Содержание
Введение
1. История ВНИИДАД
1.1 Первый период
1.2 Второй период
1.3 Третий период
2. Научная деятельностьВНИИДАД
2.1 Основные правилаработы архивов организации
2.2Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни
Заключение
Список литературы
Приложение
Введение
Темой курсовой работы является «Историясоздания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского институтадокументоведения и архивоведения».
Актуальностьтемы заключается в том, что история становления ВНИИДАД является историейразвития архивного дела, делопроизводства, естественно-технических вопросов архивного дела,а также науки управленияв России.
В положении «О Федеральной архивной службе России», утвержденнымпостановлением от 28.12.98 №1562 (ред. От 22.07.2003), согласно которому:
· Федеральнаяархивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительнойвласти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела иконтроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов АФ РФ;
· всистему Росархив входят федеральные госархивы, научные и другие организации,подчиненные непосредственно Росархиву, органы управления архивным делом наместах, подчиненные им учреждения;
· вРосархиве образуется Коллегия для коллегиального обсуждения и решения вопросов,связанных с развитием архивного дела в России;
· приРосархиве действует Научный совет по рассмотрению научных проблем архивногодела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрениявопросов, связанных с определением состава документов АФ РФ и их экспертизойценности.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческомаппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от формсобственности. Методическое руководство по разработке норметивно-методическихдокументов взял на себя ВНИИДАД, созданный в 1966 году.
Целью курсовой работы являются:
· изучениеистории создания и развития Всесоюзного научно-исследовательского институтаделопроизводства и архивного дела;
· характеристиканаучно-методической работы Всесоюзного научно-исследовательского институтаделопроизводства и архивного дела на современном этапе;
· анализдеятельности Всесоюзного научно-исследовательского института делопроизводства иархивного дела и его значение для формирования в управленческой среде, ролиделопроизводства в управлении;
· анализсистем по совершенствованию документационного обеспечения управления аппаратаминистерств и ведомств;
· показать,как проходила подготовка и издание «Основных правил работы архивов организации»(2004 г.);
· охарактеризоватьсовременную систему перечней документов, а также показатьнормативно-методические пособия по делопроизводству и сохранности архивныхдокументов.
Для достижения цели курсовой работы необходимо выполнить следующиезадачи:
· Изучитьисторию создания ВНИИДАД;
· изучитьисторию создания перечней документов;
· рассмотретьсовременную систему перечней документов и структуру перечней;
· изучитьэкспертизу ценности документов: перечни.
1. История ВНИИДАД
Деятельность ВНИИДАД можно рассматривать по трем, достаточноусловным, периодам.
1.1Первый период
Институт в первый период своего существования, примерно досередины 1970-х годов базировал свою деятельность на реализации идей,привнесенных из недр Главархива СССР А.С. Малитиковым. Д.Д. Головановым, В.Н.Автократовым, Д.И. Сольским, А.Н. Соковой, А.В. Елпатьевским, и др. Былоосознано понимание проблематики института как комплексной, находящейся на стыкенескольких научных дисциплин — документоведения, архивоведения,естественнотехнических вопросов архивного дела, а также науки управления,правоведения, информатики, источниковедения, прикладной химии, физики,биологии; тогда же были осуществлены более или менее удачные попытки комплексногорешения ряда актуальных для того времени документоведческих и архивоведческихпроблем.
В области документоведения это были достаточно широко известные«Основные положения Единой государственной системы делопроизводства», в которыхизложена вся совокупность процессов работы с документами в сфере управления, атакже комплекс государственных стандартов на управленческую, в первую очередь,организационно-распорядительную документацию.
В области архивоведения — завершение реализации на методическом уровнеидеи «позитивного» отбора документов на государственное хранение; подготовкаколлективной монографии, посвященной комплектованию и экспертизе ценностидокументов; научно-методическое обеспечение дифференцированного описаниядокументов в государственных архивах; первые попытки подходов к механизации иавтоматизации архивного поиска; начало изучения экономических основ архивногодела; подготовка правил публикации исторических источников.
В сфере естественнонаучных проблем обеспечения сохранности документовбыл создан ряд нормативов и технологических разработок по хранению иконсервационно-реставрационной обработке различных видов документации, а такжепо вопросам страхового микрофильмирования.
1.2 Второй период
Второй период в деятельности института продолжался с середины1970-х годов по 1991 г.
К этому времени были, в основном, исчерпаны те первоначальные идеии проблематика, которые привнесли сотрудники Главархива при создании института.
Деятельность ВНИИДАД имела важное значение для формирования в управленческойсреде более адекватного понимания роли делопроизводства в управлении. Это былпериод интенсивной переоценки сложившихся взаимоотношений между руководителями,специалистами и работниками делопроизводства. Как следствие — улучшилось иположение ведомственных архивов.
