Автоматизированная информационная система Кафедра

Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени И.И. ПОЛЗУНОВА

Кафедра «Информационные системы в экономике»

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «КАФЕДРА» НА ПРИМЕРЕ АЛТГТУ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

ДП 351400.07.000П3

Дипломник группы ПИЭ-11 __________________А.М. Дмитриев

Руководитель проекта

д.т.н., профессор _________________О.И. Пятковский

Нормоконтролер

к.т.н., доцен ____________________Г.Д. Ряшина

БАРНАУЛ 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В последние десятилетия в мире наблюдается кризис образования, вызванный, с одной стороны, увеличением роли образования в обществе, а с другой - недостаточностью его финансирования.

В России кризис образования вырос до уровня национальной безопасности, он обуславливает экономическую, военную, технологическую безопасность, которая невозможна без квалифицированных кадров, высоких технологий и современных научных разработок.

Таким образом, эффективное управление ресурсами является сложной и одной из первоочередных задач, стоящих перед российским образованием. Вместе с тем, эффективное управление в современной динамичной внешней и внутренней среде организации невозможно без мощной информационной поддержки.

Специфика объекта управления, которым является образовательная деятельность, и слабое развитие информационных систем для образовательной отрасли делают актуальной задачу разработки автоматизированных систем информационной поддержки управления ресурсами процессов жизненного цикла образовательной деятельности вуза и его основных производственных подразделений – кафедр.

Эффективное и качественное управление кафедрой основанное на применении информационных технологий является одним из основных условий для ее успешного развития, а также выпуска востребованных рынком труда специалистов. Что в свою очередь увеличивает конкурентоспособность кафедры на рынке образовательных услуг.

На кафедре Информационных систем в экономике (ИСЭ) разработки по автоматизации деятельности кафедры начались достаточно давно. При этом были накоплены теоретические и практические знания необходимые для основательной разработки системы.

Внедрение информационной системы на кафедрах является важным шагом в комплексной автоматизации всего вуза.

Целью дипломного проекта является проектирование, реализация и последующее внедрение автоматизированной информационной системы для автоматизации кафедры вуза. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить теорию управления образовательными учреждениями и вузами;

изучить проблемы организации управления вузом;

проанализировать деятельность кафедры ИСЭ АлтГТУ и построить процессную модель;

спроектировать информационную систему;

частично реализовать программное обеспечение системы;

внедрить реализованные части системы на кафедре;

получить и проанализировать результаты проделанной работы.

Материал в дипломном проекте располагается в той последовательности, в которой происходило его изучение и обработка.

В первом разделе дипломного проекта рассматриваются общие теоретические вопросы организации управления вузом и проблемы качества образования, приведен опыт других вузов. Также приведен обзор программных продуктов.

Во втором разделе дипломного проекта описывается объект дипломного проектирования – кафедра ИСЭ АлтГТУ, дается краткая характеристика, описывается документооборот и описываются бизнес-процессы. Приводится техническое задание на разработку автоматизированной системы, в котором формулируются требования к системе. Также представлен технический проект, содержащий структуру системы и ее взаимосвязь с другими системами, приведены основные проектные решения по структуре, информационному, программному и техническому обеспечению и описание основных алгоритмов и методов решений.

В третьем разделе дипломного проекта дается описание разработанной системы, приводится расчет экономической эффективности проекта.

В заключении приводятся результаты, достигнутые в ходе дипломного проектирования.

Высшее профессиональное образование

Качество высшего образования

Важнейшая задача сферы образования – удовлетворение образовательных потребностей общества в целом и каждого обучаемого в частности. Потребности общества - иметь людей готовых разрабатывать конструкции и технологии, производить, организовывать и управлять, осуществлять подготовку новых поколений, обеспечивать существование и развитие человека и общества. Потребности обучаемого – иметь гарантированную профессию и уровень знаний, достаточный для реализации его способностей, продвижения по иерархии, престижа, получения определенного дохода и так далее [14]. Образовательные потребности каждого субъекта различны, поэтому, чем шире спектр образовательных услуг, тем больше возможность у потребителя найти образ своей потребности.

В соответствии с законом Российской Федерации "Об образовании" под образованием понимается целенаправленный процесс обучения и воспитания в интересах личности, общества, государства, сопровождающийся констатацией достижения гражданином (обучающимся) определенных государственных образовательных уровней (образовательных цензов) [7].

Образование - это процессы и одновременно результаты этих процессов, представленные в виде определенного набора знаний, навыков, умений, культурных и нравственных установок, приобретаемых личностью. Применительно к высшему образованию - это процессы и виды деятельности вузов, направленные на подготовку специалистов в той или иной области на основе передачи обучающимся определенной совокупности теоретических и практических знаний, необходимых для реализации успешной профессиональной деятельности. Кроме того, высшее образование предполагает, что выпускники вуза должны обладать высоким культурным уровнем развития.

Переход экономики России на рыночные отношения выявил некоторые проблемы, которые можно отнести как к общему состоянию российской системы образования, так и к АлтГТУ в частности:

быстро меняющаяся конъюнктура рынка; его неравномерная насыщенность: дефицит одних специалистов (чаще всего - по специальностям, связанным с работой именно в условиях рыночных отношений), при избытке других (традиционные технические специальности);

неустойчивый спрос на специалистов со стороны потребителей;

ликвидация государственного регулирования рынка труда и распределения выпускников;

усиление конкуренции вследствие увеличения числа негосударственных вузов и расширения платного образования в государственных вузах;

низкая эффективность образовательных процессов вследствие использования устаревших методик обучения.

Все эти и многие другие проблемы заставляют серьезно задуматься о коренном пересмотре подхода к обеспечению качества образования. Наиболее эффективным и комплексным будет системный подход к обеспечению качества, основанный на создании системы качества, соответствующей стандартам серии ИСО 9000. Такой подход апробирован на многих промышленных предприятиях и в организациях, занимающихся сферой услуг [11].

Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001, менеджмент – скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией [20].

Согласно стандартам ИСО (ISO) серии 9000 [6], под качеством следует понимать степень соответствия свойств какого-то объекта (продукта, услуги, процесса) некоторым требованиям (нормам, стандартам). Таким образом, качество высшего образования - это сбалансированное соответствие всех аспектов высшего образования некоторым целям, потребностям, требованиям, нормам и стандартам. При этом следует учитывать, что к определению качества высшего образования необходим многосторонний подход [30]. Во-первых, перед высшим образованием ставятся определенные цели, как внешние, так и внутренние. Оно должно соответствовать установленным стандартам и нормам. Для получения действительно качественного образования должно быть обеспечено качество самих требований (целей, стандартов и норм) и необходимые качественные ресурсы (образовательные программы, кадровый потенциал, контингент абитуриентов, материально-техническое обеспечение, финансы и т. д.), то есть качество условий (вложений в образование). При соблюдении этих двух аспектов качества важную роль играет качество образовательных процессов (научная и учебная деятельность, управление, образовательные технологии и т. д.), непосредственно реализующих (обеспечивающих) подготовку специалистов. И наконец, еще одним элементом качества образования является качество результатов деятельности вуза (текущие и итоговые результаты обучения студентов, характеристики карьерного роста выпускников и т. д.). Взаимосвязь всех аспектов качества высшего образования представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Качество образования

Все составляющие качества высшего образования достаточно важны и должны рассматриваться совместно.

Но, как правило, говоря о качестве высшего образования, чаще имеют в виду качество результатов образовательной деятельности вуза, а все остальное рассматривается как необходимые условия получения этих результатов. При этом в зависимости от конечного потребителя результатом образовательной деятельности вуза можно считать:

предоставляемые образовательные услуги, если потребителем является личность (студент, слушатель системы повышения квалификации и т. д.),

выпускаемых специалистов, если потребителем является работодатель (предприятие, организация, в том числе и сам вуз), государство или общество[29].

С практической точки зрения большой интерес представляет качество выпускников вуза.

Под управлением качеством выпускника понимается постоянный, планомерный, целеустремленный процесс воздействия на всех уровнях на факторы и условия, обеспечивающие формирование будущего специалиста оптимального качества и полноценное использование его знаний, умений и навыков. Качество образования опирается на три ключевых основания [27]:

цели и содержание образования;

уровень профессиональной компетентности преподавательского персонала и организации их деятельности;

состояние материально-технической и научно-информационной базы процесса обучения.

Вуз производит продукцию и услуги для разных категорий потребителей. Если говорить о внутренних потребителях вуза, то они могут быть одновременно и участниками процессов, и потребителями результатов (преподаватель получает студентов, подготовленных по предыдущим дисциплинам учебного плана). В двойственном положении находятся и обучающиеся. Они являются "исходным сырьем" для вуза (в виде абитуриентов), внутренним потребителем образовательных услуг, участниками образовательного процесса и конечной продукцией вуза в качестве подготовленных специалистов [21]. Кроме того, если вуз готовит специалистов для собственных нужд (подготовка научных сотрудников, специалистов высшей квалификации, преподавателей), то выпускники рассматриваются как будущие научно-педагогические кадры (наемные работники).

Все перечисленные ранее стороны (личности, работодатели, вузы, общество и государство) заинтересованы в качестве высшего образования, но конечные цели у них разные, хотя и взаимосвязанные. Для выявления того, как эти заинтересованные стороны достигают своих целей за счет обеспечения качества подготовки специалистов Щеглов П.Е. [29] предлагает построить соответствующие деревья целей. При этом необходимо рассмотреть только те ветви, которые так или иначе связаны с качеством подготовки специалистов.

На рисунке 1.2 приведено дерево целей для личности (абитуриента, обучающегося, студента, выпускника). Под глобальной целью личности понимается стремление к достойному положению в обществе (становление полноценного члена общества). Построенное дерево целей отражает идеальную ситуацию, когда интересы отдельной личности не противоречат интересам всего общества и каждый член общества не только стремится к личной выгоде, но и думает о благополучии того общества, той страны, в которой он живет.

