Автоматизация учета студентов в ВУЗе

/>Реферат
Пояснительнаязаписка __ с., __ рис., __ табл., __ источника, __ прил.
В данномкурсовом проекте объектом исследования является процесс учета студентов в ВУЗе.
Объектомавтоматизации является доступ и хранение информации о студентах.
Цельюкурсового проектирования является обеспечение качественного, комфортного ибыстрого учета, поиска и ведения уже существующей и новой поступающей информациии сведений о студентах в ВУЗе, посредством создания СБД, обеспечивающей быстрыйи удобный доступ к информации о студентах, ее редактирование и просмотр.
Данныйпрограммный продукт может быть использован в ВУЗах (сотрудниками и студентами) дляхранения, изменения и получения информации о студентах.

Содержание
Введение
1 Описание учетастудентов в ВУЗе
2 Постановка задачи
3 Концептуальноепроектирование СУБД
3.1 Разработка схемы объект-отношение
3.2 Обоснование выборамодели данных
3.2.1 Типы моделей данных
3.2.2 Иерархическаямодель данных
3.2.3 Сетевая модельданных
3.2.4 Реляционная модельданных
3.3 Нормализация таблиц
3.3.1 Выделениефункциональных зависимостей
3.3.2 Описание нормальныхформ
3.3.3 Описание РМД
4 Программная реализацияСУБД
4.1 Описание таблиц
4.2 Описаниереализованных запросов к БД
4.3 Описаниеразработанных форм
4.4 Описаниесформированных отчетов
4.5 Описание макросов
5 Уровни доступа к СУБД
Выводы
Приложение А. Техническоезадание
Приложение Б. Заполненныетаблицы
Приложение В. Руководствопользователю
Список используемыхисточников

Переченьобозначений, символов, единиц, сокращений и терминов
БД — База данных
СБД- Система базы данных
ПП — Программный продукт
SQL — Select Query Language
СМД- Сетевая модель данных
РМ — Реляционная модель данных
ИМ — Иерархическая модель данных
УС — Учет студентов

Введение
В наше время существует множество программных приложенийпозволяющих обеспечивать качественное хранение и обработку информации. Так дляхранения большого объема информации, касающейся определенной области оченьудобно пользоваться системами управления базами данных (СУБД). Под базой данных(БД) будем понимать совокупность специальным образом организованных данных,хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и ихвзаимосвязь в конкретной предметной области. СУБД позволяет:
— надежно хранить информацию;
— изменять (добавлять, удалять, обновлять) информацию;
— уменьшить время доступа к необходимой информации;
— реализовать различные уровни доступа к информации,рассчитанные на различных пользователей.
Таким образом, СУБД очень хорошо подходят для хранения и систематизациилюбой информации на работе.
Впоследнее время базы данных находят всё более широкое применение в нашей жизни.Практически во всех отраслях экономики, промышленности, рыночных отношенийиспользуются базы данных, позволяющие хранить и обрабатывать информацию.
Предметная область курсового проекта –обработка информации о студентах ВУЗа, представление информации о специальностях,местах жительства студентов, о родителях и т.д. Базу данных могут использовать как сотрудники ВУЗа, так и самистуденты.
Базы являются очень востребованными при учете студентов. Грамотно составленная система учета студентов оченьсильно экономит время при обращении к необходимой информации. При правильномсоставлении и внесении информации в базу скорость поиска необходимой информациисводится до минимума. Создание такой базы данных поможет с легкостью работать синформацией, хранящейся в ней. Позволит получить полную информацию как и окаждом отдельном студенте, так и о всех студентах выбранного врача.
Разрабатываемая база данных является удобной и понятной длялюбого типа пользователей. База позволяет добавлять новых студентов, удалять,вносить изменения. Студенты, которые проучились более пяти лет, добавляются вархив.

1 Описание учета студентовв ВУЗе
Вуниверситете учится огромное количество студентов, и чтобы удобно было сохранятьи использовать о них информацию, мы создадим базу данных на примере Государственногоуниверситета информатики и искусственного интеллекта. База данных нужна длятого, чтобы в любой момент времени можно было бы узнать любую информацию обучащемся студенте: форму обучения, место проживания и т.д.
Дляразработки такой базы нам необходимо знать такую информацию о студентах: ФИО,контактный телефон, домашний адрес (включая область, город (поселок и т.д.) ииндекс, т.к. студент может быть иногородним), пол, форма обучения(очная/заочная), № зачетки, год рождения. Если, допустим, невозможно связатьсясо студентом (долго не было в ВУЗе, изменились контактные данные и т. д.) или очём-то необходимо сообщить их родителям, то нам потребуется их информация, аименно: ФИО мамы и ее контактные данные, а также ФИО и контактная информацияпапы. Если нет родителей, то указываем контактные данные родственников (близких).
Такжев нашей базе необходимо указывать группу, где учитываем год набора и буквы тойили иной группы. Так как группа принадлежит к специальности, то мы должнызанести такую информацию: полное, кратное название специальности и шифр. Любаяспециальность относится к определенному факультету, о котором нам нужно знатьполное, краткое название, ФИО декана, номер телефона деканата.
Еслистудент является иногородним и проживает в общежитии, то следует учесть адрестого общежития, куда заселен, телефон, ФИО коменданта.
Таккак каждый год студент заселяется и выселяется из общежития, необходимоучитывать дату заселения и выселения. Также студента могут селить каждый год вразные комнаты, и для этого следует содержать информацию о номере комнаты(например, комната № 2.713, где 2- номер самого общежития, 7- этаж, 13- №комнаты на этом этаже), типе комнаты (женский/мужской) и количеству мест в этойкомнате.

