Содержание
Введение
Глава I.Документирование
Глава II.Документооборот
2.1 Регистрация и учет документов
2.2 Организация контроля за исполнением документов
2.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел
Глава III.Анализ документооборота ОАО комбината «Магнезит»
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Организация работы с документамипредполагает организацию документооборота учреждении, хранениедокументов и их использование втекущейдеятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающихдвижение документов вучреждении с момента их создания или поступления идо завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам,например, регистрируемыеи нерегистрируемые документы; входящие, исходящиеи внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящихорганизаций, или документы, направляемые в илипоступающие из подведомственных организаций, ит.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющихопределенное целевое назначениев процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Подобъемом документооборота понимается количестводокументов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правилогода. Объем документооборота — важный показатель,используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формыделопроизводства, организации информационно-поисковой системы подокументам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Для написания курсовогоисследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсовогоисследования является организация процесса документооборота.
Объектом исследования сталиосновные правила организации документооборота.
Целью курсовой работыявляется рассмотрение организации документации и документооборота.
Задачи:
— изучить организационныеформы делопроизводства;
— рассмотреть процесс документооборотана предприятии;
— описать организацию документооборота.
Курсовая работа включаетвведение, три главы, заключение, и список библиографической литературы.
Во введениихарактеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет,цели, задачи, структура и содержание работы.
В первой главе описанопонятие и формы документации.
Во второй главе описанопонятие и процессы документооборота.
В третьей главерассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».
В заключении представленывыводы по курсовой работе.
В списке использованнойлитературы представлены 25 библиографических описания.
Глава I. Документирование
Организационно-распорядительнаядокументация выделяется из единой по своей информационной природе документациив зависимости от функций государственного органа, учреждения, которыйобслуживает делопроизводство.
Органы государственнойвласти и государственного управления РФ, все учреждения, организации ипредприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. Всоответствии с положениями о государственных органах классифицируются ираспорядительные документы.
К распорядительнымдокументам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений,относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы,инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
Распорядительная документация:
Постановление определено как правовой акт,принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиальногоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящиперед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаютсяВерховным Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик поорганизационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органамигосударственной власти своих полномочий; Президиумом верховного Совета РФ иПрезидиумами Верховных Советов союзных и автономных республик по итогамрассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководстваи по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельностипостоянных комиссий; Советом Министров РФ и Советами Министров союзных иавтономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важноенароднохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросамгосударственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовымиактами.
Решение как распорядительный документ являетсяправовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительнымикомитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальныхорганов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
Распоряжение — акт управления государственногооргана, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностномулицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу дляграждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являютсяподзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительногодействия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разовогослучая. Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзныхреспублик ( на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и ихпрезидиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают такжеруководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятийи учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзныхреспублик для решения главным образом оперативных вопросов.
Приказ — акт издаваемый руководителямиминистерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народныхдепутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий,действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основныхоперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказможет быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующиеопределенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права(например, о назначении на должность).
Приказ является самымраспространенным видом распорядительного документа, применяемого в практикеуправления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизацииучреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правили т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизниучреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема,перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководительставить основные задачи перед работниками, указывает пути решенияпринципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников даннойорганизации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкогокруга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Всераспорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из нихне может содержать положений, противоречащих закону.
Подготовка основных видовраспорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собойдостаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформлениядокументов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления ирешения) и единоналичие (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующиестадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса,подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Дляпостановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этихдокументов на заседании коллегиального органа.
Процедура составления иоформления распорядительного документа должна быть описана в табеле формдокументов конкретного учреждения или в ее инструкции по делопроизводству. Вних излагаются последовательность над проектом документа и те требования,соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проектараспорядительного документа может быть поручена одному или несколькимструктурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработкепроектов сложных и больших распорядительных документов могут создаватьсярабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированныеспециалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающеекачество, документа,- достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем вышеуровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к егосоставителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурныйуровень, умение излагать мысли).
Юридическим основаниемразработки распорядительного документа может быть издание документа органамивласти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимостьосуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществлениязадач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделениеможет выступать с инициативой разработки распорядительного документа покакому-либо вопросу.
Первая стадия разработкипроекта любого распорядительного документа — определение круга вопросов,которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческогодействия приступают к изучению материалов по существу, и прежде всегозаконодательных актов и решений правительства, затем ведомственных нормативныхдокументов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичнымвопросам.
