Технологічні операції та організація їх виконання в економічних інформаційних системах

2

Кафедра економічної кібернетики

РЕФЕРАТ

З дисципліни:

«Інформаційні системи в менеджменті»

"Технологічні операції та організація їх виконання в економічних інформаційних системах"

Зміст

1. Операція: поняття, класифікація, склад та зміст типових технологічних операцій та організація їх виконання в економічних інформаційних системах

2. Обробка інформації з ціноутворення та прибутків

Список літератури

1. Операція: поняття, класифікація, склад та зміст типових технологічних операцій та організація їх виконання в економічних інформаційних системах

Операція - це комплекс дій з інформацією та її носіями, які виконуються на одному робочому місці.

Виділення окремих дій в одну технологічну операцію умовне. На виділення технологічних операцій можуть вплинути різноманітні фактори. Серед них найчастіше зустрічаються:

1) Особливості технічних пристроїв та програмних засобів, які використовуються для обробки інформації.

2) Кваліфікація персоналу, який обробляє інформацію.

3) Розподіл обовязків між працівниками.

4) Переривання процесу обробки інформації на ЕОМ через потребу виконати додаткові та допоміжні дії.

Наприклад, перенесення даних на магнітну стрічку може виконуватися за допомогою спеціального пристрою - ЄС-9004. Особливості такого пристрою дають змогу переглядати набрані на клавіатурі дані на екрані дисплея, тому можливе виділення операцій переносу та контролю даних на магнітній стрічці.

Перенесення даних на магнітну стрічку за допомогою пристрою ЄС-9001 не дає змоги відразу переглядати інформацію, яка набирається, тому виокремлюються дві операції: перенесення даних на носій інформації і контроль такого перенесення за допомогою інших пристроїв.

Якщо спостереження за роботою операторів показують, що вони припускаються багатьох помилок при наборі даних, то в такому разі перенесення даних і відповідний контроль доручають різним операторам навіть тоді, коли технічний пристрій дозволяє одночасно виконувати набір даних і контролювати його. У такій ситуації вирізняють окремі технологічні операції перенесення даних на машинний носій і контролю такого перенесення.

Розподіл обовязків між економістами може вплинути на виділення технологічних операцій на АРМ. АРМ бухгалтера може виконувати облік заробітної плати та облік матеріалів. У бухгалтерії такі ділянки обліку звичайно закріплені за окремими бухгалтерами, тому і на АРМ їх функції відповідають окремим технологічним операціям. Можливі операції перенесення даних на жорсткий магнітний диск документів з обліку заробітної плати і операція з перенесення на гнучкий магнітний диск документів з обліку матеріалів.

Переривання процесу обробки даних на ЕОМ особливо характерне для АРМ. Робота на АРМ будується за принципом вибору тієї чи іншої функції обробки інформації. Кожне переривання процесу обробки для вибору функції може бути основою для виокремлення технологічних операцій.

У ряді випадків переривання обробки може бути повязане з установленням інших машинних носіїв інформації, виконанням тих чи інших дій за допомогою пакетів програмних засобів, які не є складовою програмного забезпечення конкретного розрахунку, копіюванням інформації по каналах звязку і т.ін. Ці переривання дають змогу розбити процес обробки інформації на окремі операції.

Технологічні операції за призначенням поділяються на виконавські та контрольні. Виконавські операції змінюють значення атрибутів або форму подання інформації. Контрольні операції звичайно не змінюють значень атрибутів і форми подання інформації, а лише перевіряють правильність виконавських операцій. Іноді контрольні операції можуть змінювати форму подання інформації (звичайно - це друкування інформації на папері), але лише з метою контролю. Ця нова форма подання інформації ніде більше не використовується.

За ступенем механізації операції поділяються на ручні, машинно-ручні (автоматизовані) та автоматичні. Сама назва виду операції пояснює особливості її виконання. В автоматичних операціях може бути невелика кількість ручної праці. Наприклад, автоматична операція обробки інформації на ЕОМ може містити ручні дії зі встановлення машинних носіїв інформації, підготовки пристроїв до роботи тощо.

За функціонально-часовими характеристиками операції поділяються на операції збору та реєстрації інформації, передавання її на обробку, підготовки машинних носіїв, обробки, видачі результатів, розмноження результатів.

Кожна технологічна операція може бути віднесена до того чи іншого класу операцій за кожною з ознак класифікації. Наприклад, операція перенесення даних на магнітну стрічку - це виконавська операція, операція машинно-ручна, операція підготовки машинних носіїв.

Технологічний процес обробки інформації - це сукупність взаємозвязаних операцій, які виконуються над інформацією у певній послідовності.

Технологічні операції у технологічному процесі можуть поєднуватися по-різному. Це визначає тип технологічного процесу: операційний, предметний, змішаний.

В операційному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або кілька споріднених операцій (частіше одна) з обробки будь-яких видів інформації. Наприклад, за робітником закріплюється операція перенесення інформації на «вінчестер» ПК та операція контролю такого перенесення. Цей робітник вводитиме в ПК інформацію з усіх використовуваних документів.