2Постановка задачи
Перед разработчиком былапоставлена задача спроектировать и разработать базу данных автоматизации учетастудентов в ВУЗе. Она включает в себя подробное изучение предметной областиданного курсового проекта: сбор и группировка информации о данных студентов, вкакой группе учится, к какому факультету относится, сведения о их родителях и т.д.В результате должен получиться проект базы данных, которая бы позволялахранить, обрабатывать, автоматизировать и изменять информацию для вышеописаннойсправочной системы. База данных должна иметь удобный, лёгкий и доступный длявосприятия пользовательский интерфейс. Должны быть продуманы специальныезапросы по систематизации и обработке хранимой информации. Пользователю должнабыть предоставлена возможность самому задавать параметры имеющихся запросов. Впроекте должны быть изучены и хорошо продуманы вопросы защиты и обновленияинформации. Данный проект должен быть предназначен для круга пользователей в ВУЗе,не обязательно знакомых с СУБД, в которой реализована база данных «Учетастудентов».
В данномкурсовом проекте проектируется БД, которую может использовать любойпользователь. БД облегчает работу сотрудникам ВУЗа, потому что можно свободно илегко найти информацию об интересующем студенте, и для этого затратить немалосил и времени.
В целом, базаданных должна:
·                   содержатьнеобходимую информацию о студентах;
·                   обеспечиватьвозможность выполнять запрос, поиск, изменение и систематизацию данных БД;
·                   иметь удобныйпользовательский интерфейс для работы с ней любого пользователя;
·                   иметь необходимыезапросы и формы для обработки хранимой информации;
·                   предусматриватьархивацию данных и сохранность хранимой в БД информации.

3Концептуальное проектирование СУБД3.1 Разработка схемы объект-отношение
Внашей базе данных было выбрано 6 объектов: «Студент», «Группа», «Специальность»,«Факультет», «Комната» и «Общежитие».
Рассмотримсвойства каждого из этих объектов и отношения, которыми связаны объекты.Главным объектом является «Студент», который имеет 11 свойств: ФИО, годрождения, домашний адрес, контактный телефон, пол, ФИО мамы, контактная информациямамы, ФИО папы и его контактная информация, форма обучения, № зачетки. Этотобъект связан отношением «учится в…» с объектом «Группа». Также он объектсвязан отношением «проживает в …» с объектом «Комната».
Следующийнаш объект — «Группа» имеет 2 свойства: год набора и буква и связан отношением«принадлежит к …» с объектом «Специальность».
Объект«Специальность»- 3 свойства: полное название, краткое название и шифр; связанотношением «относится к…» с объектом «Факультет».
Объект«Факультет» характеризуется свойствами: полное название, краткое название,Ф.И.О. декана, № телефона деканата.
Объект«Комната» имеет 3 свойства: тип комнаты, количество мест и № комнат и связанотношением «принадлежит к…» с объектом «Общежитие».
К«Общежитию» относятся 3 свойства: адрес, ФИО коменданта, номер телефонаобщежития.
Отношение«Проживает в…» обладает свойствами дата заселения и дата выселения.
Вданной схеме используются 2 связи: один ко многим (/>) и многиеко многим (/>). Между объектами «Студент» и «Группа»выбрана связь />, потому что каждый студент учитсятолько в одной на данный момент группе, а группа содержит много студентов.
Между«Группой» и «Специальностью» выбрано отношение />: однагруппа принадлежит к одной специальности, в свою очередь к одной специальностиможет принадлежать несколько групп. Аналогичная связь связывает объекты«Специальность» и «Факультет»- к одному факультету может относиться многоразличных специальностей; одна специальность относится к одному факультету.Рассмотрим связь между объектами «Комната» и «Общежитие»: т.к. каждая комнатапринадлежит одному общежитию, а общежитие содержит множество комнат. В итогеполучаем отношение />. Между объектом «Студент» и«Комната» получаем отношение />, т.к. один студент можетпроживать в разное время в разных комнатах, а в одной комнате может проживатьнесколько студентов. На рис.3.1 показана схема «Объект отношения».
3.2Обоснование выбора модели данных
 
3.2.1 Типы моделей данных
БДможет быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей.Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуетсясвоими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производитькакие-либо действия.
Любаямодель должна обеспечивать такие операции над БД:
— поиск указанного элемента базы;
— переход от одних данных к другим;
— движение по записям;
Существуюттри основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая.
3.2.2 Иерархическая модельданных
Иерархическаямодель БД представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке ихподчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Данная модельхарактеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работымодели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощисвязи с одним узлом более высокого уровня.
Узел– информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.
Свойстваиерархической модели данных:
— несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;
— иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакойдругой вершине;
— каждый узел имеет свое имя (идентификатор);
— существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.
Пример реализации иерархической модели данных дляразрабатываемой БД представлен на рисунке 3.2.
ДостоинствомИМД в общем является эффективное использование памяти, малое время обращения кданным. Но для данной БД малое время обращения к информации можно наблюдатьтолько для верхних уровней, а не для нижних из-за глубины дерева. Недостатком этой модели является высокая избыточность. Одназапись БД – это совокупность деревьев. Через эту структуру нельзя построитьотношение многие ко многим. Очевидна громоздкость обрабатываемой информации,сложность в понимании для конечного пользователя. ИМД не имеет механизмаподдержки целостности данных.
Изображенная на рисунке схема отображает вырожденное дерево,у которого каждый объект имеет не более одного ребенка. Основным недостатком иерархическоймодели для данного программного продукта являются громоздкая форма записиреляционной модели, что, в свою очередь, приводит к осложнению пониманияпользователем базы.
3.2.3Сетевая модель данных
Сетеваямодель позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов данных в видепроизвольного графа, обобщая тем самым иерархическуюмодель данных.
Основнойструктурой в сетевых моделях данных является «сеть». При таком представлениисуществует несколько входов в сеть – неоднозначность доступа к данным.
Особенноститакого представления: один или несколько узлов могут иметь больше одногородителя; время доступа изменяется в зависимости от исходного входа. Время доступав сетевой структуре может быть больше, чем в иерархической структуре.
Схемасетевой модели данных для данной БД показана на рисунке 3.3. /> />  