Изучение законодательныхактов и правительственных документов обеспечивает правовую основу документа,его направленность государственную постановку проблемы. Пересмотр ранееиздававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежатьдублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонахпроблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сборанеобходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этогоиспользуется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки,докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучивнеобходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четкоопределив цель издания распорядительного документа, приступают к составлениюего проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулированииосновных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это в черне, азатем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чащевсего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной.Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса,призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут перечислены факты,события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ актавышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительныйдокумент (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полноеназвание (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные)данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нетнеобходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку враспорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается вповелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет»- в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю»- в распоряжении «приказываю» — в приказе. Вид распорядительногодокумента предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет»,«решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю»печатаются прописными буквами или строчными в разрядку т.е. они зрительновыделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа отраспорядительной. (Приложение №1).
Располагаются эти слова сотдельными строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решенияхперед словами «постановляет» и «решает» указываютсяназвание коллегиального органа.
Совет Министров РФпостановляет
Коллегия решает
Затем с новой строкиабзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документапредставляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, непротиворечить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, недопускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретныхвыражений типа: «поднять», «повысить», «усилить»,«улучшить», «принять меры», «активизировать» ит.д. Сформулированый таким образом поручения расплывчаты, проверка ихвыполнения затруднительна.
Если распорядительнаячасть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей,она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пунктеуказываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретноедолжностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срокисполнения. Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать иобобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемоедействие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить», «зачислить»,«организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать»и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объемупредполагаемых работ.
Следует учитывать времядоведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документможет иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срокисполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текстараспорядительного документа помещается перечень документов, утративши силу илиподлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах,решениях, распоряжения указывается лицо на которое возлагается контроль заисполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения,указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение»после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительногодокумента должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О»(«ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных(например «О назначении...», «Об утверждении...», «Овведении...», предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (осоздании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, ораспределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение(устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппаратауправления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы),разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не толькосостав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют такжекадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу,освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарныхвзысканий, изменению фамилий.
Подготовив текстраспорядительного документа, приступают к его оформлению, Распорядительныедокументы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят:Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства,наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), местосоставления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работыс проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которыхон касается. Согласование осуществляется путем визирования при постановлениягрифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителемпроекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всемиуказанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными заисполнение документа в целом, юристконсультантом. Проекты документов,выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываютсяс финансовыми органами или службами.
Виза юристконсультантасвидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, атакже о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторыхорганов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводитструктурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительногодокумента. Визы или гриф согласования как правило, проставляются на первомэкземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированноезаключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. Приэтом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий,имен и отчеств.
Проекты распорядительныхдокументов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вноситьпоправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение наследующее заседание.
Полностью подготовленныепроекты документов представляются на подпись. Приказы подписываютсяруководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступают в силу с моментах подписания или доведениядо сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действияакта управления указываются в самом документе.
Особое значение придаетсядоведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления Советаминистров РФ публикуется в Собрании Правительства РФ, а в случае необходимостиширокого обнародования доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации.Аналогично доводятся до сведения акты правительств других государств. Актыминистерств и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативныхактов министерств и ведомств РФ — органе Министерства юстиции РФ иведомственных изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются ирассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проектадокумента.
Протокол — организационно-распорядительный «документ»,фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определениедают толковые словари русского языка, определяющее его как " документ сзаписью всего происходящего на заседании, собрании".
Проведению заседанияколлегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в одекоторой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня,списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основныхвыступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (илипостановлений) по каждому вопросу. Протокол, как правило, ведется во времязаседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводитьсямагнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вестипротокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации,умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качествозаписи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являетсяответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общегобланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения(может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа(протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения,заголовок, текст, подписи.
На протоколепроставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписанияпротокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней,указывается дата начала заседания и через тире — окончание. Например,12-14.03.93. Номер протокола является порядковым номером заседанияколлегиального органа в течение года (в учебном заведение, может быть, учебногогода). В реквизите «место заседания» указывается город, гдесостоялось заседание.
Заголовок протоколасодержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание,совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например, «совещаниестудсовета», «заседание комиссии», «собрание трудовогоколлектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать доначала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадаетсяна две части: первую — вводную, содержащую указания председательствующего,секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую — основную, фиксирующую ходзаседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатаетсячерез два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положениятабулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя,инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».
