ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ Кафедра информационных технологий и моделирования Курсовая Работа По дисциплине “Информационные системы в экономике” По теме: Оценка оплаты отгруженного товара Исполнитель: Студент 34 группы экономического факультета Мануйлова А. Л. Руководитель: Омск – 2003 Содержание 1. Предметная область автоматизации 3
1. 1. Описание предметной области и функции решаемой задачи 3 1. 2. Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи 4 2. Постановка задачи 5 2. 1. Организационно – экономическая сущность задачи 5 2. 2. Описание входной информации 5 2. 3. Описание выходной информации 7 3. Разработка информационного обеспечения задачи 9 3. 1. Информационный анализ ПО и выделение ИО задачи 9 3. 2. Описание реквизитов ИО 9 3. 3. Определение связей ИО и построение ИЛМ 10 4. Разработка алгоритмов и технологии решения задач 12
4. 1. Разработка технологии ввода и накопления входной информации 12 4. 2. Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на подзадачи 13 4. 3. Детальные алгоритмы реализации подзадач 14 5. Анализ результатов решения задачи 15 6. Приложение 16 1. Предметная область автоматизации 1. 1. Описание предметной области и функции решаемой задачи
В предметной области комплекса задач, к которой относится задача оценки оплаты отгруженного товара, рассматриваются процессы планирования и учета выпуска изделий на предприятии, сдача готовых изделий на склады и отгрузка готовой продукции заказчикам в соответствии с договорами, анализ текущего запаса продукции на складах, учет и анализ оплаты за отгруженную продукцию. Задача оценки оплаты отгруженного товара касается процессов отгрузки готовых изделий и их оплаты заказчиками.
В процессе договорной компании составляется договор на поставку товаров. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей в себя реквизиты заказчика и поставщика, предмет поставки и т. д. , и спецификации, в которой приводятся подробные сведения о товарах и сроках поставки. На основе договоров составляется финансовый план и разрабатываются цеховые помесячные планы выпуска товарной продукции.
Продукция, выпускаемая цехами, сдается на склад готовой продукции. При отгрузке готовой продукции заказчикам выписываются товарно– транспортная накладная (ТТН) и счет – фактура (СФ). Оплата продукции заказчиком оформляется платежным поручением. Оно выписывается на основании ТТН и СФ, сопровождающих товар, или при предоплате заказанного по договору товара.
К функциям, которые должны быть реализованы в рассматриваемой задаче, относятся: учет отгрузки готовой продукции; учет оплаты заказчиками отгруженной продукции; анализ полноты оплаты за отгруженную продукцию.
Из общего описания предметной области известен ряд ограничений, существенных для процессов, которые относятся к рассматриваемой задаче:
Вся отгрузка заказчикам осуществляется в соответствии с договорами. Рассматриваются договора только текущего года. Каждый договор заключается с одним заказчиком. Номер договора не изменяется и уникален. Может быть несколько договоров с одним заказчиком.
Количество изделий, отгружаемых заказчику за один раз, должно быть кратно размеру минимальной партии отгрузки.
Количество готовой продукции измеряется целым числом единиц измерения. Период отгрузки равен месяцу.
Оплата осуществляется за отгруженную продукцию заказчиком. При этом возможна частичная оплата отгруженных изделий.
Документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) всегда привязан к одному договору, может содержать несколько наименований изделий, и его номер уникален для предприятия.
Номер документа об оплате отгруженной продукции (№ ПП) уникален для заказчика и всегда соответствует одной ТТН или одной СФ. Одной ТТН может соответствовать несколько ПП.
1. 2. Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи
Входная информация задачи “Оценка оплаты отгруженного товара” разделяется на условно – постоянную и оперативно учетную информацию. Условно –постоянная информация, необходимая для решения этой задачи, включает справочные данные: о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, их наименовании, единицах измерения и ценах. Эта информация отражена в справочнике готовой продукции. В справочнике заказчиков хранятся данные о заказчиках: их наименованиях, кодах, адресах и датах заключения договоров. Входная информация, содержащая данные оперативного учета, включает данные об отгрузке и оплате. Данные об отгрузке готовых изделий заказчикам содержатся в ТТН.
