Термины «документация» и «справочные материалы» относятся к печатной продукции, предназначенной для пользователей программного изделия. Термин «документы» используется по отношению к планам и спецификациям, которые изготавливаются для сотрудников, участвующих в проектировании. Следует различать рекламные и справочные материалы, т.к. они предназначены для разных категорий пользователей и при их создании ставятся разные цели.
Рекламные материалы предназначены преимущественно для административного персонала, в то время как справочные материалы используются операторами, программистами и системными аналитиками. Группа поддержки составляет рекламные материалы в рамках своей деятельности, связанной со сбытом, а изготовление справочного материала входит в обязанности группы выпуска документации.