Кафедра економічної кібирнетики
Контрольнаробота
Здисципліни:
“Системиобробки економічної інформацій ”
Класифікація,склад та зміст типових технологічних операцій
Зміст
1. Питання №26. Операція: поняття, класифікація, складта зміст типових технологічних операцій та організація їх виконання векономічних інформаційних системах
2. Практичне завдання
Список використаної літератури
1.Питання №26. Операція: поняття, класифікація, склад та зміст типовихтехнологічних операцій та організація їх виконання в економічних інформаційнихсистемах
Операція – цекомплекс дій з інформацією та її носіями, які виконуються на одному робочомумісці.
Виділення окремихдій в одну технологічну операцію умовне. На виділення технологічних операційможуть вплинути різноманітні фактори. Серед них найчастіше зустрічаються:
1) Особливості технічнихпристроїв та програмних засобів, які використовуються для обробки інформації.
2) Кваліфікація персоналу, якийобробляє інформацію.
3) Розподіл обов'язків міжпрацівниками.
4) Переривання процесу обробкиінформації на ЕОМ через потребу виконати додаткові та допоміжні дії.
Наприклад,перенесення даних на магнітну стрічку може виконуватися за допомогоюспеціального пристрою – ЄС-9004. Особливості такого пристрою дають змогупереглядати набрані на клавіатурі дані на екрані дисплея, тому можливевиділення операцій переносу та контролю даних на магнітній стрічці.
Перенесення данихна магнітну стрічку за допомогою пристрою ЄС-9001 не дає змоги відразупереглядати інформацію, яка набирається, тому виокремлюються дві операції:перенесення даних на носій інформації і контроль такого перенесення задопомогою інших пристроїв.
Якщоспостереження за роботою операторів показують, що вони припускаються багатьохпомилок при наборі даних, то в такому разі перенесення даних і відповіднийконтроль доручають різним операторам навіть тоді, коли технічний пристрійдозволяє одночасно виконувати набір даних і контролювати його. У такій ситуаціївирізняють окремі технологічні операції перенесення даних на машинний носій іконтролю такого перенесення.
Розподілобов'язків між економістами може вплинути на виділення технологічних операційна АРМ. АРМ бухгалтера може виконувати облік заробітної плати та облікматеріалів. У бухгалтерії такі ділянки обліку звичайно закріплені за окремимибухгалтерами, тому і на АРМ їх функції відповідають окремим технологічнимопераціям. Можливі операції перенесення даних на жорсткий магнітний дискдокументів з обліку заробітної плати і операція з перенесення на гнучкиймагнітний диск документів з обліку матеріалів.
Перериванняпроцесу обробки даних на ЕОМ особливо характерне для АРМ. Робота на АРМбудується за принципом вибору тієї чи іншої функції обробки інформації. Кожнепереривання процесу обробки для вибору функції може бути основою длявиокремлення технологічних операцій.
У ряді випадківпереривання обробки може бути пов'язане з установленням інших машинних носіївінформації, виконанням тих чи інших дій за допомогою пакетів програмнихзасобів, які не є складовою програмного забезпечення конкретного розрахунку,копіюванням інформації по каналах зв'язку і т.ін. Ці переривання дають змогурозбити процес обробки інформації на окремі операції.
Технологічніоперації за призначенням поділяються на виконавські та контрольні. Виконавськіоперації змінюють значення атрибутів або форму подання інформації. Контрольніоперації звичайно не змінюють значень атрибутів і форми подання інформації, алише перевіряють правильність виконавських операцій. Іноді контрольні операціїможуть змінювати форму подання інформації (звичайно – це друкування інформаціїна папері), але лише з метою контролю. Ця нова форма подання інформації нідебільше не використовується.
За ступенеммеханізації операції поділяються на ручні, машинно-ручні (автоматизовані) таавтоматичні. Сама назва виду операції пояснює особливості її виконання. Вавтоматичних операціях може бути невелика кількість ручної праці. Наприклад,автоматична операція обробки інформації на ЕОМ може містити ручні дії зівстановлення машинних носіїв інформації, підготовки пристроїв до роботи тощо.
Зафункціонально-часовими характеристиками операції поділяються на операції зборута реєстрації інформації, передавання її на обробку, підготовки машиннихносіїв, обробки, видачі результатів, розмноження результатів.
Кожнатехнологічна операція може бути віднесена до того чи іншого класу операцій закожною з ознак класифікації. Наприклад, операція перенесення даних на магнітнустрічку – це виконавська операція, операція машинно-ручна, операція підготовкимашинних носіїв.
Технологічнийпроцес обробки інформації – це сукупність взаємозв'язаних операцій, яківиконуються над інформацією у певній послідовності.
Технологічніоперації у технологічному процесі можуть поєднуватися по-різному. Це визначаєтип технологічного процесу: операційний, предметний, змішаний.
В операційномутехнологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або кількаспоріднених операцій (частіше одна) з обробки будь-яких видів інформації.Наприклад, за робітником закріплюється операція перенесення інформації на«вінчестер» ПК та операція контролю такого перенесення. Цей робітник вводитимев ПК інформацію з усіх використовуваних документів.
У предметномутехнологічному процесі за окремими працівниками закріплюється одна або кілька(частіше кілька) операцій з обробки інформації одного виду (або з одногодокумента). Наприклад, за робітником закріплюються операції щодо вводу в ПЕОМ,контролю вводу, обробки та видачі результату з обліку видачі матеріалів зіскладу.
У разі змішаноготипу побудови технологічного процесу частина операцій виконується заопераційним типом, а частина – за предметним. Наприклад, на АРМ бухгалтера ввідінформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахуваннязаробітної плати – другий, а обробку інформації і видачу результатів по всіхділянках бухгалтерського обліку – третій.
