73

ЗМІСТ

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ 1. Електронні документи як вид документації у фірмі

1.1 Поняття електронного документа

1.2 Електронні документи в системі електронного діловодства

1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Розділ 2. Особливості організації електронного діловодства Дубенської адміністрації

2.1 Загальна характеристика роботи Дубенської адміністрації

2.2 Організація роботи з документами

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Висновки

Список використаної літератури

Додаток 1. Порівняльна характеристика паперового і електронного документів

Додаток 2. Структура апарату Дубенської адміністрації

Додаток 3. Картка реєстрації вихідного документа

Додаток 4. Журнали реєстрації вхідних, вихідних та створених установою документів

Додаток 5. Маршрутизація вихідних документів

Додаток 6. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Додаток 7. Реєстраційно-контрольна картка

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

АІС - Автоматизована інформаційна система

БДД - База даних діловодства

ДА - Дубенська адміністрація

ЕЦП - Електронний цифровий підпис

ЗУ - Закон України

ІС ДЗУ - Інформаційна система документаційного забезпечення управління

ІТ - Інформаційні технології

ПК - Персональний компютер

РК - Реєстраційна картка

СЕД - Система електронного документообігу

ЦКУ - Цивільний кодекс України

ЦСК - Центр сертифікації ключів

ВСТУП

Актуальність теми дипломної роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій.

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розвязання задач, не повязаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Розробленість теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу.

Дослідження щодо основних переваг електронних документів проводив автор Г.Перехрест.

Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці.

Мета дипломної роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів фірми.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

виявити та опрацювати фахову літературу з теми дипломної роботи;

розкрити сутність основних понять;

визначити роль і місце електронних документів в системі сучасного менеджменту;

охарактеризувати організацію системи електронного діловодства на фірмі.

Обєктом дослідження для даної дипломної роботи є Дубенська адміністрація.

Предметом є дослідження особливостей організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

Методи дослідження: обумовлені обєктом і предметом дипломної роботи. Для розвязання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу

При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису, системи електронного діловодства Дубенської адміністрації.

Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором дипломної роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури.

Основна частина складається двох розділів. У першому розділі розглядаються поняття електронного документа, електронного цифрового підпису. У другому розділі розглядаються теоретичні основи організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

РОЗДІЛ 1. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД ДОКУМЕНТАЦІЇ У ФІРМІ

1.1 Поняття електронного документа

Документообіг, що ґрунтується на використанні електронних документів, підписаних такими ж віртуальними електронними підписами, - так званий електронний документообіг - уже давно завоював визнання у високорозвинутих країнах як реальна альтернатива паперовій тяганині та ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу. Не відставати від прогресивних світових тенденцій намагається й Україна.

Управлінська діяльність в Україні здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. Сьогодні документ є основним способом подання інформації на будь-якому сучасному підприємстві.

Незаперечною є важливість умілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення й вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту й досвіду керівників. Ефективність керування підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організоване керування документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може привести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ - це, насамперед, загублені гроші, час і упущені можливості.

Документ - матеріальний обєкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозаписи або зображення, призначений для передачі в часі й просторі з метою зберігання й суспільного використання [1, c. 25].

Документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати[1, c. 25].

Реквізит документа - обовязковий елемент оформлення офіційного документа [1, c. 115].

Справжній документ - документ, що містить відомості про автора, час і місце його створення якого, або, які виявлені іншим шляхом, підтверджують вірогідність його походження [1, c. 125].

Текст офіційного документу - інформація, зафіксована будь-яким шляхом або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа [1, c. 134].

Електронний документ являє собою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозаписи або зображення, призначені для передачі в часі й просторі з використанням засобів електрозвязку з метою зберігання й суспільного використання. Електронний документ повинен бути представленим у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.

Електронний документ окремо від носія, існує у двох формах: пасивній - зберігання; і активній - передача й обробка, у тому числі, візуалізація при необхідності сприйняття людиною. Не можна говорити про обовязкову фіксацію або про стан електронного документа, якщо розглядається активна форма його існування - той проміжок часу, протягом якого він сприймається, обробляється або передається.

До останнього часу поняття електронного документа й електронного цифрового підпису (ЕЦП) у трохи обмеженому варіанті було представлено лише в Законі про платіжні системи, що дає електронним платіжним документам, підписаним ЕЦП, таку саму юридичну чинність, як і паперовим.