У предметному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюється одна або кілька (частіше кілька) операцій з обробки інформації одного виду (або з одного документа). Наприклад, за робітником закріплюються операції щодо вводу в ПЕОМ, контролю вводу, обробки та видачі результату з обліку видачі матеріалів зі складу.

У разі змішаного типу побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина - за предметним. Наприклад, на АРМ бухгалтера ввід інформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахування заробітної плати - другий, а обробку інформації і видачу результатів по всіх ділянках бухгалтерського обліку - третій.

Кожний з цих типів організації технологічного процесу має свої недоліки і свої переваги. Операційний тип дає змогу підвищити продуктивність праці, а предметний - достовірність даних. Змішаний технологічний процес має недоліки і переваги обох типів. Які з них домінуватимуть, залежить від обсягів інформації, яка переробляється, кваліфікації працівників і т.ін.

Операції можуть виконуватися послідовно та паралельно. При послідовному виконанні кожна наступна операція на почнеться, поки не закінчиться попередня, при паралельному - кілька з них можуть виконуватись одночасно.

Звичайно в технологічному процесі вирізняють три етапи: первинний, підготовчий та основний. На первинному етапі виконується збір, реєстрація інформації та передача її на обробку. На підготовчому етапі відбувається перенесення інформації на машинні носії та контроль такого перенесення. На основному етапі з допомогою ЕОМ обробляється інформація і видаються результатні зведення. Статистика показує, що коли трудомісткість всього технологічного процесу взяти за 100%, то на первинний етап припадає 50%, на підготовчий - 35%, а на основний - 15%.

Реальні технологічні процеси можуть або не мати окремих етапів (первинного і підготовчого), або суміщати деякі етапи. Наприклад, за наявності на складі АРМ одночасно з виписуванням прибуткового ордера формується машинний носій інформації, тому в технології обробки інформації за зведеним обліком матеріалів відсутній підготовчий етап - він суміщається з первинним. При розгляді технології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутність первинного і підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюється тим, що бухгалтерський баланс складається на підставі результатів обробки інформації на ЕОМ, які вже записані на машинні носії.

Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес. Традиційно розглядають два технологічні процеси: 1) збору, реєстрації та передачі даних на обробку; 2) обробки даних. Це пояснюється тим, що здебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі два технологічні процеси розділені територіально і в часі. Наприклад, на складі інформація про рух матеріалів реєструється у первинних документах, а в бухгалтерії вона обробляється.

Операції збору та реєстрації інформації

Технологічний процес обробки інформації починається з її збору та реєстрації. Збір інформації - це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягів тієї або іншої господарської операції. Реєстрація - це занесення зібраних відомостей на носій інформації. Практично завжди збір та реєстрація повязані одне з одним. Немає сенсу збирати інформацію, не реєструючи її.

Збір інформації може виконуватися вручну, автоматизовано або автоматично. Автоматизований збір виконується за допомогою вимірювальних приладів (наприклад, електронні ваги). Автоматичний збір виконується за допомогою спеціальних приладів, до яких підімкнені різні датчики та обчислювальна техніка (наприклад, система автоматичних телефонних станцій дає змогу фіксувати без втручання людини початок і кінець міжміської розмови).

Реєстрація інформації також може виконуватись у трьох варіантах: автоматичному, автоматизовану та ручному.

Ручна реєстрація - це виписування первинних паперових документів, а автоматизована (машинно-ручна) - це виписування первинного документа за допомогою технічного пристрою, яке дуже часто доповнюється паралельним формуванням машинного носія. У разі автоматичного збору інформації вона найчастіше автоматично реєструється. Лише іноді є потреба знати та записати показники приладів вручну.

Розглянемо приклади збору та реєстрації інформації в різних варіантах. Якщо на склад надійшов матеріал, то прибутковий ордер можна виписати вручну або за допомогою засобів обчислювальної техніки (наприклад, ПЕОМ). Для виписування ордера необхідно обчислити кількість одержаного матеріалу. Якщо матеріал вимірюється в штуках, то його можна просто передивитися і полічити - це ручний варіант збору інформації. Виписування після цього прибуткового ордера - це ручний варіант реєстрації.

Якщо матеріал вимірюється в кілограмах і являє собою рідину, то його необхідно виміряти у літрах за допомогою або лінійки, або спеціальної тари, визначити густину рідини за допомогою спеціального приладу і обчислити її кількість за допомогою калькулятора - це автоматизований варіант збору інформації. Виписування після цього прибуткового ордера за допомогою ПЕОМ (наприклад, на АРМ комірника набір інформації на клавіатурі та друкування її на принтері) - це автоматизований варіант реєстрації.

Коли на підприємстві існує система, що реєструє прихід і вихід робітників з роботи (діє спеціальний пристрій, куди кожний робітник, минаючи прохідну, вставляє свою перепустку), тобто дає змогу обчислити час перебування кожного з них на роботі, то це - автоматичний варіант збору інформації. Ще один приклад автоматичної реєстрації інформації - це реєстрація депутатів парламенту на засіданнях. Кожний депутат має картку, яка його ідентифікує. Ця картка вставляється в спеціальний пристрій, який і фіксує наявність депутата на місці. Автоматично зареєстрована інформація звичайно заноситься на машинний носій самим реєструвальним пристроєм - це автоматичний варіант реєстрації.