С помощью дерева целей можно сделать вывод, что для того, чтобы занять достойное положение в обществе, личности требуется получить от высшего образования:

набор теоретических знаний и практических умений, навыков, необходимых для будущей деятельности, получения дохода и принесения общественной пользы;

Рисунок 1.2 – Дерево целей для личности

развитые личностные и профессиональные качества (кругозор; уровень интеллекта (умение решать сложные задачи различного характера, абстрактное мышление); личностно-психологические характеристики (организаторские способности, самостоятельность в принятии решений, чувство ответственности за свои действия и т. д.), необходимые для успешной профессиональной и общественной деятельности (жизни); здоровье и физические навыки, обеспечивающие высокую работоспособность;

высокий уровень воспитания и культуры.

Следующее дерево целей (рисунок 1.3) отражает потребности общества в высшем образовании. В качестве основной цели в данном случае выступает стремление общества к саморазвитию (самосовершенствованию). Проанализировав это "дерево", можно сформулировать следующие требования общества к высшему образованию:

подготовка кадров высшей квалификации, способных решать творческие задачи, проводить фундаментальные и прикладные исследования, обеспечивающие прогресс во всех областях знаний и отраслях народного хозяйства;

подготовка высококвалифицированных специалистов, способных эффективно решать практические задачи в различных отраслях деятельности;

воспитание высокообразованных, культурно и нравственно развитых личностей, способных сохранить и обогатить национальную культуру;

подготовка (совместно с системой здравоохранения) физически развитых и здоровых личностей путем физического воспитания студентов.

Рисунок 1.3 – Дерево целей для общества

Далее необходимо рассмотреть дерево целей для работодателя (рисунок 1.4), то есть предприятия или организации, занимающейся производством товаров или услуг, либо другой общественно значимой деятельностью. Основная цель, преследуемая работодателем, заключается в повышении эффективности своей деятельности. При этом под эффективностью можно понимать не только прибыль, но и выполнение социально значимых функций, возможно не ориентированных на получение прибыли.

Рисунок 1.4 – Дерево целей для работодателя

С точки зрения работодателя, выпускники вузов должны обладать:

достаточными практическими и теоретическими знаниями и навыками, для того чтобы обеспечить высокую производительность труда, снизить непроизводительные затраты предприятия на дообучение и переподготовку кадров или оправдать затраты средств на подготовку специалистов (при заключении договоров с вузами);

развитыми профессиональными качествами, необходимыми для выполняемой ими работы (инициативность, организаторские способности и т. д.);

высокой работоспособностью, что предполагает наличие крепкого здоровья и высокой физической выносливости.

Следующим в цепи заинтересованных сторон является государство, органы государственной власти. Оно преследует свои цели. В цивилизованной, высокоразвитой, ориентированной прежде всего на своих граждан стране, каковой Россия стремиться быть, одной из главных целей, стоящих перед государством, должно стать повышение уровня жизни граждан. Дерево целей для государства представлено на рисунке 1.5. Его рассмотрение показывает, что государство заинтересовано в том, чтобы вузы подготовили высококвалифицированных специалистов, способных поставить экономику страны в один ряд с экономиками развитых стран и тем самым оправдать затраты бюджетных средств на их подготовку (если речь идет о государственных вузах и студентах, обучающихся на бюджетной основе). При этом выпускники и качество их образования должны прежде всего соответствовать требованиям государственных образовательных стандартов.

Рисунок 1.5 – Дерево целей для государства

И наконец, последняя из сторон, заинтересованных в качестве подготовки специалистов, - это вуз, который непосредственно удовлетворяет потребности всех вышеперечисленных сторон [29]. В качестве основной цели, преследуемой вузом в современных условиях, рассматривается повышение качества образования, которое должно быть заметным для абитуриентов, академического сообщества, государства, общества и работодателей, рынка труда и образовательных услуг. Дерево целей вуза представлено на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 – Дерево целей для вуза

Проанализировав цели вуза, можно сделать вывод, что для достижения своей основной цели, а также удовлетворения требований других заинтересованных в качестве образования сторон вузу необходимо:

позаботиться о ресурсном обеспечении научно-образовательного процесса, то есть привлечь талантливые, высококвалифицированные преподавательские кадры; обеспечить себя финансовыми средствами из разных источников, необходимой литературой, доступом к современным информационным ресурсам, современной материально-технической базой, а также осуществить набор абитуриентов с высоким начальным потенциалом;

создать условия для активного участия студентов в научно-практической, культурной, спортивной деятельности;

установить связи с предприятиями для практической подготовки студентов и сформировать программы практической подготовки в самом вузе.

Проанализировав все требования, предъявляемые заинтересованными сторонами к высшему образованию, можно выделить составные части качества подготовки специалистов, необходимые для всех заинтересованных сторон:

хорошая теоретическая база (совокупность теоретических знаний в определенной области, необходимых для применения выпускниками в профессиональной деятельности),

практические навыки, умения, опыт (умение решать практические задачи, используя теоретическую базу),

научный потенциал (способность решать научно-практические задачи),

личностно-психологические характеристики, необходимые для профессиональной деятельности (интеллект, критическое мышление, аналитические способности, организаторские способности, ответственность, инициативность, коммуникабельность, исполнительность и т. п.),

уровень воспитания (воспитанность, адекватное поведение в обществе),

общекультурный уровень, образованность (всесторонняя развитость, кругозор и т. д.),

физическое здоровье.

Все эти составляющие качества подготовки для разных заинтересованных сторон, целей и ситуаций имеют разную степень важности, но вузу необходимо обеспечить, по возможности, как можно более высокий уровень всех компонентов качества [29].

Повышение качества образования в вузе означает для работодателей гарантированное качество выпускников, что будет способствовать повышению конкурентоспособности вуза в целом и повышению престижа выпускников у работодателей.

Маркетинговый подход в деятельности вуза

Высшее образование в России, как и другие сферы производственной и непроизводственной деятельности, все острее ощущает давление рынка. Будучи связанными новыми обязанностями и свободами, процессы управления в вузах становятся все более адекватными тем, которые используются в сфере предпринимательства, и высшие учебные заведения столкнулись с рядом проблем, связанных с процессами эффективного управления. Это обусловлено, прежде всего, нехваткой финансирования в целом и бюджетного финансирования в частности.

Вынужденные искать дополнительные источники поступления средств, вузы открывают новые специальности и специализации, на которые количественный прием, как, впрочем, и методика обучения, не всегда были продуманными. В результате значительное число студентов-выпускников, в том числе престижных сегодня экономических и юридических специальностей, остаются невостребованными, а государственные вложения в образование не всегда используются рационально. Положение усугубляется ликвидацией системы обязательного распределения молодых специалистов.

Маркетинг образовательных услуг появился достаточно недавно, однако многие российские вузы уже начали его активно применять. Это связано с осознанием того, что, как и коммерческому предприятию, вузу необходимо разрабатывать маркетинговую концепцию с целью повышения конкурентоспособности на рынке услуг. Как и любая другая социально-организационная инновация, маркетинг вызовет существенные изменения в модели управления вузом. Эти изменения нарушат сложившуюся статичную структуру менеджмента, но придадут ей более гибкий рыночный характер.

Вполне очевидно, что для любого субъекта рыночных отношений характерно осуществление его деятельности на конкретном рынке, а вузы работают одновременно на двух рынках: рынке образовательных услуг и рынке труда. Рыночные позиции вуза представлены на рисунке 1.7 [15].

Рисунок 1.7 – Вуз как субъект рыночных отношений

Особенностью вуза является и тот факт, что он (в отличие от любого другого субъекта рыночных отношений) получает денежные средства за оказываемые образовательные услуги от промежуточного потребителя – студентов (абитуриентов), в то время как конечные потребители – фирмы и предприятия – оказываются освобожденными от оплаты готового продукта – молодого специалиста. Таким образом, деятельность вуза оказывается направленной на промежуточное звено в лице студентов (абитуриентов) и их родителей, у которых есть свои ожидания от системы образования, то есть определенные образовательные потребности.

Бурный рост популярности высшего образования в целом, с одной стороны, и ориентация услуг вуза не на конечного потребителя (предприятие), а на промежуточного (абитуриента), с другой стороны, приводят подчас к стихийному открытию специальностей и специализаций и непродуманному количественному приему на них.

В результате возникает проблема перепроизводства одних кадров и нехватки других. Высказываются обвинения в адрес высшей школы, что подготовка специалистов осуществляется в отрыве образования от реалий производства, а потому и качество рабочей силы выпускников оставляет желать лучшего. Чтобы сбалансировать спрос и предложение на рынке образовательных услуг, необходимо знать, каких специалистов и в каком количестве нужно готовить сегодня и в перспективе, какими профессиональными знаниями и навыками они должны обладать, чтобы быть способными к трудовой деятельности на предприятиях.

Для этого вузу необходимо создать мониторинг количественных и структурных пропорций, складывающихся на региональном рынке труда, а также требования сферы производства к качественным параметрам подготовки специалиста.

Что касается требований к подготовке специалиста, зафиксированных в государственном образовательном стандарте, то они имеют самый общий характер [15]. Ни профессиональных запросов реформирующегося российского производства, ни специфики предпочтений регионального рынка труда этот стандарт не отражает, да и отражать не должен.

Потребность в специалистах на рынке труда не является величиной постоянной, а представляет собой нестабильную и трудно прогнозируемую переменную, дифференцируемую в зависимости от спроса на каждую отдельную профессию на разных этапах экономического развития страны.

Маркетинговый подход к деятельности вуза будет взаимовыгодным и для вуза, и для специалиста, и для предприятия, и для государства. Вуз получит дополнительные источники финансирования на основе повышения качества подготовки специалиста. Студент получит качественное образование и базу для практики, а после обучения будет гарантированно трудоустроен. Предприятие будет обеспечено высококвалифицированными кадрами.