Данные об оплате заказчиками отгруженных предприятием товаров, содержатся в платежном поручении (ПП). 2. Постановка задачи 2. 1. Организационно – экономическая сущность задачи
Неполная оплата отгруженной заказчику продукции усложнит финансовое положение предприятия - поставщика. Своевременное получение информации о недооплате (неплатежах) путем автоматизации рассматриваемой задачи позволяет оперативно выяснить причины недооплаты и принять необходимые меры.
Для эффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции, необходимо вести автоматизированный учет отгрузки и оплаты, производить анализ оплаты с целью выявления оплаченной части продукции и недооплаты. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для всех отгруженных изделий.
Автоматизированный учет отгрузки должен осуществляться на основе данных из документа ТТН. По мере поступления ТТН на обработку эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в БД . Автоматизированный учет оплаты должен осуществляться на основе данных документа ПП. Эти данные тоже накапливаются и хранятся в БД.
На основе хранимых данных по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ оплаты товара и выдача отчета:
Отчет, содержащий сведения об оплате отгруженной продукции и недоплатеже. Отчет выдать в разрезе изделий и заказчиков. Список заказчиков, по которым имеется недоплата
На отгрузку готовой продукции необходимо разработать и вывести на печать форму товарно– транспортной накладной. 2. 2. Описание входной информации
Формы входных документов, на основе которых может быть решена рассматриваемая задача, приведены в формах. Условно - постоянная информация Форма 1 – Справочник готовой продукции Наименование изделия Код изделия Единица измерения Код единицы измерения Цена за единицу, руб. Балтика “Светлое” 001 шт. 2 16 Балтика “Особое” 002 шт. 2 15 Балтика “Классическое” 003 шт. 2 17 Балтика “Оригинальное” 004 шт. 2 14 Форма 2 – Данные о заказчиках (взяты из договоров) Наименование заказчика Код заказчика Адрес Дата заключения договора Магазин “Диета” 001 Пр. Мира, 28 12. 01. 02 Универмаг “Клен” 002 Ул. Литейная, 45 15. 01. 02 АО “Полистрово” 003 Ул. Пархоменко 14. 01. 02 Оперативно - учетная информация Форма 3 –Данные об отгрузке товаров из ТТН № ТТН Дата отгрузки Код заказчика Код изделия Количество отгружено, шт. 0012 20. 01. 02 001 001 500 0013 21. 01. 02 003 002 600 0014 23. 01. 02 001 003 800 0015 24. 01. 02 002 001 1000 0022 30. 01. 02 002 004 550 0025 1. 02. 02 001 003 1000 0027 5. 02. 02 002 004 800 0036 10. 02. 02 002 003 500 0038 12. 02. 02 001 002 700 0039 15. 02. 02 003 001 500 0040 16. 02. 02 003 002 800 0041 17. 02. 02 002 001 500 0042 19. 02. 02 001 001 600 Форма 4 – Данные об оплате товаров из ПП № ПП Дата оплаты № ТТН Код заказчика Код изделия Оплачено, руб. 0021 22. 01. 02 0012 001 001 8000 0022 24. 01. 02 0013 003 002 7500 0027 25. 01. 02 0014 001 003 12750 0030 27. 01. 02 0015 002 001 16000 0037 03. 02. 02 0022 002 004 7700 0041 05. 02. 02 0025 001 003 17000 0045 07. 02. 02 0027 002 004 9800 0048 15. 02. 02 0036 002 003 8500 0051 17. 02. 02 0038 001 002 10500 Продолжение Формы №4 0052 19. 02. 02 0039 003 001 7200 0054 20. 02. 02 0040 003 002 12000 0057 21. 02. 02 0041 002 001 6400 0060 22. 02. 02 0042 001 001 9600 2. 3. Описание выходной информации Выходной информацией задачи для пользователя являются:
Отчет “Оценка оплаты отгруженных товаров”. Отчет выдать в разрезе изделий и заказчиков. Запрос. Список заказчиков, по которым имеется недоплата Запрос выводится на экран и на печать
Для оформления операций отгрузки готовой продукции заказчикам необходимо выдавать на печать форму товарно– транспортной накладной.
