Проектирование информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ СИСТЕМ

1.1 ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ КОМПОНЕНТ В КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМАХ

1.2 ЭТАПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ СИСТЕМ

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОУ НПО ПУ №33

2.2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ И ТРЕБОВАНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЕ ГОУ НПО ПУ №33

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

3.1 РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ И ИНФОЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

3.2 РАЗРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ И ИНСТРУКЦИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

ГЛАВА 4. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследований объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты хозяйственной деятельности предприятия и дающей возможность получать достоверную информацию по различным вопросам управления.

Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий сохранить управление над компанией либо повысить эффективность этого управления. Автоматическое управление в социально-экономических системах не может быть применено. Поэтому если после внедрения информационно-справочной системы не ускоряется процесс сбора и обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений.

Внедрение на предприятии информационно-справочной системы позволит достичь следующих целей:

· Оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде, руководителей всех уровней управления предприятием;

· Создание единого информационного пространства для всех уровней управления;

· Упрощение регистрации данных и их обработку;

· Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных;

· Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени;

· Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления;

· Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры.

Информационно-справочная система сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Поэтому необходимо не только разработать (выбрать) и внедрить такую систему, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей.

Причем понимание возможностей и способов использования системы должно предшествовать, а точнее определять выбор, поставщика и процесс внедрения Главное, что позволяет сделать информационно-справочная система – объединить информацию о деятельности предприятия. На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Таким образом, актуальность проекта обусловлена тем, что использование информационно-справочной системы в качестве инструмента управления позволит руководителю предприятия или организации получить возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль или получить другие значимые результаты.

Объектом дипломного проекта является деятельность ГОУ НПО ПУ №33.

Предметом дипломного проекта является информационная система организации.

Целью – разработка проекта информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33.

В соответствии с актуальностью, объектом и предметом исследования нами были поставлены следующие задачи:

· изучить теоретические основы проектирования информационно-справочных систем;

· проанализировать информационную систему и требования пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33.

· разработать проект информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33;

· дать оценку эффективности проекта информационно-справочной системы.

Методы исследования, используемые в процессе подготовки дипломного проекта – это системный и сравнительный анализ и методы анализа документов.

Основными теоретическими и методологическими источниками при написании данной работы служили научные и периодические издания, содержащие материалы об информационных системах управления, современных информационных технологиях, базах и банках данных и информационном менеджменте, а также документы предприятия, текущая бухгалтерская и статистическая отчетность, периодическая литература.

Структура проекта состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ СИСТЕМ

1.1 Значение информационно-справочных компонент в корпоративных информационных системах

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Процесс получения и использования информации в общем случае выглядит таким образом, как представлено на рис. 1. Сбор и анализ информации осуществляется в процессе обращения к источнику информации. На основе собранной и проанализированной информации происходит формирование гипотез, установление зависимостей и проверка правильности сформулированной гипотезы. В том случае, если гипотеза верна, можно реализовывать принятое решение, если же нет – следует вернуться к этапу сбора и анализа информации.

Рис. 1.
1
Использование информации в принятии управленческих решений

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, а также взаимодействием материальных и информационных потоков[1]
.

В настоящее время сложилось два направления автоматизации управленческой деятельности, связанных с применением автоматических и автоматизированных систем. Он и различаются характером объектов управления: если в первом случае объектами управления являются технологические процессы и работа оборудования и человек не принимает участия в процессе управления, то во втором — коллективы людей, занятых в сфере материального производства и сфере обслуживания, где роль человека остается определяющей.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», распределения информационных и управляющих функций между оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления псе технологии можно разделить на информационные и управляющие. Информационные технологии, обеспечивающие сбор и выдачу «удобном для обозрения виде измерительную информацию о ходе технологического или производственного процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Выработанная управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию[2]
.

Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отчеты о нормальном ходе производственного процесса и, с другой — информацию о ситуациях, вызнанных любыми отклонениями от нормального процесса. Различают дна вида информационных технологий:

- Информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу. В них ЭВМ необходима только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе информации, переработанной ЭВМ и представленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом. ЭВМ предоставляет широкие возможности для математической обработки данных (сравнение текущих значений параметров с их максимально и минимально допустимыми значениями, прогнозирование характера изменения контролируемых параметров). В математическое обеспечение ЭВМ входят библиотека рабочих программ, каждая из которых выполняет одну или несколько функций централизованного контроля, и программа-диспетчер, выбирающая для выполнения ту или иную рабочую программу. Общение между оператором и ЭВМ ведется в режиме «запрос-ответ».

- Информационно-советующие (активные), которые сами выдают абоненту предназначенную для него информацию периодически или через определенные промежутки времени. В этих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции: определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса, определение управляющих воздействий по всем или отдельным управляемым параметрам процесса и т. п.

- Промежуточным классом между информационной и управляющей технологиями можно считать информационно-управляющую систему, которая предоставляет оператору достоверную информацию о прошлом, настоящем и будущем состоянии производственной системы. Следовательно, кроме программ сбора и обработки производственной информации необходима реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования, моделирования, планирования и др.

Корпоративная информационная система (КИС) — управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии[3]
. Корпоративная информационная система - это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности небольших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления. Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп, они ориентированы на крупные компании и могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. В основном они имеют иерархическую структуру из нескольких уровней. Для таких систем характерна архитектура клиент-сервер со специализацией серверов или же многоуровневая архитектура. При разработке таких систем могут использоваться те же серверы баз данных, что и при разработке групповых информационных систем. Однако в крупных информационных системах наибольшее распространение получили серверы Oracle, DB2 и Microsoft SQL Server.

Эффективное управление современным предприятием представляет собой довольно нетривиальную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности предприятия[4]
. Формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций управленческие решения служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де-факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Следовательно, наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования[5]
.

Очевидно, что в состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Подобная широкопрофильная система должна в равной, максимально допустимой, степени удовлетворить все подразделения организации, по возможности сохранить существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления. Без привлечения автоматизации практически нельзя контролировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы.

Наполнение предметной части КИС может существенно изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо PDM-систему. Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации[6]
.

В дополнение к функционалу, структуру КИС определяют и реализующие данный функционал технологии. С этой точки зрения современные информационные системы должны отвечать целому набору обязательных требований. Среди них, в первую очередь, стоит отметить использование архитектуры клиент-сервер с возможностью применения большинства промышленных СУБД, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам, поддержку распределенной обработки информации, модульный принцип построения из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и другие), а также поддержку технологий Internet/intranet.

Кроме того, немаловажную роль играют и другие — эксплуатационные — характеристики: легкость администрирования, эргономичность, наличие локализованного (русифицированного) интерфейса.

Наиболее органичным и эффективным способом построения КИС, при котором были бы выполнены вышеперечисленные функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса системы автоматизации деловых процессов[7]
.

Для того чтобы понять, почему это именно так, необходимо вспомнить, что, фактически, деятельность любой организации представляет собой нечто иное, как совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем. Поэтому автоматизация предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, — вполне реальна благодаря современным workflow-системам, выступающим в роли связующего звена, вокруг которого и будут интегрироваться другие программные продукты. Сформированная таким образом КИС характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Она способна автоматизировать деятельность предприятия практически любой отрасли и при этом позволяет сохранить специфические, критически важные нюансы управленческого и организационного ноу-хау. Кроме того, автоматизацию не нужно начинать с нуля. Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, т. е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения. Не стоит забывать также, что при применении в предложенной структуре современных workflow-систем, которые характеризуются открытостью и широкими возможностями по настройке, легко достигается динамичная и гибкая модификация целей и функций КИС.

Сегодня существует целый ряд систем автоматизации деловых процессов (САДП), заслуживающих самого пристального внимания потребителя, который собрался проводить комплексную автоматизацию. Из зарубежных систем это, в первую очередь, Action Workflow фирмы Action Techologies и продукт фирмы Staffware Inc., который так и называется Staffware; из отечественных — ничуть не уступающая зарубежным конкурентам система WorkRoute компании ВЕСТЬ АО, получившая признание на западном рынке.

Прежде чем перейти непосредственно к рассмотрению вопроса о построении КИС на подобных системах, имеет смысл вкратце познакомиться с их терминами и принципами функционирования.

Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Карта делового процесса создается, а обычно просто рисуется мышью с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний. Так, в Action Workflow программирование используется для разработки электронных форм, которые являются неотъемлемой частью бизнес-модели, обеспечивая взаимодействие системы с пользователем на этапах делового процесса[8]
.

Важно отметить, что, несмотря на общий подход, workflow-системы сильно различаются по возможностям карт деловых процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо, прежде всего обратить внимание, насколько сложными могут быть структуры деловых процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта), условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий), ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей), объединение ветвей, скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса.

Также должна существовать возможность определять в контексте карты переменные различных типов, несущие любую смысловую нагрузку и влияющие на ход выполнения работы (допустим, название контрагента по сделке, сумма сделки, дата завершения этапа). Разумеется, должен быть встроенный редактор для создания экранных форм, которые на каждом этапе делового процесса отображают переменные и формируют пользовательский интерфейс workflow-приложения.

