НЕГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ«ТИСБИ»
заочное юридическоеотделениеКОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу: «Менеджмент»
на тему: «Контроль вменеджменте. Виды контроля»
Работу выполнил:
студент группы 93/2
В.В.Чернова
Казань, 2010г.
Контроль в менеджменте.Виды контроля
Во-первых, контроль –это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полноймере все другие функции.
Во-вторых, контроль –это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Руководители начинаютосуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировалицели и задачи и создали организацию.
Выделяют две основные функцииконтроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержаниеуспеха.
Перваяиз этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректироватьдеятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любаяорганизация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки иисправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешаютдостижению целей.
Втораяиз названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным вработе организации. Эта функция призвана определить, какие направлениядеятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.
Важно и то, что ужесами по себе цели, планы и структура организации определяют её направлениедеятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнениеработ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущностивсякой организации.
Цель контроля –предотвращение ошибок.
Необходимостьконтроля вызывается несколькими обстоятельствами:
а) на выполнении управленческих решений сказывается изменениевнешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в моментих принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменениязаконов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того,чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и ихвлияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;
б) функционирование самой организации, ее структура меняетсяи в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структураили другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачамдостижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;
в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютнойточностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность такженуждается в контроле.
Выделяют внешнийи внутренний контроль. Внутренний контроль имеетместо, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разныхсистемах.
Внешний контрольпроизводится администрацией (например, вышестоящим руководством — президентомкомпании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками –контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком,техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п.на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти).Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что,во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых,по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с нейпоощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфередеятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявитьбольше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себявнимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценитьдеятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точкизрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.
Внутренний контрольорганизации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: ониследят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимостикорректировки в собственную деятельность.
При разработкеэффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило,преследует следующие цели:
1. Обеспечение надежнойинформацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективныхуправленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса напроизводимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководствоинформацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений оспособах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целяхснижения расходов.
2. Обеспечениесохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активыпредприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целяхпредупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайногоуничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы(дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистрыбухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитиемкомпьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемыинформации, хранящиеся на компьютерных носителях.
3. Обеспечениеэффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольныхзатрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращениянеэффективного использования всех прочих ресурсов.
4. Обеспечениесоответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контролядолжна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица иработники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутреннимидокументами предприятия:
— положениями об отделе,службе, иных подразделениях предприятия;
— должностнымиинструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
— приказом об учетнойполитике предприятия;
— приказами ираспоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.
5. Обеспечениевыполнения требований федеральных законов и иных правовых актов РоссийскойФедерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственныхопераций.
Для большей наглядностиклассификациявнутреннего контроля, представлена в табл.1.
Таблица 1
Классификациявнутреннего контроля. Признак классификации Элементы класса внутреннего контроля Форма контроля 1.Финансовый контроль. 2.Административный контроль.. Время осуществления контрольных действий. 1. Предварительный контроль
2. Текущий контроль.
3. Заключительный контроль. Область контроля (т.е. кого (или что) контролируем). 1. Человеческие ресурсы. 2. Материальные ресурсы. 3. Финансовые ресурсы. Источники данных контроля.
1. Документальный контроль.
2. Фактический контроль.
3. Автоматизированный контроль. Характер контрольных мероприятий.
1. Плановый контроль.
2. Внеплановый контроль. Полнота охвата объекта контроля.
1. Сплошной контроль.
2. Не сплошной контроль. Методические приёмы контроля.
1. Общенаучные методические приёмы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.).
2. Собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).
3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики.
Итак, разберемнекоторые элементы представленной выше таблицы.
1. Формыконтроля. Фирмы широко используют две формыконтроля — финансовый и административный. Финансовый контрольосуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделенияфинансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности постандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний.Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центревнимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производстваи их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений,обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этихпоказателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а такжепо фирме в целом. Данный контроль позволяет видеть всю действительную картинусостояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете,зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. Административный,контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущихзадач, программ, планов.
2. По времениосуществления контрольных действий выделяют предварительный,текущий и заключительный контроль.
а)Предварительный контроль. Этот вид контроляназывается предварительным потому, что осуществляется до фактического началаработ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являетсяреализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, еслиписать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки доподчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированныхлюдей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационнаяструктура будет работать так, как задумано. В организациях предварительныйконтроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим,материальным и финансовым ресурсам.
Предварительныйконтроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях засчёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков,которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей иотбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобыубедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученныеим обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образованияили стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации,представляемые нанимаемым.
Предварительныйконтроль в области материальных ресурсов осуществляется путём выработкистандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических провероксоответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля –произвести высококачественную продукцию
Важнейшим средствомпредварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, которыйпозволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмомпредварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когдаорганизации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.
б) Текущийконтроль. Как это собственно следует из егоназвания, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведенияработ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам онтрадиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярнаяпроверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений поусовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов иинструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти всерьёзные трудности для всей организации.
Отклонения, на которыесистема должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться каквнешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следуетотнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы – это всёто, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция,принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономическойситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.
Текущий контроль непроводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее онбазируется на измерении фактических результатов, полученных после проведенияработы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлятьтекущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Организационные системыконтроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи насистему термостат-обогреватель (при понижении температуры в помещении оттермостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до техпор, пока не поступит второй сигнал – о том, что достигнута нужнаятемпература). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель– это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматическибез внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля собратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний длятаких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на этусистему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлениинеобходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказываютвоздействия очень много переменных величин.
