В начале фазы оценки группа выпуска документации заканчивает составление окончательных вариантов всей документации вместе с иллюстрациями. Рукописи направляются на рассмотрение другим группам. Группы подготавливают перечень дефектов, замеченных в документации. Решающая роль при анализе документации принадлежит группе испытаний. Если группа испытаний удовлетворена содержанием рукописей, последние сдаются в печать, и готовая документация поступает на распространение.
В фазе оценки группа обслуживания подготавливает руководство по вводу программного изделия в действие — информационный листок выпуска. Этот листок создается в соответствии со стандартами группы выпуска документации, которая и обеспечивает его выход в свет.
Группа выпуска документации привлекается к обсуждению решения о выпуске изделия, если будет предложено оставить без исправления замеченные в документах дефекты. Это возможно лишь в том случае, если устранение дефектов приведет к значительным затратам.
После того, как изделие вступило в фазу использования, сопровождение документации осуществляется по той же схеме, что и сопровождение программного изделия. Несмотря на меры анализа и контроля, пользователи обнаруживают некоторые ошибки в программном изделии. По мере поступления сведений о замеченных ошибках (заявки на техническое обслуживание) они устраняются, и накопленные исправления вносятся в документацию. Коррекция осуществляется несколькими способами:
- заново перепечатывается весь материал;
- печатаются отдельные страницы с перечнем исправлений;
- перепечатываются целые страницы для замены страниц с ошибками.
Рассылка корректирующего материала осуществляется либо путем непосредственного исправления, либо путем включения перечня исправлений в информационные листки выпуска для издаваемых новых выпусков изделия, либо в ответ на заявку на техническое обслуживание. Независимо от формы проведения коррекции или способа распространения, должна соблюдаться дисциплина конфигурационного управления. Каждое издание документации, каждая замена страницы и каждый перечень исправлений должны содержать указание на конкретную внешнюю спецификацию, и наоборот.