10

ВВЕДЕНИЕ

Темой данной курсовой работы является совершенствование организации деятельности планово-экономического отдела на примере ОАО «Ритм». Целью работы является изучение существующей организации работы ПЭО с изысканием резервов для дальнейшего ее совершенствования. Актуальность темы, на мой взгляд, не может вызывать никаких сомнений. Действительно, ведь эффективность современного производства зависит не столько от непосредственных производителей, сколько от эффективного управления их действия, эффективной деятельности руководителей и специалистов управленческих служб предприятия, которая обеспечивается рациональной организацией их труда - одним из важнейших элементов нормального функционирования любого предприятия, любой организации. Проблема стала еще насущнее в связи с попытками перехода нашей страны к новой экономической формации, разрушением (зачастую необдуманным и преждевременным) сформировавшейся системы экономических отношений. В современных условиях «свободного плавания» эффективная организация деятельности административно-управленческого аппарата является обязательным условием выживания предприятия на конкурентном рынке.

При написании работы использовались книги белорусских и российских авторов, среди которых особо следует отметить работы М. В. Заренина, являющиеся основой данной курсовой работы. Большой вклад внесли книги по научной организации и нормированию труда. Кроме тематической литературы использовались также книги по финансовому менеджменту и анализу хозяйственной деятельности.

Курсовая работа состоит из трех глав. Первая глава кратко знакомит нас с предприятием, на материалах которого шла апробация теоретических исследований. Приводятся общие сведения о предприятии, рассматривается организационная структура, анализируется финансовое состояние. Вторая глава посвящена рассмотрению существующей организации деятельности планово-экономического отдела, указываются ее недостатки. Там же приводятся основные требования по оптимизации рабочего места, планировке служебного помещения. Рассчитывается коэффициент технической оснащенности, приводятся основные требования по обеспечению благоприятных условий труда.

Третья глава уделяет внимание информационному аспекту деятельности руководителей и специалистов. Производится расчет количества информации русского алфавита, а также расчет информационной загрузки документационного и речевого каналов.

Глава 1 ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Общие сведения

Акционерное общество “Ритм” образовано по решению учредительного собрания от 31 декабря 1993 года в результате преобразования в АО Речицкого опытного завода “Ритм”. Предприятие осуществляет свою деятельность на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования и действует на основании законодательства Республики Беларусь и Устава. Устав утвержден учредительным собранием 31 декабря 1993 года. Вышестоящий орган - Министерство промышленности. Отрасль-микроэлектроника.

Юридический адрес предприятия:

Республика Беларусь,

Гомельская область,

г. Речица, 247500,

Светлогорское шоссе 1.

Тел. (02340) 3-45-01.

Расчетный счет 3012001070013 в АК ПСБ г. Речица,

МФО 151501356.

Акционерное общество “Ритм” является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать, штампы, бланки со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Областным Управлением статистики завод включен в состав Единого государственного регистра предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования (ЕГРПО) и осуществлено присвоение кодов Общегосударственного классификатора предприятий и организаций (ОКПО) за номером 14438527.

Государственной налоговой инспекцией по Гомельской области заводу присвоен учетный номер налогоплательщика - 400026368.

Структура акционеров представлена на рисунке 1.1.1

Рисунок 1.1.1 Структура акционеров ОАО «Ритм»

Строительство опытного завода “Ритм” начато в 1979 году, предприятие введено в эксплуатацию в 1984 году. Завод создавался в рамках военно-промышленного комплекса СССР и предназначался для изготовления микросборок и другой аналогичной продукции для комплектации средств связи двойного назначения.

В настоящее время основным предметом деятельности предприятия являются интегральные схемы, электронные реле, производство теплоэнергии, транспортерных и конвейерных цепей для нужд сельского хозяйства. Списочная численность работающих предприятия составляет 512 человек. Из них

с высшим образованием 89 чел.(17,0%);

со средним и неполным образованием 144 чел.(27,5%);

cо средним специальным 296 чел.(55,5%);

Таким образом, структура численности работников предприятия по типу полученного образования наглядно показана на рисунке 1.1.2.

Рисунок 1.1.2 Структура персонала ОАО «Ритм» по полученному образования

Площадь предприятия составляет 48500 кв.м. Производственная площадь-17500 кв.м.. Площадь гермозоны (класс 100)- 7000 кв.м.

Структура производственных площадей (в кв.м.):

Энергообеспечение:

C 1992 года на предприятии осуществляется конверсионная перестройка, то есть постоянное снижение доли оборонной продукции во все объеме выпуска. С 1 ноября 1998 года предприятие включено в перечень конверсионных предприятий республики. Основные рынки сбыта микросборок находятся в России и Украине. Ресурсы для их производства также находятся в России и частично на Украине.

По состоянию на начало 1999 года в ОАО “Ритм” входило 4 структурных подразделений:

-ОСП “Ритм-Керам” по производству абразивных кругов;

-ОСП “Подсобное хозяйство Ритм” по производству свежих овощей открытого и закрытого грунта;

-ОСП “ЭМП-Ритм”-производство теплоэнергии и услуги связи;

-магазин “Крама-Ритм” по реализации промышленных и продовольственных товаров в промышленной упаковке, а также товаров собственного производства;

Но в целях ужесточения контроля за производством и движением финансовых средств произведена реорганизация структуры акционерного общества.