/>Рис. 3.3 — Схема сетевой моделиданных
Кдостоинствам СМД относят:
— возможность создания произвольных связей (например, растения произрастают назакрепительном участке, и закрепительный участок имеет растения);
— эффективную реализацию с точки зрения затрат времени и памяти.
Недостаткитакие:
— сложность и жесткость схемы;
— сложность в установлении и проверке целостности данных.
Недостаткомобеих этих структур является то, что при добавлении новых вершин илиустановлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы, перегенерацииполностью структуры, загрузка данных обратно в базу. При этом возникает вероятностьпотерять данные при обратной загрузке.
3.2.4 Реляционная модельданных
Предпочтениебыло отдано реляционной модели по следующим причинам:
— реляционнаямодель является более простой моделью, чем сетевая;
— схемаданных позволяет представить структуру в виде таблиц (после некоторыхпреобразований);
— в настоящеевремя реляционные базы данных являются более
распространенными,чем сетевые;
— использованиереляционных баз данных удобнее, чем сетевых;
— сетеваямодель данных сложна для изучения пользователем, проще разобраться среляционной МД;
— реляционнаяМД нагляднее представляет структуру данных.
В отличие от ИМД и СМД, РМДобеспечивает логический доступ к данным, не зависящий от физической реализации.Недостатками реляционных моделей являются сложность в описании иерархических,сетевых связей и отсутствие стандартных средств идентификации отдельныхзаписей.
Дляпроектируемой БД реляционная модель представлена на рисунке 3.4.
3.3Нормализация таблиц
 
3.3.1Выделение функциональных зависимостей
Функциональнаясвязь – связь вида один ко многим в одной таблице.
ПустьR – отношение, в котором существуют подмножества множества атрибутов х и у.Тогда х→у (у функционально зависит от х) тогда и только тогда, когда длякаждого допустимого значения R каждое значение х связано только с одним у. Еслисовпадение по х, то и по у.Если х – потенциальный ключ, то все атрибуты этогоотношения всегда функционально от него зависят. На рисунке 3.5 изображена схемафункциональных зависимостей.
/>
Рис.3.5– Схемафункциональных зависимостейтаблиц

3.3.2 Описание нормальных форм
Докажем, чтоспроектированная БД нормализована до третей нормальной формы. Так как, поопределению, если БД находится в третьей нормальной форме, то она находится и впервой и во второй нормальных формах, то докажем сперва, что данная БДнаходится в первой нормальной форме.
Перваянормальная форма требует, чтобы каждое поле таблицы БД было неделимым и несодержало повторяющихся групп.
Неделимостьполя означает, что содержащиеся в нем значения должны быть атомарные, то естьневозможно выделить из неделимого поля какую либо структуру или запись. А такженевозможно разбиение поля на два и более при условии, что у получающихся врезультате разбиения атрибутов полей будет свой смысл.
Повторяющимисяявляются поля, содержащие одинаковые по смыслу значения.
Так какразрабатываемая БД удовлетворяет этим ограничениям, то она находится в первойнормальной форме.
Втораянормальная форма требует, чтобы все поля таблицы зависели от первичного ключа,то есть, чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен.
Итак,ограничениям, накладываемым второй нормальной формой, разрабатываемая БДудовлетворяет.
Третьянормальная форма требует, чтобы в таблице не имелось транзитивных зависимостеймежду не ключевыми полями, то есть, чтобы значение любого поля, не входящего впервичный ключ, не зависело от значения другого поля, также не входящего впервичный ключ.
Все таблицыданной БД удовлетворяют этому условию, следовательно, БД находится в третьейнормальной форме.

3.3.3Описание РМД
Объектыданной предметной области предоставляются в виде таблиц, свойства становятсяатрибутами либо полями. Таблиц и полей с одинаковыми названиями быть не может.В каждой таблице выделяется свойство, которое является ключевым. В каждойтаблице первичным ключом будет первичное поле (#). По правилу построения РМД,ключевое поле из таблицы, объект которой связан с другим объектом отношением />, добавляется в таблицу, котороесоответствует отношению «много» (/>). Таких связей получается5. «Студент» связан с объектом «Группа» отношением />, значит,первичным ключом у нас является код группы (# КГр) и подсоединяем его к таблице«Студент», где записываем внешний ключ (КГр #). Аналогичным образом мыпроделываем остальные таблички:
·                   таблицу«Специальность», где первичный ключ (счетчик) (#КСп), соединяем стрелочкой стаблицей «Группа» (КСп # );
·                   «Факультет» (#КФ)соединяем с таблицей «Специальность», где внешним ключом будет (КФ#);
·                   таблицу«Общежитие» (первичный ключ(#КО)) соединяем с «Комната» (КО#);
·                   «Студент» (#КСт)соединяем с «Проживает» (КСт #).
Отношение/> преобразуется по следующему принципу:вводится дополнительная таблица, в которую ключевые поля таблиц, связанных отношением/>, также включаются поля, которые являютсясвойствами отношений между этими объектами.
Внашей схеме присутствует только одна такая связь, т.е. к таблице отношения«Проживает», где счетчиком является (#КПр), присоединяется внешний ключ(#КК(код комнаты)), внешний ключ (Ст#) и свойства отношения: дата заселения идата выселения. На рис. 2 показана схема РМД.
Такимобразом, после рассмотрения приведенных выше моделей данных для разработанной впункте 3 схемы «объект-отношение» была выбрана реляционная модель, котораяпроста и понятна для пользователя и отвечает требованиям изучаемого курса.

