Стратегия плана развития организации "Читинский МСЦ"

45

Содержание

Введение

1. Исходные данные для выполнения работы

1.1. Общая характеристика организации

1.2. Внутренняя среда организации

1.3. Внешняя среда организации

1.4. Постановка проблемы

2. Разработка системы управления

2.1. Миссия организации

2.2. Определения основных ценностей организации

2.3. Определение изменений факторов внешней среды и их влияние на организацию

2.4. Проектирование внутренней среды организации

2.4.1. Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения

2.4.2. Описание основных предлагаемых технологий

2.4.3. Разработка организационной структуры организации

2.4.4. Обоснование основных требований к составу и структуре персонала организации

2.4.5. Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

2.5. Разработка системы мотивации персонала

2.6. Проектирование системы контроля деятельности организации

3. Управленческое решение по практической реализации предлагаемых разработок

3.1. Организационный план проведения мероприятий

3.2. Предполагаемые трудности в реализации мероприятий

3.3. Рекомендации по организации нововведений

Заключение

Список использованных источников

Введение

Если попробовать найти кого-нибудь из нашего окружения, кто не принадлежит ни к одной организации, и мы убедимся, что это не так легко сделать. Подавляющее большинство членов общества входят в одну или несколько организаций. Эти организации могут быть производительными, учебными или исследовательскими, временными или постоянными. Большинство людей почти всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, являясь их работниками либо вступая с ними в контакт.

Что же такое организация? Можно сказать, что организация это систематизированное, сознательное объединение людей, преследующее достижение определенных целей. Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

В данной курсовой работе на примере Читинского МСЦ, рассмотрим ряд вопросов, касающихся производственной и социальной сферы организации. Мы рассмотрим общие характеристики организации, состав и структура персонала, объем оказываемых услуг, влияние внешней и внутренней среды на организацию.

1 Исходные данные

1.1 Общая характеристика организации

Читинский Магистральный сортировочный центр - обособленное структурное подразделение Главного центра магистральных перевозок почты - филиала ФГУП «Почта России» (ГЦМПП) создан в соответствии с приказом директора ГЦМПП на основании приказа генерального директора ФГУП «Почта России» № 312 от «15» августа 2005 года.

Полное наименование подразделения: Читинский магистральный сортировочный центр - обособленное структурное подразделение Главного центра магистральных перевозок почты - филиала ФГУП «Почта России», сокращенно - Читинский МСЦ - ОСП ГЦМПП - филиала ФГУП «Почта России». Место нахождения подразделения: г. Чита, ул. Ленинградская, д.2. Почтовый адрес: 6722000, Читинская область, г. Чита, ул. Ленинградская, д.2.

Подразделение является обособленным структурным подразделением ГЦМПП расположено на территории г. Чита. Подразделение не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ГЦМПП, который несет ответственность за его деятельность.

Для осуществления хозяйственной деятельности Предприятия открываются счета в банковских учреждениях. Распоряжение указанными счетами осуществляют уполномоченные работники Подразделения в установленном порядке по специальной доверенности, выданной ГЦМПП. Банковские услуги Читинскому МСЦ предоставлены ОАО «Связь-Банк», который находится по адресу: Читинская область, г. Чита, ул. Заб.Рабочего, 13.

Подразделение имеет свой отдельный баланс, являющийся частью консолидированного баланса ГЦМПП. Для осуществления хозяйственной деятельности Подразделению выделяются круглая печать, штампы и бланки с указанием на принадлежность Подразделения к ГЦМПП.

Характер деятельности

Предприятие является коммерческой организацией, т.е. преследующее в своей хозяйственной деятельности получение прибыли в качестве основной цели и основными задачами которой является:

· Увеличение доходов МСЦ за счет собственного приема, за счет привлечения новых клиентов и увеличения доходов за счет работающих клиентов путем предоставления им услуг почтовой связи и дополнительных услуг

· Формирование бюджетов доходов и ответственность за выполнение, утвержденного бюджета доходов МСЦ

· Формирование и регулярное обновление на основе собранной информации базы данных о рынке услуг, конкурентах, потенциальных и работающих клиентах МСЦ

· Обеспечение своевременного и качественного выполнения услуг почтовой связи по Договорам, заключенным с клиентами МСЦ и ФГУП «Почта России», с целью извлечения максимальной финансовой прибыли

· Разработка предложений по развитию тарифной политики. Проведение анализа загруженности почтовых вагонов и автотранспорта по доставке почтовых отправлений

