Введение
Документационное обеспечение управления – есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.
На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.
Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.
В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.
Цель дипломной работы - комплексный анализ российской и отчасти международной нормативно-правовой базы современного делопроизводства, а также в изучении его научно-методического обеспечения и выработке предложений по дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения управления.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе решаются следующие задачи:
-рассмотрение базовых нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводственную сферу (федеральные законы, постановления, указы, инструкции и международные документы);
-особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;
-выработка предложений, направленных на совершенствование отечественного делопроизводства, в свете новых требований, установленных современными российскими и международными нормативно-правовыми актами.
Научная новизна: в работе впервые осуществлена попытка выполнить комплексный обзор и анализ нормативно - правовой базы современного делопроизводства, на этой основе выработать рекомендации по ее совершенствованию.
Практическая ценность дипломной работы состоит в том, что материалы дипломной работы могут быть использованы в ходе учебных занятий со студентами, а также на занятиях с практическими работниками служб документационного обеспечения управления, при проведении бизнес-семинаров в филиале кафедры в торгово-промышленной плате Саратовской области. Выводы и предложения могут быть использованы в процессе подготовки и переподготовки документоведов в институте дополнительного профессионального образования СГСЭУ.
Источниковая база: нормативно-правовые акты нового времени (Федеральные Законы, Указы Президента РФ, послания и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения председателя Правительства РФ, регламенты, госты, доктрины, концепции, стратегии, правила, инструкции и международные документы), а также различные нормативные документы регионального и муниципального уровней.
Апробация работы. Автором исследования опубликовано 5 статей по проблематике работы в сборниках научных трудов, сделаны сообщения на заседаниях секций при проведении студенческой научной конференции "Студенческая весна 2006-2009".
Структура дипломной работы: введение, четыре главы, заключение, список используемых источников и литературы, а также приложений.
Глава 1. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства
1.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно – правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Другим главным источником является закон – это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
-конституцию РФ;
-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
-правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
-государственные стандарты на документацию;
-унифицированные системы документации;
-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
-нормативные документы по организации архивного хранения документов;
-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
1.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами
Документы необходимы для:
-осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
-формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
-обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
-соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание - фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания.
Контекст – это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами – определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
-принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
-распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
-установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
-проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
-интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
-включение документов в систему управления документами;
-регистрацию;
-классификацию;
-доступ и защиту;
-хранение и обеспечение сохранности документов;
-использование документов, контроль их движения и использования;
-экспертизу ценности документов;
-отбор документов на хранение или уничтожение.
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.
Правовой акт - официальные письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений
Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.
Правовая норма – общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав – установленный государством свод правил, регулирующих:
-правовой статус государственного образования – устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
-правовой статус международной организации – форма или составная часть международного договора;
-правовой статус конкретных юридических лиц – учредительный документ.
Федеральный закон – нормативно – правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ.
Федеральный конституционный закон - федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания.
Кодекс – "собрание законов", сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.
Подзаконный акт – правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон, принимается на основании и во исполнение законов.
Указ – собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить конституции и законам данного государства.
Постановление – правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.
Распоряжение – один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.
Приказ – правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом в порядке осуществления единоначалия.
Правила – форма нормативно – правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления, какого – либо рода деятельности.
Инструкция – подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и в исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно – техническую деятельность.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа.
Указание – правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно – методического характера.
Регламент – правовой – акт. Определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти. Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права – системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.
Глава 2. Особенности российской нормативно – правовой базы современного делопроизводства. Правовая основа делопроизводства
2.1 Федеральные Законы, регулирующие нормативно-правовую и методическую базу современного делопроизводства
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ (Приложение 1). Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.
В новом законе введены понятия (не используемые ранее в федеральном законе от 20.02.1995 г. №24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "информационные технологии", "информационно-телекоммуникационная сеть", "обладатель информации", "электронное сообщение", "оператор информационной системы". Установлено, что обладатель информации - это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование.
Наибольшего внимания заслуживает статья 11 Закона "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Пункт 2 статьи 11 гласит: "В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти". Таким образом, постановка делопроизводства в органах местного самоуправления не должна противоречить постановке делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то есть должна быть аналогична ей.
В статье 17 Закона определена ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Закон имеет непосредственное отношение к деятельности служб документационного обеспечения управления всех уровней.
Однако область регулируемых законом отношений указана достаточно неопределенно, а в ряде случаев противоречиво. Согласно ч. 1 ст. 1 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и защите информации" он регулирует отношения, возникающие при:
-осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
-применение информационных технологий и средств их обеспечения (например, правоотношения по созданию информационных сетей);
-обеспечение защиты информации (например, связаны с правом на защиту личной жизни, защиты информации от несанкционированного доступа).
Первая область отношений, регулируемых данным законом в информационной сфере, определена ч. 4 ст. 29 Конституции Российской Федерации, где закреплено право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.
Вторая область отношений, регулируемых данным законом, ограничивается применением информационных технологий. Исходя из ст. 2 данного закона, где под информационными технологиями понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов, и ст. 12 закона, определяющей границы государственного регулирования в сфере применения информационных технологий, указанная область включает следующие отношения:
-поиск информации,
-сбор информации;
-хранение информации;
-обработка информации;
-получение информации;
-передача информации;
-предоставление информации (получение и передача);
-распространение информации (получение и передача);
-производство информации.
Развитие информационных систем (совокупности информации в базах данных и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств) для обеспечения информацией, в том числе:
-создание информационных систем,
-ввод в эксплуатацию информационных систем,
-эксплуатация информационных систем;
-обеспечение взаимодействия информационных систем;
-создание условий для эффективного использования информационно–телекоммуникационных сетей.
Третья область отношений, регулируемых данным законом в информационной сфере, связана с обеспечением защиты информации, что согласно ст. 16 этого же закона включает принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
-обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
-соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
-реализацию права на доступ к информации.
Сравнительно–правовой анализ данных положений в контексте других норм указанного закона позволяет сделать вывод о наличии в нем большого числа правовых коллизий.
Так, например, в одном случае если в ст. 1 и 12 закона указываются как самостоятельные информационные процессы — получение информации, передача информации и распространение информации, то в ст. 2 этого же закона распространение информации, так же как и предоставление информации, раскрывается через получение и передачу такой информации.
В другом случае если в ст. 2 закона доступ к информации раскрывается через получение и использование информации, то в ст. 8 доступ к информации определяется уже как ее поиск и получение. При этом использование информации согласно ст. 6 и 7 данного закона включает в себя уже и ее распространение.
Кроме того, следует иметь в виду, что данный федеральный закон в ряде случаев по своему содержанию избыточен по отношению к заявленной в первой статье закона области регулируемых отношений. Так, в ст. 4, 5, 6, 7 закона введено использование информации (без определения понятия и со- держания этого термина и информационного процесса); в ст. 12 отношения дополняются обеспечением информацией (также без определения понятия); норма же ст. 6 закона делает перечень регулируемых отношений вообще открытым, поскольку предусматривает осуществление иных действий с информацией и разрешение таких действий.
Разрешение данных коллизий, пока не наработана практика, возможно и необходимо через внесение соответствующих поправок в указанный закон.
Кроме того, при определении области применения этого закона следует иметь в виду, что в ч. 2 ст. 1 закона указывается область отношений, на которую не распространяются нормы данного федерального закона. Отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации, исключены из предмета правового регулирования настоящим законом.
В указанном случае правовое регулирование таких отношений осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об интеллектуальной собственности. В соответствии с законодательством Российской Федерации результатами интеллектуальной деятельности и приравненными к ним средствами индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг, предприятий и информационных ресурсов, правам на которые предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), являются: произведения науки, литературы и искусства; программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ); базы данных; исполнение произведений; фонограммы и видеозаписи; сообщение в эфир или по кабелю радио или телевизионных передач (вещание организаций эфирного или кабельного вещания); изобретения; полезные модели; промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем; секреты производства (ноу–хау); фирменные наименования; товарные знаки и знаки обслуживания; наименования мест происхождения товаров; коммерческие обозначения.
В то же время при применении этого положения ст. 1 следует учитывать, что ее нормы в этой части входят в определенные противоречия как с нормами других статей настоящего закона, так и с нормами других законов.
Так, нормы, содержащиеся в п. 3 статьи 13 и в п. 7 статьи 14 данного закона, затрагивают отношения в сфере интеллектуальной собственности. В п. 3 ст. 13 настоящего закона выделены права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, которые подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных. В соответствии с Законом РФ "Об авторском праве и смежных правах" (ст. 4) и Законом РФ "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (ст. 1) базы данных относятся к объектам авторского права, и им предоставляется правовая охрана как сборникам. При этом правовая охрана распространяется на базы данных, представляющие собой результат творческого труда по подбору и организации данных. Базы данных охраняются независимо от того, являются ли данные, на которых они основаны или которые они включают, объектами авторского права. При этом авторское право на базы данных не связано с правом собственности на их материальный носитель. Любая передача прав на материальный носитель не влечет за собой передачи каких–либо прав на базы данных.
Кроме того, при определении области применения этого закона здесь также следует иметь в виду, что данный федеральный закон по своему содержанию вновь избыточен по отношению к заявленной во второй части первой статьи закона области исключаемых из предмета его регулирования отношений.
Так, из предмета регулирования отношений в информационной сфере настоящим законом в соответствии с другими его статьями исключены:
-отношения, связанные с организацией и деятельностью средств массовой информации (в этом случае согласно п. 2 ст. 4 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации);
-отношения, связанные с хранением и использованием включенной в состав архивных фондов документированной информации (в этом случае согласно п. 3 ст. 4 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Феде рации);
-отношения, связанные с защитой информации, составляющей государственную тайну (в этом случае согласно п. 3 ст. 9 правовое регулирование осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне).
Разрешение данных коллизий, так же как и в первом случае, возможно и необходимо через внесение соответствующих поправок в указанный закон.
Информационно – правовые нормы Конституции РФ определяют основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации. Основой правового регулирования информационных отношений являются ст.23, 24, 29 и 44 Конституции РФ.
Законодательство, целиком посвященное вопросам информации и информатизации, определяется совокупностью системообразующих или рамочных законов, устанавливающих базовые отношения.
Другой базовый документ для делопроизводственных структур - Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ (Приложение 2). Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.
Почти полвека работа с этой категорией документов регламентировалась в стране Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. №2534 УП "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан". В 1980 и затем в 1988 г. Указами Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. № 1662-Х и от 2 февраля 1988 г. № 8422-ХI в Указ 1968 г. были внесены изменения и дополнения, не изменившие его основных положений. Данный указ действовал в условиях социальной действительности. После 19991 г. его выполнение, равно как и других советских законов перестало быть обязательным.
