ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой, профессор

___________________ В.С. Зверев

«_____»___________ 2006г.

От __________ № ___________

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

на тему:

«Совершенствование системы документооборота

в ООД УУМ МОБ РОВД

Ленинского района г.Астрахани»

Пояснительная записка ДП-032001 - 012777

Проект выполнила студентка гр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.

Р.К.Джоржанова

Руководитель проекта ст. преподаватель __ «_____»___________2006г.

А.Н. Маркушина

АСТРАХАНЬ 2006

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
• 1.1 Обзор литературных источников
• 1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
• 1.3 Порядок движения документов на предприятии
• 1.4 Основные правила составления и оформления документов
• 1.5 Автоматизация документооборота на предприятии
• 1.6 Общие проблемы управления документооборотом
• 1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии
• 2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД
• 2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД
• 2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ
• 2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ
• 2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ
• 2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ
• 2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ
• 3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД
• 3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ
• 3.2 Проектирование должностной инструкции для УУМ
• 3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ
• 4 Обоснование экономической эффективности проекта
• 5 Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды
• 5.1 Введение
• 5.2 Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда
• 5.3 Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности
• 5.4 Вывод
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения
• Приложение А
• Приложение Б
• Приложение В
• Приложение Г
• Приложение Д
• Приложение Ж

Введение

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач -- повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Объектом исследования выступает Отдел организации деятельности уполномоченных участковых милиции общественной безопасности районного отдела внутренних дел (ООД УУМ МОБ РОВД) Ленинского района г.Астрахани.

Предметом исследования является система документооборота ООД УУМ: организация документооборота ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру ООД УУМ;

- провести анализ системы документооборота в ООД УУМ, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа существующей системы документооборота ООД УУМ конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта;

- разработать мероприятия по обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Цель и задачи дипломного проекта обусловили выбор его структуры. Работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных при написании работы источников, приложений к работе.

В первой главе подробно изучены теоретические основы построения системы документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота ООД УУМ. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота ООД УУМ. В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Источниковая база. При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период преддипломной практики.

Научная новизна и теоретическая значимость работы. Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Практическая значимость работы. Реализация органами внутренних дел мер, направленных на коренное улучшение деятельности участковых уполномоченных милиции, способствовали определенному повышению их роли в предупреждении правонарушений и борьбе с преступностью. Вместе с тем коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милиции не достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

Практическая ценность дипломной работы заключается в авторской разработке базы данных, предназначенной для решения комплекса задач, одобренной руководством РОВД, которая нашла применение и используется в ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях.

1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии

1.1 Обзор литературных источников

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три большие категории.

К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, приказы МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]

Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. [8]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. [9]

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. [10]

Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).

Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. [22]

В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. [25]

В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. [27]

При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. [29]

Сейчас во многих современных публикациях наблюдается тенденция к постепенному усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления.

1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». [8]

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. [22]

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем -- к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей -- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки -- это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации в соответствии с рисунком 1 складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан -- предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) -- письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности -- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, -- приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и сотрудников, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в технологии работы документами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. [8] В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе -- количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным -- многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов -- однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

1.3 Порядок движения документов на предприятии

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Прием, обработка и распределение поступающих документов. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка -- экспедиции, как одного их структурных подразделений службы в соответствии с рисунком 3. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем в соответствии с рисунком 4.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, то есть прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений в соответствии с рисунком 5.

Задача службы делопроизводства -- организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов в соответствии с рисунком 6.

Правила первичной обработки поступивших документов сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов -- на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки -- адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. [21] Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов -- выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное смотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам -- высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в обязательном порядке -- документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов -- в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное смотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально -- к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данный или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа -- они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на л истах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования -- сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений -- так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами -- запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа -- специальный аппарат (секретариат коллегии).

Правила обработки исходящих документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

1.4 Основные правила составления и оформления документов

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно - технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). [10]

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Структура унифицированного документа представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Структура унифицированного документа

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

- стандартная форма построения,

- приспособление к автоматизированной обработке,

- минимизация показателей,

- исключение дублирования,

- включение всех необходимых для целей управления показателей.

