База данных "Архив"

10

Министерство образования и науки Украины

Донбасская государственная машиностроительная академия

Кафедра компьютерных информационных технологий

Контрольная работа

по дисциплине "Технические средства коммуникаций"

2004

Вариант 8

Вариант 8 "Архив"

Документы

Подразделения

Номер документа

Код носителя

Тип документа

Наименование

Номер документа владельца (которому данный соподчинен)

Код подразделения

разработчика

Исполнитель-разработчик

Код подразделения

Наименование

Местонахождение

Ответственное лицо

Носители

Местонахождение носителя

Код носителя

Вид носителя

Наименование

Дата изготовления

Срок службы

Техническое состояние

Код носителя

Код подразделения

Фамилия взявшего

Дата отпуска

Срок

Дата приема

Создадим новую базу данных "Архив". Создание таблиц базы данных осуществим в режиме конструктора. В режиме конструктора назначаем имена полям таблицы и тип полей. В результате этих действий были созданы таблицы и им были присвоены следующие имена: "Документы", "Подразделение", "Носители", "Местонахождение носителя".

Для каждого поля таблицы был определен тип данных, в данном случае, были использованы следующие типы данных: "Текстовый", "Числовой", "Дата/Время".

Отобразим структуру таблиц воспользовавшись командой "Сервис-Анализ-Архивариус".

Текстовый тип данных позволяет вводить текстовую информацию, которая может содержать до 255 символов. Используется для хранения различных значений, которые не являются числами.

Числовой тип данных позволяет выбрать следующие форматы: "Основной", "Денежный", "Фиксированный", "С разделителями разрядов", "Процентный". Размер числового поля принимает значение целое - от - 32768 до 32767. Числа в различных представлениях (целые, вещественные) и могут иметь различную точность.

Дата/Время имеет встроенные готовые к использованию форматы для отражения календарного времени и даты.

Для определения типов данных полей "Наименование подразделения", "Ответственное лицо", "Местонахождение" используем текстовый формат, "Код подразделения" - числовой формат.

Применим для базы данных "Архив" поля подстановок. Создадим фиксированный список значений для поля "Наименование подразделения".

Перед тем как создать связь между таблицами, необходимо назначить ключевые поля. Ключевое поле должно идентифицировать записи в таблицы и являться уникальным. Для таблицы "Документы" ключом будет поле "Номер документа", "Подразделение" - ключевым полем является "Код подразделения", "Носители" - ключевым полем является "Код носителя", "Местонахождение носителя" - ключом является поле "Номер документа". Для того чтобы установить ключевое поле, необходимо перейти в режим конструктора и нажать на панели инструментов значок с изображением ключа, при этом курсор должен быть установлен на поле, которое нужно сделать ключом.

Создание связей между таблицами

Создадим связь между таблицами. Таблица "Местонахождение носителя" является главной, а оставшиеся таблицы связываются с ней по соответствующим полям. Для создания связи необходимо выполнить команду "Сервис - Схема данных". В появившемся диалоговом окне открываем все таблицы, удерживая нажатой левую кнопку мыши на нужном поле одной таблицы, перетаскиваем это поле на соответствующее поле другой таблицы.

Заполним таблицы "Документы", "Подразделение", "Носители", "Местонахождение носителя" значениями.

Применение фильтров

Выберем из таблицы "Подразделение" все отделы технологов. Для этого воспользуемся "Фильтром по выделенному". Выделим значение "Отдел технологов" и нажмем кнопку "Фильтр по выделенному" на панели инструментов.

Выберем в таблице "Подразделение" ответственное лицо Фуринов С.А. и отдел технологов. Для этого на панели инструментов нажмем кнопку "Изменить фильтр", в поле "Наименование подразделения" указываем "Отдел технологов", затем внизу на панели переключаемся на закладку "Или" и снова в поле "Ответственное лицо" вводим "Фуринов С.А. ". После этих действий нажимаем на панели инструментов кнопку "Применить фильтр".

Выберем из таблицы "Подразделение" все подразделения, у которых код больше 3 лет. Для этого воспользуемся "Фильтром для". Установим курсор в поле "Код подразделения" и, нажав правую кнопку мыши, выбираем "Фильтр для" и в строке указываем условие >3, нажимаем Enter.

Выберем из таблицы "Носители" все электронные носители сроком службы 5 лет. Для этого воспользуемся "Расширенным фильтром". Откроем в меню "Записи - Фильтр - Расширенный фильтр" и укажем условие отбора.

Выполним запросы к базе данных.

Требуется определить количество подразделений по их наименованию. Реализуем запрос по принципу, рассмотренному выше. Формирование запроса и выполнение запроса.

Требуется определить информацию о подразделениях по запрашиваемому коду подразделения. Реализуем запрос по принципу, рассмотренному выше, только пользователю в диалоговом окне необходимо будет ввести код подразделения. Формирование запроса и выполнение запроса представлено ниже.

Создадим отчет

Создадим отчет с группировкой подразделений по их наименованию. Для этого нажимаем на кнопку "Отчеты" и создаем отчет с использованием мастера, в котором в диалоговом режиме определяются необходимые для отчета параметры: отображаемые поля, группировка, вид заголовка и представления данных и т.д.