Министерство образования и науки РФ
Уральский ГосударственныйУниверситет имени А.М. Горького
Исторический факультет
Кафедра архивоведения и историигосударственного управления
Курсовая работа
Документационное обеспечениеуправления на предприятии
(на примере ОАО «Газпромнефть»)
Курсоваяработа
студентки1 курса
МузафаровойЯны Ильясовны
Научныйруководитель:
старшийпреподаватель
СуровцеваИнна Анатольевна
Екатеринбург2011
Оглавление
Введение
Глава 1. Основные направлениядеятельности ОАО «Газпром нефть»
1.1 Организационнаяструктура и история развития
1.2 Управление
1.3 Функции
Глава 2. Служба документационногообеспечения управления
Список использованной литературы иисточников
Введение
Актуальность темыкурсовой работы связана с тем, что правильное и полное документационноеоформление дел имеет большое практическое значение. Работа основана надокументах, отражающих фактическое состояние делопроизводства в ОАО «Газпромнефть». Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизнифирмы – от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. Всвязи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии являетсяважным фактором, обусловливающим эффективность его деятельности.
Историографиюпо теме исследования можно разделить на 2 основные части:
1. Работы,посвященные организации работы с документами на предприятии:
ü М.В.Ларин изучает вопросы организационной работы с документами в учреждениях, в томчисле и в электронном виде.
ü Т.В.Кузнецова занимается изучением документоведения,истории и организации государственного делопроизводства, а такжеоргпроектированием служб документационного обеспечения управления.
ü Н.А.Храмцовская является специалистом в областиуправления документами, стандартизации и информационной безопасности
ü В.Ф.Янковая в своих трудах освещает вопросы организации и совершенствования ДОУ,является консультантом по вопросам организации исовершенствования документационного обеспечения управления множества компаний,в т.ч. ОАО «Газпром»
ü А.Ю.Чуковенков занимается изучением теории документоведения, специалист в сферестандартизации
2. Исследования,освещающие основные направления деятельности ОАО «Газпром – нефть».
ü Журнал«Нефтегазовая вертикаль» базируется на глубоком самостоятельноманализе массива документов, фактов, статистических материалов, доскональномизучении сути процессов и тенденций. Публикации ориентированы на поископтимальных решений в развитии нефтегазового комплекса страны с точки зрениягеополитических, экономических, научно-технических и экологических приоритетовгосударства.
ü Журнал «Сибирская нефть» является корпоративным журналом ОАО «Газпром нефть». Функция издания состоит не только в том, чтобы сообщатьновости либо отраслевую аналитику, но и в создании информационной площадки,позволяющей сотрудникам компании высказывать свои идеи, сообщать о внутреннихпроблемах, анализировать текущие процессы.
ü Журнал «Газпром»,в котором публикуются уникальные аналитическиематериалы деятельности, стратегии, планах крупнейшей российской компании,интервью ее топ-менеджеров и руководителей дочерних предприятий.
3. Источниковаябаза курсовой работы состоит из следующих групп:
1. Нормативно-правовыедокументы
1.1. СогласноФЗ РФ «Об Акционерных обществах» прописаны: место хранения архивныхдокументов, необходимость наличия собственных бланков, печатей, эмблемы,порядок работы руководства с определёнными видами документов (какие документыимеет право подписывать только руководитель).
1.2. Согласно ФЗ РФ «ОбЭлектронной Цифровой Подписи» утверждаются: правовое регулированиеотношений в области ЭЦП, основные понятия, условия использования ЭЦП, срок ипорядок хранения сертификата ключа подписи, удостоверяющие центры.