Форма собственности

ГЦМПП наделяется имуществом необходимым для осуществления хозяйственной деятельности. Данное имущество отражается на отдельном балансе Подразделения, являющееся частью консолидированного баланса ГЦМПП. Указанное имущество находится в федеральной собственности и закреплено за ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Плоды, продукция и доходы от использования имущества, переданного Подразделению ГЦМПП, а также имущество, приобретенное Подразделением, являются федеральной собственностью и поступают в хозяйственное ведение ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Читинский Магистральный сортировочный центр находится по адресу: Читинская область, город Чита, Ленинградская ул. 2, вл.2, стр. 1. Здание построено в 1940 году, имеет два этажа, перекрытие железобетонное, стены кирпичные, наличие грузового лифта. Общая площадь, находящаяся в распоряжении МСЦ, составляет 1667,3 кв.м. Из которой площадь, непосредственно занятая МСЦ равна 1449,8 кв.м.; площадь занятая другими фирмами (т.е. отданная в аренду) - 176,1 кв.м.; и свободная площадь - 41,4 кв.м. Производственные цеха состоят из:

· Сектора обработки посылочной почты

· Участка письменной корреспонденции

· Сектора обмена и обработки страховой почты (используются железнодорожные пути для обмена почтой)

В наличии предприятия имеется:

· 2 трактора: ТВ-2М ТЛС-2-1104, ТВС-3 ТЛС-2-1106.

· Тележки (в количестве 15 шт.)

· Персональные компьютеры (в количестве 7 шт.)

· Транспортер

Основные виды оказываемых услуг

Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

1. Оказание всех видов услуг почтовой связи - деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке почтовых отправлений (см. таблицу1)

2. Оказание универсальных услуг почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории Российской Федерации, по доступным ценам и тарифам, регулируемым государством.

3. Оказание услуг по хранению почтовых отправлений, грузов и товаров, оказание складских услуг.

4. Оказание услуг международной почтовой связи, обмен международными почтовыми отправлениями с иностранными почтовыми операторами (иностранными почтовыми администрациями) по поручению ГЦМПП.

5. Организация междугородных и по согласованию с ГЦМПП международных грузовых перевозок, в том числе железнодорожным, водным, воздушным, автомобильным и иным транспортом.

6. Оказание услуг по подписки, экспедированию, доставке и распространению периодических печатных изданий.

Таблица 1 - Тарифы на услуги почтовой связи

Тарифы на основные дополнительные услуги почтовой связи

оказываемых Читинским МСЦ

Объем оказываемых услуг.

Для большей наглядности, объем оказываемых услуг покажем в таблице.

Численность персонала

Персонал - это основной штатный состав работников организации. Численность персонала определяется: масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому кадры более объективно характеризуются списочной численностью, т.е. количеством сотрудников, которые официально работают в организации в данный момент.

В настоящее время общая численность персонала Читинского МСЦ равна 68 из них:

· Руководство - 2 чел.

· Административно-управленческий персонал (АУП) - 7 чел

· Основное производство - 59 чел.

Кадры находятся в постоянном движении вследствие приема на работу одних сотрудников и увольнения других. Процесс их обновления называется сменяемостью, или оборотом. Выделяют оборот кадров по приему и оборот кадров по выбытию.

Для нашей организации найдем: оборот кадров по приему, оборот кадров по выбытию. А также коэффициент выбытия кадров, коэффициент по приему, коэффициент текучести кадров и коэффициент стабильности кадров.

1 Оборот по приему (Оп) - это численность работников принятых на работу за год и он равен 22 чел.

2 оборот по увольнению (Оу) - это численность работников уволенных или уволившихся по различным причинам.

Оборот по увольнению находится как сумма необходимого оборота по увольнению и текучего оборота по увольнению:

О= О+ О

По данным нашей организации:

О= 0 чел;

О= 17 чел;

О = 0+17

Таким образом, оборот по увольнению равен 17 чел.

3 Коэффициент выбытия кадров (Квб)

К=

Для того чтобы найти коэффициент выбытия кадров, необходимо определить среднюю численность (). Средняя численность определяется:

=

где Ч- численность персонала на начало года

Ч- численность персонала на конец года

По данным нашей организации:

Ч=63 чел.

Ч=68 чел.

==65,5 чел.

О=17 чел. (п.2)

Теперь найдем сам коэффициент:

К=% = 26%

4 Коэффициент по приему (Кпр)

К=

где О= 22 чел. (п.1)

Найдем коэффициент:

К=%

5 Коэффициент текучести кадров (Кт)

К=

где О=17 чел. (п.2)

Найдем коэффициент:

К=

6 Коэффициент стабильности кадров (Кстаб)

К=

По данным организации:

Численность работников состоящих в списке весь год = 47 чел.

Найдем коэффициент:

К =%

Что касается последних двух коэффициентов, то:

· Коэффициент текучести кадров должен снижаться;

· Коэффициент стабильности кадров повышаться;

1.2 Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации - это часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда организации состоит из следующих факторов:

· Организационная структура

· Задачи и Цели

Цель - это желаемое состояние организации в будущем, а задача - работа, которую необходимо выполнить для достижения поставленной цели

· Технология - это метод, способ выполнения работы

· Люди - работники (состав и структура персонала)

Структура организации и характер разделения труда

Организационная структура предприятия - это обособившиеся и упорядоченные части организации, образовавшиеся в результате разделения труда. Общими принципами формирования такой структуры является производственный, технологический, социальный, управленческий и информационный потенциал. На основе этих принципов организация делится на различные подразделения, службы между которыми существует связь.