Кожний з цихтипів організації технологічного процесу має свої недоліки і свої переваги.Операційний тип дає змогу підвищити продуктивність праці, а предметний –достовірність даних. Змішаний технологічний процес має недоліки і переваги обохтипів. Які з них домінуватимуть, залежить від обсягів інформації, якапереробляється, кваліфікації працівників і т.ін.
Операції можутьвиконуватися послідовно та паралельно. При послідовному виконанні кожнанаступна операція на почнеться, поки не закінчиться попередня, при паралельному– кілька з них можуть виконуватись одночасно.
Звичайно втехнологічному процесі вирізняють три етапи: первинний, підготовчий таосновний. На первинному етапі виконується збір, реєстрація інформації та передачаїї на обробку. На підготовчому етапі відбувається перенесення інформації намашинні носії та контроль такого перенесення. На основному етапі з допомогоюЕОМ обробляється інформація і видаються результатні зведення. Статистикапоказує, що коли трудомісткість всього технологічного процесу взяти за 100 %,то на первинний етап припадає 50 %, на підготовчий – 35 %, а на основний – 15%.
Реальнітехнологічні процеси можуть або не мати окремих етапів (первинного іпідготовчого), або суміщати деякі етапи. Наприклад, за наявності на складі АРМодночасно з виписуванням прибуткового ордера формується машинний носійінформації, тому в технології обробки інформації за зведеним обліком матеріаліввідсутній підготовчий етап – він суміщається з первинним. При розглядітехнології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутністьпервинного і підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюється тим, щобухгалтерський баланс складається на підставі результатів обробки інформації наЕОМ, які вже записані на машинні носії.
Операції кожногоетапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічнийпроцес. Традиційно розглядають два технологічні процеси: 1) збору, реєстраціїта передачі даних на обробку; 2) обробки даних. Це пояснюється тим, щоздебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі дватехнологічні процеси розділені територіально і в часі. Наприклад, на складіінформація про рух матеріалів реєструється у первинних документах, а вбухгалтерії вона обробляється.
Операції зборута реєстрації інформації
Технологічнийпроцес обробки інформації починається з її збору та реєстрації. Збір інформації– це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягівтієї або іншої господарської операції. Реєстрація – це занесення зібранихвідомостей на носій інформації. Практично завжди збір та реєстрація пов'язаніодне з одним. Немає сенсу збирати інформацію, не реєструючи її.
Збір інформаціїможе виконуватися вручну, автоматизовано або автоматично. Автоматизований збірвиконується за допомогою вимірювальних приладів (наприклад, електронні ваги).Автоматичний збір виконується за допомогою спеціальних приладів, до якихпідімкнені різні датчики та обчислювальна техніка (наприклад, системаавтоматичних телефонних станцій дає змогу фіксувати без втручання людинипочаток і кінець міжміської розмови).
Реєстраціяінформації також може виконуватись у трьох варіантах: автоматичному,автоматизовану та ручному.
Ручна реєстрація –це виписування первинних паперових документів, а автоматизована (машинно-ручна)– це виписування первинного документа за допомогою технічного пристрою, яке дужечасто доповнюється паралельним формуванням машинного носія. У разіавтоматичного збору інформації вона найчастіше автоматично реєструється. Лишеіноді є потреба знати та записати показники приладів вручну.
Розглянемоприклади збору та реєстрації інформації в різних варіантах. Якщо на складнадійшов матеріал, то прибутковий ордер можна виписати вручну або за допомогоюзасобів обчислювальної техніки (наприклад, ПЕОМ). Для виписування ордеранеобхідно обчислити кількість одержаного матеріалу. Якщо матеріал вимірюється вштуках, то його можна просто передивитися і полічити – це ручний варіант зборуінформації. Виписування після цього прибуткового ордера – це ручний варіантреєстрації.
Якщо матеріалвимірюється в кілограмах і являє собою рідину, то його необхідно виміряти улітрах за допомогою або лінійки, або спеціальної тари, визначити густину рідиниза допомогою спеціального приладу і обчислити її кількість за допомогоюкалькулятора – це автоматизований варіант збору інформації. Виписування післяцього прибуткового ордера за допомогою ПЕОМ (наприклад, на АРМ комірника набірінформації на клавіатурі та друкування її на принтері) – це автоматизованийваріант реєстрації.
Коли напідприємстві існує система, що реєструє прихід і вихід робітників з роботи (дієспеціальний пристрій, куди кожний робітник, минаючи прохідну, вставляє своюперепустку), тобто дає змогу обчислити час перебування кожного з них на роботі,то це – автоматичний варіант збору інформації. Ще один приклад автоматичноїреєстрації інформації – це реєстрація депутатів парламенту на засіданнях.Кожний депутат має картку, яка його ідентифікує. Ця картка вставляється вспеціальний пристрій, який і фіксує наявність депутата на місці. Автоматичнозареєстрована інформація звичайно заноситься на машинний носій самимреєструвальним пристроєм – це автоматичний варіант реєстрації.
Коли виписуютьсяпервинні документи, реєстрація інформації може містити не одну, а кількаоперацій. Це пояснюється необхідністю надати документу юридичної сили та зіснуючим на підприємстві документообігом. Наприклад, виписування накладної навидачу матеріалів може складатися із таких операцій:
1) Заповнення заявки в підрозділіпідприємства про необхідність одержання матеріалів.
2) Візування заявки у відділіматеріально-технічного постачання.
3) Виписування накладної вбухгалтерії на підставі заявки.
