Министерствообразования и науки Республики Казахстан
Казахстанскийинженерно-технологический университет
Кафедра«Вычислительная техника, автоматизаций и телекоммуникации»
КУРСОВАЯ РАБОТА
Проектированиебазы данных «Отдел кадров»
Выполнил: студент 4-гокурса.
ВТиПО з/о
Проверила:
препод. Бекназарова У.О.
Алматы 2010г.
Содержание
Введение. 3
1. Определение предметнойобласти. 4
1.1 Назначение информационнойсистемы… 4
1.2 Характеристика документов иатрибутов предметной области. 4
2. Проектированиеинформационной системы… 8
2.1 Построение инфологическоймодели. 8
3. Объекты базы данныхMicrosoft Access. 9
3.1 Таблицы… 9
3.2 Запросы… 13
3.3 Создание форм. 16
3.4 Создание отчетов. 18
Заключение. 19
Список использованнойлитературы… 20
Введение
Базы данных — это совокупность структур, предназначенныхдля хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющихуправление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблицас данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом.Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять илиизменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которыемогут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения изаканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разныхзаписей образуют столбец таблицы.
Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данныедругой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылкина справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этомзаписи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того жепроизводителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.
Другие модули базы данных предназначены для обработкиинформации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборкаданных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены дляформатированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (какправило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками,пунктами и подпунктами.
Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базуданных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно испособы их создания, намного сложнее. В данной курсовой работе будутрассмотрены лишь некоторые из них.
1. Определение предметной области
В отделе кадров хранится, и обрабатывается информация обовсех сотрудниках организации. Информация по каждому сотруднику заносится в базуданных. При оформлении на работу каждый сотрудник получает свой индивидуальныйкод. В базе данных регистрируется следующая информация: фамилия, имя, отчество,дата рождения, место проживания, номер паспорта, информация об образовании(включая номер аттестата и/или номер диплома), должность, размер заработнойплаты, контактный телефон, имя супруга, количество отработанных часов.
/>/>
1.1 Назначение информационнойсистемы
Информационная система предназначена для решенияследующих задач:
возможности редактирования, добавления, хранения иудаления данных;
получения списка сотрудников имеющих высшее образование;
список всей базы;
поиск сотрудников по табельному номеру;
вывод информации о сотрудниках и всей организации;
вывод информации о заработной плате сотрудников;
вывод отчета о количестве отработанных часов по каждомусотруднику;
/>/>/>/>/>/>1.2 Характеристика документови атрибутов предметной области
При оформлении нового сотрудника в карточку «сотрудник»вносится следующая информация: фамилия, имя, отчество сотрудника, номерпаспорта, должность. Все поля карточки являются обязательными к заполнению.Форма данного документа изображена ниже:
Личная карточка сотрудника
Код сотрудника ___________
Номер паспорта___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Должность_______________
В карточку «контактная информация» вносятся следующиеданные: личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, адрес, домашний телефон.Поля код сотрудника, фамилия, имя, отчество и адрес являются обязательными.Поле домашний телефон заполняется по желанию сотрудника. Документальноеоформление карточки «контактна информация» представлено следующим образом:
Контактная информация
Код сотрудника ___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Должность________________
Адрес____________________
Домашний телефон________
В карточку «личная информация» вносятся следующие данные:личный код сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата рождения, имя супруга. Всеполя, кроме поля «имя супруга» являются обязательными к заполнению. Данная карточкаимеет следующий вид:
Личная информация
Код сотрудника ___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Дата рождения____________
Имя супруга______________
В карточке «образование» указываются: личный код сотрудника,фамилия, имя, отчество, наличие образования (высшее/среднее), номер аттестата,номер диплома. Все поля, кроме поля «№ диплома» заполняются обязательно. Поле«№ диплома» заполняется при наличии у сотрудника высшего образования. Данаформа выглядит следующим образом:
Образование
Код сотрудника ___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Образование______________
№ аттестата_______________
№ диплома_______________
Карточка «заработная плата» заполняется сотрудникомотдела кадров по следующим параметрам: код сотрудника, фамилия, имя, отчество,размер заработной платы (указывается цифрами) и имеет следующее документальноеоформление:
Заработная плата
Код сотрудника ___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Зарплата_________________
Документ «рабочее время» является табелем учета рабочеговремени сотрудников. Заполняется работником отдела кадров один раз в неделю.Здесь указываются: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, неделя, количествоотработанных часов в неделю. Поле «неделя» заполняется цифрами (1,2,3,4).