ЕГСД, ГОСТы на документы и УСОРД стали базой для разработкиТиповой системы документационного обеспечения управления, к которой институтприступил в 1977 г. Система была направлена на совершенствованиедокументационного обеспечения управления аппарата министерств и ведомств. Этаработа, включавшая автоматизированные технологии, программные, технические иинформационные подсистемы, продолжалась почти 10 лет и шла очень трудно. Взначительной мере ориентированная на общегосударственную программуавтоматизации, она, как и многие другие проекты в нашей стране, во второйполовине 1980-х годов оказалась в ситуации, когда громоздкие, дорогостоящие инетехнологичные ЭВМ были вытеснены персональными компьютерами, а также новымисредствами коммуникации и репрографии, которые произвели революцию в технологииуправления и документационного обеспечения. (Подобная ситуация создалась кконцу 80-х годов и в архивоведческом направлении института при созданииавтоматизированной системы информации по центральному фондовому каталогу).
Институт почти полностью игнорировал зарубежный опыт управлениядокументацией в те годы. Однако следует иметь в виду, что недооценка достижениймировой науки и практики в области информационных технологий и соответствующаятехническая политика характерна для всей советской системы.
В области архивоведения превалировали исследования проблемэкспертизы ценности и комплектования, причем исходным постулатом стал принятыйранее тезис: максимум полноты сохраняемой информации при минимуме объемаматериалов, принимаемых на хранение. Институтом были осуществлены исследованияценности приоритетов современной документации; причем в большинстве своемисследования относились не только к управленческой, но и к научно-технической икинофотофонодокументации, документам по личному составу, картографическим ипатентным документам. (В начале 70-х годов был образован специальный сектор, авпоследствии – отдел НТСД.) результаты отражены в целом ряде методическихразработок, применяющихся и в сегодняшней практике.
Исследованиями в области комплектования и экспертизы ценности вразные годы существования института руководили А.В. Елпатьевским, Н.М.Шепукова, Э.В. Колосова и др.
Исследование проблем археографии и научного использованиядокументов велось по трем основным направлениям:
· Разработкатеоретических и методических основ археографии;
· Изучениевопросов развития археографии;
· Подготовкаи издание научно-информационных справочников
По первому направлению к середине 70-х годов подготовлен ряд трудовпо теории и методике археографии. По второму – разработан ряд проблем поистории публикационной деятельности архивных учреждений. По третьему –подготовлены два выпуска аннотированного каталога «Советская археография» (О.Ф.Козлов, З.К. Водопьянова, В.А. Владыкина, Ю.С. Воробьева, М.П. Дьячкова).
Во второй половине 70-х годов институт приступил к изучениюпотребностей общества в ретроспективной документной информации, направлений иформ использования документов ГАФ СССР. Коллективом специалистов (В.А. Лебедев.И.А. Иоффе, Н.Н. Коннова, С.Л. Романова и др.) были подготовлены рекомендациипо определению эффективности использования документальных изданий: по теории иметодике отбора документов для различных типов и видов документальных изданий исоздания научно-справочного аппарата к ним; по совершенствованию организации иформ использования документов ГАФ СССР.
С начала 80-х годов в институте ведутся исследования в областиавтоматизации поиска архивной информации и других архивных технологий. Онипрошли несколько этапов, определяемых, главным образом, сменой технической базыавтоматизации – вычислительной техники.
Следующий этап – разработка автоматизированных системнаучно-технической информации по документам Архивного фонда и тематическимкомплексом документов на ЭВМ среднего класса, когда в институте был образованотдел автоматизированных систем поиска ретроспективной информации. Зачинателямии основными разработчиками АСНТИ по документам ГАФ СССР явились: Р.Н. Ефименко,Н.А. Таченко, В.В. Толочко и др. В этот период (1979-1990) институтом быласоздана АСНТИ по документам ГАФ СССР, информационную базу, которой составилиоколо 80 тыс. описаний фондов государственных архивов из ЦФК.
Были проведены теоретические исследования по разработкелингвистического, информационного, математического и экономического обеспечениясистемы, явившейся основой для подготовки технорабочего проекта АСНТИ (О.В.Голосов, М.Ш. Цаленко, Н.А. Березина и др.).
Однако начало промышленной эксплуатации АСНТИ совпало с появлениемнового поколения ЭВМ, что потребовало пересмотра концептуальных положений посозданию архивных автоматизированных информационных систем. Было приняторешение по разработке автоматизированного банка данных (АбнД) по документам ГАФСССР. Технорабочий проект АбнД был выполнен, но промышленная эксплуатациясистем не проводилась.