В постсоветский период несколько раз Дума Российской Федерации обращалась к проектам нового закона о рассмотрении обращений граждан, но то закон не получал одобрения в самой Думе, то не утверждался Советом Федерации или не проходил регистрацию и не подписывался президентом. В связи с длительностью подготовки общероссийского закона практически все субъекты Федерации издали свои законы о работе с обращениями населения. Так, в частности, впервые Московская городская дума 18 июня 1997 г. приняла Закон г. Москвы "Об обращениях граждан", который расширил виды обращений. В нем, кроме уже общепринятых видов документов (обращений, предложений, заявлений и жалоб), дано определение петиции, коллективного обращения, ходатайства. Все законы субъектов Федерации о работе с обращениями населения опирались на общегосударственный акт - Указ Президиума Верховного Совета СССР 1968 г. с изменениями 1980 и 1988 г.
Наконец, 2 мая 2006 г. Президентом подписан давно ожидавшийся новый Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" №59-ФЗ.
Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства.
Как и в большинстве крупных законодательных актов, специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по видам документов.
В отличие от Указа Президиума Верховного Совета СССР в новом законе выделены статьи "Права гражданина при рассмотрении обращения" и "Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением".
Как и ранее, все письменные обращения обязательно регистрируются, однако срок регистрации указан не в день поступления, а "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу". Как и прежде, если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.
Сроки рассмотрения письменных обращений, как и в Типовом регламенте, установлены в течение 30 дней со дня регистрации и могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением подавшего обращение.
Закон закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме "в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования".
В Законе "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" понятие "анонимные письма" отсутствует. Но именно им посвящается статья 11. В ней записано: "В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией".
Далее в статье 11 рассматриваются виды обращений, не принимаемых к рассмотрению: обжалование судебных решений (статья 11, пункт 2); обращения, содержащие нецензурные выражения (статья 11, пункт 3); обращения, не поддающиеся прочтению (статья 11, пункт 4); многократные обращения по одному и тому же вопросу, ответ на который был уже дан (статья 11, пункт 5); обращения, ответ на которые связан с разглашением сведений, содержащих государственную тайну (статья 11, пункт 6).
В закон введена статья о возмещении причиненных убытков и взыскании расходов при рассмотрении обращения. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием, по решению суда. Но в случае, если в обращении были указаны заведомо ложные сведения, расходы, связанные с рассмотрением обращения, могут быть по решению суда взысканы с автора обращения.
Но не все наши законы совершенны, поэтому и в этом есть своя "ложка дегтя".
Федеральный закон не регламентирует случаи, когда текст обращения читабелен, однако лишен смысла (логики), т.е. не поддается истолкованию.
Данный Федеральный закон предельно лаконичен. В нем не нашлось места для регламентации вопроса о рассмотрении коллективных обращений, петиций; отсутствует правило для органов власти в отношении подготовки обобщений по предложениям граждан.
Федеральный закон не содержит упоминания о том, когда обращение можно считать разрешенным и какими критериями следует при этом руководствоваться.
Нелишне было бы предусмотреть в Федеральном законе норму о надзоре за соблюдением законности при рассмотрении обращений граждан.
2006 год ознаменовался принятием и такого необходимого нормативного акта, каким явился Федеральный закон РФ "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ (Приложение 3). В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.
Закон "О персональных данных" начинается с определения терминов "персональные данные" и "обработка персональных данных", однако их сопоставление с определениями из ст. 14 Трудового кодекса показывает, что они не совпадают. В Федеральном законе "О персональных данных" понятия раскрыты более детально и конкретизированы:
-персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;
-обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Необходимо обратить внимание на определение в законе терминов "использование персональных данных", "уничтожение персональных данных" и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами.
Федеральный закон "О персональных данных" ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, "связанные с обработкой персональных данных... с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации". Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.
В законе также оговариваются случаи, когда персональные данные должны быть предоставлены в обязательном порядке. В частности, "в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства".
По моему мнению закон имеет несколько недоработок. В частности, формулировка ст.1 п.1 – пример того, как не надо писать законы: "Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных… с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации".
Получилось нечто непонятное, допускающее самые разные интерпретации. Как на основе подобного текста ответить, например, на вопрос о том, подпадают ли под действие закона данные, записанные в свободной форме в деловой записной книжке? Если же такая записная книжка хранится в компьютере или в мобильном телефоне - считается ли это "использованием средств автоматизации"?
Европейское законодательство в данной сфере (Директива Евросоюза 95/46/EC 1995 г.) в этом отношении более четкое:
Статья 2 "Определения": "системой хранения персональных данных ("системой хранения") является любой структурированный набор персональных данных, доступ к которым может осуществляться в соответствии с определенными критериями, - вне зависимости от способа организации набора данных, будь то централизованный, децентрализованный или распределенный на функциональной или географической основе…".
Статья 3 "Область применения": "1. Настоящая Директива относится к обработке персональных данных при помощи автоматических средств (полностью или частично), а также к обработке средствами, отличными от автоматических, персональных данных, составляющих или предназначенных составлять часть систем хранения".
В современной компьютерной терминологии под "структурированными данными" понимаются, в первую очередь, базы данных. В бумажном делопроизводстве к ним можно отнести картотеки и архивы персональных дел. Таким образом, европейские требования относятся к автоматической обработке персональных данных и к использованию (неважно, в автоматическом или ином режиме) содержащих персональные данные бумажных и электронных баз данных, картотек и т.п., имеющих механизм поиска, позволяющий легко выделить сведения о конкретном человеке.
Почему это нельзя было написать русским языком и в нашем законе, остается непонятным?
Следует обратить внимание и на различие в терминологии: "автоматическая обработка" - это одно, а обработка "с использованием средств автоматизации" - совсем другое понятие, гораздо более широкое и расплывчатое.
Ст.1 п.2, предусматривает четыре исключения на отношения, действие закона на которые не распространяются. Два из этих пунктов, по моему мнению, требуют более детального уточнения:
"…2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:
1) организации хранения, комплектования, учета и использования, содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
2) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя…".
Напомню два определения, закрепленные Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г.:
-архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
-документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
Получается, что если документу или базе данных установлен постоянный срок хранения и они включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, то на них действие данного закона не распространяется. Эта брешь позволяет государственным органам, ведущим хоть сколько-нибудь серьезные базы данных, избежать исполнения нового закона о персональных данных.
Вот пример того, как это можно сделать. Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" (часть 2 статьи 18) Правительством РФ утверждается перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности. Новый перечень этих ведомств и организаций был утвержден в конце 2006 года. Одновременно этим организациям было предписано заключить с Росархивом договор об условиях хранения документов. Если при заключении договора особо оговорить, что все документы, кроме оперативных, считаются документами, переданными на депозитарное хранение, то можно основную массу документов подвести под данное исключение.
Для других государственных организаций одним из вариантов может стать оперативное согласование описей дел с государственными архивами, что фактически и будет означать включение документов в состав Архивного Фонда РФ и опять-таки уход из "зоны действия" закона о персональных данных.
Директивы Евросоюза подобного исключения не содержат.
Непонятно также, почему из многочисленных государственных баз данных нашим законом исключение было сделано именно для Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Было бы логично тогда распространить исключение и на другие государственные реестры, также содержащие персональные данные (например, ЕГРЮЛ включает сведения об учредителях и первых лицах всех юридических лиц страны).
В гл.3 ст.16 п.1 говорится о том, что "запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы…". Данная норма является необходимой и своевременной. Но наши законодатели, формулируя ее, спутали два разных понятия: "автоматический" (т.е. идущий без участия человека) и "автоматизированный" (т.е. идущий с участием человека). В результате данная статья вместо того, чтобы устанавливать дополнительные ограничения в тех и только тех случаях, когда информационная система принимает какие-либо решения без участия человека (например, о начислении штрафа, о запрете выезда за пределы страны и т.д.).
Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы – Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ (Приложение 4).
Его появление ожидали почти шесть лет. Краткая история принятия закона позволит проследить формирование его основных целей и сфер действия, связанных с охраной коммерческой тайны, и соответственно с организацией и документационным обеспечением ее защиты.
Первый вариант закона был принят Госдумой 22 января 1999 года и Советом Федерации направлен Президенту Российской Федерации без рассмотрения на пленарном заседании. Однако Президент Российской Федерации 23 февраля отклонил Федеральный закон "О коммерческой тайне", наложив вето на введение его в действие, высказав ряд замечаний и возражений по тексту и концепции закона, отмечая, что вопросы, связанные с защитой информации, имеющей ограниченный доступ, в том числе коммерческой тайны, в достаточной степени урегулированы Гражданским кодексом ГК РФ (ст. 139, 727, 771 и 772) и другими законодательными актами Российской Федерации, ст. 139 ГК РФ устанавливает, что законодательно могут быть решены только вопросы определения перечня информации, которая не может составлять коммерческую тайну, а также вопросы защиты коммерческой тайны, в связи, с чем подход в рассматриваемом законе неправомерен.
Принятый 29 июля 2004 года Федеральный закон № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определяет:
Коммерческая тайна-конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:
-обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;
-предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.
Охрана конфиденциальности информации определена законом в трех видах в зависимости от характера отношений между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и другими участниками:
-в рамках трудовых отношений (ст.11);
-в рамках гражданско-правовых отношений (ст.12);
-при предоставлении информации государству ( в рамках данного закона) (ст.13).
Комплекс мер в соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне" (ст.10) включает в себя:
1) Определение перечня документированной информации, составляющей коммерческую тайну.
В данный перечень включается информация:
- научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация, определенная данным законом;
- определяемая самим обладателем коммерческой информации, которая имеет действительную или коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.
При составлении данного перечня необходимо исходить из трех основных принципов: законности, обоснованности и своевременности придания коммерческой информации конфиденциальности, т.е. отнесения ее к коммерческой тайне. Принцип законности заключается в соблюдении мер по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в соответствии со ст.10 Федерального закона "Охрана конфиденциальности информации" и не отнесения информации к коммерческой тайне в соответствии со ст. 5 Федерального закона "Сведения которые не могут составлять коммерческую тайну"
Принцип обоснованности устанавливается путем экспертной оценки целесообразности придания конфиденциальности конкретной информации, исходя из вероятных последствий ( экономических, финансовых, кризисных) этого акта и баланса экономической выгоды и безопасности организации (включая информационную безопасность).
Принцип своевременности заключается в установлении ограничения доступа и распространения коммерческой информации с момента ее получения, разработки или до разработки.
2) Ограничения доступа к информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.
В соответствии с законом доступ к информации определен как порядок ознакомления определенных лиц с информацией с согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, при условии сохранения ее конфиденциальности.
3) Определение порядка регулирования отношений использования информации, составляющей коммерческую тайну.
Даная мера предполагает регулирование отношений между:
-работодателем и работниками на основании трудовых договоров (ст.11);
-контрагентами на основании гражданско-правовых договоров (ст.12);
-органами государственной власти на основании данного Федерального закона (ст.13).
В любом случае вне зависимости от вида договоров в них необходимо указать объем и условия передачи информации, составляющей коммерческую тайну, включая условия принятия работником мер по охране ее конфиденциальности.
В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.
4) Нанесение на материальный носитель документированной информации (документы), составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна".