Рабочее время
Код сотрудника ___________
Имя_____________________
Отчество_________________
Фамилия_________________
Неделя___________________
Количество часов_________
/>/>/>/>/>/>2. Проектированиеинформационной системы
/>/>/>/>/>
2.1 Построение инфологическоймодели
В соответствии с описанием предметной области можновыделить такие информационные объекты как личная карточка сотрудника(сотрудник), контактная информация, личная информация, образование, заработнаяплата, рабочее время. Отобразим эти объекты на диаграмме «сущность-связь»,выявим и изобразим на диаграмме связи между объектами и атрибуты объектов.Полученная диаграмма показана на рис. 1. Идентифицирующие (ключевые) атрибутыинформационных объектов на рис. 1 обозначены подчеркиванием. Мощности связеймежду сущностями обозначены на концах соответствующих линий: цифра “1” означает, что в данном информационном объекте связанному объекту отвечает ровно одна запись. Связимежду объектами относятся к типу «один к одному».
/>
Рис. 1. ER-диаграмма предметной области
/>/>/>/>/>
3. Объекты базы данных MicrosoftAccess
/>/>/>/>/>
3.1 Таблицы
Средствами Microsoft Access созданы следующие таблицы:сотрудники, контактная информация, личная информация, образование, заработнаяплата, рабочее время.
С помощью мастера таблиц можно создавать некоторые частовстречающиеся структуры данных. Чтобы создать таблицу данных, предназначеннуюдля хранения списка людей, которые работают в организации, необходимо выполнитьследующие действия:
Запустить Microsoft Access, выполнив соответствующуюкоманду меню Пуск > Программы (Start > Programs).
В появившемся в области задач приложения окне Созданиефайл? (New File) в разделе Создание (New) щелкнуть на пункте Новая база данных(Blank Access Database). Откроется окно диалога Файл новой базы данных (FileNew Database).
Выбрать для размещения новой базы данных папку. В полеИмя файла (File Name) введите имя. Затем щелкните па кнопке Создать (Create).
Щелкнуть на кнопке Таблицы (Tables).
Чтобы запустить мастер создания таблиц, дважды щелкнутьна значке Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard).
В первом окне мастера нужно указать подходящую структуруи выбрать в ней необходимый набор полей.
Выбрать положение переключателя Деловые (Business).
В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выбратьнеобходимые пункты, которые будут являться названиями столбцов таблицы.
Щелкнуть на кнопке со стрелкой вправо, чтобы добавитьвыбранное поле в структуру создаваемой таблицы.
Щелкнуть на кнопке Далее (Next).
В поле второго окна мастера введите слово, которое будетиграть роль имени таблицы. Затем щелкните на кнопке Далее.
11. В третьем окне мастера щелкните на кнопке Готово(Finish). Мастер сгенерирует таблицу и откроет ее в режиме ввода данных.
Если во втором окне осталось выбранным положениепереключателя Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, Set APrimary Key For Me), Access добавляет в таблицу дополнительное ключевое поле,которое играет роль уникального идентификатора записей.
Далее таблица заполняется самостоятельно.
Конструктор таблиц предназначен для задания и измененияструктуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодносложные таблицы с полями любого типа. Для создание таблицы в режиме конструкторанеобходимо выполнить следующие действия:
Щелчком на кнопке Окно базы данных (Database Window)переключиться на список таблиц базы данных.
Дважды щелкнуть на значке Создание таблицы в режимеконструктора (Create Table In Design View). Окно конструктора состоит из двухчастей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойствавыделенного поля.
Введите слово, которое будет играть роль названия новогополя.
Щелкните на ячейке Тип данных (Data Type) первой строкисписка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру иразмер данных. Далее таким же образом заполняются все поля таблицы.
Нужно добавить индексированное поле и назначить егоключом, идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы,отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки,позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимомуиндексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — этоспециальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны бытьуникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что приотсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавитьключевое поле.
