Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації на підприємстві ВАТ "Авто-Сервіс"

Українська академія банківської справи

Національного банку України

Кафедра економічної кібирнетики

Контрольна робота

З дисципліни:

“Інформаційні системи в менеджменті”

Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації на підприємстві ВАТ “Авто-Сервіс”

Зміст контрольної роботи

Вступ

1. Загальна характеристика підприємства.

2. Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації, яка використовується на підприємстві

3. Технологічний процес обробки інформації конкретної задачі в системі

4. Зауваження користувача щодо функціональних і ергономічних характеристик системи обробки даних

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Компютерні інформаційні системи відіграють значну роль на сучасних підприємствах. Вони безпосередньо впливають на планування і прийняття управлінських рішень, номенклатуру і технологію виготовлення та реалізації товарів і послуг.

Діяльність господарського субєкта базується на трьох компонентах: системі управління підприємством; його економічній системі і інформаційних технологіях, що використовуються як інструментарій двох попередніх компонентів. Центральною ланкою компютерної інформаційної системи підприємства є бухгалтерська інформаційна система, де хронологічно і систематично накопичуються і оброблюються дані, повязані з обліком, контролем, плануванням, аналізом і регулюванням. На основі цих даних формується інформація про роботу підприємства, порівнюються фактичні показники і нормативні, формулюються глобальні і локальні напрями діяльності, розроблюються пропозиції по встановленню причин відхилень і коригуванню результатів, здійснюється прогнозування ефективності політики управління підприємством.

Більшість інформаційних систем почала зявлятися в Україні на рубежі 90-х років, коли з отриманням більшої свободи в веденні бізнесу підприємства і фірми почали замислюватися про компютеризацію. З обєктивних причин ринкової економіки першими змогли виділити необхідні фінансові кошти підприємства торгівлі і сфери послуг.

Саме тому практично всі системи почали розвиватися як облікові. Багато з них продовжують залишатися суто обліковими, дозволяючи автоматизувати одну або декілька функцій підприємства, але не даючи цілісної картини для управління підприємством.

1. Загальна характеристика підприємства

Практична робота виконана на матеріалах підприємства ВАТ “Авто-Сервіс”, що утворене на підставі рішення зборів акціонерів шляхом перетворення Сумського обласного орендного підприємства “Автосервіс” у відкрите акціонерне товариство, відповідно до Закону України “Про господарські товариства” та чинного законодавства.

ВАТ “Авто-Сервіс” включено до Єдиного Державного реєстру підприємствта організацій України.

Форма власності - колективна.

Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрації.

Статутний фонд на момент утворення підприємства згідно установчих документів склав 19715100 крб. Статутний фонд поділено на 131434 простих іменних акцій номінальною вартістю 10 грн. кожна.

Здійснює свою діяльність на підставі Статуту, в якому зазначено що головною метою утворення товариства є отримання прибутку та задоволення потреб населення.

Для досягнення мети підприємство здійснює наступні види діяльності:

q оптова торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації;

q роздрібна торгівля недержавних організацій, крім споживчої кооперації;

q ремонт і технічне обслуговування легкових автомобілів та інших транспортних засобів на замовлення населення;

q посередницькі послуги при купівлі-продажу товарів народного споживання;

q посередницькі послуги в галузі транспорту, житлово-комунального господарства, побутового обслуговування, освіти, культури, охорони здоровя і науки.

Фактично основним видом діяльності підприємства є торгівельна діяльність щодо реалізації транспортних засобів та надання послуг по технічному обслуговування, ремонту і діагностиці транспортних засобів.

За звітній квартал сукупний валовий дохід підприємства склав 401800грн. в цей же час загальна сума валових витрат склала 437800грн., а амортизаційні відрахування 31700грн., таким чином підприємство отримало збитки в сумі 67700грн.

За останній рік ефективність діяльності підприємства покращилася, що видно з росту всіх економічних показників, це можна пояснити зміною керівництва яке зацікавлене в процвітанні підприємства.

Керівником підприємства є голова правління акціонерного товариства, який призначається на посаду загальними зборами акціонерів. Йому підпорядковані перший заступник голови правління, заступник по комерційній діяльності, та головний бухгалтер. Бухгалтерський облік на підприємстві здійснюється бухгалтерією під керівництвом головного бухгалтера, відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” затверджених Положень (стандартів) бухгалтерського обліку та чинного законодавства України. В цьому підрозділі здійснюється систематичний облік всіх господарських операцій, ведуться розрахунки з різними субєктами господарювання, здійснюється облік розрахунків з податковими органами, контроль за збереженням матеріальних цінностей, складання звітних калькуляцій собівартості продукції, розробка первинних документів, розрахунки по оплаті з працівниками, своєчасне складання та подання фінансової звітності.