Гриф должен содержать сведения об обладателе данной информации. Для юридических лиц – это полное наименование и место нахождения. Для физических лиц – это фамилия, имя отчество и место проживания гражданина.
Обладатель коммерческой информации для внутреннего пользования может устанавливать дополнительные меры в соответствии с Федеральным законом. К таким мерам, по моему мнению, можно отнести установление конфиденциальности, коммерческой тайны и проставлять дополнительно на документах грифов, например: "Конфиденциально" и т.п. за исключением наименования грифов степени секретности, определяемых Федеральным законом " О государственной тайне".
Только после принятия комплекса мер, необходимы для установления режима коммерческой тайны, в соответствии со ст.7, обладатель информации имеет право:
-устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;
-использовать информацию, составляющую коммерческой тайну, для собственных нужд;
-разрешать или запрещать доступ к информации, определять порядок и условия доступа;
-вводить в гражданский оборот информацию на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности;
-требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществляемых случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности информации;
-требовать от юридических и физических лиц, органов государственной власти, получивших доступ к информации, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;
-защищать в установленном Федеральным законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.
Следует отметить, что важную роль закон уделяет установлению режима коммерческой тайны при выполнении государственного контракта для государственных нужд (ст.9). В этом случае на выполнение научно – исследовательских, опытно – конструкторских, технологических или иных работ для федеральных государственных нужд или нужд субъекта Российской Федерации как "заказчиком", так и "исполнителем" должен быть определен объем конфиденциальных сведений, а также должны быть урегулированы вопросы установления режима коммерческой тайны в отношении полученной информации в результате работ по контракту. Или, по моему мнению, учитывая все вышесказанное, в контракте необходимо отразить, кто будет обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученной в результате работ, а кто контрагентом – "заказчик" или "исполнитель", т.е. кто будет принимать меры для установления режима коммерческой тайны, который также требует определенных затрат.
Федеральный закон большое внимание уделяет вопросам охраны коммерческой тайны в рамках трудовых отношений (ст.11). На мой взгляд, это происходит из – за специфики информационно – документационных взаимосвязей этих отношений.
Во-первых, результат работы, проделанной работником, при выполнении своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя, может выступить в качестве информации, составляющей коммерческую тайну. Работник может стать владельцем результата своего труда, но не обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, в связи с тем, что работник не устанавливает режим коммерческой тайны
Во-вторых, при вступлении на работу гражданин передает работодателю о себе, свои персональные данные, которые в случае принятия его на работу уже выступают как персональные данные работника, защита и охрана которых определена Трудовым кодексом РФ (ст.14), и работодатель несет ответственность за разглашение этой информации. В данном случае, на мой взгляд, персональные данные работника должны выступать как информация, относящаяся к коммерческой тайне, и должна быть включена в перечень, составляющий коммерческую тайну. Персональные данные работника как бы имеют двойную защиту: трудового законодательства и законодательства о коммерческой тайне.
В-третьих, в трудовых отношениях, если работнику необходима информация для осуществления своих обязанностей и конкретных заданий, обладатель информации, составляющей коммерческой тайну, должен обеспечить работника данной информацией. В этом случае охрана конфиденциальности определена в ст.11 Федерального закона.
Все перечисленные отношения, по моему мнению, необходимо отразить в трудовом договоре между работодателем и работником. Если трудовой оговор заключен с самим руководителем организации, то в договоре должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой является организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности. В этом случае руководитель выступает как лицо, уполномоченное от организации, имеющее права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну. В трудовом договоре с руководителем организации, а также в Инструкции по организации и документационному обеспечению режима коммерческой тайны необходимо отразить эти права. Следует оговорить, что в данном случае руководитель выступает как работник организации и соответственно в этих документах необходимо отразить его обязанности как работника.
В заключение статьи хотелось бы остановиться на ответственности за нарушение Федерального закона "О коммерческой тайне", отраженной в ст.14.
Нарушение Федерального закона влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Однако в п.3 ст.14 Федерального закона "О коммерческой тайне" существует оговорка, что органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие доступ к информации, несут перед обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, только гражданско-правовую ответственность за разглашение или незаконное использование этой информации их должностными лицами, государственными или муниципальными служащими указанных органов, которым она стала известна в связи с выполнением ими должностных обязанностей.
С одной стороны данный закон дополнил ФЗ "О государственной тайне" и в какой-то степени способствовал безопасности конфиденциальной тайны. Однако, судя по публикациям в СМИ и выступлениям чиновников и бизнесменов, данный закон в полной мере "не работает" причины этому разные. В какой-то мере это нежелание и неумение воплощать в жизнь некоторые статьи данного закона, а также отсутствие ответственности за свои действия.
Нужно также сказать, что Государственной думой был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (Приложение 5), который включает в себя 9 глав и 32 статьи.
Первая особенность нового закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.
Серьезно расширена сфера действия закона. Если старый регулировал работу с документами, подлежащими только вечному хранению, то новый регулирует вопросы по организации, хранению, комплектованию и использованию документов с временными сроками хранения. Закон специально выделяет нормы работы с документами так называемого личного состава-с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Это комплекс документов, по которым архивы ежегодно готовят более миллиона справок социально-правового характера: о подтверждении трудового стажа, награждениях и т.д.
Новый закон основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между РФ и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. Впервые определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в архивной сфере. Проведено очень четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Центром, субъектом Федерации и муниципальными образованиями. Теперь, если в государственном архиве какого-то региона хранятся документы федеральной собственности, мы должны идти цивилизованным путем и заключить с этим субъектом Федерации договор о хранении.
Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Отсутствие этого регулирования привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;
15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;(в ред. Федерального закона от 04.12.2006 N 202-ФЗ)
16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Во второй главе настоящего закона речь идет об архивном фонде Российской Федерации.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.
Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
Защита права собственности на архивные документы.
Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.
Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.
В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
постоянно-в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
временно-в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
-записей актов гражданского состояния - 100 лет;
-документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
-проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
-технологической и конструкторской документации - 20 лет;
-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
-научной документации - 15 лет;
-кино- и фотодокументов - 5 лет;
-видео- и фонодокументов - 3 года.
Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Признать, утратившими силу законодательные акты в связи с принятием настоящего Федерального закона.
Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона признать утратившими силу:
1) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1311);
2) Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года N 5342-1 "О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1312).
Положительной стороной в данном законе является то, что были уточнены многие правила и положения работы архива. Частично реализовалась увязка данного документа с новыми базовыми документами по делопроизводству (ГОСТ Р. 6.30-2003, новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Негативные моменты связаны больше с проблемами организационного и психологического свойства - переподчинение Росархива непосредственно от Правительства РФ к Министерству по культуре и массовым коммуникациям, т.е. с понижением статуса архивного ведомства с вытекающими из этого последствиями (материально-техническое обеспечение, заработная плата, понижение статуса работников архива и т. д.) время ряд Федеральных законов, принятые ранее.
Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ (Приложение 6). В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Данный закон включает в себя 5 глав и 21 статью.
Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Основные понятия:
-электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
-электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
-владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
-средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
-сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;
-закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
-открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
-сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
-подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;
-пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;
-информационная система общего пользования - информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;
-корпоративная информационная система - информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.
Глава 1. Общие положения.
Глава 2. Условия использования электронной цифровой подписи.
Глава 3. Удостоверяющие центры.
Глава 4. Особенности использования электронной цифровой подписи.
Глава 5. Заключительные и переходные положения.
Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего в Федеральном Законе "О государственной тайне" от 6 ноября 1997 г. (Приложение 10). Настоящий закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.
Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, к последующей их практической деятельности – это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Приложение 7). Был принят Госдумой 21 января 2009 г., одобрен Советом Федерации 28 января 2009 г. и подписан Президентом РФ 9 февраля 2009 г. №8. С 1 января 2010 г. вступил в силу. Впервые в истории Российского государства этот нормативно – правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом.
По любому вопросу жизнедеятельности гражданин РФ может получить исчерпывающую информацию, за исключением тех сведений, которые затрагивают государственную, военную тайну и некоторые другие сведения.
Закон структурно состоит из 5 глав, которые охватывают 20 статей. Содержащих в себе соответствующие правовые основы получения информации, принципиально новые технологии получения запрашиваемой информации, прежде всего технологии электронные с использованием сети Интернет.
Федеральный закон содержит общие положения, определяет сферу действия правовое регулирование, основные принципы обеспечения доступа, раскрывает способы получения информации, порядок пользования информацией, определяет организацию доступа к информации, виды и способы выдачи информации, устанавливает контроль, надзор, ответственность за нарушение закона.
Каждая глава, статья имеет непосредственное отношение к работе документоведа.
Следующий пакет законодательных актов – это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25.октября 1991 г. №1807-1. Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет закон 1991г.
Это Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ (Приложение8), принятый Государственной Думой 20 мая 2005 г. Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры
К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.) Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов.
2.2 Указы Президента РФ, регулирующие нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства
Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:
-указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;
-указы Президента о документировании прохождения государственной службы.
Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной и коммерческой тайной.
Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:
-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;
-Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.
Указы дают не только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категории сведений, отнесенных государственной тайне.
К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан Российской Федерации.
Вторая группа указов-это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:
-Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;
-Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;
-Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;
-Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.
Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.
Одним из важнейших документов по планированию развития системы обеспечения национальной безопасности РФ, в котором излагается порядок действий и меры по обеспечению национальной безопасности - Указ Президента РФ "О стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года" от 12 мая 2009 г. №537 (Приложение 8).
Стратегия, как документ, является основой для конструктивного взаимодействия органов государственной власти, организаций и общественных объединений для защиты национальных интересов РФ и обеспечения безопасности личности, общества и государства.
Данный документ важен тем, что он значительно расширяет общий кругозор будущего специалиста, признанного работать в системе органов. Он вводит целый комплекс терминов и понятий. Речь идет о системе разработки, движении документов стратегического планирования (концепции, программы, доктрины, стратегии, охватывающие все сферы жизнедеятельности государства).
Реализация Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года призвана стать мобилизующим фактором развития национальной экономики, улучшения качества жизни населения, обеспечения политической стабильности в обществе, укрепления национальной обороны, государственной безопасности и правопорядка, повышения конкурентоспособности и международного престижа Российской Федерации.
Следующий нормативно-правовой документ Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена" от 12 мая 2004 г. №611 (Приложение 12). Был опубликован 26 мая 2004 г.
В нем выражаются цели по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена посредством информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию сетей "Интернет".
Говорится о том, что владельцы открытых и общедоступных государственных информационных ресурсов осуществляют их включение в состав объектов международного информационного обмена только при использовании сертифицированных средств защиты информации, обеспечивающих ее целостность и доступность, в том числе криптографических для подтверждения достоверности информации. Владельцы и пользователи указанных ресурсов осуществляют размещение технических средств, подключаемых к открытым информационным системам, сетям и сетям связи, используемым при международном информационном обмене, включая сеть "Интернет", вне помещений, предназначенных для ведения закрытых переговоров, в ходе которых обсуждаются вопросы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
6 марта 1997 года вышел Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Приложение 13).