1.3. ФЗРФ «О персональных данных» регламентирует: принципы обработкиперсональных данных, условия их обработки, контроль за обработкой персональныхданных, меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке,права субъекта персональных данных и обязанности оператора
1.4. ГКРФ регламентирует отношения между лицами,осуществляющими предпринимательскую деятельность; права на результаты интеллектуальной деятельности исредства индивидуализации — интеллектуальные права и право собственности, видылицензионных договоров, устанавливает порядок возникновения и действия исключительногоправа
1.5. КОАПРФ устанавливает административную ответственность в области связи, информации иустановленного порядка управления
2. Нормативно– методические документы
2.1. Переченьтиповых управленческих документов с указанием сроков хранения утверждаеторганизацию проведения и оформления отбора документов на хранение иуничтожение; индивидуальный для каждого вида организации состав отбираемыхдокументов
3. ГОСТы,классификатор
3.1. ГОСТ Р 51141-98 определяет основные термины и понятия,применяемые в сфере делопроизводства и архивного дела.
3.2. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.Устанавливает правила оформления управленческих документов в органахгосударства, местного самоуправления и организациях, независимо от ихорганизационно-правовой формы.
4. Локальныенормативные акты, инструкции по делопроизводству
4.1. СТО Газпром 1.0-2005 регламентирует порядок проведения работпо стандартизации.
4.2. СТО Газпром 2-3.5-032-2005 заменяет Руководство поорганизации и проведению отраслевого контроля за технологическими объектамиЕдиной системы газоснабжения РАО «Газпром», издания 1996г.
4.3. СТОГазпром 7-2005 включает классификацию ирекомендуемые структуры экологического управления, а также функции управления,их распределение по подразделениям, полномочия и ответственность в ихреализации
4.4. УставОАО «Газпром нефть» регламентирует: название и место нахожденияобщества, его юридический статус, ответственность, деятельность дочернихпредприятий и филиалов, основные цели и виды деятельности Общества, уставнойкапитал, акции, облигации и иные ценные бумаги, права и обязанности членовобщества и многое другое.
4.5. УставОАО «Газпром» закрепляет: наименование и место нахождения Общества,цели, задачи и предмет его деятельности, правовой статус Общества, условныйкапитал, акции, облигации и другие ценные бумаги, фонды и чистые активыобщества и др.
Цель работы –проанализировать организацию делопроизводства в ОАО «Газпром нефть».Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:
1. Рассмотретьисторию, организационную структуру, функции и управление в ОАО «Газпром нефть»
2. Осветитьорганизацию работы с документами в ОАО «Газпром нефть»
Объектисследования – ОАО «Газпром нефть».
Предметисследования – документационное обеспечение управления
ВОАО «Газпром нефть».
Хронологическиерамки курсовой работы охватывают с 1992 по 2010 гг., с момента созданияобщества.
Территориальныеграницы курсовой – Российская Федерация, тем не менее, ОАО «Газпром –нефть» распространяет свою деятельность и за пределы России.
Цельи задачи обусловили структуру курсовой работы. Она состоит из введения, двухглав, построенных по логическому принципу, и заключения. В первой из главрассматривается краткая история ОАО «Газпром нефть», организационнаяструктура управления, функции, схема управления. Во второй освещаетсяорганизация работы службы ДОУ:
· Нормативнаяоснова деятельности
· Организацияуправления
· Итогидеятельности
Взаключении приводится обобщение авторским выводам.
Глава1. Основные направления деятельности
1.1 Организационная структура и история развития
История.
В1990-х годах после обретения суверенитета многие отрасли экономики былиприватизированы. Этот процесс активно затронул и нефтегазовую промышленностьРоссии.
В1995 году в соответствии сУказом Президента РФ было создано ОАО «Сибирская нефтяная компания».Учредителем Общества выступило государство, передав в уставной капитал холдингагосударственные пакеты акций крупнейших нефтяных предприятий страны: ОАО «Ноябрьскнефтегаз»,ОАО «Ноябрьскнефтегазгеофизика», ОАО «Омскийнефтеперерабатывающий завод» и ОАО «Омскнефтепродукт».
В 1996-1997 годахв целях развития рыночной экономики правительством РФ был реализован планприватизации «Сибнефти».В 1996 году частные инвесторы приобрели на аукционах 49% акционерного капитала «Сибнефти». В 1997 году, врамках правительственной программы «Акции за кредиты», на аукционе попродаже государственной доли «Сибнефти»победила «Финансовая нефтяная компания».