Правові основи для застосування електронних документів у цивільних правовідносинах вперше закладені новим Цивільним кодексом України (ЦКУ), що набрав чинності з 01.01.2004 р. Відповідно до ст. 207 ЦКУ правочин вважається здійсненим у письмовій формі, якщо волю сторін виражено за допомогою телетайпного, електронного чи іншого технічного засобу звязку. При здійсненні правочинів допускається застосування електронно-цифрового підпису. По суті, ст. 207 ЦКУ прирівнює електронні документи до паперових і допускає підписувати їх електронним підписом відповідно до спеціального закону. Отже, новий ЦКУ в сполученні ще з двома новими законами: Законом про електронні документи і Законом про ЕЦП створює правове поле для широкого застосування нових інструментів у цивільних правовідносинах, поширюючи їх на необмежену сферу правовідносин (включаючи взаємини з державними органами - адміністративні правовідносини).

Втім, це правило містить винятки. Відповідно до ст. 8 того ж Закону електронний документ не може використовуватися як оригінал таких документів: свідоцтва про право на спадкування; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному екземплярі, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом. У наведених випадках оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Загальне визначення терміну «електронний документ» міститься в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, згідно з п. 1 ст. 5 якого, електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа [4, c. 15].

В п. 1.10 ст. 1 Закону України «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» від 5 квітня 2001 року № 2346-ІІІ, згідно положень якого, електронний документ - документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, в тому числі і електронний цифровий підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму чи на папері. Проте, сфера використання даного визначення обмежена розрахунковими відносинами в межах України (тобто в міжнародних розрахункових відносинах, які здійснюються за допомогою електронних телекомунікаційних систем, необхідно керуватись загальногалузевим визначенням, яке міститься в Законі України «Про електронний документ та електронний документообіг»).

Швидка інформатизація суспільства, поширення компютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами “електронної системи врядування”, сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку не є винятком.

Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Стаття 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму [4, c. 16].

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Визначення електронного документа знаходимо у ст. 5 Закону про електронні документи:

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обовязкові реквізити документа [4, c. 16].

Склад та порядок розміщення обовязкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Докладні вимоги по складу і порядку розміщення обовязкових реквізитів електронних документів будуть визначатися спеціальними нормативними актами. Можна з упевненістю зробити припущення, що електронні документи повинні містити всі ті обовязкові реквізити, що й їхні паперові аналоги.

Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою так званого електронного підпису. Відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи електронний підпис є обовязковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до класифікатора управлінської документації аналогові документи по виду оформлення розрізняються як:

· оригінал - перший або одиничний екземпляр документа;

· дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну чинність;

· копія - документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа й всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної чинності;

· засвідчена копія - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляються реквізити, що надають їй юридичну чинність;

· виписка - копія частини документа, оформлена у встановленому порядку [18, c. 33].

Всі екземпляри електронного документу, підписані однаковим електронним аналогом підпису, мають рівне юридичне значення за умови підтвердження їхньої дійсності відповідно до вимог дійсного закону.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обовязковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути предявлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом [4, c. 18].

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завірення електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано) [4, c. 18].

Характерна здатність оригіналів електронних документів до "розмноження": у разі пересилання електронного документа декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. При цьому однією з основних вимог до оригіналу є наявність можливості перевірити його цілісність (один із способів забезпечення цього - застосування ЕЦП).

Органічно повязаний із Законом України “Про електронні документи та електронний документообіг” за змістом і спрямованістю Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. № 852-IV.

Він визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають у випадках використання електронного цифрового підпису. Дія його не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису.

Під електронним підписом розуміються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними повязані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних [3, c. 23]. Водночас електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувала [3, c. 23]. Електронний цифровий підпис накладається та перевіряється за допомоги складної системи криптографічного кодування (особистого та відкритого ключів), яка проходить попередньо сертифікацію.

Відповідно до ст. 4 цього закону електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - субєктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Водночас використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для здійснення правочинів у письмовій формі.

Цікаво, що норми цього закону фактично не є нормами прямої дії, адже відповідно до ст. 18 закону Кабінетові Міністрів України разом із Національним банком України, іншими органами державної влади дано доручення протягом 6 місяців од дня набрання чинності цим законом розробити і внести на розгляд парламенту програму заходів щодо впровадження електронного документа, електронного документообігу та електронного цифрового підпису. Тож можна прогнозувати, що документообіг в Україні з уведенням двох інформаційних законів у дію автоматично не зменшиться.

Відповідно до ст. 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 року № 852-IV, під терміном ЕЦП розуміється вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувала [3, c. 24].