В нем содержатся:
-сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
-сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации (в ред. Указа Президента РФ от 23.09.2005 N 1111)
-служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
-сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
-сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
-сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Указ Президента "О Национальной стратегии противодействия коррупции и Национальном плане противодействия коррупции на 2010-2011 годы" от 13 апреля 2010 г. №460 (Приложение 11).
В нем указывается то, что во исполнение Национального плана противодействия коррупции, утвержденного Президентом Российской Федерации 31 июля 2008 г. N Пр-1568, в России создана законодательная база противодействия коррупции, приняты соответствующие организационные меры по предупреждению коррупции и активизирована деятельность правоохранительных органов по борьбе с ней.
Однако, несмотря на предпринимаемые государством и обществом меры, коррупция по-прежнему серьезно затрудняет нормальное функционирование всех общественных механизмов, препятствует проведению социальных преобразований и модернизации национальной экономики, вызывает в российском обществе серьезную тревогу и недоверие к государственным институтам, создает негативный имидж России на международной арене и правомерно рассматривается как одна из угроз безопасности Российской Федерации.
Указ содержит в себе пять разделов:
1. Общие положения.
2. Цель и задачи Национальной стратегии противодействия коррупции.
3. Основные принципы Национальной стратегии противодействия коррупции.
4. Основные направления реализации Национальной стратегии противодействия коррупции.
5. Механизм реализации Национальной стратегии противодействия коррупции.
В разделе четыре (Основные направления реализации Национальной стратегии противодействия коррупции), в пункте В), указывается:
"в) внедрение в деятельность федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления инновационных технологий, повышающих объективность и обеспечивающих прозрачность при принятии законодательных нормативных правовых актов РФ, муниципальных правовых актов и управленческих решений, а также обеспечивающих межведомственное электронное взаимодействие с гражданами и организациями в рамках оказания государственных услуг".
2.3 Постановления Правительства РФ, регулирующие нормативно- правовую и методическую базу современного делопроизводства
Следующий уровень нормативных правовых актов - постановления Правительства РФ.
Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ – "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. №1233. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.
В следующем году принимается постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ" от 27 декабря 1995 г. №1268.
Постановление установило требования к лицензированию и наличию сертификатов "технических технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне" к полиграфическим и штемпельно-граверным предприятиям, изготавливающим печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.
В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ "Об первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. №835. Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.
В этом же 1997 году вышло постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. №1009.
Два постановления, имеющих прямое отношение у службе ДОУ:
-постановление Правительства РФ "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" от 19 января 2005 г. №30 (Приложение 14);
-постановление Правительства РФ "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005 г. №452 (Приложение 11).
В регламенте прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти, выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.
Таким образом, утвержденные постановлением Правительства РФ Типовые регламенты устанавливают необходимое единообразие и высокий уровень организации работы всей системы федеральных органов исполнительной власти.
Отметим еще два постановления, имеющих непосредственно важное значение:
-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.
-постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222.
В правилах предписаны виды, предельная масса почтовых отправлений, в том числе международных, порядок приемки и отправки.
15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Приложение 15). Этим постановлением выведена из действия "Типовая инструкция по делопроизводству" (2005 г.) и введены в действие новые "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.
Принятие Постановления - важное событие в сфере документационного обеспечения управления. Оно гармонизирует ряд нормативно-правовых актов по проблемам делопроизводственной деятельности. В первую очередь имеется в виду попытка гармонизировать решение проблемы электронного документооборота с важнейшими нормативными актами, а именно: с требованиями ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006 г.); с Регламентом внутренней организации федеральных органов РФ, Регламентом их взаимодействия; с положениями ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов исполнительной власти и местного самоуправления (2009 г.); с положениями Указа Президента РФ "О стратегии национальной безопасности РФ до 2020 года" (2009 г.); с положениями Постановления Правительства РФ "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно - телекоммуникационной сети Интернет (2009 г.); введенной в действие Концепцией единой системы информационно – справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет (2009 г.); с положением Правил размещение в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) (2009 г.) и другими актами.
Правила также согласуются с рядом ранее принятых федеральных законов: "О работе с обращениями граждан", "О защите персональных данных", "О государственной тайне" и другими.
Правила более компактны. В них уменьшается число реквизитов, упомянуто, что работа с секретными документами осуществляется по специальным инструкциям.
В первом разделе (Общие положения) указывается, что на основе данных правил определяется единая система для всей делопроизводственной деятельности в стране.
Во втором разделе (Основные понятия) дается несколько иная трактовка понятий, как "документирование", "делопроизводство", "документ", "документооборот", "формуляр", "реквизит", "номенклатура" и ряд других понятий.
В третьем разделе раскрывается технология разработки документов. Основанием является формуляр документа. Он включает 24 реквизита вместо 30 прежних. Возвращен реквизит конфиденциальности. Изменена кодификация реквизитов. Вместо арабских цифр используются буквы русского алфавита.
Четвертый раздел – организация документооборота.
Пятый раздел определяет порядок образования документального фонда органа власти.
Шестой раздел устанавливает впервые официальный статус электронного документооборота в федеральном органе исполнительной власти. Дается развернутое содержание порядку работы с электронными документами. К шестому разделу дано Приложение – Перечень обязательных сведений о документах, используемый в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.
Правила носят не рекомендательный, а обязательный характер, в них определены основные принципы, критерии.
Новый формуляр:
-Государственный герб РФ;
-наименование федерального органа исполнительной власти;
-должность лица, подписавшего документ;
-подпись должностного лица;
-вид документа;
-место составления (издания) документа;
-справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
-адресат;
-дата документа;
-регистрационный номер документа;
-наименование документа;
-регистрационный номер документа;
-ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
-отметка о наличии приложений;
-гриф согласованности;
-гриф утверждения;
-виза;
-оттиск печати;
-отметка о заверении копии;
-отметка об исполнителе;
-указания по исполнению документа;
-отметка о контроле документа;
-отметка об исполнении документа;
-отметка о конфиденциальности.
Перечень сведений о документах в системе электронного документооборота:
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование текста.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.
Правила направлены на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.
Одним из важнейших является такой документ, как Постановление Правительства РФ "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" от 15 июня 2009 г. № 479 (Приложение 16).
В настоящей Концепции представлены составные элементы единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - единая система), принципы и порядок ее построения и функционирования.
Единая система является организационной совокупностью государственных информационных ресурсов и информационных систем, необходимых для обеспечения комплексной информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, в том числе в части предоставления государственных и муниципальных услуг.
Единая система содержит в своем составе следующие государственные информационные системы:
"Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - сводный реестр);
"Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал);
региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций) и реестры государственных и муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.
Правительство Российской Федерации может принимать решение о включении в состав единой системы других государственных информационных систем, связанных с предоставлением государственных и муниципальных услуг (исполнением функций).
Сводный реестр - федеральная государственная информационная система, содержащая сведения о предоставляемых федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услугах и исполняемых этими органами государственных и муниципальных функциях (далее - сведения об услугах (функциях)), предназначенные для предоставления в установленном порядке по запросам заинтересованных лиц.
Сводный реестр состоит из следующих разделов:
-федеральный реестр государственных услуг (функций);
-реестр государственных услуг (функций) субъектов Российской Федерации;
-реестр муниципальных услуг (функций);
-раздел справочной информации.
Реестры, образующие сводный реестр, состоят из сведений об услугах (функциях), предоставление (исполнение) которых регламентируется законодательными и иными нормативными правовыми актами, в том числе административными регламентами предоставления услуг (исполнения функций).
Федеральный реестр государственных услуг (функций) содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) федеральными органами исполнительной власти.
Реестр государственных услуг (функций) субъектов Российской Федерации содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Реестр муниципальных услуг (функций) содержит сведения об услугах (функциях), предоставляемых (исполняемых) органами местного самоуправления.
Раздел справочной информации содержит справочники органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и справочники мест предоставления государственных и муниципальных услуг.
Справочники органов исполнительной власти и органов местного самоуправления содержат систематизированные сведения о федеральных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, в том числе их структурных подразделениях, о руководителях этих органов и подразделений, почтовых адресах, телефонах, факсах, адресах электронной почты, электронных адресах официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Справочники мест предоставления государственных и муниципальных услуг содержат информацию о почтовых адресах мест очного приема граждан и представителей организаций, информацию о том, как добраться до мест предоставления услуг (приемные территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг и др.).
Для ведения информационного ресурса сводного реестра Правительством Российской Федерации определяется уполномоченный орган по ведению информационного ресурса сводного реестра, который организует в том числе централизованное формирование и ведение указанных справочников.
Подготовка к размещению, размещение и актуализация сведений об услугах (функциях) в сводном реестре осуществляются ответственными лицами федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации путем заполнения электронных форм сводного реестра с использованием его программно-технических средств.
Заполнение электронных форм сводного реестра осуществляется в соответствии с Правилами размещения в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях) (далее - Правила).
Единый портал - федеральная государственная информационная система, которая обеспечивает доступ граждан и организаций к части сведений об услугах (функциях), размещенных в сводном реестре, предназначенных для распространения.
Сведения об услугах (функциях), размещаемых на едином портале, должны быть полными и достоверными. Состав сведений об услугах (функциях), размещаемых на едином портале, определяется в соответствии с Правилами.
По мере создания условий для однозначной идентификации получателей услуг и в случае появления возможностей предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде единый портал может использоваться гражданами и организациями для подготовки и размещения запросов в электронном виде на предоставление государственных и муниципальных услуг и получение результатов предоставления этих услуг, а также для оплаты услуг в электронной форме.
В постановлении указывается: В целях обеспечения информационной открытости деятельности государственных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, повышения качества и доступности предоставляемых ими государственных и муниципальных услуг Правительство РФ постановляет:
1.Одобрить прилагаемую Концепцию единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием телекоммуникационной сети Интернет.
2.Утвердить прилагаемые Правила размещения в федеральных государственных информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)", "Сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях)".
Следующий нормативно-правовой акт, отражающий уровень научно -технического развития страны, является, можно сказать верховным. При успешной реализации его может быть сделан очередной шаг в консолидации Содружества независимых государств, являющейся важнейшим стратегическим направление деятельности РФ.
Постановление Правительства РФ "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" от 22 сентября 2009 г. №754 (Приложение 17).
Необходимость данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между федеральными и муниципальными органами власти. Положение определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного документооборота.
Межведомственный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем электронного документооборота. Организатором электронного документооборота является федеральная служба охраны РФ.
В числе участников межведомственного электронного оборота называются:
1.Федеральные органы государственной власти.
2.Администрация Президента РФ.
3.Аппарат Правительства РФ.
В Положении подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями, т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота.
Положение обстоятельно пояснят, что следует понимать под служебной перепиской. Прежде всего имеется в виду:
-направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента РФ и Правительства РФ;
-получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента РФ и Правительства РФ;
-направление в электронной форме докладов Президенту РФ и правительству РФ;
-внесение в Правительство РФ федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных актов в электронной форме;
-осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.