Коли виписуються первинні документи, реєстрація інформації може містити не одну, а кілька операцій. Це пояснюється необхідністю надати документу юридичної сили та з існуючим на підприємстві документообігом. Наприклад, виписування накладної на видачу матеріалів може складатися із таких операцій:

1) Заповнення заявки в підрозділі підприємства про необхідність одержання матеріалів.

2) Візування заявки у відділі матеріально-технічного постачання.

3) Виписування накладної в бухгалтерії на підставі заявки.

4) Відмітка у накладній про видачу матеріалу на складі.

У разі машинно-ручного варіанта реєстрації інформації у місці виникнення інформації має міститися пристрій, який дає змогу зареєструвати інформацію. Якщо при цьому формується машинний носій, то відразу потрібно контролювати правильність занесення інформації на нього. Методи контролю можуть бути ті самі, що застосовуються при підготовці машинних носіїв. Вони залежать від умов та використовуваних технічних пристроїв.

При реєстрації інформації у первинний документ без формування машинного носія пізніше необхідно виконати трудомісткі операції підготовки машинних носіїв. Тому іноді використовують так звані машинно-зчитувані документи. До цих документів інформація заноситься спеціальним чином і далі зчитується особливим пристроєм. Складність заповнення таких документів і необхідність застосування спеціальних пристроїв не дають змоги широко використовувати їх. Приклад машинно-зчитуваного документа - індекси на конвертах, бланки перепису населення.

Останнім часом зявився ще один варіант машинно-зчитуваного документа - спеціальні символи на упаковці товару. Широке розповсюдження штрих - кодів на упаковці товару призвело до розробки спеціальних сканерів, які досить легко дозволяють зчитати товарний код. Наявність спеціальних касових апаратів із вбудованою БД про товари дозволяє застосовувати штрих-код для вводу інформації про рух товарів.

Операції передачі інформації на обробку

Якщо операція збирається і реєструється не в місці її обробки, то постає потреба її передання. Порядок передання інформації на обробку залежить від типу носія інформації та наявності технічних пристроїв і якості носіїв інформації, які передаються.

Якщо інформація реєструється в документах, то передача їх на обробку виконується курєром вручну. Якщо документів багато, то вони обовязково за ознаками споріднених господарських операцій комплектуються в пачки. Пачка документів здебільшого містить не більш як 150 документо-рядків. Пачки зшиваються або жорстко закріплюються, щоб запобігти втратам документів. На кожну пачку виписується супровідний ярлик, який містить дату складання пачки, кількість документів у ній, прізвище складальника пачки і т.ін. Коли пачки приймаються в місцях обробки інформації, вони реєструються в спеціальних журналах.

Наприклад, кожний майстер цеху наприкінці зміни подає рапорт про виробіток у виробничо-диспетчерський відділ цеху. Цей відділ збирає всі рапорти, комплектує їх у пачку, виписує супровідний ярлик і передає до обчислювального центру.

Якщо на обробку передаються машинні носії, то вони можуть
вкладатись у спеціальну тару. На носій прикріплюється ярлик з
відомостями про те, звідки і яка інформація передається.

На невеликих підприємствах, де мала кількість підрозділів та персоналу, ярлики можуть не виписуватись. У такому разі особа, яка передає інформацію, сама відповідає за її зберігання. У присутності цієї особи знімається копія з машинного носія або інформація з документа переноситься на машинний носій. Самі документи або носії повертаються негайно.

Якщо інформація передається по каналах звязку, то особлива увага приділяється достовірності прийнятої інформації, оскільки перешкоди у каналах звязку можуть змінити символи, які передаються. Для контролю правильності передачі використовуються різні методи, які можуть призвести до виникнення спеціальних технологічних операцій. Серед таких методів слід назвати:

1) Подвійну передачу з наступним порівнянням двох варіантів прийнятої інформації.

2) Передачу додаткової контрольної інформації: контрольних підсумків та розрядів. Підсумки й розряди можуть підраховуватись за окремим символом, атрибутом, записом.

Спеціальні контрольні розряди можуть бути введені в будь-які коди. Завдяки цьому вдається перевірити правильність передачі коду.

Сучасні технічні засоби здебільшого автоматично виконують необхідний контроль, тому контроль коректності передачі інформації по каналах звязку не виділяється в окрему технологічну операцію. В таких умовах увага приділяється контролю повноти прийнятої інформації. Для перевірки повноти передачі роздруковуються різноманітні протоколи та довідки з переліком джерел надходження інформації.

Операції підготовки машинних носіїв

Якщо інформація передавалась на обробку, то в місці обробки інформація приймається, реєструється і контролюється. Якщо будуть виявлені неточності, відсутність підписів, нечіткі записи, збої при читанні машинного носія, то інформація повертається туди, де вона формувалася. Якщо з інформацією все гаразд, то починається підготовка машинних носіїв для обробки.

При автоматичній передачі з прийнятих масивів знімаються страхові копії на знімні машинні носії, котрі можна використати, якщо пошкоджено основні масиви.

У разі передачі на обробку машинних носіїв з них знімаються страхові та робочі копії (робочі - на жорсткий магнітний диск), а самі носії по змозі повертаються.