Добавляем поле Ключ и назначаем ему тип Счетчик(AutoNumber). Такой тип данных избавляет пользователя от необходимости вводазначений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальныхзначений. Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле(Primary Key).
На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающийособый статус поля.
Щелкнуть на кнопке закрытия окна конструктора.
Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы.В ответ щелкнуть на кнопке Да.
Ниже приводится содержимое таблиц, созданных в базеданных «Отдел кадров».
/>
/>
/>
/>
/>Связь таблиц
Для создания связи между таблицами, выполняем следующиедействия:
1. Поместить указатель мыши на пункт Код сотрудникатаблицы Сотрудники.
Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Кодсотрудника Образование.
В открывшемся окне диалога щелкнуть на кнопке Создать.Связь появится автоматически.
4. Установить флажок «Обеспечение целостности данных». Этотрежим не позволит Access оставлять в таблице Образование записи, для которыхнельзя подобрать запись таблицы Сотрудники с подходящим значением поля Кодсотрудника.
5. Щелкнуть на кнопке ОК. Закрыть окно Схема данных.
3.2 Запросы
Запросы являются инструментом поиска и структурированияданных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборкуопределенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом.В результате вы получаете подмножество информационного множества исходныхтаблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объеминформации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяетсущественно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, гдеосновные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяетуменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.
Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Accessвключен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построениязапроса. Давайте с помощью этого мастера выполним выборку информации из таблицбазы данных Контакты. Access построит запрос и выполнит его. Запуск запросаформирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблицявляется то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлятьв соответствии с изменением информации источников данных запроса. Мастерзапросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложитьдополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов,обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложныхусловий отбора данных.
В нашем случае условие отбора инициирует получение изтаблицы Сотрудник полей Фамилия и Должность, а также поля Образование и №диплома таблицы Образование. Таблицы Сотрудники и Образование связаны междусобой через поле Код сотрудника, при этом Сотрудники является главной таблицей,а Образование — подчиненной. В поле условие (в режиме конструктора) ставим условие«высшее» в столбце образование. В результате данного запроса выводятся фамилиисотрудников имеющих высшее образование.
Запрос «сотрудники с 40-часовой рабочей неделей»формируется следующим образом. В режиме конструктора выбираем таблицы«сотрудники» и «рабочее время». Из таблицы «сотрудники» выбираем поля «кодсотрудника», «фамилия», «должность». Из таблицы «рабочее время» — поле«количество часов». В условии задаем «40». В результате данного запросавыводится список сотрудников работавших по 40 часов в 1 неделе месяца.
Так же формируем статистический запрос «средняязаработная плата», который рассчитывает размер средней заработной платы поорганизации. Для этого в режиме конструктора выбираем таблицу «зарплата»переносим один параметр «зарплата» и вводим дополнительное поле групповаяоперация и выбираем значение Аvg. Сохраняем запрос. Расчет средней зарплатыпроисходит автоматически. Другие доступные групповые операции представлены втаблице 1.
Таблица 1. Групповые операцииНазвание Функция Условие(Where) Режим задания условия отбора для поля, но которому не выполняется группировка. Access автоматически делает такое поле скрытым Выражение (Expression) Вычисляемое поле, значение которого рассчитывается по сложной формуле Group By Поле, определяющее группу записей, по которой вычисляются статистические параметры. К одной группе относятся все записи, для которых значения поля с режимом Group By (Группировка) одинаковы Last Последнее значение в группе First Первое значение в группе Var Вариация значений поля StDev Стандартное отклонение величин ноля от среднего Count Количество записей, соответствующее ноле которых не содержит величины Null Мах Максимальное значение Min Минимальное значение Avg Среднее значение поля Sum Сумма значений поля по всем записям
Результат запросов в базе данных представлен ниже.
/>
/>
3.3 Создание форм
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить наэкране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться наконкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации,могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
Мастер форм позволяет сберечь время и быстросконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. Недостаткомформ, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержатпояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля болееудобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяетпередвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных инастраивать любые другие параметры формы.
При открытии конструктора форм на экране появляетсяпанель элементов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различныеобъекты, типы которых перечислены в таблице 2. Элементы управления форм иотчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и вконструкторе отчетов.