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов, методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

В связи с большим потоком документооборота, представляет большой интерес обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем в естественные информационные потоки будет эффективна только тогда, когда произойдет успешно интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Представляется целесообразным сформулировать требования к современной автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого организация выходит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, -- от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству. [30]

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем -- в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов. [12]

Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач -- повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного механизма электронного документооборота в организации. [31]

1.6 Общие проблемы управления документооборотом

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла -- от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

- большое количество документов;

- большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

- сложные схемы согласования документов;

- территориальная распределенность подразделений;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

- использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчества»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, то есть как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. И, наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме. [22]

1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [23]

Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию.

Главное условие сокращения объемов документов -- упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия - одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.

2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД

Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделением милиции общественной безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных милиции. [5]

В задачи ООД УУМ входят:

- обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка;

- выявление, предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений;

- раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия не обязательно;

- розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.

В состав ООД УУМ входят:

- начальник ООД УУМ, непосредственно подчиняющийся начальнику МОБ;

- старшие участковые уполномоченные милиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;

- участковые уполномоченные милиции (УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД УУМ.

Начальник ООД УУМ назначается на должность и освобождается от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и является по должности заместителем министра или начальника управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.

Старший участковый уполномоченный возглавляет участковый пункт милиции (УПМ), в состав которого входят участковые уполномоченные милиции.

Старшие участковые назначаются на должность и освобождаются от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и являются по должности заместителями министров или начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.

За старшим участковым уполномоченным закрепляется участок с проживающим на нем населением в городах не более 1,5 тысяч человек, а в сельской местности - по аналогии с участковым уполномоченным.

Старший участковый уполномоченный наряду с обслуживанием закрепленного за ним участка:

- организует работу подчиненных ему участковых уполномоченных по предупреждению, выявлению и раскрытию преступлений, по делам о которых предварительное расследование производится в форме дознания и отнесенных законодательством к компетенции органов внутренних дел;

- координирует взаимодействие подчиненных участковых уполномоченных с другими подразделениями органов внутренних дел;

- организует участие подчиненных участковых уполномоченных в проведении комплексных оперативно-профилактических мероприятий на территории обслуживаемых ими административных участков;

- оказывает помощь подчиненным участковым уполномоченным в повышении их профессионального мастерства, подборе и организации работы внештатных сотрудников милиции, установлении доверительных отношений с гражданами, укреплении взаимодействия с общественными объединениями правоохранительной направленности, проведении индивидуальной профилактической работы с правонарушителями, рассмотрении писем и заявлений граждан, выполнении других обязанностей по службе;

- обобщает и оценивает результаты деятельности подчиненных участковых уполномоченных за месяц, квартал, полугодие, год и докладывает их с соответствующими предложениями начальнику милиции общественной безопасности или руководителю подразделения по организации работы участковых уполномоченных.

Участковый уполномоченный милиции входит в состав милиции общественной безопасности, состоит на должностях среднего и старшего начальствующего состава органов внутренних дел, в пределах своей компетенции выполняет обязанности и пользуется правами, предусмотренными Законом Российской Федерации "О милиции".

Участковый уполномоченный назначается на должность и освобождается от должности начальником органа внутренних дел по представлению его заместителя - начальника милиции общественной безопасности.

За каждым участковым уполномоченным приказом начальника органа внутренних дел закрепляется для обслуживания административный участок с населением не свыше 3 - 3,5 тысяч человек на одного участкового уполномоченного В случае, когда на территории сельского (поселкового) административно-территориального образования насчитывается свыше 3,5 тысяч человек населения, вводится дополнительная должность участкового уполномоченного..

Личный состав, звания и распределение участковых уполномоченных по зонам административных участков Ленинского района представлены в приложении А.

ООД УУМ располагается в ОВД Ленинского района г.Астрахани по адресу: 414041, г.Астрахань, Ленинский район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.

Организационная структура ООД УУМ МОБ ОВД Ленинского района г.Астрахани представлена на рисунке 7.

2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ

Делопроизводство ООД УУМ обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами и является важным аспектом работы всего РОВД: в ООД УУМ создаются документы, отражающие результаты службы участковых уполномоченных милиции, криминальную обстановку на территории административного участка, работу с населением, проживающим на территории административного участка, профилактическую работу с условно освобожденными и т.п. Именно документы ООД УУМ обеспечивают реализацию решений, так как именно ООД УУМ является исходной точкой документооборота РОВД, в документах ООД УУМ определяются обстоятельства расследуемого дела, фиксируются учетные и отчетные показатели преступности и другая информация.