4) Відмітка у накладній провидачу матеріалу на складі.
У разімашинно-ручного варіанта реєстрації інформації у місці виникнення інформаціїмає міститися пристрій, який дає змогу зареєструвати інформацію. Якщо при цьомуформується машинний носій, то відразу потрібно контролювати правильністьзанесення інформації на нього. Методи контролю можуть бути ті самі, щозастосовуються при підготовці машинних носіїв. Вони залежать від умов тавикористовуваних технічних пристроїв.
При реєстраціїінформації у первинний документ без формування машинного носія пізнішенеобхідно виконати трудомісткі операції підготовки машинних носіїв. Тому інодівикористовують так звані машинно-зчитувані документи. До цих документівінформація заноситься спеціальним чином і далі зчитується особливим пристроєм.Складність заповнення таких документів і необхідність застосування спеціальнихпристроїв не дають змоги широко використовувати їх. Приклад машинно-зчитуваногодокумента– індекси на конвертах, бланки перепису населення.
Останнім часомз'явився ще один варіант машинно-зчитуваного документа – спеціальні символи наупаковці товару. Широке розповсюдження штрих – кодів на упаковці товарупризвело до розробки спеціальних сканерів, які досить легко дозволяють зчитатитоварний код. Наявність спеціальних касових апаратів із вбудованою БД протовари дозволяє застосовувати штрих-код для вводу інформації про рух товарів.
Операціїпередачі інформації на обробку
Якщо операціязбирається і реєструється не в місці її обробки, то постає потреба їїпередання. Порядок передання інформації на обробку залежить від типу носіяінформації та наявності технічних пристроїв і якості носіїв інформації, якіпередаються.
Якщо інформаціяреєструється в документах, то передача їх на обробку виконується кур'єромвручну. Якщо документів багато, то вони обов'язково за ознаками спорідненихгосподарських операцій комплектуються в пачки. Пачка документів здебільшогомістить не більш як 150 документо-рядків. Пачки зшиваються або жорсткозакріплюються, щоб запобігти втратам документів. На кожну пачку виписуєтьсясупровідний ярлик, який містить дату складання пачки, кількість документів уній, прізвище складальника пачки і т.ін. Коли пачки приймаються в місцяхобробки інформації, вони реєструються в спеціальних журналах.
Наприклад, кожниймайстер цеху наприкінці зміни подає рапорт про виробіток у виробничо-диспетчерськийвідділ цеху. Цей відділ збирає всі рапорти, комплектує їх у пачку, виписуєсупровідний ярлик і передає до обчислювального центру.
Якщо на обробкупередаються машинні носії, то вони можуть
вкладатись у спеціальну тару. На носій прикріплюється ярлик з
відомостями про те, звідки і яка інформація передається.
На невеликихпідприємствах, де мала кількість підрозділів та персоналу, ярлики можуть невиписуватись. У такому разі особа, яка передає інформацію, сама відповідає заїї зберігання. У присутності цієї особи знімається копія з машинного носія абоінформація з документа переноситься на машинний носій. Самі документи або носіїповертаються негайно.
Якщо інформаціяпередається по каналах зв'язку, то особлива увага приділяється достовірності прийнятоїінформації, оскільки перешкоди у каналах зв'язку можуть змінити символи, якіпередаються. Для контролю правильності передачі використовуються різні методи,які можуть призвести до виникнення спеціальних технологічних операцій. Середтаких методів слід назвати:
1) Подвійну передачу з наступнимпорівнянням двох варіантів прийнятої інформації.
2) Передачу додатковоїконтрольної інформації: контрольних підсумків та розрядів. Підсумки й розрядиможуть підраховуватись за окремим символом, атрибутом, записом.
Спеціальніконтрольні розряди можуть бути введені в будь-які коди. Завдяки цьому вдаєтьсяперевірити правильність передачі коду.
Сучасні технічнізасоби здебільшого автоматично виконують необхідний контроль, тому контролькоректності передачі інформації по каналах зв'язку не виділяється в окремутехнологічну операцію. В таких умовах увага приділяється контролю повнотиприйнятої інформації. Для перевірки повноти передачі роздруковуютьсярізноманітні протоколи та довідки з переліком джерел надходження інформації.
Операціїпідготовки машинних носіїв
Якщо інформаціяпередавалась на обробку, то в місці обробки інформація приймається,реєструється і контролюється. Якщо будуть виявлені неточності, відсутністьпідписів, нечіткі записи, збої при читанні машинного носія, то інформаціяповертається туди, де вона формувалася. Якщо з інформацією все гаразд, топочинається підготовка машинних носіїв для обробки.
При автоматичнійпередачі з прийнятих масивів знімаються страхові копії на знімні машинні носії,котрі можна використати, якщо пошкоджено основні масиви.
У разі передачіна обробку машинних носіїв з них знімаються страхові та робочі копії (робочі –на жорсткий магнітний диск), а самі носії по змозі повертаються.
При передачідокументів інформація з них набирається на клавіатурі для перенесення намашинний носій. Можливі три варіанти набору й перенесення інформації.
Кожний атрибутдокументо-рядка повністю посимвольно набирається на клавіатурі і без змінзаноситься на машинний носій.
Серед документівпачки або рядків документа виокремлюються атрибути з однаковими значеннями длявсіх документо-рядків пачки або документа, так звані загальні атрибути. Вони одинраз на пачку або документ посимвольно набираються на клавіатурі і один раз беззмін заносяться на машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядкапосимвольно набираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змінзаносяться на машинний носій.