В конце 80-х годов был разработан комплекс методических пособий поизбирательному выделению документов на специальную обработку на основеопределения приоритетов, оценки, классификации и индексации физическогосостояния бумаги и текстов, видов дефектов и признаков разрушения, чтопозволило формализовать описание физического состояния и вести учет документов,более точно определять потребности архивов в специальной обработке документов.
Были созданы республиканские службы НТИ, усилилосьнаучно-методическое руководство службами НТИ отрасли и пропаганды опыта работыархивных учреждений.
Были разработаны и внедрены: положения «Служба НТИ архивногоучреждения», методическое пособие «Информационное обеспечение деятельностиархивных учреждений», которые определили роль служб в научной, практической иорганизационной работе учреждений ГАС СССР (в настоящее времяперерабатываются).
Наибольший вклад в развитие отраслевой системы НТИ внесли М.Г.Арцруни, Н.Н. Кузнецова, Е.А. Блоштейн и др.
Коротко резюмируя итоги периода научной деятельности институтаможно сделать вывод, что она в целом соответствовала существовавшей советскойадминистративно-командной системе централизации архивного дела, отвечала еезапросам в области унификации, стандартизации, организации процессов работы сдокументами в делопроизводстве и архивах, в деле научно-методическогообеспечения архивной системы в области отбора, описания, архивного поиска,методов публикации и бюджетной экономики архивного дела. В этих же направленияхшли и современные с зарубежными архивистами стран бывшего социалистическоголагеря разработки института наиболее значимой, из которых явился совместный«Словарь современной архивной терминологии социалистических стран».
1.3 Третий период
С 1991 г. в деятельности института наступил новый период.Становление российской государственности, рыночных отношении, проводимаяархивная реформа и новое архивное законодательство потребовали серьезногонаучного анализа состояния архивной системы России, ее проблем, определениявозможных направлений дальнейшего развития. В этих условиях роль ВНИИДАД какединственного специального научного центра отрасли значительно возрастает.
Из приоритетных задач в области архивоведения можно назватьисследования, способные сформировать новую теоретико-методическую основупрофессионального мышления архивистов, пересмотреть традиционные и определитьсовременные принципы и категории архивоведения исходя из тезиса огуманистическом назначении архивного дела и архивов. Не менее актуальнойявляется и проблема обновления методического обеспечения практическойдеятельности архивов.
Решая эти задачи, ВНИИДАД провел анализ теоретико-методическойбазы работ по оценке и отбору управленческих документов, что нашло отражение внаучном докладе «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектованиеими госархивов на современном этапе (теория и методика)» (1995 г.).
Достигнув достаточно высокого уровня, теория и методика экспертизыи комплектования не решили в предшествующий период всех своих проблем. Изучениемногих из них только начато. Например, требует исследования проблема повторениядокументной информации в новых условиях управления и его документирование.Необходимо специальное исследование целого ряда документных систем созданных нановых носителях.
В рамках данного научного направления – создание и развитиесистемы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда – институтомрешаются задачи дальнейшего развития вопросов описания архивных документов ифондов на базе дифференцированного подхода, сформулированного в свое время Т.Н.Долгоруковой.
Особое значение придается улучшению системы информации о составе исодержании Архивного фонда России. С этой целью институтом ведется подготовкамежархивных справочников. Уже изданы такие справочники, как «Государственныеархивы СССР» (1989 г., 2 выпуска), «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях инаучно-отраслевых архивах» (1991г.), «История Русской Православной Церкви вдокументах региональных архивов России. Аннотированный справочник-указатель»(1993г.), «История Русской Православной Церкви в документах федеральных архивовРоссии, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель»(1995г.).
Отраслевым центром НТИ ежегодно издается 36 выпусковбиблиографического указателя и 12 выпусков экспресс информации.
Выполняются работы по созданию комплекса автоматизированныхсистем, предназначенных для компьютерной поддержки основных направленийдеятельности архивов. Эти системы разрабатываются в виде типовыхтехнологических решений по компьютеризации таких функций государственныхархивов, как учет фондов, учет и контроль комплектования, учет использованиядокументов, подготовка статистической отчетности, совершенствованиенаучно-справочного аппарата. Завершается разработка первой версиисоответствующих автоматизированных баз данных, обеспечивающих компьютернуюподдержку названных функций.
Институт разработал и внедрил несколько автоматизированных банковданных, среди которых (помимо АБД «Книга Памяти о погибших и пропавших безвести в годы Великой Отечественной войны») АБД «Директивные документы ЦК ВКП(б) в период Великой Отечественной войны»; ведутся работы по созданию АБД«Архивная Россика» и др.