4Программная реализация СУБД
 
4.1Описание таблиц
Таблица«Студент» –справочник студентов.
Кодстудента – код студента, тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальноезначения без повторений.
ФИО– фамилия, имя и отчество студента, тип текстовый, размер 50 символов, полеобязательное, индексированное, допускаются совпадения.
№зачетки – содержит номер зачетки, тип текстовый, размер 10 символов, содержитмаску ввода: 00\/000, условие на значение:>0, если вводится неправильноезначение, выводится сообщение об ошибке ”Некорректный ввод”; поле обязательное,индексированное, совпадения не допускаются.
Датарождения – содержит дату рождения, тип дата/время, имеет краткий формат даты,маска ввода 00.00.0000;0;_, условие на вводимое значение
Домашнийадрес – содержит адрес проживания студента, тип текстовый, размер 50 символов,поле обязательное, индексированное, допускаются совпадения.
Контактныйтелефон — содержит номер телефона, тип текстовый, размер 20 символов, содержитмаску ввода: 0\-000\-000\-00\-00;;_. Поле необязательное, индексированное, недопускаются совпадения.
Пол- содержит пол студента, тип текстовый, размер-10 символов, обязательное поле,индексированное поле, совпадения допускаются, поле со списком, тип источникастрок- список значений, источник строк – мужской; женский.
Формаобучения- содержит информацию о форме обучения студента, тип текстовый, размер-10 символов, обязательное поле, индексированное поле, совпадения допускается,поле со списком, тип источника строк- список значений, источник строк- очная;заочная.
ФИОматери — фамилия, имя, отчество матери студента, тип текстовый, размер 50символов, поле обязательное, индексированное, допускаются совпадения.
ФИОотца — фамилия, имя, отчество отца студента, тип текстовый, размер 50 символов,поле обязательное, индексированное, допускаются совпадения.
Контактнаяинформация отца — содержит место работы, должность и контактный телефон, типтекстовый, размер 100 символов, обязательное поле, индексированное поле,совпадения допускаются.
Контактнаяинформация матери — содержит место работы, должность и контактный телефон, типтекстовый, размер 100 символов, обязательное поле, индексированное поле,совпадения допускаются.
Группа-код группы, тип числовой, размер поля — длинное целое, обязательное поле, полесо списком, тип источника — таблица или запрос: SELECT Группа.[Код группы],Группа.[Название группы] FROM Группа ORDER BY [Название группы];.
Таблица«Группа» содержитинформацию о группах, в которых учатся студенты.
Кодгруппы — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения без повторений.
Названиегруппы — тип текстовый, размер-10 символов, обязательное и индексированноеполе, совпадения не допускаются.
Годнабора — тип дата/время, размер 20 символов, маска ввода- 00.00.0000;0;_, обязательноеи индексированное поле, совпадения допускаются, условие назначения: >Date()-(5*365). Если вводится неправильное значение, товыводится сообщение об ошибке.
Буква- тип текстовый, размер 5 символов, обязательное и индексированное поле,совпадения допускаются. Если вводится неправильное значение, то выводитсясообщение об ошибке. Поле со списком, тип источника строк — список значений,источник строк – а; б; в; г; -;.
Специальность-код специальности, тип числовой, обязательное поле, размер поля — длинноецелое. Тип источника строк -таблица или запрос, источник строк- SELECT Специальность.[Код специальности], Специальность.[Краткоеназвание] FROM Специальность ORDER BY [Краткое название].
Таблица«Специальность» справочникспециальностей факультетов.
Кодспециальности — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения безповторений.
Полноеназвание — тип текстовый, размер 50 символов, обязательное и индексированноеполе, совпадения не допускаются.
Краткоеназвание — тип текстовый, размер 10 символов, необязательное поле, безповторений.
Шифр- тип текстовый, размер 20 символов, содержит маску ввода: 0000000.0.00;.Обязательное и индексированное поле, без повторений.
Факультет- код факультета, тип числовой, обязательное поле, размер поля — длинное целое.Тип источника строк — таблица или запрос, источник строк- SELECT Факультет.[Код факультета], Факультет.[Краткоеназвание] FROM Факультет ORDER BY [Краткое название];
Таблица«Факультет» содержитинформацию о всех факультетах ВУЗа.
Кодфакультет — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения безповторений.
Полноеназвание — тип текстовый, размер 50 символов, обязательное и индексированноеполе, совпадения не допускаются.
Краткоеназвание — тип текстовый, размер 10 символов, необязательное поле, безповторений.
ФИОдекана — тип текстовый, размер 50 символов, поле обязательное, индексированное,не допускаются совпадения.
№телефона деканата — тип текстовый, размер 20 символов, маска ввода: 000\-00\-00; поле обязательное, индексированное, совпаденияне допускаются.
Таблица«Комната» содержитинформацию о комнатах общежития.
Кодкомнаты — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения безповторений.
Количествомест — тип числовой, размер 5 символов, обязательное и индексированное поле,совпадения допускаются. Значение по умолчанию: 0, условие на значение: >0,если вводится неправильное значение, то выдается ошибка.
Тип- тип текстовый, размер 10 символов, обязательное и индексированное поле,совпадения допускаются. Поле со списком, тип источника строк — список значений,источник строк – мужская; женская; семейная.
№комнаты — тип числовой, содержит маску ввода: 0”.”000, обязательное поле, индексированное, совпадения допускаются. Значение по умолчанию: 0,условие на значение: >0, если вводится неправильное значение, то выдаетсяошибка.
Общежитие-код общежитие, тип числовой, обязательное поле, размер поля — длинное целое.Тип источника строк — таблица или запрос, источник строк: SELECT Общежитие.[Код общежития] FROM Общежитие ORDER BY [Кодобщежития];
Таблица«Общежитие» содержитинформацию о общежитиях, которые принадлежат ВУЗу.
КодОбщежитие — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения безповторений.
Адрес– тип текстовый, размер 50 символов, поле обязательное, индексированное, недопускаются совпадения.
Телефон- тип текстовый, размер 20 символов, маска ввода: 000\-00\-00; поле обязательное, индексированное, совпадения недопускаются.
ФИОКоменданта- тип текстовый, размер 50 символов, поле обязательное, индексированное,не допускаются совпадения.
Таблица«Проживает» — дополнительная таблица, созданная для исключения связи «многие-ко-многим».Таблица содержит информацию о дате заселения (выселения) студентов в (из)общежитие (ия).
Кодпроживает — тип счетчик, первичный ключ, содержит уникальные значения безповторений.
Студент- код студента, тип числовой, обязательное поле, размер поля- длинное целое.Подстановка из таблицы «Студент», отображается поле «Студент» таблицы «Студент».
Комната- код комнаты, тип числовой, обязательное поле, размер поля- длинное целое. Типисточника строк — таблица или запрос, источник строк: SELECT Комната.[Код комнаты], Комната.[№ комнаты] FROMКомната ORDER BY [№ комнаты];
Датазаселения — тип дата/время, размер 20 символов, маска ввода- 00.00.0000;0;_,обязательное и индексированное поле, совпадения допускаются.
Датазаселения — тип дата/время, размер 20 символов, маска ввода- 00.00.0000;0;_,обязательное и индексированное поле, совпадения допускаются.
4.2Описание реализованных запросов к БД
Вданном КП были реализованы следующие запросы к БД:
Запрос1является запросом навыборку.
Осуществляетсяпоиск повторений для таблицы «Студент».
Видв режиме SQL:
SELECTСтудент.Группа, Студент.ФИО
FROM Студент
WHERE (((Студент.Группа) In (SELECT [Группа] FROM [Студент] As Tmp GROUP BY [Группа] HAVING Count(*)>1 )))
ORDER BYСтудент.Группа;
Результатвыполнения запроса 1 представлен на рисунке 4.2.1
/>
Рис.4.2.1- Результат выполнения запроса 1
Запрос2 является запросомна создание таблицы.
Создаетсяновая таблица, куда вносится новая информация.
Видв режиме SQL:
SELECTСтудент.ФИО, Общежитие.[Код общежития] INTO New
FROMСтудент INNER JOIN (Общежитие INNER JOIN (Комната INNER JOIN Проживает ON(Комната.[Код комнаты] = Проживает.Комната) AND (Комната.[Код комнаты] =Проживает.Комната)) ON Общежитие.[Код общежития] = Комната.Общежитие) ONСтудент.[Код студента] = Проживает.Студент
WHERE(((Общежитие.[Код общежития])=2));
Результатвыполнения запроса 2 представлен на рисунке 4.2.2
/>
Рис.4.2.2- Результат выполнения запроса 2
Запрос 3 является запросом на добавление.
Выполняетсязаполнение архива.
Видв режиме SQL:
INSERTINTO Архив ( ФИО, №Зачетки, [Дата рождения], [Домашний адресс], [Контактныйтелефон], Пол, [Форма обучения], [ФИО матери], [ФИО отца], [Контактнаяинформация отца], [Контактная информация матери], Группа )
SELECTСтудент.ФИО, Студент.№Зачетки, Студент.[Дата рождения], Студент.[Домашнийадрес], Студент.[Контактный телефон], Студент.Пол, Студент.[Форма обучения],Студент.[ФИО матери], Студент.[ФИО отца], Студент.[Контактная информация отца],Студент.[Контактная информация матери], Студент.Группа
FROMСтудент
WHERE(((Студент.[Дата рождения])
Результатвыполнения запроса 3 представлен на рисунке 4.2.3
/>
Рис.4.2.3- Результат выполнения запроса 3
Запрос 4 является запросом на удаление.
Выполняетсяочистка всей информации в архиве.
Видв режиме SQL:
DELETEАрхив.*
FROM Архив;
Результатвыполнения запроса 4 представлен на рисунке 4.2.4