При передачі документів інформація з них набирається на клавіатурі для перенесення на машинний носій. Можливі три варіанти набору й перенесення інформації.

Кожний атрибут документорядка повністю посимвольно набирається на клавіатурі і без змін заноситься на машинний носій.

Серед документів пачки або рядків документа виокремлюються атрибути з однаковими значеннями для всіх документорядків пачки або документа, так звані загальні атрибути. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і один раз без змін заносяться на машинний носій. Решта атрибутів кожного документорядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій.

Серед документів пачки або рядків документа виділяються атрибути з однаковими значеннями для всіх документорядків пачки або документа. Вони один раз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і автоматично переносяться в кожний запис на машинний носій. Решта атрибутів кожного документорядка посимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться на машинний носій після автоматично перенесених атрибутів.

Приклад атрибутів з однаковими значеннями на пачку: номер складу для пачки прибуткових матеріальних ордерів з одного складу, рік та місяць для табелів відпрацьованого часу.

Інформація на машинний носій може записуватись у кількох форматах. Найчастіше використовуються два формати: з розподільниками та без розподільників. Якщо інформація записується у форматі з розподільниками, то на клавіатурі набираються лише ті символи, які справді входять до складу атрибутів. У такому разі для відокремлення одного атрибута від іншого застосовуються спеціальні службові символи, якими обовязково закінчується або починається кожний атрибут. Наприклад, один атрибут від іншого може відокремлюватись комою, рискою і т.ін. У деяких СУБД структура інформації, яка зберігається, вже містить розподільники між атрибутами, тому для відокремлення атрибутів достатньо в кінці його набору на клавіатурі натиснути клавіш «Enter» і система сама занесе розподільник на машинний носій.

Якщо інформація записується у форматі без розподільників, то рядок документа при наборі на клавіатурі являє собою суцільний потік символів. Для того щоб у цьому потоці розрізняти атрибути, для кожного атрибута попередньо визначається конкретна максимальна довжина. Атрибут на машинному носії може займати лише таку кількість символів. У тих випадках, коли він реально має меншу кількість символів, при наборі атрибута на клавіатурі необхідно набрати додаткові незначущі нулі чи порожні символи, які не змінюють значення атрибута.

Нехай, наприклад, потрібно у форматі без розподільників набрати кількість днів відпустки. Максимально можлива кількість днів може бути з двох цифр, тому попередньо визначена довжина атрибута буде - 2 символи. Для окремого робітника відпустка може бути до 9 діб, і тоді необхідно на клавіатурі набрати 09, щоб атрибут займав певну довжину.

Вибір варіанта набору інформації на клавіатурі і формату розміщення атрибутів залежить від технічних пристроїв для переносу інформації на машинний носій, виду машинного носія, мов програмування або СУБД, які використовуються для обробки інформації, та конкретних програм, призначених для введення даних.

На сучасних ПЕОМ найчастіше використовується третій варіант введення атрибутів у форматі з розподільниками (розподільником при наборі на клавіатурі є натискання клавіша «Enter», a розподільником при зберіганні на носії інформації - будь-який символ, визначений програмою).

Для контролю переносу інформації на машинний носій використовується кілька методів. Серед них такі:

- метод верифікації;

- візуальний метод;

- програмний метод.

У літературі застосовують назву ще одного методу - розрахункового, або так званого методу контролю за контрольними підсумками. Цей метод є різновидом програмного методу контролю, а виділення його як окремого методу пояснюється тим, що до недавнього часу цей метод був найпоширенішим на ЕОМ типу ЄС або СМ, та історією виникнення й застосування цього методу ще на перфораційній обчислювальній техніці.

Метод верифікації - це метод повторного набору інформації на клавіатурі та автоматичного порівняння інформації, яка повторно набирається, з тією, яка вже була набрана раніше, за допомогою технічного пристрою або спеціальної програми. Наприклад, під час визначення паролю доступу до мережі Microsoft у операційній системі Windows 97 необхідно ввести пароль, а потім повторно ввести його. Програма порівнює два введені варіанти паролю і, якщо вони різняться, запропонує ввести пароль ще раз. Процес вводу паролю повторюється доти, доки не будуть введені два однакових пароля.

Після контролю методом верифікації на машинному носії міститься вивірена інформація. Зміни до масиву на машинному носії вносяться у процесі контролю.

Візуальний контроль може виконуватись у двох варіантах.

Зміст масиву на машинному носії роздруковується на папері за допомогою ЕОМ або спеціального пристрою, а потім по рядках звіряється оператором зі змістом первинного документа. Подальше коригування масиву на машинному носії на підставі виявлених помилок залежить від виду носія, програм обробки даних та використовуваних технічних пристроїв.

Інформація в процесі набору на клавіатурі висвічується на дисплеї. Зміст рядка на екрані оператор порівнює зі змістом первинного документа. У разі відсутності розбіжностей подається команда записати інформацію на машинний носій (командою може бути натискання конкретного клавіша або вибір деякого пункту із запропонованого на екрані «меню» роботи). Коли виявлено помилки, неправильні символи коригуються, і лише після цього подається команда на запис інформації.

