рамкахвнутрифирменной отчетности.
/>
Организация системы контроллинга примерно одинакова в современныхкомпаниях. Наряду с центральной службой контроллинга (контроллинг компании),которая выполняет задачи координации деятельности отдельных дивизионов ифункциональных подразделений, существуют децентрализованные подразделенияконтроллинга в отдельных функциональных подразделениях, в дивизионах, назаводах и в дочерних предприятиях. Работа контроллинга в организационнойструктуре осуществляется по принципу «пунктирной линии». При такойсхеме чрезвычайно важно обеспечить доступ к контроллинговым ноу-хау на местах, т.е.в отдельных функциональных подразделениях. Такая модель работы соответствуетактивно обсуждаемой в настоящее время концепции самоконтроллинга.
Процесс контроллинга характеризуется взаимосвязью системыинформационного обеспечения и системы планирования. Дивизионы планируютсамостоятельно и детально — на основе глобальных плановых значений, доводимыхруководством предприятия. Планы отдельных дивизионов далее консолидируются исогласовываются друг с другом на высшем уровне (консолидация планов). Координирующаяфункция контроллинга определяется оперативным трехлетним планированием. Планы иуправленческие мероприятия выражаются количественно — в виде системыпоказателей.
Конечная цель состоит в организации совместного обучения,предназначенного для дальнейшего развития и совершенствования системыконтроллинга и преодоления конфликтов между функциональными подразделениями. Построениеи дальнейшее развитие системы контроллинга направлено на повышениепривлекательности идеи контроллинга для сотрудников. Основные идеи контроллингадолжны принять все сотрудники, что позволит реализовать в компании идеисамоконтроллинга, функционирующего без постоянного вмешательства специальновыделенного подразделения, занимающегося контроллингом.