Так, по состоянию на 1 января 2000 года, обособленным осталось энерго-механическое производство “Ритм”, в состав которого входит котельная. Со всех остальных подразделений снят статус “Обособленное структурное подразделение” с закрытием счетов.

1.2 Организационная структура предприятия.

Важным фактором, определяющим эффективность организации деятельности любого субъекта хозяйствования является организационная структура управления.

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность служб, отделов, подразделений и отдельных должностных лиц, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и выполняющих определенные управленческие функции [3, стр. 15].

ОАО «Ритм», подобно подавляющему большинству других отечественных предприятий имеет линейно - функциональную структуру управления. По сути, она сочетает в себе две первичные организационные структуры: линейную и функциональную. Сочетание этих двух форм привело к гибкой по характеру действия и направленности организационной структуре управления, являющейся базой для формирования других структур. Как и любая другая, данная структура имеет свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

Более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников.

Освобождение главного линейного руководства от необходимости глубокого анализа периферийных, узкоспециализированных проблем.

Возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки:

Отсутствие тесной взаимосвязи на горизонтальном уровне и между производственными подразделениями.

Недостаточно четкая ответственность за готовящиеся решения.

Чрезмерно развитая система взаимодействий по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т.е. существует тенденция к излишней централизованности.

Организационная структура ОАО на февраль 2000 года представлена в Приложении.

Однако для более глубокого анализа данного типа организационной структуры, для фундаментального понимания механизма ее функционирования целесообразно, на мой взгляд, рассмотреть ее сквозь призму теории информации. Условно представим хозяйствующий субъект как совокупность адресантов, адресатов, информационных носителей и информационных каналов. Необходимо отметить тот факт, что любое линейное и (или) функциональное подразделение одновременно является и источником и потребителем информации, а передача информации является непрерывным процессом. Упрощенно представим схему передачи информации при помощи рисунка 1.2.1.

10

Рисунок 1.2.1 Блок-схема передачи информации

Представим совокупность двусторонних информационных связей предприятия, использующего линейно-функциональную структуру управления в виде таблицы 1.2.1

34

Таблица 1.2.1

Анализ информационных связей ЛФСУ

Конечно, сразу стоит оговориться, что выделены лишь основные функциональные единицы, т. к. все подразделения на различных уровнях связаны между собой разветвленной сетью информационных связей. Тем не менее, представленная информация дает возможность понять принципиальную схему функционирования данной организационной структуры управления.

1.3 Оценка финансового состояния предприятия

Анализ показателей ликвидности

Коэффициенты ликвидности позволяют определить способ-ность предприятия оплатить свои краткосрочные обязательства в течение отчетного периода. Наиболее важными среди них для анализа финансового состояния являются следующие:

1. Коэффициент текущей ликвидности

2. Коэффициент срочной ликвидности

3. Коэффициент абсолютной ликвидности

4. Чистый оборотный капитал

Рассчитаем основные показатели ликвидности, используя, приведенные выше таблицы.

1.

2.

3.

4.

Из приведенных расчетов видно, что ни один из показателей ликвидности не соответствует нормативному значению. Тенденция изменения всех показателей говорит об ухудшении финансового состояния предприятия. При этом положительное значение изменения ЧОК говорит лишь о повышении номинального размера капитала без учета инфляции и, соответственно, не показывает реального положения. При более подробном анализе данных коэффициентов становится очевидным, что причиной столь низких значений коэффициентов срочной и абсолютной ликвидности при относительно высоком коэффициенте общей ликвидности говорит о нерациональной структуре активов. Действительно, значения коэффициентов говорят о значительной доле неликвидных активов (запасов) наряду с явно недостаточными активами высокой ликвидности.

Показатели деловой активности

Коэффициенты деловой активности позволяют проанализировать, насколько эффективно предприятие использует свои средства. Как правило, к этой группе относятся различные показатели оборачиваемости.

Показатели оборачиваемости имеют большое значение для оценки финансового положения компании, поскольку скорость оборота средств, т. е. скорость превращения их в денежную форму, оказывает непосредственное влияние на платежеспособность предприятия. Кроме того, увеличение скорости оборота средств при прочих равных условиях отражает повышение производственно-технического потенциала фирмы.

В финансовом менеджменте наиболее часто используются сле-дующие показатели оборачиваемости:

1. Оборачиваемость активов

2. Оборачиваемость дебиторской задолженности

3. Оборачиваемость кредиторской задолженности

Оборачиваемость материально- производственных запасов

Длительность операционного цикла

Рассчитаем основные показатели деловой активности, используя приведенные выше таблицы.

1.

2.

3.

4.

5.

Использование активов ухудшилось. Безусловно, негативным моментом является существенное замедление оборачиваемости дебиторской задолженности (на 39 дней), что, в первую очередь, связано с тяжелым общим экономическим положением и проблемой платежеспособности в стране. Более эффективное использование материально-производственных запасов (оборачиваемость МПЗ снизилась на 36 дней) не смогло аннигилировать действие этого фактора и изменение интегрального результата их взаимодействия (длительность операционного цикла) является качественно отрицательным (длительность операционного цикла возросла на 3 дня). Стоит отметить, что показатели оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности рассчитывались только по покупателям и поставщикам и подрядчикам соответственно. Существенная разница между показателями оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности обусловлена тем, что первая соотносилась с показателем чистой выручки от реализации, в то время как вторая - с себестоимостью реализованной продукции.