Период с 1998 по 2004 год: хорошаяресурсная база, эффективные мощности по переработке сырья и профессиональноеруководство определили высокие темпы развития компании. Руководство «Сибнефти» проделалозначительную работу по модернизации производства, внедрению современныхтехнологий и оптимизации бизнес-процессов. Благодаря реализации активнойполитики по наращиванию активов была значительно расширена география добычи(Томская, Омская области, Чукотский АО) и сбытовая сеть в регионах России(Свердловская область, Тюменская область, Красноярский край, Санкт-Петербург,Москва). Среди крупнейших приобретений компании в этот период – покупка 49,9%акций ОАО «НГК „Славнефть“,ведущей добычу нефти и газа на территории Западной Сибири и Красноярского края.
В 2005 годуконтрольный пакет акций ОАО „Сибнефть“(75,68%) был приобретен Группой „Газпром“. 13 мая 2006 г. Компания была переименована в Открытое акционерноеобщество „Газпром нефть“. На первый план в развитииКомпании вышли стратегические задачи завоевания позиций глобальной компании,обладающей регионально диверсифицированным пакетом активов по всей цепочкесоздания стоимости.
Уже в 2006 году „Газпром нефть“вышла на розничный рынок Средней Азии, учредив дочернее общество „Газпромнефть Азия“, реализующее нефтепродукты Компании в Кыргызстане,Таджикистане и Казахстане. В этом же году компания впервые приняла участие вмеждународных проектах государственного значения, выступив в качестве акционерапроекта строительства трансбалканского нефтепровода Бургас-Александруполис впартнерстве с ОАО „НК “Роснефть» и ОАО «АК „Транснефть“.
2007 год.В структуре компании созданы бизнес-единицы по отдельным направлениямдеятельности: »Газпромнефть-Нефтесервис",«Газпромнефть Марин Бункер»,«Газпромнефть — смазочныематериалы» и«Газпромнефть-Аэро».В целях дальнейшего расширения ресурсной базы в декабре 2007 года «Газпром нефть» приобрела50% акций компании «Томскнефть»,осуществляющей добычу нефти и газа на территории Томской области иХанты-Мансийского автономного округа.
В 2008 году ОАО «Газпром нефть»,ОАО «Роснефть», ОАО «Лукойл», ТНК-ВР и ОАО «Сургутнефтегаз»подписали Меморандум о взаимопонимании, который предусматривает сотрудничествои совместное участие в проектах в Венесуэле и на Кубе в рамках «Национальногонефтяного консорциума».
За 2009 год «Газпром нефть»наращивает ресурсную базу за счет приобретения новых активов: компании «Нефтянаяиндустрия Сербии» (NIS)и контрольного пакета акций SibirEnergy, увеличив долю владения Московским нефтеперерабатывающимзаводом и получив доступ к разработке Салымских месторождений. В апреле 2009года Компания закрыла сделку по приобретению у Chevron Global Energy завода по производству масел и смазок Chevron ItaliaS.p.A. в городе Бари (Италия). В рамках расширениямеждународного партнерства «Газпромнефть» подписывает меморандум о сотрудничестве сНациональной иранской нефтяной компанией (NIOC)в области разработки месторождений Азар и Шангуле. Значительным событием вжизни Компании становится запуск масштабной программы ребрендинга сети АЗС«Газпромнефть».
Организационнаяструктура
На сегодняшний день "Газпром нефть" является однойиз крупнейших и быстрорастущих нефтегазовых компаний России.
Основными направлениямидеятельности Компании являются разведка, разработка, добыча и реализация нефтии газа, а также производство и сбыт нефтепродуктов. "Газпром нефть" осуществляетсвою деятельность в крупнейших нефтегазоносных регионах России:Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах, Томской и Омскойобластях. Основные перерабатывающие мощности компании находятся в Омской,Московской и Ярославской областях.