Организационная структура может быть: линейной, функциональной, линейно-функциональной и девизиональной.

Определим, к какой структуре относится наше предприятие. Из схемы 1, видно, что организационная структура предприятия относится к линейно-функциональной структуре управления. Эта организационная структура сформировалась в результате попыток устранить недостатки линейной и функциональной структур организации и совместить их преимущества. От линейной структуры она позаимствовала принцип единоначалия и концентрации власти в производственных подразделениях, от функциональной - привлечение к деятельности узких квалифицированных специалистов с ограничением их в праве отдавать распоряжения непосредственным исполнителям в производственных структурах.

Преимущества линейно-функциональной структуры:

· Глубокая подготовка управленческих решений

· Освобождение главного линейного руководителя от анализа проблем

· Возможность привлечения консультантов и экспертов

Недостатками является:

· Отсутствие гибкости и динамичности, что затрудняет достижение поставленной цели

· Недостаточная ответственность, т.к. готовящий решение, как правило не участвует в его реализации

· Тенденция к централизации, т.к. чрезмерно развита система взаимодействия по вертикали

В любой организации всегда возникает вопрос о том, что как разделить деятельность сотрудников между собой. Главная цель такого разделения - специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур, разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности. Работа распределяется между участниками трудового процесса по профессиональному признаку. В любой организации существует:

· Горизонтальное разделение труда - это разделение процесса труда на составные части

· Вертикальное разделение труда - это отделение работы по управлениям от самой работы

Теперь определим характер разделения труда в нашей организации. По приведенным выше определениям и по организационной структуре можно сказать, что наша организация имеет вертикальное разделение труда.

Схема 1 - Структура организации Читинского МСЦ

45

Цели и задачи организации

В организации приходится решать многие вопросы, в том числе: какие товары и услуги, каким образом, в каком количестве, в какие сроки и для кого производить; по каким каналам товар доводить до потребителя, как стимулировать продажи? Все эти вопросы в той или иной постановке, в зависимости от вида деятельности и отраслевой принадлежности организации, формируют цели ее хозяйственной деятельности.

Цели - это желаемое состояние организации в будущем. Но к целям предъявляется ряд требований:

1. Цели должны быть конкретные и измеримые

2. Цели должны быть реальными (т.е. достижимыми)

3. Цели должны быть взаимоподдерживающими, т.е. действия и решения для достижения одной цели не должны мешать действию других целей.

Различают следующие виды целей:

· По времени

- долгосрочные (более чем на 5 лет)

- среднесрочные (до 5 лет)

- краткосрочные (до одного года)

· Специфические

· Общие

· Личные

Цели и задачи Читинского МСЦ:

Для каждой коммерческой организации целью, в первую очередь является получение максимальной прибыли. На основе целей организация формирует задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Задачи - это совокупность требований для принятия действий в конкретной ситуации. Она реализуется как серия работ, работа или ее часть, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в оговоренные сроки. Главная задача МСЦ - это привлечение потребителей. Она вытекает из указанной выше цели, ведь чем больше клиентов, тем больше прибыль.

Решением данной задачи занимается менеджер, который непосредственно подчиняется начальнику МСЦ. В его обязанности входит: привлечение новых клиентов на оказываемые в них услуги в рамках реализации стратегического плана развития, осуществление сбытовой политики, поддержание и развитие имеющейся клиентской базы, заключение договоров с новыми клиентами МСЦ (в случае необходимости переоформление договоров с существующими клиентами МСЦ)

Основные технологии, используемые в организации

Для данного предприятия основным технологическим процессом является транзитная обработка почтовых отправлений, которая заключается в приеме почтовых отправлений со всех видов транспорта и сортировка по отделениям почтовой связи, где осуществляется доставка клиенту.

Чтобы ускорить процесс обработки почтовых отправлений большое внимание на стоящем этапе уделяется внедрению программы АСУ РПО. Разработчиком программы является ЦАИТС находящийся в г. Санкт-Петербург. Данная программа позволяет проследить прохождение почтового отправления от отправителя до получателя. Для этого используется на рабочих местах компьютерная техника. На предприятии имеется выделенная линия связи, по которой передается информация в главный информационный центр, где собираются все данные со всех регионов РФ и где есть возможность получить информацию о любом почтовом отправлении.

Состав и структура персонала

Люди различаются по естественным признакам: пол, возраст, национальность. А также по приобретенным признакам: образование, профессия, специальность, квалификация, стаж. Соотношение между отдельными группами работников, сформированных по различным признакам, образуют структуру персонала.