Облікова політика, яка сформована на підприємстві ВАТ “Авто-Сервіс”, відповідає вимогам повноти, обачності, принципам превалювання сутності над формою, послідовності, безперервності, періодичності та іншим принципам, передбаченим Законом України. Наказ про облікову політику у ВАТ “Авто-Сервіс”, включає принципи обліку, всі законодавчі акти якими користуються на підприємстві, визначені теоретичні основи бухгалтерського обліку, положення та нормативні акти з питань організації обліку в Україні. Також в цьому Наказі визначена структура бухгалтерії яка є централізованою, зазначені розроблені інструкції, форма ведення обліку яка є журнально-ордерна. Методика облікової політики включає принципи та правила отримання, обробки, фіксації, передачі інформації, оцінки, ведення рахунків, нарахування амортизації, обліку ремонтів, оцінки запасів та готової продукції, списання витрат майбутніх періодів, визначення обсягу реалізації продукції, встановлення резерву сумнівних та безнадійних боргів, визначення результатів діяльності.

Також Наказом про облікову політику передбачено використання таких елементів як документообіг, організація внутрішнього контролю, порядок складання регістрів обліку та форм звітності, проведення інвентаризації майна, форма бухгалтерського обліку яка є журнально-ордерна з використанням компютерної програми “Універсал”. З метою удосконалення і спрощення ведення бухгалтерського обліку на підприємств в 2008 році була встановлена бухгалтерська програма “Універсал”, яка носить індивідуальний характер, тобто розроблена спеціально для ВАТ “Авто-Сервіс”. Якщо розглядати порядок складання звітності то вона заповнюється за рік головним бухгалтером.

2. Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації, яка використовується на підприємстві

Бухгалтерська компютерна програма “Універсал”- це потужна програма нового покоління, її можливості дозволяють не тільки ефективно автоматизувати облік любої ділянки роботи бухгалтерії організації, а і вести паралельно облік в декількох облікових системах, а також в розрізі відокремлених підрозділів, що знаходяться на окремому балансі.

Основні характеристики цієї програми такі: універсальна; складається з одного модуля, який дозволяє обробляти всю бухгалтерську інформацію в одному середовищі; веде облік в єдиній базі даних; працює в реальному масштабі часу; розрахована як на роботу в компютерній мережі, так і на персональну роботу, достатньо надійна при обробці декількох десятків тисяч операцій на місяць; адаптується до додаткових вимог замовника з використанням власної макромови програмування, що входить до стандартного комплекту поставки.

Програма “Універсал” дозволяє автоматизувати обробку облікової інформації за основними видами діяльності, якими займаються більшість підприємств: виробництво; гуртова торгівля; роздрібна торгівля; надання послуг; інші види діяльності.

Для того, щоб програма могла задовільно працювати необхідно мати:

- процессор INTEL 80486 DX і вище;

- оперативну память 32 і більше Мбайт;

- накопичувач на жорсткому диску з достатнім обсягом місця (тільки при встановлені програми використовується 20 Мбайт);

- накопичувач на гнучких дисках 3,5 (для встановлення програми з дискет комплекта поставки);

- пристрій для друку інформації (лазерний або струйний принтер) VGA- сумісний дисплей (рекомендовано SVGA-дисплей);

- операційну систему Microsoft Windows 95/98.

Програма на компютері може бути розміщена та працювати в таких режимах: "Конфігуратор", "Настроювач", "Монітор" і “Універсал”, а також службові програми.

3. Технологічний процес обробки інформації конкретної задачі в системі

У ВАТ “Авто-Сервіс”, бухгалтерський облік здійснюють 3 бухгалтери. Облік на підприємстві автоматизовано і ведеться з використанням комп"ютерної програми “Універсал”, яка носить індивидуальний характер, тобто розроблена спеціально для ВАТ “Авто-Сервіс”. Для обліку розрахунків в комп"ютерній програмі створені об"єкти нормативно-довідкової інформації:

- інформація про агентів;

- реквізити контрагентів;

- інформація про укладені договори.

За допомогою компютерної програми автоматизовано наступні операції:

1. укладання договору;

2. надходження коштів на поточні рахунки підприємства;

3. формування звітів по договорах;

4. контроль зобовязань як контрагента, так і самого підприємства за терміном виконання;

5. формування рахунків до сплати;

6. формування замовлення постачальникам і покупцям за товарними операціями договору;

7. контроль поточної дебіторської заборгованості.

Програма веде картотеку кредиторів. Вона включає його юридичну адресу, а також інші адреси, реквізити основного, валютного, депозитного та інших банківських рахунків.