Форма 5 –Форма выходного документа задачи с результатами анализа оплат отгруженных изделий Отчет Оценка оплаты отгруженных товаров № ТТН Код изде-лия Код заказчика Дата отгрузки Отгружено, шт. Отгружено на сумму, руб. Оплачено, руб. Недооплата, руб. Итого по заказчику И т. д. Итого по изделию Итого по заказчику И т. д. Итого по изделию Всего Дата составления отчета:
Форма 6 – Форма выходного документа с результатами выявленных недооплат: Запрос: Список заказчиков, не оплативших товар Заказчик Код заказчика Адрес заказчика Код изделия Недоплата, руб. Форма 7 – Форма первичного документа: Товарно – транспортная накладная № _____ Дата отгрузки ____________________ Заказчик Наименование: Код: ____ Адрес: Договор Номер: Дата: Наименование изделия Код изделия Единица измерения Количество отгружено 3. Разработка информационного обеспечения задачи 3. 1. Информационный анализ ПО и выделение ИО задачи
В основе анализа приведенного описания предметной области и установления функциональной зависимости между реквизитами документов (приведенных выше) были выделены ИО и установлены связи между ними. Описание выявленных информационных объектов рассматриваемой задачи представлено в таблицах 1 и 2. Таблица 1. Объекты справочной информации ИО Название реквизита Признак ключа Готовая продукция Наименование изделия Код изделия Единица измерения Код единицы измерения Цена Уникальный ключ Заказчики Наименование заказчика Код заказчика Адрес Дата заключения договора Уникальный ключ Таблица 2. Объекты учетной информации Оплата товаров № Платежное поручение Дата оплаты № ТТН Код заказчика Код изделия Оплачено Уникальный ключ Отгрузка товаров № ТТН Дата отгрузки Код заказчика Код изделия Отгружено Уникальный ключ 3. 2. Описание реквизитов ИО
Описание реквизитов входной и выходной информации приведено в таблице 3. Таблица 3. Описание реквизитов ИО ИО Наименование реквизита Обозначение (имя поля) Характеристика реквизитов Тип Максим. длина Точность Готовая продукция Наименование изделия Код изделия Единица измерения Код единицы измерения Цена Наименование изделия Код изделия Единица измерения Код единицы измерения Цена Текст Текст Текст Числ. Денеж. 50 4 10 0 0 Заказчики Наименование заказчика Код заказчика Адрес Дата заключения договора Наименование заказчика Код заказчика Адрес Дата заключения договора Текст Текст Текст Дата 50 10 50 Оплата товаров № ПП Дата оплаты № ТТН Код заказчика Код изделия Оплачено № ПП Дата оплаты № ТТН Код заказчика Код изделия Оплачено Текст Дата Текст Текст Текст Числ. 10 10 10 10 0 Отгрузка товаров № ТТН Дата отгрузки Код заказчика Код изделия Отгружено № ТТН Дата отгрузки Код заказчика Код изделия Отгружено Текст Дата Текст Текст Числ. 10 10 10 0 3. 3. Определение связей ИО и построение ИЛМ
Связи между ИО Оплата товаров, Заказчики и Готовая продукция характеризуются многозначными отношениями, поскольку ИО Оплата товаров включает много заказчиков и большое количество наименований товаров. Связь между ними осуществляется по коду изделия. Связь между ИО Отгрузка товаров и Заказчики осуществляется по коду заказчика.
В таблице 4 определены главные и подчиненные объекты во всех связях между ними. Таблица 4. Связи информационных объектов Главный ИО Детальный ИО Тип связи Готовая продукция Оплата товаров 1: М Отгрузка товаров Оплата товаров 1: М Заказчики Отгрузка товаров 1: М
В соответствии с выявленными выше ИО и связями построена ИЛМ данных, обеспечивающая решение задачи анализа результатов оплаты продукции
Рис. 1. Информационно-логическая модель данных, обеспечивающая решение задачи.
