МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САРАТОВСКОЙОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СПО
САРАТОВСКИЙ ТЕХНИКУМ ДИЗАЙНА ОДЕЖДЫ ИСЕРВИСА
Учебное пособие к курсу
«Технология хранения, поиска исортировки информации»
для студентов 1 курса
Автор:
А.В.Самохвалова –
преподаватель СТДОССаратов2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………..3
Необходимыетребования для изучения данной темы…………………4
Теоретические основыхранения, поиска и сортировки информации5
Основы работы………………………………………………………….6-7
Занятие 1…………………………………………………………………8-9
Занятие 2……………………………………………………………….10-11
Занятие 3……………………………………………………………….12-13
Списокиспользованных источников……………………………………14
ВВЕДЕНИЕ
Внастоящее время MicrosoftAccess уверенно занимаетлидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирующих под управлениемоперационной системой Windows.
Учебноепособие рассчитано на пользователей любой квалификации. Если вам еще недоводилось иметь дело с базами данных, внимательно ознакомьтесь стеоретическими положениями. Опираясь на имеющий опыт работы на компьютере, иследуя предложенной в этом пособие схеме изучения инструментальных средствпакета Access, вы очень скоросможете уверенно чувствовать себя в этой новой области.
Тема«Технологияхранения, поиска и сортировки информации» входит в программуизучения раздела «Информационные технологии». На ее изучение отводится 6 часов.При изучении данной темы студенты должны познакомиться с основнымивозможностями, предоставляемыми программой Accessи эффективно применять полученные базовые знания на практике.
НЕОБХОДИМЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ ДАННОЙ ТЕМЫ
/> Знатьи уметь выполнять основные манипуляции, связанные с мышью.
/> Уметьпереключать клавиатуру с латиницы на кириллицу и обратно.
/> Уметьзапускать операционную систему и завершать работу с ней.
/> Знатьсоставные части окна (зона заголовка, горизонтальное и ниспадающее меню, кнопкасистемного меню), варианты представления окна (пиктограмма, окно нормальногоразмера, полноэкранное окно). Уметь пользоваться соответствующими кнопками.
/> Уметьперемещать окно, изменять высоту и ширину окна при помощи мыши.
/> Уметьзапускать и закрывать программу.
/> Уметьустанавливать текстовый курсор в место ввода текста;
/> Знатьосновные элементы диалогового окна (командные кнопки, переключатели, полявыбора, списки, поля ввода, и т. д.) и уметь с ними работать.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
Основоймногих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем)являются базы данных.
Базаданных (БД) — организованная совокупность данных, предназначенная длядлительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления ииспользования.
Базаданных представляет собой информационную модель определенной предметнойобласти.
Классификациябаз данных возможна по характеру информации: фактографические и документальныеБД; по структуре данных: иерархические, сетевые, реляционные БД; по способухранения данных: централизованные и распределенные БД.
РеляционныеБД (РБД) – наиболее распространенный тип баз данных, использующий табличноепредставление данных.
Основныепонятия организации данных в РБД: таблица, поле, тип поля, главный ключтаблицы.
Программноеобеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется системойуправления базами данных – СУБД.
Основныедействия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД:
/> созданиеструктуры БД;
/> заполнениеБД информацией;
/> изменение(редактирование) структуры и содержания БД;
/> поискинформации в БД;
/> сортировкаданных;
/> защитаБД;
/> проверкацелостности БД.
ОСНОВЫ РАБОТЫ
СУБДMicrosoft Access(MS Access)относится к системам, ориентированным на пользователя. Она позволяетпользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действияс базой данных: создание БД, редактирование и манипулирование данными. MSAccess работает воперационной среде Windows,может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети.С помощью Access создаются и эксплуатируютсяличные базы данных (иногда говорят – «настольные»), а также БД организаций сотносительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленныхинформационных систем MSAccess не годится.