Следует помнить, что значения переменных, в идеале, должны считываться не только из базы данных workflow-системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это позволяет интегрировать систему автоматизации деловых процессов с внешними приложениями в разрезе совместного использования данных. Что же касается встроенного языка программирования, о котором выше уже шла речь, то к нему, вполне очевидно, предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком — на сегодняшний день предпочтительнее всего VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными. Крайне желательно, чтобы скрипт мог работать с OLE-серверами, запускать внешние программы, взаимодействовать с MAPI-совместимыми почтовыми системами. Кроме того, учитывая, что workflow-система рассматривается нами как основа КИС, для получения полной интеграции с другими программами и облегчения этого процесса, скорее всего, потребуется наличие открытого программного интерфейса API, который бы позволил управлять системой из внешних программ.

Международной организацией, курирующей разработку стандартов и спецификаций на системы класса workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Теперь, после небольшого отступления, вернемся к проблеме построения КИС на базе системы автоматизации деловых процессов.

Если workflow-система отвечает большинству вышеперечисленных требований, то это позволит легко объединить вокруг нее любые современные приложения, поддерживающие те или иные стандарты межпрограммного взаимодействия. Ясно, что функциональная направленность интегрированного комплекса в принципе ничем не ограничена, однако некоторые сферы деятельности носят более распространенный характер, нежели другие, и поэтому заслуживают интеграции в первую очередь. Для групповых и корпоративных систем существенно повышаются требования к надежности функционирования и сохранности данных. Эти свойства обеспечиваются поддержкой целостности данных, ссылок и транзакций в серверах баз.

То есть говорят, что мы имеем дело с реальностью, описанием (представлением) реальности и с данными, которые отражают это представление. Данные, используемые для описания предметной области, представляются в виде трехуровневой схемы (так называемая модель ANSI/SPARC):

Рис.
1
.2 Процесс предоставления данных в ИС

Внешнее представление (внешняя схема) данных является совокупностью требований к данным со стороны некоторой конкретной функции, выполняемой пользователем. Концептуальная схема является полной совокупностью всех требований к данным, полученной из пользовательских представлений о реальном мире. Внутренняя схема - это сама база данных.

Отсюда вытекают основные этапы, на которые разбивается процесс проектирования базы данных информационной системы:

Концептуальное проектирование - сбор, анализ и редактирование требований к данным. Для этого осуществляются следующие мероприятия:

a) Обследование предметной области, изучение ее информационной структуры выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательским представлением, информационными объектами и связями между ними, процессами над информационными объектами моделирование и интеграция всех представлений. По окончании данного этапа получаем концептуальную модель, инвариантную к структуре базы данных. Часто она представляется в виде модели "сущность-связь".

b) Логическое проектирование - преобразование требований к данным в структуры данных. На выходе получаем СУБД-ориентированную структуру базы данных и спецификации прикладных программ. На этом этапе часто моделируют базы данных применительно к различным СУБД и проводят сравнительный анализ моделей. Физическое проектирование - определение особенностей хранения данных, методов доступа и т.д.

Различие уровней представления данных на каждом этапе проектирования представлено в следующей таблице.

Таблица 1.1 Уровни представления данных

В теории проектирования информационных систем предметную область принято рассматривать в виде трех представлений[9]
:

- представление предметной области в том виде, как она реально существует

- как ее воспринимает человек (имеется в виду проектировщик базы данных)

- как она может быть описана с помощью символов.

1.2 Этапы проектирования информационно-справочных систем

Проектирование информационно-справочной системы - это один из важнейших этапов ее существования то, с чего, собственно, должна начинаться её жизнь. Любая правильная информационно-справочная система базируется на тщательно спроектированной базе данных, в которой учтены не только все особенности ведения бизнеса, но и заложена возможность будущего развития путем добавления функциональности в информационную систему.

Задача проектирования АИС промышленных предприятий достаточно сложна, так как характер обрабатываемой информации разнороден и сложно формализуем. Однако здесь можно выделить основную модель работы - это работа "от кода проекта". В общем случае код проекта представляет собой аналог (функциональный) лицевого счета, он имеет определенную разрядность, порядок (т.е. конкретная группа цифро-буквенного обозначения характеризует деталь, сборочную единицу, изделие и их уровень взаимосвязи). Причем конкретная часть кода характеризует технологические, конструкторские, финансовые и др. документы. Все это регламентируется соответствующими ГОСТами, поэтому может быть формализовано. При этом модульный подход к реализации АИС наиболее важен.

Двойственный подход к формированию ежедневного производственного плана лег в основу т.н. "принципа дуализма" для АИС промышленных предприятий. Реализация принципа дуализма неизбежно также требовала построения АИС предприятий нового поколения в виде программных модулей, органически связанных между собой, но, в то же время, способных работать и автономно.

Такая многокомпонентная система обеспечивала соблюдение основополагающего принципа построения автоматизированных информационных систем - отсутствия дублирования ввода исходных данных. Информация по операциям, проведенным с применением одного из компонентов системы, могла быть использована любым другим ее компонентом. Модульность построения АИС нового поколения и принцип одноразового ввода дают возможность гибко варьировать конфигурацией этих систем[10]
.

Кроме того, одно из достоинств принципа многокомпонентности, являющегося базовым при создании АИС нового поколения, состоит в возможности их поэтапного внедрения. На первом этапе внедрения устанавливаются (или заменяются уже устаревшие) компоненты системы на те рабочие места, которые нуждаются в обновлении ПО. На втором этапе происходит развитие системы с подсоединением новых компонентов и отработкой межкомпонентных связей. Возможность применения такой методики внедрения обеспечивает ее достаточно простое тиражирование и адаптацию к местным условиям. Таким образом, автоматизированная информационная система нового поколения - это многокомпонентная система с распределенной базой данных по уровням экспертизы.

Многие предприятия предпочитают разрабатывать АИС собственными силами, так как:

1. стоимость таких разработок относительно низкая (по сравнению с продуктами крупных зарубежных разработчиков). Как правило, к существующим подразделениям департамента информатизации, таким как: управление эксплуатации, управление эксплуатации вычислительной сети и средств связи, экспертно-аналитическое управление (постановка задач), добавляется лишь новая структура: управление развития и разработки АИС, что, как правило, не влечет за собой больших финансовых затрат.

2. собственная разработка - это максимальная ориентация на реализацию бизнес - процессов предприятия или банка, его уникальных финансовых и управленческих технологий, складывающихся годами.

3. это позволяет обеспечивать значительно более высокий уровень безопасности и независимости от внешних факторов.

4. возможна оперативная реакция на изменения правил игры на рынке.

Вместе с тем при собственной разработке необходимо решить целый комплекс организационно-технических задач, которые позволили бы избежать ошибочных решений[11]
:

Во-первых, правильный выбор архитектуры построения вычислительно-коммуникационной сети и ориентация на профессиональные СУБД. По экспертным оценкам собственные разработки АИС в 53% базируются на СУБД Oracle, около 15% на Informix, 22% - другие СУБД.

Во-вторых, использование при разработке современного инструментария.

В третьих, мультизадачная инфраструктура разработки проекта, когда конкретный модуль АИС ведет группа разработчиков с взаимосвязанным перечнем задач, построенная на принципах полной взаимозаменяемости, т.е. функционирование данного модуля АИС и его развитие не связано с одним конкретным разработчиком.

В четвертых, применение эффективных организационно-технических средств по управлению проектом и контролю версий АИС.

Только при соблюдении этих основных положений можно рассчитывать, что собственная разработка окажется конкурентной и эффективной. В противном же случае можно столкнуться с эффектом "неоправданных ожиданий" - это в лучшем случае, а в крайнем случае вообще задуматься о смене АИС. При этом, смена АИС может вызвать как непосредственно смену клиентских модулей и табличной структуры БД, так и потребовать замены серверного и клиентского аппаратного и общесистемного программного обеспечения, включая СУБД, а это дело не дешевое. Поэтому очень важно при выборе варианта реализации АИС сразу решить вопрос о возможностях экспорта/импорта данных в создаваемой системе. При правильном решении данного вопроса смена АИС, если в ней все-таки возникнет необходимость, произойдем практически безболезненно для функциональных подразделений.

В отличие от банковских структур крупные отечественные промышленные предприятия сейчас только подходят к осознанию явной необходимости внедрения и развития корпоративных информационных систем как одной из основных компонент стратегического развития бизнеса. В связи с этим в недалеком будущем можно ожидать расширение рынка корпоративных информационных систем и в последующем его значительно роста. Учитывая тесную интеграцию финансовых и промышленных структур можно полагать, что основой построения корпоративных систем финансово-промышленных групп будут являться, используемые в их финансовых учреждениях, АБС.

Ориентация на профессиональные СУБД может способствовать достижению следующих целей:

1) Оптимизированный многопользовательский режим работы с развитой системой транзакционной обработки, что обеспечивает многочисленным пользователям возможность работы с базой данных, не мешая друг другу.

2) Надежные средства защиты информации (учитывая стандартную трехзвенную архитектуру защиты на уровне сети - на уровне сервера БД - на уровне клиентской ОС).

3) Эффективные инструменты для разграничения доступа к БД.

4) Поддержка широкого диапазона аппаратно - программных платформ.

5) Реализация распределенной обработки данных.

