Информационная система нотариальной конторы г. Зеленогорска

Введение

Мы живем в мире информационных технологий. Информатизация общества приобретает интенсивный глобальный характер. Вся наша жизнь — и бизнес, и менеджмент, и даже культура — сейчас всё живет сейчас под знаком информационных технологий. Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности.

Все больше отечественных предприятий проявляют интерес к информационным системам, позволяющим автоматизировать процессы планирования и управления ресурсами предприятия.

В течение последнего времени границы между задачами информационных систем (ИС) и важнейшими производственными задачами организации постепенно стирались. Специалисты и менеджеры ИС все больше работают с учетом экономических, финансовых и других задач производственной деятельности, учатся разбираться в конкретных задачах управления, ищут возможности эффективного обеспечения информационных потребностей клиентов ИС.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Целью создания ИС является более удобное и быстрое получение любой информации, её обработка, и хранение всей документации. Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС.

В организациях существует большое количество различных типов ИС: от традиционных до сложных, работающих на базе локальных и глобальных компьютерных сетей.

В настоящее время обработка экономической информации является самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов, отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС).

Объектом исследования и автоматизации в данной работе является деятельность нотариальной конторы г. Зеленогорска.

1. Краткая характеристика предприятия

Частный нотариус Зуева Людмила Иосифовна.

Лицензия 15 от 1993-04-30 приказ №87 от 24.03.94 г.

Адрес: Россия, 663690, г.3еленогорск, ул. Ленина, 12-2.

Телефон: 8-(269)-2-16-08

Удостоверяет:

- Договоры мены, дарения, продажи любой недвижимости, пожизненного содержания с иждивением, займа, купли-продажи, дарения, мены автомототранспорта и др. договоры, предусмотренные гражданским кодексом РФ, семейным кодексом РФ.

- Завещания.

- Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

- Доверенности, предусмотренные законодательством РФ и другое, кроме оформления наследства (после смерти).

2. Свидетельствует: копии, подлинности подписей и другое.

3. Составляет проекты различных договоров.

Нотариальная контора по принципу своего финансирования является небюджетным институтом, действует на принципе самообеспечения.

В данной нотариальной конторе информационной системы как таковой не существует, имеются только 2 компьютера, стандартные и специальные программные продукты и оргтехника.

Однако в настоящее время все процессы связаны с новыми технологиями, без которых очень трудно жить и работать, и нотариальная деятельность не является исключением из правил, например: скорость подготовки конечного документа и его печать не должна занимать много времени, иначе можно просто не успевать обрабатывать поток клиентов. Также необходимо где-то хранить эти документы и иметь возможность быстрого поиска, например, для запроса из суда. Все это накладывает требования на приобретение специальных программ.

Поскольку значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов, то в данной организации на компьютере была установлена система автоматизации нотариального делопроизводства АРМ нотариуса «Экспресс».

Методика работы, реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

Например, финансовая сторона нотариальной конторы организована следующим образом: при обращении клиента, его стандартные данные (название, вид деятельности, адрес, телефон) фиксируются в базе данных.

По каждому факту оказания услуги клиенту составляется платежный документ, в котором указываются услуга, сумма сделки, комиссионные (доход конторы), описание сделки.

2. Функциональная структура информационной системы

Информационная система является элементом большой системы и обеспечивает задачи управления информационными ресурсами, поэтому для эффективной работы всей системы большое значение имеет ее структура и состав.

Информационная система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации ими функций управления. Подавляющее большинство информационных систем работает в режиме диалога с пользователем. В наиболее общем случае типовые программные компоненты, входящие в состав информационной системы, включают: диалоговый ввод-вывод; логику диалога; прикладную логику обработки данных; логику управления данными; операции манипулирования файлами и базами данных.

ИС независимо от сферы их применения, как правило, включают один и тот же набор компонентов: функциональные компоненты; компоненты системы обработки данных; организационные компоненты (рис. 1.).

Рисунок 1 - Структура ИС предприятия

Функциональные компоненты – это задачи предметной области, методы и алгоритмы их решения. Задача включает набор исходных данных в виде атрибутов, отношения, показателей, базы данных.

Компоненты системы обработки данных – это совокупность систем, обеспечивающих функционирование всех структур ИС.

Организационные компоненты – состав и структура организаций, обеспечивающих эффективное функционирование экономического объекта.