Анализ показателей рентабельности

Доходность хозяйствующего субъекта характеризуется абсолютными и относительными показателями. Абсолютный показатель доходности - это сумма прибыли, или доходов. Относительный показатель - уровень рентабельности. Рентабельность представляет собой доходность, или прибыльность, производственно-торгового процесса. Существует несколько видов показателей рентабельности:

1. Рентабельность активов

2. Рентабельность реализации

3. Рентабельность собственного капитала

Рассчитаем основные показатели рентабельности, используя таблицы, приведенные выше таблицы.

1.

2.

3.

Показатель рентабельности активов показывает, какую часть активов предприятия составляет чистая прибыль. Из таблицы видно, что показатель снизился в 19 раз (!), что обусловлено снижением чистой прибыли при относительно неизменном объеме используемых активов. В свою очередь, снижение прибыли вызвано резким возрастанием внереализационных расходов. Этим же фактором обусловлено значительное снижение показателей рентабельности реализации и собственного капитала.

Разница, имеющая место при сравнении коэффициентов рентабельности активов и собственного капитала обусловлено привлечением предприятием внешних инвестиций.

Столь низкое значение всех коэффициентов рентабельности во многом объясняется недостаточной загрузкой производственных мощностей и неэффективной деятельностью заводоуправления в целом.

Показатели структуры капитала

Показатели структуры капитала характеризуют степень защищенности интересов кредиторов и инвесторов, имеющих долгосрочные вложения в компанию. Они отражают способность предприятия погашать долгосрочную задолженность. Коэффициенты этой группы называются также коэффициентами платежеспособности. Речь идет о коэффициенте собственности, коэффициенте финансовой зависимости и коэффициенте защищенности кредиторов.

1. Коэффициент собственности

2. Коэффициент финансовой зависимости

3. Коэффициент защищенности кредиторов

^*- Коэффициент защищенности кредиторов не рассчитывался, так как предприятие не уплачивает проценты по кредиту.

Проанализируем структуру капитала ОАО «Ритм».

1.

2.

Показатели структуры капитала говорят о приемлемой, хотя и немного завышенной, доли собственного капитала в валюте баланса. В динамике также прослеживается тенденция к увеличению доли собственного капитала в общем объеме активов, что является негативным моментом, учитывая значения показателей коэффициента собственности (автономии). Объясняется это не политикой, проводимой в отношении привлечения заемных средств, а, в первую очередь, сложностью их получения ввиду тяжелого финансового положения предприятия в целом.

Глава 2 Организация рабочих мест

2.1 Проектирование рабочего места

Организация рабочих мест является одним из основных моментов в совершенствовании организации деятельности руководителей и специалистов. Раскроем содержание дефиниции «рабочее место». В литературе даются следующие определения:

Рабочее место - это зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой осуществляется трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу или операцию.

Рабочее место - это зона приложения труда, определенная трудовыми и другими действующими нормами и оснащенная необходимыми средствами для выполнения намеченных работ и операций [3, cтр.55].

Особенность труда руководителей и ряда категорий специалистов состоит в том, что их рабочие места соединяют в себе две части: общую и рабочую зону деятельности.

В общей зоне предусматривается возможность проведения совещаний, пла-нерок, встреч, бесед, выдача заданий и т. д. Площадь общей зоны рабочего места должна быть соответствующим образом обустроена служебной мебелью и техническими средствами с учетом проходов к ним и другим рабочим местам.

Рабочая зона - это наиболее активный участок рабочего места, занимаемый самим работающим. На площади рабочей зоны концентрируются индивидуальные средства и предметы труда, необходимые руководителю или специалисту для осуществления трудового процесса. Размеры рабочей зоны зависят от профессии, физиологических особенностей и антропометрических данных человека. Согласование этих характеристик работника и окружающей предметной среды осуществляется в следующих направлениях.

Пространственное согласование предусматривает организацию пространства рабочей зоны, рабочего места, помещения, в котором человек трудится, организацию в пространстве этих мест сфер досягаемости, обзора, видимости, доступности органов управления и т. д.

Информационно-маршрутное согласование предполагает размещение рабочих мест с учетом установления оптимальных информационных каналов, их пропускной способности, помехоустойчивости, взаимосвязей служащих, технологичной последовательности выполняемых работ, возможности оценки объемов информации.

Энергетическое согласование обусловлено воздействием труда на сердечнососудистую и мышечную системы на основе оптимальных объемов двигательной деятельности, рутинной, механической работы, степени физической выносливости, нервно-психической и умственной утомляемости.

Временное согласование предполагает учет динамики работоспособности человека во времени. Характеризуется временем поиска и обработки данных, продолжительностью реакции, режимом труда и отдыха.

Организационно-техническое согласование предусматривает соответствие количества и номенклатуры служебной мебели и технических средств характеру и объему выполняемых работ на рабочих местах. [3, стр.55].

Проектирование рабочего места предполагает осуществление комплекса мероприятий, направленного на создание условий для высокопроизводительного труда, состоящий из:

рациональной специализации рабочего места;

правильного оснащения рабочего места;

размещения на рабочем месте оборудования, оснастки, средств и предметов труда;

проектирование обслуживания рабочих мест.