Логическая структура реляционной базы данных получено адекватным отображением ИЛМ данных (рис. 2). Она определяется совокупностью логически взаимосвязанных реляционных таблиц. Каждая реляционная таблица имеет структуру, определяемую реквизитным составом одного из ИО полученной ИЛМ. Логические связи таблицы соответствуют структурным связям между объектами. На схеме логические связи отображены линиями между одинаковыми полями связи от главной таблицы к подчиненной. Готовая продукция Оплата товаров 4. Разработка алгоритмов и технологии решения задач
Разработка технологии ввода и накопления входной информации Справочная информация (СИ) о готовой продукции, заказчиках, отгруженной продукции должна быть заранее загружена в БД. Для решения рассматриваемой задачи должен производиться ввод оперативно-учетной информации (ОИ) об итогах оплаты товаров покупателями и итогах их отгрузки. В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи с помощью базы данных приведены на рис 3.
Рис. 3. Технологическая схема ввода информации и решения задачи анализа оплаты отгруженной продукции Для ввода информации нужно использовать следующие формы:
Для таблицы Готовая продукция используются данные из формы 1, для таблицы Заказчики используются данные из формы 2, для таблицы Данные об отгрузке товаров используются данные из формы 3, для таблицы Данные об оплате товаров используются данные из формы 4.
Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на подзадачи Рассматриваемую задачу можно разделить на две подзадачи (А1 и А2), в каждой из которых формируется свой выходной документ: отчет об оценке оплаты отгруженных товаров и список изделий, по которым имеется недоплата.
Рис. 4. Декомпозиция задачи анализа результатов оплаты отгруженных товаров на подзадачи
Функционально-технологические схемы подзадач получения отчетов и запросов приведены ниже. Подзадача А1.
Рис 5. Обобщенная функционально-технологическая схема подзадачи А1. Подзадача А2
Рис 5. Обобщенная функционально-технологическая схема подзадачи А2. Для графического отображения данных в запросе “Заказчики, имеющие недооплату” построили диаграмму. Детальные алгоритмы реализации подзадач Подзадача А1 реализуется средствами СУБД-отчет (рис. 6)
Рис. 6 – распечатка отчета об оценке оплаты отгруженных товаров в режиме конструктора. Подзадача А2 реализуется средствами СУБД-запрос (рис. 7)
Рис. 7 – созданный запрос в режиме конструктора “Заказчики, имеющие недооплату” 5. Анализ результатов решения задачи
Анализ производится по приведенным распечаткам выходных документов Отчета об оценке оплаты отгруженных товаров, Запроса заказчиков, имеющих недооплату, диаграммы заказчиков, имеющих недооплату. Наименование заказчика Наименование изделия Недоплата, руб Магазин "Диета" Балтика "Классическое" 850 Универмаг "Клен" Балтика "Светлое" 1600 Универмаг "Клен" Балтика "Оригинальное" 1400 АО "Полистрово" Балтика "Светлое" 800 АО "Полистрово" Балтика "Особое" 1500 Рис. 6 – Диаграмма заказчиков, имеющих недооплату
Из отчета созданного с помощью Microsoft Access, в котором указаны только те заказчики, которые имеют недоплату, мы в Microsoft Excel создаем диаграмму. В ней наглядно показано: какие заказчики и по какому виду товаров имеют наибольшую недоплату (недоплата указывается в рублях). Для этого мы копировали данные из отчета в электронную таблицу и на основе колонки“недоплата” составляем диаграмму. 6. Приложения В приложении к курсовой работе приводятся:
