Содержание
делопроизводство документ унификация канцелярия
Введение
Глава 1. Влияние унификациидокументов на систему делопроизводства: общая характеристика
1.1 Система делопроизводства:сущностные особенности
1.2 Унификациядокументов: основные понятия
Глава 2. Влияние унификациидокументов на систему делопроизводства в различные исторические периоды
2.1 Приказное делопроизводство(XVI-XVII вв.)
2.2 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
2.3 Система министерскогоделопроизводства XIX — начала XX вв.
2.4 Русские письмовники конца XVIII в.- начала XX века. Система образцовых текстов
2.5 Делопроизводство в советскуюэпоху и современный период
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, атакже органов государственной власти не обходится без документации. Это связанос тем, что составление, использование, движение и хранение документов всоответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересовкомпании, увеличит эффективность управленческого труда.
В этой связи очень важной становится вопросы унификации документов. Опытунификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании Генеральногорегламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых вцентральных и местных органов управления видов документов выделить ту часть,которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических,правовых и других задач управления. Например, в «Положении о письмоводствеи делопроизводстве в военном ведомстве» общее количество переписки былосведено к минимуму, получили повсеместное распространение типизации итрафаретизации текстов. В последующие периоды развития государственности такиеработы проводились как в широких масштабах, так и в пределах отдельныхведомств.
Поиски наиболее оптимальных методов унификации особенно характерны для XX- начала XXI вв. Основные принципы унификации и стандартизации рассматриваютсяв работах В.А.Архипова, И.П.Маркова, А.Н. Соковой, Т.В.Кузнецовой, М.П.Илюшенко, Я.З.Лившица и др.
Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключаетсяв том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени,найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведенияи практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации документов в предшествующиегоды и тщательный анализ современных проблем унификации документациипредставляется актуальным направлением исследования.
Целью данной дипломной работы является рассмотрение в историческомаспекте влияния унификации документов на систему делопроизводства. Задачиисследования:
· охарактеризовать систему делопроизводства
· определить роль унификации документов в системе делопроизводства
· изучить историю становления и развития системы делопроизводства вРоссии
· рассмотреть влияние унификации документов на системуделопроизводства в различные исторические периоды.
Объектом исследования является система делопроизводства.
Предмет исследования – унификация документов.
В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированыработы таких специалистов-документоведов, как В.И.Андреева, В.А.Кузнецова,М.П.Илюшенко, В.А. Кудряев и др.
Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и спискаиспользованной литературы.
Во введении обосновывается актуальность, также рассмотрены объект,предмет и задачи исследования.
В первой главе работы рассматриваются теоретические проблемы унификациидокументов.
Во второй главе исследования проблемы унификации документов рассматриваетсяв историческом аспекте.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны послепроведенного исследования.
Список используемых источников включает статьи и работы ведущихспециалистов документоведческой сферы деятельности.
Глава 1. Влияние унификации документов насистему делопроизводства: общая характеристика
1.1 Система делопроизводство: сущностные особенности
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов,называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в Россиивозник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (вовсяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательнов речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован отсочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным,если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами(его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), которыйбыло необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основутермина «делопроизводство».
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасльдеятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы сдокументами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98синонимичен термину «документационное обеспечение управления»,который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменениеморганизационно-технической основы делопроизводства и методологических подходовк его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы сдокументами средств вычислительной техники и появлению новых информационныхтехнологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска ииспользования информации.
Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (ДОУ) — отрасль деятельности,обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. По мнению некоторыхспециалистов-документоведов, термин «документационное обеспечениеуправления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую всовременной организации делопроизводства и образован по аналогии с такимитерминами, как «программное обеспечение», «информационноеобеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т.п..
Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов,или документирование, под которым понимается запись информации на различныхносителях по установленным правилам.
Согласно В.И. Андреевой, документационное обеспечение управления-деятельность, охватывающая организацию документирования и управлениядокументацией в процессе реализации функций учреждения, организации ипредприятия. Документационное обеспечение управления в организациях,учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующейна правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненногонепосредственно руководителю организации.
В современном значении документационное обеспечение управления –самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельностиорганизации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы софициальными документами, создание документационной информационной базы наразличных носителях для использования управленческим аппаратом в процессереализации его функций.
Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологиипреобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процессподдерживается информационной технологией — системой методов сбора, передачи,накопления, обработки, хранения, представления и использования информации наоснове применения технических средств.
Система документационного обеспечения управления включает тривзаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации,технология работы с документами, систематизация документов в течениекалендарного года и организация их архивного хранения.
Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования кдокументированию управленческой деятельности и организации работы с документамив органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), вучреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросамдокументационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращениеколичества и повышение качества документов, создание условий для эффективногоприменения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки ианализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляетсяспециальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиямиОсновных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых иреспубликанских нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам документационного обеспеченияраспространяются на все системы документации органов государственногоуправления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры,арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы,создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспеченияявляются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основедокументационного обеспечения управления и повышения его эффективности путемунификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службыдокументационного обеспечения на базе научной организации труда и внедренияновейших технических средств.
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии спринадлежностью их к определенной группе организаций.
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций,типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:
· в министерствах и ведомствах — управление делами. В составуправления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариатминистра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии,протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия(бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция,машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отделписем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрениятехнических средств, центральный архив;
· на государственных предприятиях (объединениях), внаучно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительныхцентрах, высших учебных заведениях и других организациях — отделдокументационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, какправило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю,совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,копировально-множительное бюро, архив;
· в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУопределяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях)- правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; вкооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собраниемчленов кооператива;
· в (органах местного самоуправления) и в аппарате управленияобщественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается:секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группасовершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописноебюро, копировально-множительное бюро, архив;
· в организациях, не умеющих службы документационного обеспеченияуправления, в структурных подразделениях работу с документами выполняетсекретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация,контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходяиз целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единогопорядка документирования, организации работы с документами,информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов кпередаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другимидействующими нормативами;
· сокращение документооборота,количества форм документов и документов;
· разработка ивнедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационногообеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющихподведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспеченияуправления на базе применения вычислительной и организационной техники,направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующиефункции:
· разработка, внедрениеи ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации,внесение в них изменений;
· осуществлениеэкспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы подокументам;
· организациясвоевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов,осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых наподпись руководству;
· регулирование ходаисполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документовв установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнениядокументов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организациямашинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножениеи проектирование бланков документов;
· разработканоменклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативногоиспользования документной информации;
· организацияработы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организацияконтроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработкамероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а такжепо повышению исполнительной дисциплины;
· осуществлениеконтроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениямиорганизации дел, подлежащих сдаче в архив;
· организацияработы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;
· повышениеквалификации работников службы ДОУ и архивов;
· организациярабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .
Как видим, организация деятельности службы документационного обеспеченияуправления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации ифирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческойработы.
1.2 Унификация документов: основныепонятия
Унификация документов заключается в установленииединообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующихосуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе,форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбороптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений ихпараметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессеунификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходногомножества объектов (например, форм или видов документов, их показателей иреквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлениюоптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия влюбой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческиедокументы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должныоформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для странысистему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению,сокращает затраты времени на работу с документами не толькоделопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата— от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов — форма юридическогозакрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, подкоторыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные длясопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт какнормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требованийк объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартовспособствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случаедокумента). В России деятельность по стандартизации координируетсягосударственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, кактипизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методыстандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться каксамостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовыхконструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий(процессов) технических характеристик. В документоведении этот методиспользуется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е.образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовойтекст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются текстыаналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращенияколичества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимостиразличных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,более эффективного использования вычислительной техники.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системыдокументов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительныйэкономический эффект.
Работа по унификации включает:
· разработку УСД, котораяосуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующиесистемы документации;
· внедрение межотраслевых(межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
· внедрение разработанныхОКТЭИ;
· ведение УСД и ОКТЭИ с цельюподдержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
· разработку комплексов отраслевыхунифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших вУСД, а также их государственную регистрацию;
· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации,отражающих специфику отрасли.
Основные направления развития унификации документов
1.Сокращение избыточности информации в документах
Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремяосновными способами:
1.1.сокращением количество документов;
1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращениеобъемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.
а) применения телеграфного стиля в изложении документов.
б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстовпроизводится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранееиндивидуальными.
в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие засчет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.
г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах,отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных норм, информации поотклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям илинормам.
2.1. сокращением количество числа лиц, вынужденных читать документ
Для сокращения числа лиц, вынужденных читать документы, могут бытьрекомендованы следующие меры:
а) рациональное построение документопотоков: в некоторых случаях с этойцелью могут быть оправданы даже структурные изменения в аппарате управления.
б) правильное адресование документов, то есть адресование именно на тотуровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.