Обмен информацией может быть как общедоступной, так и информацией, содержащей служебную тайну.
Положение устанавливается технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота.
Четко определены функции, которые возлагаются Положение на организаторов межведомственного электронного документооборота. В числе этих функций:
-организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;
-формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;
-обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры;
-обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством РФ.
В настоящее время разворачивается формирование систем межведомственного электронного документооборота. Создание технико-технологической его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная служба охраны РФ.
Данная служба, в частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические средства (во временное пользование).
В Положении дана развернутая характеристика электронному сообщению, которое должно состоять из сопроводительной и содержательной частей.
Сопроводительная часть предназначается для адресации сообщения, а содержательная часть представляет собой текст самого сообщения. Возможно текст сообщения с присоединяемыми файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Положение предусматривает, что регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участников межведомственного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.
В Положении определен порядок обеспечения информационной безопасности при осуществлении электронного документооборота между ведомствами. Предусматривается комплекс организационных, технических, кадровых и иных мероприятий, вплоть до специального оборудования помещений всех участников электронного документооборота.
Следующим важным документом в делопроизводственной службе является Постановление правительства РФ "О порядке ввода в эксплуатацию отдельных государственных информационных систем" от 10 сентября 2009 г. №723 (Приложение 18). В соответствии с частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:
1. До ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы, которая предназначена для использования при осуществлении государственных функций и (или) предоставления государственных услуг, федеральный орган исполнительной власти обязан:
-принять правовой акт о порядке и сроках ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы;
-зарегистрировать федеральную государственную информационную систему в реестре федеральных государственных информационных систем.
2. Утвердить прилагаемое Положение о регистрации федеральных государственных информационных систем.
3. Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций обеспечить регистрацию федеральных государственных информационных систем и ведение реестра федеральных государственных информационных систем с учетом информации Государственного регистра баз и банков данных.
4. Рекомендовать палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палате Российской Федерации, Судебному департаменту при Верховном Суде Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Генеральной прокуратуре Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации регистрировать федеральные государственные информационные системы в реестре федеральных государственных информационных систем.
5. Министерству связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в IV квартале 2009 г. утвердить формы заявки на регистрацию федеральной информационной системы в реестре федеральных государственных информационных систем, заявки об актуализации сведений о такой системе, заявки об отмене регистрации в указанном реестре, а также форму электронного паспорта федеральной государственной информационной системы.
6. Федеральным органам исполнительной власти в I квартале 2010 г. зарегистрировать федеральные государственные информационные системы, введенные в эксплуатацию до вступления в силу настоящего постановления.
Наиважнейшее значение имеют следующие нормативно – правовые акты, такие как:
1. Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. № 1233 (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 29, ст. 3035).
2. Постановление Правительства Российской Федерации "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" от 27 декабря 1995 г. № 1268 (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123).
3. Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895).
4. Постановление Правительства Российской Федерации "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" от 01 июня 2004 г. № 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313).
5. Постановление Правительства Российской Федерации "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305).
6. Постановление Правительства Российской Федерации "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" от 28 июля 2005 г. № 452 (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
Настоящий Типовой регламент устанавливает общие правила внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и применяется совместно с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.
Регламент федерального органа исполнительной власти разрабатывается в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее - Правительство), положением о соответствующем федеральном органе исполнительной власти и на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и настоящего Типового регламента.
Наряду с положениями, предусмотренными Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и настоящим Типовым регламентом, федеральный орган исполнительной власти может включать в свой регламент иные положения по вопросам, не урегулированным указанными типовыми регламентами.
В случае если на федеральное министерство возложены полномочия по координации деятельности государственных внебюджетных фондов, в регламент федерального министерства включаются положения, регулирующие порядок координации этим министерством деятельности государственных внебюджетных фондов, разработанные федеральным министерством на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, положения об этом министерстве и иных нормативных правовых актов, определяющих правовое положение соответствующих государственных внебюджетных фондов.
Федеральные органы исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, руководствуются настоящим Типовым регламентом, если федеральными законами или актами Президента Российской Федерации не установлены иные правила.
Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.
В настоящее время немало слов сказано об электронном документообороте, в связи с этим была издана Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)". Постановлением Правительства РФ "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)" (с изменениями от 26 июля 2004 г., 15 августа 2006 г.) от 28 января 2002 г. № 65. Данная программа интересна тем, что задает общую цель-внедрение современных информационных технологий в работу правительственных структур, всех государственных и муниципальных учреждений, организаций в том числе и ведомственного и межведомственного электронного документооборота.
Цели Программы:
-повышение качества и эффективности государственного управления на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и коммуникационных технологий;
-расширение возможности доступа граждан к информации для реализации своих конституционных прав, в том числе к сведениям о деятельности органов государственной власти, обеспечение непосредственного участия институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;
-обеспечение защиты и безопасности данных, используемых для целей государственного управления, прав граждан на защиту персональных данных и реализацию их законных интересов при информационном взаимодействии с органами государственной власти;
-устранение дублирования сбора органами государственной власти данных, снижение издержек для населения и организаций, связанных с их предоставлением;
-повышение оперативности предоставления государственных услуг, требующих межведомственного взаимодействия, снижение числа обращений граждан и организаций в органы государственной власти и сокращение времени вынужденного ожидания, внедрение единых стандартов обслуживания населения, создание условий для предоставления государственных услуг на принципе "одного окна";
-совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти, повышение уровня подотчетности органов государственной власти гражданам;
-придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с населением и организациями путем использования электронной цифровой подписи;
-повышение эффективности управления внедрением информационных и коммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти;
-повышение уровня квалификации и профессиональной подготовки работников органов государственной власти в сфере использования информационных и коммуникационных технологий.
Задачи Программы:
-формирование системы стандартов и методических рекомендаций по управлению внедрением информационных и коммуникационных технологий в государственное управление, разработке и внедрению государственных информационных систем;
-разработка стандартов, регламентирующих порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти и населением, а также контроля за использованием государственных информационных систем;
-обеспечение эффективного межведомственного информационного взаимодействия на основе внедрения системы межведомственного электронного документооборота, интеграции государственных информационных систем, предоставление регламентированного доступа к содержащимся в них данным и автоматизация процедур информационного обмена;
-развитие систем информационно-справочной поддержки населения по вопросам получения государственных услуг, внедрение электронных форм коммуникаций в процедуры предоставления государственных услуг населению и организациям;
-создание единой информационной системы планирования и контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;
-внедрение информационных систем, обеспечивающих поддержку деятельности Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации;
-разработка и тиражирование типового программного обеспечения поддержки выполнения основных функций органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
-разработка единых требований и программ повышения квалификации профессиональной подготовки и переподготовки работников органов государственной власти в сфере использования информационных и коммуникационных технологий.
Хотя Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 – 2010 годы) не содержит нормативных требований напрямую относящихся к службе ДОУ, она не только представляет интерес, но и должна учитываться при определении основных направлений автоматизации и организации межведомственного документооборота в электронной форме в любой организации.
2.4 Распоряжение Правительства РФ "О концепции формирования в РФ электронного правительства до 2010года", регулирующее нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства от 6 мая 2008 г. №632-р
Нормативно – правовой акт, имеющий непосредственное отношение к подготовке документоведов, и их практической деятельности - Распоряжение Правительства РФ "О концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года" от 6 мая 2008 №632-р (Приложение 16).
Настоящая Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года разработана Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации.
Под электронным правительством в настоящей концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий (далее - ИКТ) качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражданами и организациями государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.
Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 года.
Можно сказать, что данная Концепция содержит предпосылки для формирования в РФ электронного правительства.
Из этого следует, что формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению ИКТ в социально-экономической сфере и органах государственной власти.
Так, по уровню распространения персональных компьютеров среди населения и доступности сети Интернет Россия стремительно сокращает отставание от развитых стран. Повышается уровень компьютерной грамотности. Высокими темпами развивается электронный бизнес и электронная коммерция. ИКТ все шире используются в повседневной жизни, в медицине и здравоохранении, образовании и науке.
Практически завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид. Практически все органы власти поддерживают ведомственные Интернет-сайты и размещают на них общую информацию о своей деятельности. К настоящему времени разработаны технические решения по построению защищенной системы межведомственного электронного документооборота, создана и введена в опытную эксплуатацию первая очередь, включающая 18объектов. В рамках реализации административной реформы ведется описание функций и процессов государственного управления, реализуются отдельные проекты по реорганизации и оптимизации административных процессов в отдельных ведомствах.
Вместе с тем, результаты внедрения ИКТ в органах государственной власти в настоящее время носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам.
Практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа.
До настоящего времени не сформирована единая инфраструктура межведомственного обмена данными в электронном виде.
Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.
Использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий, отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах и затрудняют доступ граждан и организаций к государственным информационным системам. Это снижает оперативность подготовки управленческих решений, совместимость информационных систем, что отрицательно сказывается на качестве государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.
Использование в деятельности органов государственной власти закрытых технологий, отсутствие единой государственной политики, опоры на идеологию открытых информационных систем (открытых стандартов) ведет к росту технологической зависимости ведомств от поставщиков средств ИКТ, снижает экономическую эффективность создания и развития информационных систем, нарушает права граждан и организаций на равный и недискриминационный доступ к государственным информационным системам.
Регламенты работы органов государственной власти практически не поддерживают оперативное информационное обновление Интернет-сайтов. Сайты нередко не содержат сведения о порядке и условиях оказания услуг гражданам и организациям. Отсутствует доступный единый реестр государственных услуг с информацией об условиях их получения, а также общая информационно-справочная система по взаимодействию населения с органами власти. Гражданам и организациям не доступна открытая информация, содержащаяся в ведомственных базах данных.
Ведомственные Интернет-сайты практически не используются для поддержки предоставления гражданам государственных услуг. Не определены приоритеты перевода государственных услуг в электронный вид. Недостаточными темпами развивается инфраструктура публичного (общественного) доступа граждан к созданным ими Интернет-сайтам и другие средства информационно-справочной поддержки и обслуживания граждан.
В процессе формирования находится инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг. Не обеспечено полномасштабное развертывание системы защищенного межведомственного электронного документооборота между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, федеральными и региональными органами государственной власти.
Не автоматизированы процедуры сбора и обработки информации, необходимой для определения и контроля целевых показателей результативности деятельности органов государственной власти. Отсутствует единая система планирования и мониторинга эффективности реализации государственных программ и проектов, а также доступ к этой информации граждан.
Сложившаяся ситуация не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и оказания услуг гражданам и организациям на основе ИКТ и значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.
Получение гражданами необходимой информации и государственных услуг в большинстве случаев требует непосредственного обращения граждан и организаций в органы государственной власти, формирования запросов и предоставления необходимой информации в бумажном виде.
Предоставление услуг, предусматривающих межведомственное взаимодействие или обращение граждан в несколько ведомств, из-за отсутствия взаимодействия между соответствующими ведомственными информационными системами связано с большой потерей времени и длительными задержками, что создает значительные неудобства для граждан.
Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти.