Анализ деятельности вуза как полноправного субъекта рыночных отношений, вновь открывшихся перспектив и утраченных возможностей обосновывает необходимость крупномасштабных маркетинговых исследований со стороны вуза. Определение предприятий, целенаправленная маркетинговая работа с ними и со своими выпускниками могут существенно помочь вузу строить свое успешное будущее в настоящем [15].

Роль кафедры в деятельности вуза

Кафедра является основным учебно-научным структурным подразделением факультета (университета), осуществляющим учебную, методическую и научно–исследовательскую работу по одному или нескольким родственным направлениям или специальностям, воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации.

Кафедра также может вести другие, не запрещенные законодательством Российской Федерации и Уставом АлтГТУ, виды хозяйственной деятельности, направленные на выполнение вузовских уставных целей, повышение квалификации и благосостояния её работников [33].

Если рассматривать кафедру как основное производственное подразделение вуза, то с точки зрения В.А. Качалова [14] можно выделить несколько видов продукции, которые она выпускает (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 – Продукция вуза (кафедры)

Образовательные услуги и интегрированная продукция на базе научно-технической продукции и образовательных услуг являются результатом бизнес-процесса (процесса жизненного цикла продукции) – образовательная деятельность. Причем образовательная деятельность подразделяется на подготовку бакалавров, специалистов, магистров различных специальностей и направлений, а также на дополнительное профессиональное образование по различным образовательным программам профессионального обучения. Учебно-методическая продукция может являться товаром, но, как правило, не реализуемым в больших объемах. Поэтому целесообразнее рассматривать ее как продукцию для внутреннего потребления вуза, вспомогательную продукцию для образовательной деятельности, и, как правило, она не выделяется в отдельный бизнес-процесс. Научно-техническая продукция является процессом инновационной деятельности, включающим в себя инновационный цикл от маркетинга и фундаментальных исследований до внедрения в производство [20].

Внутренним документом, определяющим статус и область деятельности кафедр вуза, является "Положение о кафедре". Этот документ закрепляет правовые нормы и гарантии деятельности коллективов кафедр, предоставляет гарантии невмешательства в творческий процесс и академические свободы работников кафедр со стороны администрации вуза и факультета.

При этом большое значение имеет механизм управления учебно-педагогическим процессом на уровне коллектива кафедры. Организация образовательного процесса должна обеспечивать академические свободы для преподавателя по выбору методов и форм организации учебного процесса, а для студента - по выбору своей образовательной "траектории" [9].

Если рассматривать кафедру с точки зрения системного подхода, то ее основными элементами являются сотрудники: заведующий кафедрой, его заместитель, преподаватели, методисты, заведующие лабораториями, инженеры. Каждый элемент системы выполняет свою определённую задачу, но именно взаимосвязь элементов обеспечивает выполнение главной задачи системы – обучение студентов.

Все элементы данной системы связаны между собой и образуют структуру, так как при отсутствии какого-либо элемента система просто не будет существовать.

Взаимодействие системы с внешней средой осуществляется путём определения материальных, энергетических и информационных связей. Информационную связь обеспечивает реклама. С помощью неё абитуриенты могут узнать об условиях поступления и обучения на кафедре, о самой специальности. Сотрудничество с поставщиками и производителями оборудования и материалов – это материальные связи.

Согласованность действий сотрудников, взаимосвязь и взаимодействие элементов – это механизмы обеспечения единства и целостности системы. Системообразующий фактор – это потребность и нехватка квалифицированных специалистов – выпускников кафедры.

Современная модель высшего профессионального образования

Всестороннее реформирование российского общества обуславливает насущную потребность в кадровом сопровождении реформ. В современных экономических условиях существующая система высшего технического образования не в состоянии реализовать этот социальный заказ в должной степени, поскольку рынок не только постоянно повышает, но и видоизменяет требования, предъявляемые к научному уровню и творческому потенциалу технических специалистов [13].

Одна из наиболее характерных отличительных особенностей настоящего времени состоит в том, что на рынке образовательных услуг как у нас в стране, так и за рубежом все больше востребованы не просто высококвалифицированные «специалисты – технократы», а технически грамотные «творческие личности» которые способны сами добывать знания и на их основе порождать новые.

Вторая отличительная особенность современного рынка образовательных услуг состоит в том, что структура потребности в узкопрофильных специалистах и специалистах широкого профиля - «творческих личностях» [13] имеет тенденцию постоянно изменяться в сторону увеличения доли последних. Эта тенденция обусловлена все более ужесточающейся конкуренцией и борьбой за рынки сбыта.

Существует сложившийся на рынке высококвалифицированных кадров, набор профессионально значимых личностных качеств элитного технического специалиста. Он состоит из:

умения быстро принимать концептуальные решения в условиях значительной неопределенности как исходных данных, так и проектных критериев;

наличия высокоразвитого чувства интуиции;

умения осознанно рисковать;

умения проявлять волю к достижению конечного результата;

наличия высокоразвитого чувства ответственности;

психологической устойчивости

умения ладить с людьми и работать в коллективе.

Третья отличительная особенность рынка образовательных услуг – всесторонняя компьютеризация интеллектуального труда. Используя возможности, предоставляемые современными информационными технологиями (в частности локальными и глобальными сетями ЭВМ) многие фирмы переходят к так называемой распределенной форме организации интеллектуальной деятельности.

Однако помимо общей компьютерной грамотности и умения обрабатывать с помощью ЭВМ логическую информацию, технический специалист должен владеть также и приемами целенаправленного преобразования внелогической информации (т.е. владеть типовыми схемами так называемого когнитивного мышления). Благодаря этому он становиться потенциально способным выявить с помощью ЭВМ неизвестные ранее закономерности.

Четвертая особенность рынка образовательных услуг является следствием углубленной интеграции и дифференциации естественного и гуманитарного направлений в развивающемся обществе. Эти два взаимодополняющих друг друга процесса обеспечивают опережающее развитие не только выше названных направлений, но и способствуют ускоренному образованию пограничных областей знаний [13].

Бизнес-процесс высшего образования

На рисунке 1.9 представлена схема основного бизнес-процесса вуза - «высшее образование», простроенная согласно принятой в АлтГТУ системы менеджмента качества. Основным участником этого процесса являются кафедры.

Рисунок 1.9 – Бизнес-процесс высшего профессионального образования

В отличие от других процессов вуза, осуществляемых в течение многих лет (отбор абитуриентов, учебно-организационный), процессы, связанные с потребителями начали формироваться в высшей школе достаточно недавно, под воздействием рыночной экономики. Потребителями образовательной услуги кафедры являются абитуриенты (родители, попечители), студенты, предприятия (организации). Кроме требований потребителей вуз и кафедра должны учитывать требования заинтересованных сторон: Министерства образования и науки РФ, государственных органов лицензирования, аттестации и аккредитации, администраций субъектов Федерации и других [20].

Требования абитуриентов можно определить на основании ежегодного социологического опроса абитуриентов, определения конкурса по специальностям; предприятий – на основании ежегодного социологического опроса, количества заявок на распределение молодых специалистов, количества договоров на обучение специалистов, сведений службы занятости, количества нетрудоустроенных молодых специалистов кафедры по специальностям. Необходимо проводить маркетинговые исследования образовательных услуг и рынка рабочей силы: рыночный прогноз востребованности и развития каждой конкретной специальности, определение рынков сбыта, оценка конкурентоспособности ее специалистов, позиционирование на рынке в сравнении с конкурентами, вузовские деловые (партнерские) связи с постоянными и долговременными потребителями выпускников.

Результатом процесса является информация о требованиях потребителей к образовательной услуге, которая должна быть документирована в записях, определенных вузом. Эта информация должна использоваться при совершенствовании рабочих учебных планов специальности и ее программ учебных дисциплин.

Процесс проектирования и разработки на кафедре значительно отличается от аналогичной деятельности на промышленном предприятии. Он инициируется следующими факторами: необходимостью открытия новой специальности (процесс «Открытие специальности»), изменением требований ГОС ВПО, внесением предложений по улучшению основной образовательной программы (процесс «Разработка и улучшение основной образовательной программы»). Ответственными за процесс проектирования и разработки является заведующий выпускающей кафедрой. Координирующую роль в процессе проектирования и разработки выполняют научно-методические советы по специальностям.

Основанием для принятия решения об открытии новой специальности служат результаты анализа потребностей рынка образовательных услуг в регионе, проводимого Отделом маркетинговых исследований АлтГТУ. Результатом процесса открытия специальности является лицензия на право ведения образовательной деятельности в сфере высшего профессионального образования (приложение к лицензии).

Основная образовательная программа представляет собой комплект нормативных документов, определяющих цели, содержание и методы реализации процесса обучения и воспитания. Она разрабатывается на основе ГОС ВПО по соответствующему направлению подготовки или специальности с учетом примерных учебных планов и примерных программ учебных дисциплин.

Процесс оценки и отбора абитуриентов складывается из сети сложных микропроцессов. Результатами процессов оценки и отбора абитуриентов являются студенты, зачисленные на первый курс вуза, что отражается в соответствующих записях: приказе о зачислении на первый курс, личных делах абитуриентов, и отчете о работе приемной комиссии. Ответственным за процесс отбора абитуриентов является проректор по учебной работе, который работает во взаимодействии с ответственным секретарем приемной комиссии, деканами факультетов и заведующими кафедрами.

Поставщиками процесса оценки и отбора абитуриентов являются организации среднего и среднеспециального образования, организации и предприятия, а также факультет довузовской подготовки вуза.

Верификация (проверка) абитуриентов осуществляется в процессе приема всех видов вступительных испытаний: региональная олимпиада, централизованное тестирование, традиционные вступительные испытания, единый государственный экзамен.

Производство образовательной услуги кафедры представлено процессами довузовской подготовки, учебно-организационной деятельности, методической деятельности и образовательного процесса, включающего, прежде всего, обучение и воспитание.

Процесс довузовской подготовки осуществляется для: повышения качества подготовки абитуриентов, улучшения их профессиональной ориентации, обеспечения комплектования контингента, приобщение абитуриентов к научной деятельности.

