Приходование денежных средств в кассу организации проводится с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Форма ордера (№ КО-1, форма 0310001 по ОКУД) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в ред. от 03.05.2000 г.). Надо отметить, что в Положении используются лишь коды форм по ОКУД.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. Если при заполнении оказалось, что документ заполнен неверно, нужно выписать новый.
Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.
Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем. После заполнения ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.
Кассир, получая ПКО, сверяет подписи, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленную цифрами сумме, указанной прописью.
Принимая наличные деньги, кассир должен пересчитать их, причём так, чтобы это видел вноситель денег. Если сумма соответствует сумме, указанной в ордере, кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему, проставляет на квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, после чего выдаёт квитанцию вносителю денег.
Кроме того, кассир регистрирует приходный ордер в Кассовой книге (форма № КО-4, форма 0310004 по ОКУД).
Если в организации существует старший кассир, передающий денежные средства другим кассирам, эти операции фиксируются им в Книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-4, форма 0310005 по ОКУД)