Исходя из всего этого, формирование электронного правительства требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.
Целями формирования в Российской Федерации электронного правительства являются:
-повышение качества и доступности предоставляемых гражданам и организациям государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с их получением, внедрение единых стандартов обслуживания граждан;
-повышение открытости информации о деятельности органов государственной власти, расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия граждан, организаций и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;
-повышение качества административно-управленческих процессов; совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти, обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.
Для достижения указанных целей необходимо обеспечить:
-развитие и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа граждан и организаций к информации о деятельности государственных органов, основанных на использовании современных ИКТ;
-предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия государственных органов с гражданами и организациями;
-создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота;
-внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;
-формирование нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти, гражданами и организациями, а также контроля за использованием государственных информационных систем.
В концепции четко сказано, что в целях повышения эффективности государственного управления требуется завершить работы по созданию и внедрению защищенной технологической системы межведомственного электронного документооборота, которая должна обеспечить оперативный информационный и документационный обмен между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, палатами Федерального Собрания Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами. При этом должна быть гарантирована достоверность и целостность передаваемой информации.
В соответствии с генеральной схемой (системным проектом) защищенной информационно-коммуникационной среды системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации выполнены первоочередные работы по созданию головных узлов системы в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Создан фрагмент защищенной инфраструктуры, позволяющий производить обмен электронными сообщениями, с применением средств шифрования, электронной цифровой подписи, и осуществлять доступ к информационным ресурсам.
С 2008 года начнутся работы по созданию на инфраструктуре защищенной системы межведомственного электронного документооборота распределенной системы контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации.
Система межведомственного электронного документооборота создается для осуществления защищенного обмена электронными сообщениями с ограничительной пометкой "Для служебного пользования". При этом в переходный период предполагается дублировать электронные документы документами, подготовленными на бумажных носителях.
В дальнейшем будут проработаны вопросы возможности интегрирования защищенной системы межведомственного электронного документооборота с ведомственными информационными ресурсами, а также повышения грифа обрабатываемой информации.
В 2008 – 2010 годах планируется создание полномасштабной системы межведомственного электронного документооборота органов государственной власти Российской Федерации в применении к структуре федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004г. №649 и расширение сервисов (в том числе видеоконференцсвязи).
Формирование необходимой нормативной правовой базы формирования электронного правительства является неотъемлемой частью данной Концепции.
Существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ в государственном управлении, и не соответствует международной практике. Действующие нормативные правовые акты не согласованы между собой и регламентируют только отдельные аспекты информационного обмена между органами государственной власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.
Формирование нормативной правовой базы должно быть направлено на обеспечение правовых условий создания и деятельности электронного правительства, создание правовой основы для обеспечения эффективного использования ИКТ в деятельности органов государственной власти, реализации прав граждан, защиты общественных и государственных интересов в этой сфере.
В рамках совершенствования нормативной правовой базы, согласно Концепции необходимо обеспечить:
-развитие законодательства, обеспечивающего использование электронной подписи в Российской Федерации, гармонизированного с международными правовыми актами;
-внесение изменений в законодательные акты о закупках товаров (работ, услуг) для государственных нужд для обеспечения технологической совместимости информационных систем органов государственной власти при проведении закупок продукции для государственных нужд, в том числе на условиях проведения совместных конкурсов с целью экономии на масштабе закупок;
-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих порядок определения необходимого объема авторских имущественных прав, в процессе закупок программ для ЭВМ для государственных нужд, порядок оценки конкурсных заявок, включая порядок закрепления и учета авторских имущественных прав на свободное программное обеспечение (программы для ЭВМ с открытым кодом);
-внесение изменений в законодательные акты для регламентации вопросов, связанных с внедрением в органах государственной власти систем электронного документооборота, использованием в системах электронного документооборота открытых стандартов форматов электронных документов, созданием и эксплуатацией государственных информационных систем, обеспечением их технологической и семантической совместимости, установлением единообразных требований по информационной безопасности;
-подготовку системы нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы информационного взаимодействия органов государственной власти в процессе выполнения закрепленных за ними функций, идентификации участников электронного взаимодействия, деятельности уполномоченных государственных органов в электронном информационном обмене;
-внесение изменений и дополнений в законодательные акты об архивном фонде, регламентирующих порядок формирования, ведения и использования различных регистров, реестров и кадастров, классификаторов и номенклатур, устанавливающих формальные различия их между собой, а также ответственность ведомств за их создание и ведение (актуализацию).
Одновременно необходимо разработать нормативные правовые требования к способам выполнения административных регламентов с помощью информационных систем, определяющие:
-порядок определения состава данных, используемых при выполнении государственных услуг (учетных данных), а также регламентных действий (событий), приводящих к изменению учетных данных (учетных событий) в процессе оказания государственных услуг;
-порядок регистрации всех учетных событий, лиц, производящих изменения учетных данных, а также момента времени осуществления изменений;
-порядок обеспечения достоверности и юридической значимости электронных данных, используемых при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;
-порядок протоколирования (регистрации) всех юридически значимых административных процедур и административных действий, выполняемых с использованием информационно-коммуникационных технологий;
-порядок восстановления состояния учетных данных на любой момент времени в прошлом;
-порядок определения должностных лиц органа власти, ответственных за выполнение административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий;
-порядок обжалования действий или бездействия органа власти при выполнении административных регламентов с использованием информационно-коммуникационных технологий.
Также согласно Концепции должны быть определены организационные требования к порядку функционирования информационных систем, используемых при оказании государственных услуг:
-порядок ввода информационных систем в эксплуатацию, порядок их эксплуатации и выведения из эксплуатации;
-порядок исправления выявленных ошибок в используемых при выполнении административных регламентов программах для ЭВМ, порядок обновления версий программ для ЭВМ;
-порядок публикации (раскрытия) исходных текстов программ для ЭВМ, используемых при выполнении административных регламентов в электронном виде, и порядок обеспечения соответствия опубликованных исходных текстов фактически исполняемому коду в эксплуатируемых информационных системах органов власти;
-порядок публикации (раскрытия) технических спецификаций, описывающих интерфейсы информационных систем, используемые для взаимодействия с информационными системами получателей услуги.
Совершенствование нормативно-правовой базы позволит устранить отставание законодательства в этой области от потребностей общества и характера общественных отношений, а также создать целостную правовую систему и гармонизировать законодательство Российской Федерации с общепризнанными нормами и принципами международного права. Концепция гласит, что формирование электронного правительства в Российской Федерации до 2010 года планируется обеспечить в два основных этапа.
На первом этапе в 2008 году планируется разработать необходимые нормативные правовые и нормативно-технические документы, регламентирующие порядок использования ИКТ для обеспечения доступа граждан к информации о деятельности государственных органов, а также предоставления государственных услуг. На данном этапе необходимо также разработать типовые ведомственные технологические решения поддержки предоставления государственных услуг и обеспечения доступа к информации о деятельности органов государственной власти на основе ИКТ и провести их апробацию на отдельных примерах. Одновременно предполагается завершить проектирование и создание действующих прототипов и опытных участков межведомственных компонентов электронного правительства: единой системы информационно-справочной поддержки граждан, инфраструктуры межведомственного электронного взаимодействия, защищенной системы межведомственного электронного документооборота.
На втором этапе в 2009-2010 годах необходимо обеспечить тиражирование и внедрение в широкую практику деятельности государственных органов типовых ведомственных технологических решений, а также завершить первый этап создания межведомственных компонент с вводом их в промышленную эксплуатацию.
2.5 Нормативно – правовые акты ведомственных органов исполнительной власти РФ
Это нормативно – правовые акты федеральных органов исполнительных власти: министерств, государственных комитетов, агентств и т.п.
В первую очередь служба ДОУ должна следить за постановлениями Госкомстата РФ, вводящими альбомы унифицированных форма документов; постановлениями Министерства труда и социалистического развития, утверждающими нормативы времени на различные виды работ, в том числе управленческих, квалификационные справочники должностей работников, различные инструкции, в частности о порядке ведения трудовой книжки.
Выполняя постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835 "О первичных учетных документах", Государственный комитет по статистике своими постановлениями вводит разрабатываемые альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. В частности именно постановлением Госкомитета РФ от 5 января 2004 г. №1 введена ныне действующая редакция Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, формы которого используются во всех организациях.
Но, к сожалению, в организациях мало известно постановление Госкомстата РФ от 23 марта 1999 г. №20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичных учетных документов". Постановление важно тем, что оно регламентирует использование унифицированных форм учетной документации.
Особое место среди нормативно – методических документов занимают нормативы времени, утверждаемые постановлениями Минтруда РФ. Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.
Постановлениями Минтруда РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется при составлении должностных инструкций.
Порядок использования справочника также утвержден постановлением Министерства труда и социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" от 9 февраля 2004 г. №9.
Глава 3. Основные методические документы по делопроизводству, регулирующие нормативно-правовую и методическую базу современного делопроизводства
Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют нормативно – методические документы.
В "Правилах подготовки нормативно – правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденных постановлением Правительства РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения.
Правила, инструкции и положения, как организационно – методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.
Нормативно – правовые акты издаются на основе и во исполнение "федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции".
Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.
3.1 Государственные стандарты
Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.
Один их стандартов – это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно – методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно – распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.
ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.
Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 – 1 – 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.
ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.
Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.
Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".
Следует отметить о существовании типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота-Европейский МОРЕГ-2.
Тема электронного документооборота с каждым годом приобретает в России все большую актуальность. Естественно, растет рынок автоматизированных систем электронного документооборота; появляется все больше и больше новых систем, системы, уже завоевавшие репутацию расширяют свою функциональность.
Однако, к сожалению, у нас нет четких общепризнанных критериев для определения уровня зрелости предлагаемых решений и соответствия их функциональным требованиям предметной области. Пресса и Интернет изобилуют разнообразными "рейтингами" и "сравнениями" систем электронного документооборота, которые на поверку оказываются рекламными публикациями. Справедливости ради следует отметить, что в России действительно нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.
MoReq впервые дает возможность всем заинтересованным сторонам – пользователям и разработчикам систем ознакомиться с детально проработанной и апробированной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота.
Спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.
Все комментарии и замечания переводчика выделены явно, либо непосредственно в тексте, либо в сносках. Автор стремился сделать свой перевод максимально точным и адекватным. Если это не всегда удалось, конструктивная критика приветствуется и поможет сделать следующую редакцию перевода лучше.
Там, где термины в переводе допускают двоякое толкование, например, files = папки или дела, приводятся оба допустимых значения. Как известно, в делопроизводстве могут использоваться различные накопительные папки по вопросу, которые, строго говоря, не являются делами, и их существование не отражено в номенклатуре дел. Не всем терминам удалось найти адекватный перевод вследствие того, что существуют определенные различия в практике документооборота. Так, например, широко используемый термин "capture" подразумевает весь комплекс действий по обработке документа при поступлении его в систему, включая его регистрацию, классификацию и размещение в системе (что для бумажных документов означает и сканирование).
Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться. Даже при беглом знакомстве со спецификацией MoReq бросается в глаза, что сравнительно мало внимания уделено вопросам контроля исполнения и маршрутизации документов – всего одна глава. Дело в том, что с точки зрения MoReq АСЭД должна обеспечить надлежащее документирование деятельности организации, а не управление ею. Автоматизацией управления занимаются другие системы, например, ERP – EnterpriseResourcePlanningили BPM – BusinessProcessManagement. Такой подход позволяет исключить отраслевую специфику и делает АСЭД более универсальной. (В противном случае пришлось бы разрабатывать серию спецификаций – системы документооборота для государственных органов, для банков и т.д.)
В целом же нельзя не признать, что данная спецификация носит чрезвычайно практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи как путем ее сокращения за счет требований, которые не являются актуальными, так и за счет ее дополнения и уточнения.
3.2 Инструкции и правила
Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", регулирующий нормативно – правовую и методическую базу современного делопроизводства" (Приложение 17).
Уже говорилось о том, что Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. Росархиву предписывалось: подготовить Методические рекомендации по разработке Инструкций для ведомств, министерств, учреждений и т.д.
23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
Данные рекомендации более объемны, чем Правила и бывшая Типовая Инструкция (2005 г.). Основной текст рекомендаций изложен почти на 40 страницах. К основному тексту имеется 30 Приложений.
Текст содержит 3 раздела:
Первый раздел – это "Общие положения".
Второй раздел – посвящен вопросам разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству.
Третий раздел – самый объемный. В нем дается толкование основным делопроизводственным понятиям; определяется порядок создания документов; организации документооборота; характеристика документального фонда; особенности работы с электронными документами; регламентируется работа с документами исполнителей; устанавливается порядок изготовления, учета, использования, хранения печатей, штампов, бланков.
В 30 приложениях представлены образцы разработки, оформления основных видов организационно – распорядительных, информационных документов.
В "Общих положениях" указаны нормативные акты, принятые ранее, но не выведенные из действия: "О государственной тайне", "О персональных данных" и другие.
Эти Рекомендации, в отличие от всяких прежних, полностью основываются на обязательных Правилах, утвержденных Правительством.
Необходимо сказать об "Основных правилах работы архивов организаций", которые можно по содержанию условно разделить на две части:
-первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;
-вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.
В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации.
3.3 Перечни
При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения – систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 – 98).
Различают типовые перечни, содержащие наиболее распространенные категории документов, и ведомственные, содержащие специфические документы, характерные для определенной сферы деятельности.
К основным Перечням относятся:
-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);
-Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций, которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы;
-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно – технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2997 г. №1182)
3.4 Нормы времени и квалификационные характеристики
При организации службы ДОУ для определения необходимой численности персонала и при распределении обязанностей между работниками необходимо обращаться к разработанным Центральным бюро нормативов по труду и утверждаемым постановлениями Минтруда РФ нормативами времени.
Нужно отметить следующие нормативы, которые могут быть использованы при нормировании труда управленческого персонала:
-единые нормы времени на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11 – 64;
-укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. №327/17 – 42;
-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. №78);
-укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России 18 декабря 1992 г. №57);
-нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 №152);
-межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. №72);
-нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 26 марта 2002 г. №23).
В них не только определены трудозатраты на различные виды работ, но и последовательно перечисляется содержание работ, т.е. работы раскладываются на составляющие их операции.
Глава 4. Международные документы, составляющие нормативно – правовую и методическую базу электронного государства
4.1 Окинавская хартия глобального информационного общества
Основной международный документ - Окинавская хартия глобального информационного общества, принятая 22 июля 2000 года лидерами стран "Большой Восьмерки". В ней говорится о информационно-коммуникационных технологиях (ИКТ), которые являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века, которые быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики. Они дают возможность всем частным лицам, фирмам и сообществам, занимающимся предпринимательской деятельностью более эффективно решать проблемы.
Информационное общество, как мы его представляем, позволяет людям шире использовать свой потенциал и реализовывать свои устремления. Для этого, согласно хартии, нужно сделать так, чтобы ИКТ служили достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста, повышения общественного благосостояния.
Хартия, прежде всего, является призывом ко всем как в государственном, так и в частном секторах, ликвидировать международный разрыв в области информации знаний. Солидная основа политики и действий в сфере ИКТ может изменить методы взаимодействия по продвижению социального и экономического прогресса во всем мире.
В данном документе особое внимание направлено на использование возможностей цифровых технологий.
Потенциальные преимущества ИКТ, стимулирующие конкуренцию, способствующие расширению производства, создающие и поддерживающие экономический рост и занятость, имеют значительные перспективы. Основная задача заключается не только в стимулировании и содействии переходу к информационному обществу, но также и в реализации его полных экономических, социальных и культурных преимуществ.
Для достижения этих целей важно строить работу на следующих ключевых направлениях:
-проведение экономических и структурных реформ в целях создания обстановки открытости, эффективности, конкуренции и использования нововведений, которые дополнялись бы мерами по адаптации на рынках труда, развитию людских ресурсов и обеспечению социального согласия;
-рациональное управление макроэкономикой, способствующее более точному планированию со стороны деловых кругов и потребителей и использование преимуществ новых информационных технологий;
-разработка информационных сетей, обеспечивающих быстрый, надежный, безопасный и экономичный доступ с помощью конкурентных рыночных условий и соответствующих нововведений к сетевым технологиям, их обслуживанию и применению.
В хартии говорится что, усилия международного сообщества, направленные на развитие глобального информационного общества, должны сопровождаться согласованными действиями по созданию безопасного и свободного от преступности киберпространства. Также говорится о преодолении электронно-цифрового разрыва. Вопрос о преодолении электронно-цифрового разрыва внутри государств и между ними занял важное место в национальных дискуссиях.
Каждый человек должен иметь возможность доступа к информационным и коммуникационным сетям и т.д.
В хартии указаны пути к принятию конкретных мер в указанных ниже приоритетных областях:
-формирование политического, нормативного и сетевого обеспечения:
-поддержка политического консультирования и укрепление местного
-потенциала, с тем чтобы способствовать проведению направленной на
-создание конкуренции, гибкой и учитывающей социальные аспекты политики, а также нормативному обеспечению;
-содействие обмену опытом между развивающимися странами и другими партнерами;
-содействие более эффективному и широкому использованию ИКТ в области развития, включая такие широкие направления, как сокращение бедности, образование, здравоохранение и культура;
-совершенствование системы управления, включая изучение новых методов комплексной разработки политики;
-поддержка усилий МБР и других международных организаций в целях объединения интеллектуальных и финансовых ресурсов в контексте программ сотрудничества, таких, как программа InfoDev;
-улучшение технической совместимости, расширение доступа и снижение затрат;
-мобилизация ресурсов в целях улучшения информационной и коммуникационной инфраструктуры, уделение особого внимания "партнерскому" подходу со стороны правительств, международных организаций, частного сектора и НПО;
-поиск путей снижения затрат для развивающихся стран в обеспечении технической совместимости;
-поддержка программ доступа на местном уровне;
-поощрение технологических исследований и прикладных разработок в соответствии с конкретными потребностями развивающихся стран;
-улучшения взаимодействия между сетями, службами и прикладными системами;
-поощрение производства современной информационно-содержательной продукции, включая расширение объема информации на родных языках.
-укрепление человеческого потенциала;
-уделение повышенного внимания базовому образованию, а также расширению возможностей пожизненного обучения с упором на развитие навыков использования ИКТ;
-содействие подготовке специалистов в сфере ИКТ и других актуальных областях, а также в нормативной сфере;
-разработка инновационных подходов в целях расширения традиционной технической помощи, включая дистанционное обучение и подготовку на местном уровне;
-поощрение участия в работе глобальных сетей электронной торговли: оценка и расширение возможностей использования электронной торговли посредством консультирования при открытии бизнеса в развивающихся странах, а также путем мобилизации ресурсов в целях содействия предпринимателям в использовании ИКТ для повышения эффективности их деятельности и расширения доступа к новым рынкам;
-обеспечение соответствия возникающих "правил игры" усилиям в сфере развития и укрепление способности развивающихся стран играть конструктивную роль в определении этих правил.
4.2 Резолюции Генеральной Ассамблеи ООН
Немаловажными международными документами являются:
1. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О достижении в сфере информатизации и телекоммуникаций в контексте международной безопасности" 8 января 2008 г. Данная резолюция отмечает, что произошел значительный прогресс, достигнутый в разработке и внедрении новейших информационных технологий и средств телекоммуникаций, распространение и использование информационных технологий затрагивают интересы всего международного сообщества и что широкое международное взаимодействие способствует обеспечению оптимальной эффективности. Считает необходимым предотвратить использование информационных ресурсов или технологий в преступных или террористических целях. Призывает содействовать рассмотрению на многостороннем уровне существующих и потенциальных угроз в сфере информационной безопасности, а также возможных мер по ограничению угроз, возникающих в этой сфере, исходя из необходимости сохранить свободный поток информации.
2. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О борьбе с преступным использованием информационных технологий" 23 января 2002 г. В ней говорится, что свободное движение информации способствует экономическому и социальному развитию, образованию и демократическому управлению, что технический прогресс создал новые возможности для преступной деятельности, в частности для преступного использования информационных технологий. Признает необходимость сотрудничества между государствами и частным сектором в борьбе с преступным использованием информационных технологий.
3. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О создании глобальной культуры кибербезопасности" 31 января 2003 г. Отмечает, что в результате усиливающейся взаимосвязанности информационные системы и сети подвергаются сейчас все более многочисленным и разнообразным угрозам и факторам уязвимости, которые создают для всех новые проблемы в плане безопасности. Содержит в себе элементы для создания глобальной культуры кибербезопасности, такие как, осведомленность, ответственность, реагирование, этика, демократия, оценка риска, проектирование и внедрение средств обеспечения безопасности, управление обеспечение безопасности, переоценка.
4. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "О создании глобальной культуры кибербезопасности и важнейших информационных инфраструктур" 30 января 2004 г. Признает, что каждая страна будет определять свои собственные информационные инфраструктуры, что несоответствия в уровнях доступа различных государств к информационным технологиям и их использования могут снизить эффективность сотрудничества в борьбе с преступным использованием информационных технологий. Подчеркивает необходимость активации усилий по преодолению "цифровой пропасти", обеспечению всеобщего доступа к информационно- коммуникационным технологиям и защиты важнейших информационных инфраструктур.
5. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей ООН "Достижения в сфере информатизации и телекоммуникаций в контексте международной безопасности" 17 октября 2008 г. Отмечает значительный прогресс, достигнутый в разработке и внедрении новейших информационных технологий и средств телекоммуникаций. Считает необходимым предотвратить использование информационных ресурсов или технологий в преступных или террористических целях.
6. Резолюция, принятая Генеральной Ассамблей "Всемирная встреча на высшем уровне по вопросам информационного общества" 27 апреля 2006 г. Подтверждает потенциал информационно – коммуникационных технологий как мощного инструмента содействия социально – экономическому развитию и внесения вклада в достижение согласованных на международном уровне целей в области развития.