Структура может быть:

· аналитической

· статистической

Статистическая структура отражает распределение персонала по категориям должностей:

· руководители

· специалисты

· инженеры

· рабочие

· младший обслуживающий персонал

Рассмотрим статистическую структуру нашей организации:

1. Руководители:

· Начальник центра

· Заместитель начальника центра

· Начальник участка по приему и обработке страховой почты

2. Специалисты:

· Бухгалтер

· Экономист

· Менеджер

3. Инженеры

· Программист

4. Рабочие

· Операторы связи

· Трактористы

· Операторы сортировки письменной корреспонденции

· Электромеханик почтового оборудования

· Ответственный дежурный по обмену почты

Элементами структуры персонала является:

1 Профессия

Профессия - это комплекс теоретический знаний и практических навыков приобретенных человеком в результате специальной подготовки и опыта работы в данной области.

2 Специальность

В процессе каждой профессии всегда существует ряд обособленных функций, связанных с выполнением определенного более узкого круга обязанностей. Эти функции и обязанности служат основой для выделения специальностей.

3 Квалификация

Степень профессиональной подготовки, необходимая для выполнения данных трудовых функций называется квалификацией.

Из Единого тарифно-квалификационного требования справочника распишем круг обязанностей работников.

1. Руководители:

1.1. Начальник центра (участка) и Заместитель начальника участка:

Должностные обязанности: Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью цеха (участка). Обеспечивает выполнение плановых заданий, эффективность использования основных и производственных фондов, соблюдение правильного соотношения между темпами роста производительности труда и средней заработной платы. Организует планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности цеха. Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, перспективы технического развития цеха, технологию, оборудование цеха и правила его технической эксплуатации, действующие положения по оплате труда и форм материального стимулирования, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: Высшее техническое образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Начальник и заместитель Читинского МСЦ имеют высшее техническое образование и стаж работы более 20 лет.

2 Специалисты

2.1. Бухгалтер

Должностные обязанности: выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей. Производит начисления и перечисления платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, налогов и других выплат и платежей и другие отчисления.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, организацию документооборота по участкам цеха, формы и методы бухгалтерской отчетности, основы экономики, организации производства, труда и управления, правила внутреннего трудового распорядка, основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда.

Квалификационные требования: Высшее экономическое образование без предъявления стажа или среднее специальное образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.

Бухгалтер Читинского МСЦ имеет высшее образование по специальности «бухучет», стаж работы - 15 лет.

2.2. Экономист по труду

Должностные обязанности: Разрабатывает проекты перспективных и годовых планов по труду и заработной плате предприятия и его подразделений. Рассчитывает фонды заработной платы и численность работавших с учетом необходимости наиболее рационального использования трудовых ресурсов, обеспечения правильного соотношения работников по категориям персонала и квалификационным категориям. Разрабатывает положения о премировании рабочих и служащих, условий материального стимулирования, совмещение профессий и должностей. Составляет штатные расписания в соответствии с лимитами. Ведет учет показателей по труду и заработной плате.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, трудовое законодательство, экономику труда, экономику и организацию производства, порядок разработки перспективы и годовых планов по труду и заработной плате, научной организации труда, смет использования фондов экономического поощрения. Формы и системы заработной платы и материального стимулирования, тарифно-квалификационные справочники, порядок тарификации работ и рабочих и установление должностных окладов служащим, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате, расчета премий.

Квалификационные требования: Высшее экономическое образование, стаж не менее 3 лет.

Экономист Читинского МСЦ имеет высшее экономическое образование, стаж работы - 20 лет.

2.3. Менеджер

Должностные обязанности: организация работы магистральных сортировочных центров, определение задач, повышение доходности, привлечение новых клиентов, осуществление сбытовой политики, подготовка и заключение договоров с новыми клиентами, переоформление договором с существующими клиентами. На основе действующих на предприятии правил и нормативов определяет размеры тарифов на оказываемые основные и дополнительные услуги.

Должен знать: основные законодательные и нормативно-правовые акты, требования федеральных и местных органов к правилам предоставления данного вида услуг, правила заключения и исполнения договоров на основные и дополнительные услуги.

Менеджер Читинского МСЦ имеет стаж работ 3 года.

3. Инженер - программист

Должностные обязанности: на основе анализа математических моделей и алгоритмов (постановка экономических и других задач) разрабатывает программы, реализующие решения задачи. Обеспечивает наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению, определяет возможность использования готовых программных средств. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств.

Должен знать: руководящие и нормативные материалы, касающиеся методов программирования и использование вычислительной техники при обработке информации, назначение и режимы работы оборудования, формализованные языки программирования.

Квалификационные требования: высшее техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности инженера-программиста не менее 3 лет.

Программист Читинского МСЦ имеет высшее образование и стаж работы более 7 лет.

4. Должностные обязанности работников

4.1. Операторы связи

Оператор связи должен производить обмен мешков с письменной корреспонденцией, страховых мешков, посылок, отправлений ускоренной почты, пачек с периодической печатью, грузов и других материальных ценностей. А также полная обработка почтовых отправлений всех видов.