Председатель — ХарченкоВ.И.
Секретарь — ФилимоновС.Б.
При проведенииоперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляютсяприсутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколезаседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующиепостоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываютсяфамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях изаседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно,а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующаязапись в самом протоколе. Например:
Присутствовали: 43человека (список прилагается).
На собраниях,конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, вразделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должноприсутствовать и сколько пришло на заседание.
Далее следует повесткадня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрениеколлегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлоге «О»(«ОБ»).
В ряде случаев, напримерпри протоколирование заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дняможет прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься в текст протокола, аделается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Основная часть текстапротокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Покаждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ(ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки,после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.
Слова СЛУШАЛИ начинаетраздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед зацифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалыдокладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце.Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Еслиимеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются впротокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текстдоклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления,если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.
Завершающая часть разделапо каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросурешения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяютсяна пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая частьрешений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержатьсоставные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностныхлиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуреотдельно.
По полноте освещения ходаобсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших.Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях,высказанные в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустимтолько при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступленийприлагаются к протоколу. Кратко протоколируется также оперативные совещания. Вовсех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений,отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений,дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Впятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам ифонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложенастенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседаниеученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностьюподготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальныхорганов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаяхделается выписка из протоколов.
Уставы. Под уставом понимается свод правил,регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, ихвзаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности вопределенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следуетвыделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженныхсил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшимиорганами государственной власти и управления, а уставы общественных организацийпринимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений иорганизаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами,исполкомами местных Советов).
Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационныйхарактер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию,обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общееположение о министерствах РФ), одного органа (например, Положение огосударственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии,группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. Вотдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупностьорганизационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например,Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях илиТиповое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям ижалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях.Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различныхконкурсов, смотров и других мероприятий.
Положения утверждаются вустановленном порядке.
Уставы и положенияявляются сложными документами. Их структура и содержание, как правило,определяются учреждениями-разработчиками.
Индивидуальные положенияразрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаютсявышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителями предприятийи организаций. (Приложение №4).
Инструкции — «правовой акт, издаваемыйорганом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) вцелях установления правил, регулирующих организационные вопросы,научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороныдеятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются такжев целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов ираспорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкциидолжен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которыхраспространяются ее требования. Например „Должностная инструкцияинспектору по контролю...“, „Инструкция о порядке предоставленияльгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера“, „Инструкция оведении делопроизводства“.
Текст инструкцииразбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.Начинается, как правило, инструкции разделом „Общие положения“, вкотором указывается цели ее издания, области распространения, порядокпользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документомпостоянного длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носитуказующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки сраспорядительными словами типа: „должен“, „следует“, „необходимо“,»имеет право", «не допускается», «рекомендуется»,«запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица(например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственныхорганов, предприятий, учреждений и организаций должны систематическианализировать, обощать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся вних практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторнымпредложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваиваетсяочередной регистрационный индекс, в соответствующей граферегистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первогопредложения, заявления, жалобы».
Инструкция оформляется наобщем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом илинепосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по формегриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что онаявляется приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкциираспорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается сроквведения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия,указываются ответственные исполнители.
Глава II. Документооборот
2.1 Регистрация и учетдокументов
Движение документов смомента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним,отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядокдвижения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов,которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаютсяруководством организации. При функционировании системы автоматизированнойобработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и всепункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организациядокументооборота в условиях применения средств вычислительной техники должнаобеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные спомощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку,предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством идоставляются исполнителям.
На полученном документепроставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично»или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, апередаются по назначению.
Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документовна требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержаниядокументов, на основании установленного в организации распределенияобязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно в структурные подразделения илидолжностным лицам.
Предложения, заявления ижалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованныеруководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лицалибо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службедокументационного обеспечения.
На рассмотрение руководствапередаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов,содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации итребующие решения руководства. Остальные документы после предварительногорассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передачадокументов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов вслужбу документационного обеспечения или в первый рабочий день при ихпоступлении в нерабочее время.
Документы, решения покоторым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются импоочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственномуисполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножениядокументов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившемудокументу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием дорассмотрения документа руководством организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные спомощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляютсякак почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправкадокументов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службыдокументационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Передача документов между структурными подразделениямипроизводится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц,ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются ссоответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов на ВЦ для обработки, а также получениедокументов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурногоподразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиямипо совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документоворганизации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельноучитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количествадокументов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числеразмноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводитсяучет создаваемых копий документов.
Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетнымкарточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учетадокументов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководствуорганизации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные,автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на ихоснове информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинныхносителях) и оперативное хранение документов.
Для достижения информационной совместимости поисковыхмассивов организации отрасли необходима централизованная разработкаклассификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов,классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур),классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельностиорганизации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях ижалобах граждан, и др.
Регистрация документов – фиксация факта создания илипоступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределахрегистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска,дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов,исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная)последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер,индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составныечасти индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые,отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), каксоздаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другиеорганизации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организацийи частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные)документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые,машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие– в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Припередаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оноповторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп взависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например,отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказыруководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации поосновной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизиифинансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий,акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственныхорганизаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковыерегистрационные номера присваиваются документам в пределах каждойрегистрируемой группы.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится восновном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например,плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению– в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате,распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителеморганизации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемыеим, — в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документазакрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и втабеле документов организации.
Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичьинформационной совместимости регистрационных данных и создать условия дляперехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный составреквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, датадокумента, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовокдокумента или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая записьрешения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индексдокумента-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случаенеобходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя,удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использованияоборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самойорганизацией.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточекопределяется числом справочных и контрольных карточек в структурныхподразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Регистрация документов-ответов осуществляется нарегистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваиваетсясамостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующегорегистрируемого массива.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются нарегистрационно-контрольных карточках установленной формы.
Для регистрации документов могут использоватьсякопировально-множительная и вычислительная техника.
В автоматизированной ИПС регистрация документовосуществляется с использованием машиноориентированнойрегистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательныхреквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Справочные картотеки формируются изрегистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС всоответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующиекартотеки:
· справочные
· контрольно-справочные
· по географии поступающихдокументов
· по предложениям,заявлениям и жалобам граждан
· тематические(приказы, решения) и др
Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПСформируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинныхносителях.
2.2 Организация контроля за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контрольисполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременногодоведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроляисполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационногообеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполненияорганизационно-распорядительных документов осуществляется по поручениюруководства организации специальной службой, входящей в состав управленияделами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом.Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, поматериально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей всоответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях сдаты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших издругих организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установленыв Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствахРоссийской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92№ 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные срокиустанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в текстедокумента или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указаниюруководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта,индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения.Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольнойкарточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контролеисполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
· формированиекартотеки контролируемых документов
· направлениекарточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
· выяснение вструктурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретногоисполнителя
· напоминаниеподразделению-исполнителю о сроке исполнения
· получениеинформации о ходе и результатах исполнения
· запись хода ирезультатов исполнения в карточке контролируемого документа
· регулярноеинформирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
· сообщение о ходеи результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседанияхколлегиальных органов
· снятие документовс контроля по указанию руководителей
· формированиекартотеки исполненных документов
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группамдокументов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах доистечения срока в следующем порядке:
1. Заданий последующихлет – не реже одного раза в год
2. Заданийпоследующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
3. Заданий,поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечениясрока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственнуюорганизацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе сдокументом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки.После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием датыисполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурныхподразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственноеза документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнениядокументов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза вмесяц.
Формирование дел – группировка исполненных документов в делав соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организацияхцентрализовано или децентрализовано. Формированием дел в структурныхподразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль заправильным формированием дел в организации и ее структурных подразделенияхосуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственнымза документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила:
· Помещать в делотолько исполненные, правильно оформленные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре
· Помещать вместевсе документы, относящиеся к разрешению данного вопроса
· Посещатьприложения вместе с основными документами
· Группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел
· Раздельногруппировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения
· Помещать в деломашинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
2.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации делс указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов иформирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она являетсяклассификационным справочником и используется при построенииинформационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую,примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характерудеятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел сединой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав делдля однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций суказанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службамидокументационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются ихруководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатурысогласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства(ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которуюраспространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежатсогласованию с организациями государственной архивной службы.