4.3 Модельный информационный кодекс для государств–участников СНГ
Международный документ, в котором затронуты такие аспекты как: цели информационного законодательства, принципы информационного законодательства, нормативно – правовые акты информационного законодательства, гарантии и защита прав и интересов в информационной сфере, основные права и свободы в информационной сфере, ограничение прав и свобод в информационной сфере, ограничение права собственности на информацию, защита прав и интересов в информационной сфере, объекты информационного законодательства, субъекты информационного законодательства, функции государства и его органов в информационной сфере, основные направления государственной информационной политики.
Согласно кодексу основным целями национального информационного законодательства относят:
-создание правовых основ для построения информационного общества;
-обеспечение и защита конституционных прав и свобод человека в информационной сфере;
-обеспечение информационной безопасности человека, общества и государства;
-содействие развитию системы информационных ресурсов, созданию развитой информационной инфраструктуры, повышению эффективности предпринимательской деятельности в информационной сфере;
-создание правовых условий для эффективной конкуренции на рынке информационных услуг и работ;
-создание правовых условий для эффективного информационного обеспечения физических и юридических лиц, органов государственной власти и органов местного самоуправления;
-обеспечение правовой поддержки и защиты национального производителя информационных продуктов и информационных технологий.
Информационное законодательство базируется на следующих основных принципах:
-обеспечение свободы получения и распространения информации для всех субъектов информационных отношений и информационно-инфраструктурных отношений;
-обеспечение доступности, достоверности, полноты и своевременности информации;
-установление баланса прав и законных интересов человека, общества и государства в информационной деятельности;
-признание информации объектом гражданских правоотношений;
-ограничение доступа к информации исключительно на основании закона;
-обеспечение обязательности публикации общественно важной информации;
-обеспечение минимизации негативного информационного воздействия и негативных последствий функционирования информационных технологий;
-недопущение несанкционированного распространения, использования и уничтожения информации;
-гармонизация национального информационного законодательства с международным законодательством и законодательством других стран и т.д.
Важное значение имеет "Информация ограниченного пользования"
Информация ограниченного пользования – это творческая информация, на которую распространяется авторское право и право на интеллектуальную собственность, несанкционированное использование которой наносит вред авторам этой информации. Никто не может использовать или распространять творческую информацию других людей без их согласия, за исключением случаев, установленных законом.
Право собственности на информацию – это урегулированные законом общественные отношения относительно владения, пользования и распоряжения информацией.
4.4 Международные стандарты ИСО в регламентировании сферы документационного обеспечения управлении
Применение международного, регионального или национального, стандарта другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественной нормативный документ по стандартизации.
В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Это имеет особое значение для специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, все тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации также должны учитываться при разработке правил работы с документами в нашей стране. Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать принимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методические пособия, например, многочисленные пособия по оформлению деловых писем, направляемых за рубеж, которые зачастую противоречат друг другу и отражают лишь авторские трактовки тех или иных положений. Более надежными источниками информации о правилах оформления деловой корреспонденции в данном случае являются общепризнанные международные нормы.
Следует учитывать, что применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Сегодня Госстандарт России считает своим главным приоритетом внедрение международных стандартов. К настоящему времени наша страна гармонизировала около 50 % своих стандартов в области информационных технологий, что вполне сопоставимо со средними показателями по европейским странам. Многие международные стандарты вводятся в действие в нашей стране методом "обложки", т.е. переводятся и внедряются без каких-либо изменений, при этом в их обозначении содержится надпись "ГОСТ Р ИСО".
Деятельность Международной организации по стандартизации
ИСО образована в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный секретариат организации располагается в г. Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находится в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира.
ИСО трактует понятие "стандарт" как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (ИСО 5127-2:1983).
Работа по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technicalcommittees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие группы (workinggroups - WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI - Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).
Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:
JTC 1 Информационная технология (объединенный комитет с Международной электротехнической комиссией);
TC 6 Бумаги, картон и целлюлоза;
TC 37 Терминологии (принципы и координация);
TC 46 Информация и документация;
TC 68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;
TC 154 Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении;
TC 171 Воспроизведение документов;
TC 176 Управление качеством.
TC 191 Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело.
Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных научно-технических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и терминов; ИСО 1087-1:2000. Терминологическая работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).
Терминологию в области документации устанавливает состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии "Документация и информация" (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудиовизуальные документы).
Стандартами ИСО определены общие правила создания документов, в том числе:
-форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выражения размеров);
-межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками);
-формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения);
-основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков - Основная схема расположения);
-принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип компоновки торговых документов).
Средства для хранения документов разрабатываются в соответствии с ИСО 623:1974 "Бумага и картон. Коробки для бумаг и папки. Размеры".
В стандартах ИСО установлены форматы и другие требования к конвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).
Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.
Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени.
Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО 8440:1986. Расположение кодов в торговых документах.
Географическая информация кодируется с помощью стандарта "Коды для представления названий стран" (ИСО 3166-1:1997; ИСО 3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999).
Требования к документации нашли отражение в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области экологии (серия 14000) и др.
Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии "Информация и документация. Управление документами" (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой для их разработки послужили стандарты Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода к стандартизации в области управления документацией.
Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсальный характер.
Форматы бумаги
Размеры листов бумаги, используемой для создания управленческих документов, устанавливает ИСО 216:1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов "А и В". Система форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа). Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1. Основным является ряд форматов А (ИСО - А ряд), вспомогательным - ряд В (ИСО - В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.
Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.
Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В нашей стране эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Потребительские форматы по ИСО 216:1975
| ИСО - А ряд | ИСО - В ряд | ИСО длинные форматы | |||
| Обозначение | Формат, мм | Обозначение | Формат, мм | Обозначение | Формат, мм |
| А0 | 841 х 1189 | В0 | 1000 х 1414 | 1/3 А4 | 99 х 210 |
| А1 | 594 х 841 | В1 | 707 х 1000 | 1/4 А4 | 74 х 210 |
| А2 | 420 х 594 | В2 | 500 х 707 | 1/8 А4 | 13 х 74 |
| А3 | 297 х 420 | В3 | 353 х 500 | ||
| А4 | 210 х 297 | В4 | 250 х 353 | ||
| А5 | 148 х 210 | В5 | 176 х 250 | ||
| А6 | 105 х 148 | В6 | 125 х 176 | ||
| А7 | 74 х 105 | В7 | 88 х 125 | ||
| А8 | 52 х 74 | В8 | 62 х 88 | ||
| А9 | 37 х 52 | В9 | 44 х 62 | ||
| А10 | 26 х 37 | В10 | 31 х 44 | ||
Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSIX3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: "Letter" (216 x 279 мм), "Legal" (216 х 356 мм), "Executive"(190 х 254 мм), "Ledger/Tabloid"(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат "Letter". Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.
Заключение
Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.
Так, есть острая необходимость переработки, с учетом новых реалий, Федерального закона "О государственной тайне".
Не случайно, к примеру, Правительство Российской Федерации в конце января 2006 года обсудило проект закона о порядке участия иностранных компаний в инвестировании тех или иных предприятий и отраслей Российской Федерации, являющихся сферами стратегического характера и в которых есть сведения, составляющие государственную тайну.
По признанию многих руководителей, в том числе и руководителей спецслужб "не работает" в полной мере Федеральный закон "О коммерческой тайне", так как многие его положения не согласуются с реальной жизнью.
В определенной степени можно было бы сделать замечания к закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (2006). Этот закон более лаконичен, чем его предшественник. В нем дается много отсылок к другим законам, что может затруднять его исполнение.
Критические замечания можно было бы сделать к нормативным актам, затрагивающим другие сферы, в частности, Федеральному закону "О персональных данных", "Об обращениях граждан" и др.
Основной недостаток в том, что эти законы не доходят из-за малотиражированности издания до исполнителей-руководителей всех степеней. Нередко отсутствует и контроль за их претворением в жизнь.
Тем не менее, проведена большая работа по созданию нормативно-методической базы. Принятие постановлением Правительства Новых правил по делопроизводству от 15 июня 2009 г. и принятие новых Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах государственной власти, утвержденные 2009 г. - являются хорошим подспорьем и руководством к действию для практических работников.
Недостаток в том, что они еще не известны многим работникам делопроизводств, слабо изучаются и медленно внедряются в практику.
Рассмотрение нами ряда ведомственных, региональных инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что их формы и содержание в основном не всегда соответствует главным положениям новых правоустанавливающих и нормативных документов.
Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.
Еще раз подчеркнем, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.
Конечно, отчасти это обусловливается самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства является то, что соответствующие акты доходят до регионов, до "глубинки" с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, с учетом менталитета российского чиновничества: регламентов, инструкций, положений, как правило, начинается с задержкой.
Положительным фактором является то, что в последние годы активизировалось издание научно-методической, учебной литературы по делопроизводству, хотя многие издания основываются, к сожалению, уже на отмененных нормативных актах.
Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.
| ! | Как писать дипломную работу Инструкция и советы по написанию качественной дипломной работы. |
| ! | Структура дипломной работы Сколько глав должно быть в работе, что должен содержать каждый из разделов. |
| ! | Оформление дипломных работ Требования к оформлению дипломных работ по ГОСТ. Основные методические указания. |
| ! | Источники для написания Что можно использовать в качестве источника для дипломной работы, а от чего лучше отказаться. |
| ! | Скачивание бесплатных работ Подводные камни и проблемы возникающие при сдаче бесплатно скачанной и не переработанной работы. |
| ! | Особенности дипломных проектов Чем отличается дипломный проект от дипломной работы. Описание особенностей. |
| → | по экономике Для студентов экономических специальностей. |
| → | по праву Для студентов юридических специальностей. |
| → | по педагогике Для студентов педагогических специальностей. |
| → | по психологии Для студентов специальностей связанных с психологией. |
| → | технических дипломов Для студентов технических специальностей. |
| → | выпускная работа бакалавра Требование к выпускной работе бакалавра. Как правило сдается на 4 курсе института. |
| → | магистерская диссертация Требования к магистерским диссертациям. Как правило сдается на 5,6 курсе обучения. |
| Дипломная работа | Формирование устных вычислительных навыков пятиклассников при изучении темы "Десятичные дроби" |
| Дипломная работа | Технологии работы социального педагога с многодетной семьей |
| Дипломная работа | Человеко-машинный интерфейс, разработка эргономичного интерфейса |
| Дипломная работа | Организация туристско-экскурсионной деятельности на т/к "Русский стиль" Солонешенского района Алтайского края |
| Дипломная работа | Разработка мероприятий по повышению эффективности коммерческой деятельности предприятия |
| Дипломная работа | Совершенствование системы аттестации персонала предприятия на примере офиса продаж ОАО "МТС" |
| Дипломная работа | Разработка системы менеджмента качества на предприятии |
| Дипломная работа | Организация учета и контроля на предприятиях жилищно-коммунального хозяйства |
| Дипломная работа | ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «АКТ «ФАРТОВ» |
| Дипломная работа | Психическая коммуникация |