в) постоянная структура текста позволяет читать не весь документ, тому ктос ним знакомится, а разные части документа читать с различной скоростью.
4) указание фамилии составителя (исполнителя документа) и номера егослужебного телефона не только повышает его ответственность, но стимулируетнепосредственное к нему обращение, в том числе и по телефону, что создаетусловия для уменьшения переписки или более правильного адресованияписьма-ответа.
2.Создание общей модели построения документов является одним из основныхнаправлений унификации и стандартизации документов в настоящий период.Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики.Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели.Применение графических моделей построения отдельных систем документации(формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системымоделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и сталоосновным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этихмоделей мы вернемся ниже в отдельной главе.
3.Углубление формализации документов одно из важных направлений ихунификации и стандартизации. Степень формализации документов определяетсяметодами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой приавтоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависиткак от устройств и способов ввода данных, так и от способов хранения иобработки введенной информации.
4.Применение единой терминологии в документах. Формализация смысловогосодержания документов (естественного языка) нужна для типизации текстов иособенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов.Применение единой терминологии является одним из направлений унификации истандартизации как формы, так и содержания документов. Единообразие терминовнеобходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, вуправленческих текстах на естественном языке
Унификация терминологии в документах проводится по различнымнаправлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов.Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышаетсяточность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие ихнаименований и содержания, исключающая возможность различных толкований. Для сокращенияприменяемой лексики разрабатываются тезаурусы реквизитов-признаков,технико-экономических показателей и составляются дескрипторные словари.Применяется формализованная грамматика, позволяющая эффективно вводить элементыуправленческих текстов. Унификация терминов управленческих документов упрощаетих кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов вавтоматизированных системах управления.
5.Типизация и трафаретизация текстов. В практике управления встречаетсябольшое количество однотипных управленческих ситуаций, для описания, которыхмогут применяться одни и те же тексты. Такие тексты, пригодные длямногократного применения в неизменном виде или с некоторыми изменениями,называют типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типовоготекста, называют трафаретными. Типовые тексты оформляются в виде сборников,трафаретные — в виде набора бланков
Считается, что до 45% текстовых документов, применяемых в управлении,поддаются типизации и трафаретизации.
В литературе определяют следующие принципы унификации документов:
1.Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческихдействий.
2.Расположение реквизитов на документе в соответствии споследовательностью их заполнения, чтения или считывания.
3.Снижение физического объема документов в результате обоснованногоопределения площадей для размещения реквизитов.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации,созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимуюдля управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и системдокументации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той илииной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формыдокументов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы,министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ постатистике — за формы первичной учетной и статистической документации, РосархивРФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются сучетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения вовсех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненностии формы собственности.
Глава 2. Влияние унификации документов на систему делопроизводства вразличные исторические периоды
2.1 Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусскогогосударства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а такжепо некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей сВизантией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелисьтрадиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческихкораблей.
В киевский период развития Древнерусского государства появились разныевиды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамотыуставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладныекабалы; житийные записи и т. д.
По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатыватьсятиповые формуляры — образцы документов, устойчивые языковые формулы,применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовкидокументов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариантдокумента), – а также приемы удостоверения документов, призванныевоспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях(проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).
Хотя в Древнерусском государстве постепенно складывались традициисоздания документов, их обработки и хранения, начал формироватьсяпрофессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков, подьячих,писцов — появились предпосылки к законодательной регламентацииделопроизводства. Однако говорить об унификации в этот период еще рано.
В XV—XVII вв. формируетсяприказное делопроизводство.
По мере превращения Московского княжества в великорусское государствоусложнялись его административные задачи, отдельные части управления,находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались впостоянные присутственные места — избы или приказы. Деятельность приказов(Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего,сибирского и др.) определялась высшим правительственным учреждением — БоярскойДумой; эти учреждения выполняли все важнейшие функции административногоуправления, поэтому период становления и развития государственногоделопроизводства принято называть приказным периодом.
Часть приказов относилась к органам территориального управления, а частьведала отдельными отраслями.
Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно. Помнению исследователей, в XVII в. функционировало от 40до 70 приказов.
Приказ возглавлял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в еговедении находились один — три дьяка (к концу XVII в. вкрупных приказах было 6—10 дьяков). В ведении дьяков находились подьячие, которыев зависимости от знаний, стажа и опыта разделялись на «старых»(старших), средних («средней руки») и «молодых» (младших).В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья — структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по родудел, а по территориальному принципу.
В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управленияне были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находиласьв ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, ониотправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и велиписьмоводство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверяласьболее сложная работа — подготовка решений по делам, хранение дел, опечатываниеархивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием — во многихцарских указах XVII в. подчеркивается необходимостьстрого контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальныхдокументах, подвергались строгому наказанию – их били батогами, лишалижалованья.
В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями ивыполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию»— приказную избу и помощников — «меньших» воевод и дьяков. Вприказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы ивелось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения — столы.
Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие,канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особоценные — в сундуках-ларях в тех же помещениях, в которых велись текущая работаи прием посетителей.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольнооднообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующиеосновные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы,доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существоваломножество разновидностей. Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, отвоевод; грамоты — это царские указы, посылаемые из приказов на места — боярам,воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводами другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями;обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр —совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул)документа, расположенных в определенной последовательности, специфической длякаждого вида документа. Формуляр — результат повторяемости управленческихситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на зареклинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовыхформулировок с определенным расположением материала.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще невыделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначениеавтора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора иадресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указаниемавтора и адресата (от кого — кому):
«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малойи Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову КуденетовичуЧеркасскому...»
или:
"… князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...", азатем излагалось существо вопроса.
Челобитные и отписки начинались с обращения:
«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьетчелом холоп твой ...»
или:
«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой иМалой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».
При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьетчелом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети —сиротами; духовные лица — богомольцами.
В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления иместо, где она была написана:
«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166года, марта в 16 день».
Челобитная заканчивалась заверительной надписью: «К сей челобитнойДемьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов(свидетелей), место и время составления челобитной.
Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильныхэлементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложениепросьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "… вели государьмне дать...", а заканчивалось: "… царь-государь смилуйся пожалуй...".
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователиотмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалосьделопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам изприказов, включавшие следующие части:
· вступление в должность нового воеводы, порядок приема должностиот прежнего воеводы;
· постановления о финансовом управлении;
· отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
· постановления о полицейской деятельности воеводы;
· определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения киноземцам.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла изследующих этапов:
· поступление документа;
· передача его на рассмотрение;
· подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решениедела;
· оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать»,что означало «навести справки». Фактически с этого начиналосьрассмотрение дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или пожалобе, извету, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями,решение («отпуск») готовилось сразу, если же их было недостаточно —начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения делатребовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особыхформальностей, короткими «памятями» или записками подьячих одногоприказа подьячим другого приказа.
Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы,или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужныйматериал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк,решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось послеобсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы, в подготовленныйпроект, то после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е.исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял»,т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой»,подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получалпосле «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи иприближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей надокументах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только надоговорных грамотах, заключаемых с другими государствами.
Подпись дьяка была весьма своеобразной: если документ состоял изнескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке,проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквызахватывали оба листа — это было узаконено Судебником 1550 г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.
В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от «текущих».Документы начали хранить не только в кулях, мешках и сундуках — в некоторыхприказах (например, Поместном) появились шкафы для хранения документов ипринимались меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменногооформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнееединообразие деятельности приказов.
Однако известно, что образцы документов применялись и в более раннийпериод. В частности, Н.П.Лихачев упоминает о старинных сборниках образцов актов- составители которых в качестве примеров брали настоящие, а не выдуманныедокументы. Из наиболее ранних, дошедших до нас, он называет сборникмитрополитчьих грамот (оригинал ХV в.), дошедший внескольких списках, титулярники, содержащие варианты письменных сношений с иностраннымигосударями. В специальных «образцовых книгах» помещались образцыдокументов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках»,предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать ив правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земскихучреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), и «площадныеподьячие», писавшие челобитные и другие бумаги. Образцы документов(крестоцеловальные записи из сборников ХV1 в.)приводятся, в частности, в «Памятниках русского права».
Итак, в приказной период сложилась система государственногоделопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадрыделопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов иприемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установилообщих административных правил, систематизирующих организацию учреждений иделопроизводство. Только в середине XVII в. сталипроводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появилисьзаконодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовыхактов.
2.2 Коллежское делопроизводство (XVIII в.)
В начале XVIII в. в результате активнойпреобразовательной деятельности Петра I в России былиосуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат,церковным — Синод. Приказы были заменены коллегиями, местные учрежденияпреобразованы и созданы бурмистерские избы: городовые магистраты, ратуши,губернские и провинциальные канцелярии. По наименованию центральных учреждений— коллегий делопроизводство XVIII в. стало называтьсяколлежским.
Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актамизакреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав,должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.
Указом Петра I от 22 февраля 1711 г. создан Правительствующий Сенат как высший орган управления с судебными, финансовыми,административно-хозяйственными, контрольными функциями, состоящий из равноправныхсенаторов в количестве девяти человек. Во главе Сената стоял генерал-прокурор.Решения, каждое из которых требовало единогласия, обсуждались и принимались вобщем присутствии Сената. Вся работа с документами велась в канцелярии Сената,которая делилась на столы. Канцелярия была подчинена обер-секретарю, а с 1722 г. — генерал-прокурору Сената. Состав канцелярии включал секретаря, переводчика, нотариуса,актуариуса, регистратора, канцеляриста, переплетчика, вахмистра.
В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», по которому взаконодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, ихструктура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранствокамор — присутственных мест, организация работы с документами: правиларегистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления,удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.
Тогда же коренным образом изменился формуляр Документа.
Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности,возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра Iот 1700 г. предписал заменить их тетрадями. Составление документов на листахпривело к тому, что реквизиты адресат, автор, вид документа, подпись, датысоставления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящийи входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строгофиксированные места на листе бумаги.
Вид документа XVIII в. почти всегда указан в егонаименовании, вместе с которым стали указывать и его краткое содержание,например «рапорт о получении указа».
Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнегополя листа, например «В Правительствующий Сенат», «ВГосударственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «ИзТульского уездного суда».
Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло надокументирование, т. к. с этого времени при письменном обращении к должностномулицу стали употреблять титулы. Причем Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14класса общие титулы: высокопревосходительство — чинам 3 и 4 классов,превосходительство — чинам 5 класса, высокородие— чинам 6, 7, 8 классов,высокоблагородие, благородие — с 7 по 14 класс. Но кроме общих титулов,приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности(господин генерал, господин тайный советник и т. д.). Поэтому при обращении вофициальных документах частные титулы стали соединять с общими: «Еговысокопревосходительству господину тайному советнику...» Третий видтитулов был связан с происхождением, например «светлость» (длякнязей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие»(для дворян, включая баронов).
Документы в XVIII в. обязательно подписывалисьдолжностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально(протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения,сообщения и т. д.).
Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов иотступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.
Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименованиедолжности или чина секретаря, имя и фамилию. Законодательство предписывало подстрахом смертной казни не оформлять скрепу после подписи: «Секретарям идьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним поприказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех...».
В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: «Генваря21 дня 1753 года».
Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.
При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящийрегистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».
Документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которойопределен в Генеральном регламенте.
В XVIII в. на документах проставлялось большоечисло делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали налицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, отом, с кем передали документ и т. д.
В 1775 г. Екатериной II осуществленаадминистративная реформа, в результате чего был издан закон «Учреждениядля управления губерний Всероссийской импери», в корне изменивший системуместного управления. В основу реформы было положено разделениеадминистративных, финансовых, судебных функций управления. Были созданыгубернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездныеказначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Всеколлегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) былиликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принциппринятия управленческих решений сохранился, поэтому во вновь созданныхучреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, иорганизация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии,а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.
Закон 1775 г. особенно четко установил определенный порядок «длясообщения властей и мест». От вышестоящих органов управления подчиненнымнаправлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящиеинстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложенияи сообщения.
Главная особенность коллежского делопроизводства заключается в том, что вэтот период начинается последовательное регулирование делопроизводствазаконодательством.
Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядокпользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двухсвидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовановведение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документовдома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайныголосования, неправильное составление документов, искажение их смысла.Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры свырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина идр.
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, адокументы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилосьрезультатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов,отразившего западнический характер всех петровских преобразований.
Прежние учреждения — думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями,конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации,реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция идр.
Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами,инструкциями, резолюциями; челобитные — прошениями, переписка — памяти иотписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями,известиями.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и формадокументов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры»- образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. быласделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобнымдля чтения. Несколько ранее — указом от 22 февраля 1714 г. — губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборахналогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.
В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становитсясамостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах онапишется под текстом с левой стороны листа:
«Октября 17 дня 1723 года».
Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа;в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа:«Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткоесодержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только вделопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста,появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процессадокументирования или стадии обработки документов: подписи, отметки осогласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка онаправлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалосьзначительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловалисьсовременники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штатыканцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило кмедлительности делопроизводства и волоките.
Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственногоуправления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформуЕкатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив местаадминистративные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральныеучреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них —Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчиненынепосредственно Сенату.
Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждениемдля управления губерний» «иерархия властей и мест», определившаяпорядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. Всоответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, всвою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственнымучреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовногосуда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения,получая от них представления. Между собой присутственные места обменивалисьсообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указыподчиненным местам и лицам.
Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся втечение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современномделопроизводстве.
По «Учреждению для управления губерний» порядок решения дел былпреимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения,рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились «исполнительные»бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие),протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи(там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественныйсостав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большомштате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела крассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу — наведениесправок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др.,которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того,передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всегопредшествующего делопроизводства.
Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самогоприсутственного места. «Учреждение...» вводило для этих целейпротокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражалидеятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась системарегистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одногоканцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.
XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилениемзаконодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учрежденияв целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельностиучреждений и, прежде всего, бюрократического начала.
2.3 Система министерского делопроизводства XIX — начала XX вв.
В начале XIX в. система государственныхучреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшимигосударственными учреждениями стали Правительствующий Сенат, Комитет Министров,Государственный Совет; позже, во второй половине XIXв., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральнымиучреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли своюдеятельность в соответствии с законом 1775 г. ив течение первой половины века почти не претерпели изменений.
Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров,Государственный Совет основывали свою деятельность на принципе коллегиальности.Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждениями»:«Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение КомитетаМинистров», «Учреждение Государственного Совета». Созданиеминистерств положило начало новому этапу развития системы управления иделопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральныхорганов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение ипринятие решений, характерное для коллегий XVIII в.,стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость иоперативность.
Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилосьизданием 25 июня 1811 г. «Общего учреждения министерств». По названиюцентральных учреждений вся система получила название министерской. Девятилетнийсрок, разделивший два закона, свидетельствует о том, что реформа центральногоаппарата явилась не единовременным актом, а была длительным и сложнымпроцессом. Это осознавалось идеологами министерской системы. М.М. Сперанскийутверждал, что «учреждение министерства есть, конечно, важный шаг клучшему устройству управления, но он есть первый шаг, а чтоб достигнутьсовершенства, надобно сделать и первый, и второй, и третий».Организационное устройство министерств в период формирования министерскойсистемы носило переходный характер, когда новые идеи организации управления и делопроизводствапроверялись практикой работы отдельных ведомств. Наибольшую активность в поискеоптимальных решений проявили Министерство внутренних дел и Министерствофинансов.
Цель «Общего учреждения министерств», завершившего министерскуюреформу в начале XIX в., заключалась в законодательномзакреплении единообразия в организационном устройстве министерств, котороебазировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления. Принципединоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, чтоуправленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом врамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — означалстрогое распределение функций управления между структурными подразделениями иобязанностей чиновников по их реализации. Обязанности были установлены длячиновников всех рангов, их нарушение влекло за собой конкретную меруответственности, определенную законом. Принцип иерархии означалпоследовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессевсех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих квышестоящим. Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияниена структуру министерств и на систему работы с документами.
Министерство возглавлял министр, назначавшийся императором, и несответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один илинесколько) — товарищи министра. При министре обязательно создаваласьканцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые в свою очередь состоялииз отделений, а отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли:директор департамента, начальник отделения
При необходимости в структуре министерств разрешалось образовывать «особенныеустановления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы,ученые комитеты, чертежные, лаборатории.
«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерствдвух коллегиальных органов: при министре — «Совета Министра», придепартаментах — «Общего присутствия департамента», носившихсовещательный характер. В состав этих органов, в основном, входили чиновники. Вовторой половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включалисьпредставители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практическийопыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретныхвопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия сколлегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно былоспособствовать оптимизации управления в целом. Ход заседания совещательныхорганов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался вжурналах.
Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностныхобязанностей позволили установить единый порядок в организацииделопроизводства.
Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила составуправленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что «различнаястепень власти» — главная причина разделения прав и обязанностейчиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство РоссийскойИмперии достаточно четко определило виды документов, которыми осуществляласьпереписка между органами власти и управления. Например, от императора министрполучал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления;от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял представленияи т. д.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями,официальными письмами.
В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервыеустановлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «ПредписанияМинистров только тогда признаются действительными, когда они имеютустановленную форму». К «Общему учреждению» приложены четыреформы «переписки», служившие эталоном для составления и оформленияофициальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположениемреквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурныхподразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс,краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативногодокумента. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланкиписали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их сталиизготовлять типографским способом.
При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на однихдокументах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных»оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора иадресата.
Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат вдательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг сдругом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог «в»:«В Калужское губернское правление».
Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался квышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: «егопревосходительству», «его благородию». При общении равныхдолжностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.
Документы в XIX в. обязательно имеютподпись-скрепу, в которых указывают наименование должностей.
В формуляре документа XIX в. ясно прослеживаетсястремление к формализации, определению четких правил расположения и оформленияреквизитов.
На всем протяжении XIX в. активно развивалисьдругие системы документации, некоторые их них приобретали законченную форму ввиде уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы,правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов.Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в «Общем счетном уставе» 1848 г., документирование прохождения государственной службы — в «Уставео службе гражданской» 1832 г.
Организация работы с документами включила пять составных частей:
· порядок вступления дел;
· движение их, или собственно производство;
· отправление дел;
· ревизию;
· отчеты.
Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента ихполучения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждомструктурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и«особенными установлениями». Структура документопотоков, каквходящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в документахинформации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:
· переписка министра;
· переписка департамента.
А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментовв рассмотрении управленческих вопросов, распределение всех входящих и входящихдокументов между ними не вызывало особых затруднений.
В XIX в. документы регистрировались в журналахвходящих и исходящих документов, которые подразделялись на общие и частные.Общие журналы велись канцелярии министра и департаментах, частные — вотделениях.
Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел»,т. е. был внедрен систематически контроль за исполнением документов. По егорезультатам составлялись ведомости о количестве исполненных и неисполненныхдокументов. В конце года доставлялась общая ведомость по министерству.
Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами, которых былотри: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях кусовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядоксоставления и представления.
Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»),которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.
Организацию работы с документами в XIX в. следуетрассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль ихранение управленческих документов.
«Общим учреждением министерств» установлены единые принципыорганизации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого изних нашла отражение в «частных учреждениях».
Характерным явлением для XIX в. явилось стремлениек сокращению объема документооборота, называемого «сокращение переписки»,что достигалось путем делегирования части полномочий в принятии управленческихрешений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавалисьполномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм, а такжепредпринималась попытка упорядочить потоки документов путем направления их в «теместа, куда они по роду своему принадлежат». Данные меры по сокращениюделопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в1831, 1852, 1860 гг.
Изобретение в последней трети XIX в. пишущихмашин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкоераспространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новыхспособов документирования, ускорило изготовление документов.
Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общемучреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельныеведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс.Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряютсяэлементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине,пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнениинаносят с помощью механических нумераторов или штампов. Но основной смыслрационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширениюполномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя)рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движениедокументов и привела к сокращению их объема.
Наиболее четко направления и способы совершенствования рационализацииделопроизводства сформированы в «Положении о письмоводстве иделопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военнымведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оносодержит рекомендации по составлению и оформлению документов, определяетпорядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологийпо передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию итиражированию.
На всем протяжении XIX в. издавались сборникиобразцов документов, называемых «письмовники», с целью помочьчиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующимиправилами.
В XIX в. начинается процесс формирования теорииделопроизводства. Он связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К.Зосимского, В. Вельдбрехта.
Главная особенность делопроизводства XIX — началаXX вв. заключалась в том, что и организацияделопроизводственной службы, порядок оформления документов, и технология работыс ними прочно опирались на законодательную базу.
В начале XX в. Россия стояла на пороге новыхпреобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строяв результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьскойсоциалистической революции привела к коренным изменениям в государственномустройстве России и организации делопроизводства.
Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройкасистемы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениямформы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений сугловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом илиписались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименованиеучреждения, наименования структурных подразделений, отражающие местоподразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол).Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как ирегистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок ктексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка(практически так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка напоступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату иномер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида иможет выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то»и т.п.
Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийсяеще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица вдательном падеже или наименование присутственного места. Получает определеннуюформу удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включаютнаименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личнуюподпись.
На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательнаярегламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводахзаконов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения озаконодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Сводызаконов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями,переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержатузаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных иместных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.
Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась нетолько ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточнообширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретическогохарактера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцовдокументов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., ас конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно болееста таких сборников, изданных до 1917 г.
2.4 Русские письмовники конца ХVIII вв.- началаХХ века. Система образцовых текстов
Н.В.Варадинов – «первый теоретик русского делопроизводства»,отмечал, что делопроизводство имеет свои источники «в законе и обычае».Канцелярский или деловой обычай, по его мнению, «всегда и во всех странахимел обширное влияние не только на способ составления деловых бумаг, но и навнешнюю сторону судопроизводства, на судебные обряда и судебные сроки».Обычай, или практика, наряду с законом играла существенную роль в поддержаниикультуры письменного делового общения.
В научной литературе, посвященной истории русского делопроизводства,внимание исследователей обращено, главным образом, на законодательныеисточники, в то время как мощный пласт делопроизводственной литературы,представляющей собой разного рода сборники образцов документов, непосредственнонаправленной на регламентацию состава документов, их формы и содержания, и вцелом процессов документирования, практически не изучен.
Для того, чтобы представить, сколь велико было значение этой литературыдля практики, достаточно сказать, что список сборников образцов документов,рекомендованных Н.В.Варадиновым для практического применения, включает 42наименования. Если учесть, что такие сборники активно издавались ипереиздавались вплоть до Октябрьской революции, становится понятным, какоесильное влияние они оказывали на практику. Изучение этого рода литературыпредставляет интерес с многих точек зрения. Исследователи обращают внимание надва аспекта: во-первых, на структуру и содержание сборников, во-вторых, – насостав включаемых в них документов и их классификацию.
Исследователи отмечают, что, по-видимому, одним из первых печатныхсборников образцов документов было «Наставление как сочинять и писатьвсякие письма к разным особам» 1765 г. С конца ХУШ в. такие сборники начинают издаваться регулярно. Известно три книги, каждая из которых вышланесколькими изданиями.
Появление печатных сборников образцов перевело их из разряда явленийуникальных в разряд явлений массовых, что, естественно, расширило сферу ихприменения и усилило влияние на процессы документирования.
Нуждается в пояснении использование в документоведческих исследованиях, вчастности в работе В.Ф.Янковой, термина «письмовник» для обозначениясборника образцов документов. В рассматриваемый период для этой целииспользовались термины: «письмовник», «азбуки», «письмоводитель»,«секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетныйсекретарь», «приказной обрядник», «всеобщий стряпчий»,«канцелярский самоучитель» и др. В качестве общего термина принимается«письмовник», хотя он, как отмечает В.Ф.Янковая, «в этом значениив достаточной степени условен». Письмовниками назывались издания образцовписем разного содержания, в том числе – деловых. Именно в этом значении этослово и фиксируется в словарях русского языка. Может показаться, что ориентацияна письма значительно сужала круг документов — образцов. Однако это не так. Вписьмовники включали такие документы, как прошения, заявления, договоры,контракты, свидетельства, паспорта, объявления, наставления, доношения,расписки, векселя, — то есть документы, предназначенные для передачи от одноголица другому. Определенная часть деловых бумаг, не являвшихся письмами,например, документы, составлявшие «внутреннее делопроизводство»присутственных мест, в отдельных случаях также включались в письмовники, ночаще издавались специальными сборниками, которые назывались «канцелярскийсамоучитель», «всеобщих стряпчий», «формы деловых бумаг».Эти сборники также условно относят к письмовникам. Кроме того, существуетнесколько работ середины XIX в., которые наряду собразцами и формами деловых бумаг содержат теоретическую часть, гдеделопроизводство рассматривается как наука. Это работы В.Вельдбрехта,Н.В.Варадинова, Ф.Русанова. Хотя они и не является просто письмовниками, нообразцы и формы деловых бумаг составляют часть этих работ.
Объектом регламентации в сборниках являлись все виды письменных сношенийприсутственных мест и лиг, канцелярские дела и бумаги, составлявшие «внутреннее»делопроизводство самого учреждения, независимо от того, какой властью оно былонаделено — законодательной, судебной или административной. Кроме того,письмовники охватывали коммерческую документацию, а также документы,составляемые частными лицами.
Задача этих сборников, как правило, формулировалась самими авторами. Однииз них считали своей целью обучить науке сочинять письма и способствоватьразвитию навыков «правильно мыслить и чисто выражать себя на языке»другие — дать полное руководство о порядке производства дел с описанием «обрядаделопроизводства», указанием существующих законов и других полезных сведений,а также с приложением форм документов. В частности, Е.Колоколов (1849 г.) так определял цель своей книги: «издать о порядке производства следствий книгу, скольможно полнее поместив в ней все законы и установления, заключающие в себе общийпорядок следственного производства, а приложив к сему все необходимые дляруководства формы» .