Процесс управления учебно-организационной деятельностью включает макропроцессы следующего, более низкого уровня: создание учебно-организационной документации и организацию образовательного процесса.

Основная цель методической деятельности вуза – создание условий, способствующих повышению эффективности и качества образовательного процесса (обеспечение учебными изданиями, повышение педагогического мастерства преподавателей, совершенствование аудиторной и самостоятельной работы студентов). Основным результатом методической деятельности являются учебно-методические комплексы дисциплин и учебные издания.

Известно, что образовательный процесс включает процессы обучения, воспитания и развития личности. Его часто отождествляют с учебно-воспитательным процессом. Целью процесса является управления качеством образовательных услуг первого аспекта через обеспечение последовательности, единства и логической преемственности элементов содержания учебного курса, учет связей с другими дисциплинами рабочего учебного плана по специальности. Результатом процесса изучения учебного курса являются знания, умения, навыки, получаемые студентом, и используемые им в дальнейшем при изучении других дисциплин. Результатом образовательного процесса является соответствие уровня подготовки выпускаемого специалиста предъявляемым требованиям. Образовательный процесс конкретной специальности обеспечивается в результате совместной деятельности факультета, общеобразовательных, специальных и выпускающих кафедр.

Распределение выпускников в вузе осуществляется для оказания им помощи в трудоустройстве. Основными документами, содержащими сведения о трудоустройстве, являются ведомости распределения выпускников. При принятии выпускником решения о свободном распределении ему выдается справка о свободном распределении, при распределении по заявкам – выписка из формы распределения. Выпускники, распределенные в АлтГТУ, получают удостоверение о направлении на работу.

Процесс распределения выпускников, в связи рыночными преобразованиями, в настоящее время восстанавливается и обретает новые цели и содержание. Поэтому требует совершенствования. В перспективе, следует повсеместно активно внедрять «послепродажное обслуживание» специалистов: отслеживать их трудоустройство, карьерный рост, оказывать профессиональную поддержку путем консультаций и дополнительного профессионального образования. Это будет способствовать развитию процесса валидации проекта и разработки.

Для содействия занятости учащейся молодежи и трудоустройства выпускников вуза, а также помощи потребителям (предприятиям, организациям и другим) в выборе молодых специалистов проводится анкетирование студентов. Результаты анкетирования заносятся в базу данных о студентах и выпускниках вуза, используемую в процессе трудоустройства молодых специалистов.

Модель Учебно-методического комплекса дисциплины

В условиях развития информационных технологий и повышения информатизации образовательного пространства закономерным является повышение роли самостоятельной работы студентов [24].

Самостоятельная работа студента – это его процесс систематической и целенаправленной учебно-познавательной деятельности, самостоятельного усвоения обучающимися определенной совокупности знаний, навыков и умений. Подобное понимание самостоятельной работы обучающихся в рамках создания и внедрения системы менеджмента качества вуза должно стать основой их успешного обучения.

Приоритетной задачей в рамках этого направления является оказание помощи обучающимся в организации и активизации их самостоятельной учебно-познавательной деятельности, создание им условий оптимизации ее основных функций. Особую актуальность в данных условиях приобретает методическая оснащенность самостоятельной работы студентов.

В данном контексте возникает необходимость создания программных продуктов для обучения, сочетающих в себе все компоненты методической системы. В связи с этим создание электронных (виртуальных) учебно-методических комплексов дисциплин является одним из важнейших задач учебно-воспитательного процесса.

Под учебно-методическим комплексом дисциплины (УМКД) понимается комплекс, объединяющий учебно-методические, программно-технические и иные средства, ориентированные на обучающегося и обеспечивающие (стимулирующие) достижение наилучших результатов его подготовки в рамках планового освоения дисциплины.

УМКД как структурная единица учебного плана и основа информационных образовательных ресурсов должен стать опорным элементом системы менеджмента качества вуза и содержать полный и достаточный комплект учебно-методических материалов для достижения целей и задач обучения в процессе самостоятельной работы обучающегося.

Полный комплект УМКД по всем дисциплинам учебного плана основной образовательной программы (ООП) будет образовывать информационно-образовательную среду, представляющую собой виртуальный учебно-методический комплекс специальности (УМКС).

Важнейшими характеристиками УМКД и УМКС должны стать открытость и универсальность. Открытость должна заключаться в предоставлении обучающих ресурсов любому пользователю-студенту и возможности для преподавателя достаточных ресурсов для разработки, корректировки и модернизации виртуальных учебно-методических материалов по любым дисциплинам ООП. Универсальность должна обеспечиваться использованием всех доступных способов и методов обучения, модульным построением, позволяющем легко перестраивать и дополнять учебные материалы, и возможностью для обучающегося выбрать любую форму обучения, в том числе и индивидуальную [24].

Самостоятельная работа с УМКД и УМКС должна стать ведущим видом учебно-познавательной деятельности студентов, включая все ее элементы: побудительные, аналитические и организаторские, и обуславливать эффективность обучения с точно прогнозируемым высоким результатом.

Содержательным стержнем этого процесса является самостоятельная учебно-аналитическая работа с различными источниками научной информации: учебниками, монографиями, учебными пособиями и методическими указаниями, конспектами лекций, определенными носителями программно-информационного обеспечения, а также с нормативно-правовой документацией.

Создание виртуальных УМКД и УМКС является непростой задачей как с точки зрения методологии, тик и технологии. В основе разработки УМКД должен лежать принцип модульности, позволяющий легко и оперативно управлять процессом обучения и корректировать его в зависимости от уровня знаний студента, дополнять и корректировать методическую базу.

Подобная работа предполагает точно сформулированные цели, определение уровней детализации и усвоения элементов УМКД и описание ожидаемого результата. При этом информация, вносимая в УМКД, должна подвергаться отбору, структурированию, систематизации и уплотнению с выделением приоритетов, определяющих логику обучения и место дисциплины в контексте подготовки дипломированного специалиста. Количество элементов виртуальных учебно-методических материалов и их объем должны соответствовать видам учебной работы и их трудоемкости, предусмотренным рабочей учебной программой по дисциплине. Обучающийся, использующий УМКД, должен видеть все элементы во взаимосвязи, что существенно будет облегчать его работу и понимание предъявляемых требований [24].

Примерный проект модели учебно-методического комплекса дисциплины, основанный на цикле Деминга представлен на рисунке 1.10.

Рисунок 1.10 – Проект модели учебно-методического комплекса дисциплины

В соответствии с этой моделью основными опорными элементами УМКД, регламентирующими и регулирующими самостоятельную работу, являются: «основание», «технология реализации», «методическое обеспечение», «материально-техническое обеспечение», «регулирование отношений» и «аттестация обучающихся».

Основанием для разработки учебно-методического комплекса дисциплины является Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования (ГОС ВПО) направления (специальности) подготовки дипломированных специалистов, учебный план ООП, утвержденный в университете, и стандарт ООП либо другой документ, регламентирующий создание рабочих учебных программ по дисциплинам. При обращении к УМКД именно эти базовые документы должен видеть пользователь в первую очередь наряду с рабочей учебной программой.

Технология реализации учебной дисциплины должна определяться рабочим учебным планом специальности, рабочей учебной программой по дисциплине (содержание дисциплины; основная и дополнительная литература; вопросы), технологической картой дисциплины (календарно-тематический план аудиторных занятий), графиком курсового проектирования (индивидуальных заданий) и, при необходимости, индивидуальным планом обучения.

Методическое обеспечение учебной дисциплины должны включать методические материалы: учебники, учебные пособия, методические указания к выполнению практических и лабораторных работ, по курсовому и дипломному проектированию, расчетные и обучающие программы; технические средства обучения: анимационное сопровождение занятий, учебные видеофильмы, наглядные пособия (макеты, модели, плакаты). При необходимости дисциплина может сопровождаться понятийным аппаратом (глоссарий), образцами выполнения индивидуальных заданий, курсовых проектов и работ и другими демонстрационными и дидактическими материалами.

Материально-техническим обеспечением учебной дисциплины является лабораторная база кафедр и вуза, аудиторный фонд (лекционные и семинарские аудитории; лаборатории; дисплейные классы; помещения филиалов кафедр и вуза).

Регулирование отношений между обучающимися, преподавателем (кафедрой) и администрацией университета (деканатом) должно определяться положением о текущем контроле успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся, положением об итоговой государственной аттестации выпускников и другими правовыми актами [24].

Аттестацией обучающихся в зависимости от формы контроля, установленной учебным планом ООП, является экзамен (экзаменационные билеты; тестирование; устный опрос), а также текущий и контрольный опросы (тестирование; билеты; устный опрос).

На рисунке 1.11 представлена блок-схема УМКД, отражающая взаимосвязь его структурных элементов и логику обучения.

Рисунок 1.11 – Блок-схема учебно-методического комплекса дисциплины

Модель учебно-методического обеспечения вуза

Качество обучения зависит от многих факторов, но в значительной степени определяется состоянием методического обеспечения дисциплин. Необходимым условием повышения качества методического обеспечения является совершенствование организации учебно-методической работы и широкое привлечение профессорско-преподавательского состава созданию учебно-методических разработок высокого современного уровня [47].

Для повышения эффективности функционирования учебно-методического обеспечения необходимо использование процессного подхода. Процессом называют совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы в выходы (ИСО 9000 2000).

Выделив производство учебно-методических материалов в отдельный процесс, можно представить формирование учебно-методического обеспечения дисциплин как показано на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 – Процесс обеспечения учебно-методическими материалами

Главная цель процесса – обеспечение учебного процесса всеми необходимыми учебно-методическими материалами. На входе процесса график учебного процесса (дисциплины учебного плана), показатели учебно-методической обеспеченности дисциплин и ресурсы самого процесса, куда входит, помимо материальных (бумага и пр. материалы), и интеллектуальные ресурсы (учебно-методическая работа преподавателей вуза) [47].