Доказанные запасыуглеводородов "Газпром нефти"превышают 1,1 млрд. тонннефтяного эквивалента, что ставит ее в один ряд с двадцатью крупнейшиминефтяными компаниями мира. Ресурсная база «Газпром нефти» ежегодноувеличивается за счет приобретения новых активов в России и за рубежом.
В состав группы "Газпром нефть" входят более 40нефтедобывающих, нефтеперерабатывающих и сбытовых предприятий из 18 регионов РФи стран ближнего зарубежья, объединенных по принципу вертикальной интеграции.(см. приложение 1) Компания перерабатывает более 60 % добываемой нефти,демонстрируя лучшее в отрасли соотношение добычи и переработки. (см. приложение5)
Продукция "Газпром нефти" экспортируется в48 стран мира и реализуется на всей территории РФ через разветвленную сетьсобственных сбытовых предприятий. В настоящее время сеть действующих АЗСКомпании (собственные, арендованные и франчайзинговые) насчитывает более 1500автозаправочных станций в России, странах СНГ и Европы. (см. приложение 1)
По итогам 2009 года "Газпром нефть" входит в пятеркуведущих российских нефтяных компаний по объемам добычи и переработки нефти, атакже сбыта нефтепродуктов. (см. приложение 2).
1.2 Управление
Система управлениякомпании «Газпром нефть»строится в соответствии с действующим российским законодательством, Уставом ивнутренними документами Компании, а также положениями Кодекса корпоративногоповедения, рекомендованного к применению Федеральной комиссией по рынку ценныхбумаг.
Высшим органомуправления ОАО «Газпром нефть»является Общее собрание акционеров,в функции которого входит формирование Совета директоров, избрание Ревизионнойкомиссии, утверждение аудитора, утверждение годового отчета и годовойбухгалтерской отчетности, распределение прибыли, в том числе выплата(объявление) дивидендов. В настоящее время аудитором Компании является Pricewaterhouse Coopers. Вдополнение к внешнему аудиту, контроль за финансово-хозяйственной деятельностьюКомпании на предмет соответствия действующему законодательству, Уставу ивнутренним документам Компании осуществляет Ревизионная комиссия.
Совет директоровкурирует общее руководство деятельностью Компании. Основными задачами Советадиректоров являются: определение приоритетных направлений деятельности и стратегииразвития Компании, направленной на повышение ее капитализации и инвестиционнойпривлекательности, утверждение перспективных планов и основных программдеятельности Компании, определение принципов распоряжения активами иобеспечение эффективной системы контроля за результатамифинансово-хозяйственной деятельности.
В целяхпредварительного рассмотрения и углубленной проработки наиболее важныхвопросов, при Совете директоров сформированы два комитета.
Комитет по кадрам и вознаграждениямсодействует Совету директоров в осуществлении контроля зафинансово-хозяйственной деятельностью Компании; процессом подготовки ипредоставления финансовой и иной отчетности; ее полнотой и достоверностью;созданием и эффективным функционированием систем внутреннего контроля иуправления рисками; обеспечением конструктивной коммуникации с внешнимаудитором, органами контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании,подразделениями внутреннего аудита Компании; соблюдением Компанией нормдействующего законодательства и утвержденных внутренних документов.
Комитет по кадрам ивознаграждениям содействует в рассмотрении вопросов корпоративного управления,кадровой политики и социальной сферы.
Текущее руководстводеятельностью Компании возлагается на исполнительные органы, являющиесяключевым звеном структуры корпоративного управления: генерального директора(единоличный исполнительный орган) и Правление (коллегиальный исполнительныйорган). Исполнительные органы обеспечивают ежедневную оперативную работуКомпании в соответствии с принятым финансово-хозяйственным планом и эффективноеи своевременное исполнение решений Общего собрания акционеров и Советадиректоров.(см.приложение 3).
В настоящее времяпредседателем Совета директоров является Миллер Алексей Борисович, егозаместителем — Голубев Валерий Александрович, Генеральным директором – ДюковАлександр Валерьевич.