Програмний метод контролю потребує застосування спеціальних програм контролю даних. Ці програми виконують контрольні дії з інформацією. Найпоширенішими серед них є такі:

- перевірка наявності окремих кодів у довідниках на машинних носіях;

- розрахунок і порівняння залежностей між окремими атрибутами або рядками;

- перевірка діапазонів зміни атрибутів.

Наприклад, можна перевірити, чи є введений користувачем код матеріалу у довіднику матеріалів, який зберігається на магнітному диску. Якщо введений користувачем код не буде знайдений у довіднику, то це може свідчити про допущену помилку. Якщо ж код буде знайдений, то це свідчить лише про те, що код має допустиме значення, але чи правильний він - невідомо.

Під час вводу квартальних планів з розбивкою по місяцях можна програмно перевірити залежність між окремими атрибутами одного запису: план на квартал повинен дорівнювати підсумку місячних планів. Якщо підсумок місячних планів не дорівнює квартальному плану, то це свідчить про наявність помилки. Якщо рівняння є, то в окремих випадках (з дуже малою ймовірністю), запис може бути введений все ж таки з помилкою. Наприклад, значення плану одного з місяців закінчується на цифру «2». На ту ж саму цифру закінчується значення квартального плану. Користувач під час вводу останньої цифри помилково двічі ввів цифру «1» замість цифри «2» - підсумок місячних планів буде дорівнювати квартальному значенню, але у записі буде помилка. Можна програмно перевірити, чи правильний номер місяця. Діапазон зміни таких номерів - від 1 до 12. Якщо на машинному носії буде номер місяця 13, то це - помилка. Проте, коли номер місяця буде 10, то це лише означає, що номер відповідає можливому значенню, а чи правильний він - невідомо.

Програмний метод контролю не придатний для перевірки значення абсолютно всіх атрибутів, тому він завжди використовується в комбінації з іншими методами контролю.

Розрахунковий метод контролю дає змогу розрахувати і порівняти залежності між окремими атрибутами або рядками. Здебільшого він потребує виконання додаткових дій для підготовки інформації до набору її на клавіатурі. Такі додаткові дії виконуються за допомогою калькулятора: підраховується підсумок всіх цифрових атрибутів рядка або стовпця документа. Розрахований підсумок записується як окремий атрибут документа (звичайно, у кінець рядка або на вільне праве поле документа) і, як решта атрибутів, переноситься на машинний носій.

Сформований масив контролюється за допомогою спеціальної програми, що розраховує подібний контрольний підсумок для введеної інформації, порівнює його з тим підсумком, який був розрахований на калькуляторі і набраний на клавіатурі як звичайний атрибут. Якщо виявляються розбіжності в контрольних підсумках, то це означає наявність деякої помилки. Помилковий рядок друкується на папері. У процесі контролю можуть друкуватися всі перевірені рядки, тоді помилкові рядки будуть відмічені спеціальною позначкою або символом.

Після контролю на ЕОМ оператор на підставі роздрукованих повідомлень відшукує документи, за якими виявлені помилки. Ці документи порівнюються з роздрукованою інформацією. Рядки, де виявлені помилки, коригуються за допомогою спеціальних програм, і знову контролюються. Такий циклічний процес контролю і коригування повторюється, допоки на машинному носії лишатимуться помилки.

Зауважимо, що не завжди застосування якогось одного методу контролю дає змогу виправити всі наявні помилки, тому для контролю можна застосувати підряд кілька методів. Застосовуючи кілька методів по черзі для одного й того самого масиву, зменшують кількість помилок, що в ньому лишилися.

Операції обробки інформації на ЕОМ

Коли підготовлено машинні носії інформації, починаються обчислення на ЕОМ. Такі розрахунки виконуються автоматично за допомогою раніше створених програм. Під час обчислень можливі переривання процесу обробки, які повязані з тим, що потрібно вибрати подальший режим роботи або прийняти те чи інше управлінське рішення. Процес обробки інформації на ЕОМ закінчується формуванням носіїв інформації або її відображенням - на екрані чи папері.

Друкування результатів обробки можна організувати по-різному. Це залежить від обсягів даних, які друкуються, особливостей використовуваних друкуючих пристроїв, побудови програмного забезпечення.

Традиційний варіант - це формування і друкування документів у процесі обробки. Він придатний для невеликих обсягів інформації за наявності високонадійних друкуючих пристроїв. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінки відомостей через помилки друкуючого пристрою. Якщо при цьому друкування відбувається разом з обробкою, то буде витрачено багато часу і паперу для передруковування всього обсягу відомостей. Наприклад, на великих промислових підприємствах оборотна відомість за матеріалами може містити кілька сотень сторінок.

За великих обсягів інформації бажано друкування виокремлювати як самостійну технологічну операцію, а програмне забезпечення чи файли для друкування будувати так щоб друкування могло розпочатися з довільної сторінки і закінчитися, коли надруковано довільну кількість сторінок.

У програмах друкування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрів друкування, таких як номер початкової сторінки, кількість сторінок, які потрібно надрукувати, або номер останньої сторінки, яка друкується.

Можливі ситуації (за наявності різних ЕОМ), коли обчислення за алгоритмом виконується на одній ЕОМ, а друкування - на іншій. У такому разі до технологічного процесу вводять додатково операцію копіювання підготовлених машинограм з одного носія на інший і операцію передачі файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпечення для друкування обовязково має формувати файли для друку.