Оператор обязан:

· производить обмен в установленном порядке с почтовыми вагонами, автотранспортом;

· производить полную обработку страховых, международных мешков, пачек с периодическими изданиями, посылок, ценной письменной корреспонденции, постпакетов, мелких пакетов и др. отправлений;

· осуществлять прием и выдачу почтовых отправлений по договорам

· составлять баланс принятой и отправленной почты, сводку о прохождении почты за смену;

· осуществлять прием-передачу мешкотары, почтовых отправлений от смены к смене;

· хранить тайну связи. Обеспечивать тайну информации об адресных данных пользователей, о почтовых отправлениях

· обеспечивать сохранность почтовых отправлений

4.2. Тракторист

Тракторист осуществляет управление транспортным средством, в частности трактором Т-25, работающим на жидком топливе. Транспортирует почтовые отправления с применением прицепных приспособлений и устройств. Выявляет неисправности в работе трактора и по возможности устраняет их. Осуществляет заправку трактора топливом и смазывание запасных частей трактора и всех прицепных устройств. Обеспечивает сохранность почтовых отправлений при их транспортировке.

4.3. Операторы сортировки письменной корреспонденции

Обработка, сортировка и отправка транзитной исходящей и транзитной простой корреспонденции. Обработка, сортировка и отправка печатных изданий

Сортировщик почтовых отправлений и произведений печати обязан:

· осуществлять прием мешков с письменной корреспонденцией, производить вскрытие мешков и фиксацию веса простой корреспонденции

· проверять внешнее состояние поступившей письменной корреспонденции

· производить полную и детальную сортировку письменной корреспонденции по клеткам сортировочного шкафа

· осуществлять заготовку ярлыков, вязку пакетов

· оформлять в установленном порядке повреждение оболочки писем, наводить справки по неясным адресам

· заделывать мешки, приписывать их накладными

· хранить тайну связи. Обеспечивать тайну информации об адресных данных пользователей.

· Обеспечивать сохранность почтовых отправлений

Должен знать: административно-территориальное деление РФ, разделы правил эксплуатации в объеме выполняемой работы, порядок приписки почтовых отправлений к документам, тарифы на услуги связи в пределах выполняемой работы, расписание автотранспорта и поездов, направления почты и печати.

4.4. Ответственный дежурный по обмену почты

Обязан: осуществлять контроль за полной обработкой всех видов почтовых отправлений, периодических изданий и своевременной отправкой их в соответствии с планами направлений; контролировать поступление письменной корреспонденции, периодической печати с автомашин и поездов, своевременность их обработки и сдачи на транспорт; осуществлять проверку правильности заполнения маршрутных накладных; ежедневно проводить инструктаж с работниками участков; отражать фактическое положение дел в рапортах и сводках за смену; осуществлять контроль за правильным ведением документации и балансировки путевых листов.

1.3 Внешняя среда организации

Внешняя среда, в отличие от внутренней, не поддается изменению со стороны организации и по степени воздействия делится на две относительно самостоятельные подсистемы: макроокружение и непосредственного окружения.

Внешняя среда непосредственного окружения содержит те факторы, которые оказывают на организацию прямое воздействие, т.е. это среда непосредственных контактов. Она включает в себя:

1. Основные потребители услуг.

Основными потребителями услуг Читинского МСЦ являются: органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

2. Организации-конкуренты

Основным и единственным конкурентом по предоставлению услуг почтовой связи является УФПС Читинской области, главный офис которого расположен по адресу г.Чита, ул. Ленина 107. Имея одинаковые тарифы на почтовые услуги, преимущество данного предприятия состоит в том, что оно имеет более развитую доставочную сеть, снабжено современным транспортом для доставки, имеет необходимое количество штата для осуществления операций по приему, обработке и доставке почты. У УФПС более широкий спектр предоставляемых услуг, которые не оказываются МСЦ: доставка пенсии, п рием коммунальных платежей, прием подписки на печатную продукцию, прием электронных переводов.

Положительным же фактором Читинского МСЦ является месторасположение (станция Чита2), это позволяет исключить один из этапов обработки почты и ускорить отправку почтовых отправлений адресату (контрольные сроки обработки уменьшаются на 1-2 суток).

Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. Макроокружение включает в себя:

Деятельность Читинского МСЦ регулируется Федеральным законом «О почтовой связи».

Настоящий федеральный закон направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации.

Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации. Определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи. Определяет порядок регулирования в области почтовой связи, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи, устанавливает статус организации почтовой связи и закрепляет социальные гарантии их работников.

1. Социокультурные факторы

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни, разделяемые людьми ценности, демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей.

4. Состояние технологий в соответствующей области

Большое внимание уделяется внедрению новых технологий в почтовой связи.

Чтобы клиент оставался нашим, и суметь привлечь еще большую аудиторию потребителей услуг почтовой связи, используют индивидуальный подход к клиенту, действуют системы скидок для постоянных клиентов, доставка и упаковка почтовых отправлений, прием почтовых отправлений на дому, качественное и быстрое обслуживание клиента. Иногда разработанные и неоднократно проверенные технологии не являются залогом успеха. Внедрение иных - это риск, но зачастую, при условии тщательного изучения ситуации до введения, это оправданный риск, который в будущем может принести большой доход для организации.

