Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Кафедра экономики предприятий и менеджмента
Отчет по учебной практике
(по бухгалтерскому учету)
2009 г
Введение. Основные приемы работы с программой 1С: Бухгалтерия
Программа 1С: Бухгалтерия легко осваивается любым бухгалтером, т.к. использует термины и методы, широко распространенные в бухгалтерском учете. Вместе с тем, как и подавляющее большинство бухгалтерских программ, 1С: Бухгалтерия не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с данной программой. 1С: Бухгалтерия обеспечивает учет и хранение первичных документов и построение различных отчетов, но не предлагает бухгалтеру готовые алгоритмы действий в любой ситуации. Программа не подсказывает последовательность действий, бухгалтер должен сам выбрать, какую операцию следует выполнить в тот или иной момент.
Особенности бухгалтерского учета в организации определяются планом счетов, т.е. списком используемых счетов бухгалтерского учета. Вместе с типовой конфигурацией программы 1С: Бухгалтерия предлагается стандартный план счетов. В связи с принятой учетной политикой предприятия можно самостоятельно выбрать необходимые счета, редактируя предложенный план счетов.
Различная информация, используемая программой при автоматизации бухгалтерского и налогового учета, хранится в справочниках. Некоторая информация, например, ставки налога, уже введена и не требует исправления. Информацию во многих справочниках следует ввести при начале работы с программой, например, название организации. Часто справочники пополняются в процессе повседневной работы с программой.
Источником информации для бухгалтерского и налогового учета являются многочисленные первичные документы, и работе с ними в любой бухгалтерской программе отводится важное место. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью. Прочие документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или от сторонних организаций. В этом случае следует ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения, но в программе 1С: Бухгалтерия эта возможность не реализована, хотя для облегчения ввода используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. Любой документ при необходимости можно распечатать. Как введенные, так и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.
К сожалению, документы в бухгалтерию не всегда попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, и такие изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа. В программе 1С: Бухгалтерия мы можем произвольно менять документы, пока не выполнены операции по закрытию отчетного периода.
Для удобства все введенные документы группируются в журналы.
При ведении бухгалтерского учета основным понятием является операция, отражающая реальную хозяйственную операцию, которая ранее произошла в организации. Все введенные операции хранятся в журнале операций, который является основой для построения любого отчета в программе. Большинство операций создается автоматически на основе информации из первичных документов, однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Некоторые регулярно выполняемые операции описаны в программе как типовые, что облегчает их выполнение, т.к. автоматизируются рутинные процедуры. Мы можем создавать свои собственные типовые операции.
Любая операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Это действие легко выполняется автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко.
Необходимость ведения налогового учета, наряду с бухгалтерским, существенно увеличила нагрузку для бухгалтеров, однако использование программы 1С: Бухгалтерия помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете. Добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Кроме того, при ведении налогового учета в программе автоматизированы многие регламентные работы, например, начисление амортизации или расчет стоимости списанных товаров.
Особенностью программы 1С: Бухгалтерия являются мощные средства аналитического учета. Для этого в плане счетов описаны признаки, по которым необходимо анализировать каждый счет. Справочник, в котором собраны используемые признаки, назван в программе «субконто». Для каждого счета можно задать несколько субконто.
Результатом работы программы являются разнообразные отчеты, которые генерируются на основе информации из журнала проводок. Множество отчетов объединяются в три группы. Регламентированные отчеты предназначены для передачи документов в налоговую инспекцию и различные фонды. Стандартные отчеты позволяют получить информацию по интересующим разделам бухгалтерского учета (оборотно - сальдовая ведомость, шахматка, главная книга и пр.). Также имеется ряд специализированных отчетов, ориентированных на конкретный участок бухгалтерского учета (кассовая книга, данные расчета зарплаты и др.).
Для удобства работы в программе 1С: Бухгалтерия имеется множество сервисных функций. Бухгалтер может использовать встроенный калькулятор, а для ввода дат - календарь. Имеются средства обмена данными с другими программами, а также средства совместной работы нескольких бухгалтеров.
