21
2.1 Планирование
Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.
Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления Семенов А.К., Набоков В. И. Основы менеджмента: учебник - 5-е изд, перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2008. - С. 136.
Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:
- где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;
- куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;
- как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.
Планирование можно классифицировать по следующим признакам:
- по степени охвата;
- по предмету планирования;
- по сфере функционирования;
- по срокам;
- по содержанию планирования и т.д.
Основные задачи планирования деятельности организации:
- выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
- обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
- формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
- комплексное обеспечение выполнения планов;
- формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
- координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;
- стимулирование выполнения планов.
Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:
* анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
* установление целей и задач;
* разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
* оценку альтернативных вариантов плана;
* определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
* доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.
Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.
2.2 Организация
Следующей функцией менеджмента является организация. Задачи организации:
- деление организации на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;
- формирование организационной структуры организации, налаживание взаимодействия ее элементов;
- создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
- организация выполнения принятых решений;
- текущая организация производственного, торгового и иных процессов;
- обеспечение деятельности организации всеми видами ресурсов;
- преобразование (реорганизация) системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т.д.).
При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.
Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются: пропорциональность; непрерывность; наличие целей; эластичность действий; устойчивость; разделение труда; кооперация труда; соблюдение норм управляемости; делегирование обязанностей и полномочий; параллельность; прямоточность (информационных потоков); ритмичность; концентрация однородных предметов труда в одном месте; гибкость процессов Герчикова И. Н. Менеджмент : учебник для вузов / И. Н. Герчикова . - 4-е изд., перераб. и доп . - М. : ЮНИТИ-ДАНА , 2007. - С. 133.
Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д.; при параллельности - совмещение операций во времени, при прямоточности - оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности - равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности - максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.д.
Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.
Важное условие рациональной организации управления - делегирование менеджером полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.
Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. Делегирование имеет фундаментальное значение для функционирования организации и роста эффективности управления.
Процесс делегирования полномочий включает следующие действия:
- определение отдельных результатов;
- определение обязанностей;
- делегирование необходимых полномочий и возложение обязанностей по достижению необходимых результатов.
Следует заметить, что понятие «организация» (в рассматриваемом смысле) имеет противоположное ему по содержанию понятие «дезорганизация», которое означает переход от «порядка» к «беспорядку», от порядка более высокого уровня к порядку более низкого уровня. Дезорганизация - это тоже организация, но со знаком минус. Она «страшна» для существующей системы. Для нее дезорганизация - угроза, «болезнь», упадок. Лишь для реорганизуемой организации (системы) дезорганизация позитивна Герчикова И. Н. Менеджмент : учебник для вузов / И. Н. Герчикова . - 4-е изд., перераб. и доп . - М. : ЮНИТИ-ДАНА , 2007. - С. 134.
2.3 Мотивация
Мотивация - процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.
Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они это или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для избранных - награды.
До XX в. было распространено мнение, что люди будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше. Считалось, что мотивация в основном заключается в предложении соответствующих денежных вознаграждений в обмен на прилагаемые усилия. Однако последующие исследования выявили экономическую несостоятельность такого подхода и показали, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников, руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.
Методы управленческой мотивации можно разделить на: методы экономической мотивации - зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет акций, доплата и др.; методы социальной мотивации - общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение и т.д.; методы психологической мотивации - ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность и проч.; методы властной мотивации - повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий и т.д.; социально-психологические методы - повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика и т.д.; методы моральной мотивации - личное или публичное признание, похвала и критика; метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ; метод вовлечения сотрудника в управление; методы изучения мотивации и мотивов; экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причин со стороны, методы изучения (беседа, опрос, анкетирование) и проч.
Мотивацию можно рассматривать двояко, как:
- определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;
- процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.
При этом процесс мотивации можно представить в виде шести следующих одна за другой стадий:
- возникновение потребности;
- поиск путей устранения потребности;
- определение целей (направления) действия;
- осуществление действия по удовлетворению потребности;
- получение вознаграждения за осуществление действия;
- удовлетворение, устранение потребности.
Мотивы - это то, что вызывает определенные действия человека и находится «внутри» него, их можно классифицировать по следующим основаниям: по видам активности; по времени проявления; по видам потребностей человека; по установкам личности; по структуре; по функциям; по ведущему мотиватору.
Процесс мотивации объясняют прежде всего содержательные теории мотивации. В них выявляются основные потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При разработке концепций мотивации наибольшее значение имели работы А. Маслоу, Ф. Герц-берга и Д. МакКлелланда.
По теории американского психолога А. Маслоу (1908-1970) все потребности можно расположить в виде строгой иерархической структуры (рис. 2). Он считал, что потребности нижних уровней влияют на поведение человека прежде, чем потребности более высоких уровней. В каждый конкретный момент человек стремится к удовлетворению той потребности, которая для него является более важной или сильной. Потребность следующего уровня станет наиболее мощным фактором в поведении человека, когда будет удовлетворена потребность более низкого уровня.