/>
Рис.4.2.4- Результат выполнения запроса 4
Запрос5 является запросомна удаление.
Осуществляетсяудаление старых записей.
Видв режиме SQL:
DELETEСтудент.ФИО, Студент.№Зачетки, Студент.[Дата рождения]
FROMСтудент
WHERE(((Студент.[Дата рождения])
Результатвыполнения запроса 5 представлен на рисунке 4.2.5
/>
Рис.4.2.5- Результат выполнения запроса 5
4.3Описание разработанных форм
Форма«Главная» ( см.рисунок 4.3.1).
Форма«Главная» запускается при запуске программы. Форма имеет три кнопки выборапользователей – «Гость», «Пользователь» и «Администратор». При нажатии кнопки«Гость», форма «Главная» закрывается и запускается форма «Вход», кнопки«Пользователь» — «Главная» закрывается, запускается «Введите пароль», кнопки«Администратор» — «Главная» закрывается, запускается «Введите пароль». Об этихформах подробно чуть позже. Также находится кнопка «Выход», при нажатии которойзакрывается форма и происходит выход из программы. В центре формы – текст с выборомуровня доступа к базе данных. Под кнопками выводятся текущие дата и время.
/>
Рис. 4.3.1-Форма «Главная» в режиме «Вид»
Форма«Гость» ( см.рисунок 4.3.2).
Приоткрытии кнопки «Гость», «Главная» форма закрывается и открывается форма «Вход»Слева появляются 3 кнопки, из которых кнопка «Студенты» является активной, т.к.гость может только просматривать данные о студентах ВУЗа. Какие либо измененияон вносит не может.
/>
Рис. 4.3.2-Форма «Вход» при открытии кнопки «Гость»
Форма«Пользователь» ( см.рисунок 4.3.3).
Этоформа запускается при нажатии кнопки «Пользователь» в форме «Главная». Сверхунаходится надпись «Введите пароль». Внизу – поле для ввода пароля. Справа–кнопки «ОК» (при нажатии этой кнопки: если введённый в поле пароль верный –закрытие формы «Пользователь» и запуск формы «Вход» с доступными дляпользователя опциями; если же пароль неверный, то выводится сообщение оневерности пароля, и после нажатия кнопки «ОК» в этом сообщении, пользователюпредлагается повторить ввод пароля) и «Отмена» (при нажатии этой кнопки поле«Пользователь» закрывается и запускается поле «Главная»).
/>
Рис. 4.3.3-Форма «Пользователь» в режиме «вид»
 