Номенклатура для организации составляется службойдокументационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурныхподразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК(ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение,и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы нагосударственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭКвышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следуетруководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми иведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы организации. В том числе указываются справочныеи контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должноиметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (поклассификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределахраспределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекспроставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» ит.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленнымнормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземплярноменклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспеченияуправления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третийиспользуется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дели куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново вслучае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одногораза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации ивводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятсясведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в неевносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговаязапись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записейноменклатур дел структурных подразделений.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и позавершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их техническойобработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделенийпри методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Правильно оформленные документы в делах помогут в созданиихорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданызаконы об архивном фонде.
В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и поличному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивкуили переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителядела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформлениереквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения неподшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся вскоросшивателях.
Обложка дел постоянного и долговременного храненияоформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках делпостоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяетсясоответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, внеобходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле,содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датойвносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел,состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документовкаждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываютсячисло, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной датыдопускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будетприводить к неоднозначности толкования даты.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию сведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (ее структурногоподразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачидела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописываетсяновое название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременногохранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения идела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление всоответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. Надела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурныхподразделений составляют работники, ответственные за документацию, поднепосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, надела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипныедела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторскиепредложения и т.п.).
В организациях, имеющих большой объем документов по каждомуструктурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляютсяежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководствомведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовитведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. Ворганизациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включатьв опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могутсоставляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.
Описи дел составляются по установленной форме в двух или трехэкземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственныйархив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами ипрописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписисотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. Припередаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственныйархив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы,регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются вопись как отдельные единицы хранения.
Глава III. Анализ документооборота ОАОкомбината «Магнезит»
Организация работы сдокументами — организация документооборота, хранения и использования документовв текущей деятельности ОАО комбината «Магнезит».
Документооборот являетсяважным звеном в организации делопроизводства ОАО комбината «Магнезит»так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скоростьдвижения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается какинформационное обеспечение деятельности аппарата управления, егодокументирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основнымиправилами организации документооборота на ОАО комбината «Магнезит» являются:
— оперативное прохождениедокумента, с наименьшими затратами времени; — максимальное сокращение инстанцийпрохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным,необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
— порядок прохождения ипроцесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правилпозволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства- возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ОАО «Магнезит»согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации накаждом из носителей.
Организация документооборота- это правила, в соответствии с которыми должно происходить движениедокументов. Организация документооборота объединяет всю последовательностьперемещений документов в аппарате управления ОАО комбината «Магнезит»,все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (иподшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частьюделопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованныйдокументооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО комбината «Магнезит».
Порядок прохождениядокументов и организация всех операций при работе с ними, регламентированинструкцией по делопроизводству в ОАО комбината «Магнезит» и табелемунифицированных форм документов.
Разделяютцентрализованный документооборот и документооборот уровня структурногоподразделения. В централизованный документооборот входит вся документация,подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только вструктурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурногоподразделения.
Как правило, централизованныйдокументооборот представлен организационно-распорядительной документацией, адокументооборот уровня структурного подразделения — специализированнойдокументацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (внего могут входить и организационно-распорядительные документы). В ОАОкомбинате «Магнезит» существует отдельное структурное подразделение,в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяюттри основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие.Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.Сроки могут быть установлены нормативными актами,предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документили могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящийдокумент — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинствоисходящих документов являются ответом организации на входящие документы.Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документоворганизации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступлениявходящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутреннийдокумент — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей егоорганизации. Данные документы используются для организации работы ОАО комбината«Магнезит», так как они обеспечивают целенаправленное решениеуправленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документамотносятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы иакты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежныхсредств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные,объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят невсе внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурныхподразделений ОАО комбината «Магнезит» (особенно если онитерриториально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцеляриютакже проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
Входящие документы:
Документы, поступившие, в ОАОкомбината «Магнезит» начинают свой путь к исполнению с экспедиции(структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционнойобработке, которая заключается в проверке правильности доставкикорреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений ипредварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаютсяпо назначению. В ОАО комбината «Магнезит» обязательно составляетсяперечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемыедокументы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и безуказания конкретного адреса;
2.Документы в адресструктурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию,второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрациивсе выше указанные документы поступают в канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцелярии производятпредварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительногорассмотрения поступивших документов является распределение документов, нетребующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделенияили лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что припредварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адресруководителя ОАО комбината «Магнезит» и в структурные подразделенияорганизации. Руководству ОАО комбината «Магнезит» передаютсядокументы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию поважнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документыпередаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) илинепосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения порассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него изэкспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в деньпоступления на ОАО комбината «Магнезит».