Серед документівпачки або рядків документа виділяються атрибути з однаковими значеннями длявсіх документо-рядків пачки або документа. Вони один раз на пачку або документпосимвольно набираються на клавіатурі і автоматично переносяться в кожний записна машинний носій. Решта атрибутів кожного документо-рядка посимвольнонабираються на клавіатурі і в такому самому порядку без змін заносяться намашинний носій після автоматично перенесених атрибутів.
Приклад атрибутівз однаковими значеннями на пачку: номер складу для пачки прибутковихматеріальних ордерів з одного складу, рік та місяць для табелів відпрацьованогочасу.
Інформація намашинний носій може записуватись у кількох форматах. Найчастішевикористовуються два формати: з розподільниками та без розподільників. Якщоінформація записується у форматі з розподільниками, то на клавіатурінабираються лише ті символи, які справді входять до складу атрибутів. У такомуразі для відокремлення одного атрибута від іншого застосовуються спеціальніслужбові символи, якими обов'язково закінчується або починається кожнийатрибут. Наприклад, один атрибут від іншого може відокремлюватись комою, рискоюі т.ін. У деяких СУБД структура інформації, яка зберігається, вже міститьрозподільники між атрибутами, тому для відокремлення атрибутів достатньо вкінці його набору на клавіатурі натиснути клавіш «Enter» і система сама занесе розподільникна машинний носій.
Якщо інформаціязаписується у форматі без розподільників, то рядок документа при наборі наклавіатурі являє собою суцільний потік символів. Для того щоб у цьому потоцірозрізняти атрибути, для кожного атрибута попередньо визначається конкретнамаксимальна довжина. Атрибут на машинному носії може займати лише такукількість символів. У тих випадках, коли він реально має меншу кількістьсимволів, при наборі атрибута на клавіатурі необхідно набрати додатковінезначущі нулі чи порожні символи, які не змінюють значення атрибута.
Нехай, наприклад,потрібно у форматі без розподільників набрати кількість днів відпустки.Максимально можлива кількість днів може бути з двох цифр, тому попередньовизначена довжина атрибута буде – 2 символи. Для окремого робітника відпусткаможе бути до 9 діб, і тоді необхідно на клавіатурі набрати 09, щоб атрибутзаймав певну довжину.
Вибір варіантанабору інформації на клавіатурі і формату розміщення атрибутів залежить відтехнічних пристроїв для переносу інформації на машинний носій, виду машинногоносія, мов програмування або СУБД, які використовуються для обробки інформації,та конкретних програм, призначених для введення даних.
На сучасних ПЕОМнайчастіше використовується третій варіант введення атрибутів у форматі зрозподільниками (розподільником при наборі на клавіатурі є натискання клавіша«Enter», a розподільником при зберіганні на носії інформації – будь-якийсимвол, визначений програмою).
Для контролюпереносу інформації на машинний носій використовується кілька методів. Середних такі:
- методверифікації;
- візуальнийметод;
- програмнийметод.
У літературізастосовують назву ще одного методу – розрахункового, або так званого методуконтролю за контрольними підсумками. Цей метод є різновидом програмного методуконтролю, а виділення його як окремого методу пояснюється тим, що до недавньогочасу цей метод був найпоширенішим на ЕОМ типу ЄС або СМ, та історією виникненняй застосування цього методу ще на перфораційній обчислювальній техніці.
Метод верифікації– це метод повторного набору інформації на клавіатурі та автоматичногопорівняння інформації, яка повторно набирається, з тією, яка вже була набранараніше, за допомогою технічного пристрою або спеціальної програми. Наприклад,під час визначення паролю доступу до мережі Microsoft у операційній системіWindows 97 необхідно ввести пароль, а потім повторно ввести його. Програмапорівнює два введені варіанти паролю і, якщо вони різняться, запропонує ввестипароль ще раз. Процес вводу паролю повторюється доти, доки не будуть введенідва однакових пароля.
Після контролюметодом верифікації на машинному носії міститься вивірена інформація. Зміни домасиву на машинному носії вносяться у процесі контролю.
Візуальнийконтроль може виконуватись у двох варіантах.
Зміст масиву намашинному носії роздруковується на папері за допомогою ЕОМ або спеціальногопристрою, а потім по рядках звіряється оператором зі змістом первинногодокумента. Подальше коригування масиву на машинному носії на підставі виявленихпомилок залежить від виду носія, програм обробки даних та використовуванихтехнічних пристроїв.
Інформація впроцесі набору на клавіатурі висвічується на дисплеї. Зміст рядка на екраніоператор порівнює зі змістом первинного документа. У разі відсутностірозбіжностей подається команда записати інформацію на машинний носій (командою можебути натискання конкретного клавіша або вибір деякого пункту із запропонованогона екрані «меню» роботи). Коли виявлено помилки, неправильні символикоригуються, і лише після цього подається команда на запис інформації.
Програмний методконтролю потребує застосування спеціальних програм контролю даних. Ці програмивиконують контрольні дії з інформацією. Найпоширенішими серед них є такі:
- перевірканаявності окремих кодів у довідниках на машинних носіях;
- розрахунокі порівняння залежностей між окремими атрибутами або рядками;
- перевіркадіапазонів зміни атрибутів.
Наприклад, можнаперевірити, чи є введений користувачем код матеріалу у довіднику матеріалів,який зберігається на магнітному диску. Якщо введений користувачем код не будезнайдений у довіднику, то це може свідчити про допущену помилку. Якщо ж кодбуде знайдений, то це свідчить лише про те, що код має допустиме значення, алечи правильний він – невідомо.