Особые трудности институт испытывает с научно-исследовательскимиработами, связанными с обеспечением сохранности документов. Для их проведениянет необходимых материально-технических ресурсов. Сотрудники институтазанимаются переработкой ранее принятых пособий обучением архивных работников,участвуют в обследованиях физического состояния архивов, выполняют другиеработы, не связанные с затратами материального характера.
Становление рыночных отношений, архивная реформа потребовали новыхметодических разработок для эффективного функционирования архивных учреждении вновых условиях, в том числе в области маркетинга, организации труда архивныхучреждений. С учетом зарубежного опыта разрабатывались вопросы ценообразованияв сфере оценки архивных документов и осуществляемых архивами услуг, страхованияархивных документов, в частности, при организации выставок, проблемы маркетингана рынке архивных документов. Подготовлены методические документы поорганизации современного бухгалтерского учета, налоговой системы, нормативы потруду и др.
В области документоведения задачи института представляются неменее сложными. Во-первых, ВНИИДАД не имеет права терять лицо ведущего научногоцентра страны по этому направлению. Во-вторых, необходимо преодолетьопределенный кризис в развитии документоведения как научной дисциплины, имеющейярко выраженное прикладное значение, поскольку на практике не сложился покаустойчивый спрос на документоведческие разработки. В-третьих, требуетсяпереосмысление многих теоретических и практических положений документоведения всвязи с необходимостью учитывать кардинальные изменения в техническом итехнологическом обеспечении работы с документами, появление негосударственныхструктур, а также мировые тенденции развития документоведения. Сейчас нетпрепятствий в их изучении за исключением финансовых. К тому же сокращениезатрат на исследования за счет использования опыта других стран может принестизначительный эффект.
Последние годы отдел документоведения выполняет социальный заказобновляющегося общества, результатом чего являются рекомендации подокументационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти краев,областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления, Вразработке рекомендаций принимали участие А.Ю. Чуковенков, А.С. Дедушкин и др.
Таким образом, накапливается научный потенциал для создания новойобщероссийской системы управления документацией, которая должна прийти на сменуЕГСДОУ, и комплекса обновленных стандартов на документацию.
Эти и другие работы, созданные ВНИИДАД в последнее время,подтверждают, что его научный потенциал соответствует потребностям архивныхучреждений системы Государственной архивной службы России и документационныхслужб. Институт способен откликаться на сегодняшние требования на уровневозможностей отраслевой науки. Но, очевидно, для научного учреждения сегодняэтого недостаточно. Необходимо развивать творческие контакты всех научных сил,которые сосредоточены в научных и учебных учреждениях Москвы и которымнебезразличны судьбы отечественного архивного дела
В этих целях институт усиливает свою деятельность по проведениюнаучных конференций. Традиционной становится научная конференция «Архивоведениеи источниковедение: Проблемы взаимодействия на современном этапе». ВНИИДАДпостоянно расширяет международное сотрудничество.
Качество научной работы определяется квалификацией научныхсотрудников. Во ВНИИДАД трудятся 6 докторов и 39 кандидатов наук — это почтиполовина научных сотрудников. Однако в последнее время институт совершенно непополняется молодыми кадрами. Виной тому сложное финансовое положение науки.
2. Научная деятельность ВНИИДАД
2.1 Основные правила работы архивов организации
В настоящее время Федеральная архивная служба России ведетактивную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела,пересмотру и отмене устаревших документов. Вышли в свет новые «Основные правилаработы архивов организаций» (М.: Росархив; ВНИИДАД 2004), необходимостьразработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики,реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а такжешироким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.
В новой редакции Правил учтен фактор широкого внедрения вделопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, и в этойсвязи в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче нагосударственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел,определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочногоаппарата к документам архива.
Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов внастоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов,выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режимуархивов.
Новые Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований,позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции поформированию архивного фонда организации, описанию и учету документов,обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросаминых пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянногохранения в государственные архивы.
Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов внастоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнениеархивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов.
Архивы организаций являются основным источником формированияАрхивного фонда Российской Федерации – вечно сохраняемого в государственныхархивах, государственных библиотеках и музеях документального наследия народовнашей страны, неотъемлемой части информационных ресурсов общества Согласно«Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах» (ст. 17), документы, включаемые в состав АФ РФ введомственных архивах (т. Е. в архивах организаций), хранятся временно.«Положением об Архивном фонде Российской Федерации» утвержденным УказомПрезидента РФ от 17.03.1994 г. № 552, в зависимости от ранга или категорииорганизаций и видов, сохраняемых в них документов определены различные срокивременного хранения документов, после которого они должны быть переданы напостоянное государственное хранение.