отчет об оценке оплаты отгруженных товаров в режиме конструктора отчет об оценке оплаты отгруженных товаров
запрос созданный в режиме конструктора “Заказчики имеющие недоплату”. запрос созданный в режиме конструктора “Оценка оплаты отгруженных товаров” запрос по отгрузке пива
форма созданная в режиме конструктора “Данные о заказчиках” форма созданная в режиме конструктора “Данные об оплате товаров из ПП” форма созданная в режиме конструктора “Данные об отгрузке товаров из ТТН” форма созданная в режиме конструктора “Справочник готовой продукции” отчет созданный в режиме конструктора “Форма первичного документа” отчет “Форма первичного документа” Приложения
Рис. 7 – распечатка отчета об оценке оплаты отгруженных товаров в режиме конструктора. Оценка оплаты отгруженных товаров
Код заказчика Код изделия № ТТН Дата Количество Отгружено на Оплачено, Недоплата, отгрузки отгружено, шт сумму, руб руб руб 001 001 0042 19. 02. 2002 600 9600 9600 0 0012 20. 01. 2002 500 8000 8000 0 Итоги по изделию 1100 17600 17600 0 002 0038 12. 02. 2002 700 10500 10500 0 Итоги по изделию 700 10500 10500 0 003 0025 01. 02. 2002 1000 17000 17000 0 0014 23. 01. 2002 800 13600 12750 850 Итоги по изделию 1800 30600 29750 850 Итоги по заказчику 3600 58700 57850 850 002 001 0041 17. 02. 2002 500 8000 6400 1600 0015 24. 01. 2002 1000 16000 16000 0 Итоги по изделию 1500 24000 22400 1600 003 0036 10. 02. 2002 500 8500 8500 0 Итоги по изделию 500 8500 8500 0 004 0027 05. 02. 2002 800 11200 9800 1400 0022 30. 01. 2002 550 7700 7700 0 Итоги по изделию 1350 18900 17500 1400 Итоги по заказчику 3350 51400 48400 3000 003 13 января 2003 г. Страница 1 из 2
Код заказчика Код изделия № ТТН Дата Количество Отгружено на Оплачено, Недоплата, отгрузки отгружено, шт сумму, руб руб руб 001 0039 15. 02. 2002 500 8000 7200 800 Итоги по изделию 500 8000 7200 800 002 0040 16. 02. 2002 800 12000 12000 0 0013 21. 01. 2002 600 9000 7500 1500 Итоги по изделию 1400 21000 19500 1500 Итоги по заказчику 1900 29000 26700 2300 ИТОГО 8850 139100 132950 6150
Рис. 8 – запрос созданный в режиме конструктора “Заказчики имеющие недоплату”.
рис. 9 - созданный запрос в режиме конструктора “Оценка оплаты отгруженных товаров”. № ТТН Код заказчика Код изделия Дата отгрузки Количество отгружено, шт Отгружено на сумму, руб Оплачено, руб Недоплата, руб 0012 001 001 20. 01. 2002 500 8000 8000 0 0015 002 001 24. 01. 2002 1000 16000 16000 0 0039 003 001 15. 02. 2002 500 8000 7200 800 0041 002 001 17. 02. 2002 500 8000 6400 1600 0042 001 001 19. 02. 2002 600 9600 9600 0 0013 003 002 21. 01. 2002 600 9000 7500 1500 0038 001 002 12. 02. 2002 700 10500 10500 0 0040 003 002 16. 02. 2002 800 12000 12000 0 0014 001 003 23. 01. 2002 800 13600 12750 850 0025 001 003 01. 02. 2002 1000 17000 17000 0 0036 002 003 10. 02. 2002 500 8500 8500 0 0022 002 004 30. 01. 2002 550 7700 7700 0 0027 002 004 05. 02. 2002 800 11200 9800 1400 Запрос по отгрузке пива Приложение
рис. 10 - форма созданная в режиме конструктора “Данные о заказчиках”.
рис. 11 - созданная форма в режиме конструктора “Данные об оплате товаров из ПП”.
рис. 12 - созданная форма в режиме конструктора “Данные об отгрузке товаров из ТТН”.
рис. 13 - созданная форма в режиме конструктора “Справочник готовой продукции”.
рис. 14 - созданный отчет в режиме конструктора “Форма первичного документа”. Товарно-транспортная накладная №______ Дата ___________________ Заказчик Наименование: Код: ______ Адрес: Договор Номер: Дата: Наименование изделия Код изделия Единица измерения Количество отгружено