Внизу расположен механизм, с помощью которого процесс функционирует – информационная система кафедры и вуза. Вверху процесса регламентирующие положения и принципы. В нашем случае это внутренние и внешние нормативы об учебно-методическом обеспечении вуза, а также принципы всеобщего управления качеством (TQM).

На выходе процесса продукция – учебно-методический материал на руках у студента в соответствующий учебному графику срок.

Процесс обеспечения декомпозируется на четыре блока. «Это подпроцессы: «определить потребность вуза в УММ», «планирование обеспечения учебного процесса», «реализация планов», а также «управление процессом обеспечения учебного процесса».

«Определить потребность вуза в УММ» является одним из важнейших подпроцессом в эффективности учебно-методического обеспечения. Он представлен на рисунке 1.13.

Рисунок 1.13 – Процесс определения потребности вуза в УММ

На входе – обеспеченность дисциплин УММ и график учебного процесса, на выходе – потребность в УММ к определенному сроку и показатели формирования потребности для целей управления.

Важнейшим фактором эффективности данного этапа является информационное сопровождение. Действительно, даже для среднего вуза, имеющего порядка 20-30 специальностей (направлений подготовки, общий список дисциплин превышает 1000 [47]. Учитывая, что по каждой дисциплине может быть до 5-6 учебно-методических разработок разного вида (рабочая программа, учебное пособие, курс лекций, практикумы и задачники, методические указания и т.п.), общий список учебно-методических разработок, составляющий методическое обеспечение всех специальностей, будет исчисляться уже несколькими тысячами. Отследить и обеспечить сбалансированность и гармоничность такого массива разработок достаточно трудоемкий процесс. Программное обеспечение на основе анализа учебных планов, состояния учебно-методического фонда и контингента учащихся выводит информацию о потребности вуза в УММ. Причем здесь должны учитываются такие показатели, как отсутствие материала, наличие в виде рукописи, в виде оригинал-макета, в электронном виде и наличии определенного тиража на складе, библиотеке, филиалах и пр.

Следующий подпроцесс «планирование обеспечения учебного процесса». На входе потребность в УММ ( выход предыдущего подпроцесса) и график учебного процесса. На выходе планы по обеспечению учебного процесса, куда входят план учебно-методической работы преподавателей по подготовке рукописей, план предпечатных работ редакционно-издательского отела, план тиражирования, план распределения УММ по местам назначения (представительства, филиалы, рассылка студентам) Также на выходе показатели планирования для целей управления. Процесс показан на рисунке 1.14.

Рисунок 1.14 – Процесс планирования обеспечения учебного процесса

Эффективность данного блока также во многом зависит от информационного сопровождения, т.к. гармонично сбалансировать такое количество планов, учитывая, что они взаимозависимы, достаточно трудоемко.

Далее следует подпроцесс «реализация планов». На входе планы по обеспечению учебного процесса (выход предыдущего подпроцесса) и ресурсы вуза. На выходе готовый продукт – УММ на руках у студента в соответствующий срок. Также на выходе показатели исполнения планов для целей управления. Он показан на рисунке 1.15.

Рисунок 1.15 – Процесс реализации планов

На данном этапе непосредственно создается материальный продукт. Процесс состоит из следующих этапов: подготовка автором рукописи, рецензирование и экспертиза рукописи, предпечатная подготовка и создание оригинал-макета, создание электронных учебников и тиражирование в бумажном виде.

Именно здесь и проявляются в полной мере функциональные барьеры организации. Для эффективного функционирования всего процесса учебно-методического обеспечения необходимо, теории управления качеством, выделить «владельца» или «хозяина» процесса, на которого будут возложены все полномочия и функции управления. Обычно таким «владельцем» является научно-методический отдел, который полностью отвечает за учебно-методическое обеспечение учебного процесса.

Управление выделено в отдельный подпроцесс. На входе поступают показатели всех вышеописанных трех блоков. На их основании и согласно внутренним и внешним положениям, а также принципам теории управления качеством формируется управленческое решение относительно того или иного подпроцесса. Процесс представлен на рисунке 1.16.

Рисунок 1.16 – Управление процессом обеспечения учебного процесса

Эффективная деятельность этого блока также во многом зависит от информационного сопровождения [47].

Обзор аналогов электронных кафедр

При создании любой информационной системы встает вопрос о целесообразности ее разработки в связи с тем, что возможно уже существуют данного типа рабочие програмные продукты и легче приобрести их, а не тратить время и усилия на создание нового.

Перед началом работы по созданию данного програмного продукта такой вопрос так же был рассмотрен.

Досконально изучив рынок существующих информационных систем, используемых в образовании, автор не нашел автоматизированных систем, которые бы полностью удовлетворяли информационным и аналитическим потребностям кафедр АлтГТУ.

Практически в каждом вузе встречаются системы, автоматизирующие отдельные функции кафедры или деканата: учет успеваемости студентов, планирование учебного процесса, формирование учебных поручений преподавателей. Но в этих системах отсутствует комплексные аналитические возможности оценки деятельности кафедры.

Программный продукт ООО «АТТ»: «Учебно-методическое управление»

Он разработан в среде 1С Предприятие 7.7 и предназначен для выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры, распределения нагрузки на преподавателей и автоматического составления расписания.

Часовая нагрузка на кафедры формируется документами "Недельная нагрузка", "Объединение в поток лекций", "Объединение в поток семинаров".

После выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры программа позволяет распечатывать учебные планы и различные отчеты:

отчет о нагрузке на кафедры с отбором по форме обучения, факультету, специальности и т.д.;

график учебного процесса;

бюджет времени;

расчет часов по учебному заведению в целом;

распределение дисциплин по кафедрам.

Для распределения нагрузки на преподавателей создан документ "Распределение нагрузки", который создается на каждую кафедру.

После распределения часовой нагрузки на преподавателей можно получать следующие отчеты:

карточка учебных поручений;

расчет ставок.

Расписание может составляться автоматически либо вручную при помощи редактора расписания. Редактором также можно пользоваться для корректировки автоматически составленного расписания. Редактор имеет функции контроля на предмет накладок – не позволяет вносить преподавателю занятия в двух местах одновременно и т.д. При автоматическом составлении расписания учитываются различные требования и условия, которые могут накладываться на расписание. Для описания различных условий и требований в конфигурации реализованы соответствующие документы. После составления расписания можно получать отчеты:

расписание преподавателя;

расписание аудитории;

расписание специальности;

кафедральная ведомость;

аудиторная карта.

Таким образом, данная программа автоматизирует деятельность учебно-методического управления вуза и скорее всего не может быть применена к отдельной кафедре.

Система Астраханского государственного технического университета

Как правило, каждый вуз пытается самостоятельно разработать систему, автоматизирующую его кафедры. Такие системы настроены на конкретные потребности данного вуза и зачастую не пригодны в других образовательных учреждениях.

Например, в Астраханском государственном техническом университете используется при планировании учебного процесса автоматизированная система обработки информации, которая включает базу данных «Учебные планы», содержащую всю необходимую информацию для организации учебного процесса. Эта программа использует клиент-серверные технологии и корпоративную базу данных на сервере, позволяющее связать в единую информационную цепочку решение следующих задач:

разработка учебного плана по вновь открываемой специальности.

модернизация учебного плана по специальности.

разработка учебных планов для индивидуальной формы обучения.

формирование графиков учебного процесса по курсам для всех специальностей на планируемый учебный год.

расчет штатов ППС университета и каждой кафедры.

распределение нагрузки преподавателей на кафедре.

формирование расписания занятий по университету.

учет успеваемости и движения контингента студентов.

Данная система представляет собой мощный комплекс, работающий на сервере Oracle, автоматизирующий учебно-методическую деятельность кафедры и деканата, однако в нем не заложены возможности учета и анализа по научно-исследовательским и инновационным направлениям кафедр. Данная система не позволяет оценивать качество образовательных услуг кафедры, а также проводить учет и анализ трудоустройства выпускников. Нет возможности контролировать финансовую деятельность кафедры.

Программный продукт «Ковчег» Новосибирского государственного Архитектурно-строительного университета

Он предназначен для оперативного управления учебным процессом [23]. Программный продукт «Ковчег» (Рисунок 1.17) состоит из нескольких взаимоувязанных модулей («Учебный план», «Рабочий учебный план», «Студент», «Кафедра», и «Справочник») и предназначен для управления учебным процессом, документооборотом и успеваемостью в высшем учебном заведении, обеспечивая при этом контроль соответствия учебных планов и рабочих учебных планов образовательным стандартам, а также полную прозрачность учебного процесса, формирования кафедральной и общей нагрузки и штатного расписания.

Особенностью данного программного продукта является ориентация на создание модуля документации СМК как составляющего элемента программного продукта «Ковчег», который позволит расширить не только возможности управления учебным процессом, но и позволить преподавателю более полно вести работу по организации и активизации самостоятельной учебно-познавательной деятельности студентов, а также создание условий ее оптимизации. Однако этот модуль находится на этапе проектирования, поэтому отсутствие конкретных результатов внедрения не дает информации для принятия решения об качестве данного программного продукта.

Рисунок 1.17 – Структурная схема программного продукта «Ковчег»

Проектирование информационной системы «Кафедра»

Предпроектное обследование объекта автоматизации

Общие сведения

История кафедры. Кафедра «Автоматизированные системы управления» основана в 1985 г. В зависимости от специальности, содержание дисциплины было различным на разных факультетах. В 1992 г. кафедра «Автоматизированные системы управления» была переименована в ИСЭ (Информационные системы в экономике) и была открыта одноимённая специальность. В 2000 году специальность ИСЭ, согласно стандартам Министерства образования и науки, была переименована на ПИЭ (Прикладная информатика в экономике). Также кафедра ведет ряд дисциплин экономико-управленческого направления на других специальностях вуза.