Предназначались также сборники и государственным чиновникам и частнымлицам, вынужденным вести переписку. И.Морков (1820 г.) по этому поводу писал так: "… оказать тем услугу мою живущим в отдаленности от городовнебогатым помещикам, кои за неимением способов нанимать стряпчего, могли бы вслучае нужды, сами собою оною руководствоваться". В.Вельдбрехт (1854 г.) видел цель в том, чтобы «подчинить разнообразие канцелярской деятельности логическимначалам». По мнению Н.В.Варадинова (1857 г.), "… издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических.., правил будет, может быть, иметь следствиемвведение единообразия, а о тем вместе и упрощение делопроизводства нашего… Яубедился, — писал он в связи с этим, — что не для всех родов бумаг,составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы,что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые дляних формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практикеболее однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства,и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевогоделопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, ясоставил сборник всем возможным родил и видам деловых бумаг, а по тщательномизучении их, написал и теоретические правила для их составления".
Таким образом, цели, которые ставили перед собой авторы письмовников,можно представить в виде некоторой иерархии:
· цель первого уровня: дать образцы, которыми можно было быпользоваться при подготовке документов;
· цель второго уровня: дать описание порядка производства дел,подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессепроизводства дела;
· цель третьего уровня: дать теорию документирования, на ее основеввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.
Различные письмовники по-разному распределяются в зависимости отустановки. На цель первого уровня была ориентирована большая группа сборников,издававшихся на протяжении всего рассматриваемого периода и включавших, какправило, только образцы документов с кратким руководством, как «сочинять иписать» разного рода письма; описанием разновидностей писем, требованиямик слогу, форме и структуре текстов. Как правило, эти сборники содержат образцыразного рода личных писем (дружеских, поздравительных, благодарительных,просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных и других- всего более 20 разновидностей); образ/>цы коммерческихписем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенных дляподачи в присутственные места: контрактов, паспортов, аттестатов, духовныхзавещаний и др. Некоторые письмовники этой группы включали в качестве примеровписьма великих особ, снабжались российским дорожником, сведениями о ярмарках,торговых городах, европейских «деньгах и монетах».
На цель второго уровня – дать порядок производства дела, образцы и формыделовых бумаг — была ориентирована большая группа сборников, которые, по мнениюисследователей, по своей направленности и содержанию выходят за рамкиписьмовника и являются одновременно руководствами по делопроизводству, а такжевключают сведения о содержании той деятельности, в процессе которой оносовершается. К этой группе относятся работы И.Моркова, С.Смирнова, С.Ушакова,А.Щедрина, Д.Долгова, Л.Камбека, А.Гарнака, А.Н.Долгова, Н.Мартынова и др.
Эта группа представляет собой наиболее развитый, разработанный типписьмовника. С точки зрения структуры выделяются три их разновидности.
Первая — с алфавитным принципом расположения образцов по «азбучномупорядку».
Примерная схема их построения такова: общий очерк истории развитияучреждений и законодательной регламентации их деятельности, образцы документов,расположенные по алфавиту, с кратким описанием функционального назначенияданного вида или разновидности документа и извлечением из законодательныхактов. Например, в работе И.Моркова последовательно даны образцы аттестатов,билетов для проживания, внутренних векселей, договор, доношениях, духовныхзавещаний, апелляционных жалоб, записей, закладных, крепостных заёмных писем,записок, купчих, наставлений и других документов.
Другая разновидность — это письмовники, образцы документов в которыхсистематизированы по разделам. Так, в сборнике В.Мартынова выделены: деловыеписьма, судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция, договоры иобязательства.
В каждом разделе образцы сгруппированы по направлениям или видамдеятельности учреждений (например, судопроизводственные бумаги, делятся набумаги по гражданским и уголовным делам; гражданское судопроизводство, в своюочередь, представлено бумагами, издаваемыми в порядке исковом, охранительном,понудительном, упрощенном и исполнительном) или по видам документов. В разделе «Деловыеписьма» выделены официальные письма, прошения, другие бумаги официальногохарактера, которые содержат прошения и жалобы, подаваемые на высочайшее имя, идругие прошения, рапорты, записки, заявления.
В письмовниках этого типа комплексы документов выделяются по двумпринципам: одни документы сгруппированы в единый массив по силу деятельности(судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция), другие – по типувзаимоотношений учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Встрогом смысле это не является классификацией из-за отсутствия единыхкритериев, но и в таком виде эти представления существенно пополняют знания обистории развития документов (систем документации, классификации документов).
Третья разновидность письмовников представляет собой самую многочисленнуюи наиболее интересную группу. Образцы документов в них расположены в порядке,отражающем процесс делопроизводства или процесс производства дела. Ценность ихзаключается в том, что делопроизводство рассматривается как процесс, неразрывносвязанный с тем или иным видом деятельности. Соответственно и образцыдокументов представлены в них не как некоторая совокупность, которую можнорасположить в алфавитном порядке или по тематике, а в строго определеннойпоследовательности, отражающей процесс производства дела по тому или иному видудеятельности. Кроме того, данный тип письмовников демонстрирует соединениетребований закона с обобщением наиболее прогрессивной для того времени практикиделопроизводства.
Анализ этого типа сборников позволяет говорить об определенной схеме, всоответствии с которой в большинстве случаев располагается материал:
1. Орган управления — присутственное место (его структура, компетенция,законы, на основании которых он действует);
2. Вопросы, решаемые органом управления (присутственным местом);
3. Порядок рассмотрения и решения дел;
4. Образцы документов.
Рассмотрим в качестве примера работу А.Щедрина (1823 г.). Автор приводит все основные законы, на которых строилась деятельность судебныхустановлений, начиная с Генерального регламента Петра I.Далее — порядок (процесс) производства дела, который, например, вПравительствующем сенате представлен следующим образом:
О докладах;
Форма докладного реестра;
О журналах;
Форма, по которой надлежит вести журнал;
О присяге;
О свидетелях;
О письменном свидетельстве;
О выписках и экстрактах;
О записках в Правительствующем сенате;
О помещении в выписках приличных законов;
О вызове к рукоприкладству;
Форма рукоприкладства к экстракту и выписке;
О голосах;
О сроке окончания дел;
О решительном приговоре;
Форма подписки по выслушании решения;
О даче с решительных дел копий;
О штрафах.
Такая последовательность делопроизводства отражала все стада подготовкивопроса к слушанию (доклад, назначение дела к слушанию) — журнал заседанияСената, присяга, свидетельства, выписка, записка, экстракт, рукоприкладства),рассмотрения или слушания дела в Сенате (сбор голосов, сроки окончания дел),решения дела (решительный приговор, копии с решительных приговоров, штрафы).
По этому же принципу — в соответствии с процессом судопроизводства — даются образцы документов в разделе о делопроизводстве общих судебныхустановлений:
Подача исковой жалобы;
Извещение ответчика и истца;
Доверенности, поручные записи и др.;
Приступ к судоговорению;
Судоговорение;
Судные речи;
Окончание судоговорения (резолюция),
В некоторых случаях в письмовниках в отдельную группу выделяются образцы,относящиеся к «обряду внутреннего порядка» присутственного места, это- формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении.В совокупности они отражают, говоря современным языком, системудокументирования документооборота.
Если говорить в целом, то данный тип сборников позволяет получитьсведения о содержании и структуре документируемого вида деятельности, о системедокументирования, о система документов, которые использовались в процессепроизводства дела, о системе документов, которые создавались в процессепроизводства дела, о системе документов, создаваемых в процессе исполнениярешения по делу, о системе документооборота учреждения; о система документов,фиксировавших документооборот.
В целом, из письмовников данного типа мы можем получать достаточно полныесведения о системе делопроизводства России конца ХУШ — начала XXв.
Работы Ф.Русанова, В.Вельдбрехта, Н.В.Варадинова ориентированы на то,чтобы дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формыделовых бумаг и упростить делопроизводство. Очевидно, что данные работы выходятза рамки обычных письмовников. Важно, что и в теоретической части, и врасположении образцов документов их авторы соблюдают последовательность,отражающую порядок производства дела. Науку делопроизводства В.Вельдбрахтопределяет как правила, которыми канцелярия руководствуется придокументировании производства дела. Аналогичный подход обнаруживается и уН.В.Варадинова. Основную группу делопроизводственной документации — канцелярские дела и бумаги — он определяет как «по форме написанныеизложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица».К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные делаи бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.
Такой подход к делопроизводству и его структуре в литературе называютдеятельностным. Содержанием его является рассмотрение делопроизводства всоответствии с процессом той деятельности, которую он обеспечивает. С позицийэтого подхода получает свое объяснение и вся классификация документов, даннаяН.В.Варадиновым, становится понятной и структура той части работы, котораясодержит образцы документов.
Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их всоответствии с порядком делопроизводства, Н.В.Варадинов подчеркнул, что онисоставляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместивприсутственное место в систему управления, где есть равные, высшие и низшие местаи лица, и замкнув систему делопроизводства этого присутственного места навнешний контур через систему отношений, он, естественным образом, выделилгруппу сношений присутственных мест и лиц и просительские дела и бумаги. Иначеговоря, Н.В.Варадинов выделил комплексы документов, посредством которыхдокументируются взаимоотношения присутственных мест и лиц и которые, если онипоступают в учреждение, составляют систему бумаг, используемых в процессепроизводства дел, а если они отправляются из учреждения, относятся к системедокументов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).