В таблице 2 приведен анализ распределения документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг. Следует обратить особое внимание на роль ООД УУМ в организации документооборота в РОВД: практически все операции выполняются именно этим структурным подразделением.

Таблица 2 - Распределение документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг.

На рисунке 8 наглядно видно, что практически большая часть объема документооборота приходится на ООД УУМ МОБ РОВД. Прием поступающих документов осуществляется участковыми уполномоченными милиции от граждан, проживающих на территории административного участка, либо документы поступают с дежурной части по распределению по зональному признаку. Следует отметить, что практически любое сообщение о преступлении и иной информации о совершенных правонарушениях после регистрации в Книге учета совершенных преступлений или Журнале учета информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется и обрабатывается ООД УУМ, в частности участковыми уполномоченными милиции, а это первоначальный и, соответственно, важный для ра циональной организации документооборота этап документопотока в РОВД.

Таким образом, документооборот ООД УУМ занимает место узлового звена системы делопроизводства РОВД. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами в ООД УУМ, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность РОВД в целом.

Документооборот ООД УУМ практически не отличается от обычных организаций военного типа и попадает под современную классификацию. Однако в ООД УУМ имеется большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», поэтому анализ документооборота ООД УУМ проводился на основании тех материалов, к которым был обеспечен доступ в период преддипломной практики.

Важно отметить, что специфической особенностью документооборота ООД УУМ является наличие неформальных информационных связей наряду с документированной информацией. Как правило, это оперативная информация, субъективное мнение, собственные позиции, обмен опыта между сотрудниками РОВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельств дела может послужить в своем роде катализатором разрешения дела или, наоборот, замедлить процесс его рассмотрения. Ввиду этого представляется целесообразным также включить данный документопоток в состав анализируемого в ООД УУМ документооборота. Основываясь на данных, характеризующих качественные характеристики документопотоков, представляется возможным разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот ООД УУМ делится на несколько документопотоков: входящий, исходящий, внутренний в соответствии с рисунком 9.

Входящий документопоток ООД УУМ складывается из:

- документов вышестоящих организаций (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, приказы и распоряжения, которые являются основанием для начальника ООД УУМ и Ст.УУМ в организации службы участковых уполномоченных милиции;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью консультирования, получения информации и др.;

- обращений граждан -- предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток ООД УУМ состоит из документов, создаваемых в ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящие документы ООД УУМ создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Ответные документы ООД УУМ значительно превышают инициативную группу документов. Это связано с тем, что в большинстве случаев информацией владеют участковые уполномоченные, будь то информация о гражданах, проживающих на территории административного участка или об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам ООД УУМ относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с копией решения.

Внутренний документопоток ООД УУМ составляют документы, создаваемые и используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за его пределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).

Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [6]

Инструкция устанавливает следующие этапы документооборота ООД УУМ в соответствии с рисунком 10:

- прием сообщений о преступлениях и иной информации;

- регистрация сообщений о преступлениях и иной информации;

- разрешение сообщений о преступлениях и иной информации;

- контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации;

- сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более подробно каждый из вышеперечисленных этапов.

Прием сообщений о преступлениях и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершения правонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних дел.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в подразделения делопроизводства органа внутренних дел по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также в органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения о преступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения о преступлениях и иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной инспекции безопасности дорожного движения информацию о выявленных преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.

Устные и письменные заявления о преступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственно заявителями, должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующих процессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается соответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия и оформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации Ч. 4 ст. 141 УПК Российской Федерации..

Вся информация о преступлениях и правонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:

- сообщения о преступлениях Пункт 43 ст. 5 УПК Российской Федерации.:

- устные и письменные заявления о преступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственно заявителями;

- сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях, полученные из иных источников.

- непосредственное обнаружение признаков преступления сотрудниками органов внутренних дел;

- иную информацию о правонарушениях (происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности), поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.

Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет оперативность сбора, обработки и использования документированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ можно охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченных милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации.

