Роль информационно-справочных документов в управлении

17

Филиал Кооперативного техникума

Мурманского Облпотребсоюза ЗАТО г. Снежногорск

СПРАВКА

о проверенной работе №

По дисциплине

Документационное обеспечение управления

Шифр: 0366

Группа: СЗУ-4

Баранкина Юлия Валентиновна

Снежногорск

2008

Вопрос 1

Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Классификация информационно-справочных документов. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Понятие и виды докладных и объяснительных записок. Особенности составления и оформления докладных и объяснительных записок

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Факс - деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это передача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, подключенными к телефонной сети.

Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной ("привязанной" конкретному телефонному номеру) и неискаженной (т.е. достоверной, поскольку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично оригиналу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т.п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

Основные правила подготовки факсимильных сообщений изложены в

Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией для отправки факсимильного сообщения исполнителем (работником предприятия, которому поручена отправка сообщения) оформляется соответствующая заявка (форма заявки устанавливается предприятием).

Заявка рассматривается непосредственным руководителем исполнителя.

Подписанная непосредственным руководителем заявка является основанием для отправки факсимильного сообщения.

Подлежащее отправке факсимильное сообщение регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается предприятием). Подлинники документов, подлежащих отправке, непосредственно после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправки.

Не допускается передавать по каналам факсимильной связи документы:

объем которых превышает пять листов формата А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

не отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их качественный прием адресатом (в частности, по контрастности и четкости изображения текста, схемы, графики и т.п.);

иную информацию, содержащую сведения, составляющие охраняемую законом тайну.

Поступившая в адрес предприятия факсограмма учитывается в журнале (форма журнала устанавливается предприятием) без проставления регистрационного штампа, после чего передается адресату под расписку в день ее приема. Если факсограмма содержит особо срочную или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после ознакомления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

Содержание факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, определяется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т.п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непосредственно исполнителем, определяется содержанием полученного им поручения от своего непосредственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изложения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре и стилю изложения простых писем.

К основным реквизитам исходящей факсограммы относятся:

наименование предприятия;

справочные данные о предприятии;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

сведения об адресате;

заголовок к тексту документа;

текст документа;

подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

указание на гриф согласования документа;

отметка об исполнителе документа;

идентификатор электронной копии документа.

К основным реквизитам входящей факсограммы, помимо перечисленных выше, относятся:

резолюция;

отметка о постановке документа на контроль;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа на предприятие.

Пример:

ФАКСИМИЛЬНОЕ СООБЩЕНИЕ

Текст сообщения:

Отметка об исполнителе:

Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный, способ замедлит исполнение.

Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа (указывается отправитель телеграммы);

адресат;

текст документа (телеграммы);

фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Реквизиты телефонограммы:

наименование организации - автора документа (отправителя);

наименование вида документа (телефонограмма);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ);

текст документа.

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней докладной записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа (не обязательно);

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней докладной записки:

наименование организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

[Вводная часть текста: факты, события, которые явились причиной написания докладной записки].

[Основная часть: выводы, просьбы, предложения автора записки.]

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на докладные записки.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

[Текст объяснительной записки, содержащий убедительное объяснение фактов или событий, явившихся поводом для составления объяснительной записки]

Вопрос 2

Порядок работы с поступившими, отправляемыми и внутренними документами. Правила оформления реквизитов "Отметка о поступлении", "Резолюция"

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Каждый документ регистрируется только один раз.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т.д.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание документа директором (в необходимых случаях утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Реквизит РЕЗОЛЮЦИЯ включает в себя указание по исполнению документа.

Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает поступивший документ.

Резолюция состоит из следующих элементов:

фамилия и инициалы исполнителя;

содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дата написания резолюции.

Пример:

Симонову Н.Н. Зайцевой А.В.

Прошу составить план Никитину П.С.

разработки и внедрения Прошу подготовить

станка к 01.09.2008 проект генерального

Иванов 24.08.2008 соглашения с фирмой

"ХИТЭК" к 02.09.2008

Личная подпись

27.08.2008

Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.

Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.

Реквизит ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа. В организациях существуют штампы для такой отметки.

Пример:

Задание 1

Вашей фирме предстоит участие в межрегиональной выставке "Кредит. Инвестиции. Страхование". На совете директоров было принято решение назначить ответственным представителем на выставке руководителя отдела кредитования. Этим же решением ему дано поручение подготовить план выставочного стенда и материалы для размещения на стенде и в каталоге выставки.

Задание: Подготовьте проект решения совета директоров. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО

"ЮВАЛ"

РЕШЕНИЕ

04.02.2008№ 22/34

г. Москва

О подготовке к межрегиональной выставке

В Москве в апреле 2008 года будет проводиться межрегиональная выставка "Кредит. Инвестиции. Страхование". Проанализировав работу фирмы по вопросам на данную тему, Совет считает, что наша фирма может и должна принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.

Исходя из вышеизложенного, Совет директоров

РЕШИЛ:

Руководителя отдела кредитования ЗАО "Ювал" Н.П. Иванова назначить ответственным представителем на выставке; подготовить план выставочного стенда и материалы для размещения на стенде и в каталоге выставки.

Ответственному секретарю ЗАО "Ювал" Т.П. Михайловой подготовить заявку для участия в выставке.

Бухгалтерии ЗАО "Ювал" произвести оплату участникам выставки до 25.03.2008.

Контроль за исполнением решения возложить на заместителя генерального директора ЗАО "Ювал" В.С. Вавилова.

Председатель И.В. Петров

Генеральный директор Н.В. Марченко

ЗАО "Ювал"

Задание 2

На должность бухгалтера ЗАО "Восток" принят молодой специалист. Работодателем заключен с работником трудовой договор.

Задание: Подготовьте приказ о приеме на работу унифицированной формы №Т-1. Оформите трудовую книжку нового работника (сведения о работнике и сведения о работе). Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Список литературы

Л.Н. Коршунова, "Документирование управленческой деятельности", изд. "Феникс", Ростов-на-Дону, 2007г.