6) Возможность построения гетерогенных и распределенных сетей.

7) Развитые средства управления, контроля, мониторинга и администрирования сервера БД.

8) Поддержка таких эффективных инструментариев, как: словари данных, триггеры, функции, процедуры, пакеты и т.п.

Все выше перечисленное обусловило широкое распространение решений на базе профессиональных СУБД в крупных коммерческих банках и промышленных корпорациях. По экспертным оценкам по числу установок лидируют СУБД Oracle, Informix, Sybase. Несмотря на это в большинстве средних и малых банках и предприятиях по-прежнему, ориентируются на решения на базе АИС третьего и даже второго поколения.

Основные причины ориентации на использования профессиональных СУБД при построении своих АИС [1,2]:

"ПРОТИВ" - Относительно высокая дороговизна профессиональных СУБД

"ЗА" - Как правило, поставщиками практически всех профессиональных СУБД сейчас предлагаются масштабируемые решения для средних и малых систем, причем цена последних сравнима с ценами на локальные СУБД.

"ПРОТИВ" - Профессиональные СУБД предъявляют высокие требования к аппаратной платформе.

"ЗА" - С резким ростом производительности Intel-ориентированных аппаратных платформ большинство производителей профессиональных СУБД выпустила свои версии и под Intel-сервера, в том числе и под ОС LINUX, а учитывая что LINUX при всей своей мощности UNIX системы практически бесплатная ОС, то и решение на ее основе как правило не повлечет больших финансовых затрат. Это позволяет при построении системы ориентироваться не только на высокопроизводительные многокластерные RISC сервера, но и использовать серверные Intel-платформы.

"ПРОТИВ" - Профессиональные АИС сложны и дороги в администрировании.

"ЗА" - Как правило, сложность администрирования зависит от конкретной АИС. Кроме этого, при эксплуатации АИС в многопрофильном банке или предприятии на UNIX платформе снимает многие проблемы, возникающие на местах, за счет широких возможностей удаленного администрирования из центра.

"ПРОТИВ" - Разработки АИС на промышленной платформе слишком дороги.

"ЗА" - Проектирование современных интегрированных систем - процесс трудоемкий, требующей высокой квалификации разработчиков. Все это находит отражение в цене и объективно делает АИС нового поколения более дорогими, но все же сравнимыми по стоимости с их предшественниками.

"ПРОТИВ" - Внедрение систем на профессиональной платформе процесс затяжной и дорогостоящий.

"ЗА" - Затяжка внедрения, как правило, обусловлена либо недостатком опыта фирмы поставщика по установке таких систем, либо недостаточной готовностью самого внедряемого продукта. Ориентировочный срок установки типовой АИС четвертого поколения под СУБД Oracle при отлаженном технологическом процессе составляет несколько недель.

"ПРОТИВ" - Сопровождение систем на базе профессиональной платформы неоправданно дорого, а качественные характеристики такой АИС оставляют желать лучшего.

"ЗА" - Во многом это предубеждение сложилось на основании опыта эксплуатации АИС зарубежного производства. Можно указать целый ряд случаев, когда зарубежные фирмы поставщики либо отказывались своевременно вносить изменения, обусловленные новыми инструкциями ЦБ, либо требовали за эти изменения неоправданно крупные суммы. Однако это совсем не относится к отечественным системам нового поколения, изначально рассчитанным на изменчивое российское законодательство.

Анализ рынка показывает, что на сегодня современная АИС должна представлять собой интегрированный комплекс аппаратно-программных средств реализующих мультипредметную информационную систему, обеспечивающую современные финансовые, управленческие, проектирующие, производственные и сбытовые технологии в режиме реального времени при транзакционной обработке данных.

В чем основные отличительные особенности корпоративных СУБД. Во-первых, они были изначально направлены на создание интегрированных, многопользовательских систем, имея в своем распоряжении развитые словари данных, что значительно повышает роль системного анализа и моделирования при проектировании системы. Во-вторых, средства разработки для данных СУБД оптимизированы для коллективной разработки сложных систем в рамках единой продуманной стратегической линии. Все это обуславливает неуклонно растущее количество успешных внедрений систем на базе профессиональных СУБД.

Итак, после выбора метода, которым следует руководствоваться при проектировании информационной системы, необходимо спланировать комплекс работ по созданию ИС в соответствии с типовыми этапами разработки. Этапы разработки автоматизированных информационных систем в классическом варианте будут выглядеть следующим образом[12]
.

А) Разработка и анализ бизнес - модели

Определяются основные задачи АИС, проводится декомпозиция задач по модулям и определяются функции с помощью которых решаются эти задачи. Описание функций осуществляется на языке производственных (описание процессов предметной области), функциональных (описание форм обрабатываемых документов) и технических требований (аппаратное, программное, лингвистическое обеспечение АИС). Метод решения: Функциональное моделирование. Результат:

- Концептуальная модель АИС, состоящая из описания предметной области, ресурсов и потоков данных, перечень требований и ограничений к технической реализации АИС.

- Аппаратно-технический состав создаваемой АИС.

Б) Формализация бизнес - модели, разработка логической модели бизнес -процессов.

Разработанная концептуальная модель формализуется, т.е. воплощается в виде логической модели АИС. Метод решения: Разработка диаграммы "сущность-связь" (ER (Entity-Reationship) - CASE- диаграммы). Результат: Разработанное информационное обеспечение АИС: схемы и структуры данных для всех уровней модульности АИС, документация по логической структуре АИС, сгенерированные скрипты для создания объектов БД.

В) Выбор лингвистического обеспечения, разработка программного обеспечения АИС.

Разработка АИС: выбирается лингвистическое обеспечение (среда разработки - инструментарий), проводится разработка программного и методического обеспечения. Разработанная на втором этапе логическая схема воплощается в реальные объекты, при этом логические схемы реализуются в виде объектов базы данных, а функциональные схемы - в пользовательские формы и приложения. Метод решения: Разработка программного кода с использованием выбранного инструментария. Результат: Работоспособная АИС.

Г) Тестирование и отладка АИС

На данном этапе осуществляется корректировка информационного, аппаратного, программного обеспечения, проводится разработка методического обеспечения (документации разработчика, пользователя) и т.п. Результат: Оптимальный состав и эффективное функционирование АИС. Комплект документации: разработчика, администратора, пользователя.

Д) Эксплуатация и контроль версий

Особенность АИС созданных по архитектуре клиент сервер является их многоуровневость и многомодульность, поэтому при их эксплуатации и развитии на первое место выходят вопросы контроля версий, т.е. добавление новых и развитие старых модулей с выводом из эксплуатации старых. Например, если ежедневный контроль версий не ведется, то в как показала практика, БД АИС за год эксплуатации может насчитывать более 1000 таблиц, из которых эффективно использоваться будет лишь 20-30%. Результат: Наращиваемость и безизбыточный состав гибкой, масштабируемой АИС.

Рис.1.3 Последовательность трансформации бизнес-модели в объекты БД и приложения

При этом последовательность трансформации бизнес-модели в объекты БД и приложения будет следующей. Разработка основных функций и назначения АИС и моделирование предметной области предшествует исследованию бизнес-процессов полученной модели и формированию объектов базы данных. При этом на каждом этапе используются специфические для него методы и средства.

Работа проектировщиков базы данных в значительной степени зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать никаких непонятных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД. Следует отметить, что информационная модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, то есть должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД. Если те или иные особенности СУБД не позволяют отразить в модели данных то, что описывает информационная модель, значит, надо менять информационную модель, так как производитель СУБД вряд ли будет оперативно менять собственно СУБД ради вашего конкретного проекта (хотя и такие, правда единичные, случаи имели место).

Построение логической и физической моделей данных является основной частью проектирования базы данных. Полученная в процессе анализа информационная модель сначала преобразуется в логическую, а затем в физическую модель данных. После этого для разработчиков информационной системы создается пробная база данных. С ней начинают работать разработчики кода. В идеале к моменту начала разработки модель данных должна быть устойчива. Проектирование базы данных не может быть оторвано от проектирования модулей и приложений, поскольку бизнес-правила могут создавать объекты в базе данных, например серверные ограничения (constraints), а также хранимые процедуры и триггеры, - в этом случае часто говорят, что часть бизнес-логики переносится в базу данных. Проектирование модели данных для каждой СУБД содержит свои особенности, проектные решения, которые дают хороший результат для одной СУБД, но могут оказаться совершенно неприемлемыми для другой. Ниже перечислим задачи, которые являются общими для проектирования моделей данных:

- выявление нереализуемых или необычных конструкций в ER-модели и в определениях сущностей;

- разрешение всех дуг, подтипов и супертипов;

- изучение возможных, первичных, внешних ключей, описание ссылочной целостности (в зависимости от реализации декларативно или с использованием триггеров);

- проектирование и реализация денормализации базы данных в целях повышения производительности;

- определение части бизнес-логики, которую следует реализовать в базе данных (пакеты, хранимые процедуры);

- реализация ограничений (ограничений и триггеров), отражающих все централизованно определенные бизнес-правила, генерация ограничений и триггеров;

- определение набора бизнес-правил, которые не могут быть заданы как ограничения в базе данных;

- определение необходимых индексов, кластеров (если таковые реализованы в СУБД), определение горизонтальной фрагментации таблиц (если это реализовано в СУБД);

- оценка размеров всех таблиц, индексов, кластеров;

- определение размеров табличных пространств и особенностей их размещения на носителях информации, определение спецификации носителей информации для промышленной системы (например, тип raid-массивов, их количество, какие табличные пространства на них размещаются), определение размеров необходимых системных табличных пространств (например, системного каталога, журнала транзакций, временного табличного пространства и т.п.);

- определение пользователей базы данных, их уровней доступа, разработка и внедрение правил безопасности доступа, аудита (если это необходимо), создание пакетированных привилегий (в зависимости от реализации СУБД это роли или группы), синонимов;

- разработка топологии базы данных в случае распределенной базы данных, определение механизмов доступа к удаленным данным.