При проектировании планировки рабочего мест служащего необходимо определить:

габариты рабочего места;

рабочую позу сотрудника;

положение средств труда на рабочем месте.

При определении габаритов рабочего места необходимо учитывать антропологические характеристики работника, его зону досягаемости.

Зона досягаемости - это пространство в горизонтальной и вертикальной плоскостях, в пределах которой служащий, не перемещаясь на своем месте, может выполнять работу.

Различают максимальную и нормальную зону досягаемости. Под нормальной зоной досягаемости понимают пространство, в котором служащий может достать необходимый предмет, манипулируя кистями и пальцами рук, согнутых в локтях. Максимальной зоной досягаемости считается пространство, в котором служащий может брать предметы, манипулируя вытянутыми руками.

Максимальные размеры зоны досягаемости для среднестатистического работника: 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

При работе мебели выбранные габариты мебели должны обеспечивать положение рук, позволяющее не превышать вынос плеча вперед на 150 и отведение плеча тоже на 150, внутренний угол в локтевом суставе должен находиться в пределах 900 - 1200 .

Под рабочей позой понимают положение корпуса человека и его конечностей относительно средств и предметов труда при выполнении различного рода работ.

При выборе рабочей позы руководствуются характером выполняемой работы, местом и условиями ее проведения и антропометрическими характеристиками человека. Основные рекомендации по выбору рабочей позы приведем ниже:

рабочая поза должна обеспечить прямую осанку работника;

при проектировании рабочей позы наклоны туловища нельзя задавать больше, чем на 150 в ту или иную сторону;

рабочая поза должна быть как можно более удобной и свободной;

для того, чтобы в процессе осуществления трудовой деятельности работали все группы мышц, рекомендуется чередование рабочей позы сидя - стоя в течение дня;

мебель для сотрудников (стулья) должна предусматривать регулирующуюся высоту спинки кресла, сидения и подставки для ног;

Для того чтобы правильно разместить на рабочем месте средства и предметы труда, необходимо произвести их комплексную оценку по значимости и по соответствию физиологическим и психофизиологическим характеристикам работника. После проведения оценки, средства и предметы труда располагают на рабочем месте, согласно микроклассификации рабочего пространства (см. рисунок 2.1.1).

Микроклассификация рабочего пространства характеризует каждый участок рабочего места, с точки зрения его досягаемости. Каждому участку соответствует определенное обозначение (в зависимости от степени его досягаемости). Список рабочих зон и основные рекомендации по расположению предметов, средств труда, органов управления и оргтехники приведем в таблицах 2.1.1 и 2.1.2.

Таблица 2.1.1

Характеристика основных рабочих зон

Таблица 2.1.2

Рекомендации по расположению средств, предметов труда, оргтехники и средств связи по микрозонам досягаемости

Исходя из изложенных выше требований к планированию и организации рабочего места руководителей и специалистов представим оптимизированное рабочее место при помощи рисунка 2.1.2.

Рисунок 2.1.2 Типовое место экономиста ПЭО ОАО «Ритм»

1 - стол однотумбовый;

2 - стул подъемно-поворотный;

3 - стул для посетителя;

4 - калькулятор;

5 - лотки для документации;

6 - перекидной календарь;

7 - комбинированный канцприбор;

8 - телефонный аппарат. 2.2 Планировка служебного помещения

Одним из основных элементов организации является размещение рабочих мест в служебных помещениях. Под планировкой рабочего места понимается заранее намеченный план, прототип зоны приложения труда с пространственным размещением технических средств, оборудования и служебной мебели, необходимых для осуществле-ния трудового процесса.

Планировка определяется технологией работ, объемами и видами пере-рабатываемой информации. Выполняемые работы производятся на рабочих местах, которым выделяется определенная площадь. Для установления по-требной площади рабочего места используется как суммарный, так и единич-ный методы расчета. При суммарном методе общая величина потребной площади (П_общ) рассчитывается по формуле:

где:

П_ро - площадь рабочей и обшей зоны досягаемости;

П_тм - площадь, занимаемая техническими устройствами и мебелью;

П_п - площадь проходов;

П_отд - площадь зоны отдыха.

При единичном методе расчета площадь рабочего места (П_рм) рассчиты-вается следующим образом:

где:

а - длина рабочего места;

b- расстояние от рабочего места до стены;

с - величина прохода между рабочими местами, стоящими в ряд;

d - ширина рабочего места;

l - расстояние между двумя рабочими местами.

При выборе формы помещения необходимо учитывать, что оптимальное соотношение длины сторон помещения должно составлять 1:1 либо 1:1,5. Допускается предельное значение 1:2.

Ширина (глубина) помещений при использовании двустороннего естественного освещения не должна превышать 15 метров. При использовании одностороннего естественного освещения ширина (глубина) помещения не должна быть больше 7 метров [10,стр. 325].

Необходимо знать, что от размеров помещения зависит эффективность труда служащих. Размеры помещения нужно выбирать, опираясь на логику и знание преимуществ и недостатков больших и малых помещений.

Так малые помещения позволяют работникам лучше сосредоточится на работе, в них вся служебная мебель расположена компактно, большинство документов «под рукой». В малых помещениях отсутствует эффект утомления от того, что кто-то из коллег ведет на соседнем рабочем месте переговоры с клиентами, партнерами либо поставщиками.