При наявності локальної мережі Microsoft Windows замість копіювання файлів з машинограмами можуть існувати операції вибору, налагодження принтеру та друкування. В цьому випадку програмне забезпечення повинно дати змогу перервати програму або призупинити її дію для вибору принтеру та визначення його параметрів.

Роздруковані результати можуть розмножуватися за допомогою ЕОМ (повторний друк), або за допомогою ксерокопіювальної техніки.

Після обчислень можуть виконуватись операції копіювання результату на різні машинні носії (здебільшого знімні). Обовязково копіюються нагромаджувальні масиви і масиви перехідних залишків. У випадках псування інформації на основі таких копій і змісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишки матеріалів на складі на кінець місяця можна відновити при пошкодженні на основі копії про залишки матеріалів на початок місяця та масиву (на основі первинних документів), де відображений рух матеріалів на складі за місяць.

На цьому етапі знімають копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежить від способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як, наприклад, магнітна стрічка або дискета (знімні машинні носії), то з нього знімається копія на жорсткий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткому магнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машинний носій.

Якщо інформація обробляється централізовано, то результати друкування обовязково передаються в ті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можуть документи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами по каналах звязку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.

Технологія створення і ведення інформаційних масивів

Усі масиви по стадіях їх створення можна поділити на первинні, робочі та результатні. Результатні та робочі масиви створюються автоматично у процесі обробки інформації на ЕОМ. Первинні масиви містять зібрану та зареєстровану інформацію. Такі масиви можна поділити на оперативні (умовно-змінні) та нормативно-довідкові (умовно-постійні) - НДІ. Розрізняють їх за стабільністю інформації, яка зберігається. У масивах НДІ інформація, що зберігається, змінюється рідко і в невеликій кількості. В оперативних масивах інформація змінюється практично повністю із закінченням чергового планового або облікового періоду або змінюється в міру виконання нових господарських операцій.

Наприклад, НДІ - норми часу на виробництво деталей, оперативна інформація - табель відпрацьованого часу.

І оперативні масиви, і масиви НДІ проходять стадію первинного створення і стадію ведення. Первинне створення передбачає занесення інформації до машинних носіїв із документа, а ведення - внесення змін до масиву.

Первинне створення оперативних та нормативно-довідкових масивів виконується однаково. Для створення будь-якого масиву необхідно виконати такі технологічні операції: зібрати і зареєструвати інформацію, передати її в місце обробки, перенести інформацію на машинний носій, проконтролювати перенесення, зняти копію масиву. Для масивів НДІ іноді друкується опис масиву.

Ведення масиву передбачає виконання деяких дій, серед яких можуть бути такі: додавання нових записів, знищення існуючих записів, зміна значень окремих атрибутів записів. Такі дії для оперативних масивів і масивів НДІ можуть бути різні. Це зумовлюється призначенням масивів, частотою їх використання і частотою внесення змін.

Ведення масивів НДІ потребує організації операцій збору і реєстрації змін, які за змістом відмінні від збору та реєстрації інформації при первинному створенні масиву.

Збір і реєстрація змін може виконуватися в усіх підрозділах, які використовують інформацію, що зберігається, або лише в одному підрозділі, який відповідає за внесення змін.

Під час централізованого зберігання інформації зміни реєструються в спеціальних документах, котрі називаються «Повідомлення про зміни». Такий варіант внесення змін притаманний і великим організаціям з розгалуженою мережею автоматизованих робочих місць, які користуються спільною довідковою інформацією.

Якщо зміни до масиву НДІ вносяться на АРМ і та інформація, яка зберігається, використовується лише цим АРМ, то для коригування спеціальні документи не заповнюються, а зміни вносяться до масивів у діалозі з користувачем на основі звичайних документів. В такому разі обовязково формується і друкується протокол змін.

Повідомлення про зміни можуть мати різну форму для різних масивів або уніфіковану форму з вільною частиною для запису значень атрибутів. Повідомлення обовязково має містити назву масиву, який змінюється, його ідентифікатор, вид зміни (додавання, знищення, зміна значення), дату внесення змін.

Якщо вид зміни - додавання, то у повідомленні міститься повний запис, який додається. Якщо зміна - знищення, то в повідомленні містяться лише ключі запису, який знищується. Якщо зміна - коригування значення атрибутів, то в повідомленні містяться ключі запису, що підлягає коригуванню, і нові значення атрибутів, які змінюються.

Зареєстровані зміни переносяться на машинний носій. Таке перенесення звичайним чином контролюється. Потім зміни за допомогою спеціальних програм вносяться до основного масиву. Такі програми мають передбачати перевірку дублювання ключів при додаванні нових записів. З нового (скоригованого) масиву знімається страхова копія.

З огляду на те, що можливе випадкове пошкодження інформації у процесі коригування, страхові копії можуть зніматися і з основного масиву, і з масиву коригування.

Страхові копії зберігаються деякий час, який попередньо не обумовлюється, а залежить від того терміну, протягом котрого виконуються коригування масиву. Такий спосіб зберігання страхових копій масивів дістав назву «зберігання інформації у поколіннях». Завжди зберігаються три покоління масиву. У літературі вони відомі як «дід», «батько», «син».