Таким образом, корпоративная информационная система — это совокупность технических и программных средств предприятия, реализующих идеи и методы автоматизации. Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что самое главное, полученный автоматизированный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать и дополнять новыми модулями или внешним программным обеспечением.

Информационная система может строиться с применением послойного принципа. Так, в отдельные слои можно выделить специализированное программное обеспечение (офисное, прикладное), непосредственно workflow, систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet).

Этапы проектирования информационно-справочной системы – одной из основных компонентов КИС – представляют собой последовательное продвижение от исследования предметной области до эксплуатации готовой системы. В процессе проектирования необходимо особое внимании уделить разработке модели данных на концептуальном, логическом и физических уровнях.

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

2.1 Общая характеристика деятельности ГОУ НПО ПУ №33

Государственное образовательное учреждение «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» является образовательным учреждением начального профессионального образования, созданным Министерством мелиорации и водного хозяйства РСФСР на основании решения от 03.09.1974г.№ 586. Наименование учреждения при создании: СПТУ № 11.

Устав профессионально – технического училища № 33 зарегистрирован Постановлением Главы администрации Белгородского района от 10 апреля 1995года № 305 и является новой редакцией устава, зарегистрированного Инспекцией МНС России по г. Белгороду от 09.01.2003 г. и разработан в связи с приведением в соответствие с действующим законодательством (см. Приложение А).

Местонахождение Учреждения: 308036, г.Белгород, ул.Губкина, д.53.

Полное наименование Учреждения: Государственное образовательное учреждение начального профессионального образования «Профессиональное училище № 33 г.Белгорода». Сокращенное наименование Учреждения: ГОУ НПО ПУ № 33.

Учредителем ГОУ НПО ПУ № 33 является Белгородская область в лице департамента образования, культуры и молодежной политики Белгородской области

ГОУ НПО ПУ № 33 является юридическим лицом, некоммерческой организацией в форме государственного бюджетного учреждения, по типу – образовательным учреждением начального профессионального образования, виду - профессиональным училищем.

ГОУ НПО ПУ № 33 имеет право на выдачу своим выпускникам документа государственного образца о соответствующем уровне образования и на пользование печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации с момента его государственной аккредитации, подтвержденной свидетельством о государственной аккредитации.

ГОУ НПО ПУ № 33 самостоятельно в осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научно-методической, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, определенных законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом, может иметь самостоятельный баланс, смету, лицевой счет в органах казначейства, от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Главной задачей Учреждения является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы или группы.

Основные цели Учреждения:

- обеспечение гарантии права на образование;

- осуществление образовательного процесса;

- формирование общей культуры личности обучающихся;

- подготовка работников квалифицированного труда (рабочих и служащих) по всем основным направлениям общественно полезной деятельности согласно Перечню профессий (специальностей), утвержденному Правительством Российской Федерации;

- воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к Родине;

- воспитание здорового образа жизни.

Учреждение осуществляет обучение и воспитание в интересах личности, общества, государства, обеспечивает самоопределение личности, создает условия для ее самореализации, обеспечивает охрану здоровья и создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе возможность удовлетворения потребности обучающегося в самообразовании и получении дополнительного образования.

ГОУ НПО ПУ № 33 осуществляет бухгалтерский учет и предоставляет информацию о своей деятельности органам государственной статистики и налоговым органам, Учредителю и иным лицам в соответствии с законодательством Российской Федерации. Имущество Учреждения является государственной собственностью Белгородской области и закрепляется в установленном законодательством порядке за Учреждением на праве оперативного управления департаментом имущественных и земельных отношений Белгородской области.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Учреждения являются:

- бюджетные и внебюджетные средства;

- имущество, переданное ему в установленном законодательством порядке собственником или уполномоченным им органом;

- добровольные пожертвования и целевые взносы физических и (или) юридических лиц, в том числе иностранных граждан и (или) иностранных юридических лиц;

- доходы, полученные от оказания платных дополнительных образовательных и иных, предусмотренных Уставом Учреждения услуг;

- иные, не запрещенные законодательством Российской Федерации, источники.

ГОУ НПО ПУ № 33 использует выделяемые финансовые средства строго в соответствии с их целевым назначением. Учреждение вправе оказывать населению, предприятиям, учреждениям и организациям платные дополнительные образовательные услуги (обучение по дополнительным образовательным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, репетиторство, углублённое изучение предметов и др.), не предусмотренные соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами.

Перечень платных услуг:

- Подготовка, переподготовка и повышение квалификации механизаторских кадров и водителей самоходных машин, в том числе:

- подготовка водителей категории «В»,»С»;

Доход от указанной деятельности используется Учреждением в соответствии с уставными целями и сметой.

Учреждение вправе вести предпринимательскую и иную приносящую доход деятельность, предусмотренную Уставом.

Учредитель вправе приостановить предпринимательскую деятельность образовательного учреждения, если она идет в ущерб образовательной деятельности, предусмотренной Уставом, до решения суда по этому вопросу.

Средства, полученные от оказания платных образовательных услуг, а также предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, учитываются на лицевых счетах, открытых в органах казначейства, и расходуются в соответствии со сметами по приносящей доход деятельности, утвержденными в установленном порядке.

Учёт и отчётность Учреждение осуществляет в соответствии с действующим законодательством.

Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При недостаточности у Учреждения средств ответственность по его обязательствам несет собственник имущества, закрепленного за Учреждением, в порядке, определяемом законодательством.

Контроль деятельности Учреждения осуществляется в пределах своей компетенции Учредителем, а также налоговыми, правоохранительными и другими органами, на которые в соответствии с действующим законодательством и законодательными актами Российской Федерации возложена проверка государственных учреждений.

Управление Учреждением осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом.

Управление Учреждением строится на принципах единоначалия и самоуправления.

Формами самоуправления Учреждения являются: Общее собрание работников Учреждения (далее по тексту Устава - Общее собрание), Совет Учреждения (далее по тексту Устава - Совет), Педагогический совет Учреждения (далее по тексту-Педагогический совет).

К компетенции Общего собрания работников Учреждения относится:

- рассмотрение проекта новой редакции Устава Учреждения, проектов изменений и дополнений, вносимых в Устав;

- обсуждение проектов локальных актов Учреждения;

-рассмотрение и обсуждение вопросов материально-технического обеспечения и оснащения образовательного процесса;

- заслушивание отчетов администрации и органов самоуправления Учреждения по вопросам их деятельности;

- рассмотрение иных вопросов деятельности Учреждения, вынесенных на рассмотрение директором Учреждения, его органом самоуправления.

В заседании Общего собрания работников Учреждения могут принимать участие все работники Учреждения. Общее собрание собирается директором Учреждения не реже одного раза в четыре месяца. Общее собрание считается собранным, если на его заседании присутствует 50% и более от числа работников Учреждения. На заседании Общего собрания избирается председатель и секретарь собрания.

Решения на Общем собрании принимаются большинством голосов от числа присутствующих членов Общего собрания.

Общее руководство Учреждением осуществляет Совет Учреждения, который принимает участие в комплектовании обучающимися и инженерно-педагогическими кадрами, в рассмотрении расходования средств на содержание.

Учреждения, рассматривает все случаи отчисления и перевода в другое образовательное учреждение обучающихся, осуществляет другие полномочия, предусмотренные Уставом Учреждения.

Деятельность Совета Учреждения должна быть направлена на расширение коллегиальных, демократических форм в управлении Учреждением, развитие инициативы инженерно-педагогических работников.

Совет Учреждения выбирается на собрании трудового коллектива в количестве 11 человек сроком на один год. Совет собирается не реже одного раза в три месяца. Совет считается собранным, если на его заседании присутствует не менее 7 членов Совета. Директор Учреждения является членом Совета по должности, его председателем.

Решения на Совете принимаются большинством голосов от присутствующих членов Совета. Председатель имеет право решающего голоса при равенстве голосов в Совете. О решениях, принятых Советом, ставятся в известность все участники образовательного процесса.

В Учреждении создается и действует в качестве органа самоуправления Педагогический Совет Учреждения (далее - Педагогический Совет). В Педагогический Совет входят все педагогические работники, состоящие в трудовых отношениях с Учреждением (в том числе работающие по совместительству и на условиях почасовой оплаты). В Педагогический Совет также входят следующие работники Учреждения: руководитель, все его заместители. Педагогический Совет принимает решения открытым голосованием. Решение Педагогического Совета считается принятым, если за него подано большинство голосов присутствующих членов Педагогического Совета. Педагогический Совет в целях организации своей деятельности избирает секретаря, который ведет протоколы заседаний. Председателем Педагогического Совета является директор Учреждения. Педагогический Совет собирается на свои заседания не реже одного раза в четыре месяца. Педагогический Совет считается собранным, если на его заседании присутствуют более 50 % от общего числа членов Педагогического Совета.