Согласно Инструкции сообщения о преступлениях (письменные заявления о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков преступления) и поручения прокурора о проведении проверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации, регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурной части органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапорты сотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявлении ими признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения о преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в ООД УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по подследственности из других правоохранительных органов, регистрируются в соответствии с требованиями Инструкции, о чем отправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел по подследственности.

При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.

При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.

Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации.

По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений Ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации.:

- о возбуждении уголовного дела;

- об отказе в возбуждении уголовного дела;

- о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.

Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения) Пункт 3 ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации., о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления Ч. 3 ст. 145 УПК Российской Федерации..

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд Ч. 2 ст. 145 УПК Российской Федерации. в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.

Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,

Сдача в архив.

По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:

- приема документов и регистрации документов;

- передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

- рассмотрения начальником РОВД;

- фиксации резолюции начальника РОВД;

- передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

- рассмотрения начальником МОБ;

- фиксации резолюции начальника МОБ;

- передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

- рассмотрения начальником ООД УМ;

- фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

- передачи на исполнение УУМ;

- принятия решения УУМ;

- передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

- отправки документов заявителям;

- сдачи в архив.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения в соответствии с рисунком 17.

Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.

Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.

Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.

Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:

- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ;

- проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.

Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.

Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД

Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.

Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.

Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.

Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.

Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.

Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:

- задержки прохождения и исполнения документов;

- потеря документов;

- избыточность документооборота;

- противоречивость принимаемых решений;

- сложные схемы согласования документов;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- бесконтрольность исполнителей.

В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является координирующим центром РОВД, что на практике означает полную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями, гражданами и т.д.

2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ

Конкретные правила составления и оформления документов ООД УУМ закреплены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ №174-ФЗ от 29.06.2004 г., Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [4, 6]

В них закрепляются:

- состав применяемых в ООД УУМ документов;

- компетенция руководителя РОВД, его заместителей, их право на согласование и утверждение различных видов документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

В состав применяемых в ООД УУМ документов входят: рапорт об обнаружении признаков преступления, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела (приложение Б), постановление о перерегистрации в КУС, определение об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении (приложение В), постановление о передаче сообщения по подследственности (приложение Г). Данные документы составляются в соответствии с принятым УУМ решением в соответствии с рисунком 26.

Документирование в ООД УУМ может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в практике ООД УУМ преобладающим способом документирования является рукописный способ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к вышеуказанным документам предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Подписание, согласование и визирование входящих документов осуществляется начальником РОВД, в его отсутствие - начальником МОБ, и в последовательном порядке - начальником ООД УУМ. Утверждение исходящих документов осуществляется начальником РОВД. Порядок подписания, согласования и визирования входящих документов и утверждения исходящих документов представлен на рисунке 27.

Приведенный порядок движения документов в ООД УУМ включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в РОВД из одного структурного подразделения в другое, передачей УУМ к начальнику РОВД, а затем -- к начальнику МОБ. Следовательно, скорость перемещения документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.

Источник причин большинства проблем ДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом УПМ. При процедуре выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно дублировать информацию из УПМ в ООД УУМ. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД УУМ МОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Упорядочение процессов документирования ООД УУМ включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [10]

Однако в ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов.

В процессе принятия УУМ решения, проверки фактов, изложенных в сообщениях, документы начинают выглядеть неаккуратно, а в связи с экономией времени или низким уровнем правописания составляются неграмотно, с помарками и исправлениями.

Документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуется использование писчей бумаги серого цвета. Это обусловлено слабым финансированием ООД УУМ и приобретением необходимых в работе материалов УУМ лично.

В связи с тем, что документы в большинстве случаев создаются рукописным способом, УУМ не соблюдаются правила расположения реквизитов. При этом возникает закономерность произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта, а иногда даже размещения дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).

При оформлении дела УУМ иногда не указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц, а при составлении описи дела УУМ довольно часто не указываются порядковые номера листов, на которых расположены указанные в описи материалы дела.

Таким образом, ООД УУМ нарушаются основные правила составления и оформления документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.

2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ

Эффективность борьбы ООД УУМ с преступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти функции и призваны обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее время незначительный объем информации.

Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив оперативно-розыскной и справочной информации, необходимой работникам правоохранительных органов для проведения оперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000 документов в год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком 28.

До сих пор компьютеризация ООД УУМ сводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническое оборудование в соответствии с таблицей 5, можно сделать вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можно назвать неудовлетворительным.

Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