Основной нормативныйдокумент общества – устав.(2007 год; последние изменения – 2010) В нёмзакреплены: бланк организации, её эмблема, документы, которые долженподписывать только Генеральный директор, документы, создаваемые в ходе собранияакционеров, место хранения документов и др. Также немаловажны такиеучредительные документы, как Положение о правлении (2007), в котором закрепленызадачи, права и обязанности Правления, его компетенция, состав Правления, срокполномочий его членов, план работы Правления, порядок созыва и порядокоформления его решений; Положение о Генеральном директоре, где прописаныосновные задачи, компетенция, права и обязанности, ответственность Генеральногодиректора, его взаимоотношения с другими органами Общества.
1.3 Функции
ОАО «Газпром нефть» — этодочерняя компания ОАО «Газпром», деятельность которой направлена нанадежное обеспечение нефтью и нефтепродуктами отечественных и зарубежныхпотребителей, внедрение высокопроизводительных технологий добычи и переработки,позволяющих повышать эффективность деятельности и усиливать конкурентныепозиции, как на российском, так и на мировом рынках.
Политика Компании – создаватьмаксимальную стоимость для акционеров, активно участвуя в развитии регионов,обладая высокой социальной и экологической ответственностью.
Стратегия развития ОАО «Газпромнефть» до 2020 года определяет основные принципы, цели, направления иожидаемые результаты деятельности ОАО «Газпром нефть», включаядочерние и зависимые общества.
В 2009 году Советом директоровКомпании были утверждены Стратегия развития Блока разведки и добычи до 2020 г., Стратегия нефтепереработки до 2020 г. и Стратегия сбыта нефтепродуктов до 2020 г. В 2010 году Компания продолжила внедрять системный подход к формированию концепциистратегического развития. С целью координации действий менеджмента поуправлению Компанией на всех уровнях и по всем направлениям планируетсяпостепенный переход на интегрированную систему разработки долгосрочнойстратегии и защиты среднесрочных бизнес-планов.
Для реализации инвестиционныхпроектов, направленных на достижение стратегических целей до 2020 года,сформирована инвестиционная программа в объеме 80 млрд. долларов США (с учетоминвестиций 100% дочерних предприятий и предприятий с долевым участиемпропорционально доле ОАО «Газпром нефть»).
Также одним из ключевых инструментовуспешного развития является создание совместных предприятий путем объединенияактивов с международными нефтяными компаниями. Это позволит, помимо решениязадач финансирования и разделения рисков, использовать передовые технологии иопыт партнера при реализации масштабных проектов.
Масштабное развитие бизнеса призванообеспечить «Газпром нефти» самый высокий совокупный доход дляакционеров среди нефтяных компаний РФ при сохранении места в тройке лидеров поэффективности среди ВИНК РФ.
Реализация намеченных планов позволитОАО «Газпром нефть» стать Международной нефтегазовой компанией,обладающей регионально диверсифицированным портфелем активов по всей цепочкесоздания стоимости и достойно конкурировать на глобальных энергетических рынкахмира.
В качестве основных задач на 2010-2011год была определена актуализация стратегий по отдельным направлениям бизнеса; улучшениеуправляемости бизнес-процессов; повышение эффективности работы с истощеннойресурсной базой. Было запланировано продолжение реализации масштабных проектовпо подготовке к разработке Мессояхских месторождений и Новопортовскогоместорождения на севере ЯНАО, а также по развитию Компании за рубежом. Частьзадач, которые Компания начала решать во втором полугодии 2009 года, являютсяактуальными и поныне. Одна из важнейших – оптимизация бизнес-процессов исокращение затрат.
По итогам 2009 г. «Газпром нефть» является 5-й крупнейшей компанией в России по объемам добычи нефтисреди нефтяных компаний.