Педагогический Совет собирается на свои заседания его Председателем. Педагогический совет может быть собран по инициативе его Председателя, по решению Совета Учреждения, по инициативе двух третей членов Педагогического Совета.

На заседаниях Педагогического Совета могут присутствовать:

- работники Учреждения, не являющиеся членами Педагогического Совета;

- родители (законные представители) обучающихся, при наличии согласия Педагогического совета.

Попечительский совет Учреждения (далее именуется - Попечительский совет) является в соответствии с пунктом 2 статьи 35 Закона Российской Федерации"Об образовании" формой самоуправления Учреждения.

В состав Попечительского совета могут входить участники образовательного процесса и иные лица, заинтересованные в совершенствовании деятельности и развития.

Осуществление членами Попечительского совета своих функций производится на безвозмездной основе

Попечительский совет:

1) содействует привлечению дополнительных источников финансирования для обеспечения деятельности и развития Учреждения;

2) содействует организации и улучшению условий труда педагогических и других работников Учреждения;

3) содействует организации конкурсов, соревнований и других массовых внешкольных мероприятий Учреждения;

4) содействует совершенствованию материально-технической базы Учреждения, благоустройству его помещений и территории;

5) рассматривает другие вопросы, отнесенные к компетенции Попечительского совета.

Непосредственное управление Учреждением осуществляет прошедший соответствующую аттестацию директор, назначенный Учредителем.

Совмещение должности директора (руководителя) Учреждения с другими руководящими должностями (кроме научного и научно-методического руководства) внутри и вне Учреждения не разрешается.

Директор Учреждения:

- представляет интересы Учреждения, действует от его имени без доверенности;

- распоряжается средствами и имуществом Учреждения в порядке и пределах, определенных настоящим Уставом, законодательством Российской Федерации и Белгородской области;

- заключает договоры, выдает доверенности;

- в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, заключает договоры;

- утверждает штатное расписание в пределах выделенных средств фонда оплаты труда и распределяет должностные обязанности;

- осуществляет подбор, прием на работу и расстановку работников Учреждения и несет ответственность за уровень их квалификации;

- увольняет, поощряет и налагает взыскания на работников Учреждения;

- организует проведение тарификации и аттестации работников Учреждения;

- по результатам тарификации и аттестации работников Учреждения устанавливает размер заработной платы и оклады работникам в пределах фонда оплаты труда в соответствии с законодательством Российской Федерации и Белгородской области;

- устанавливает надбавки и доплаты в соответствии с законодательством и положением, утвержденным Учреждением, осуществляет премирование, оказание материальной помощи работникам и обучающимся;

- в установленном порядке представляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в соответствующие органы, определенные законодательством;

- составляет и представляет на утверждение органу управления Учреждения ежегодные отчеты о поступлении и расходовании средств;

- непосредственно обеспечивает осуществление образовательного процесса в соответствии с настоящим Уставом, лицензией и свидетельством о государственной аккредитации;

- несет персональную ответственность за деятельность Учреждения перед Учредителем, государственными органами и общественностью;

- несет персональную ответственность за не целевое использование бюджетных средств, выполнения обязательств как получателя бюджетных средств;

- обеспечивает необходимые условия для работы подразделений общественного питания и медицинских учреждений;

- осуществляет иные функции, вытекающие из целей и задач Учреждения и решение иных вопросов, относящихся к своей компетенции.

ГОУ НПО ПУ № 33 создает условия, гарантирующие охрану и укрепление здоровья обучающихся. Медицинское обслуживание обучающихся обеспечивают органы здравоохранения. Учреждение вправе самостоятельно осуществлять медицинскую деятельность с момента выдачи ему лицензии на медицинскую деятельность. Учреждение реализует основные и дополнительные профессиональные программы начального профессионального образования, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

ГОУ НПО ПУ № 33 по договорам с органами по труду и службами занятости, производственными объединениями, предприятиями, учреждениями, фирмами и другими организациями может осуществлять профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих (служащих), которая имеет целью ускоренное приобретение обучающимися трудовых навыков выполнения определенной работы или группы работ и не сопровождается повышением образовательного уровня. При Учреждении могут быть организованы курсы (группы) профессиональной подготовки отдельных лиц за счет их средств или средств объединений, предприятий, учреждений, фирм и других организаций, направивших их на обучение.

ГОУ НПО ПУ № 33 в соответствии со своими уставными целями и задачами может реализовывать дополнительные профессиональные образовательные программы и оказывать дополнительные образовательные услуги (на договорной основе) за пределами определяющих его статус основных образовательных программ. Содержание образования в Учреждении определяется образовательными программами, утверждаемыми и реализуемыми Учреждением самостоятельно, регламентируется учебными (тематическим) планами. Организация образовательного процесса регламентируется образовательной программой (образовательными программами) и расписанием занятий.

Образовательные программы Учреждения осваиваются в следующих формах: в - очной, очно-заочной (вечерней), экстерната.

Учебная нагрузка, в том числе внеучебная нагрузка и режим занятий в Учреждении устанавливается в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и правилами, а также с учетом рекомендаций органов здравоохранения.

Обучение по образовательным программам осуществляется в форме теоретических занятий (уроков, семинаров, лекций и иных) и практических занятий (лабораторных, практических и иных).

При обучении по образовательным программам начального профессионального образования, программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов организуется производственная практика.

Производственное обучение осуществляется в учебно-производственных мастерских, лабораториях, на полигонах ГОУ НПО ПУ № 33, а также в цехах предприятий, на учебных участках, строительных и других объектах. Производственная практика, как правило, проводится на предприятиях, в организациях, для которых осуществляется подготовка рабочих кадров и специалистов, на самостоятельных рабочих местах и штатных должностях. Порядок организации практики и условия прохождения определяются двусторонним договором между Учреждением и предприятием (организацией, учреждением).

Прием на обучение в ГОУ НПО ПУ № 33 осуществляется по заявлениям от поступающих в порядке, установленном Учредителем и Уставом. Порядок приема в Учреждение в части, не отрегулированной законодательством Российской Федерации, определяется Учредителем и закрепляется в Уставе.

При приеме на обучение по программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации между Учреждением, обучающимся и лицом, оплачивающим образовательные услуги, заключается договор, содержащий взаимные права и обязанности сторон, в том числе обязанности по оплате предоставляемых образовательных услуг.

Таким образом, ГОУ НПО ПУ № 33 ведет свою деятельность в соответствии с миссией и на основании устава. Деятельность учебного заведения регулируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального, отраслевого уровней и осуществляется строго на правовой основе.

Система управления является частью организационной структуры профессионального училища и призвана осуществлять руководство всеми процессами в рамках основной и дополнительной деятельности ГОУ НПО ПУ № 33.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов образовательного учреждения являются бюджетные и внебюджетные средства, переданное имущество, добровольные пожертвования и целевые взносы физических и (или) юридических лиц, в том числе иностранных граждан и (или) иностранных юридических лиц, доходы от оказания платных дополнительных образовательных услуг и иные, не запрещенные законодательством Российской Федерации, источники. Непосредственное управление осуществляет директор ГОУ НПО ПУ № 33.

2.2
Анализ информационной системы и требований пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33

Информационная система ГОУ НПО ПУ № 33 предназначена для автоматизации различных функций персонала и учебно-воспитательного процесса. Структура и состав информационной системы достаточно просты, но ее возможностей чаще всего хватает для выполнения повседневных рутинных информационных операций. В ГОУ НПО ПУ № 33 имеется (см. Приложения Б, В, Г):

6 автоматизированных рабочих мест управленческого персонала;

3 автоматизированных рабочих места бухгалтера;

2 автоматизированных рабочих места в библиотеке;

4 компьютерных класса для обучения.

Все компьютеры объединены в локальную сеть смешанной топологии на базе технологий интранет. На всех рабочих станциях имеется возможность выхода в Интернет.

Перечень программного обеспечения, устанавливаемого на персональные компьютеры сотрудникам ГОУ НПО ПУ № 33

· операционные системы: WindowsXP или Windows 2000,

· офисные приложения: MSOffice,

Минимальная комплектация: Word, Excel, OutLookExpress.

Полнаякомплектация: Word, Excel, PowerPoint, Access, OutLook, FrontPage.

Полная расширенная: Полная комплектация + MSProject.

1) БД «Архив документов»,

2) программа для просмотра файлов формата pdf: AcrobatReader,

3) антивирусное обеспечение: Антивирус Касперского 6.0 для рабочих станций,

4) архиватор: WinRar,

5) программа 1С (без подключенных баз)

6) виртуальный CD-Rom: Daemon Manager,

7) NERO Burning ROM.