Таким образом, если характер труда требует серьезных размышлений и сосредоточенности на работе, то необходимо при проектировании рабочих мест планировать помещения небольшого размера.

Большие помещения позволяют лучше использовать производственную площадь, в них улучшается общение сотрудников друг с другом. Кроме того, в больших помещениях появляется возможность расположить рабочие места сотрудников по ходы выполнения процесса обработки документации. При использовании помещений большого размера экономятся затраты на монтаж освещения и вентиляции. В этих помещениях быстрее протекает процесс взаимодействия сотрудников друг с другом, повышается скорость достижения результата при совместной работе.

Процесс производства динамичен и постоянно требует принятия решений, связанных с повышением его эффективности. Может возникнуть необходимость в изменении размеров помещения путем удаления перегородок либо их установки. Перегородки могут устанавливаться при обособлении участков, выполняющих специфические функции (механизированную обработку данных, печать документов на пишущих машинках).

Для обособления отдельных рабочих мест или группы рабочих мест могут применяться:

сборно-разборные экраны;

шкафы;

боксовые разделительные перегородки;

кирпичные и деревянные перегородки.

При расположении рабочих мест в помещении следует придерживаться принципа прямоточности документопотоков. Последние по возможности, не должны пересекаться либо иметь поступательно-возвратный характер движения. Расположение рабочих мест необходимо согласовывать с характером работ, выполняемых сотрудниками. Рабочие места сотрудников, часто принимающих посетителей либо получающих большие объемы исходной документации, располагаются ближе к входу, для работников, постоянно составляющих отчеты необходимо поместить рабочее место ближе к средствам подготовки и получения документов.

Столы сотрудников располагаются таким образом, чтобы естественный свет падал на них слева или спереди. Окно не должно быть в поле зрения человека, находящегося на рабочем месте, поэтому столы предпочтительней располагать перпендикулярно к окнам.

Специальное оборудование и рабочую мебель по возможности рекомендуется размещать ближе к рабочим местам тех сотрудников, которые ими чаще пользуются.

В служебном помещении для качественного выполнения своих функций каждый работник должен иметь возможность свободного подхода к своему рабочему месту, рабочим местам коллег и оборудованию коллективного пользования. Для обеспечения этого, при проектировании расположения рабочих мест в помещении необходимо соблюдать нормативные размеры проходов, изложенные в таблицу 2.2.1 [9, стр. 181].

Таблица 2.2.1

Нормативная ширина проходов в служебных помещениях

Планировка планово-экономического отдела ОАО «Ритм» представлена на рисунке 2.2.1

Рисунок 2.2.1 Первоначальная планировка отдела

1 - стол однотумбовый

1к - стол однотумбовый с компьютером

2 - шкаф с документами

3 - стул для посетителя

Очевидно, что подобная планировка не является оптимальной, так как для некоторых столов источник света находится справа и сзади, что согласно нормам неприемлемо. Кроме того, не все работники имеют доступ к каталогам документов. Согласно вышеизложенным нормам и требованием, перепланируем помещение планово-экономического отдела ОАО «Ритм» (См. рис. 2.2.2).

Рисунок 2.2.2 Проектируемая планировка отдела

1 - стол однотумбовый

1к - стол однотумбовый с компьютером

2 - шкаф с документами

3 - стул для посетителя

Как видно из рисунка, недостатки, связанные с положением источника света и каталогами документов, устранены. Подобная планировка способствует сосредоточенной работе, не утомляет психологически.

2.3 Техническая оснащенность рабочих мест. Расчет коэффициента технической оснащенности

Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи.

Особенностью оснащения рабочих мест на данном этапе является применение персональных компьютеров и созданием автоматизированного рабочего места (АРМ).

В планово - экономическом отделе ОАО «Ритм» используется персональный компьютер Pentium II-300 с оперативной памятью 32 Мб. В качестве устройства вывода используется матричный принтер Epson LX-300.

Уровень технической оснащенности отдела влияет на его производительность. Для оценки технической оснащенности планово- экономического отдела рассчитаем коэффициент технической оснащенности.

Данный коэффициент является обобщающим, так как он определяется по показателям фондовооруженности труда работников управления и времени использования технических средств. Коэффициент технической оснащенности (К_то) может быть рассчитан по формуле:

, где

К_фв - показатель фондовооруженности управленческого труда;

К_ис - показатель использования технических средств.

, где

В_с - балансовая стоимость активной части основных фондов управления (технических средств), руб.

Н - норматив оснащенности ТСО на одного списочного работника, руб.

Ч_с - среднесписочная численность работников управления структурного подразделения (предприятия).

, где

Т_ф - суммарно-фактическое время использования ТСО, час.;

Т_р - суммарно-расчетное время использования ТСО, час.

Применительно к планово-экономическому отделу ОАО «Ритм» имеем:

В_с =650 тыс. руб.

Н =200 тыс. руб.

Ч = 6 чел.

Т_ф = 300 мин

Т_р = 480 мин

Таким образом, . Данный расчет К_то указывает на низкий уровень технической оснащен-ности работников планово-экономического отдела предприятия.