После снижения добычи нефти в РФ в2008 году (впервые за много лет) 2009 год характеризовался восстановлениемроста добычи, причем в течение года уровень суточной добычи вырос до рекорднойв постсоветское время величины. По отношению к 2008 г. суточная добыча нефти увеличилась на 1,5% до 9,9 млн. барр. в сутки. Общий объем добычи вРоссии увеличился на 1,2% до 494 млн. тонн.
Рост добычи в 2009 году был обеспечензапуском сразу нескольких месторождений крупных российских нефтяных холдингов,а также выходом на круглогодичную эксплуатацию оффшорного проекта «Сахалин-2».
Наибольший рост собственной добычи вРоссии в 2009 году зафиксировали компании «Роснефть», «Лукойл»и «ТНК-ВР», в среднем, на 2,4%. Все три компании запустили крупныеновые проекты в добыче, которые и способствовали росту. Наибольшее снижениесобственной добычи в России отмечается у компаний «Сургутнефтегаз»(-3,1%) и «Славнефть» (-3,2%).
Общая консолидированная добыча нефти «Газпромнефти» в 2009 году увеличилась на 2,8% до 47,6 млн. тонн, главным образом,за счет приобретения в середине 2009 года компании «Сибирь Энерджи».Добыча же газа в России в 2009 году существенно сократилась. Главным образом,за счет снижения добычи «Газпрома» из-за падения уровня потреблениягаза в Европе и роста конкуренции со стороны других производителей газа навнешних рынках. По отношению к 2008 г. добыча «Газпрома» сократиласьна 16% до 462 млрд. куб. м. Добыча газа в целом в России снизилась на 10% до596 млрд. куб. м. (см.приложение 4)
Переработка нефти в РФ стабильноросла на протяжении последних нескольких лет до 2009 г. В 2009 г. объем переработки в России практически не изменился относительно 2008 года, исоставил 236 млн. тонн. Отсутствие роста объемов переработки в России в 2009году явилось следствием того, что в первой половине 2009 чистый доходбольшинства российских нефтеперерабатывающих заводов был ниже, чем чистый доходот экспорта сырой нефти, что привело к некоторому снижению объемов переработкиза указанный период.
По итогам 2009 г. «Газпром нефть» увеличила свою долю в общем объеме переработки в РФ с 12% до 13,2%и заняла третье место среди российских нефтяных компаний, в основном за счетувеличения эффективной доли в Московском НПЗ с середины 2009 года послеконсолидации деятельности приобретенной в июне 2009 года компании «СибирьЭнерджи». За пределами России с февраля 2009 года в консолидацию «Газпромнефти» стали включаться объемы переработки сербской «НИС». Общаяконсолидированная переработка Компании за полный 2009 год в России и за рубежомсоставила 33,4 млн. (см.приложение 5).
Экспорт российской нефти в страныдальнего зарубежья в 2009 г. составил 211,9 млн. тонн (4,3 млн. баррелей всутки), что на 0,9% выше показателя 2008 г.
Россия в 2009 году сократила на 1%экспорт в страны ближнего зарубежья – до 34,1 млн. тонн. Объем поставок наУкраину увеличился по сравнению с 2008 г. на 5,2% и составил 6,3 млн. тонн. Поставки российского сырья в Казахстан сократились на 11,4% и составили 6,3млн. тонн. Экспорт нефти в Белоруссию в 2009 году вырос по сравнению саналогичным показателем 2008 года на 0,7% и достиг 21,4 млн. тонн.
Физические объемы экспортанефтепродуктов в 2009 г. увеличились на 7,1%, в том числе: бензина – на 8%,дизельного топлива – на 9,7%, реактивного топлива – на 96%.
Нефтяная компания «Роснефть»по системе АК «Транснефть» поставила в дальнее зарубежье за 2009 г. 48,4 млн. тонн нефти, «Лукойл» – 24,9 млн. тонн, «Сургутнефтегаз» – 27,1млн. тонн, «ТНК-ВР» – 33,8 млн. тонн, «Татнефть» – 15,9млн. тонн, «Газпром нефть» – 14,7 млн. тонн.