Форма«Администратор»(рисунок 4.3.4).
Этаформа работает точно по тому же принципу, что и предыдущая форма «Пользователь»,разница лишь в том, что она запрашивает пароль администратора и при егокорректном вводе открывает форму «Вход» со всеми правами, т.е. абсолютно без каких-либоограничений.
/>
Рис. 4.3.4-Форма «Администратор» в режиме «вид»
Форма«Студенты ВУЗа»(рисунок 4.3.5)
Источникомданных является таблица «Студенты». Форма «Студенты ВУЗа» позволяет осуществитьпрокрутку информации студентов, которые числятся в ВУЗе.
Даннаяформа имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой ик последней записи, кнопки передвижения по списку, поиск студента, добавление,сохранение и удаление студента, выход из этой формы а также кнопку просмотр отчетови их печать.
/>
Рис. 4.3.5-Форма «Студенты ВУЗа» в режиме «вид»
Форма«Общежития ВУЗа»(рисунок 4.3.6)
Источникомданных является таблица «Общежития». Форма «Общежитиия ВУЗа» позволяетосуществить прокрутку информации общежитий, принадлежащих ВУЗу. Данная формаимеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и кпоследней записи, кнопки передвижения по списку, добавление, сохранение иудаление общежития, выход из этой формы, а также кнопку просмотр отчета.
/>
Рис. 4.3.6-Форма «Общежития ВУЗа» в режиме «вид»
Форма«Архив» (рисунок4.3.7)
Форма «Архив»содержит кнопки управления архивом: «Обновить архив», «Просмотр архива»,«Очистка архива», которые выполняют соответствующие запросы и кнопку «Выход вглавное меню», закрывающую форму и переходящая на предыдущую форму «Вход».
/>
Рис. 4.3.7-Форма «Архив» в режиме «вид»
Форма«Проживающие в общежитиях» (рисунок 4.3.8)
Источникомданных является таблица «Проживает». Эта форма содержит кнопки управления,которые позволяют осуществить прокрутку информации проживающих в общежитиях,принадлежащих ВУЗу. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами:кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку,добавление, сохранение, удаление и поиск проживающего. Форма содержит кнопку«Заявление на проживание», где студент может заполнить заявления на проживаниев общежитии. Также находится кнопка «Выход».
/>
Рис. 4.3.8-Форма «Проживающие в общежитиях» в режиме «вид»
Форма«Группы» (рисунок4.3.9)
Источникомданных является таблица «Группы».Эта форма содержит кнопки управления, которыепозволяют осуществить прокрутку информации проживающих о группах специальностейВУЗа. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопкидвижения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку,добавление, сохранение, удаление. Форма содержит кнопку «Студенты группы», где указаныстуденты той или иной группы. Имеется кнопка «Выход».
/>
Рис. 4.3.9-Форма «Группы» в режиме «вид»
Форма«Комнаты» (рисунок4.3.10)
Источникомданных является таблица «Комнаты». Эта форма содержит кнопки управления,которые позволяют осуществить прокрутку информации проживающих о комнатахобщежитий ВУЗа. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами:кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку,добавление, сохранение, удаление и поиск той или иной комнаты. Форма содержиткнопку «Проживающие этой комнаты», где можно увидеть проживающего в той комнате,которую вы ввели.