Анализ письмовников конца ХVIII в. — начало XX в показывает, что они представляют собой обширную иразнообразную по форме и содержанию совокупность источников по истории русскогоделопроизводства, в которых наряду с вопросами законодательной регламентациинашла широкое отражение в практика делопроизводства.
Делопроизводство учреждений, рассматриваемое в тесной связи с содержаниемтой или иной деятельности (судопроизводство, коммерческая работа) предстает каксовокупность различных систем документирования, систем документации идокументооборота.
Образцы документов, представленные в сборниках, как правило, группируютсяв комплексы в соответствии с представлением о порядке Производства дел, чтообеспечивает им все признаки системности (целостность, внутренняявзаимосвязанность). Поэтому сборники образцов документов, и в первую очередь теиз них, которые ориентированы на цель второго уровня, а также руководства поделопроизводству дают возможность по образцам получать достаточно полныесведения о структуре и содержании документируемого вида деятельности, системахдокументации и документооборота.
Количество изданных с конца ХVIII в. по начало XX в. сборников образцов, их структура и содержание позволяютсчитать, что они были достаточно мощным рычагом воздействия на практикуделопроизводства, способствовали выработке и закреплению устойчивых навыковдокументирования, вводили единые формы документов с унифицированным текстом.Сборники образцов представляют интерес не только как источники по историиделопроизводства, опыт их разработки и применения, актуален и в наши дни какодно из средств массового воздействия на практику документирования.
2.5 Делопроизводство в советскую эпоху и современный период
События октября 1917 г. в корне изменили систему государственныхучреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийскийсъезд Советов. Исполнительным органом между съездами был ВсероссийскийЦентральный исполнительный комитет (ВЦИК). Высший орган управления был названСоветом народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управленияявлялись народные комиссариаты (наркоматы), органами государственной власти наместах — губернские и уездные Советы, а органами государственного управления —их исполнительные комитеты (исполкомы).
Создание новых органов власти и управления потребовало новых правилдокументирования. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядоквнесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступленияв силу законов; оформление официальных документов; порядок использованияпечатей.
Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудностигражданской войны, сопровождается поисками новых, соответствующих времени формделопроизводства, о чем свидетельствует постановление Совета Рабочей иКрестьянской Обороны от 08.12.1918 г. «О точном и быстром исполнениираспоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты»,который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги— телефонограммами, и установить контроль за всеми распорядительнымидокументами; всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнятьпостановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту жецель преследовал проект декрета «Об упрощении делопроизводства и перепискив советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. в Наркомате Госконтроля. Этот проект дорабатывался Междуведомственным совещанием, созданным вянваре 1919 г. из представителей пяти наркоматов. В проекте ставилась цельдостигнуть оперативности в процессе документирования и экономить бумагу. Дляэтого предлагалось письменные сношения заменить телефонными переговорами ителефонограммами, не составлять сопроводительные письма, не изготовлять лишниекопии с документов. Документы предписывалось составлять четко и кратко,используя общепринятые сокращения, исключив из них фразы учтивости.Рекомендовалось активно использовать типовые тексты. Подписывать официальныедокументы должны были не более двух должностных лиц. Для написания документаследовало пользоваться меньшими форматами бумаг (до 1/8 листа) и посылатьдокументы без конвертов. Организация работы с документами в данном проектепочти не затрагивалась, он не был утвержден.
Конституции 1918 и 1924 гг. уточнили виды актов, издаваемых органамигосударственной власти и управления, порядок их издания. Был издан ряддекретов, установивших право национальных республик и областей вестиделопроизводство в государственных органах на местных языках. Документы,направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках(русском и национальном языке республики) или только на русском языке.
Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентацияработы с обращениями граждан.
Особым и весьма знаменательным периодом в складывании и развитиисоветского делопроизводства являются 1920—30-е гг. Начало 1920-х гг. — времяразвития движения за научную организацию труда (НОТ), частью которого сталанаучная организация управленческого труда (НОУТ). Движение предполагало создатьусловия, при которых организация производства и управления будет построена нарациональных началах и научных рекомендациях. Так как движение поддерживалосьполитическим руководством страны, всячески популяризировалось, онодействительно стало массовым.
Об этом свидетельствует издание многочисленных журналов, на страницахкоторых освещались проблемы управления и работы с документами, среди которых «Техникауправления», «Вопросы организации и управления», «Система иорганизация», «Время», «Организация труда» и др.
В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства.Среди них были и фундаментальные теоретические исследования, и пособия поделопроизводству для учащихся и практиков.
В 1920-х гг. всю работу по научной организации управленческого трудавозглавил народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ СССР).Здесь было создано Управление по улучшению госаппарата, которое осуществлялоруководство движением НОТ в стране.
Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организациитруда (Совнот), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г.
Роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводствавыполнял Отдел административной техники (АТО при НК РКИ СССР), в деятельностикоторого наметились два направления:
· разработка и внедрение в практику после опытных проверок типовыхсистем делопроизводства, предназначенных для определенного типа учреждений.Особое внимание уделялось введению карточной регистрации документов, контролюих исполнения, организации справочной работы, текущего хранения документов;
· создание постоянных органов рационализации в различныхучреждениях. Они были созданы на многих предприятиях и практически во всехкрупных учреждениях в виде бюро (сектора, ячейки и др.) НОТ. Их обобщенноеназвание — ведомственные органы рационализации. Такие структуры занималисьразработкой и внедрением рациональных систем управления для «своих»наркоматов как в центральных аппаратах, так и в подведомственных учреждениях.
Помимо этого были созданы и вневедомственные рационализаторскиеструктуры, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административногодела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого делаи др. Они создавались как общественные организации, но объединялипрофессионалов, которые обладали опытом практической работы и могли предложитьдостаточно рациональные меры по совершенствованию того или иного участкаработы.
Кроме того, с самого начала движения за НОТ в стране начинают действоватьнаучные учреждения. В 1921 г. создается Таганрогский институт научной организациипроизводства, затем Казанский институт научной организации труда (КИНОТ).Научно-практические разработки этих институтов в области управления,производства и делопроизводства способствовали оптимизации работы советскихучреждений. Например, Казанский институт исследовал делопроизводство вконкретных организациях, а затем разрабатывал и внедрял проекты его реализации.Рационализация делопроизводства основывалась на сокращении инстанцийпрохождения документа, внедрении однократной регистрации документа, выделениинерегистрируемых документов, разработке и внедрении трафаретных форм. К концу1920-х гг. КИНОТ очень серьезно занимался еще и унификацией документов, внесзаметный вклад в развитие теоретических основ их стандартизации.
Значительную роль во внедрении НОТ в работу организаций сыграло Бюростандартизации при ВСНХ СССР, которое занималось организацией документооборота,разрабатывала формы документов, печатало бланки, изготавливало канцелярскуюмебель. Все работы осуществлялись на хозрасчетных началах.
Большое значение для развития советского делопроизводства имело созданиепри НК РКИ в 1925 г. Акционерного общества — Государственного бюроорганизационного строительства (Оргстрой).
В состав Оргстроя вошло бюро стандартизации СНХ СССР, передав ему икадры, и капитал. Его учредителями были НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, Госторг СССР иряд других центральных ведомств. Его пайщиками стали государственныеучреждения, организации и предприятия.
Оргстрой был создан для решения следующих задач:
· реорганизации и постановки в учреждениях и на предприятияхделопроизводства и архива;
· разработки проектов организационных структур учреждений и ихподразделений;
· издания бланков и форм документов;
· издания инструкций и руководств;
· снабжения учреждений и предприятий усовершенствованнымканцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинами;
· организации курсов по подготовке практических работников —делопроизводителей и др.;
· информирования широких слоев работников управления и производствао новейших теоретических достижениях, рационализации, о новинкахконструкторских и технических разработок в сфере управления.
Несмотря на такой широкий спектр задач, главным направлением деятельностиОргстроя была рационализация делопроизводства, которая занимала до 70% отобщего объема работ. Оргстрой разрабатывал комплексные проекты рационализацииделопроизводства, работы машбюро, архивов, занимался унификацией служебныхдокументов. Практическая деятельность Оргстроя потребовала проведения теоретическихисследований. Для этих целей в 1926 г. при НК РКИ создается Институт техникиуправления (ИТУ).
ИТУ был создан для решения задач, которые придали ему значениеобщесоюзного научно-методического центра:
· научной разработки вопросов техники управления, изучения техникиработы учреждений и выработки систем и практических мероприятий порационализации техники управления;
· консультации и популяризации достижений в области техникиуправления.