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» в статті 6 також зазначає, що електронний підпис є обовязковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими субєктами електронного документообігу [4, c. 19]. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, повязані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється субєктами електронного документообігу на договірних засадах.

Під електронним підписом, у принципі, може матися на увазі будь-який спосіб підписання електронного документа, зокрема графічне зображення рукописного підпису та звичайних паролів. Проте в Законі про ЕЦП наголошується на регулюванні відносин, повязаних з використанням одного різновиду електронного підпису - електронного цифрового підпису.

Його особливість полягає в тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного захисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа - спеціального коду, відомого тільки особі, що підписала документ. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа - коду перевірки, доступного решті субєктів електронного документообігу. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифікації ключів.

Застосування будь-яких інших видів електронного підпису допускається на договірних засадах. Однак можна з упевненістю припустити, що поза такими договірними відносинами (для інших субєктів) інші види електронного підпису будуть практично позбавлені юридичної чинності й доказовості. Інакше кажучи, такі електронні підписи матимуть якусь значущість тільки для сторін конкретного договору, в межах якого вони застосовуються.

Щоб кожний "підписант" мав свій, унікальний, підпис, використовується так званий особистий ключ - код, який має бути відомий лише його власнику. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа. Тобто підпише електронний документ унікальним ЕЦП господаря даного особистого ключа.

Для перевірки вірогідності ЕЦП та цілісності електронного документа використовується інший код - так званий відкритий ключ. На відміну від особистого, відкритий ключ доступний усім іншим зацікавленим учасникам електронного документообігу. Цей код не дозволяє підробити ЕЦП автора електронного документа, але дозволяє перевірити його справжність. Отримавши цей код, програма, використовуючи вже згаданий алгоритм, звірить його з отриманим разом з документом ЕЦП автора. Якщо ці контрольні значення зійдуться, підпис вважатиметься справжнім, а отриманий документ - цілісним.

Закон про ЕЦП передбачає також електронний аналог печатки підприємства - ЕЦП підприємства.

Щоб підвищити ступінь довіри субєктів правовідносин до системи ЕЦП і зменшити ймовірність підробки таких підписів, законодавці передбачили в Законі про ЕЦП першу "лінію оборони" - сертифікацію відкритих ключів спеціальними організаціями - Центрами сертифікації ключів (ЦСК), і другу "лінію оборони" - посилені сертифікати ключів.

ЦСК може стати будь-який субєкт підприємництва - юридична чи фізична особа (ст. 8 Закону про ЕЦП). Такі сертифікати зможуть видавати тільки акредитовані ЦСК (ст. 9 Закону про ЕЦП). Акредитація означатиме довіру з боку держави даному ЦСК. І державні органи визнаватимуть тільки посилені сертифікати ключів.

Перехід до масового застосування електронного документа в практичній діяльності веде до відповідного збільшення числа конфліктних ситуацій між учасниками електронної взаємодії. У процес обміну електронними документами зявляється велика кількість субєктів, що забезпечують, на приналежним їм або орендованих ними програмно-технічних засобах, формування, поетапну обробку, передачу й зберігання електронних документів. Конфлікти ініціюються як технологічними помилками, так і суперечливим трактуванням учасниками своїх функціональних прав і обовязків стосовно документа. Регламентування прав і обовязків можливо на основі взаємних згод і договорів між учасниками, однак при масових обсягах електронної взаємодії висновок у кожному випадку індивідуальних договорів і угод стає практично нереальним.

Зниження рівня конфліктності вимагає чіткого визначення статусу електронного документу як обєкта правовідносин учасників інформаційної взаємодії.

Необхідна тверда правова регламентація функціональних звязків між обєктом, електронним документом, і субєктами, що беруть участь у його практичній реалізації. Пряма регламентація прав і обовязків учасників взаємодії неможлива як через різноманіття конфліктних ситуацій, так і в силу стрімкої зміни, удосконалювання й створення нових інформаційних технологій. З іншого боку, віднесення електронного документа до деякої правової категорії дозволило б будувати на цій основі взаємини між субєктами-учасниками на основі відомих правових норм.

Власник інформаційних ресурсів, інформаційних систем, технологій і засобів їхнього забезпечення - субєкт, який у повному обсязі реалізує повноваження володіння, користування, розпорядження зазначеними обєктами [12, c. 25].

Користувач (споживач) інформації - субєкт, що звертається до інформаційної системи або посередника за одержанням необхідної йому інформації [12, c. 25].

