К документам, представляемым для оформления списания недостач имущества, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение внутренней или внешней экспертизы о причинах порчи ценностей.
В бухгалтерском учете некоммерческой организации по результатам инвентаризации могут быть оформлены следующие проводки:
1) на сумму стоимости основных средств, неотраженных в учете:
Дебет счета 01 «Основные средства», Кредит счета 91-1 «Прочие доходы»;
2) на сумму стоимости недостающих объектов основных средств:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 01 «Основные средства»;
3) на сумму стоимости материалов, неотраженных в учете: Дебет счета 10 «Материалы»,
Кредит счета 91-1 «Прочие доходы»;
4) на сумму стоимости недостающих материалов: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 10 «Материалы»;
5) на сумму излишка наличных денег в кассе: Дебет счета 50 «Касса»,
Кредит счета 91-1 «Прочие доходы»;
6) на сумму недостачи денежных средств в кассе:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит счета 50 «Касса».
Затем определяется, за счет каких источников списываются суммы, отнесенные на счет 94.
Суммы недостачи могут быть возмещены за счет виновных материально ответственных или должностных лиц некоммерческой организации.