Перечень программного обеспечения, которое может быть установлено на ПК сотрудника при необходимости

1) телефонный справочник,

2) проигрыватель audio файлов: Winamp,

3) media компонент: DivX,

4) переводчик: Lingvo,

5) программа для общения через Интернет: ICQLite, qip или Miranda,

6) автоматический переключатель раскладки клавиатуры: PuntoSwitcher,

7) распознаватель документов: FineReader,

8) Microsoft Office Visio,

9) Браузер: Opera, Mozilla firefox, Internet Explorer,

10) Специализированное ПО для различных дисциплин (обучающие и тестирующие программы).

Как видно из представленного перечня, в ГОУ НПО ПУ № 33 имеется достаточно широкий выбор программного обеспечения и неплохо обстоят дела с набором аппаратных средств. Однако, в процессе анализа, нами была выявлена необходимость дополнения указанного перечня программных средств специализированной базой данных, содержащей информацию обо всех сотрудниках и учащихся ГОУ НПО ПУ № 33.

С необходимостью разработки подобной базы данных согласны также руководители учреждения. Кроме того ими были высказаны пожелания создания не просто базы данных, а модели информационно-справочной системы с возможностями информационного поиска по имеющимся информационным ресурсам.

Таким образом, анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что:

-учреждение является перспективным и динамично развивающимся;

-свою деятельность ГОУ НПО ПУ № 33 осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней;

-главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы;

-решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную;

-была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.

Проектированию информационно-справочной системы предшествует анализ требований пользователей, который реализуется на основе двух шагов.

I. Первый шаг состоял в определении информационных потребностей будущих пользователей информационно-справочной системы. Он включал в себя опрос будущих пользователей для того, чтобы понять и задокументировать их требования. Были выяснены следующие вопросы:

А) Достаточно ли будет для информационно-справочной системы одной базы или потребуется несколько баз данных с различными структурами.

В первую очередь, путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как:

· Сведения об абитуриентах,

· Сведения о студентах,

· Сведения о преподавателях,

· Сведения о библиотечных фондах.

B) Сможет ли новая система объединить существующие программные продукты и приложения или их необходимо будет кардинально переделывать для работы с новой системой или она будет работать автономно.

В данном случае предполагается автономная работа системы.

C) Какие данные будут использоваться разными приложениями; смогут ли приложения совместно использовать информацию баз данных.

Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных.

D) Кто будет вводить информацию в базу данных и в какой форме; как часто будут изменяться данные.

Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.

Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:

· Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.

· Удобство и наглядность использования объектов баз данных.

· Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.

· Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.

II. Следующий шаг включает в себя выявление мнений пользователей и их анализ с целью упорядочения объектов предметной области, которые впоследствии необходимо смоделировать в базах данных.

A) Сведения об абитуриентах.

Идентификация требований пользователей показала необходимость ведения учета документов лиц, поступающих в училище, сведений о родителях будущих студентов, набора специальностей, результатов вступительных экзаменов, фамилий экзаменаторов и дат их проведения.

B) Сведения о студентах.

По результатам опроса в распоряжении сотрудников училища должны иметься сведения о результатах ЕГЭ и вступительных экзаменов, о родителях и об оконченном учебном заведении, паспортные данные (данные свидетельства о рождении), информация о месте жительства, медицинские данные (по факту прохождения комиссии), данные о воинском учете, о принадлежности к группе, о хобби и увлечениях, о поощрениях и наказаниях, результатах сессий и промежуточных аттестаций и т.д..

C) Сведения о преподавателях.

Сведения о преподавателях необходимы как отделу кадров, так и руководителю училища и его помощнику для формирования наиболее полной картины о кадровом составе. Следовательно, указанная база данных должна содержать информацию о профессиональных параметрах преподавателя (стаж работы, образование, повышение квалификации, преподаваемые дисциплины и т.д.), личные данные сотрудника (паспортные данные, место жительства, увлечения, дети и т.д.), сведения о дополнительных обязанностях и общественной нагрузке.

D) Сведения о библиотечных фондах.

Эта база данных должна содержать структурированную информацию о библиотечных фондах по различным направлениям: книги по разделам, периодические издания, тематические сборники, пользователи библиотеки по категориям (преподаватели и студенты), архив видео и аудиоматериалов.

Таким образом, в результате проведения общего анализа деятельности ГОУ НПО ПУ №33, а также анализа информационной системы ГОУ НПО ПУ №33 были выявлены следующие недостатки:

· Отсутствие единого для учреждения доступа к информационным ресурсам (отсутствует единая база данных) по студентам, по учебным группам, по дисциплинам и т.д., что затрудняет управление образовательным процессом.

· Отсутствие единого информационного ресурса в электронном виде по кадровому обеспечению деятельности ГОУ НПО ПУ №33 (преподавательский состава), что снижает эффективность управления учреждением.

· Отсутствует структурированная информация об абитуриентах учебного заведения, что снижает эффективность реализации управленческих функций на входе учебного процесса.

· Отсутствует информационный ресурс библиотечного фонда в электронном виде, что затрудняет управление информационными ресурсами учебного процесса.

Кроме того, было проведено исследование пожеланий пользователей будущей информационно-справочной системы по таким направлениям: информация о студентах, информация о преподавателях и информация об абитуриентах и о библиотечном фонде. Это исследование дает возможность разработать концептуальные модели баз данных по указанным направлениям в составе информационно-справочной системы.

Следует учесть, что в перспективе развития данного образовательного учреждения имеется возможность создания на его основе образовательного комплекса, содержащего в своем составе профессионально-техническое училище и высшее учебное заведение, предоставляющее возможность получения высшего профессионального образования выпускникам ПТУ по родственным специальностям. Для формирования полноценной системы управления учреждением высшего профессионального образования тем более необходима структурированная информация, которая может быть представлена на основе запросов к базам данных.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33

3.1
Разработка концептуальной и инфологической модели информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33

На основе внешнего представления данных, то есть требований к данным со стороны пользователей, реализующих конкретную функцию, нами спроектирована полная совокупность всех требований к данным в виде концептуальной модели данных. Концептуальный уровень соответствует логическому аспекту представления данных определенного направления деятельности образовательного учреждения в интегрированном виде. Концептуальная модель состоит из множества экземпляров различных типов данных, структурированных в соответствии с требованиями к логической структуре базы данных в рамках информационно-справочной системы.

В ходе анализа информационной системы и требований пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33 нами были выявлены четыре основных направления, по которым необходимо систематизировать информационную работу и разработать базы данных, для решения практических задач управления образовательным заведением. Базы данных будут содержать информацию по следующим направлениям:

1) Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.

2) Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.

3) Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь – методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.

4) Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь – библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.

Каждое из направлений будет использоваться для решения задач управления в определенной функциональной области. Структура бизнес процессов ГОУ НПО ПУ №3 такова, что каждая база данных предназначена для работы одного сотрудника (пользователя), а результаты его работы могут быть полезны высшему руководству (директору и др.). Следовательно, на данный момент и в ближайшей перспективе нет необходимости разрабатывать сложные структуры данных с возможностью распределенной обработки данных.

Однако, при необходимости должна предоставляться возможность преобразования базы данных, разработанной в конкретной СУБД в новую или существующую базу данных путем переноса данных и определений данных в новый формат и переноса объектов базы данных в структуру новой базы данных.

Рассмотрим более подробно каждую из баз данных.

База данных «Вступительные экзамены»

Определим первоначальные данные:

Абитуриенты – сведения об абитуриентах;

Дисциплины – сведения о дисциплинах, по которым сдаются вступительные экзамены;

Преподаватели – сведения о преподавателях, принимающих экзамены;

Экзамены – сведения о вступительных экзаменах на различные специальности;

Специальности – перечень специальностей, по которым ведется подготовка в образовательном учреждении;

Определение взаимосвязей.

Взаимосвязь выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

Например, один Абитуриент сдает много Экзаменов, один Преподаватель принимает несколько Дисциплин, один Экзамен связан с несколькими Дисциплинами, на одну Специальность поступает много Абитуриентов, а также на одну специальность много Экзаменов.

Таким образом, в базе данных Вступительные экзамены связи между всеми объектами будут «один ко многим». Это можно представить графически.

Рис.3.1 Связи «один ко многим» между объектами в базе данных Вступительные экзамены

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.1 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

База данных «Преподаватели»

Определим первоначальные данные:

Личные данные – сведения о сотруднике (ФИО, телефоны для связи, дата рождения, семейное положение);

Квалификация – сведения о повышении квалификации, выданных по ее итогам документах, имеющемся разряде и преподаваемых дисциплинах учебного плана;

Паспортные данные – сведения о регистрационном номере паспорта, месте рождения, количестве детей и т.д;

Работа – сведения о дате приема на работу, поощрениях и взысканиях, занимаемой должности и т.д.;

Дисциплины – сведения о посеместровом (почетвертном) плане проведения дисциплин, закрепленных за преподавателем.

Определение взаимосвязей.

Сотрудник (Личные данные) связан с одной Работой в одной должности, один Сотрудник имеет один вариант Паспортных данных, один Сотрудник проходит в год не более одного повышения Квалификации, а одна Дисциплина соответствует многим повышениям Квалификаций. Графически это будет выглядеть следующим образом.

Рис. 3.2 Связи между объектами в базе данных «Преподаватели»

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.2 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

База данных «Студенты»

Определим первоначальные данные:

Студенты – сведения о студентах и группах, в которых они обучаются;

Награждения – сведения о награжденных студентах;

Личная карточка – сведения из личного дела студентов;

Дисциплины – сведения о дисциплинах;

Специальность – сведения о специальностях.