Решение этих задач должно было способствовать привлечению самых широкихмасс к управлению государством, удешевлению содержания советского аппарата,устранению излишеств, что позволило бы сохранить средства на индустриализациюстраны.
ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем, разрабатывал методикуобследования, научно обосновывая методы совершенствования делопроизводства, аОргстрой применял эти разработки на практике, внедрял их в деятельностьучреждений. Не случайно 50% своих прибылей Оргстрой отчислял ИТУ для развитиянаучно-исследовательских работ.
Комплексный подход к изучению делопроизводства привел к разработке ИТУметодики организационного проектирования. Она включала ориентировочное идетальное обследование, анализ собранных материалов, разработку проектарационализации системы делопроизводства, его внедрение. Среди методовобследования делопроизводства, предложенных ИТУ, — непосредственное наблюдение,опрос (интервьюирование), анкетирование, фотография, самофотография рабочегодня, хронометраж. Создание методики обследования системы делопроизводства —одна из выдающихся заслуг института. Все эти методы применяются до настоящеговремени при проведении подобных работ.
При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретныминаправлениями рационализации.
Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы,средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь былиразработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.;форматов бумаги, а также стандарты на Материалы, используемые при работе сдокументами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывалисьобразцы конторской мебели.
Физико-техническая лаборатория ИТУ разрабатывала нормы труда канцелярскихслужащих, изучала условия труда, оборудование рабочих мест, факторы, влияющиена нормы выработки.
Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ было создано Консультационное бюро, сотрудники которого давали консультации повопросам рационализации техники управления. Особое значение эти консультацииимели для периферии. С целью популяризации своих достижений Оргстрой и ИТУ вапреле 1928 г. открыли выставку-музей, где демонстрировались достижения вобласти рационализации управленческого труда и делопроизводства.
В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правилапостановки архивной части дело производства в государственных, профессиональныхи кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. Правила имели большоезначение для организации текущего хранения документов, а также устанавливалипорядок их уничтожения.
В 1931 г. ИТУ подготовил проект Общих правил документации идокументооборота, предполагающий введение единых правил делопроизводства вобщесоюзном масштабе. Это была первая серьезная попытка, предпринятая всоветский период, создания комплексного нормативного документа, содержащегоединые нормы организации и технологии делопроизводства. В Общие правила вошли требованияк оформлению документов, правила их обработки от получения до пере дачи вархив, единые принципы организации делопроизводственных служб, их функции,должностные обязанности канцелярских работников.
В апреле 1932 г. ИТУ был закрыт. Сотрудники института были обвинены внекритическом заимствовании буржуазных теорий построения государственногоаппарата. Все работы были прерваны, Общие правила не были доработаны иутверждены. Позже был ликвидирован и Наркомат рабоче-крестьянской инспекции.Движение за научную организацию труда было свернуто, прекратили свою работу иведомственные и вневедомственные органы рационализации, были закрыты всепериодические издания, освещавшие вопросы управления и делопроизводства. Наследующие 30 лет прекратились научные разработки проблем документирования иорганизации работы с документами.
В истории делопроизводства начался длительный период ведомственногорегулирования работы с официальными документами, при этом каждое ведомстворешало их по-своему. Разработка системы делопроизводства того или иногонаркомата осуществлялась через создание инструкции по делопроизводству дляцентрального аппарата и типовой инструкции для подведомственных учреждений,предприятий и организаций.
Среди общегосударственных актов, оказавших существенное влияние наделопроизводство советских учреждений, следует назвать, прежде всего,Конституцию 1936 г. С ее изданием впервые за годы советской власти былизаконодательно закреплены виды документов, издаваемые конкретными органамивласти и управления.
Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР — издавал законы, егоПрезидиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции.Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения ираспоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы иинструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих наоснове единоначалия, — приказы.
Ряд законодательных актов 1930—40-х гг. установили правила пользованияпечатями с государственным гербом; засвидетельствования копий с документов,касающихся личных прав и интересов граждан; ответственности за разглашениегосударственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну.Однако попыток комплексного законодательного регулирования работы с документамини в довоенный, ни в послевоенный период не предпринималось.
Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкойделопроизводства в стране, общих норм в области документирования, подготовкиквалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственнаяразобщенность — все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянииработы с документами. Это было отмечено на 1-м Межотраслевом совещании пооргтехнике, созванном в июне 1941 г. Всесоюзным научным инженерно-техническимобществом машиностроителей. На совещании была разработана программа мероприятийпо улучшению делопроизводства, которая предусматривала:
· создание организационно-методического центра для руководствапостановкой делопроизводства;
· разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех вкачестве общеобязательных норм;
· разработку положения о кадрах канцелярских работников;
· механизацию труда канцелярских работников;
· унификацию и трафаретизацию служебной документации;
· создание единого учебного центра для подготовки и переподготовкикадров;
· изучение в школах правил составления служебных документов;
· подготовку и переподготовку преподавателей кадров по служебнойдокументации;
· создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных норм вобласти делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.
В 1940-е гг. методическое руководство и контроль за организациейделопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивноеуправление. Его первой серьезной разработкой в этой области следует считатьподготовку в 1943 г. проекта «Инструкции по постановке документальнойчасти и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений,организаций и предприятий СССР». Проект был попыткой создать единые нормыв работе с официальными документами. Инструкция включала требования коформлению документов; их учету (регистрации); порядок исполнения и контроляисполнения документов; организацию (классификацию и систематизацию) документовв делопроизводстве; организацию архива и правила сдачи документов в архивучреждения.
В проекте четко прослеживается связь между делопроизводством и архивом.
К сожалению, проект не был утвержден, хотя он сыграл положительную роль,т. к. на его основе был создан ряд ведомственных инструкций поделопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив создал «Переченьтиповых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений,организаций и предприятий СССР», в котором нормативно были установленысроки хранения документов. Новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.
К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только вконце 1950-х гг.
Постановление Правительства СССР от 10.10.1959 г. № 1375 поручало рядуведомств разработку единой системы делопроизводства для учреждений ипредприятий страны на основе широкого использования современной техники.Впервые на уровне правительственного решения ставилась задача разработки единыхобщегосударственных норм делопроизводства.
Для реализации этого постановления в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации трудаинженерно-технических работников и работников административно-управленческогоаппарата. Совещание отметило недостатки, характерные для деятельности аппаратауправления, и разработало предложения по совершенствованию работы сдокументами. Практически полностью они совпадали с недостатками ипредложениями, сформулированными на совещании 1941 г. В их числе было предложение создать в Московском государственном историко-архивном институтефакультет организации и механизации делопроизводства.
Однако наряду с направлением на разработку единой системыделопроизводства в этот же период предпринимаются попытки регулироватьделопроизводство путем нормативных актов разного уровня.
Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. «О мерах поулучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» былаутверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организацийРСФСР. Она явилась основой для разработки учреждениями РФ своих инструкций поделопроизводству.
Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивовучреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявшие на единообразие ворганизации делопроизводства и архива в учреждениях страны.
Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 г. «Омерах по улучшению архивного дела в СССР». Постановление подчеркнуло связьделопроизводства и архива. Разработка основных разделов ЕГСД поручаласьГлавному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела(ВНИИДАД).
Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и созданиеВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области подготовки кадров иразработки теоретических основ делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал еенормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы сдокументами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект вразвитии отечественного делопроизводства уже в 1970—80-е гг. Началисьсистематические, целенаправленные исследования теоретических и методическихпроблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладныхразработках общегосударственного характера.
Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства(ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительствапрактически лишило ее официального статуса, но не снизило высокоготеоретического уровня и методического значения.
Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил,нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организациюделопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР.Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организациюделопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности(которые распространялись только на организационно-распорядительные документы),содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основыорганизации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственныхпроцессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная системаделопроизводства, носившая общегосударственный характер.
В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию,названную Единая государственная система документационного обеспеченияуправления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системыдокументации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техникии микрографии.
С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований,связанных с документированием управленческой деятельности и работой сдокументами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитиепроцессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческойдокументации.
В 1972 г. были введены в действие первые стандарты наорганизационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 «Системаорганизационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации.Формуляр-образец». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правилаих оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов идокументам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
Тогда же установлена и единая терминология, применяемая вделопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным свведением ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения». Он был переработан в 1983 и 1998 гг.
Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальныхвопросов СССР началась разработка нормирования труда работниковделопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственныеоперации, машинописные, стенографические работы, которые использовались дляустановления норм выработки и расчета количественного состава работниковделопроизводственной службы.
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве,экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документовв ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственныхархивов», изданные в 1986 г. Правила содержат методику организациихранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций.
Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.
С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники,и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления(АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учетапланирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идейпотребовало разработки унифицированных систем документации (УСД),представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единымправилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления вопределенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единыйметодологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированныесистемы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
Внедрение в управление средств вычислительной техники привело кнеобходимости установления юридической силы документов на машинном носителе.Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверенияэлектронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системыдокументации. Придание юридической силы документам на машинном носителе имашинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческойдокументации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД,содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в системудокументации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивалоавтоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД.Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средствоинформационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономическойдеятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций(ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО),Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.