Временное хранение документов государственной части АФРФосуществляется:
· архивныхдокументов федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры,отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций ипредприятий федерального и республиканского подчинения – в течение 15 лет;
· архивныхдокументов органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городовфедерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратургородов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятийкраевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружногоподчинения –в течение 10 лет;
· архивныхдокументов органов местного самоуправления, учреждений, организаций ипредприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства— в течение 5 лет.
В течение этих лет государственные организации обязаны не толькосохранять архивные документы, но и вести их учет, создавать средства поискаинформации в документальном массиве, использовать документы в интересах своейорганизации и по другим запросам, подготавливать документы к передаче на государственноехранение. «Основные правила работы архивов организаций» устанавливаютположения, нормы и требования к работе архива, выполнение которых позволяет емув полной мере осуществлять свои функции.
Основные правила не распространяются на секретную документацию.Они не носят обязательного характера для организаций, не отнесенных к составуисточников комплектования государственных архивов, а также негосударственныхорганизаций. Работа с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами(аудиовизуальными), научно-техническими, картографическими, телеметрическимидокументами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Основные правила обязательны только для архивов организаций (какгосударственных, так и негосударственных), хранящих документы Архивного фондаРоссийской Федерации, отнесенных к государственной собственности Основныеправила обязательны для всех государственных организаций. Таким образом,вводные положения Основных правил оставляют возможность двоякой трактовкиважнейшей проблемы сферы их применения.
Основные правила по объему компактные. В них десять разделоввместо четырнадцати. В них осталось 150 страниц вместо 173. Основные правилаохватывают все направления деятельности ведомственных архивов: экспертизуценности документов, комплектование архива, обеспечение сохранности,организацию, учет, использование документов, научно-справочный аппарат к ним,порядок передачи документов, организацию работы архива.
Изменено понятие ответственности за ведение архивов. Если вПравилах 1986 года ответственность за состояние и совершенствование архивногодела и делопроизводства в организациях несли их руководители, то в Основныхправилах записано, что «должностные лица организации несут ответственность занарушение норм, установленных настоящими Правилами».
Отличительной чертой рассматриваемых Основных правил являетсярегламентация процессов работы с электронными документами.
Изменены основные (в редакции Правил 1986 года — главные) задачиархива. Исключены методическое руководство и проверки состояния организациидокументов в делопроизводстве организации и подведомственных организациях. Этазадача заменена функцией проверки правильности формирования и оформления дел вструктурных подразделениях организаций и других организациях-источникахкомплектования. В раздел «права архива» включен контроль правил работы сдокументами в структурных подразделениях и организациях-источникахкомплектования архива. Тем самым архив имеет право контролироватьделопроизводство, хотя такая задача перед ним не стоит.
Права архива изменены и сужены. Снят пункт о праве архива давать вустановленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивамсоответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим вкомпетенцию архива. В Основных правилах архив организации имеет право:требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архивдокументов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы сдокументами в структурных подразделениях и организациях-источникахкомплектования архива; запрашивать от структурных подразделений иорганизаций-источников комплектования необходимые для работы архива сведения;участвовать в мероприятиях, проводимых государственными архивными учреждениями.
Раздел об экспертизе ценности документов открывается описанием еенормативно-методических основ.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев ихценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их напостоянное хранение. Это определение новаторское, так как в нем отсутствуетобязательное для предыдущих нормативных материалов по экспертизе ценностидокументов указания на принципы ее проведения. В Основных правилах нераскрывается содержание принципов экспертизы.
Теория экспертизы и практика отбора документов не идентичны.Практическая экспертиза — массовый акт. В ней не исключены ошибки: ценныедокументы могут быть по каким-то причинам уничтожены и в то же время оставленымалоинформативные документы, вероятность которых стать источником какого-либоисторического исследования ничтожна (хотя, и не исключена). Отсюда особоевнимание к критериям экспертизы, при помощи которых вырабатываются конкретныесуждения о наличии или отсутствии постоянной ценности документов.
Критерии– логические единицы теории экспертизы, мерила ценности,выступающие в качестве определенных эталонов информационных качеств документов.Критерии-эталоны выражают в обобщенном виде взгляды архивоведения на постояннуюисторическую ценность документов. Их применение обнаруживает не толькопозитивное (защитное), но и негативное отношение к документам, определяющееотказ от основной их массы.
Изменились связи управления. Большее развитие получилигоризонтальные связи, вертикальные — менее централизованы; расширились связи споставщиками и потребителями, которые превратились в организации-партнеры илипосредников. Как результат — изменение характера и объема традиционных функций,возникновение новых функций, например маркетинга, который объединилпрогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функцииуправления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются толькосамими предприятиями негосударственной формы собственности.