Я работаю бухгалтером в ООО «...». В мои обязанности входит учет операций по расчетному счету и кассе, обработка авансовых отчетов, выписка счетов на оплату покупателями. Далее я постараюсь кратко рассмотреть особенности работы с программой 1С: Бухгалтерия в разделах бухгалтерского учета, с которыми сталкиваюсь в процессе работы.
программа бухгалтерия кассовый информационный
1. Учет операций по расчетному счету и кассе
Для учета операций по расчетному счету в программе 1С: Бухгалтерия я использую платежные документы для предоставления в банк. Кроме того, при работе с наличными денежными средствами программа позволяет вести работу с кассой, используя кассовую книгу, а также приходные и расходные кассовые ордера.
Для перечисления получателям денежных средств со счета предприятия используются платежные документы - платежное поручение. При выборе команды Документы -> Платежное поручение будет открыто окно, содержащее форму (см. рис.1.а), заполнив которую мы получим документ установленного вида (печатная форма - см. рис.1.б).
Для ведения учета наличных денежных средств используются кассовые документы. Для создания приходного кассового ордера необходимо выбрать команду Документы -> Приходный кассовый ордер. Будет открыто окно, содержащее форму этого документа (см. рис.2.а). Чтобы распечатать стандартную форму приходного кассового ордера, следует нажать кнопку Печать. Будет открыто окно, в котором мы увидим сформированный документ (см. рис.2.б).
Для учета расходуемых наличных денежных средств используется расходный кассовый ордер. Для его создания необходимо выбрать команду Документы -> Расходный кассовый ордер (окно этого документа показано на рис.3.а). Чтобы распечатать полученный документ, следует нажать кнопку Печать (образец печатной формы документа - см. рис.3.б).
Для учета операций с кассой используется отчет «Кассовая книга», который формируется на основании проводок по счету 50 «Касса». Чтобы начать формирование отчета «Кассовая книга» и открыть окно настройки его параметров, нужно выбрать команду Отчет -> Кассовая книга (см. рис.4.а). после ввода необходимых параметров для формирования отчета можно нажать кнопку ОК или кнопку Сформировать. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который можно распечатать (см. рис.4.б).
Рис.1.а. Форма создания платежного поручения
Рис.2.а. Форма создания приходного кассового ордера
Рис.3.а. Форма создания расходного кассового ордера
Рис.4.а. Формирование отчета «Кассовая книга»
2. Прочие операции
.1 Поступление материалов
Иногда мне приходится оформлять поступление материалов на наше предприятие.
Для ведения списка материалов, используемых организацией в своей хозяйственной деятельности, предназначен справочник «Материалы» (меню Справочник -> Материалы). При начальной настройке программы рекомендуется заполнить этот справочник, поскольку данная информация используется документами, отражающими учет материалов. Для удобства поиска отдельные материалы могут быть объединены в группы по видам материалов.
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию материалов, используется документ «Поступление материалов» (меню Документы -> Учет материалов -> Поступление материалов) (см. рис.5).
Рис.5. Поступление материалов
2.2 Обработка авансовых отчетов
Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет". Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.
При вводе нового документа (см. рис.6.а,б), прежде всего, следует установить тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка "ОК").
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.
Печатную форму авансового отчета можно посмотреть на рис.6.в.
Рис.6.а. Авансовый отчет (лицевая сторона)
Рис.6.б. Авансовый отчет (оборотная сторона)
.3 Создание счета
Документ «Счет» предназначен для выписки счетов на оплату. В торговой деятельности счета не являются обязательными для исполнения документами. Основное назначение документа «Счет» в данной конфигурации - формирование печатной формы документа и выписки на его основании (режим «Ввод на основании») расходной накладной.
Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части (см. рис.7.а).
В шапке указываются:
«Заказчик» - элемент справочника «Контрагенты»;
«Договор» - договор, по которому оформляется счет. При нажатии кнопки «Новый» текущий документ будет занесен в справочник «Договора» в качестве нового элемента;
«Плательщик» - элемент справочника «Контрагенты».
Заполнение табличной части счета может выполняться двумя способами:
обычным вводом новой строки документа;
способом множественного подбора товаров непосредственно из справочника «Номенклатура». Для этого необходимо нажать кнопку "Подбор". В открывшемся окне справочника «Номенклатура» можно выбирать и вносить в документ произвольное число видов товаров (двойным щелчком мыши на выбранном товаре или клавишей Enter). Все выбранные товары записываются в табличную часть документа.
