Организация и технология документационного обеспечения управления

13

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Кафедра документоведения

ОТЧЕТ

о производственной практике по курсу «Организация и технология документационного обеспечения управления»

в Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ

(УРРЦЭ РГГУ)

Студентки 3 курса д/о

Дубовицкой М.А.

Руководители:

От организации

Ю. И. Купцова

От кафедры

О.В. Мосягина

Москва 2007

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………3-4

1. Документирование деятельности организации……………………………….5-7

2. Организация документооборота

2.1 Прием и отправка…………………………………………………………….…8

2.2 Регистрация…………………………………………………………………..8-10

2.3 Контроль исполнения………………………………………………………10-11

2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел……11-12

2.5 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив……12-13

3. Самостоятельная работа……………………………………………………..14-16

Заключение……………………………………………………………………...17-18

Введение

Производственная практика проходила в Управлении регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ) РГГУ, которое является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и координирующим региональную деятельность университета, ее развитие и перспективное планирование, внедрение и реализацию в университете и его региональных подразделениях подготовки и аттестации специалистов в форме экстерната, развитие дистанционных технологий обучения.

К административно-управленческому персоналу УРРЦЭ относятся следующие должности:

- начальник Управления;

- два заместителя начальника Управления;

- ведущий специалист (секретарь начальника УРРЦЭ).

Структура Управления включает в себя: организационный отдел, учебный отдел, отдел экстерната, учебно-методический отдел, отдел по организации выпуска студентов, финансово-экономический отдел, информационно-технологический отдел, экспедиционно-транспортный отдел.

Делопроизводственная служба Управления представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел УРРЦЭ за 2007 год.

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в УРРЦЭ возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Занимаемая должность - помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.

Структура отчета: введение, оглавление, три главы, заключение, приложения.

Введение посвящено характеристике организации, делопроизводственной службы, описанию занимаемой должности.

Первая глава освещает вопрос документирования деятельности УРРЦЭ, выявляет системы документации, используемые в Управлении, и основные виды документов.

Вторая глава содержит анализ движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Выяснен состав каждого документопотока. Последовательно описаны этапы работы с документами.

Третья глава посвящена характеристике самостоятельной работы, т.е. непосредственно практике. Уделено внимание организации работы с документами именно в секретариате УРРЦЭ, изучены особенности делопроизводства.

Заключение содержит выводы по организации и технологии документационного обеспечения управления УРРЦЭ, дана характеристика недочетов и соответствий нормативным актам.

1. Документирование деятельности организации

В УРРЦЭ присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а УРРЦЭ выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

УРРЦЭ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы УРРЦЭ (Приложение 1).

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета (а именно в УРРЦЭ) на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета. В УРРЦЭ составляется лист рассылки по филиалам и представительствам (Приложение 2).

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов УРРЦЭ в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству РГГУ. Важно отметить, что в РГГУ установлен определенный порядок визирования приказов (Приложение 3).

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные подразделения университета.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции УРРЦЭ. Положение об Управлении регионального развития и централизованного экстерната состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции Управления», «Структура и штаты Управления», «Руководство Управлением», «Права и ответственность Управления», «Контроль, проверка и ревизия деятельности Управления»).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству РГГУ).

Положения Инструкции по делопроизводству РГГУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Университете, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку УРРЦЭ оснащено компьютерными средствами, то в Управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также в УРРЦЭ используются такие специальные программы, как «Модуль сбора данных для вузов об условиях реализации образовательного процесса для отдельных образовательных программ», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения Университета, и утверждаются ректором в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

Кроме вышеперечисленных документов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел УРРЦЭ.

2. Организация документооборота

Движение документов в УРРЦЭ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в УРРЦЭ состоит из следующих этапов:

- приема и первичной обработки;

- предварительного рассмотрения и распределения;

- регистрации документов;

- направления на исполнение и исполнения документов;

- оформления и удостоверения документов;

- отправки.

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

1.1 Прием и отправка

Прием и отправка документов в УРРЦЭ осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

2.1 Регистрация

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в УРРЦЭ, имеют ректор или проректора.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках (Приложение 4). Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В УРРЦЭ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения начальника УРРЦЭ и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

В УРРЦЭ заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

2.3 Контроль исполнения

Контроль исполнения в УРРЦЭ включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один - передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.

Документы УРРЦЭ подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель УРРЦЭ обязан информировать Управление делами.

Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении (Приложение 5).

На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения.

2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УРРЦЭ составляется номенклатура дел (Приложение 6).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел УРРЦЭ составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана начальником УРРЦЭ .

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

- в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело обычно не превышает 250 листов.

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

2.5 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив.

Экспертиза ценности документов в УРРЦЭ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив РГГУ.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в РГГУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). ЭК РГГУ осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив РГГУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях (в данном случае в УРРЦЭ); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел УРРЦЭ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК РГГУ.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 7).

Передача дел в УРРЦЭ в архив РГГУ производится только по описям.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив РГГУ после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником архива РГГУ в присутствии работника УРРЦЭ. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом РГГУ и лица, передавшего дела.

3. Самостоятельная работа

При прохождении практики в Управлении регионального развития и централизованного экстерната я занимала должность помощника секретаря руководителя.

Поскольку в УРРЦЭ функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения начальника УРРЦЭ по основной деятельности, приказы по личному составу студентов филиалов, переведенных в РГГУ и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что в РГГУ принята централизованная система регистрации входящих документов, УРРЦЭ регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит о повторной регистрации таких документов.

Также наблюдала за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности (Приложение 1).

Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел студентов-экстернов, завершивших обучение в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, нумеровались страницы для дел студентов следующих филиалов: Ноябрьск, Ставрополь, Балашиха, Домодедово, Самара, Одинцово.

Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел студентов-экстернов г.Железнодорожный за 2004 год. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.

Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).

Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) - 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 8). Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

В соответствии с номенклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов к уничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка. Поскольку акты о выделении документов к уничтожению составляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел).

Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.

Заключение

Производственная практика по специальности «Организация и технология документационного обеспечения управления» проходила в секретариате Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ.

Было выяснено, что Управление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и направляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.

Правила создания и оформления документов в УРРЦЭ установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Выяснено, что в УРРЦЭ присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, а затем уже документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ, передаются на обработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел Управления, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.

Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания

документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.

Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.

Следует отметить, что как таковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документами выполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичная обработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, которое занимается делопроизводством Университета в целом.