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрениярегистрируются и передаются руководителям ОАО комбината «Магнезит» иструктурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькимиподразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной вдокументе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.Проект исходящегодокумента составляет исполнитель, правильность его оформления проверяетсекретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключениемфаксов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящегодокумента может быть согласован как со специалистами других организаций(учреждений), так и внутри организации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, еслидокумент проходит согласование с другой организацией, не автором документа, тосогласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа».Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляетсяреквизитом «визы согласования документа».
Подготовленный проектисходящего документа представляется на подпись руководителю вместе сматериалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнительприлагает список организаций, которым должен быть разослан подписанныйдокумент. Целесообразно на ОАО комбинате «Магнезит» установитьпорядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель комбината«Магнезит», но и другие руководящие работники, в пределах ихкомпетенции.
При этом условии движениедокументов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель комбината «Магнезит»в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть егона доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящегодокумента он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в«Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации иприсвоения исходящему документу регистрационного номера необходимозафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяетсяправильность оформления исходящих документов и сортировка их покорреспондентам. На ОАО комбинате «Магнезит» имеется массивпостоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются видыпочтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи напочтовые отправления.
Отправка исходящихдокументов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документовили единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
Внутренние документы.
Внутренние документыготовятся, оформляются в пределах ОАО комбината «Магнезит».
Прохождение их на этапах подготовки иоформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящихдокументов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящихдокументов. Особенность движения внутренних документов является то, чтомаршруты их различны для отдельных видов документов.
Под объемом документооборота понимаютобщее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенныйпериод времени. Учет объема документооборота организуется для установления:
— загрузки комбината «Магнезит»,его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
— потребности комбината «Магнезит»организационной и электронно-вычислительной технике.
При определении объема документооборотаоднократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих ивнутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописныекопии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объемдокументооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов,знаменатель — количество копий.
Общие правила регистрациидокументов на ОАО комбинате «Магнезит».
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт егосоздания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа- это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующейзаписью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основнымпринципом регистрации документов является однократность. Каждый документ долженрегистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в деньпоступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.
Регистрации подлежатдокументы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Винструкции по делопроизводству ОАО комбината «Магнезит» в приложениипредставлен перечень документов, не подлежащих регистрации службойдокументационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАОкомбината «Магнезит», если он включает нерегистрируемую документациювсего ОАО комбината «Магнезит», или руководителем того структурногоподразделения, на документы которого перечень распространяется.
При регистрациидокументов используются следующие основные справочные материалы: переченьдокументов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; переченьструктурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.
Индексация документов вделопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров инеобходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место ихисполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа;регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение,присваиваемое документы при его регистрации.
Индекс входящего,исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела пономенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационныйномер 06-10/96 входящего документа включает:
— 06 — индексструктурного подразделения;
— 10 — номерсоответствующего дела по номенклатуре;
— 96 — индивидуальныйпорядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексамираспорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера,которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов.Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилииавтора документа.
На всех входящихдокументах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт ивремя поступления документа на ОАО комбината «Магнезит». Местопроставления штампа определено ГОСТ Р6.30 — 2003
Формы регистрациидокументов и порядок их заполнения.
В практическойдеятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината «Магнезит»используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья формарегистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированнаяэлектронная.
/>
Организация контроляисполнения
В структурных подразделенияхОАО комбината «Магнезит» применяют разные журналы для регистрациивходящих и исходящих документов.
Форма журнальнойрегистрации исходящих документовИндекс документа Дата отправки документа Адресат документа Краткое содержание документа (заголовок) Исполнитель Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел 06-10/96 15.04.2006 Администрация Челябинской области О совместно проведении региональной конференции Сидорова 06-10
Форма журнальнойрегистрации входящих документовИндекс (номер) документа Дата поступления Исходящий номер Краткое содержание документа (заголовок) Резолюция и кому направлен документ Отметка об исполнении 77/ 01-03 25.03.2006 05-16/100 Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2006 Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2006
Для регистрации всехкатегорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобнаяформа регистрации. Форма карточки — регистрационно-контрольная карточка,расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может бытьопределен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции поделопроизводству. Бланки регистрационно-контрольной карточки могут бытьизготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии набумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. Количествоэкземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных иконтрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которыхдокумент будет исполняться и контролироваться. Бланкирегистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографскимспособом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).Допускается цветовое различие карточек.