1.4 Постановка проблемы

Основными проблемами Читинского МСЦ являются: отсутствие транспорта, недостаточное количество штата, а также низкий уровень условий для организаций производственного процесса (требуется ремонт помещений, кровли, сантехники и т.д.). Данные проблемы не позволяют привлечь более широкий круг клиентов.

Проблема состоит еще и в том, что штат работников, хотя и имеют общее полное среднее образование, но уровень знаний недостаточен (при написании сопроводительной документации допускается большое количество ошибок, исправлений). Данная категория работников не прилагает никаких усилий для повышения своего уровня знаний. Людей мало интересует содержание работы, ее конечный результат, все внимание концентрируется на оплате труда. Результатом этого является низкий уровень качества предоставляемых услуг. Если вспомнить законы организации, а в частности, «Закон синергии», что:

Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

Любая организация характеризуется следующими элементами:

1. Производительностью

2. Отношением к внешней среде

3. Микроклиматом в коллективе

4. Заинтересованностью

5. Научным, кадровым и техническим потенциалом

6. Перспективами развития

Совокупность этих элементов составляет потенциал организации, ее способность к деятельности и развитию.

Что касается нашей организации то можно сказать, что она обладает низким потенциалом, т.к. людей работающих в данной организации не интересуют перспективы развития организации, нет интереса к работе, т.е. цели руководства не совпадают с целями работников.

2 Разработка системы управления

2.1 Миссия организации

Миссия - это предназначение организации или это польза, которую она принесет своими действиями.

Для того чтобы сформулировать миссию организации необходимо ответить на два вопроса:

1. Кто наши клиенты?

2. Какие потребности наших клиентов будем удовлетворять?

Ответим на данные вопросы по отношению к нашей организации.

1. Клиентами Читинского МСЦ являются: граждане, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления и юридические лица

2. Прием, обработка, перевозка, доставка (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств. Оказание универсальных услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории РФ, по доступным ценам и тарифам, регулируемым государством.

Чем больше объем оказываемых услуг и соответственно больше клиентов, тем больше прибыли получит организация. А именно это является главной целью нашей организации.

Таким образом, миссия нашей организации заключается в оказании услуг почтовой связи с равными правами доступа к таким услугам для всех потребителей услуг почтовой связи и обеспечение организацией федеральной почтовой связи работы объектов почтовой связи в режиме, удобном для пользователей услуг почтовой связи, с учетом технологий почтовой связи. Обеспечение операторами почтовой связи надлежащего качества оказываемых услуг почтовой связи.

2.2 Определение основных ценностей организации

Под ценностями понимается свойства тех или иных предметов, процессов и явлений, обладающие эмоциональной привлекательностью для большинства членов организации. Это позволяет им служить образцами, ориентирами, мерилом поведения.

К ценностям относятся в первую очередь цели, характер внутренних взаимоотношений, ориентированность поведения людей, исполнительность, новаторство, инициатива, трудовая и профессиональная этика.

Ключевые ценности, будучи объединенными в систему, образуют философию организации. Она отвечает на вопрос, что является для нее самым важным. Философия отражает восприятие организацией себя и своего предназначения, главные направления деятельности, создает основу выработки подходов к управлению, упорядочивает деятельность персонала на основе общих принципов, формирует общие универсальные правила поведения.

Обряд - это стандартное, повторяющееся мероприятие, проводимое в определенное время и по специальному поводу. Наиболее широко распространены такие обряды, как чествование ветеранов, проводы на пенсию, посвящение в молодые рабочие.

В июле месяце День почтового работника. В этот день поздравляют бывших работников предприятия и вручают им единовременные выплаты, предусмотренные Коллективным договором ФГУП «Почта России». Работникам, работающим на предприятии в настоящий период времени, вручают Грамоты за добросовестный труд и хорошее обслуживание клиентов. Работникам, проработавшим на предприятии более 20 лет, предусмотрено поощрение в размере 500 рублей, менее выше указанного срока в сумме 300 рублей.

Также Коллективным договором предусмотрены выплаты материальной помощи при рождении ребенка в сумме 5000 рублей. Коллектив предприятия добровольно из собственных средств оказывает помощь в данном случае.

Когда работник уходит на заслуженный отдых руководство и профком предприятия поздравляет работника с юбилеем и вручает ему денежное вознаграждение в размере должностного оклада.

2.3 Определение изменений факторов внешней среды и их влияние на организацию

Немаловажным изменением внешней среды, которая окажет положительное влияние на организацию может служить развитие в Читинской области торговые отношения с Китайской народной республикой, развитие горно-добывающей отрасли, строительства.

Отсутствие большего количества конкурентов не способствует снижению тарифов на предоставляемые услуги связи, клиент не заинтересован менять оператора связи.

Недостаточное выделение средств на рекламные компании не позволяет Магистральному сортировочному центру привлечь наибольшее количество клиентов.

Согласно правил оказания услуг почтовой связи оператор связи обязан хранить тайну переписки и т.д.