Таким чином, облікового процесу у ВАТ “Авто-Сервіс” автоматизований, що дозволяє значно полегшити процес систематизації, узагальнення й аналізу облікової інформації.

ВАТ “Авто-Сервіс” бере товар на реалізацію і розраховується з постачальниками по мірі продажу товару. Для правильного проведення взаєморозрахунків для кожного товару на підприємстві введено код постачальника і застосовується партіонний облік.

Компютерна програма забезпечує оперативну виписку товаросупроводжувальних документів при оприбуткуванні товарів від постачальника і продажу товарів покупцям; при цьому відбувається автоматичне формування бухгалтерських проводок

В залежності від використаних на підприємстві спеціалізованих програм фінансовий облік здійснюється таким чином: на першому етапі фінансового обліку призводиться документальне оформлення здійснених на підприємстві господарських факторів. Одночасно з вводом первинних даних формуються усі бухгалтерські проводки. Бухгалтер має можливість і вручну сформувати проводку, але це може привести до помилок, а також займає багато часу. Автоматизоване формування бухгалтерської проводки здійснюється на основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі фінансового обліку усі бухгалтерські проводки записуються в консолідований бухгалтерський регістр, який називається книгой обліку господарських операцій. Книга обліку господарських операцій представляє собою синтетичний та аналітичнй бухгалтерськй регистр, в якому у хронологічному порядку записуються проводки по рахунках. У книгу обліку заносяться усі проводки, які були здійснені у поточному розрахунковому періоді. Кожний бухгалтерський запис має свій регістраційний номер. В книзі обліку господарських операцій відображаються усі бухгалтерські операції і вона служить основним джерелом формування консолідованих фінансових звітів.

На третьому етапі фінансового обліку формуються регістри бухгалтерського обліку, регістри внутрішньой та зовнішньой звітності. Регістри внутрішньої бухгалтерської звітності предназначені для внутрішнього використання і потрібні для накопичення інформації для руху коштів та їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку. На основі бази даних бухгалтерських проводок формуються регістри синтетичного обліку регістри і звіти аналітичного обліку, а також складаються документи спеціальної звітності.

Дані внутрішніх облікових регістрів призначені для фактичного визначення стану коштів на рахунках, залишків на рахунках, оборотів на рахунках, оборотів по кореспондуючим рахункам, а також для аналізу та контролю. До регістрів аналітичного обліку відносяться аналітичні відомості по рахунках і оборотно - сальдова відомість в аналітичному розрізі.

На четвертому етапі фінансового обліку здійснюється закриття розрахункового періоду а також формування архіву облікових даних.

Як приклад розглянемо операції програми „Універсал” по обліку податків в бухгалтерії на ВАТ “Авто-Сервіс””.

Облік податків реалізується в контурі оперативного управління.

Податки, що передбачається враховувати, потрібно описати в каталозі "Налоги ".

Типові податки, що застосовуються в окремих випадках обєднуються в "Налоговые группы ".

Митні платежі розраховуються аналогічно до інших податків, їх можна виключити з розрахунків податків у документах, якщо для контрагента установити значення "Нет" в полі "Автоматически использовать налоги для таможенной декларации". Якщо це поле має значення "Нет" для власного підприємства, митні платежі не беруть участь у розрахунку цін товарів у прайс-листах.

Щоб автоматично розраховувати податки по позиції специфікації при формуванні оперативних документів, у каталогах запасів і послуг присутнє поле "Налоговая группа", де можна вибрати необхідну групу податків. При заповненні каталогу "Организации и банки" зазначається "Государство", резидентом якого є дане підприємство, в тому числі власне. Для держави, в свою чергу, задається, чи застосовуються податки.

При оформленні документів оперативного контуру: документів-підстав, накладних, прайс-листів можна вказати, з податками чи без податків будуть задаватися ціни в позиціях специфікації. Включення податків до накладних, створених по документах-підставах, таке ж, як і у відповідному документі-підставі, і не може бути змінене.

Відомості про податки по документу в цілому і по позиції специфікації можна одержати за допомогою екранних кнопок і функцій локального меню. В цьому вікні можна змінити контрагента, на якого будуть віднесені податки, і при необхідності відредагувати їх суму. За допомогою функції локального меню "Расчет налогов по позиции по обрапой группе" надасться можливість змінити податкову групу для поточної позиції.

При оприбуткуванні податки, для яких у каталозі податків встановлене "всегда входить", включаються до облікової ціни, інші - залежно від значення відповідної ознаки для складу і параметрів налагодження.