Запускпрограммы
Программазапускается одним из следующих способов:
1. КомандаПуск /> Программы/> MSAccess
2. Ярлыкна Рабочем столе /> MSAccess
СредаAccess имеетинтерфейс, характерный для Windows-приложений,и включает в себя следующие составляющие (сверху вниз): титульную строку скнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле истроку состояния. На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранномурежиму работы. Как в любом приложении, в Accessсуществует иерархия режимов. Данные, с которыми работает СУБД, также могут бытьвыстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне такой иерархиинаходятся основные объекты MSAccess. К ним относятся:таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Таблица– это главный тип объекта. Объекты, составляющие таблицу, — записи и поля.Свойства элементов таблицы определяются типами полей, форматами полей инекоторыми другими параметрами.
Запрос– результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления,удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляетсяв табличном виде.
Форма- это вспомогательный объект, создается для дополнительного удобствапользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.
Отчет– это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный наосновании информации, содержащейся в таблицах и запросах.
Страницы,макросы и модули являются объектами повышенной сложности и при начальномзнакомстве с MSAccess могут неиспользоваться
ЗАНЯТИЕ 1
Тема: Работа с СУБД: создание простейшей базы данных
Теоретическийматериал
/>Режимы работыСУБД Access многообразны.Иерархия режимов реализована через главное меню. Есть режимы общего характера:работа с файлами (меню Файл); работа с буфером обмена (меню Правка); режимнастройки среды (меню Вид); справочный режим (меню Справка). Однако основнымрежимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой ФайлСоздать базу данных или Файл Открыть базу данных. Поскольку база данныххранится в файле, в первом случае система потребует задать имя и место храненияфайла, а во втором случае – указать на существующий файл с базой данных.
Послераскрытия на экране окна базы данных становятся доступны подрежимы работы сосновными объектами Access:таблицами, запросами, формами, отчетами и т.д., которые инициируются открытиемсоответствующих закладок в окне. В каждом из этих режимов можно выбрать одну изтрех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать. Команда Открыть позволяетпросмотреть объект, а команда Конструктор – просмотреть или изменить структуруобъекта.Если соответствующий объект еще не создан, то активной является только командаСоздать. СУБД предлагает воспользоваться 3 способами создания соответствующегообъекта:
1. врежиме конструктора (самостоятельно выбираются поля) – самый сложный
2. спомощью мастера (следуя указаниям мастера, заполняются соответствующие поля) –самый простой способ;
3. путемввода данных.
Практическая работа № 1
Тема: Работа с СУБД: создание простейшей базы данных
1. Цель работы:
1.1. Освоениеприемов создания простейшей базы данных
2. Задание:
2.1 Запуститьпрограмму ACCESS.
2.2 Познакомитсяс Рабочим столом.
2.3 Вновом файле создать базу данных «Студентов» своей группы, в которой должнысодержаться следующие сведения: Фамилия, Имя, Отчество, Адрес проживания, Родители,Номер студента, Специализация. (количество записей не менее 5)
2.4 Сохранитьполученные результаты в своей папке как файл с именем: база_№ варианта
2.5 Закрытьпрограмму.
3 Приборы и материалы:
3.1 Исходныеданные
3.2 ПК
4 Контрольные вопросы:
4.1 Каквойти в программу?
4.2 Сколькоспособов создания базы данных вам известно?
4.3 Какиминструментом вы создали базу данных?
5 Порядок выполнения работы:
5.1 Получитьзадание
5.2 Выполнитьзадание
5.3 Получитьрезультаты. Полученные результаты оформить в отчете
5.4 Ответитьна контрольные вопросы
5.5 Сделатьвыводы.
Занятие 2
Тема: Сортировка и поиск записей в СУБД.
Теоретическийматериал
Дляпоиска определенной записи следует воспользоваться командой «Правка» — «Найти»или щелкнуть на кнопке «Найти» панели инструментов. Откроется диалоговое окно«Поиск и замена» с активной вкладкой «Поиск». Сортировка позволяет изменитьпорядок следования записей в таблице и отображать их с учетом значенийнекоторого определенного поля. Самый простой способ отсортировать записитаблицы – воспользоваться командой «Сортировка». Доступ к ней можно получитькак через главное меню команда «Записи» — «Сортировка», так и с помощью кнопок«Сортировка по возрастанию» и «Сортировка по убыванию», расположенных на панелиинструментов «Таблица в режиме таблицы».Чтобы восстановить первоначальныйпорядок размещения данных в представленной таблице нужно воспользоватьсяпунктом меню «Записи» и выбрать команду «Удалить фильтр», но это будет работатьпри условии, если данные после изменения не сохранялись.