2.4. Проектирование внутренней среды организации

2.4.1. Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения

Основными целями являются: организация работы руководства предприятия. Так как в настоящий период у руководства не хватает времени на анализ деятельности подчиненных, планирование, контроль, изучение рынка предоставляемых услуг и т.д. Руководитель большое количество времени выполняет функции рядового работника, так как его начальник по эксплуатационным вопросам не может организовать работу в участках предприятия, не проявляет инициативы в решении возникающих проблем, работники безынициативно выполняют свои должностные обязанности. Хорошо зная ситуацию в предприятии, при такой загруженности он не может сосредоточиться на решении более важных производственных проблем.

Задачи для достижения цели по организации работы руководства предприятия следующие:

· Разгрузить начальника центра, введя должность заместителя начальника;

· Передать ряд функций по организации производственного процесса заместителю начальника центра.

2.4.2 Описание основных предлагаемых технологий

Чтобы улучшить работу предприятия нужно снабдить рабочие места по обработке почтовых отправлений компьютерами и подключить их к сети. Это даст возможность для более полной передачи информации по регистрируемым почтовым отправлениям. Действующая в настоящий период программа АСУ-РПО требует внесений ряда корректировок, что позволит работникам улучшить качество предоставляемых услуг.

Также требуется разделение участков по обработке почты. Из участка по обмену и обработке страховой почты следует выделить участок обмена, цех по обработке посылочной почты, участок по обработке страховой почты. Требуется увеличение штата в количестве 5 единиц. Увеличение штата позволит уменьшить контрольные сроки прохождения простой и заказной письменной корреспонденции, корреспонденции с объявленной ценностью и посылок.

2.4.3. Разработка организационной структуры организации

Введя новую должность (схема 2), организационная структура в целом не изменится. Новый кадровый работник может рассматриваться как помощник руководителя. Этот специалист возьмет на себя организацию работы в участках МСЦ, будет координировать, и анализировать деятельность основного производственного персонала занятого на обработке почтовых отправлений и предоставлять готовые отчеты по окончанию рабочего дня руководителю предприятия.

На заместителя начальника центра будут возложены обязанности, связанные с ведением переписки с организациями по допущенным нарушениям со стороны работников МСЦ, на основании поступивших актов формы 51 и извещений формы 30, расчет с предприятиями связи многооборотной тарой и учет тары в карточках учета. Кроме данных функций зам. начальника будет осуществлять производственный контроль на участках МСЦ.

Во время отсутствия начальника МСЦ, на заместителя начальника центра возлагаются обязанности начальника.

Схема 2 - Структура организации Читинского МСЦ с внесением изменений

45

2.4.4 Обоснование основных требований к составу и структуре персонала организации

Для достижения качества выполняемой работы руководитель старается нанимать персонал не только по критериям образования и возраста, но и его личным качествам, таким как коммуникабельность, трудолюбие, добросовестность и т.д. Все работники принимаются с испытательным сроком 3 месяца.

Основные требования, предъявляемые к персоналу:

Работникам предприятия предоставляется возможность повышать свой уровень образования за счет предприятия.

2.4.5 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

Цели из задачи МСЦ остаются прежними и заключаются в повышении прибыли и качестве обслуживания клиентов. Одна из новых целей - это освобождение руководителя от выполнения работ несоответствующих его должностным обязанностям.

Сравнивая факторы внутренней среды, делаем вывод, что по сравнению с существующей структурой организации изменения происходят только в ведении одной единицы, при этом происходит перераспределение должностных обязанностей. С начальника центра снимаются обязанности - организации производственного процесса и контроля в участках МСЦ.

Введение новой единицы отразится на увеличении фонда оплаты труда, т.е. затраты будут больше. Но в тоже время улучшится качество предоставляемых услуг.

В связи с организацией новых участков по обработке почты и увеличении штата на 5 единиц также произойдет увеличение фонда оплаты труда, что может повлечь за собой превышение суммы заложенной и утвержденной в бюджете доходов и расходов, но позволит улучшить качество при обработке почтовых отправлений.

Приобретение новых компьютеров отразится на расходной части бюджета доходов и расходов. Но приведет к ускорению обработки почтовых отправлений.

Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг, нужно более расширить мотивацию производственного персонала, при этом разработав более широкую систему мотивации.

2.5 Разработка системы мотивации персонала

В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же неосознанно совершать некоторые поступки. Таким образом, мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.

Работники всех уровней составляют основу организации, их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности. Желаемый результат достигается эффективнее, когда руководители обеспечивают единство цели организации и направления деятельности организации. Им следует создать и поддержать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации.

Заработная плата, является мотивирующим фактором. Она должна соответствовать уровню выполняемой работы. Для достижения целей в организации разрабатывается система поощрений и премирования работников.

Например, каждому руководителю и служащему коммерческой службы МСЦ ОСП ГЦМПП - филиала ФГУП «Почта России» согласно Положения о Премировании начисляется премиальное вознаграждение пропорционально трудовому вкладу. Трудовой вклад работника определяется на основании выполнения коэффициентов трудового вклада (КТВ). КТВ определяется по итогам работы за месяц. Премиальное вознаграждение каждой службы распределяется между его работниками пропорционально размерам заработной платы работников (оклад + персональная надбавка) с учетом вакансий и совместителей.

