Приложение 3
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________________
«___» _____________ 2008 г.
ИНСТРУКЦИЯ
__________ № ______
по делопроизводству
__________________
1. Общие положения
1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки);
1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция;
1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий («Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»);
1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном подразделении (секретаря подразделения);
1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении;
1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ;
1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды);
2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов);
2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов;
2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов;
2.5. описывается порядок оформления и заверения копий;
2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
3. Организация документооборота
3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная);
3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства, а также на исполнение в структурные подразделения;
3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи);
3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов;
3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах;
3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления.
Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции.
4. Регистрация документов
4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации);
4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров);
4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ.
5. Организация информационно-справочной работы
5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы;
5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации;
5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией;
5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы.
6. Контроль исполнения документов
6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения;
6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов;
6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов;
6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных);
6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения);
6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами;
6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело.
7. Организация делопроизводства по обращениям граждан
7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан;
7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан;
7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации;
7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан;
7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан;
7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации.
8. Организация оперативного хранения документов
8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел;
8.2. описываются правила формирования и оформления дел;
8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях;
8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование;
8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства.
9. Подготовка документов к сдаче в архив
9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии);
9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении);
9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению;
9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации.
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Приложения к Инструкциивключают:
1) образцы бланков, табеля и форм документов;
2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.);
3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов или регистрационных карточек);
4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов);
5) перечни нерегистрируемых документов;
6) перечни контролируемых документов;
7) перечни документов, подлежащих утверждению;
8) перечни документов, на которых ставится печать организации;
9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов;
10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная);
11) формы описей дел и акта на уничтожение;
12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др.[2]
[1]Примерное положение о службе ДОУ содержится в документе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33); Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
[2]Согласование инструкции предполагает наличие виз всех руководителей подразделений и заместителей генерального директора. Визы могут оформляться на отдельном Листе согласования