Регистрационно-контрольнаякарточка лицевая сторона1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент Индекс документа Дата отправки документа Дата поступления документа Индекс (номер) документа Краткое содержание (заголовок) документа Резолюция и кому направлен документ Срок исполнения
оборотная сторонаИсполнитель Дата Исход № Кому № дела Кем подписан Отметка об исполнении Рассылка Кол-во листов Фонд № /> Опись № Дело № />
На верхнем полерегистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа,взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактическогоисполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольнуюкартотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейкасоответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещаюткарточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.
Карточки в картотекерасполагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (впределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.
Наиболее рациональным ведениемконтрольных операций регистрации документов является использованияперсонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточныесроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день дляпроведения над ними контрольных операций.
Контроль исполнениядокументов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнениедокументов.
Организация контроля заисполнением документов в ОАО комбината «Магнезит» обеспечивает ихсвоевременное и качественное исполнение.
/>
Рис. Контроль исполнения документов
Контроль осуществляетсяза наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.
Контроль за исполнениемдокументов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения,руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационногообеспечения управления ОАО комбината «Магнезит».
В структурныхподразделениях ОАО комбината «Магнезит» контроль за исполнениемдокументов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технологияконтроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременногодоведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулированияхода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов,информирования руководителя ОАО комбината «Магнезит».
Срок исполнения документа- срок, установленный нормативно-правовым актом,организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Существует два вида срокаисполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнениядокумента — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срокисполнения документа — срок исполнения документа, установленныйорганизационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Контроль за исполнениемдокумента начинается с момента постановки его на контроль. На документепоставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметказнаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ». Документ считаетсяисполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителемконкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведениеделового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются насамом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка обисполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка ив контрольно-ревизионной карточке.
Данные о ходе ирезультатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Наоснове анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов иповышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля иуправления в целом.
Вывод: Организация работыс документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ сдокументами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современноеуправление государственным предприятием, в частности ОАО «КомбинатМагнезит» — это в значительной степени непрерывная череда процессовсоставления и перемещения документов. Степень совершенства технологическойсистемы работы с документами определяется оперативностью перемещения иисполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «КомбинатМагнезит» документированной информацией.
Заключение
Движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута.Проведя анализ организации документооборота ОАО «Комбинат Магнезит» япришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движениядокумента зависит скорость получения информации, необходимой для выработкирешения. Поэтому на комбинате рациональной организации документооборота всегдауделяется большое внимание.
В настоящее время наличиеуспешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборотаговорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полнуюуправляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарностьи дисциплинированность.
Также я пришла к выводу,что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротойпрохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается засчет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения иубыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям(по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствуеттакже более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО«Комбинат Магнезит» и исполнителями, конкретное и оперативноеруководство.
Список использованной литературы
1. Андреева В.И.Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основеГОСТов РФ ). М., 2007.
2. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2009. №1.
3. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива //Секретарское дело 2000. №4.
4. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2.
5. Алексеева Е.В.,Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники вархиве организации // Секретарское дело 2002. №1.
6. Банасюкевич В.Д.Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.
7. Басакина Н.В.Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учрежденийразличных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.
8. Бобылева М.П.Вопросы анализа документооборота организации в условиях использованияавтоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.
9. Быкова Т.А.Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформлениеположений // Секретарское дело 2000. №2.
10. Вялова Л.М.Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2.
11. Еремченко В.А. Опроблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3.
12. Ефимова О.А.Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа иклассификации // Секретарское дело 2000. №4.
13. Казанцев С.Ю.Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3.
14. Короткий С.Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерныйеженедельник «Компьютерра» 2000. № 3.
15. Кузнецов С.Л.Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1.
16. Кузнецов С.Л.Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работыофиса // Секретарское дело 2000. №4.
17. Кузнецов С.Л.Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства //Делопроизводство 2001. №2.
18. Кузнецов С.Л.Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело2000. №3.
19. Кузнецова Т.В.Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству// Секретарское дело 2002. №1.
20. Кузнецова Т.В.Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002.
21. Кузнецова Т.В.Секретарское дело. М., 2001.
22. Ларин М.В.Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).Диссертация доктора исторических наук. М., 2000.
23. Санкина Л.В.Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2.
24. Сотов П.В.,Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.,2000.