Кафедра ИСЭ является учебно-научным структурным подразделением факультета ФиТИБ, и осуществляет учебную, методическую и научно–исследовательскую работу по специальности «Прикладная информатика в экономике», воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации.

Организацию учебного процесса, контроль за разработкой и использованием научно-методического материала по дисциплинам, закрепленным за кафедрой ИСЭ, проведением всех видов занятий и контролем промежуточных и итоговых знаний осуществляет деканат факультета информационных технологий и бизнеса (ФИТиБ).

Координацию организационной, кадровой, учебно-методической, научной и воспитательной деятельностью осуществляет совет ФИТиБ.

Разработку рабочих учебных планов, программ, учебно-методического обеспечения и их реализацию выполняет профессорско-преподавательский и учебно-вспомогательный персонал кафедры ИСЭ.

Преподавание дисциплин на кафедре ведут профессора и доценты, а также высококвалифицированные специалисты предприятий и организаций г. Барнаула.

Работа профессорско-преподавательского персонала кафедры регламентируется стандартами и организационно-распорядительной документацией АлтГТУ.

При кафедре ИСЭ работает центр информационных систем и технологий (ЦИСиТ), который ведет научно – исследовательскую и проектную деятельность на госбюджетной и хоздоговорной основе.

В целом кафедрально-факультетская система управления образовательной деятельностью обеспечивает подготовку информатиков-экономистов по специальности 351400 в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Организационная структура кафедры представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Организационная структура кафедры ИСЭ

Цель и задачи деятельности кафедры

Основная цель функционирования кафедры – удовлетворение потребностей в обучении или повышении квалификации с использованием новых образовательных технологий и качественного обеспечения учебного процесса [33].

Эффективная реализация образовательных технологий подготовки специалистов возможна лишь при создании соответствующих организационных, кадровых и материальных условий.

В связи с этим к основным задачам кафедры относятся:

проведение по всем формам обучения лекций, лабораторных, практических, семинарских и других видов учебных занятий, предусмотренных учебными планами, на высоком теоретическом и научном уровне;

руководство учебной, производственной и преддипломной практикой, курсовым и дипломным проектированием, курсовыми и дипломными проектами (работами), а также самостоятельной работой студентов по изучению дисциплин кафедры;

проведение курсовых экзаменов и зачетов;

удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования;

удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно–педагогических кадрах высшей квалификации;

разработка, представление на утверждение в установленном порядке и внедрение учебных планов и вузовских образовательных стандартов по направлениям и специальностям подготовки, образовательных стандартов по учебным дисциплинам кафедры, а также подготовка заключений по учебным программам, составленным другими кафедрами;

подготовка учебников, учебных и методических пособий, в том числе с грифами УМО, Министерства образования РФ, Сибирского учебно–методического центра высшего профессионального образования (СибРУМЦ), монографий и научных публикаций, а также составление заключений по поручению ректората на учебники, учебные пособия и учебно–методическую литературу;

организация и проведение фундаментальных и прикладных научных исследований, научно-технических и опытно-конструкторских работ в соответствии с утвержденными планами, в том числе по проблемам образования;

руководство научно–исследовательской работой студентов;

обсуждение законченных научно–исследовательских работ, внедрение результатов этих работ в производство; рекомендации для опубликования законченных научных работ;

проведение мероприятий по организации воспитательной работы среди студентов;

рассмотрение индивидуальных планов учебно–воспитательной, научной, методической и другой работы сотрудников кафедры;

изучение, обобщение и распространение опыта работы лучших преподавателей;

оказание помощи начинающим преподавателям в овладении педагогическим мастерством;

разработка и осуществление мероприятий по использованию при проведении учебных занятий современных информационных и компьютерных технологий, аудио и видеотехники, и других технических средств;

подготовка научно–педагогических кадров, рассмотрение диссертаций, представляемых к защите сотрудниками кафедры или по поручению ректората и диссертационных советов факультета другими соискателями;

оказание практической помощи в трудоустройстве молодых специалистов и организация систематической связи с выпускниками кафедры и руководством предприятий, учреждений и организация, на которых они работают;

установление связи с предприятиями, учреждениями и организациями в целях обобщения и распространения передового опыта, оказания им научно–технической помощи;

проведение мероприятий по повышению квалификации специалистов, занятых в различных отраслях народного хозяйства, культуры, просвещения и здравоохранения;

организация участия преподавателей, сотрудников, студентов, аспирантов и докторантов кафедры в конкурсах, конференциях, семинарах, симпозиумах и т.д.;

участие в наборе абитуриентов;

обеспечение сохранности закрепленных за кафедрой лабораторий, помещений, а также оборудования, приборов и других материальных ценностей;

обеспечение внутренней и внешней аттестации кафедры в соответствии с решением учёного совета университета.

Кафедра руководствуется следующей документацией:

устав АлтГТУ;

правовые акты и нормативная документация Министерства образования и науки Российской Федерации;

приказы и распоряжения ректора АлтГТУ;

решения ученого совета университета;

политика в области качества. Руководство по качеству АлтГТУ;

документированные процедуры системы менеджмента качества АлтГТУ;

должностные инструкции заведующего кафедрой, его заместителей, ППС и сотрудников кафедры;

инструкции университета в области охраны труда и пожарной безопасности;

правила внутреннего распорядка университета;

коллективный договор между профсоюзной организацией и администрацией университета;

положение о кафедре АлтГТУ;

планы мероприятий по развитию университета и совершенствованию различных видов деятельности университета, факультета, кафедры и др.

В состав кафедры ИСЭ входит: 7 профессоров, 15 доцентов, 8 старших преподавателей (преподавателей), 1 ассистент.

Кроме того, в нее входит учебно-вспомогательный персонал: заведующие лабораториями, инженеры, инженеры-программисты, учебные мастера и другие категории специалистов.

Кафедра имеет два филиала: научная лаборатория в ООО «Алтай-Лада», научно-образовательный центр информационных технологий в Институте водных и экологических проблем СО РАН; также есть центр Информационных систем и технологий (ЦИСиТ).

Типовая процессная модель кафедры вуза

Целью данного проекта является проектирование и разработка прототипа такой информационной системы, которая подходила бы к требованиям максимального количества кафедр как нашего вуза так и других вузов региона и страны в целом. Данное условие является обязательным для создания тиражируемого программного продукта. Поэтому важным является построение такой типовой модели функционирования, которая отражает предметную область целиком, без привязки к конкретному объекту.

Согласно нормативной документации, любая кафедра обычно имеет стандартный набор входов и выходов, а также руководствуется в своей деятельности минимальным набором управляющих воздействий на основе имеющихся механизмов. Контекстная модель функционирования кафедры в нотации IDEF0 показана на рисунке 2.2

Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма модели функционирования кафедры

Ко входам кафедры относятся следующие потоки:

поток студентов и абитуриентов – является основным «ресурсом» процесса функционирования кафедры.

документы из других подразделений вуза – информационные потоки, необходимые для текущей работы кафедры;

финансовые потоки – это средства за платные образовательные услуги и другие доходы кафедры, появляющиеся у нее в процессе функционирования;

хоздоговорная документация – вся информация, связанная с проектной и хозяйственной деятельностью кафедры.

В соответствии с перечисленными входами, у кафедры должны быть следующие выходы:

выпускники - как результат формирования из абитуриентов специалистов, востребованных на рынке труда;

отчетность для других подразделений (например, учебно-организационная документация) по каждому из направлений деятельности кафедры;

методическое обеспечение – продукт методической деятельности кафедры;

финансовые потоки – например, расходы, связанные с использованием денежных средств на нужды кафедры;

хоздоговорная документация – необходимая для хозяйственной и проектной деятельности кафедры документация;

научные труды и публикации – результат научно-исследовательской работы кафедры;

научно – педагогические кадры – результат подготовки научно-педагогических кадров в рамках работы кафедры;

Деятельность кафедры управляется извне посредством директивной и нормативной документации других подразделений, а также министерства образования российской федерации, международными нормативными актами (в случае ведения образовательной деятельности на мировом рынке образовательных услуг).

Вся деятельность кафедры осуществляется ее штатом. Организационная структура кафедры была представлена выше на рисунке 2.1.

Для дальнейшего изучения деятельности кафедры контекстная диаграмма была декомпозирована по функциональному признаку. Полученная декомпозиция показана на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Декомпозиция контекстной диаграммы

В процессе функционирования кафедры можно выделить основную деятельность, которая вытекает из целей и задач кафедры. Кроме того, кафедра занимается финансовым планированием. Необходимо также выделить такой процесс, как «анализ и оценка» необходимый для принятия управленческих решений в рамках кафедры.

Декомпозиция процесса «Основная деятельность» приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Декомпозиция процесса «Основная деятельность»

В соответствии с «Положением о кафедре АлтГТУ», кафедра является основным учебно-научным структурным подразделением факультета (университета), осуществляющим учебную, методическую и научно–исследовательскую работу по одному или нескольким родственным направлениям и/или специальностям, воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Поэтому можно выделить основные направления деятельности (Рисунок 2.4)

Основная задача кафедры - выращивание специалистов – решается, как видно на рисунке, с помощью 3-х процессов основной деятельности: «учебная работа», «научно-исследовательская работа» и «воспитательная работа».

Процесс воспитательной работы включает в себя: составление планов воспитательной работы по кафедре в целом и по каждому преподавателю, кураторство учебных групп, и другие виды воспитательной работы, осуществляемыми через учебный процесс, общежитие и целенаправленную организацию досуга.