Прайс-листы формуються з податками чи без податків. Порядок розрахунку ціни в прайс-листі (спочатку націнка, потім податок чи навпаки) встановлюється в реквізиті "Настройка пользователя ".

Таким чином, прийнятий на підприємстві механізм обліку податків необхідно відобразити при заповненні каталогів, встановленні параметрів налагодження, введенні оперативних документів. Суми податків можна побачити безпосередньо у вікнах введення документів, у відповідних звітах, а також розрахувати за допомогою програмних ключів при оформленні платіжних документів.

4. Зауваження користувача щодо функціональних і ергономічних характеристик системи обробки даних

Технологія виконання певних комплексів функціональних завдань АСБО на АРМ бухгалтера повною мірою залежить від організації обміну між ними інформацією. Обмін між комплексами завдань, що виконуються на різних АРМ бухгалтера, може відбуватися з використанням паперових документів, проміжного машинного носія і каналами звязку.

Технологія виконання облікових робіт на АРМ бухгалтера передбачає введення нормативно-довідкової і оперативної інформації безпосередньо в ЕОМ з клавіатури, тобто без використання проміжного машинного носія. Однак якщо загальний обсяг первинної інформації, що обробляється, великий, то можуть виникнути проблеми через обмеженість обсягу памяті однієї ПЕОМ і необхідності розподілу роботи з обробки документів між кількома бухгалтерами і ПЕОМ. У даному разі виникає потреба використовувати проміжний машинний носій і включення в технологічний процес обробки облікової інформації на АРМ бухгалтера операцій підготовки машинного носія і автоматичного введення з нього даних в ЕОМ або організовувати обмін інформацією між ПЕОМ каналами звязку.

Склад, послідовність і способи виконання операцій технологічного процесу автоматизованої обробки облікової інформації на підприємстві має однорівневу обчислювальну систему, основану на мережі АРМ бухгалтера..

Первинні документи складаються вручну. Дані цих документів для завдань синтетичного і аналітичного обліку на відповідних АРМ бухгалтера вводяться в ЕОМ з клавіатури.

Якщо первинні документи складаються на АРМ матеріальної особи багаторівневої обчислювальної системи, що діє автономно, то їх дані водночас записуються на проміжний машинний носій, з якого потім (за окремим технологічним підходом) вони автоматично вводяться в ЕОМ АРМ бухгалтера для подальшої обробки. Якщо ж АРМ матеріально відповідальної особи входить до складу обєднаних в локальну мережу каналами звязку АРМ фахівців, на базі яких основана багаторівнева обчислювальна система, то необхідність запису на проміжний машинний носій даних первинних документів , що складаються на ПОЕМ, відпадає. Вони за спеціальними командами автоматично передаються в інформаційні бази відповідних АРМ бухгалтера каналами звязку.

Висновки

Впровадження в дію автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві дає змогу швидко складати необхідні бухгалтерські документи, знаходити необхідні дані в автоматизованій системі.

Дана програма „Універсал” відрізняється зручністю інтерфейсу, швидкістю проведення операцій, зрозуміла для використання користувачу.

Автоматизація бухгалтерського обліку дає змогу:

- забезпечувати повну відповідність номенклатури обєктів обліку необхідному рівню узагальнення інформації;

- автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях;

- підвищити оперативність обліку;

- зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звітності;

- автоматизувати процес розрахунків показників;

- здійснювати введення інформації на місці її виникнення;

- спрощувати схему документообігу а підприємстві;

- безпомилково формувати бухгалтерські проведення;

- раціоналізувати працю бухгалтерів.

Узагальнюючи вищенаведене, можна визначити, що автоматизація обліку має дві основні оцінки ефективності - кількісну та якісну.

Кількісна оцінка полягає в скороченні трудомісткості і водночас сприяє скороченню персоналу.

Якісна сторона характеризує покращення культури фінансово-господарської діяльності на підприємстві..

Список використаної літератури

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст] : навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К. : ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст] : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т ; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк : Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Інформаційні системи в менеджменті [Text] : підручник / В. О. Новак, Ю. Г. Симоненко, В. П. Бондар, В. В. Матвєєв. - К. : Каравела : Піча Ю.В., 2008. - 616 с.

7. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці [Текст] : навчально-методичний посібник для самост. вивч.дисц. / Т. А. Писаревська, О. В. Городній ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т ім.Вадима Гетьмана. - К. : КНЕУ, 2006. - 284 с.

8. Пономаренко, Л.А. Електронна комерція [Текст] : підручник / Л. А. Пономаренко, В. О. Філатов ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун-т. - К. : Київський нац. торг.- економ. ун-т, 2002. - 443 с.

9. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст] : навчальний посібник / М. І. Татарчук ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.