Під час вводуквартальних планів з розбивкою по місяцях можна програмно перевірити залежністьміж окремими атрибутами одного запису: план на квартал повинен дорівнюватипідсумку місячних планів. Якщо підсумок місячних планів не дорівнюєквартальному плану, то це свідчить про наявність помилки. Якщо рівняння є, то вокремих випадках (з дуже малою ймовірністю), запис може бути введений все жтаки з помилкою. Наприклад, значення плану одного з місяців закінчується нацифру «2». На ту ж саму цифру закінчується значення квартального плану.Користувач під час вводу останньої цифри помилково двічі ввів цифру «1» замістьцифри «2» – підсумок місячних планів буде дорівнювати квартальному значенню,але у записі буде помилка. Можна програмно перевірити, чи правильний номермісяця. Діапазон зміни таких номерів – від 1 до 12. Якщо на машинному носіїбуде номер місяця 13, то це – помилка. Проте, коли номер місяця буде 10, то целише означає, що номер відповідає можливому значенню, а чи правильний він –невідомо.
Програмний методконтролю не придатний для перевірки значення абсолютно всіх атрибутів, тому вінзавжди використовується в комбінації з іншими методами контролю.
Розрахунковийметод контролю дає змогу розрахувати і порівняти залежності між окремимиатрибутами або рядками. Здебільшого він потребує виконання додаткових дій дляпідготовки інформації до набору її на клавіатурі. Такі додаткові діївиконуються за допомогою калькулятора: підраховується підсумок всіх цифровихатрибутів рядка або стовпця документа. Розрахований підсумок записується якокремий атрибут документа (звичайно, у кінець рядка або на вільне праве поледокумента) і, як решта атрибутів, переноситься на машинний носій.
Сформований масивконтролюється за допомогою спеціальної програми, що розраховує подібнийконтрольний підсумок для введеної інформації, порівнює його з тим підсумком,який був розрахований на калькуляторі і набраний на клавіатурі як звичайнийатрибут. Якщо виявляються розбіжності в контрольних підсумках, то це означаєнаявність деякої помилки. Помилковий рядок друкується на папері. У процесіконтролю можуть друкуватися всі перевірені рядки, тоді помилкові рядки будутьвідмічені спеціальною позначкою або символом.
Після контролю наЕОМ оператор на підставі роздрукованих повідомлень відшукує документи, за якимивиявлені помилки. Ці документи порівнюються з роздрукованою інформацією. Рядки,де виявлені помилки, коригуються за допомогою спеціальних програм, і зновуконтролюються. Такий циклічний процес контролю і коригування повторюється,допоки на машинному носії лишатимуться помилки.
Зауважимо, що незавжди застосування якогось одного методу контролю дає змогу виправити всінаявні помилки, тому для контролю можна застосувати підряд кілька методів.Застосовуючи кілька методів по черзі для одного й того самого масиву, зменшуютькількість помилок, що в ньому лишилися.
Операціїобробки інформації на ЕОМ
Коли підготовленомашинні носії інформації, починаються обчислення на ЕОМ. Такі розрахункивиконуються автоматично за допомогою раніше створених програм. Під час обчисленьможливі переривання процесу обробки, які пов'язані з тим, що потрібно вибратиподальший режим роботи або прийняти те чи інше управлінське рішення. Процесобробки інформації на ЕОМ закінчується формуванням носіїв інформації або їївідображенням – на екрані чи папері.
Друкуваннярезультатів обробки можна організувати по-різному. Це залежить від обсягівданих, які друкуються, особливостей використовуваних друкуючих пристроїв,побудови програмного забезпечення.
Традиційнийваріант – це формування і друкування документів у процесі обробки. Вінпридатний для невеликих обсягів інформації за наявності високонадійнихдрукуючих пристроїв. Дуже часто постає потреба передрукувати окремі сторінкивідомостей через помилки друкуючого пристрою. Якщо при цьому друкування відбуваєтьсяразом з обробкою, то буде витрачено багато часу і паперу для передруковуваннявсього обсягу відомостей. Наприклад, на великих промислових підприємствахоборотна відомість за матеріалами може містити кілька сотень сторінок.
За великихобсягів інформації бажано друкування виокремлювати як самостійну технологічнуоперацію, а програмне забезпечення чи файли для друкування будувати так щобдрукування могло розпочатися з довільної сторінки і закінчитися, колинадруковано довільну кількість сторінок.
У програмахдрукування бажано передбачити діалог з оператором для уточнення параметрівдрукування, таких як номер початкової сторінки, кількість сторінок, якіпотрібно надрукувати, або номер останньої сторінки, яка друкується.
Можливі ситуації(за наявності різних ЕОМ), коли обчислення за алгоритмом виконується на однійЕОМ, а друкування – на іншій. У такому разі до технологічного процесу вводятьдодатково операцію копіювання підготовлених машинограм з одного носія на іншийі операцію передачі файлів для друкування на інші ЕОМ. Програмне забезпеченнядля друкування обов'язково має формувати файли для друку.
При наявностілокальної мережі Microsoft Windows замість копіювання файлів з машинограмамиможуть існувати операції вибору, налагодження принтеру та друкування. В цьомувипадку програмне забезпечення повинно дати змогу перервати програму абопризупинити її дію для вибору принтеру та визначення його параметрів.
Роздрукованірезультати можуть розмножуватися за допомогою ЕОМ (повторний друк), або задопомогою ксерокопіювальної техніки.
Після обчисленьможуть виконуватись операції копіювання результату на різні машинні носії(здебільшого знімні). Обов'язково копіюються нагромаджувальні масиви і масивиперехідних залишків. У випадках псування інформації на основі таких копій ізмісту оперативних масивів можна відновити втрачені дані. Наприклад, залишкиматеріалів на складі на кінець місяця можна відновити при пошкодженні на основікопії про залишки матеріалів на початок місяця та масиву (на основі первиннихдокументів), де відображений рух матеріалів на складі за місяць.