Глава 3 Организация деятельности планово-экономического отдела

3.1 Характерные особенности управленческого труда. Основные операции трудовых процессов управленческих работников

Труд работников по управлению производством прямо и косвенно выступает составной частью совокупного рабочего как комбинированного рабочего персонала. Это значит, что в сфере материального производства труд руководителей и специалистов является разновидностью совокупного производительного труда, непосредственно создающего валовой внутренний продукт (ВВП).

Конечно, руководители и специалисты сами непосредственно не воздействуют на физические компоненты сырья и полуфабрикатов при их превращении в готовый продукт производства. Но в составе производимой продукции удельный вес общих трудозатрат этих категорий работников занимает большое место, а по ряду составляющих - превалирующее.

Труд служащих имеет и другую отличительную особенность - он по своему характеру и содержанию является трудом умственным. Эта особенность вытекает из совокупности свойств предмета и продукта труда руководителей и специалистов. В результате служащим в значительно большей мере приходится затрачивать умственные усилия не только на поиск, обработку и передачу информации, о чем ниже будет сказано более подробно, но и на формирование управленческого решения и организацию его выполнения.

В зависимости от функционального содержания работ выделяют несколько видов умственного труда: интеллектуально-эвристический, административный и операторный.

Интеллектуально-эвристический труд отражает природу умственной деятельности, накопление и творческое использование знаний, способ-ность к новому взгляду на вещи и явления. По своему функциональному назначению этот вид умственного труда руководителей и специалистов сориентирован на изучение и разработку различных вопросов текущей и перспективной деятельности предприятия, форм организации производства, технологических процессов, принципиально новых управленческих решений.

Административный труд специфический вид умственного труда по реализации функции руководства. Функциональное значение административного труда: координация, регулирование и контроль производства через линейных и функциональных руководителей, специалистов и технических исполнителей путем определенных воздействий. Особыми способами воздействий являются организационные, распорядительные и дисциплинарные воздействия на управляемые объекты с целью получения результата.

Труд по реализации организационного воздействия. Осуществляется через положения, правила, уставы, инструкции, обязательные для исполнения;

через должностной статус работников; через организацию рабочих мест и трудовых процессов; через установление норм и нормативов, определяющих меру трудовых затрат работников.

Труд по организации распорядительства. Осуществляется различными средствами распорядительного воздействия (приказы, распоряжения, указания, предписания, рекомендации, советы, циркуляры, директивы, постановления, требования и др.), приводящими в движение экономические, хозяйственные, технические и иные виды деятельности. Речь идет не о документах, а о средствах и способах распорядительства, которые могут приобретать устную или документационную форму выражения.

Труд по организации дисциплины труда. Любая организация производства и услуг немыслима без строгого подчинения работников единым общим правилам работы. Дисциплина труда как раз является таким порядком, такой формой общественной связи между людьми, без которой невозможен трудовой процесс. Дисциплина труда включает в себя три основных вида дисциплин: технологическую, производственно-плановую и трудовую.

Технологическая дисциплина. Предусматривает строгое и точное соблюдение режимов и способов ведения техпроцессов, регулирование и контроль которых осуществляется специалистами.

Производственно-плановая дисциплина. В ее содержание входит разработка оперативно-производственных планов снабжения материалами, топливом, энергией рабочих мест, расчеты текущих и страховых запасов предметов снабжения, выдача производственных заданий и разработка оперативно-календарных графиков их выполнения, межцеховое регулирование производства, составление организационно-технических мероприятий, направленных на повышение эффективности производства.

Трудовая дисциплина. Охватывает те стороны трудовой деятельности работников, которые регулируются КЗоТ, Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка. Этими нормативными документами определяются порядок и правила поведения людей в соответствии с заключенным трудовым договором, правами и обязанностями работников и нанимателя. Сюда относятся обязанности по организации труда работников, выполнению ими трудовых норм, рациональному использованию рабочего времени и режимов работы, выполнению распоряжений и инструкций нанимателя и др.

Операторный труд - это труд по выполнению стереотипных, повторяющихся работ со стабильным содержанием. К нему относится копирование и размножение документации, обработка входящей корреспонденции (получение, вскрытие, проверка вложений, сортировка, доставка, разметка, штемпелевание, регистрация, запись в реестр), учет рабочего времени, простоев оборудования, операции по передаче аудиовизуальной информации, оформление номенклатуры дел и т. д.

Операторный труд носит информационно-технический, регистрационный характер. Основные носители операторного труда - технические исполнители. Но специалисты, а иногда и руководители вынуждены подчас заниматься отдельными элементами этого вида трудовой деятельности.

В общепринятом значении под трудовым процессом понимается процесс воздействия работника на предмет труда с целью его изменения. Процессы труда у служащих связаны с получением и переработкой информации как предмета труда. Технология его изменения имеет свою специфику, определяемую особенностями труда служащих по управлению производственной и непроизводственной сферами деятельности. В этом качестве трудовой процесс руководителей и специалистов есть не что иное, как управленческий процесс. Поэтому процессы труда служащих представляют собой совокупность работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и другими работниками, по управлению производством и сферой услуг.

Содержание трудовых процессов служащих выявляется через конкретные функции управления, работы и операции, приемы и методы.

Работы - операции - законченные действия или ряд связанных между собой действий, направленных на решение определенной задачи. Можно говорить об операциях и как о совокупности действий, согласованных и взаимосвязанных по цели, времени и месту проведения. В трудовой деятельности руководителей и специалистов наиболее часто встречаются следующие группы операций.