в)Заключительный контроль. В рамкахзаключительного контроля обратная связь используется после того, как работавыполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо поистечении определённого заранее периода времени фактически полученныерезультаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительныйконтроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы вмомент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из нихсостоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организацииинформацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работыпредполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные итребовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить,насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет такжеполучить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так,чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контролясостоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организациисвязывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровнярезультативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативностьнадо измерять точно и объективно.
Далее хотелось быостановиться на самом процессе контроля.
Процесс контролясостоит из: 1) установления стандартов; 2) сопоставления со стандартамиреальных результатов и 3) проведения необходимых корректирующих действий, еслидостигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.Общая схема процесса контроля показана на рисунке 1.
/>
Рис. 1 Общая схема процесса контроля.
Первый этап процессаконтроля – установление стандартов. Стандарты – этоконкретные показатели, движение к которым поддается измерению. Все стандарты,используемые для контроля, выбираются из целей организации.
Цели, используемые вкачестве стандартов для контроля, характеризуются, во-первых, наличиемвременных рамок, в пределах которых должна быть выполнена работа; во-вторых,конкретным критерием, по отношению к которому можно оценить степень выполненияработы. Например, рабочий-каменщик за смену (8 часов) по норме долженуложить два кубометра кирпичной кладки. Временные рамки – 8 часов, конкретныйкритерий – два кубометра кладки. Конкретный критерий и определенный периодвремени называются показателем результативности, который точно определяет то,что должно быть сделано для достижения поставленных целей. Он позволяетсопоставить реально выполненную работу с запланированной и выяснить, чтотребуется сделать для того, чтобы достичь плановых показателей.
Второй этап процессаконтроля состоит в сопоставлении реально достигнутыхрезультатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать,насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения отстандартов, то есть требуется установить масштабы отклонений. Масштабдопустимых отклонений – это показатель, в пределах которого отклоненияполученных результатов от намеченных не вызывают тревоги. Например, еслиунивермаг планирует в течение года реализовать товары на сумму 365 млн. рублей,то есть по 7 млн. рублей в неделю, а в течение истекшей недели он реализовал ихна 6,9 млн. руб., то это не должно вызывать тревоги, так как в следующую неделюобъем продаж может составить 7,1 млн. руб. Суть дела в том, что объем продажпланируется по 7 млн. руб. в неделю в среднем за год, а не каждую неделю.Система контроля должна реагировать лишь на заметные отклонения от стандартов ине реагировать на несущественные отклонения.
Третий этап процессаконтроля – заключительный контроль. Он состоит в выбореодной из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклоненияили пересмотреть стандарты.
Если фактическиерезультаты деятельности организации свидетельствуют об ее успешной работе идостижении поставленных целей, то ничего не следует предпринимать, но требуетсяпродолжать измерение результатов, так как возможно появление отклонений.
При обнаруженииотклонений от стандартов необходимо установить их причину ипроизвести корректировку, чтобы вернуть организацию к правильным действиям.Корректировка может состоять в улучшении структуры организации,усовершенствовании функций управления, технологических процессов и другихпеременных. При этом следует убедиться в том, что корректирующее действие неприведет к осложнению деятельности других звеньев организации, поскольку всеони тесно взаимосвязаны.
Пересмотр стандартовтребуется тогда, когда обнаруживается, что они стали нереальными, устарели,перестали соответствовать новым условиям, то есть не все отклонения отстандартов нужно устранять. Иногда следует пересматривать и сами стандарты.
Система контроляорганизации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать рядутребований.
Основные характеристикиэффективного контроля:
1. Стратегическаянаправленность контроля, означающая, что контроль должен служить достижениюцелей организации, отражать и поддерживать ее общие приоритеты. Деятельность вовторостепенных областях, не имеющих стратегического значения, не должнаизмеряться слишком часто, если отклонения в них не стали слишком большими.
2. Ориентация нарезультаты означает, что конечная цель контроля заключается в решениизадач, стоящих перед организацией, а не в сборе информации и установлениистандартов. Поэтому информация об отклонениях от намеченной цели должнасообщаться субъекту управления и использоваться им для проведения необходимыхкорректирующих действий.
3. Соответствие делу,то есть контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерятьи оценивать то, что действительно важно для деятельности организации идостижения ее целей.
4. Своевременностьконтроля заключается не в частоте и высокой скорости контроля, а вовременном интервале между проведением измерений функционирования тех или иныхсоставляющих деятельности организации. Одни из них необходимо контролироватьчаще, например, еженедельно, другие – раз в квартал.
5. Гибкость контроляозначает его способность приспосабливаться к происходящим изменениям вовнутренней и внешней средах организации.
6. Простота контролязаключается в том, что он должен быть наименее сложным с точки зрения техцелей, для которых он предназначен, и требовать наименьших усилий дляпроведения, разумеется не за счет снижения его качества.
7. Экономичностьконтроля предполагает, что суммарные затраты на систему контроля не должныпревышать выгоды от его проведения. В противном случае лучше от него отказатьсяили провести менее тщательный контроль.
Список использованныхисточников и литературы
1.Басовский, Л.Е. Менеджмент. Учеб. пособие / Л.Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М,2000. – 216 с.
2.Мескон, М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М.Х. Мескон, М.Альберт,Ф.Хедоури. — М.: Дело, 1993 – 702 с.
3.Черняк, Э.В. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие / Э.В. Черняк. –Казань: Казан. гос. технол. ун-т., 2006. — 90 с.