На цьому етапізнімають копії з масивів з оперативними даними. Спосіб знімання копій залежитьвід способу підготовки масиву. Якщо масив готувався на такому носії як,наприклад, магнітна стрічка або дискета (знімні машинні носії), то з ньогознімається копія на жорсткий магнітний диск. Якщо масив готувався на жорсткомумагнітному диску, то з нього знімається копія на будь-який знімний машиннийносій.
Якщо інформаціяобробляється централізовано, то результати друкування обов'язково передаються вті підрозділи організації, де вони використовуватимуться. Передаватися можутьдокументи та машинні носії. Інформація може передаватися окремими масивами поканалах зв'язку, якщо ЕОМ поєднані в мережу.
Технологіястворення і ведення інформаційних масивів
Усі масиви постадіях їх створення можна поділити на первинні, робочі та результатні.Результатні та робочі масиви створюються автоматично у процесі обробкиінформації на ЕОМ. Первинні масиви містять зібрану та зареєстровану інформацію.Такі масиви можна поділити на оперативні (умовно-змінні) танормативно-довідкові (умовно-постійні) – НДІ. Розрізняють їх за стабільністюінформації, яка зберігається. У масивах НДІ інформація, що зберігається,змінюється рідко і в невеликій кількості. В оперативних масивах інформаціязмінюється практично повністю із закінченням чергового планового або обліковогоперіоду або змінюється в міру виконання нових господарських операцій.
Наприклад, НДІ –норми часу на виробництво деталей, оперативна інформація – табельвідпрацьованого часу.
І оперативнімасиви, і масиви НДІ проходять стадію первинного створення і стадію ведення.Первинне створення передбачає занесення інформації до машинних носіїв іздокумента, а ведення – внесення змін до масиву.
Первиннестворення оперативних та нормативно-довідкових масивів виконується однаково.Для створення будь-якого масиву необхідно виконати такі технологічні операції:зібрати і зареєструвати інформацію, передати її в місце обробки, перенестиінформацію на машинний носій, проконтролювати перенесення, зняти копію масиву.Для масивів НДІ іноді друкується опис масиву.
Ведення масивупередбачає виконання деяких дій, серед яких можуть бути такі: додавання новихзаписів, знищення існуючих записів, зміна значень окремих атрибутів записів.Такі дії для оперативних масивів і масивів НДІ можуть бути різні. Цезумовлюється призначенням масивів, частотою їх використання і частотою внесеннязмін.
Ведення масивівНДІ потребує організації операцій збору і реєстрації змін, які за змістомвідмінні від збору та реєстрації інформації при первинному створенні масиву.
Збір і реєстраціязмін може виконуватися в усіх підрозділах, які використовують інформацію, щозберігається, або лише в одному підрозділі, який відповідає за внесення змін.
Під часцентралізованого зберігання інформації зміни реєструються в спеціальнихдокументах, котрі називаються «Повідомлення про зміни». Такий варіант внесеннязмін притаманний і великим організаціям з розгалуженою мережею автоматизованихробочих місць, які користуються спільною довідковою інформацією.
Якщо зміни домасиву НДІ вносяться на АРМ і та інформація, яка зберігається, використовуєтьсялише цим АРМ, то для коригування спеціальні документи не заповнюються, а змінивносяться до масивів у діалозі з користувачем на основі звичайних документів. Втакому разі обов'язково формується і друкується протокол змін.
Повідомлення прозміни можуть мати різну форму для різних масивів або уніфіковану форму звільною частиною для запису значень атрибутів. Повідомлення обов'язково маємістити назву масиву, який змінюється, його ідентифікатор, вид зміни(додавання, знищення, зміна значення), дату внесення змін.
Якщо вид зміни –додавання, то у повідомленні міститься повний запис, який додається. Якщо зміна– знищення, то в повідомленні містяться лише ключі запису, який знищується.Якщо/> зміна – коригування значенняатрибутів, то в повідомленні містяться ключі запису, що підлягає коригуванню, інові значення атрибутів, які змінюються.
Зареєстрованізміни переносяться на машинний носій. Таке перенесення звичайним чиномконтролюється. Потім зміни за допомогою спеціальних програм вносяться доосновного масиву. Такі програми мають передбачати перевірку дублювання ключівпри додаванні нових записів. З нового (скоригованого) масиву знімаєтьсястрахова копія.
З огляду на те,що можливе випадкове пошкодження інформації у процесі коригування, страховікопії можуть зніматися і з основного масиву, і з масиву коригування.
Страхові копіїзберігаються деякий час, який попередньо не обумовлюється, а залежить від тоготерміну, протягом котрого виконуються коригування масиву. Такий спосібзберігання страхових копій масивів дістав назву «зберігання інформації упоколіннях». Завжди зберігаються три покоління масиву. У літературі вони відоміяк «дід», «батько», «син».
У разі зберіганняв поколіннях, тільки-но з'являється четверта страхова копія, перша копіязнищується. Отже, у системі завжди зберігаються лише три копії.
Наявністьпоколінь страхових копій дає змогу при пошкодженні інформації поновити її змінімальними витратами.
Особливостівикористання оперативних масивів, їхні часті зміни призводять до того, що дляоперативних масивів практично не виконуються операції змін значень атрибутів ізнищення записів при веденні масивів. Такі зміни вводяться за рахунок додаваннядо масиву так званих сторніруючих записів – записів-змін. Відмінності можливілише на АРМ при коригуванні планових даних, коли зміни спричинюються додатковоюоцінкою стану виробництва. Наприклад, можна зменшити заплановану до випускукількість деталей, якщо їх достатньо на складі готових деталей.