В Приложении №1 разработан порядок определения коэффициентов трудового вклада и размеров премиального вознаграждения для руководителей и специалистов коммерческих служб МСЦ ГЦМПП.

Так же разработаны положения о премировании и других категорий работников организации.

2.6. Проектирование системы контроля деятельности организации

Контроль - это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.

Контролю подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Для организации контроля в настоящее время на предприятии на основании международных стандартов вводится система менеджмента качества.

Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организации ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа цели в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеряемые. Достижения цели в области качества может оказать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность (результативность) работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных лиц.

На предприятии разработан ряд стандартов для осуществления контроля такие как:

· Процедура Качества «Руководство по контролю бизнес-процесса»

· Процедура Качества «Порядок подготовки и аттестации внутренних аудитов»

· Процедура качества «Внутренний аудит» и ряд других

Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдение аудитов используются для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты, проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени, для внутренних целей могут служить основой для декларирования организацией о своем состоянии. Аудиты, проводимые второй стороной, могут проводится потребителями организации и другими лицами от имени потребителей. Аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями.

В стандарте процедура качества «Внутренний аудит» отражены:

1. Виды аудитов

2. Организация и проведения внутреннего аудита, которая включает в себя:

· Планирование внутренних аудитов

· Подготовку к проведению внутреннего аудита

· Проведение внутреннего аудита

· Анализ и обобщение результатов внутреннего аудита

3. Годовое планирование внутренних аудитов

На основании утвержденной программы проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества не менее чем за 3 недели до запланированного срока проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, которым определяется состав и руководитель аудиторской группы.

Приказ руководителя предприятия о проведении аудита выпускается за две недели до начала аудита и доводится до сведения руководителя проверяемого объекта.

Члены аудиторской группы должны быть независимыми от лиц несущих непосредственную ответственность за проверяемую деятельность, и не должны проверять свою собственную работу.

4. Подготовка проверки объекта аудита

После разработки и утверждения Плана внутреннего аудита руководитель группы заранее, но не позднее чем за 10 дней до начала, извещает руководителя проверяемого объекта служебной запиской о предстоящем аудите

4. Подготовка аудиторской группы

Руководитель аудиторской группы проводит совещание с членами аудиторской группы, на котором разъясняют план внутреннего аудита, уточняют план внутреннего аудита, уточняет порядок проведения предстоящей проверки, распределяет обязанности, определяет форму представления материалов и порядок подготовки отчета.

5. Проведения внутреннего аудита

Проверка начинается с проверки наличия доступности документов, проверка соответствия документов установленным требованиям, проверка выполнения требований документов практической деятельности, выявление регистраций несоответствий.

6. Проводится оформление документов по результатам аудита

7. Анализ и обобщение результатов аудита, составления отчета о внутреннем аудите

8. Разработка и реализация корректирующих действий

На примере рассмотрим действие внутреннего аудита, осуществляемого УФПС Читинской области. При проверке составляется лист контроля и вырабатывается план корректирующих действий (см. Приложение №2).

3 Управленческое решение по практической реализации предлагаемых разработок

3.1. Организационный план проведения мероприятий

3.2. Предполагаемые трудности в реализации мероприятий

Основными причинами осуществления намеченных планов являются:

· Недостаточная материальная база (дефицит средств)

· Плохое качество приобретаемой компьютерной техники

· Сопротивление работников к введению новых технологий, нежелание обучаться

· Слабое профессиональное знание работников

· Слабая производственная и трудовая дисциплина

3.3 Рекомендации по организации нововведений

Для преодоления сопротивления коллектива новым технологиям следует провести мероприятия по обучению персонала работе на компьютерах. Провести с работниками дополнительные инструктажи и разъяснить их должностные обязанности.

Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг ежемесячно проводить дни качества и принять экзамены квалификационной комиссии.

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели деятельность Читинского МСЦ. Рассмотрели общую характеристику предприятия, состав и структуру персонала, внешние и внутренние факторы, влияющие на деятельность организации.

Мы разработали организационную структуру предприятия, систему мотивации персонала выявили наиболее важные цели и задачи организации, отметили наиболее важные проблемы организации и попытались найти пути к их устранению.

Список использованных источников

1. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы Менеджмента: Практикум. - М.: ИТК «Дашков и К», 2005. - 476 с.

2. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы Менеджмента: Учебник. - 3- е издание - М.: ИТК «Дашков и К», 2005. - 300 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник (ГРИФ). - М.: Экономист, 2004 - 124 с.

4. Лавров А.Ю., Рыбакова О.И. Менеджмент. Учебное пасобие - Смоленск: Смоленский регион, 2004. - 187 с.

5. Лафта Д.К. Менеджмент. Учеб. Пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. (ГРИФ). - М.: ТК Велби, 2004 - 458 с.