Доля экспорта нефти компанией «Газпромнефть» в общем объеме экспорта российской нефти в дальнее зарубежье в 2009 г. изменилась относительно 2008 г. незначительно (+3,4%), главным образом, за счетпропорционального увеличения добычи и переработки внутри России вследствиеприобретения компании «Сибирь Энерджи». (см.приложение 6).
Глава 2. Службадокументационного обеспечения управления
На предприятии ОАО «Газпром нефть»утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификациюдокументов, регламентирующие порядок хранения и уничтожения документов, а такжеустанавливающие основные правила пользования электронной почтой.
В соответствии с данными правиламидокументооборота документы на предприятии распределяются на четыре основныегруппы: для ограниченного пользования, личные и конфиденциальные,конфиденциальные и прочие.
К документам для ограниченногопользования относится особо важная информация, хранение которой должноконтролироваться. Несанкционированное раскрытие данной информации может нанестинепоправимый вред компании. В соответствии с этим передача такой информацииосуществляется только при наличии официального разрешения на передачу, доставкуили вскрытие документов. На территории компании осуществляется передача спосыльным. Внутренние и внешние рассылки упаковываются в запечатанный конверт,внутри которого наносится маркировка «для ограниченного доступа» изаметка «лично в руки». При электронной коммуникации тщательноконтролируется доступ к системе и паролю. Хранение таких документов обязательнов недоступном месте.
К личным и конфиденциальнымдокументам относится информация, которая принадлежит одному человеку.Несанционированное раскрытие ее может значительным образом изменить отношениясо служащими клиентами, или компанией в целом. Ограничения на эту информациюприменяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
К конфиденциальным документамотносится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляетсобственность компании. Включает информацию о коммерческих клиентах, поставщиках,дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативныепоследствия для компании, деловых отношений, коммерческих клиентов, дилеров илипродавцов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловойнеобходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ.Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Необходимоподходить с осторожностью к использованию общих принтеров.
К прочим документам относитсяинформация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытиепрактически не отражается на делах компании. Доступ к такой информации имеетсяу всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. Припередаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародованиеинформации в соответствии с принципами компании и авторского права.
При хранении документов в компанииприняты следующие правила.
По степени важности документыделятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требованияк организации хранения.
К первой категории относятсядокументы, крайне необходимые для ведения дел компании или важные дляознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи собщественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами илипоставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому,законодательному или экологическому требованию.
Ко второй категории относятсядокументы, имеющие определенный период хранения и важные для совершенияежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.
К третьей категории относятсядокументы, не требующие особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работукомпании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, неявляются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеютособой важности для выполнения ежедневных операций.
Наивысшие требования к организациихранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии скоторыми:
— доступ к этим документам должен бытьстрого ограничен;
— необходимо контролироватьтемпературу и влажность в помещении с хранящимися документами;
— система с документами должнаиметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлениипотерянной информации.
Также разработаны общие требованияк хранению документов первой и второй категории, которые соответствуютобщепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.
Для документов третьей категорииникаких требований к хранению не установлено.
Для успешного ведения делнеобходимо, чтобы документы создавались, использовались и уничтожались всоответствии с Уставом Компании. Уничтожение документов является необходимым, идолжно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратноеуничтожение документов может повлечь за собой раскрытие конфиденциальнойинформации.
В соответствии с этими принципами вОАО «Газпром нефть» разработана политика уничтожения документов,основные принципы которой изложены ниже.
Уничтожение какого-либо документаобязательно должно сопровождаться удалением его копии. Как определено вКорпоративном Руководстве Безопасности, есть три категории документов, которыетребуют особого внимания при их создании, использовании и уничтожении: сограниченным доступом, личные и конфиденциальные и конфиденциальные. Документытакого рода удаляются так, чтобы их восстановление было невозможным.
В основе организации контроляисполнения служебных документов в ОАО «Газпром нефть» лежат принципы:
— заблаговременности;
— объективности: важно, чтобыконтроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
— открытости: подчиненные должнызнать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надоуведомлять подчиненного;
— системности: контроль должен касатьсякаждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;
— индивидуального подхода.