Найхарактернішийвид змін змісту оперативного масиву – додавання записів – виконується за тієюсамою схемою, що й первинне створення масиву. Інформація, яка додається, реєструєтьсяу тих самих документах, тим самим способом заноситься на машинний носій іконтролюється, а потім дописується до основного масиву. Наприклад, інформаціяпро виконані роботи обробляється щодобово і нагромаджується в масиві до кінцямісяця.
При кожномупоповненні оперативного масиву з нього знімається страхова копія. Щоб уникнутипошкоджень інформації в момент копіювання через вимкнення електроенергії, дляоперативних масивів може зберігатися до трьох копій масивів, як у разі масивівНДІ.
Оперативні масивизвичайно не зберігаються на магнітному диску протягом тривалого часу, оскількивони використовуються для отримання різних зведених показників і в первинномувигляді вдруге майже не використовуються. Тому для оперативних масивів окрімзазначених технологічних операцій необхідні й такі операції:
- створенняархівних копій;
- знищеннямасиву або його очищення.
Архівні копіїзвичайно зберігаються протягом не менш як одного року і використовуються якдовідки при проведенні ревізій, а іноді – для поновлення інформації. Такі копіїстворюються на знімних машинних носіях.
Знищення масивуабо його очищення від застарілої інформації потрібне для зменшення кількостізаписів, що зберігаються, а також збільшення швидкості роботи з масивами. Упротивному разі з часом оперативні масиви стають громіздкими і непридатними длявикористання.
2.Практичне завдання
Розглянемона прикладіовочевої бази, роботу СУБД „АССЕSS”.
БАЗА ДАНИХ.Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапівизначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення втаблиці, тип даних, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другомуетапі виробляється створення запису таблиці і заповнення їх даними.
Вибираємоспосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць.Режим конструктора визначається основний спосіб, при якому структура задаєтьсяповністю користувачем.
База данихстворюється в таблицях на підставах накладних:
Наприклад:створимо таблицю „Фрукти”:
В таблиці мивкажемо назву фруктів, опиши його вид, позначимо категорію, вартість, кодфрукта. Отримаємо таблицю:
Фрукты
Код фрукта
Название фрукта
Опиcание фрукта
Категория
Cтоимоcть 1 абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу Cвежие 2р. 2 вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии Cвежие 3р. 3 перcик Cвежие перcики c запада CША Cвежие 2р. 4 черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек Cушеные 2р. 5 cлива Cливы «золотая капля» c легко отделяющйcя коcточкой Cвежие 2р. 6 яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо Белый налив — в завиcимоcти от поcтавок Cвежие 2р. 7 киви Киви из Орегона Cвежие 3р. 8 ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи Cушеные 4р. 9 клюква Cушеная Cушеные 1р. 10 инжир Орегон, cушеные Cушеные 2р. 11 груша «Хруcтящий плод» Cвежие 2р. 12 апельcин Калифорния Cвежие 2р. 13 грейпфрут Заcахареные ломтиками, из Флориды Заcахаренные 6р. 14 финик Cушеные Cушеные 1р. 15 поcтные фрукты C юга CША Cвежие 5р. 16 черимойа Черимойа из Перу Cвежие 2р. 17 папайа Cушеная ломтиками Cушеные 4р. 18 манго Из Азии Cвежие 2р. 19 рубиновый банан Краcные бананы из Эквадора Cвежие 5р. 20 абрикоc Cушеные без коcточек Cушеные 3р. 21 вишня Cушеные, без коcточек, из Вашингтона Cушеные 1р. 22 яблоко Cушные ломтиками Cушеные 3р. 23 киви Cушеные ломтиками Cушеные 4р. 24 груша Cушеные ломтиками Cушеные 4р. 25 черешня Желто-краcная черешня Cвежие 3р. 26 анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши Cвежие 3р. 27 апельcин Заcахаренные ломтиками, из Калифорнии Заcахаренные 6р. 28 ананаc Заcахаренные дольками Заcахаренные 11р. 29 вишня Вишни в cахаре без коcточек Заcахаренные 2р. 30 вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде В шоколаде 15р. 31 черника Cушеная, в темном шоколаде В шоколаде 5р. 32 абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде В шоколаде 15р. 33 абрикоc Cлегка подвяленные и заcахаренные Заcахаренные 9р.
Такожстворимо таблицю „Описання наборів”.
Опиcания наборов
Набор
Фрукт
Количеcтво 10КЛC перcик,Cвежие 2 черноcлив,Cушеные 12 cлива,Cвежие 6 яблоки,Cвежие 4
Задопомогою створених таблиць ми можемо створити форми, за допомогою яких намлегше найти необхідну інформацію по продуктам.
Структураформи відображається в режимі конструктора форм. У цьому режимі можевироблятися настройка областей і елементів форми користувачем. Як форма вцілому, так і кожний з її елементів володіє властивостями, які можнапереглядати і коректувати. Властивості елементу дозволяють визначити йогозовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі, режим введення \ виводу,прив'язати до елементу вираз, макрос або програму. Властивості виражаються вдіалоговому вікні, де для кожної властивості і його значення відводиться рядок.
Прикладформи:
Фрукты
Название фрукта
Опиcание фрукта
Категория
Cтоимоcть абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу Cвежие 2р.
Наборы
Код набора
Название набора
Опиcание набора
Цена
Группа10 10КЛС К любому cлучаю — 10 Огромный аccортимент cвежих фруктов, в том чиcле экзотичеcких. 330р.