Процесс научно-исследовательской работы заключается в планировании на всех уровнях управления, в участии студентов, аспирантов и сотрудников кафедры в конкурсах научных работ, выставках, научных конференциях и симпозиумах, в проведении научных исследований

Основным процессом с точки зрения цели функционирования кафедры является «Учебная работа». В нем происходит непосредственно обучение студентов в соответствии с программой высшего профессионального образования. Ответственным за выполнение процесса является заведующий кафедрой. В АлтГТУ у заведующего кафедрой по учебной работе имеются следующие функции:

совместно с деканом и учебным управлением университета формирует структуру многоуровневой подготовки по направлениям и специальностям кафедры;

обеспечивает соответствие учебных планов и рабочих программ учебных дисциплин кафедры Государственным образовательным стандартам и осуществляет контроль их выполнения;

организует и контролирует учебный процесс по всем видам учебной деятельности кафедры;

выполняет учебную работу, как правило, по основным дисциплинам кафедры, в том числе лекционную нагрузку в объеме не менее 100 часов в год;

организует эффективное функционирование рейтинговой системы контроля текущей успеваемости и обеспечивает требуемое качество учебного процесса;

организует и контролирует предоставление платных дополнительных образовательных услуг на кафедре;

организует работу Государственных экзаменационных и аттестационных комиссий по направлениям и специальностям кафедры;

организует и контролирует работу по маркетингу рынка интеллектуального труда и трудоустройству выпускников кафедры;

организует работу по приему студентов и целевую подготовку специалистов на кафедре.

В последнее время в АлтГТУ кафедрам передаются другие программы, реализуемые вузом: дополнительного образования, повышения квалификации, дистанционного обеспечения и др. Это обеспечивает возможность более эффективного планирования как нагрузки профессорско-преподавательского состава, так и финансовых потоков, связанных с заработной платой профессорско-преподавательского состава.

Процесс «Учебная работа» раскрыт более подробно ниже на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Декомпозиция процесса «Учебная работа»

Процесс «Учебная работа» состоит из: организации учебного процесса (непосредственное проведение лекций, лабораторных и другой аудиторной и самостоятельной работы, учебных и производственных практик, текущего, итогового и остаточного контроля знаний, и выпускной квалификационной работы), и планирования учебного процесса.

Организация учебного процесса осуществляется на основании Устава АлтГТУ, СТП (Стандартов предприятия системы менеджмента качества) и других документов, регламентирующих внутренний распорядок. Кроме того, учебный процесс должен соответствовать учебно-организационной документации. Сам процесс состоит из следующих подпроцессов:

организация теоретического курса: лекции, практические занятия (семинары), лабораторные работы и другие виды аудиторных занятий, а также самостоятельная работа студентов, курсовое проектирование и др.;

организация прохождения практик: руководство учебными и производственными практиками, преддипломной практикой;

организация государственного экзамена;

организация проектирования и защиты выпускной квалификационной работы (руководство дипломным проектированием, нормоконтроль, и др.);

организация текущего (лабораторные и контрольные работы, коллоквиумы, и др.), итогового (курсовые проекты, зачетные и экзаменационные единицы) и остаточного контроля знаний.

Схема организации учебного процесса приведена на рисунке 2.6.

Как видно на рисунке, абитуриент, поступив в вуз, должен пройти все ступени образовательного процесса, прежде чем он станет специалистом по выбранному направлению.

Рисунок 2.6 – Организация учебного процесса

Все виды работы в рамках учебного процесса осуществляются профессорско-преподавательским составом кафедры. В учебном процессе используется также методическое обеспечение. Конечно для обеспечения нормального прохождения учебного процесса требуются и другие ресурсы (например, аудиторный фонд, материально-техническая база), однако для упрощения внешнего вида диаграмм они не приводятся.

На выходе организации учебного процесса мы видим, прежде всего, выпускников. Кроме того, результатом учебного процесса является набор ведомостей успеваемости по различным контрольным точкам и зачетным единицам.

Для успешной организации учебного процесса необходимо осуществить его планирование. Процесс представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Декомпозиция процесса «Планирование учебного процесса»

Этот процесс необходим для снабжения внутренних и внешних потребителей учебно-организационной документацией.

Он осуществляется на основе основных учебно-организационных документов кафедры: учебных планов специальности и стандартов дисциплин.

Эти документы разрабатываются на кафедре в процессе учебно-методической работы, затем, после утверждения непосредственно используются в процессе планирования и организации учебного процесса.

Семестровые планы – это учебные планы специальности, развернутые в пределах одного семестра. Они содержат информацию, необходимую для среднесрочного планирования учебной нагрузки и связанной с ней загрузкой материально - технической базы вуза.

Графики учебной работы студентов («Графики самостоятельной работы студентов») – это документы, в которых в детализированной форме отражаются все виды учебной нагрузки за семестр по дисциплинам развернуто во времени, включая все контрольные точки текущего и итогового контроля.

Учебная нагрузка кафедры («Форма №9») – документ, отражающий суммарную учебную нагрузку кафедры по образовательной программе.

В последнее время на кафедрах вуза наряду с основной образовательной программой приходится также планировать нагрузку кафедры по другим образовательным программам (например, по программе дополнительного образования).

Индивидуальное планирование учебной работы. План учебной работы преподавателя – это составная часть индивидуального плана работы преподавателя. Индивидуальные планы работы преподавателей включают себя планы учебной, научно-исследовательской и методической работы. Планы учебной работы представляют собой документы с проставленным количеством часов по видам учебной нагрузки, детализированные с точностью до одного месяца. Обычно распределение учебной нагрузки предшествует планированию учебной работы, так как невозможно планировать учебную работу на несколько лет с точностью до часа.

Распределение учебной нагрузки – это процесс распределения часов учебной нагрузки кафедры по профессорско-преподавательскому составу. При распределении бюджетной нагрузки должен учитываться размер ставки, на которую работает преподаватель. Предельные размеры часов зафиксированы в стандартах системы менеджмента качества. Распределение обычно осуществляется на основе опыта предыдущих лет работы, а также по соответствию научной специальности и профиля подготовки.

Учебно-организационной документацией как правило занимаются заместители по учебной работе и методисты. При распределении учебной нагрузки участвует профессорско-преподавательский состав кафедры.

Процесс методической работы кафедры. В соответствии с положением о методической работе в АлтГТУ, методическая работа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на методическое обеспечение учебного процесса, повышение педагогического мастерства преподавателей, совершенствование аудиторной и самостоятельной работы студентов, всех форм и методов учебной работы в вузе. Основная цель методической работы – создание условий, способствующих повышению эффективности и качества образовательного процесса. Декомпозиция процесса приведена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Декомпозиция процесса «Методическая работа»

Как видно на рисунке 2.8, методическая работа включает учебно-методическую работу, научно-методическую работу и организационно-методическую работу.

Методическая работа – процесс, обеспечивающий учебную работу кафедры методическим обеспечением, необходимым для качественной организации учебного процесса.

Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа» показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа»

Разработка методических материалов – включает в себя подготовку к аудиторным занятиям, разработку конспектов, материалов по дисциплинам, лабораторным работам и многое другое.

Составление проектов учебных планов – это процесс пересмотра и изменения учебных планов в соответствии с изменяющимися внутренними условиями, а также требованиями, предъявляемыми к образовательной программе стандартами высшего профессионального образования.

Составление образовательных стандартов дисциплин представляет собой подготовку проектов стандартов для новых дисциплин или пересмотр ранее утвержденных стандартов дисциплин в соответствии с новыми правилами.

Процесс «бюджетирование» необходим для планирования, учета и контроля за поступлением и расходованием финансовых ресурсов кафедры. Декомпозиция процесса показана на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Процесс бюджетирования кафедры

Бюджет является инструментом финансового планирования (прогнозирования) и контроля деятельности организации и ее структурных подразделений. Бюджет представляет собой годовой план финансовых действий организации, касающийся объемов доходов, расходов и др.

Цель бюджетирования кафедры состоит в улучшении управления процессом распределения денежных средств, поступающих в распоряжение кафедры. Особенностью процесса бюджетирования кафедры, отличающей его от процесса бюджетирования коммерческого предприятия, является то, что кафедра является некоммерческой бюджетной организацией, и поэтому не может иметь остатки средств на конец финансового года. Также кафедра не является самостоятельным, экономическим объектом и не может сама реализовывать свои услуги, однако это не усложняет задачу планирования, так как об объеме и величине денежных поступлений, как правило, известно заранее.

Бюджетирование кафедры представляет собой составление планового бюджета на финансовый год и контроль над его исполнением. Бюджет состоит из двух частей: расходной части и доходной. Доходная часть формируется за счет поступлений по статьям дохода. Расходная часть, соответственно, формируется за счет расходов по статьям расхода. Контроль над исполнением бюджета ведется в течение всего года, путем регистрации всех операций, связанных с получением или расходованием денежных средств. Для разработки процедуры составления планового бюджета необходимо изучить структуру доходов и расходов кафедры.

Рассмотрим возможные источники денежных поступлений на кафедру. Основная статья доходов кафедры — денежные поступления за платные образовательные услуги. Оплату за обучение получает вуз, и выпускающей кафедре предоставляется в распоряжение конкретная доля от суммы оплаты всех студентов обучающихся на кафедре, на коммерческой основе. Оплата за обучение производится за каждый семестр, но некоторые студенты оплачивают обучение сразу за весь учебный год, что создает дополнительные трудности при планировании доходов, так как учебный и годовой отчетный период не совпадают по времени. К концу годового отчетного периода кафедра не должна иметь остатков денежных средств, так как является некоммерческой организацией, и если часть студентов оплатила свое обучение за весь учебный год сразу, то на первые три квартала нового отчетного года кафедра может не иметь всех запланированных доходов. Поэтому очень важным представляются возможности контролировать полученные доходы и вносить изменения в запланированный бюджет. Также немаловажным представляется контролировать поступление средств по каждому студенту отдельно, то есть осуществлять контроль об оплате обучения каждым студентом.

Следующая возможная статья доходов - бюджетные средства, которые выделяются кафедре вузом. Эти средства могут быть предназначены только для целевого использования, например, для покупки литературы. Планирование подобных доходных представляется трудной задачей, так как получение этих доходов не зависит от деятельности кафедры.

Также возможная статья получения доходов - доходы от хозяйственной деятельности и прочие доходы.