Все это приводит к изменению системы документирования деятельностиорганизаций, а, следовательно, и оценки документов, образующихся в результатеданной деятельности. Отсюда изменение ставших в архивоведении классическимипредставлений о главных и неглавных функциях, задачах организаций, т.е. ихзначении.
Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех илииных организаций, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть:уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг,конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах,трудовые, общественные традиции, стабильность существования, работа вэкстремальных условиях, особо важная роль в развитии определенной сферыдеятельности в стране или на конкретной территории, преемственность указанныфакторов для вновь созданных или преобразованных организаций.
Параграф Основных правил «Организация проведения экспертизыценности документов» начинается неизменной констатацией того, что экспертизаценности документов проводится, во-первых, в делопроизводстве — при составленииноменклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче вархив, во-вторых, в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.Совсем исключены параграфы о нормативно-методической основе проведенияэкспертизы ценности.
Главную роль в организации и проведении работы по экспертизеценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранениедокументов Архивного фонда Российской Федерации образующихся в процесседеятельности организации, играет экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).
Параграф «Оформление результатов экспертизы ценности документов»сокращен за счет сведений об организациях, не образующих документы постоянногохранения. Зато о них сказано в Перечне следующим образом. Организации, неявляющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов,хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственныеорганизации – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяеторганизация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостьюпрактического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового,имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективахразвития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить ворганизациях всех форм собственности, документы которых не поступают вгосударственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, чтообусловлено действующим законодательством и/или длительным практическимзначением указанных документов. При этом дается перечень статей по Перечню. Тоже относится к документам с отметкой ЭПК.
2.2 Нормативно-методические пособия по экспертизе ценностидокументов: перечни
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило,на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней,классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установлениякомплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроковхранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородныхдокументов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также дляоперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработанацелостная система нормативно-методических пособий по отбору документов.
Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документовиграют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фондастраны.
Перечни документов–это систематизированные списки документовучреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о срокаххранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.
Первые перечни, так же, как и исторические архивы, быливедомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения«решенных дел» к середине XIX века, когда «помещения канцелярий действующихучреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что труднобыло размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшиеделопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи былоневозможно, потому что таких помещений уже недоставало.
Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, неподлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения.Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобойи произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории – в разныхминистерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась пороюпротивоположно.
К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащиххранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательномакте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников(перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и неподлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения
Работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второйполовине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственныхперечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в срокаххранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть. К1929 году относится идея создания типового перечня для документов всехведомств. Основные этапы разработки типовых перечней документов представлены втаблице.[1]
Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственныхперечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около60-ти ведомственных перечней, которые образовали системунормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов во всехотраслях управления.
Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялисьполитические, экономические устои, и в связи с этим возникли организации иныхформ собственности, в систему нормативно-методических пособий по отборудокументов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени оникоснулись именно перечней.
Так, очень своевременным явился перечень для негосударственныхкоммерческих организаций – справочное пособие «Управленческие документыпостоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственныхкоммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственныхкооперативов)» (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системеперечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческихдокументов негосударственных коммерческих организаций –
это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного ивременного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначенылишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов,однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Такой перечень типовых видов управленческих документовнегосударственных организаций был дан в Методических рекомендациях «Отбор нагосударственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельностинегосударственных организаций (новых экономических – хозяйственных структур)».
Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственныхорганизаций, построены по типовым функциям (по производственно-отраслевойсхеме), а именно:
· организационно-распорядительным,контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспеченияуправления и организации хранения документов, экономического прогнозирования,текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;
· организацииэкономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационногообслуживания и маркетинга;
· трудоустройства,организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;
· материально-техническогоснабжения, административно-хозяйственного обслуживания;
· социально-бытовым,жилищным, деятельности общественных организаций.
В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируетсявнимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне»
В 2000 г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечнядокументов 1989 года.
Само название нового типового перечня указывает на то, что онвключает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от ихназначения, уровня и масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е.действие нового типового перечня, распространяется и на документынегосударственных организаций.
Новый типовой перечень необходим в качестве основного нормативногопособия, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел вделопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документовна постоянное (вечное) хранение.
Для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь однаграфа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источникикомплектования.
Учреждения – источники комплектования(илипотенциальные источники комплектования – негосударственные организации) безизменений используют те сроки хранения, которые указаны в сроках хранениядокументов.
Государственные или муниципальные учреждения, не являющиесяисточниками комплектования, вместо срока хранения Постоянно используют срокхранения «10 лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениямрекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранениядокументов определяет организация в соответствии с действующимзаконодательством и необходимостью практического использования документов. Но этоправило распространяется не на все документы.
Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить вовсех организациях, не являющихся источником комплектования – государственных,муниципальных, негосударственных – до момента их ликвидации. Это такиедокументы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставыи положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другиедокументы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера,перечень которых дан в п. 2.4.2. указаний по применению перечня.
Особо следует обратить внимание на существенное изменение сроковхранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
Ранее в перечне (1989 г.) срок хранения этих дел определялся 75л-в или 75 л-в ЭШС (возраст лица на момент его увольнения из организации), хотяв практической деятельности использовали срок 75 лет. В новом типовом перечнесрок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата, которойявляется 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого сроканельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся до1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно».
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определеннымсроком хранения, которая означает, что указанная документация в организацияхгосударственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», чторешается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссиейгосударственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в томслучае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением напередачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» сархивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срокхранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертнойкомиссией (ЭК) самой организации.
В 2000 г. вышел в свет новый, не имеющий аналогов, «Примерныйперечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, суказанием сроков хранения». В его составе отражены документы по организационнымвопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовымоперациям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономическойдеятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работи другие.
Данный перечень направлен на рационализацию организации документовв делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное(вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а такжезащиту законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитныхорганизаций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня являетсяобязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивнымучреждением системы Федеральной архивной службы.
Несколько слов следует сказать о ведомственных перечнях иперечнях, разработанных архивными учреждениями субъектов Федерации. В регионахРоссии в 1990-е годы проводилась большая работа по созданию перечней дляразличных категорий фондообразователей. При этом приоритет принадлежит перечнямдля вновь созданных государственных учреждений, а также перечням для негосударственныхучреждений. Разработаны перечни и для общественных организаций.
В современной системе перечней документов различают три типа:
· суказанием сроков хранения;
· постоянногохранения;
· постоянногои долговременного хранения.
Перечни документов могут быть следующих видов.
1. Типовыедля всей системы учреждений.
Их назначение – унификация сроков хранения однородной типовойдокументации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций ипредприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевойнаправленности.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всехучреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказамируководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, сбухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти идругие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всехучреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
2. Примерные для однородных организаций.
Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а такжедля групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями поэкспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечномухранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющиенаучной, исторической, экономической ценности.
3. Ведомственные – по отдельным отраслям деятельности в рамкахгосударственной подведомственности.
Ведомственный перечень– это справочник о составеи содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства,одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов иразновидностей документов, систематизированных в соответствии с основнымифункциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указаниемсроков хранения каждого вида документов.
Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранениядокументов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.
Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть— описательные статьи — представляет собойнаименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения ивопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии склассификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковыйномер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается авторили корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов – периодпланирования или отчетности и др.; сроки хранения документов,дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранениядокументов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет неповторять одни и те же примечания на одной странице.
Справочный аппаратпомогает ориентироваться в перечне,пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист сназванием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений,указатель видов документов.
Таким образом, перечни документов являются одновременноинструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов иинструментом по комплектованию архивных учреждении.
С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит такназываемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянногосрока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостьюсохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений.Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиставедомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременногохранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечениисохранности документов как государственной, так и негосударственной частейАрхивного фонда Российской Федерации.
Заключение
Своеобразным итогом деятельности ВНИИДАД на первом этапе сталовключение в 1970 г. двух научных дисциплин – архивоведение и документоведение –в номенклатуру научных специальностей.
Работами в сфере документоведения ВНИИДАД на этом этапе сумелзавоевать определенный авторитет в государственных учреждениях и организациях,особенно ведавших вопросами совершенствования управления. В областиархивоведения несомненной заслугой института явилось внедрение в архивнуюпрактику понятий, получивших наименование информационного подхода вархивоведение, как результат синтеза традиционных архивоведческих иисточниковедческих представлений и понятий документалистики, информатики икибернетики. Немалую роль в этом сыграл существовавший тогда в институтенаучно-теоретический семинар, генератором идей которого были К.И. Рудельсон,В.Н. Автократов, Г.Г. Воробьев и др.
Коротко резюмируя итоги второго периода научной деятельности винституте можно сделать вывод, что она в целом соответствовала существовавшейсоветской административно-командной системе централизации архивного дела,отвечала ее запросам в области унификации, стандартизации, организациипроцессов работы с документами в делопроизводстве и архивов, в деленаучно-методического обеспечения архивной системе в области отбора, описания,архивного поиска, методов публикации и бюджетной экономики архивного дела.
Рассматривая итоги третьего периода, где накапливается научныйпотенциал для создания новой общероссийской системы управления документацией,которая должна перейти на смену ЕГСДОУ, и комплекса обновленных стандартов надокументацию.