Состав функций, реализуемых в ИС подразделяется на информационные и управляющие функции (рис.2). В свою очередь, различают: информационные функции централизованного контроля и функции вычислительных и логических операций. Информационные функции обязательно должны включать

Рисунок 2 – Функциональная структура ИС

Функциональная структура ИС – это совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции (задачи) системы и отражает их соподчиненность. Любая сложная функция расчленяется на ряд более мелких задач и доводится до непосредственного исполнителя.

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. На практике типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая. Можно построить следующую классификацию информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (рис.3).

Рисунок 3 - Типы ИС по функциональным признакам с учетом уровней управления и квалификации персонала

Организационно ИС реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления. Частные задачи, решаемые ИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Примерный перечень задач, которые должна решать ИС на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным (табл.1).

Таблица 1 - Основные задачи ИС

3. Требования к автоматизированной системе предприятия в разрезе обеспечивающих подсистем

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы:

- ввод информации из внешних или внутренних источников;

- обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

- вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

- обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Общую структуру любой информационной системы можно представить как совокупностью обеспечивающих подсистем, среди которых обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Рисунок 4 - Структура информационной системы

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Технологическое и организационное воплощение информационного обеспечения осуществляется в следующих формах: служба документационного управления; информационная служба; экспертно-аналитическая служба.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств) — централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Математическое и программное обеспечение — совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: средства моделирования процессов управления; типовые алгоритмы управления; методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования организации.

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

4. Подсистема управления финансами

Реализация данной функции осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы.

Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему (ЭИС). ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы, осуществляющих следующие функции управления:

планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период

ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки.

1.Информационный поток из внешней среды в систему представляет, с одной стороны, поток нормативной информации создаваемый государственными учреждениями в части законодательства и, с другой, поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками.

2.Информационный поток из системы во внешнюю среду - отчетная информация, финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям.

3.Информационный поток из системы управления на объект управления - (прямая связь) представляет совокупность плановой нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов.

4.Информационный поток от объекта управления в систему управления - (обратная связь) который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Поскольку в рассматриваемой нотариальной конторе ИС не существует, рассмотрим «Систему финансового и административного управления и статистического учета нотариальной деятельности «ФАУСТ».

Основной целью создания системы ПО ФАУСТ является построение и организация надежной и полной информационной сети, автоматизация основных процессов нотариальной деятельности, определяющих порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, автоматизация системы принятия оперативных и стратегических решений и контроль их исполнения, предоставление удобного управления знаниями, документами, бизнес-процессами, персоналом, вести финансовый, административный и статистический учёт нотариальной деятельности

Любой созданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных. Существует возможность быстрого доступа к любым документам, выданным нотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архива документов предыдущих лет. Реализован полнотекстовый поиск документов по ключевым словам внутри документа. Ведется протокол работы исполнителей с документами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов.

Существует возможность поиска и просмотра созданных документов за любой период времени, просмотра количества сделанных документов, как группой сотрудников, так и отдельным работником за любой период времени.

В системе осуществлена возможность подсчета тарифов нотариуса, стоимости технической работы, расходов и доходов, создания ежедневных отчетов и расчета эффективности работы за любой период времени любого количества персонала по отдельным реестрам.

Гибкая система прав доступа позволяет разрешить или запретить доступ сотруднику к той или иной информации. Общие характеристики ПО ФАУСТ:

1. Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничение доступа персонала к информационным ресурсам

2. Документы конкретного исполнителя сохраняются также в архиве его локального компьютера, что дает возможность продолжить работу при выходе из строя сети.

3. Поддержка распределенной обработки информации, возможность одновременного доступа к базе данных различными сотрудниками

4. Модульный принцип построения из оперативно независимых функциональных блоков позволяет настроить систему на любую технологию работы, сложившуюся в конторе.

5. Модульный принцип построения позволяет добавление новых модулей в уже рабочую конфигурацию.

Преимущества ПО ФАУСТ:

1. Освобождение нотариуса от технической работы и отчетности по ней.

2. Возможность хранения всех документов (включая административные, кадровые, хозяйственные и прочие) и быстрота нахождения любого из них.

3. Возможность использования уже существующих шаблонов документов и отсутствие необходимости повторного набора аналогичного документа.

4. Отражение текущего состояния документа и возможность проверки отменялся конкретный документ или нет.

5. Полное соответствие электронных реестров бумажным реестрам, возможность просмотра актов об ошибках (пропуск или повтор номера), просмотра информации об аннулировании или отмене документа.