3600
Запит дозволяє вибратинеобхідні дані з однієї або декількох взаємозв'язаних таблиць, виробитиобчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна вироблятионовлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляєтьсяна основі однієї або декількох таблиць бази даних.
Засобамизапиту можна:
— вибрати записи, що задовольняють умову відбору;
— включитив результуючу таблицю запиту потрібне поле;
— виробити обчислення в кожному з одержаних записів;
— згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декільком полях івиконати над ними групові функції:
— виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;
— створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
— видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;
— додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.
Наприклад:
Фрукты в наборах зпр
Название набора
Название фрукта
Количеcтво К любому cлучаю — 10 абрикоc 6 Большая корзинка абрикоc 8 Большая корзинка вишни 16 Большая корзинка перcик 6 Большая корзинка cлива 8
ЗасобиАссеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому можебути здійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарськогодокумента. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури,забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початкомконструювання звіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результатіякої потрібно визначити необхідний макет звіту.
Впроцесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а такожрозміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць бази даних. Крімтого, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщеннязачислюваних реквізитів.
Засобиконструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожногорівня можуть вироблятися обчислення підсумків, визначатися заголовки і приміткипо кожному угрупуванню. При формуванні звіту можуть вироблятися різноманітніобчислення.
Наприклад:
Фрукты,по категориям
Категория Названиефрукта Опиcание фрукта Cтоимоcть
Cвежие
манго ИзАзии 1,74р.
вишни Cвежиевишни из Cеверной Калифорнии 2,85р.
перcик Cвежиеперcики c запада CША 2,10р.
cлива Cливы«золотая капля» c легко 1,95р.
отделяющйcякоcточкой
яблоки Антоновка,Оcеннее Полоcатое либо 1,95р.
Белыйналив — в завиcимоcти от поcтавок
киви Кивииз Орегона 2,85р.
груша «Хруcтящийплод» 1,95р.
апельcин Калифорния 2,40р.
поcтныефрукты C юга CША 4,80р.
абрикоc Канадcкиеабрикоcы из Харглоу 2,10р.
черимойа Черимойаиз Перу 1,50р.
рубиновыйбанан Краcные бананы из Эквадора 5,25р.
анжуйcкаягруша Краcные анжуйcкие груши 2,85р.
черешня Желто-краcнаячерешня 2,85р.
Cушеные
черноcлив Итальянcкийчерноcлив без коcточек 1,80р.
ананаc Медовые,ломтиками, Гавайи 3,75р.
клюква Cушеная 1,35р.
папайа Cушенаяломтиками 4,20р.
инжир Орегон,cушеные 1,50р.
вишня Cушеные,без коcточек, из Вашингтона 1,20р.
финик Cушеные 1,20р.
груша Cушеныеломтиками 3,75р.
киви Cушеныеломтиками 3,90р.
яблоко Cушныеломтиками 3,30р.
абрикоc Cушеныебез коcточек 2,85р.
Вшоколаде
Вишня Безкоcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00р.
черника Cушеная,в темном шоколаде 4,50р.
АбрикоcБез коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00р.
Заcахаренные
грейпфрут Заcахареныеломтиками, из Флориды 6,00р.
Висновок
СУБДAccess – це відсутність дублювання даних в різних об'єктах моделі, забезпечуючиодноразове введення даних і простоту їх коректування; несуперечність даних;цілісність БД; можливість багато аспектного доступу; всілякі вибірки даних і їхвикористовування різними задачами і додатками користувача; захист і відновленняданих при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилках користувача;захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу длярізних користувачів; забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяютьзберегти програми при модифікації структури бази даних.
СУБДАссеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати. Йоголегко освоїти самостійно і це буде варто. У магазинах, базах овочевих,промислових чи господарських облікова база ведеться в ручну. Це займає дужебагато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера з товаром. При цьому дужебагато часу входить на біготню по складу, комірник не може одразу дативідповідь по кожному виду товару:
- скільки залишилося товару на якусь окрему дату;
- скільки продали товару;
- коли закінчується термін реалізації;
- вартість окремого товару і багато іншого.
СУБД Ассеssдозволить скоротити час обробки даних по товару. Допоможе власникові бази чискладу відповісти майже одразу покупцеві який товар у нього є, в якійкількості, з яким терміном зберігання, в якій тарі зберігається товар і т.і.
При роботіз СУБД Ассеss майже ми не маємо помилок, а тільки економимо час, кількістьпрацюючих та багато іншого.
Список літератури
1. Ананьєв,О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]:підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. — Львів: НовийСвіт-2000, 2006. — 584 с.
2. Антонов,В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології: навчальнийпосібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий; ред. В. М. Антонов; Мін-во освіти інауки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. — К.: ЦНЛ, 2005. — 432с.
3. Гужва,В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальнийпосібник / В. М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ,2001. — 400 с.
4. Гуржій,А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій,Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. — Х.: Компанія СМІТ, 2003. — 352 с.
5. Информационныесистемы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]:учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред.Ю. Г. Лысенко. — Донецк: Юго-Восток, 2004. — 377 с.
6. Маслов,В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст]: навчальнийпосібник / В. П. Маслов; Мін-во освіти і науки України. — К.: Слово, 2003. — 264 с.
7. Олійник,А. В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст]:навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацька. — Львів: Новий Світ-2000,2006. — 436 с.
8. Румянцев,М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Румянцев; Западнодонбасский ин-т экономикии управления. — Днепропетровск: ИМА-пресс, 2006. — 482 с. -
9. Черняк,О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І. Черняк,А. В. Ставицький, Г. О. Чорноус. — К.: Знання, 2006. — 447 с.