Власник інформаційних ресурсів зобовязаний забезпечити дотримання режиму обробки й правил надання інформації користувачеві, установлених законодавством або власником цих ресурсів, відповідно до законодавства. У число цілей захисту інформації закон включає забезпечення правового режиму документованої інформації як обєкта власності. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом. Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.

1.2 Електронні документи в системі електронного діловодства

Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» докладно регулює засади електронного документообігу.

Під електронним документообігом (обігом електронних документів) розуміється сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [4, c. 20].

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Водночас закон також регламентує відправлення, передавання та одержання електронних документів.

Відповідно до ч. 2 ст. 13 закону строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, субєкти електронного документообігу повинні вживати заходів із дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку й копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо виконати зазначені вимоги неможливо, електронні документи повинні зберігатись у вигляді копії документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері).

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини субєктів електронного документообігу. Використання електронного документа в цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами здійснення правочинів, установлених цивільним законодавством [4, c. 20].

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між субєктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між субєктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Субєкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері [4, c. 21].

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, субєкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обовязково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обовязкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання [4, c. 21].

Субєкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини субєктів електронного документообігу.

Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Субєкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Субєкти електронного документообігу користуються правами та мають обовязки, які встановлено для них законодавством.

Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обовязків субєктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обовязки можуть встановлюватися цими субєктами на договірних засадах.

Вирішення спорів між субєктами електронного документообігу здійснюється в порядку, встановленому законом.

Порядок електронного документообігу визначається його субєктами: державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності відповідно до законодавства. Утім, загальні правила організації електронного документообігу встановлені самим Законом «Про електронні документи та електронний документообіг».

Це означає, що державні органи всіх рівнів будуть встановлювати правила електронного документообігу між собою та з юридичними особами всіх форм власності, а документообіг між юридичними особами буде здійснюватися в порядку, визначеному за домовленістю сторін. І все це - з дотриманням вимог законодавства.

Передача електронних документів здійснюється автором таких документів чи посередником з використанням інформаційних і телекомунікаційних засобів (наприклад, за допомогою тієї ж електронної пошти) чи шляхом відправлення електронних (машинозчитувальних) носіїв, на яких записані документи (дискети, компакт-диски і под.), наприклад поштою.

Зберігання електронних документів має здійснюватися на електронних носіях і забезпечувати можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент.

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання компютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Система електронного документообігу (СЕД) забезпечує процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у компютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації [25, c. 42]. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.

Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ зберігається в папці, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації звязків між документами (ці звязки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється звязаною із самим документом.

Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації.

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової індексації [32, c. 13].

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.

Останнім часом все більшу популярність здобуває збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної памяті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):

- повний контроль над документом;

- право редагувати, але не знищувати документ;

- право створювати нові версії документа, але не редагувати його;

- право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;

- право читати документ, але не редагувати його;

- право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- повна відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована) [46, c. 17].

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа.

Наприклад, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа.

Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У звязку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні.

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

· Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

· Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів [35, c. 73].

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, звязаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, звязані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

Очікувані результати впровадження:

· Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.

· Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливо сті збереження всієї передісторії його діяльності.

· Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

· Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

· Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

· Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

· Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

· Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву [41, c. 323].

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість підприємству функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Абсолютно очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна справитися з тими обємами роботи, які існують зараз. У діяльності різних організацій, при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Н. Дятловою:

- неминуча втрата документів, отже і інформації;

- попадання документів і інформації, що міститься в них, до третьої особи;

- накопичення безлічі документів, призначення і джерело появи яких неясні;

- великі витрати часу на підготовку і узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки інформації, а значить - повільна реакція на нові дії;

- надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної і вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;

- суперечність ухвалюваних рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовцям, що ухвалюють рішення;

- безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень до конкретних виконавців;

- неможливість встановлення історії роботи з документами;

- невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної підбірки документів;

- надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа [20, с. 44].

Як результат, документообіг включає значну частину зайвих документів і інстанцій їх розгляду, а ухвалювані рішення нерідко дублюють один одного, а іноді носять суперечливий характер. Це приводить до фактичної некерованості організації, яка виражається і в тому, що керівники не можуть прослідкувати про минулу і поточну діяльність підрозділів і виконавців з документами, а також про історію підготовки і розгляду конкретних документів.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються компютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них зявляються нові. Серед таких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в компютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів [20, с. 45].

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Окрім вищесказаного як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, повязані з носієм інформації, основні з них наведені в Додатку 1.

Таким чином, паперові і електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, повязані з папером як носієм інформації, що важливе для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, оскільки у сфері управління головна вимога - оперативність, своєчасність, швидкість отримання і доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації забезпечення документації управлінської діяльності, переважно поєднання документів на паперовому і електронному носіях інформації стосовно конкретних завдань.

Компютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг і інших баз даних, організації руху документів усередині фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія може бути реалізована як на окремому компютері, так і в рамках локальної мережі.

Для систематизації безлічі універсальних ІТ відповідно до основних етапів процесу ДЗУ і типових функцій управління слід розбити процес ДЗУ на ряд етапів:

- підготовка, створення і оформлення документів;

- прийом-передача документів;

- організація руху документів усередині організації;

- реєстрація і контроль виконання;

- інформаційно-довідкова робота;

- зберігання документів [35, с. 75].

У таблиці 1.1. запропонований варіант рішення діловодних потреб з допомогою універсальних технологій.

Таблиця 1.1 Універсальні ІТ

Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. Як текстовий редактор в більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакету MS Office. Використання різних компонентів цього пакету має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; одноманітність методів роботи і інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі з складними по структурі багатосторінковими документами.

Як табличний редактор вибирають MS Excel пакету MS Office. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.

Ілюстрований матеріал - важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є компютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм компютерної графіки, від простого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.

Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найпростіша технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему тек для зберігання документів відповідно до номенклатури справ адміністрації, організувати доступ до документів.

Для зберігання обємних документів або для архівного зберігання використовуються технології стиснення інформації, що реалізовуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на компютері, але і швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.

Зберігання документів в памяті компютера припускає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування - це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і поширена програма FineReader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї і виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль за їх виконанням, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Разом з цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення даного питання. Найбільшого поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обовязків [11, с. 33].

Особливе місце серед універсальних ІТ посідають мережеві інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому і передачі інформації. Це забезпечується за допомогою обєднання компютерів в локальну і глобальну мережу (Internet). Локальна застосовується усередині адміністрації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальна - для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує звязок з Інтернетом і роботу в ньому, найчастіше є Internet Explorer.

На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби звязку, такі як: електронна пошта і звязок, факсиміле.

РОЗДІЛ 2. Особливості організації електронного діловодства Дубенської адміністрації

2.1 Загальна характеристика роботи Дубенської адміністрації

Дубенська адміністрація є місцевим органом виконавчої влади і входить до системи органів виконавчої влади, в межах своїх повноважень здійснює виконавчу владу на території м. Дубна, а також реалізує повноваження, делеговані їй Дубенською районною радою.

Правовий статус Дубенської адміністрації встановлюється Конституцією України, Законом України “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України.

Дубенська адміністрація у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації.

Дубенська адміністрація в межах міста забезпечує:

1) дотримання положень Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня;

2) законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

3) виконання державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, програм охорони довкілля;

4) підготовку та виконання відповідних бюджетів;

5) звіт про виконання відповідних бюджетів та програм;

6) взаємодію з органами місцевого самоврядування;

7) реалізацію інших наданих державою, а також делегованих районною радою повноважень.

Дубенська адміністрація є органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, обєднань громадян, засобів масової інформації.

Дубенська адміністрація комплектується з фахівців, які мають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичну підготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обовязків та посадових інструкцій, затверджених головою.

Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і звязків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови (Додаток 2). Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату.

Апарат Дубенської адміністрації відповідно до покладених на нього завдань:

· опрацьовує документи, що надходять до адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови адміністрації;

· здійснює опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови адміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

· перевіряє за дорученням голови адміністрації виконання актів законодавства, доручень Премєр-міністра України, розпоряджень голови адміністрації територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень адміністрації), структурними підрозділами адміністрації; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розвязанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови адміністрації;

· за дорученням голови адміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії адміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

· здійснює правове забезпечення діяльності адміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами адміністрації;

· готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою адміністрації;

· проводить разом із структурними підрозділами адміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на відповідній території, розробляє та вносить голові адміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

· здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності адміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку адміністрації; забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного звязку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях адміністрації та дотримання правил охорони праці;

· проводить діяльність, повязану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в адміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

· забезпечує висвітлення діяльності адміністрації.

2.2 Організація роботи з документами

В основі діяльності Дубенської адміністрації лежить робота з документами, діловодство, документообіг, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, що істотно впливають на оперативність і якість ухвалюваних рішень.

Організація роботи з документами в адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих, органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови (відповідно до розподілу обовязків), та керівники її структурних підрозділів.

Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обовязковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, Указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України, дорученнями Премєр-міністра України, розпорядженнями голови адміністрації, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються голові адміністрації або його заступникові (відповідно до розподілу обовязків) не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку, визначеного актом законодавства, дорученням Премєр-міністра України, розпорядженням голови адміністрації або планом контролю.

Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою голови адміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обовязків).

Спостерігаючи за роботою служби діловодства Дубенської адміністрації можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації, мають переважно офіційно-розпорядчий характер, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. В роботі адміністрації використовуються такі документи: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обовязковому виконанню. Через них реалізуються норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розвязуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції.

Організація роботи з документами залежить від обєму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

У Дубенській адміністрації здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких належать: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів на паперових носіях.

Електронна робота з вхідною документацією складається з таких етапів:

1. Отримання документа.

2. Експедиційна обробка.

3. Ознайомлення з документом.

4. Реєстрація.

5. Передача адресату (конкретний підрозділ).

6. Розгляд керівником підрозділу.

7. Призначення і передача виконавцю.

8. Виконання документа.

9. Контроль за виконанням.

10. Направлення документа в справу [15, с. 19].

Для роботи з одержаною або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. Під час надходження документів в друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення) одним з таких способів є набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа.

Після введення електронного образу документа в систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження і виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи.

Під час надходження кореспонденції у вигляді повідомлень, факсиміле і електронних поштових повідомлень введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - сервера факсу або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).

Після отримання документа проводиться експедиційна обробка, розглядається документ на предмет адресата, реєструється в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично привласнюється номер, перевіряється його дублювання. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обовязковою. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа привязується до номенклатури справ адміністрації з вказівкою справи з довідника номенклатури.

Після реєстрації документ прямує до керівника конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (мається на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі і іншу інформацію. Завдання звязані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. В тому випадку, якщо при реєстрації завдання була вказана ознака необхідності маршрутизації і вказаний формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення електронною поштою або розміщує ярлик на завдання в персональній теці користувача.

Якщо у завданні не вказана дата початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається у момент настання терміну виконання завдання. В тому випадку, якщо завдання має декілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· паралельний спосіб маршрутизації має на увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;

· послідовний - послідовну;

· альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відгуком про вирішення завдання першим виконавцем.

При обробці завдання користувач може змінювати його статус (узяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання автоматично фіксуватиметься на сервері системи, що дозволяє у реальному часі відстежувати процес виконання.

Після виконання завдання документ поміщається в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний компютер-сервер.

В Дубенській адміністрації розроблене спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації і збереженню в системі електронного документообігу:

- повідомлення, на підставі яких ухвалюються відповідальні ділові рішення;

- повідомлення, що містять важливу інформацію або що мають історичну цінність;

- повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і такого, що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилки) - для передачі слідчим органам;

- всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них термінів зберігання. За діючим положенням, термін зберігання одержаного повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся одержана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки певному кругу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (умисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Електронна робота з вихідною документацією складається з таких етапів:

1. Створення проекту документа.

2. Перевірка.

3. Узгодження (візування при необхідності).

4. Підписання керівником документа.

5. Реєстрація документа.

6. Направлення документа в справу[15, с. 20].

Першим етапом роботи з вихідною документацією можна вважати ініціацію проекту вихідного документа, яка здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю відповісти на одержаний документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або визначеного тексту. На панелі інструментів користувач вибирає підкоманду Види документів, де приводяться різні види документів і методи їх обробки. Можна додати новий вигляд документа, видалити один з вибраних видів або роздрукувати його. Інша команда, якій можна скористатися при створенні документа, - Шаблони. При її відкритті зявляється форма із списком шаблонів документів, використовуваних в адміністрації, причому є можливість створювати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони.

Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині адміністрації (візування), так і в головою (узгодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилки через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених в ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріпляються фахівцем до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Завдяки «скрізному» діловодству, зовнішнє узгодження відбувається за допомогою пересилки проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруку паперової копії. У випадку, якщо інстанцій багато, до електронного файлу документа прикріпляється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження» [27, с. 44].

Після узгодження (візування) документ прямує керівнику на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно реєстрації вхідного документа.

Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації або відправляється електронною поштою зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправки поміщається на оперативне архівне зберігання з вказівкою в реєстраційній картці номера справи згідно з номенклатурою справ підрозділу, до якого належить даний документ.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обовязково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія (Додатки 3, 4).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обовязкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Схема обігу вихідних документів представлена в Додатку 5.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обовязки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації

від 25.07.2008 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк. [29, с. 61]

Електронна робота з внутрішньою документацією складається з таких етапів, виділених Н.А. Лисенко [29, с. 62]:

1. Отримання вказівки на розробку

2. Підготовка проекту документа

3. Узгодження (візування)

4. Реєстрація в підрозділі

5. Передача адресату

6. Відмітка про доставку

7. Видача (оформлення) резолюцій

8. Постановка на контроль

9. Звіт про виконання

10. Направлення документа в справу, поточне і архівне зберігання.

Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення необхідності відповісти на одержану кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленій в адміністрації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі ухвалення завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміщається в спеціальну теку «В роботі». Даному завданню призначається нагадування на дату за день до закінчення завдання.

Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадування на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміщається в теку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» «в роботі» видаляється відповідно reminder.

В ході роботи над проектом документа можуть знадобитися раніше створені документи або раніше одержана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена в Дубенській адміністрації, забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням морфології, а також можливо здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних тек) дозволяє повязати з пошуковим фільтром форму представлення звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи угрупування і сортування даних). Після пошуку відбувається організація ієрархії звітів. Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в адміністрації, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобовязаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центрального апарату Дубенської міської адміністрації та підпорядкованих їй структурних підрозділів.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.

Схема обігу вхідних та внутрішніх документів представлена в Додатку 6.

Слід детальніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання головною є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» звичайно зберігаються документи, що знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони є способом організації декількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих обємів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD-пристроїв.

Електронний архів Дубенської адміністрації характеризується масштабністю, що забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що достатньо зручно, оскільки він має складну структуру організації; універсальний, призначений для користувача інтерфейс; можливістю підключення до архіву через Інтернет-зєднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо і відео; реєстрацією всіх операцій, що виконуються користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки.

Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє Дубенській адміністрації вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи. При такій організації електронний документообіг не просто частково, а повністю захищений, за допомогою такої організації збільшилося раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно збудувати модель управління, досягаючи поставлених завдань.

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Автоматизація діловодних процесів є обовязковою умовою раціональної організації діловодства в ДА та її підрозділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх обєднання в єдину корпоративно-обчислювальну мережу Дубенської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС «Адміністрація», а також оптимізації завантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія «клієнт-сервер». Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обовязків програмно-технічними засобами АІС «Адміністрація».

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства «Документ» (далі - БДД «Документ») Дубенської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату ДА та призначені для опрацювання, здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД «Документ» центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційної системи Дубенської адміністрації (далі - АІС «Адміністрація»).

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка (Додаток 7). Склад обовязкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ДА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контролю мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необхідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

Основною одиницею обліку в системі є РК (реєстраційна картка) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку (Додаток 6). При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях звязку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись компютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу зясовує стан роботи з ним і тримає це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу зясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»).

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД «Документ» лише за умови наявності письмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обовязково додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповнення в БДД «Документ» обовязкового реквізиту, який встановлює логічний звязок між вихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором БДД «Документ» по робочих станціях Локальної обчислювальної мережі центрального функціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про виконання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Однією з позитивних рис програми БДД «Документ» є легкість її використання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше.

Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє імя, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується.

Функції, доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:

· Довідка

· Інформація про програму

· Сховище

· Користувачі

· Журнал реєстрації документів

· Архів

· Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).

Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути інформацію щодо користування системою.

Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

Сховище. Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволених для адресації». Після створення користувача системи документообігу і визначення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі установи. Обмеження кількості доступних сховищ не є обовязковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор повинний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршрутизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що зявилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано.

Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, адміністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».

Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повноважень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відповідає призначеним йому правам.

Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Вихідні документи». Обравши одну з вкладок, відкриваємо таблицю зі списком зареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користувачі мають право на це - в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу мишки. На екрані зявиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішею мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб додати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Новий документ».

Архів. Своєрідна база, що містить відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього.

Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна відшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються компютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). Основними перевагами впровадження ІС ДЗУ в роботу Дубенської адміністрації є:

1. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації в Дубенській адміністрації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

2. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

3. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

4. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

5. Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

6. Тактичні вигоди: скорочення витрат при впровадженні СЕД, звязаним із звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін.

7. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

8. Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

9. Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

10. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів, що призводить до збільшення продуктивності праці персоналу.

11. Системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в адміністрації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління Дубенською адміністрацією не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них зявляються нові, серед яких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в компютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів.

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Подальше покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Подальші розробки мають вестися в напрямку розширення сфери можливого використання програми для автоматизації більшої кількості процесів документообігу в організаційній системі.

Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і документів, що знаходяться на архівному збереженні. Має також вестися облік руху паперових оригіналів.

Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловодний персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів.

Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні компютери, у рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному чи винятково в електронному вигляді. Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді може також бути організований процес виконання документів (накладення і виконання резолюцій).

Дубенська адміністрація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, тому тут може бути організований віддалений доступ до системи електронного діловодства через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовими особами, що знаходяться у відїзді, так і вищестоящими організаціями.

Таке рішення дозволить:

· прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями;

· зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій у підрозділи;

· підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

· організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

· зменшити час на пошук потрібних документів;

· зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме;

· прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів;

· знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які подаються в електронній формі (через портал);

· забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій.

Впровадження електронної системи діловодства в рамках адміністрації дозволить досягти підвищення ефективності роботи в цілому за рахунок:

· підвищення ефективності роботи кожного підрозділу окремо;

· прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД;

· можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої організації;

· створення централізованого постійно доступного електронного архіву відомчих документів;

· створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами.

ВИСНОВКИ

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розвязання задач, не повязаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість адміністрації функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Підсумовуючи тему дипломної роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної розяснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обовязково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити в таких напрямках:

· удосконалення шляхом переходу на нові технології управління базами даних;

· накопичення досвіду використання програми для виправлення помилок та доповнення новими функціями.

Покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Реалізація пропозицій названих у даній роботі сприятиме не тільки удосконаленню процесів електронного документообігу та діловодства. А саме:

· впровадження автоматизованої системи діловодства сприятиме економії часу, праці та грошей;

· реалізація СЕД набагато спростить процедури фінансових, обліково-звітних та інших операцій;

· правильний підбір системи електронного документообігу та діловодства значно прискорить та покращить роботу Дубенської адміністрації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с.

2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: Знання, 2000. - 94с.

3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.

4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.

5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27.

6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43.

7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16.

8. Акопянц А. ЕЦП - год в законе/ А. Акопянц// Компьютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61.

9. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 24-26.

10. Андреев В. Человек и документ в информационную епоху/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 14-17.

11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота/ А.Афанасьев// Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 32-36.

12. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота: введение в проблему/ В. Баласанян// Рынок ценных бумаг. - 1998. - № 16. - С. 25-27.

13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота/ В. Баласанян// Открытые системы. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15.

14. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.

15. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием/ В. Баласанян// Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.

16. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации/ М.П. Бобылева// Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.

17. Волков Л. Настал ли час электронной цифровой подписи?/ Л. Волков// Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С. 12-14.

18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.

19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 2. - С. 25-31.

20. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота/ Н. Дятлова// Архивы и справаводства. - 2007. - № 1. - С. 44-48.

21. Емельянов Н. Электронные документы и БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. - С. 25-31.

22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23.

23. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов/ Ю. Заранко// Архивы и справаводства. - 2005. - № 6. - С. 75-81.

24. Захаров О. Что такое электронный документооборот/ О. Захаров// КомпьютерПресс. - 1999. - № 6. - С. 15-18.

25. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение// Архивы и справаводства. - 2005. - № 3. - С. 42-49.

26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236.

27. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения/ М. Каменнова// Открытые системы. - 2003. - №4. - С. 23-26.

28. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15.

29. Коханова Г. О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение / Г. Коханова// Архивы и справаводства. - 2006. - № 3. - С. 61-64.

30. Кукарина Ю. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись"/ Ю. Кукарина// Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 24-26.

31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с.

32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. - С. 13-16.

33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16.

34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. - С. 14-18.

35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.

36. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. - К., 2002. - С. 12-14.

37. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. - С. 36-38.

38. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота/ А. Пахчанян// Открытые системы. - 2002. - № 10. - С. 16-17.

39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.

40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.

41. Перов В.В. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов/ В.В. Перов. - М., 2006. - С. 323-331.

42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий курєр. - 2007. - 16 лютого. - № 30.

43. Романов Д. Правда об электронном документообороте/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44.

44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27.

45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21.

46. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота/ А. Сапун// Компьютерное обозрение. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23.

47. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота/ С.В. Силков. - М., 2007. - С. 146-151.

48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 17-22.

49. Шеян И. Электронное развитие документооборота/ И. Шеян. - К., 2003. - С. 17-22.

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порівняльна характеристика паперового і електронного документів [45, с. 18-19]

Додаток 2

СТРУКТУРА апарату Дубенської адміністрації