Определение взаимосвязей.

Таблица Студенты связана с таблицами Дисциплины и Награждения связями один ко многим, а с таблицей Личные карточки связью один к одному и с таблицей Специальности связью многие к одному. Таблицы Личная карточка и Специальность связаны с таблицами Награды и Дисциплины соответственно связью один ко многим. Это можно представить графически.

Рис. 3.3 Связи между объектами в базе данных Студенты

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.3 Структура объектов базы данных «Вступительные экзамены»

База данных «Библиотека»

Определим первоначальные данные:

Библиотечная карточка – содержит сведения о библиотечных фондах;

Вид авторства – сведения о видах авторства;

Место издания – сведения о месте издания;

Место хранения – содержит сведения о местах хранения книг, периодики, видеоматериалов;

Сигла хранения – информация о видах сигл хранения;

Город – сведения о кодах городов издания;

Тематика – перечень тематических разделов книг и других фондов;

Экземпляры – сведения об инвентарных номерах.

Определение взаимосвязей.

Основной таблицей является Библиотечная карточка, которая связана с Видом авторства, Сиглой хранения, Тематикой, Местом хранения связями типа многие к одному, а таблица Экземпляры связана с Библиотечной карточкой связью типа многие к одному. Кроме этого таблица Сигла хранения связана с Местом хранения, а таблица Место издания с Городом связями типа многие к одному. Это можно представить графически.

Рис. 3.4 Связи «многие к одному» между объектами в базе данных Библиотечные фонды

Информационно-логическая модель базы данных может быть представлена следующим образом:

Таблица 3.4 Структура объектов базы данных «Библиотечные фонды»

3.2
Разработка баз данных и инструкций пользователям информационно-справочной системы

Опишем состав объектов БД «Вступительные экзамены» и порядок работы с БД.

Объекты БД – это таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули и страницы. Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Абитуриенты, Дисциплины, Преподаватели, Экзамены и Специальности.

Формы, входящие в состав БД: Кнопочная форма, Абитуриенты, Специальности, Экзамены, Преподаватели, Автоформа Экзамены, Дисциплины.

Запросы: запрос с параметром по должности, запрос по двоечникам, запрос по отличникам, запрос с параметром по специальностям.

Отчеты, входящие в состав БД, формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Абитуриенты, форму Специальности, форму Преподаватели, автоформу Экзамены, форму Дисциплины, отчеты по четырем запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.5 Окно изменения страницы кнопочной формы БД «Вступительные экзамены»

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках.

Рис. 3.6 Основные объекты БД «Вступительные экзамены»

Форма Дисциплины, также как и другие формы предназначены для добавления и редактирования записей.

Форма Экзамены позволяет редактировать сведения, относящиеся к вступительным экзаменам.

Рис 3.7 Форма Экзамен БД «Вступительные экзамены»

Таблица Абитуриенты содержит сведения об абитуриентах. Как и форма, она предназначена для редактирования записей и хранения информации об абитуриентах

Рис. 3.8 Вид таблицы Абитуриенты в БД «Вступительные экзамены»

Запросы реализуют наиболее важные функции БД, а именно выбор информации, удовлетворяющей каким-либо условиям. Например, запрос по отличникам, запрос по двоечникам.

Рис. 3.9 результат обработки информации запросом по двоечникам БД «Вступительные экзамены»

Еще один запрос – запрос по специальностям – работает следующим образом: после его активации возникает окно Введите параметр (введите специальность), в котором надо набрать название специальности, после чего появится результат обработки данных БД.

Рис. 3.10 Окно ввода параметра специальность для работы запроса по специальностям

Рис 3.11 Результат работы запроса по специальностям

Опишем состав объектов БД «Преподаватели».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Сводная таблица, Личные данные, Паспортные данные, Работа, Квалификация, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы с параметрами о сотрудниках по номеру телефона, по количеству детей, по дате рождения и по квалификации, запрос дисциплины по семестрам.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: форму Сводная таблица, форму Личные данные, форму Паспортные данные, форму Работа, форму Квалификация, форму Дисциплины, отчеты по шести запросам и кнопку выхода из БД.

Рис. 3.12 Кнопочная форма БД «Преподаватели»

Основные элементы (объекты) базы данных представлены на следующих рисунках. Вносить изменения в структуру таблиц можно открыв любую из них в режиме конструктора.

Рис. 3.13 Режим конструктора таблицы Дисциплины

Формы БД предназначены для внесения и редактирования записей.

Рис. 3.14 Форма Паспортные данные БД «Преподаватели»

Все запросы в БД с параметром, то есть при активации запроса необходимо ввести параметр, например, количество детей, после чего будет получен результат обработки сведений в БД.

Рис. 3.15 Запрос по количеству детей БД «Преподаватели»

Кроме того в БД есть сводная таблица, открывающаяся со страницы Кнопочной формы. Она предназначена для ввода наиболее значительных данных по преподавателям.

Рис. 3.16 Сводная таблица по преподавателям БД «Преподаватели»

Опишем состав объектов БД «Студенты».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Дисциплины, Личная карточка, Награжденные студенты, Специальность, Студенты.

Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма, Награжденные студенты, Студенты, Специальность, Дисциплины.

Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы о количестве награжденных студентов, запрос о дисциплинах, запрос о специальностях и о студентах, получивших награду.

Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании запросов.

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: редактирование формы Студенты, отчеты по ранее перечисленным запросам, печать отчетов и выход из БД.

Рис. 3.17 Кнопочная форма БД «Студенты»

Например, отчет по награжденным студентам выглядит следующим образом:

Рис. 3.18 Отчет по награжденным студентам БД «Студенты»

Таблица Студенты содержит наиболее полную информацию о студентах.

Рис. 3.19 Таблица Студенты БД «Студенты»

Все объекты БД призваны для упорядочивания информации, касающейся студентов ПУ №33.

Опишем состав объектов и указания пользователям БД «Библиотека».

Описываемая база данных состоит из следующих таблиц: Библиотечная карточка, Вид авторства, Место издания, Место хранения, Сигла хранения, Город, Тематика, Экземпляры. Кроме таблиц, для удобства ввода данных были разработаны формы: Кнопочная форма и формы по всем перечисленным таблицам. Для удобства обработки информации и выбора нужных сведений были разработаны следующие запросы: запросы по месту издания, запрос по тематике, запрос по количеству книг с определенным годом издания. Отчеты, входящие в состав БД формируются на основании сведений в библиотечной карточке.

Рис. 3.20 Библиотечная карточка БД «Библиотека»

При загрузке БД открывается Кнопочная форма, содержащая кнопки, открывающие следующие объекты: Библиотечная карточка, информация по запросам, отчет по карточке и выход из БД.

Рис. 3.21 Кнопочная форма БД «Библиотека»

После открытия объекта Информация по запросам, осуществляется переход на новую страницу кнопочной формы, представляющую доступ к открытию запросов.

Рис 3.22 Страница Кнопочной формы Информация о книгах в библиотеке

Объект кнопочной формы Библиотечная карточка открывает доступ ко всем формам БД.

Таким образом, нами была разработана информационно-справочная система, состоящая из четырех БД для разграничения доступа к информации и удобства использования в различных подразделениях ГОУ НПО ПУ № 33.

РАЗДЕЛ 4. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ

Эффективность любого вида деятельности, любого процесса, системы, в том числе социальной и хозяйственной, отдельного действия/операции, является его главной характеристикой, определяющей целесообразность их существования и применения[13]
.

Определение эффективности – ключевая проблема, решение которой в обобщенном виде продолжается уже несколько столетий и лежит в поле зрения философских, экономических, технических и социальных наук.

В большинстве случаев эффективность увязывает качественные характеристики процесса с его целью, силами/ средствами ее достижения и полученным результатом. Информация же о деятельности, процессе или системе является неотъемлемой частью управления.

Эти логические построения приводят к тому, что вопрос эффективности информационно-аналитической или же информационно-поисковой деятельности неразрывно связан с эффективностью управления. При этом связь эта носит неоднозначный характер: высокая эффективность информационно-поисковой деятельности может повысить эффективность управления. Но эффективность управления может достигаться и без эффективности информационно-поисковой деятельности вовсе, например, базируясь на опыте и интуиции субъекта управления и удачном построении структуры деятельности без использования банков и баз данных на базе современных информационных технологий.

Если говорить об эффективности информационно-аналитической работы на конкретном хозяйствующем субъекте, то стоит заметить, что она зависит не столько от технического обеспечения и масштаба обрабатываемых информационных потоков, сколько от четкой постановки задач и непосредственного взаимодействия с потребителями аналитических материалов[14]
.

В целом, по отношению к такому сложному и неоднозначному виду деятельности, как информационно-аналитическая работа применение понятия «эффективности» представляет особую сложность, продиктованную, кроме всего, еще и пониманием цели, субъекта/ объекта деятельности и подходом к определению эффективности информационно-справочных систем, а также ее местом в системе управления.