В состав УСД вошла Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая тригосударственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, Методическиеуказания по их применению.
Характеризуя период советского делопроизводства, следует отметить:
· формирование системы советского делопроизводства начинается впервые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросыдокументирования;
· в 1920-х— начале 1930-х гг. в рамках движения за научнуюорганизацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научнуюоснову. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не былиприняты;
· в 1960-е гг. прослеживается стремление придать делопроизводствуобщегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе сдокументами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизацииделопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;
· качественный перелом в развитии советского делопроизводстваначинается в 1970-е гг. с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД,разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственныхпроцессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е гг. Делопроизводство вэтот период носит общегосударственный характер и представляет систему,охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами вгосударственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросыорганизации службы документационного обеспечения управления, их механизацию иавтоматизацию. Развитие делопроизводства в 1970—80-е гг. явилось основой дляразвития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало изданиеГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.),общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческойдокументации (ОКУД), Общероссийского классификатора предприятий и организаций(ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированныхсистем документации (УСД) и серии государственных стандартов на этиунифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мерепозднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управлениязначительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска,учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизацииуправленческих функций.
Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когдатеоретические разработки в области кибернетики, математических методовуправления, информатики и технической элементарной базы привели к широкойинформатизации общественно-политической и экономической жизни промышленноразвитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новыхтехнологий, к разработке концепции «бумажного офиса». Это отнюдь неумоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ,документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системыдокументации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации,рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческихработников.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации,в который включены наименования форм документов, унифицированных систем,адаптированных к современным условиям, и Основные положения по велению системыклассификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепцияподхода к определению структуры и штатной численности сотрудников службдокументационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднееМинистерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени ивыработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапамих обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполненияи оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. неодна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, чтозначительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространениекомпьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своемсоставе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, иполностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания иоформления документов.
В 2003 г. был издан ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов.
Заключение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимосовершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппаратауправления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствованиеуправления производственно-хозяйственными системами, повышение уровняорганизации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того,насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятияхделопроизводство и насколько профессионально ведется документация,гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфердеятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью.Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждениясоставляют документы, созданные как «традиционным» рукописным,машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованиемкомпьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладатьюридической силой и может быть использована только при совершении рядаобязательных делопроизводственных операций. В правильной организацииделопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использованиядокументной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработкидокументов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что всеучаствующие в процессах создания, обработки и использования документов идокументной информации будут достаточно точно поддерживаться в своейдеятельности этих единых правил и норм делопроизводства.
Создание унифицированных систем документации рассматривается как один изэффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принятосчитать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнениюисследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними.Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечениеуправления в целом.
Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Еецелям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД,стандартов, инструкций и т.д.)
Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов висторическом аспекте.
Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразитьпредметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов)вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда всфере управления).
Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумагк единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.
Возникшее как «канцелярский обычай» применение единообразныхприемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборниковдокументов (называемых «формулярами» или «титулярниками»),содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовкедокументов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века,потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов,чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можноскорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовалаускорению делопроизводственного процесса.
В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документачерез письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, какведомственная регламентация актов создания документа, как нормативноерегулирование систем документации.
В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизациидокументов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-хгг. и продолжается до настоящего времени.
Список использованной литературы
Источники
1. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ГосстандартРоссии, 1998.
2. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов.- М., 2003.
3. ГОСТ16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,Издательство стандартов, 1983.
4. ГОСТ6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силыдокументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствамивычислительной техники. Основные положения. — М., Издательство стандартов,1984.
5. ГОСТР 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общиетребования к построению, изложению, оформлению. -М.- 1992.
6. ГОСТР 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов. — М., Издательствостандартов. 1997.
7. Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения: Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД,1991.
8. ГССРФ Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержаниюи обозначению.
Литература
9. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (наоснове ГОСТов РФ)/ В.И.Андреева.- М., 1996.
10. Архипова, Т.Г. Письмовники 19 века как руководство к составлению деловыхписем и бумаг/ Т.Г.Архипова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3
11. Вараева, А.В. Влияние результатов регламентации делопроизводства наускорение процесса решения дел в Военном и морском министерствах России 19-20вв./А.В.Вараева// Унификация систем документации: история, современноесостояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.109-106.
12. Виноградова, Т.В. Регулирование документообразования и унификациядокументов местных органов власти и управления в первой половине 19 века / Т.В.Виноградова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3.
13. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.:Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. — 85 с.
14. Делопроизводство:справ. пособие.- Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.
15. Додонова, М.И.Использование методов унификации в совершенствовании документационныхпроцессов/ М.И.Додонова// Унификация систем документации: история, современное состояние,перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.35-41.
16. Документы иделопроизводство: справ. пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум;Сост.: М.Т. Лихачев.- М.: Экономика, 1991.- 271 с.
17. Емышева, Е.М. Генеральный регламент – начало законодательногорегулирования системы регулирования системы организации управления иделопроизводства/ Е.М.Емышева// Делопроизводство.- 2003.- № 1.-С.103-110.
18. Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений дореволюционнойРоссии/ Н.П.Ерошкин. — М.: Высшая школа, 1983.
19. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б.Зиновьева.-М.: Профиздат, 2001.- 208 с.
20. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России /М.П.Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993
21. Илюшенко, М.П., Документоведение. Документ и системы документации:учеб.пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова, Я.З.Лившиц. — М., 1977.
22. Илюшенко, М.П., Формуляр документа: учеб. пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова — М., 1966.
23. История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А.Цикулина.-М.: МГИАИ, 1974.-134 с.
24. Карцева, Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В.Карцева.-Казань.- ФГОУ, 2003.- 117с.
25. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечениеуправления/ М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирскоесоглашение, 2001.
26. Кокорев, В.И. Унификация документов управления/ В.И.Кокорев.- М., 1979.
27. Конькова, А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлениюделовых писем и бумаг / А.Ю.Конькова // Секретарское дело.- 1997.- № 3.- С.105-113.
28. Кудряев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев.- М.:ИНФРА-М, 1998.
29. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечениеуправления).- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез».- 2002.- 208 с.
30. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н.Кушнаренко.- Киев.: Знание,2000.- 460 с.
31. Ларин, М.В.Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления всовременных условиях/ М.В.Ларин // Экономика и жизнь.- 1999.- №4.- С. 56-59.
32. Ларин, М.В. Унификация документов в ведомствах: опыт 1920 гг./М.В.Ларин// Унификация систем документации: история, современное состояние,перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.79-89.
33. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности напредприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А.Лысенко,Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2002.-272с.
34. Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб.пособие. –M., 1959.
35. Мосягина, О.В.Современные требования к формированию и оформлению дел/ О.В.Мосягина, Е.М.Емышева // Секретарское дело.- 1996.- №4.- С. 32-36.
36. Общероссийский классификатор управленческой документации. — М.,Издательство стандартов, 1994.
37. Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов/Н.В.Овчинникова.- М.: Дело ЛТД.- 2001.
38. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. — М.:ИНФРА-М, 1998- 575 с.
39. Охотский, Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ.пособие / Е.В.Охотский.- М.: РАГС, 2000.
40. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/А.В.Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2003.-256 с.
41. Санкина, Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основестандартизации и унификации (1917-1982): автореф. дисс. … канд ист. наук/Л.В.Санкина.- М., 1983.
42. Сокова, А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970 гг.): автореф. дисс. … канд ист. наук/ А.Н.Сокова.- М., 1971.- 16 с.
43. Сотов, П.В.Делопроизводство: образцы документов: инструкции, ГОСТы/ П.В.Сотов, А.Н.Тихомиров.- М.: Проспект, 2000.- 80 с.
44. Стенюков, М.В.Справочник по делопроизводству/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 1997 — 188 с.
45. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР,2000.- 114 с.
46. Терешин, В.И. Ориентир – документ/ В.И.Терешин// Библиотека.- 1996.- №1.
47. Унификация систем документации: история, современное состояние,перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- 185 с.
48. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р6.30-2003 / А.Ю.Чуковенков, В. Ф. Янковая.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2004.
49. Шмидт, C.O. Документыделопроизводства правительственных учреждений России ХVI-ХУПвв.: учеб. пособие / С.О.Шмидт, С.Е. Князьков. — М., 1985.
50. Янковая, В.Ф. Русские письмовники конца 18 — начала 20 века как системаобразцовых текстов/ В.Ф.Янковая// Унификация систем документации: история,современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.-С.59-72.
51. Янковая, В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документовконца 18 — начала 20 века / В.Ф.Янковая // Советские архивы.- 1989.- № 4.- С.25-31.
52. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления(ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) /В.Ф.Янковая // Делопроизводство.-1999.- №1.- С.41-46.