Эти и другие работы, созданные ВНИИДАД в последнее время,подтверждают, что его научный потенциал соответствует потребностям архивныхучреждений системы Государственной архивной службы России и документационныхслужб. Институт способен откликаться на сегодняшние требования на уровневозможностей отраслевой науки. Но, очевидно, для научного учреждения сегодняэтого недостаточно. Необходимо развить творческие контакты всех научных сил,которые сосредоточены в научных и учебных учреждениях Москвы и которымнебезразличны судьбы отечественного архивного дела.
Исходя из выше перечисленной информации по историиделопроизводственных фондов XVIII в. Очевидно, что задача их полного охватасистемой справочников по их составу и содержанию, долго являвшаяся главной, кнастоящему моменту в целом разрешина. Конкретные направления совершенствованияэтой системы могут быть бесконечно разработаны и едва ли поддаются точномупрогнозированию. Однако дальнейшее развитие научно-поискового аппарата пойдетпо линии соотнесения новых разработок с уже существующими и сохранения последнихот необоснованного забвения, а более пристальное внимание будет уделенопроблемам восстановления утраченной целостности документального наследиявысших, центральных и местных учреждений эпохи.
Так же важна и научно-методическая деятельность ВНИИДАД. Основнойнормотивно-методический документ, где раскрывается требования по ведениюделопроизводства и сохранности архивных документов, является «Основные правилаработы архивов организации», вышедший в свет в 2002 году взамен правил 1987года.
Делая вывод, с точки зрения типологии перечней приоритетпринадлежит «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянногосрока хранения. Разработка этой категории перечней, вызвана необходимостьюсохранить, наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений.Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документа для архивиставедомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременногохранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранностидокументов, как в государственной, так и негосударственной частей Архивногофонда Российской Федерации.
Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценностидокументов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного хранения.Затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения.
В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений иорганизаций федеральной архивной службы и организаций федеральной архивнойслужбы на 2002-2003 гг. предусмотрено новое направление – создание баз данныхдля архивов организаций. В 2005 г. запланировано и осуществлено внедрениеВНИИДАД программного комплекса «Архив организации». В плане отражена работа собщеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россия».), разработкаобщеотраслевого классификатора документной информации, создание аналитическогообзора по опыту публикации исторических документов на компакт-дисках (CD-ROM).
Реформирование в ВНИИДАД отразилось и на развитии архивного дела вОмской области, министр министерства государственно-правового развития Бутаковвнес большой вклад в развитие архивного дела — реструктуризировал архивнуюслужбу города Омска; построен новый исторический архив с учетом зарубежногоопыта сохранности документов.
Авторомкурсовой работы в результате анализа деятельности ВНИИДАД были сделаныследующие выводы:
1. Создана законодательная и нормативнаябаза архивоведения, документоведения, делопроизводства;
2. Разработаны критерии экспертизыценности документов по перечням;
3. Осуществляется повышение квалификацииспециалистов архивов.
Список литературы
1. Основныеправила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002.
2. Основныеправила работы архивов организаций, 2004.
3. Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,2006.
4. Переченьсовременных федеральных госархивов, 2004.
5. Архивоведение:Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – М.:ПрофОбр-Издат, 2002. – 272 с.
6. Теорияи практика экспертизы ценности документов и комплектования государственныхархивов СССР / Труды ВНИИДАД. – Т. 4. – Ч. 1, 2. – М., 1974
7. ЖуковаМ.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий,организаций – Отечественные архивы, 2004. — № 5.
8. Управленческиедокументы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельностинегосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ иобществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД,1996, в ред. 2004 .
9. Переченьтиповых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроковхранения. – М., 1989.
10. Перечень документов,подлежащих приему в государственные архивы СССР. – М., 1973.
11. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: Экспертиза ценных документов / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. –2004. — № 1 (14).
12. Информационноеобеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 2003
13. Организация использованиядокументов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1999.
14. Основные правила работыгосударственных архивов СССР. М., 1984.
15. Основные правила работыведомственных архивов. – М., 2004.
Приложение11929 год «Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности и второстепенного значения» 1938 год «Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов» 1955 год «Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных городских, поселковых и сельских учреждений предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов» 1956 год «Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения» 1957 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений организации и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» 1965-1969 годы
4 выпуска «Перечня документальных материалов подлежащих приему в государственные архивы СССР»
Вып. 1, Типовые категории документальных материалов
Вып. 2. Вопросы народного хозяйства
Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения торговли и коммунального хозяйства
Вып. 4. Вопросы культуры 1973 год Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» 1989 год «Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждении, организации предприятии с указанием сроков хранения» 1999 год «Перечень современных федеральных госархивов»