Служебно-коммуникационные операции. К ним относятся: прием сотрудников и других посетителей, телефонные переговоры, диспетчерская и громкоговорящая связь, служебные командировки, передвижения в пределах предприятия и обход рабочих мест работников, информационные непосредственные контакты с подчиненными, в т. ч. и при их обращении к руководителю и др. Основа всех этих операций - прием и передача по различным каналам производственной и иной информации для осуществления запланированных работ.

Координационно-распорядительные операции. Реализуются системой воздействий, обеспечивающих координацию и взаимодействие частей и элементов управления. В эту систему входят коллективные и индивидуальные формы координационно-распорядительных воздействий: совещания, разъяснения, поручения, приказы; задания и указания по подготовке и организации выполнения производственных планов и организационно-технических мероприятий, изменению местоположения объектов и т. д.

Аналитико-синтетические и конструктивные операции. Это операции, которые мысленно или реально на бумаге (машинном носителе) расчленяют объект на элементы, сравнивают фактические данные с нормативными, а затем делается обобщение и на этой основе предпринимаются конструктивные действия. Эти операции опираются на опосредованную абстрактную память. Операции подобного типа присутствуют на всех ступенях управления, почти во всей деятельности линейных и функциональных руководителей, в работе" всех специалистов высшей и средней квалификации. Многие элементы аналитико-синтетических операций принимаются в различных сферах деятельности, при производстве сложных работ.

Документационные операции. Совершаются в зависимости от реализуемой функции управления, производимой работы и системы документации. Документационные операции в большей или меньшей степени присущи всем управленческим работам. Но их количество и форма определяются функциональным содержанием производимых работ.

Операции хозяйственно-управленческого учета. Предназначены для принятия хозяйственных решений, обеспечения работы как отдельных звеньев и сфер деятельности производства, так и для управления предприятием в целом. Этот процесс включает поиск, сбор, анализ, интерпретацию, прием и передачу учетной, а в ряде случаев и неучетной информации. Хозяйственно-управленческий учет - непременная часть «эккаунтинга», в основе которого находится ведение бухгалтерского учета.

Операции бухгалтерского учета. Одна из основных функций управления, охватывающая производственную и хозяйственную деятельность предприятия, связанную с движением всех его хозяйственных средств.

Под хозяйственно-бухгалтерской операцией понимается действие или событие, вызывающее изменение в составе средств (активов) или источников (пассивов) предприятия (учреждения).

Каждая хозяйственно-бухгалтерская операция должна быть зарегистрирована в специальных бухгалтерских регистрах. Регистр представляет собой таблицу, в которой отражается информация о совершившихся хозяйственных операциях. Регистры могут существовать в виде карточек, отдельных листов, книг, а также на машинных носителях.

Контрольно-оценочные операции. Предполагают:

1) слежение за производственными и трудовыми процессами или проверку отклонений от запланированных требований;

2) получение по ходу проверки информации о нормальной деятельности и о нарушениях процесса;

3) установление оценки работы, соответствия ее нормам и правилам, оп-ределение места в системе нормативных величин и меры ответственности.

Контрольно-оценочные операции подразделяются на две группы: преду-предительные и операции технического контроля. К группе предупредительных операций относятся: самоконтроль, выборочный контроль, статистический контроль. Последний основывается на понятии разброса. Оценка разброса данных дает возможность понять характер процесса. Если разброс данных мал, ход процесса нормален, если велик - требуется регулировка процесса для повышения его стабильности, улучшения качества и устранения не-поладок.

3.2 Расчет количества информации

Количество информации - одна из важнейших характеристик управленческих процессов. Количество, выражая внешнюю определенность объекта, проявляется через его величину, число, объем, степень развития свойств, темп протекания производственных, управленческих и иных процессов.

В 1948 году американский инженер Клод Шеннон в своей работе « Математическая теория связи» довольно убедительно разработал вопросы формально-количественного измерения информации. Он предложил учитывать при определении количества информации не только число разнообразных сообщений, которые можно получить от источника информации, но и вероятность их получения [3, стр.78].

Для определения количества информации (I) К. Шеннон дал формулу, ставшую классической:

где:

n -- число возможных сообщений (исходов опыта),

p_i -- вероятность i-го сообщения.

На основании буквенной информации этой курсовой работы рассчитаем количество информации, приходящуюся на одну букву русского алфавита. Для этого предварительно найдем количество каждой буквы и пробела (буквы «е» и «ё», «ъ» и «ь» считаются одной буквой) в тексте и рассчитаем вероятность их появления (P_i). Результаты занесем в таблицу 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Вероятность появления букв русского алфавита

С помощью полученных данных рассчитаем двоичный логарифм от P_i и произведение полученных чисел на вероятность появления данной буквы в тексте. Данные представим в виде таблицы 3.3.2.

Таблица 3.3.2

Расчет количества информации приходящуюся на одну букву русского алфавита

Таким образом, средняя информация на одну букву русского языка, подсчитанная по данным таблицы, будет равна:

3.3 Расчет объемов документной и речевой информации и нагрузки руководителей и специалистов ПЭО

Рациональная организация системы управления предполагает более или менее точное определение объема документооборота. Под его объемом понимается суммарное количество документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Величина потока документной информации (M_g) представляет собой объем информации, передаваемой за определенный период времени, и может быть представлена выражением:

M_g = O_g / t (22),

где:

O_g - объем документной информации;

t - период времени, в течение которого документообъем действует.