У разі зберігання в поколіннях, тільки-но зявляється четверта страхова копія, перша копія знищується. Отже, у системі завжди зберігаються лише три копії.

Наявність поколінь страхових копій дає змогу при пошкодженні інформації поновити її з мінімальними витратами.

Особливості використання оперативних масивів, їхні часті зміни призводять до того, що для оперативних масивів практично не виконуються операції змін значень атрибутів і знищення записів при веденні масивів. Такі зміни вводяться за рахунок додавання до масиву так званих сторніруючих записів - записів-змін. Відмінності можливі лише на АРМ при коригуванні планових даних, коли зміни спричинюються додатковою оцінкою стану виробництва. Наприклад, можна зменшити заплановану до випуску кількість деталей, якщо їх достатньо на складі готових деталей.

Найхарактерніший вид змін змісту оперативного масиву - додавання записів - виконується за тією самою схемою, що й первинне створення масиву. Інформація, яка додається, реєструється у тих самих документах, тим самим способом заноситься на машинний носій і контролюється, а потім дописується до основного масиву. Наприклад, інформація про виконані роботи обробляється щодобово і нагромаджується в масиві до кінця місяця.

При кожному поповненні оперативного масиву з нього знімається страхова копія. Щоб уникнути пошкоджень інформації в момент копіювання через вимкнення електроенергії, для оперативних масивів може зберігатися до трьох копій масивів, як у разі масивів НДІ.

Оперативні масиви звичайно не зберігаються на магнітному диску протягом тривалого часу, оскільки вони використовуються для отримання різних зведених показників і в первинному вигляді вдруге майже не використовуються. Тому для оперативних масивів окрім зазначених технологічних операцій необхідні й такі операції:

- створення архівних копій;

- знищення масиву або його очищення.

Архівні копії звичайно зберігаються протягом не менш як одного року і використовуються як довідки при проведенні ревізій, а іноді - для поновлення інформації. Такі копії створюються на знімних машинних носіях.

Знищення масиву або його очищення від застарілої інформації потрібне для зменшення кількості записів, що зберігаються, а також збільшення швидкості роботи з масивами. У противному разі з часом оперативні масиви стають громіздкими і непридатними для використання.

2. Обробка інформації з ціноутворення та прибутків

Проблема правильної оцінки матеріальних цінностей, витрат і зобовязань завжди була однією з ключових у бухгалтерському обліку. Як правило, в кожному окремому випадку для господарської операції є не менше двох варіантів оцінки суми операції. Наприклад, оцінка матеріалів за методами ЛІФО, ФІФО та ін., оцінка товарів за купівельними або продажними цінами тощо.

При відпуску запасів у виробництво, продаж та іншому вибутті в українському бухгалтерському обліку оцінка їх здійснюється за одним із таких методів:

- ідентифікована собівартість відповідної одиниці запасів;

- середньозважена собівартість;

- собівартість перших за часом надходження запасів (ФІФО);

- собівартість останніх за часом надходження запасів (ЛІФО);

- нормативні затрати; ціни продажу.

В умовах паперової бухгалтерії обліковець, формуючи обліковий запис, змушений обирати тільки один варіант оцінки, свідомо обмежуючи інформацію, яка могла б бути корисною для потреб управління. До того ж бухгалтер звичайно обирає не найбільш прийнятний з погляду економічної доцільності спосіб оцінки, а найменш трудомісткий.

В умовах компютеризації обліку є можливість відображати багатоваріантні оцінки, орієнтуватися в різних властивостях обєкта, якщо їх слід брати до уваги. Справді, сучасні компютерні програми бухгалтерського обліку мають кілька унікальних можливостей для здійснення оцінки. Насамперед, є можливість зберігати для одного обєкта аналітичного обліку (наприклад, товару) кілька реквізитів-ознак, які дають йому різнобічну характеристику. Такими реквізитами можуть бути і різні ціни цього товару (табл. 1).

Таблиця 1. Фрагмент компютерного довідника «Товари» програми «1С: Бухгалтерия 7.7»

Цікаво, що багато програм, наприклад «1С: Бухгалтерия 7.7», «Галактика 5.71» дозволяють динамічно міняти місцями значення облікової ціни та іншої ціни, що занесена в реквізит довідника. Наприклад, під час оприбуткування товару від постачальника використовується купівельна ціна, а під час формування накладної на відвантаження товарів покупцю - продажна.

На практиці бухгалтери використовують тільки один метод оцінки вибуття для всіх запасів. Однак положення (стандарт) бухгалтерського обліку №9 передбачає, що один метод оцінки має застосовуватися тільки для тих запасів, які мають однакове призначення й однакові умови використання. Застосування компютерних програм дозволяє використовувати найбільш оптимальний спосіб оцінки окремо для кожної групи запасів, не збільшуючи трудомісткості обліку.