Практическая работа № 2
Тема: Сортировка и поиск записей в СУБД.
1. Цель работы:
1.1. Освоениеприемов по сортировке и поиску записей в базе данных
2. Задание:
2.1. Войтив программу ACCESS
2.2. Открытьсвой файл с именем: база_№ варианта.
2.3. Найтизаписи.
2.4. Отсортироватьзаписи.
2.5. Закрытьпрограмму.
3. Приборы и материалы:
3.1. Исходныеданные
3.2. ПК
4. Контрольные вопросы:
4.1. Какиедействия нужно совершить, чтобы восстановить первоначальный порядок размещениязаписей в таблице?
4.2. Какоеполное имя у вашего файла?
4.3. Какиеспособы сортировки данных вам известно?
5. Порядок выполнения работы:
5.1. Получитьзадание.
5.2. Найтизаписи в базе данных (опишите последовательность своих действий)
5.3. Отсортироватьзаписи в базе данных (опишите последовательность своих действий)
5.4. Ответитьна контрольные вопросы
5.5. Сделатьвыводы
Занятие 3
Тема:Работас СУБД: создание запросов и отчетов.
Теоретическийматериал
Действия,выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называютсяманипулированием данными. К ним относятся выборка данных по некоторым условиям,сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных. Выполнение этихдействий производится с помощью запросов. Запросы могут не только находить необходимыеданные из таблиц, но и производить некоторый анализ данных.
Запрос– это команда на выполнение определенного вида манипулирования данными.
Существуетуниверсальный язык, на котором формулируются запросы во многих СУБД. Онназывается SQL – структурированныйязык запросов. Проще формировать команду запроса с помощью конструкторазапросов. Чтобы сделать запрос в базе данных нужно в открытом окне выполнитьследующие действия: Запросы — выбрать способ создания запроса, (например, спомощью мастера) — выбираются поля запроса — записывается имя запроса — готово.Отчеты обеспечивают вывод на экран или бумажный носитель информации из базыданных в наиболее удобном для восприятия и работы виде. Они могут содержатьданные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными,так и многостраничными. Записи, отображаемые в отчете можно отсортировать поодному или нескольким полям. Для создания отчета нужно проделать те жедействия, что и для запроса, выбрав вкладку Отчеты.
Практическая работа № 3
Тема:Работа с СУБД.Создание запросов и отчетов.
1 Цель работы:
1.1 Освоениеприемов по созданию запросов и отчетов в базе данных
2 Постановка задачи:
2.1 Войтив программу ACCESS
2.2 Открытьсвой файл с именем: база_№ варианта
2.3 Выполнитьзапрос по категориям
2.4 Выполнитьотчет по категориям
2.5 Сохранитьполученные результаты
2.6 Закрытьпрограмму
3 Приборы и материалы:
3.1 Исходныеданные
3.2 ПК.
4 Контрольные вопросы:
4.1 Чтотакое запрос?
4.2 Каксделать запрос в данной программе?
6.2. Чемнужно воспользоваться, чтобы сделать отчет?
6.3. Какиевиды отчетов предлагает сделать данная программа?
5 Порядок выполнения работы:
5.1 Получитьзадание
5.2 Выполнитьзадание
5.3 Получитьрезультаты. Полученные результаты оформить в отчете
5.4 Ответитьна контрольные вопросы
5.5 СделатьвыводыСПИСОКИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. О.В.Ефимова, М.В. Моисеева, Ю.А. Шифрин, Практикум по компьютерной технологии.Упражнения, примеры и задачи, М., ABF,2005г.
2. И.Г.Семакин, Е.К. Хеннер, Информатика. 11 класс – М., БИНОМ, 2006 г.
3. Т.В.Тимошок, MicrosoftAccess 2002, — М, Вильямс,2004г.