Расчет эффективности по указанной методике применим к любой информационной деятельности, в том числе и к информационно-поисковой. Однако, разработана она была для оценки результативности информационно-аналитических систем. Данная схема (см. Приложение Д) и попытка численного выражения эффективности ИАД характерна для увязки цели, объектов и субъектов деятельности через единый управляющий деятельностью субъект оперативного управления.

В данном случае мнимый характер оценки эффективности объясняется неизбежной субъективностью оценки внутреннего оперативного управляющего и его зависимостью от конечного результата (т.е. также от объективной и субъективных оценок его управленческой деятельности в целом). При этом вводится коэффициент мнимой эффективности, рассчитываемый по формуле:

К эф.мн. = К пси. * С выд. /С затрат(4.1)

Где: С выд – выделенные на информационно-справочную систему ресурсы, С затрат – себестоимость применяемых методов и средств, К пси. – субъективно оцениваемый психологический эффект меры достижения цели оперативного управления с использованием информационно-справочной системы.

Кроме этого, можно рассчитать коэффициент заданной эффективности, по формуле:

К эф.задан. = К общ. * С выд. /С затрат(4.2)

Где: К общ. – субъективно оцениваемый эффект комфортности среды.

Рассчитаем оба коэффициента.

К эф. мн.= 0,7*1=0,7 К эф. задан.=0,6*1=0,6

Внедрение в организации информационно-справочной системы может принести ряд преимуществ, а именно:

· обеспечение качественной, достоверной, своевременной учётной информации, а также механизмов поддержания её в актуальном состоянии;

· кроме того, осуществление непрерывного разнопланового мониторинга ситуации по предметным областям, что обеспечит отслеживание состояния и выявление новых проблем в этих сферах деятельности образовательного учреждения;

· повышение эффективности принимаемых решений, за счет предоставления оперативной информации;

· использование системы приведет к увеличению массивов обрабатываемой информации;

· кроме того, интерфейс системы достаточно прост, а следовательно, пользователи смогут приступить к работе сразу, то есть экономия времени на обучение сотрудников системе.

Таким образом, мы рассчитали коэффициенты мнимой и заданной эффективности, учитывающие не только количественные (стоимостные) показатели информационно-справочной системы, но качественные параметры оперативного управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вопрос систематизации информации является одним из актуальнейших вопросов управления. Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий повысить эффективность управления организацией. Информационно-справочная система предоставляет оперативный доступ к информации, помогает в создании единого информационного пространства для всех уровней управления, упрощает регистрацию данных и их обработку, позволяет регистрировать информацию в режиме реального времени в том месте, где она появилась, способствует снижению трудозатрат и распределению их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.

В ходе работы над данным проектом нами были проанализированы теоретические основы проектирования информационно-справочных систем. В результате анализа было определено значение информационно-справочных компонент в корпоративных информационных системах и рассмотрены этапы проектирования информационно-справочных систем.

Далее в процессе решения задач проектирования была дана характеристика информационной системе ГОУ НПО ПУ №33. Анализ деятельности Государственного образовательного учреждения «Профессиональное училище № 33 г. Белгорода» показал, что: учреждение является перспективным и динамично развивающимся; свою деятельность осуществляет в соответствии с нормативно-правовыми актами различных уровней; главной задачей является создание необходимых условий для удовлетворения потребности личности в получении начального профессионального образования, конкретной профессии, соответствующего уровня квалификации, с возможностью повышения общего образовательного уровня обучающихся, не имеющих среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения трудовых навыков для выполнения определенной работы; решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную; -была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.

Путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как: сведения об абитуриентах, сведения о студентах, сведения о преподавателях, сведения о библиотечных фондах.

Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных. Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.

Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:

1. Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.

2. Удобство и наглядность использования объектов баз данных.

3. Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.

4. Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.

Далее мы спроектировали и создали базы данных, которые содержат информацию по следующим направлениям:

1. Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.

2. Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.

3. Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь – методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.

4. Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь – библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.

Кроме разработки баз данных нами были описаны инструкции пользователям информационно-справочной системы, а также была рассчитана эффективность проекта.

Таким образом, задачи, поставленные для достижения цели дипломного проекта, были решены и внедрение результатов проектирования, на наш взгляд, положительно отразится не только на оперативном управлении ГОУ НПО ПУ №33, но и в целом на повышении эффективности деятельности учреждения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник/ Балдин К.В., Уткин В.Б.- М: Дашков и К? – 2004. - 395 с.

2. Банк В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ Банк В.Р., Зверев В.С, - М: Экономистъ, 2005. - 477 с.

3. Барановская Т. П. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика. – 2003, - 416 с.

4. Блюмин А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ Блюмин А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. –М.: Издательский дом Дашков и К, 2009 – 352 с.

5. Божко В. П. Информационные технологии в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 2002 - 144 с.

6. Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект; 2002. - 560 с.

7. Волокитин А. В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2002

8. Гаранин М.В. Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 336 стр., 2003 г.

9. Гаскаров Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, 432 стр., 2003 г.

10. Гвоздева Т. Проектирование информационных систем. – М.: Феникс. – 2009, -354 с.

11. Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г.

12. Годин В. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности.// В.В. Годин, И.К. Корнеев. - Издательства: Высшая школа, Мастерство, - 2001. - 240 стр.

13. Годин, В.В. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров ≪Управление развитием организации≫. Модуль 17./ В.В. Годин, И.К. Корнеев — М.: ИНФРА-М, 2000. — 352 с. (23, 88, 109, 116, 242)

14. Григорьев, Л. Информационные технологии: проблемы развития отрасли в России

15. Гринберг А. С. Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

16. Гринберг А. С. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

17. Данилин, А. Архитектура и стратегия. "Инь" и "янь" информационных технологий/ Интернет-университет информационных технологий/ ИНТУИТ.ру 2005// Данилин А., Слюсаренко А.- [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.intuit.ru/department/itmngt/entarc/popup.lit.html#122

18. Дик В.В. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. В.В.Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. – 342 с.

19. Дудипска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С. 114—120.

20. Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

21. Калянов Г. Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия – Телеком 208 стр., 2004 г.

22. Карминский, А.М. Информатизация бизнеса: Концепции, технологии, системы/ Карминский А.М., Карминский С.А., Нестеров В.П. и др. - М: Финансы и статистика. – 2004, - 624 с.

23. Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятии.// Открытые системы. Директор информационной службы. – [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.osp.ru/cio/2008/07/38319/ 12 февраля 2009

24. Липаев В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

25. М. Р. Когаловский Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

26. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 446 стр., 2002 г.

27. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ, 240 стр., 2003 г.

28. Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

29. Н. Н. Карабутов Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2003 г.

30. Патрушина С. М. Информационные системы в бухгалтерском учете Издательство: МарТ; 368 стр., 2003 г.

31. Патрушина С.М. Информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, - 2004. - 352 с.

32. Прокушева А. П. Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001

33. Родионов, И. И.. Рынок информационных услуг и продуктов Издательство: МК-Периодика 552 стр., 2002 г.

34. Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Тихомирова Н.П./ М: Экзамен – 2003, - 496 с.

35. С. М. Патрушина Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

36. Синюк В.Г., Шевырев А.В. Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

37. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

38. Сорокин А.А. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для/ Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.- М: Финансы и статистика, – 2003. - 512 с.

39. Стрелец И. А. Новая экономика и информационные технологии Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г.

40. Томас Хюлланд Эриксен Тирания момента. Время в эпоху информации Издательство: Весь Мир, 208 стр., 2003 г.

41. Уткин В. Б., К. В. Балдин Информационные системы в экономике Издательство: Финансы и статистика , 288 стр., 2004 г.

42. Хорошилов А. В. Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004

43. Черенков А.П. Информационные системы для экономистов: Учебное пособие для вузов - М: Экзамен, - 2004. - 192 с.

44. Шафрин Ю. Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

45. Широков Л. А. Бухгалтерские информационные системы Издательство: МГИУ, 250 стр., 2002 г.

[1]
См.: Банк В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ Банк В.Р., Зверев В.С, - М: Экономистъ, 2005. – С. 18

[2]
См.: Стрелец И. А. Новая экономика и информационные технологии Издательство: Экзамен. – 2003

[3]
См.: Гаскаров Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, - 2003. – С. 102

[4]
См.: Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятии.// Открытые системы. Директор информационной службы. – [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.osp.ru/cio/2008/07/38319/ 12 февраля 2009

[5]
См.: Гринберг А. С. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана. – 2003, - С. 23

[6]
См.: Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог – МИФИ. – 2003, - С. 89

[7]
См.: Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие для вузов/ Под ред. Тихомирова Н.П./ М: Экзамен – 2003

[8]
См.: Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство. – 2001, - С. 67

[9]
См.: Блюмин А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ Блюмин А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. –М.: Издательский дом Дашков и К, 2009 – С.46

[10]
См.: Сорокин А.А. Проектирование экономических информационных систем: Учебник для/ Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.- М: Финансы и статистика, – 2003. – С. 53

[11]
См.: Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект. – 2002

[12]
См.: Дудипска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С. 114—120

[13]
См.: Грищенко О.В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия// Административно-управленческий портал. – Режим доступа http://www.aup.ru/books/m67/1.htm

[14]
См.: Доронин А. Информационно-аналитическая работа: основные принципы. //Психология для руководителя [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.inter-press.ru/articles/detail/237