Рис. 2. Иерархия потребностей по А. Маслоу
Очевидно, что система мотивации или стимулирования труда работника должна учитывать элементы всех рассмотренных теорий. Действия по мотивации должны включать экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся:
- разнообразие работы по содержанию;
- рост и расширение профессиональной квалификации работающих;
- удобные графики работы;
- удовлетворение от полученных результатов;
- возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля;
- повышение ответственности работающих;
- продвижения по службе и т.д.
2.4 Контроль
Функция менеджмента «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.
Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифицировать:
* по объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда, документы и т.д.);
* по исполнителям;
* по принимаемому решению;
* по возможности дальнейшего использования объектов контроля;
* по типу отношений;
* по признаку открытости;
* по масштабу;
* по методике проведения;
* по способу получения и обработки информации;
* по степени формализации (формальный или официальный и неформальный);
* по степени мотивационной значимости;
* по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный);
* по характеру (непрерывный и периодический);
* по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный);
* по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный);
* по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный и т.д.);
* по времени контроля;
* по регулярности осуществления контроля;
* по периодичности выполнения контрольных операций;
* по уровню механизации (автоматизации);
* по стадиям жизненного цикла объекта.
Контроль подразделяется также на текущий и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего. Задача его - оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.
Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:
- ориентация контроля на результаты;
- простота контроля;
- своевременность контроля;
- адекватность контроля контролируемой деятельности;
- гибкость контроля;
- стратегическая направленность контроля;
- открытость контроля;
- экономичность контроля;
- эффективность контроля.
Контроль обычно выполняется в четыре этапа:
- на первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы;
- на втором этапе путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений;
- на третьем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами;
- на четвертом этапе определяется, какие действия необходимо предпринимать.
С целью повышения эффективности контроля и снижения его отрицательного влияния на работников рекомендуется:
* устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
* обсуждать с работниками ожидаемые результаты;
* устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
* избегать чрезмерного, излишнего контроля;
* поощрять за достижение стандартов.
Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов.
2.5 Координация
Координация - это функция, призванная обеспечивать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.
Главная задача координации - обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации Менеджмент : учебник для вузов / ред. В. В. Томилов . - М. : ЮРАЙТ , 2007. - С.47 .
Координация предполагает также:
- обеспечение единства и согласованности функций процесса управления (планирования, организовывания, мотивации и контроля);
- обеспечение согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками;
- согласование сроков выполнения управленческих функций, работ;
- обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, с деловыми партнерами;
- коллективную разработку и согласование исполнительными директорами компании основных параметров проекта ее бюджета (до детальной проработки бюджетов подразделений);
- оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, исполнителями на всех уровнях;
- устранение отклонений системы управления от заданных параметров.
Координацию можно разделить на несколько видов:
- превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления и принимаются адекватные меры;
- устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в системе после того, как они произошли;
- регулирующая, предназначенная для поддержания систем управления и производства в установленных пределах;
- стимулирующая, повышающая эффективность функционирования систем управления и производства.
Координацию в организации сопровождают два типа процедур:
* непосредственное руководства деятельностью в виде распоряжений, приказов и т.д.;
* действия по созданию системы норм и правил, касающихся деятельности организации.
Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей и т.д.
В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими».
Следует заметить, что в реальной управленческой практике зачастую не выдерживается отраженная в схеме процесса управления последовательность реализации общих функций управления, менеджер подчас не ограничивается выполнением в определенное время исключительно одной функции. Зачастую в деятельности руководителя все функции управления присутствуют одновременно. Например, координируя работу подчиненных, руководитель планирует и корректирует собственные действия, прогнозирует последствия распределения работ, заботится о мотивации, добиваясь исполнения своих поручений, контролирует, насколько правильно его поняли, анализирует и оценивает возможности сотрудников в отношении поручаемой работы и т.д.
Контрольная работа | Концепция информатизации Российской Федерации |
Контрольная работа | Причины агрессивного поведения. Методы работы с агрессивными детьми |
Контрольная работа | Алгоритм выбора и реализации предпринимательской идеи |
Контрольная работа | Современные методы арт-терапии |
Контрольная работа | Системы управления взаимоотношения с клиентами |
Контрольная работа | Учет материальных затрат в бухгалтерском учете |
Контрольная работа | Геополитическое положение России |
Контрольная работа | Особенности вознаграждения работников в организации |
Контрольная работа | Виды запасов |
Контрольная работа | Психоанализ |
Контрольная работа | Мониторинг и анализ локальных сетей |
Контрольная работа | Цитология и клеточная теория |
Контрольная работа | Формы государства |
Контрольная работа | Определение миссии и целей стратегического управления |
Контрольная работа | Скифы. Материальная и духовная культура |