Для выявления объема документооборота прибегают к подсчету количества документов в каждом потоке по видам, корреспондентам (адресам), местам подготовки или исполнения документации. Для определения информационных характеристик предприятия во всех его структурных подразделениях составляется опись документов по форме Ф01-1. В описи фиксируют все поступившие, копии отправляемых и внутренние производные документы. В Ф01-1 указываются системы кодирования и классификации документов. В графах описи документы проходят по наименованию, основному содержанию, уровню стандартизации - типизации.

Подсчет количества символов в документопотоках ведется в таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Объем документной информации ПЭО за июнь 2001 года

Расчет объема символьной информации производится по формуле:

Если принять среднюю скорость приема и переработки информации 45 бит в секунду, то, учитывая величину среднего количества информации, рассчитанную в параграфе 3.1, то длина слова составит 10,16 знака (45/4,429).

В среднем человек воспринимает один реквизит простого текста за одну секунду, а сложного за 1,8-2,1 секунды. Так как рассматриваемые реквизиты сложные, то время их обработки составит 1,8 сек.

Объем символьной информации, исчисленный во времени (мин, час) за планируемый период может рассматриваться как нагрузка работников по документационному каналу Н_дк. Коэффициент загрузки работников по документационному каналу рассчитывается по формуле:

,

где:

Фмес - месячный фонд времени, равный 168 часов на февраль месяц.

Коэффициент загрузки работников планово-экономического отдела по документационному каналу в июне месяце 2001 года составляет 52,78 %.

Вместе с тем, существует второй основной канал коммуникации работников - речевой (или разговорный тракт). Объем служебно-речевой информации М_ри (нагрузка) руководителей и специалистов планово-экономического отдела по речевому каналу можно рассчитать по формуле:

где:

Ч_р - численность работников;

К_об - количество обращений за один день;

t_oб - время одного обращения, мин;

60 - переводное число, мин, час;

К_с - коэффициент специализации рабочих мест;

- сумма рабочих дней в часах за расчетный период времени.

Для руководителей среднего и высшего звена управления при нормативных значениях числа непосредственно замкнутых на них подчиненных 7-9 человек К_об = 1-3; t_o6=5-7; К_с = 1,5-1,6.

Объем речевой информации, исчисленный во времени, может рассматриваться как служебно-речевая нагрузка работников в речевом канале Н_рк.

Нагрузка работников планово-экономического отдела в речевом канале равна:

Коэффициент нагрузки работников отдела планово-экономического отдела по речевому каналу равен:

Общий коэффициент нагрузки работников планово-экономического отдела составит:

.

Таким образом, загрузка работников планово-экономического отдела по документационному каналу и речевому каналу составила 90,03%. Это говорит о том, что численность работников планово-экономического отдела соответствует нагрузке, и значит, выбрана правильно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя общий итог проделанной работы необходимо отметить следующее. В курсовой работе на примере конкретного предприятия были рассмотрены вопросы организации деятельности функционального отдела. Особое внимание было уделено актуальности проблемы выбора критериев оценки производительности труда руководителей и специалистов. Были рассчитаны показатели информационной нагрузки по документационному и речевому каналам.

Основываясь на результатах проделанной работы, можно сделать следующие выводы. Существующая организация деятельности руководителей и специалистов на отечественных предприятиях не всегда учитывает и применяет на практике фундаментальные теоретические исследования, зачастую игнорирует существующие положения по научной организации труда. Сдерживающим фактором продуктивности работников функциональных отделов является недостаточная техническая оснащенность. На многих предприятиях до сих пор широко применяется ручная обработка данных. Совершенно недостаточным является автоматизация и компьютеризация данного процесса, использование современных аналитических пакетов, что существенно снижает трудоемкость и повышает производительность работы. Не оптимальной является и существующая система организации документооборота. Как следствие - низкая производительность труда руководителей и специалистов, в то время как на современном уровне развития производственных сил именно интеллектуальный и административный труд этих работников является неотъемлемым условием эффективной деятельности субъекта хозяйствования в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 1999.

Заренин М. В. Документационное обеспечение менеджмента. - Гомель, 1998.

Заренин М. В. Менеджмент. Организация управленческой деятельности. - Гомель, 2000.

Заренин М. В. Организация и нормирование труда руководителей и специалистов. - Гомель, 1995.

Ковалев В. В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: Финансы и статистика, 1998.

Крейнина М. И. Финансовый менеджмент/ учебное пособие. - М.: «Дело и Сервис», 1998.

Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Мн.: Вышэйшая школа, 1975.

Научная организация и нормирование труда в машиностроении: Учебник для студентов машиностроительных специальностей вузов/ Под общей редакцией С. М. Семенова.- М.: Машиностроение, 1991.

Научная организация труда в управлении производственным коллективом: Общеотраслевые научно-методологические рекомендации. - М., 1987.

Смирнов Е. Л. Справочное пособие по НОТ. - М., 1986.

Финансовый менеджмент: теория и практика/ Под ред. Е.С. Стояновой. - М.: «Перспектива», 2000.