Особливо важливе практичне значення мають можливості компютерних програм для оцінки товарів на торгових підприємствах. Історично більшість компютерних програм складського й оперативного обліку було створено для потреб оптової торгівлі. Роздрібна торгівля має ряд специфічних особливостей, яким у більшості програм приділяється мало уваги. Передовсім більшість торговельних програм розраховані на облік за собівартістю (за цінами придбання), тоді як у роздрібній торгівлі облік товарів ведеться за продажними цінами. Для роздрібної торгівлі характерні операції переоцінки й уцінки, зміна цін продажу по всьому підприємству, а також у кожній торговельній точці окремо, розрахунок ціни продажу на основі купівельної, кілька продажних цін на різні партії одного і того самого товару (партіонний облік).

Перелічимо особливості оцінки товарів, які мають програми, що досить ефективно автоматизують облік у роздрібній торгівлі, наприклад «Аспект», «БЭСТ», «1С: Торговля»:

- облік товарів ведеться за цінами продажу, при цьому також можливий облік у закупівельних цінах. Усі внутрішні операції (внутрішні переміщення, списання товару) здійснюються за цінами продажу;

- ціна на товар залежить від часу і може залежати від місця зберігання, партії та від інших ознак. Таким чином, на один товар може бути встановлено кілька цін, причому кожна із цих цін поширюється на суворо визначену кількість товару, а не на весь товар, як в оптовій торгівлі. В оптовій торгівлі також може встановлюватися кілька цін на один товар, але, на відміну від роздрібної торгівлі, ці ціни встановлюються на весь товар і наперед не відомо, яку кількість товару буде продано за однією ціною, а яку - за іншою. Програма може показати історію зміни ціни на товар у часі;

- програма забезпечує можливість проведення переоцінки або уцінки як усього товару, так і будь-якої його частини, при цьому формуються відповідні документи (акт переоцінки, акт про списання товару). Є можливість проведення переоцінки за прибутковим документом, визначення ціни продажу на підставі торгової націнки, переоцінки «заднім числом».

В умовах компютеризації обліку облік витрат на виробництво має бути нормативним. Основними завданнями розробки та впровадження нормативного методу обліку є підвищення рівня і ступеня деталізації нормування витрат, обчислення впливу зміни норм на величину фактичної собівартості, виявлення відхилень від норм за причинами, за місцями виникнення і центрами відповідальності. Технічно обґрунтоване, максимально диференційоване нормування витрат за видами, місцем формування витрат та обєктами калькулювання, системне виявлення й облік змін норм створюють необхідну і достатню інформаційну базу для управління собівартістю продукції і повязаними з нею іншими якісними показниками виробничо-фінансової діяльності підприємства. Як вважав проф. В.Б. Івашкевич, «…експлуатаційні можливості ЕОМ дозволяють без суттєвого збільшення трудомісткості обчислити нормативну, а в подальшому - планову і звітну калькуляції по всій номенклатурі продукції, що випускається, за кожною модифікацією виробу або видом використання» [8, с. 128-129]. При цьому немає необхідності виконувати всю сукупність розрахунків за кожним виробом, обчислювати і зберігати в базі даних результати таких розрахунків. Розрахунок нормативної собівартості виду продукції може проводитися за запитом шляхом вибірки, систематизації і підсумовування нормативів деталей та інших первинних елементів, які в нього входять.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів є можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у звязку із змінами норм на початок місяця і більш точно обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції.

Зазначимо також, що в компютерній бухгалтерії завдяки розширеним можливостям аналітичного обліку можливі побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності. Припустимо, необхідно деталізувати витрати по цехах, за видами продукції і видами витрат. Багаторівнева аналітика в одному розрізі в цьому разі не допоможе: підбивши підсумки, наприклад, по цехах, ми не отримаємо підсумків за видами продукції. У сучасних компютерних системах, наприклад, у програмах «1С: Бухалтерия 7.7», «Галактика 5.71» це завдання може бути вирішено таким чином:

- для кожного виробничого підрозділу відкривається окремий субрахунок рахунка 23;

- види витрат задаються окремим переліком аналітичних статей «витрати»;

- для деталізації за видами продукції використовується довідник «номенклатура».

Така схема калькуляції дозволить отримати інформацію: про витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу в конкретному підрозділі; про витрати за видами і групами продукції; про витрати за підрозділами; про витрати за видами витрат або за групами витрат (при цьому використовуються різні рівні аналітичного обліку).

Можливості організації аналітичного обліку доповнюються гнучкими засобами формування операцій, що дозволяють, наприклад, розносити загальновиробничі витрати пропорційно заробітній платі в основному виробництві.

Список літератури

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восто к, 2004. - 377 с.

6. Інформаційні системи в менеджменті [Text]: підручник / В.О. Новак, Ю.Г. Симоненко, В.П. Бондар, В.В. Матвєєв. - К.: Каравела: Піча Ю.В., 2008. - 616 с.

7. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці [Текст]: навчально-методичний посібник для самост. вивч. дисц. / Т.А. Писаревська, О.В. Городній; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана. - К.: КНЕУ, 2006. - 284 с.

8. Пономаренко, Л.А. Електронна комерція [Текст]: підручник / Л.А. Пономаренко, В.О. Філатов; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун-т. - К.: Київський нац. торг. - економ. ун-т, 2002. - 443 с.

9. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст]: навчальний посібник / М.І. Татарчук; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. - К.: КНЕУ, 2005. - 291 с.