6. Удобное администрирование и гибкое распределение прав доступа к системе базы данных. Каждый сотрудник получает возможности, соответствующие его профилю.

7. Возможность разделения функциональных обязанностей сотрудников, что существенно ускоряет прохождение документов, сокращает время ожидания клиента.

8. Возможность разграничения обязанностей сотрудников по выполнению одного нотариального документа, что позволяет контролировать все ошибки и недобросовестность сотрудников.

9. Моментальное получение финансовой и статистической информации за любой период.

10. Продуманный интерфейс и эргономичность (минимальные условия работы, не требующие больших затрат), технологичность, универсальность и эффективность.

Модули, входящие в базовую конфигурацию ПО ФАУСТ:

1. Запись в БД. Надстройка MS Word, позволяющая отправлять документы в базу данных.

2. Документы. Предназначен для хранения и отображения документов в базе документов, ведения финансового учёта и статистики, поиска документов (в т.ч. полнотекстового), работы с документами.

3. Регистрация. Предназначен для регистрации в электронных реестрах документов, подготовленных в системе, и работы с записями в реестрах (отмена документа, аннулирование, пропуск и повтор номера, учёт долгов и безналичный расчёт).

4. Касса. Предназначен для учета поступления наличных денег.

5. Подготовка документов по шаблонам (упрощённая версия). Предназначен для подготовки документов по шаблонам.

6. Администрирование. Ведение справочников системы: настройка параметров системы, распределение доступа к данным и функциям. Управление документами, реестрами и персоналом.

Все документы (кроме копий) хранятся в архиве документов, который представляет собой таблицу с полями типа «image».

Электронный реестр – это таблицы в которые помещается информация обо всех документах нотариуса (в настоящее время кроме подробной информации о клиенте и документе).

Документы и тарифы – набор справочников описывающих все виды документов и тарифы.

Сотрудники – справочники описывающие всех работников нотариуса с разрешениями на выполнение функций и доступом к различным документам.

Шаблоны – набор таблиц для создания шаблонов и создания документов по этим шаблонам.

Касса и Доходы и расходы – набор справочников и таблиц для ведения финансов.

Укрупненная схема базы данных приведена на рис.5.

Рисунок 5 – База данных ИС «Фауст»

Таким образом, информационные ресурсы являются экономическими категориями. Экономическая информация - это часть информационного ресурса общества. Эффективность использования информационных ресурсов - важнейший показатель информационной культуры общества.

Проблема эффективного управления информационными ресурсами в экономической системе в современных условиях стала приоритетной и значение ее в обществе постоянно нарастает.

5. Достоинства, недостатки и перспективы развития ИС предприятия

В настоящее время ИС следует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. Они применяются как инструмент решения всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых: планирование производственной деятельности; управление закупками, запасами и продажами; управление финансами; управление персоналом; управление затратами; управление проектами; проектирование продукции и технологических процессов.

При планировании производственной деятельности ИС обеспечивают поддержку решения задач составления производственных планов различного уровня - от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повысить обоснованность принимаемых планов.

ИС информация создает условия для повышения эффективности использования товарно-материальных ценностей. Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроля исполнения планов закупки ТМЦ строго в соответствии с потребностями производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.

ИС позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается, прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств, позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов.

При решении задач управления персоналом ИС поддерживают не только основные функции кадрового учета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочего времени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышение квалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условия применения различных форм материального и морального стимулирования.

ИС позволяют более эффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.

Современная деятельность предприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы при использовании ИС. Благодаря применению ИС функции проектирования продукции и технологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управления предприятием. ИС позволяют вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска.

В качестве подведения итога хотелось бы сказать следующее. В настоящее время использование ИС становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы управления предприятием.

Список использованных источников

1. Ильина О.П.Информационные технологии бухгалтерского учета / О.П. Ильина. – СПб.: Питер, 2001. - 688 с.

2. Информационные технологии XXI века / Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА-М, 2005. – 750 с.

3. Кагаловский М.Р.Перспективные технологии информационных систем / М.Р. Кагаловский. – М.:Компания АйТи,2003. - 288 с.

4. Миндалев И.В. Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс \ И.В. Миндалев. – Красноярск: КрасГАУ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html

5. Моисеенко Е.В. Информационные технологии в экономике / Е.В. Моисеенко, Е.Г. Лаврушина. - Владивосток: ВГУЭС, 2005. – С.21.