По нажатию кнопки "Печать" формируется печатная форма счета, которую можно вывести на принтер (см. рис.7.б).
Документ «Счет» не проводится и не формирует бухгалтерских проводок.
Рис.7а. Создание счета
3. Формирование отчетов
.1 Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ)
Всю итоговую информацию по бухгалтерскому учету пользователь программы 1С:Бухгалтерия получает на основе разнообразных отчетов (регламентированные, стандартные, специализированные).
Одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике является оборотно-сальдовая ведомость: Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость.
Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период.
При нажатии кнопки "Настройка" вызывается диалог. В данном диалоге настраивается способ раскрытия итогов по счету при формировании отчета. Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку "ОК" (см. рис.8.а).
Программа сформирует оборотно-сальдовую ведомость и выведет ее для просмотра (см. рис.8.б).
Ведомость приводится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имеющего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и по кредиту счета и остаток на конец периода.
В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам.
При просмотре ведомости можно получить более подробные сведения о показателях по интересующему нас счету. Когда указатель мыши выводится в виде "лупы", мы можем нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенному курсором счету. На экран будет выдано меню, в котором вы должны будете выбрать, какой именно отчет по счету нас интересует:
карточка счета;
ведомость по субконто;
анализ счета;
отчет по проводкам;
обороты счета (главная книга);
журнал-ордер (ведомость) по счету.
Рис.8.а. Окно формирования оборотно-сальдовой ведомости
.2 Анализ счета по субконто
Данный вид отчета также весьма распространен на практике. Для открытия окна диалога настройки отчета нужно выбрать команду Отчеты -> Анализ счета по субконто. Особенности его формирования в следующем.
Параметры использования субконто могут заполняться в зависимости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна настройки будет определять вложенность группировок отчета.
Для каждого субконто в отчете указываются: остаток на начало периода, итоговые суммы корреспонденций со всеми синтетическими счетами, обороты по дебету и кредиту и остаток на конец периода.
Если по счету ведется количественный учет, то для каждого субконто выводится также и количественное выражение оборотов и остатков.
Когда указатель мыши выводится в виде "лупы" (на строках отчета), мы можем нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши в данной позиции запросить детализацию сведений по выделенной курсором позиции.
Если курсор был установлен на строку с начальным или конечным сальдо или с оборотами, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции по счету с данным субконто за отчетный период.
Если же курсор был установлен на строку с корреспонденцией счетов, то на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий все проводки за отчетный период по счету с указанной корреспонденцией счетов.
Окно диалога настройки отчета и его печатная форма представлены на рис.9 (а, б).
Рис.9.а. Окно диалога настройки отчета «Анализ счета по субконто»
Заключение
Одним из наиболее успешных направлений в разработке отечественного программного обеспечения является создание бухгалтерских программ, и несомненным лидером в этой области следует признать компанию «1С». С начала девяностых годов прошлого века эта компания специализируется на деловом программном обеспечении, причем её наиболее распространенный продукт - программа автоматизации бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия.
Я работаю бухгалтером в ООО «...». В мои обязанности входит обработка операций по расчетному счету и кассе, обработка авансовых отчетов, создание счетов на оплату покупателями. В своем отчете я постаралась дать краткий обзор о выполняемых мною функциях в программе 1С: Бухгалтерия.
Хотя программа 1С: Бухгалтерия не лишена недостатков, работать с ней значительно удобнее, чем с аналогичными программами этого же ценового диапазона. Недаром, по некоторым оценкам, 1С: Бухгалтерия занимает около 50% рынка бухгалтерских программ. В последнее время умение работать с этой программой стало обязательным условием для устройства бухгалтера на хорошую и высокооплачиваемую работу.
Список литературы
А.О. Коцюбинский, С.В. Грошев. 100% самоучитель бухгалтера. 1С: Бухгалтерия: учеб. Пособие - М.: ТЕХНОЛОДЖИ - 3000, 2004г.
И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2003г.
Кондаков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 4-е изд., перераб. доп. - М.:ИНФРА - М, 2004г.