/>
Рис. 4.3.10-Форма «Комнаты» в режиме «вид»
4.4Описание сформированных отчетов
Отчет«Студенты ВУЗа»
Отчетсоздан с помощью мастера.Выводится вся информация о студента ВУЗа: ФИО,домашний адрес, № зачетки, контактный телефон, пол, дата рождения, форма обучения,ФИО мамы, ФИО папы, контактная информация о матери и отца. Данный отчет состоитиз 8 страниц. Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.1.
Студенты
ФИО Борисова Т.Н.
Дата рождения 12.12.1212
№Зачетки 08/222
Контактный телефон 8-093-672-65-23
Домашний адрес г.Донецк, ул. Пролетарская
Пол женский
Форма обучения очная
ФИО матери Пупкина О.Е.
ФИО отца Пупкин Б.А.
Контактная информация отца ОАО ДМЗ, автослесарь, 8-093-456-78-32
Контактная информация матери          ОАО ДМЗ, бухгалтер,8-067-678-09-87
Группа ИС07А
ФИО Вольмар П.Р.
Дата рождения 11.09.1990
№Зачетки 07/467
Контактный телефон 8-063-676-87-79
Домашний адрес г. Торез, ул. Берегового
Пол мужской
Форма обучения очная
ФИО матери Вольмар Е.Е.
ФИО отца Вольмар Р.Г.
Контактная информация отца НК «Garage», ди-джей,8-098-678-89-90
Контактная информация матери с/к «Красотка»,парикмахер,8-050-012-45-
Группа ПО07А
23 января 2009 г.Страница 1 из 8
Рис. 4.4.1 –Отчет в режиме вид
Отчет«Заявление на поселение в общежитие»
Отчетсоздан с помощью конструктора. Выводится бланк, где можно написать заявление напоселение в общежитие.
Видотчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.2.
Заявление на поселение в общежитие
Прошу поселить меня, ________________________________,
                                                           (Ф.И.О.)
проживающего(ую) в___________________________,
                                                         (домашний адрес)
в общежитие. С правилами проживания и размеромоплаты ознакомлен. Обязуюсь их нарушать правила и своевременно вносить оплату.
____________                                                     ____________
Дата                                                                                                                                     подпись
Рис. 4.4.2 –Отчет в режиме вид
Отчет«Архив»
Отчетсоздан с помощью мастера.
Выводитсявся информация о студентах, которым более 25 лет.
Видотчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.3.
/>
Рис. 4.4.3 –Отчет в режиме вид
4.5Описание макросов
1)Макрос: «Печать отчета»
Название: Печать
Назначение:Печать отчета
Макрокоманда:Печать.
Функционированиемакроса: при запуске макроса осуществляется печать отчёта.
2) Макрос:«Архивирование»
Назначение:Архивация устаревших данных.
Имямакроса: Заполнение архива.
Функционированиемакроса: Запускается макрос «Архив» в результате чего происходит добавление вархив устаревших данных. Макрос основан на запросах «Заполнение архива»(добавление устаревших данных в Архив)
3) Макрос:«Архивирование»
Назначение:Архивация устаревших данных.
Имямакроса: Очистка архива.
Функционированиемакроса: Запускается макрос «Архивирование» в результате чего происходитудаление информации из текущих таблиц. Макрос основан на запросах «Очисткаархива» (удаление устаревших данных из текущих таблиц).
5) Макрос: «Autoexec»
При запуске Access автоматически запускается Главнаяформа.

5 Уровнидоступа к СУБД
Описаниегрупп пользователей
Вразработанной СУБД выполнены три уровня доступа: гость, пользователь и администратор.
Гостьможет заходить в базу без пароля. Данный уровень доступа не позволяет вноситьили редактировать какую-либо информацию. Доступными являются лишь просмотр информации.
Пользовательможет зайти в базу лишь под паролем «1». Данный доступ отличается отпредыдущего доступа тем, что пользователю позволяется вносить и корректироватьизменения в базе, но «Архив» студентов остается закрытым.
Администраторможет зайти в базу под паролем «2». Имеет полный доступ ко всей базе. Праваадминистратора неограниченны. Он может редактировать структуры таблиц, изменятьи удалять любые данные. Далее – более подробно о правах пользователей.
Гость
Каксказано ранее, этот пользователь заходит в базу без пароля и не имеет в ней никакихправ на изменение данных – лишь их просмотр и печать на принтере. На всех формахкнопки «Добавить запись», «Сохранить запись» и «Удалить запись» недоступны.Кнопки «Архив» в форме «Вход» так же недоступны. Область действий – просмотр данныхиз базы и распечатка их на принтере.
Пользователь
Длявхода в базу под правами пользователя необходимо знать пароль. ПраваПользователя отличаются от прав предыдущего пользователя лишь тем, что он имеетдоступ к кнопке «Общежития.
Администратор
Длявхода в базу под правами администратора необходимо знать пароль. Он не имеетникаких ограничений в: может изменять, добавлять и удалять любые данные в базе,изменять структуру таблиц и форм.

Выводы
Завремя создания курсового проекта и написания пояснительной записки быладосконально изучена предметная область проекта; разработана концептуальнаямодель БД: объект-отношение; выбрана реляционная модель для созданияэффективной БД
ВБД была организована целостность данных посредством ввода каскадного удалениямежду некоторыми объектами. Была обеспечена защита данных посредством вводаразличных групп пользователей и запроса пароля.
Разработкаимеет интуитивно понятный графический интерфейс, позволяющий даже с минимальнымзнанием компьютера провести автоматизацию учета студентов в ВУЗе. Такимобразом, система готова к эксплуатации. Она может обеспечить пользователю поступлениенеобходимой информации, а также облегчить получение статистических наблюдений.
Разрабатываемаябаза позволяет получить всю необходимую информацию о студентах ВУЗа.

ПриложениеА
 
Техническоезадание
А1 Общие сведения
Полное наименование курсового проекта (КП) “База данных«Автоматизация учета студентов»”. Условное обозначение БД.
КП проектируется студенткой третьего курса Государственногоуниверситета информатики и искусственного интеллекта, факультета Автоматизированныхсистем управления (АСУ), группы САУ-06 Гололобовой Анастасией Сергеевной.
Задание выдано кафедрой программного обеспечения интеллектуальныхсистем (ПОИС) по дисциплине " Организация баз данных и знаний".
А.2 Этапы разработки исроки выполнения
Сроки выполнения приведены втаблице А.1.
ТаблицаА.1 График выполнения курсового проектаВид работы Сроки выполнения Получение задания на разработку. 3.09.08 Постановка задачи: формулировка, исходные данные, результаты, определение требований к программному продукту 3.09.08-17.09.08 Подбор и изучение предметной области. 17.09.08-24.09.08 Определение структура базы данных. 24.09.08-8.10.08 Создание базы данных. 8.10.08-12.11.08 Отладка и тестирование. 12.11.08-19.11.08 Написание пояснительной записки. 19.11.08-10.12.08 Защита курсового проекта. 5.01.09
А3 Назначение и цели создания проекта
БД разрабатывается для систематизации обработки данных остудентах, обучающихся в ВУЗе.
Целью создания базы данных является обеспечение целостности икомпактности хранимых данных, увеличение скорости получения информации обинтересующих студентах, понижение трудозатрат по обработке данных.
А3.1 Сведения об объекте автоматизации
Объектом автоматизации данного курсового проекта являетсяпроцесс анализа, обработки, поиска, удаления и учета информации о студентах вВУЗе.
А3.2 Сведения об условиях эксплуатации КП
ДаннаяБД разрабатывается с использованием СУБД Access, которая оснащена инстинктивно понятным интерфейсом иможет использоваться широким кругом пользователей нуждающихся в учетеинформации о студентах. Данной БД может пользоваться любой пользователь,умеющий пользоваться компьютером.
 