Игнорирование перечисленныхпринципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия,его аппарата.
Основными задачами, которые решаетконтроль в системе управленческой деятельности, являются повышениеответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективноеиспользование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности,целесообразности и точности прохождения документов по адресам.
В практической деятельностипредприятия применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.
Внешний контроль осуществляется состороны вышестоящих органов.
Каждую неделю в понедельник отконтрольно-аналитического управления приходит информация с указаниемдокументов, срок которых истекает через неделю.
В случае неисполнения документа,стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления приэтом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороныпредприятия данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.
Внутренний контроль в ОАО «Газпромнефть», проверку исполнения документов, а также постановлений ираспоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Также на предприятии изданПриказ о совершенствовании организации контроля в ОАО «Газпром нефть»,в котором назначается ответственный за организацию контроля на предприятии, атакже даются указания начальникам структурных подразделений о принятии мер посовершенствованию контрольной работы на предприятии ОАО «Газпром нефть».
Внутренний контроль охватывает тригруппы вопросов:
— контроль исполнения документов посуществу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценкуправильности и полноты решения поставленного вопроса. В ОАО «Газпром нефть»такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Еслидиректор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, еслиже данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю надоработку;
— контроль соответствия документовтребованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильностиоформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такойконтроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственнымиисполнителями самостоятельно;
— контроль исполнения документов вустановленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ОАО «Газпромнефть».
В ОАО «Газпром нефть»обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенноимеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.
Директором утвержден переченьдокументов, подлежащих контролю.
При постановке документа наконтроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом«Контроль», и указывается дата истечения срока исполнения данногодокумента.
Каждую неделю работники канцеляриираспечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделенияхУчреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям вкачестве напоминаний.
Все поручения исполняются вуказанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятсятиповые сроки, установленные законодательными и другими актами.
Если в тексте поручения содержитсяуказание «Срочно», то документы исполняются в 3-дневный срок, атребующие дополнительного изучения поставленных вопросов — в течение 10 дней.Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание«Оперативно».
Продление сроков исполненияпоручения производится на основании представления через канцелярию на имяруководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срокаи о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранееустановленного срока.
Решение о продлении срокаисполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцеляриясообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делурассмотренную записку о продлении срока.
Канцелярия несет полнуюответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Еслиисполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, спросьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебнуюзаписку на имя директора с указанием нарушения.
Поручение считается исполненным, еслипредставленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята ипо ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контролядолжностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа такжепроставляется в журнале и контроль снимается.
Канцелярия обеспечивает контроль,сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатахвыполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляетвзаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлениемАдминистрации.
Таким образом, контрольпредставляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающихстабильность деятельности предприятия.
Организация эффективноговнутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления.Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различныхуровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контрольстановится эффективным.
документационный управлениеделопроизводство
Списокиспользованной литературы и источников
1. Газпром.Годовой отчет за 2010 г.
2. Проблемы и перспективы корпоративного управления
3. ОАО «Газпром» / Б. Кузьмин, Л. Воробьева, О.Воробьева// Вопросы экономики. – 2007. — №4. – С. 97 – 112
4. Российскаягазовая энциклопедия, М.2001
5. Золотарев В.А., Соколова А.М., Янович М.В Нефтьи безопасность России, М.2007
6. Панюшкин В., Зыгарь М. Газпром. Новоерусское оружие, Захаров 2008
7. Безопасностьв нефтегазовом комплексе 2009, №1 спец-выпуск Нефть России
8. КондратьевВ.Б., Адно Ю.Л. Минерально-сырьевые ресурсы и экономическое развитие России2010
9. Итоги 2003 г. по материалам годового отчета//Нефтегазоваявертикаль. 2004. №12. с. 56-84.
10. АлексенцевА.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства //Секретарь-референт. №1. 2002.
11. www.gazprom.ru
12. www.gazprom-neft.ru