Табличный процессор Microsoft Office Excel. Работа с электронной таблицей как с базой данных

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ПЕНЗЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ
АКАДЕМИЯ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ

Лабораторная работа №9

Табличный процессор Microsoft Office Excel.

Работа с электронной таблицей как с базой
данных

Вариант 5

Выполнила:

студентка гр. 09эм2зи

Гурьева Г.А.

Принял:

доцент каф. ИКТ

Фролов В.Н.

Пенза, 2009 г.

Цель работы: изучение и освоение инструментальных средств Excel для управления
базами данных.

Выполнение работы:

Форма для заполнения БЗ

Сортировка по возрастанию по полю «Произведение»

Наложение условия по списку по полю даты

Результат наложения условия

Наложение условия в поле «Срок хранения»

Результат выполнения условия

Применение расширенного фильтра

Контрольные вопросы

1) 
Дайте определение следующим понятиям:
БД, поле, запись.

База данных – коллекция информации (данных), организованная
таким образом, что возможен быстрый поиск и простая обработка данных.

Поле – элементарная единица логической организации данных,
которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту.

Запись – совокупность логически связанных полей. Экземпляр
записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения её полей.

2) 
Каковы основные правила формирования
списка на рабочем листе Excel?

При работе со списком, перед обращением к команде меню
Данные в обязательном порядке необходимо активизировать любую ячейку внутри
списка. В этом случае Excel автоматически распознает интервал списка.

3) 
Что понимается под структурой списка?

Cтруктура
списка – состав полей списка и их характеристика.

4) 
Как осуществляется ввод данных в
список?

Для выполнения основных действий со списком необходимо
использовать стандартную экранную форму (рисунок 2), которую можно
активизировать с помощью пункта меню ДАННЫЕ => ФОРМА. Для добавления,
удаления и просмотра данных необходимо использовать соответствующие кнопки
формы.

5) 
Как выполнить простую сортировку
списка? Многоуровневую сортировку?

Чтобы расположить записи в поле АВТОР по алфавиту, выделить
любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по возрастанию) панели
инструментов СТАНДАРТНАЯ;

Чтобы расположить записи в поле ДАТА_ВЗЯЛ в порядке
убывания, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по
убыванию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Сортировать можно и часть списка, предварительно ее
выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка (записей БД),
поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам не устраивают, это
действие можно отменить с помощью кнопки (Отменить) панели инструментов
СТАНДАРТНАЯ.

Используя команду меню ДАННЫЕ=>СОРТИРОВКА, можно
отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный индекс,
вторичный индекс и т.д.). В случае необходимости можно произвести сортировку и
более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно,
начиная с наименее важного поля.

6) 
Как выполнить фильтрацию (выборку)
данных в электронной таблице? Какие существуют варианты фильтрации?

Для фильтрации данных в MS Excel
используются команды «Автофильтр» и «Расширенный фильтр».

Для
выполнения фильтрации необходимо:

-  активизировать
любую ячейку с данными и выбрать в меню Данные/
Фильтр/Автофильтр;

-  после
этого в ячейках с названиями полей появятся кнопки как у выпадающих списков;

-  щелкнуть
по кнопке в ячейке с названием поля и тем самым раскроется список;

-  выбрать
условие.

7) 
Каковы преимущества использования
расширенного фильтра?

Расширенный фильтр по сравнению с автофильтром обладает
следующими преимуществами:

- позволяет создавать критерии с условиями по нескольким
полям

- позволяет создавать критерии с тремя и более условиями

- позволяет создавать вычисляемые критерии

- позволяет помещать в другое место рабочего листа копию
выборки, полученную в результате фильтрации

8) 
Как выполнить фильтрацию данных с
помощью расширенного фильтра?

Для установки расширенного фильтра необходимо:

- активизировать любую ячейку списка;

- щелкнуть мышкой по кнопке ДАННЫЕ;

- в раскрывшемся меню щелкнуть мышкой по строке ФИЛЬТР;

- в появившемся меню установить флажокна строке РАСШИРЕННЫЙ
ФИЛЬТР, щелкнув мышкой по строке;

- в появившемся окне определить условия фильтрации;

9) 
Какие правила действуют при создании
интервала критериев?

При создании интервала критериев необходимо
руководствоваться следующими правилами:

- диапазон условий должен состоять не менее чем из двух
строк;

- интервал критериев долежен располагаться вне списка или
на другом листе;

- в интервале критериев не должно быть пустых строк;

- если условия располагаются в одной строке, то это
означает одновременность их выполнения, т.е. считается, что между ними
поставлена логическая операция «И»;

- для истинности критерия, состоящего из условий,
располагающихся в разных строках, требуется выполнение хотя бы одного из них,
т.е. считается, что они соединены логической операцией «ИЛИ»;

10) 
Что такое вычисляемый критерий и каковы
правила его создания?

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, в которой
обязательно имеется ссылка (для реализации каких-либо вычислений) на
соответствующую ячейку первой строки списка. Так как эта формула является
логическим выражением, то в ячейке, ее содержащей, отображается результат
вычисления – ИСТИНА либо ЛОЖЬ – для первой записи списка. А в результате
процесса фильтрации в списке будут скрыты те записи, для которых при вычислении
формулы получается значение ЛОЖЬ.

11) 
Дайте характеристику используемых вами
функций при решении задачи отбора данных с использованием вычисляемых критериев.

СЕГОДНЯ() – возвращает
числовое значение текущей даты.

ЕСЛИ – проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно
значение, если оно выполняется и другое значение, если нет.

И – проверяет, все ли аргументы имеют значение ИСТИНА, и
возвращает значение ИСТИНА, если истины все аргументы.

ИЛИ – проверяет имеет ли хотя бы один из аргументов
значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение ЛОЖЬ
возвращается только в том случае если, все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.