А4 Требования к проекту
А4.1 Требования к КП в целом
КП вцелом должен:
— иметьобширную систему помощи, включающую сведения о КП в целом, руководство поиспользованию отдельных частей, корректные сообщения об ошибках пользователя,если таковые имеются; осуществлять добавление, изменение, удаление и поиск информациииз имеющейся БД;
— обеспечитьне избыточность, компактность, целостность хранимых данных.
А4.2 Требования к задачам и функциям КП
Проектируемыйпрограммный продукт должен реализовывать следующие задачи:
— иметьсистему помощи, т.е. выдавать корректные сообщения при ошибках, возникающих впроцессе работы;
— позволятьполучать информацию по определённым запросам пользователя. (запросы на выборку,на добавление и удаление записей в архиве, запросы для созданияпользовательских форм и отчетов). А так же:
-        хранитьинформацию о студентах;
-        хранитьинформацию о группе;
-        хранитьинформацию о специальности;
-        хранитьинформацию о факультете;
-        хранить информациюоб общежитии;
-        хранитьинформацию о комнате;
-        корректный выборинформации по какой-либо характеристике;
-        поиск по ключевымсловам.
А 4.3 Требования к видам обеспечения
А 4.3.1 Требования к программному обеспечению
Кпрограммному обеспечению (ПО) предъявляются следующие требования:
— монитор типа SVGA;
— операционнаясистема- Microsoft Windows 98 и выше;
— установленная прикладная программа Access 2003 из программного пакета Microsoft Office.
А4.3.2 Требования к техническому обеспечению
Техническоеобеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:
— типкомпьютера- INTEL 5x 86;
— объемпамяти RAM 16Мб;

А4.3.3 Требования к организационному обеспечению
Кпрограммной документации предъявляются следующие требования:
— наличиетехнического задания;
— пояснительнойзаписки, включающей приложения.

Приложение Б
ЗАПОЛНЕННЫЕТАБЛИЦЫ
/> 
/>
/>
/>
/>
/>
/>

ПриложениеВ
 
РУКОВОДСТВОПОЛЬЗОВАТЕЛЮ
В.1Инсталляция
Дляустановки приложения достаточно скопировать его файлы в любую папку накомпьютере.
В.2Начало работы с программойВ.2.1 Запуск приложения
После запуска приложения, первое окно которые вы видите — этоформа входа в СУБД под названием «Вход», на которой расположены кнопки трех видовпользователей: Гость, Пользователь, Администратор.
После выбора одного из типа пользователя выводится форма пароля.
В.3Руководство администратора
Привходе в базу администратору необходимо ввести пароль «2». Если же парольокажется неверным, система сообщит об ошибке и попросит повторить попытку или отменитьвыполнение действия и вернуться на предыдущую форму.В.3.1 Возможности администратора
В СБД возможности администратора неограниченны. Он имеет праворедактировать содержимое базы через пользовательский интерфейс, либо перейти кокну БД и вручную править содержимое таблиц.
Только администратор имеет права добавлять в БД новых врачей и выполнятьархивацию и восстановление устаревших данных.

В.4Редактирование содержимого базы
Из главного окна «Вход» можно попасть на форму«Главная». В.4.1 Порядок внесения новых данных
Все данные в БД зависимы друг от друга (например, добавление студентаосуществляется через добавление факультета, специальности, затем группы итолько потом самого студента), и следовательно, необходимо выполнять следующуюпоследовательность при внесении нового студента в базу:
1.                Факультет
2.                Специальность
3.                Группа
4.                Личнаяинформация о студенте (ФИО, место проживания, № зачетки, год рождения и т.д.)
При добавлении все данные являются обязательными!В.4.2Редактирование данных
Редактирование данных можно осуществить только в окне БД в таблицах.Этим способом осуществляется и удаление.
Удалить с помощью форм можно лишь устаревшую информацию. Этуфункцию осуществляет форма «Архив».В.4.3 Архивация ивосстановление данных
Для перехода к окну архивации выберите кнопку «Архив» вформе
«Главная». В открывшемся окне администратор может выбрать действие,которое ему необходимо выполнить:
1.                Обновитьархив
2.                Просмотрархива
3.                Очиститьархив
При архивации в таблицу «АРХИВ» будут занесены вседанные о студентах, которым более 25 лет. Очистка архива удаляет все данные безвозможности восстановления!
 В.5.Просмотр отчетов
Выбирая соответствующие кнопки на формах «Студенты ВУЗа», «Комнаты»,а также некоторые другие связные формы можно осуществить просмотр и печать)отчетов.
 
В.5.1Отчеты
Базапозволяет получить следующие отчеты:
1.   Заявление напоселение в общежитие
2.   Студенты ВУЗа
3.   Архив

Списокиспользованных источников
1.      Михеева В.,Харитонова И. Наиболее полное руководство Microsoft Access 2000 – СПб.: БВХ –Санкт-Петербург, 2000. – 1088с.: ил. 2.      Пасько В. Access 97 – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 368с.
3.    Э. ФеддемаЭффективная работа: Microsoft Access 2002. – СПб.: Питер, 2003. –944 с.:ил.