Распределение полученных доходов имеет следующую структуру: большая часть доходов направляется на заработную плату профессорско-преподавательскому составу и учебно-вспомогательному персоналу кафедры, включающие в себя доплаты за учебную нагрузку и различные премии, а также налоги с фонда оплаты труда. Следующими по величине являются расходы на приобретение и обслуживание компьютерной техники. Далее идут различные хозяйственные расходы, включающие в себя в основном ремонт помещений, покупку мебели и канцтоваров и пр. Также доходы направляются на покрытие командировочных расходов, прочих расходов, не выделяемых в отдельные статьи, а также на создание резервных фондов.

Бюджет составляется на учебный год, и представляет собой план доходов и расходов кафедры, а также таблицу фактически произведенных расходов в течение предыдущего учебного года, для упрощения планирования расходов.

Рассмотрим подробнее цель бюджетирования кафедры. Кафедра не может иметь остатки средств на конец финансового года. Поэтому без надлежащего контроля за расходованием средств, невозможно получить информацию о наличии остатков средств на конкретный период времени. В результате чего, в конце года, когда поступает подобная информация, сразу возникает проблема израсходовать средства до конца года, и в связи с недостатком времени и информации не всегда принимается оптимальное решение. В результате принятия неэффективного решения, действительные нужды кафедры могут быть не удовлетворены, а значит, может снизиться качество предоставляемых образовательных услуг. Недостаток времени при принятии решения о направлении средств на удовлетворение каких-либо нужд не является основной проблемой. Основная проблема в отсутствии информации о нуждах. Для этого необходимо иметь план расходов. А для того, чтобы составить план расходов, необходимо иметь информацию о планируемых доходах.

Следовательно, мы имеем перед собой две проблемы: планирование доходов и расходов и контроль за поступлением и расходованием средств. Решение этих проблем поможет свести к минимуму влияние фактора недостатка информации при принятии решений, а значит, повысит эффективность управления средствами кафедры, и позволит обеспечить денежными ресурсами все бизнес-процессы на кафедре. Следовательно, ключевая цель бюджетирования кафедры - обеспечение бизнес-процессов кафедры необходимыми ресурсами.

Для более эффективного управления денежными средствами необходима автоматизация процесса бюджетирования кафедры. Автоматизация позволит снизить временные затраты на составление бюджета и получение информации в виде отчетов и пр. и значительно понизить вероятность возникновения различных ошибок.

Учет доходов и расходов заключается в регистрации каждого события получения или расходования средств. Эти события называются операциями. При регистрации необходимо зафиксировать содержание операции, статью дохода или расхода и сумму операции. Основная функция учета - накопление информации о полученных доходах и произведенных расходах. Основная цель учета - сопоставление запланированных и фактических доходов и расходов. Если контроль ведется регулярно и правильно, то все отклонения от плана будут выявляться своевременно, а, следовательно, можно будет скорректировать планы или действия для достижения оптимального результата.

Процесс «Анализ и оценка деятельности кафедры». Его декомпозиция приведена на рисунке 2.11

Рисунок 2.11 – Декомпозиция процесса «Анализ и оценка деятельности кафедры»

Этот процесс является основным с точки зрения обеспечения руководителя кафедры (заведующего кафедрой) информацией, необходимой для принятия решений. Информация в данный процесс поступает из двух источников:

Внутренние источники – это различная отчетность по всем видам работы кафедры. Эта информация показана как вход «Отчетность»:

учебная работа – ведомости успеваемости, планы учебной работы, учебно-организационная документация и т.д.;

методическая работа – отчеты о методической работе, учетные данные о выпущенных учебно-методические материалах, стандартах, планах, и т.д.;

воспитательная работа – планы и отчеты о воспитательной работе;

научная работа – учетная информация по научным трудам, публикациям, научно-исследовательским работам и т.д.

К внешним источникам можно отнести те, которые возникли вне стен кафедры, однако относятся к объектам анализа (например, студенты, преподаватели – совместители и т.д.). Эти данные получаются на основе анкетирования, письменного опроса, запросов в другие подразделения вуза и т.д. На диаграмме они отмечены входом «анкеты».

Подпроцесс «Формирование аналитических документов» необходим для аккумуляции всей учетной информации в интегрированные характеристики по объектам анализа. Эти характеристики используются в основном для внутреннего анализа и принятия решений в рамках кафедры. К объектам для такого анализа можно отнести:

студента на всем протяжении его «жизненного цикла» в рамках вуза (от рейтинга абитуриента до рейтинга выпускника);

преподавателя (всевозможные рейтинги преподавателя);

специальность;

кафедру в целом;

Подпроцесс «Подготовка отчетов по аттестации» необходим для представления внешним пользователям полной картины состояния дел на кафедре. Аттестация кафедры и всего вуза происходит раз в 5 лет. Несмотря на это, информация должна собираться заранее, непрерывно на протяжении всего подотчетного периода.

Подпроцесс «Комплексный анализ деятельности кафедры». На основе полученных рейтингов и показателей деятельности кафедры необходимо принять решения по поводу улучшения процесса функционирования кафедры. Исходные данные для этого подпроцесса представляются в максимально удобном для анализа виде (графики, диаграммы, карты и т.д.). В подпроцессе принимаются решения касательно любого объекта анализа «преподавателя», «студента» и т.п. Результатом подпроцесса являются внутренние распоряжения, которые по обратной связи передаются в качестве воздействия на все другие процессы.

В задачи данного проекта не входит реинжениринг бизнес-процессов кафедры. Таким образом, модель «как есть» в целом совпадает с моделью «как должно быть», однако возможно появление дополнительных подпроцессов, связанных с вводом первичной информации и ее автоматизированной обработкой. Данные подпроцессы будут рассмотрены в процессе проектирования системы.

Техническое задание

Общие сведения о проекте

Полное наименование системы – автоматизированная информационно-аналитическая система «Кафедра».

Краткое (рабочее) наименование – АИС «Кафедра».

Руководитель проекта: Пятковский Олег Иванович.

Заказчик системы: Кафедра ИСЭ Алтайского Государственного Технического Университета имени И.И.Ползунова.

АИС Кафедра служит для автоматизации документооборота и хранения различной информации, а также анализа и оценки деятельности кафедры вуза.

Основанием для создания системы является заявка кафедры ИСЭ на проектирование и разработку автоматизированной системы.

Назначение, цели создание системы

Система АИС «Кафедра» предназначена для:

уменьшения трудоемкости объемных расчетов;

создания единого информационного пространства на кафедре;

автоматизации наиболее трудоемких и приоритетных процессов сбора, хранения и обработки информации на кафедре вуза;

информационного обеспечения аналитической системы «Бизнес-Аналитик», системы «Маркетинг» и других систем исходными данными.

Целью разработки системы ИАС «Кафедра» является улучшение качества предоставляемых кафедрой услуг за счет улучшения качества выполнения

управленческих,

учебно - организационных,

аналитических и других задач.

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации для разрабатываемой системы выступают кафедры вузов, в которых возникает потребность в автоматизации функций:

ведения информационной базы о деятельности кафедры;

организации учебного процесса;

планирования и контроля денежных средств;

анализа деятельности кафедры и др.

Обычно на кафедрах имеются следующие виды потенциальных пользователей системы:

заведующий кафедрой и его заместитель;

методисты;

профессорско-преподавательский состав;

другие заинтересованные пользователи (студенты и аспиранты, работодатели);

В процессе работы кафедр часто используются ресурсы локальной вычислительной сети и глобальная сеть Интернет.

Требования к системе

АИС «Кафедра» должна обеспечивать поддержку режима групповой работы пользователей.

Система должна быть построена на клиент – серверной технологии и должна содержать:

автоматизированные рабочие места;

сервер базы данных с СУБД и базой данных;

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

функций администрирования системы;

функций руководителя кафедры;

функций методистов и другого учебно-вспомогательного персонала.

Далее представлены требования к основным компонентам системы.

СУБД системы. Обеспечивает связь клиентских приложений с единой централизованной базой данных системы. Должна обеспечивать:

поддержку реляционной модели данных;

клиент - серверное взаимодействие с клиентскими приложениями по сетевым протоколам TCP/IP или NET BIOS;

поддержку транзакций;

разграничение прав доступа пользователей на уровне базы данных в соответствии с политикой безопасности системы;

резервирование данных для возможного восстановления в случае их физической порчи;

достаточную производительность для комфортной работы системы в режиме групповой работы.

База данных системы. Должна обеспечивать:

логическую целостность данных системы при любых действиях со стороны пользователей системы;

логическое разделение информации для различных групп и категорий пользователей системы;

Клиентские приложения. Состоят из ядра клиентского приложения и функциональных блоков.

Ядро клиентского приложения. Обеспечивает надежную работу пользователей системы с ее функциями. Оно должно обеспечивать:

подключение пользовательского приложения к СУБД и базе данных системы, организацию обмена данными между клиентским приложением и базой данных. При этом должно поддерживаться как локальное так и удаленное (сетевое) подключение с использованием протоколов TCP/IP или NET BIOS;

разграничение прав доступа пользователей к данным в соответствии с политикой безопасности на клиентском уровне а также обнаружение и пресечение несанкционированного доступа;

вывод всех отчетов в программу Microsoft Excel. Для всех выходных форм должны использоваться шаблоны, вторичная настройка которых будет доступна опытным пользователям;

Функциональные блоки клиентских приложений имеют следующий состав:

Блок ввода справочной информации (информационный блок). Предназначен ввода, просмотра, редактирования, печати и т.п. различной информационно-справочной информации о кафедре. Должен обеспечивать: сортировку справочников, отбор по различным реквизитам информации в справочниках, быстрый поиск позиции и выбор элемента справочника для других функциональных блоков;

Блок «учебный процесс» - предназначен для ввода, просмотра, редактирования и печати учебно-организационной документации. Также должен обеспечивать ведение учебно-организационной документации в разрезе различных учебных периодов, печать всей учебно-организационной отчетности;

Блок «Бюджетирование» - обеспечивает ввод плановой и фактической информации по финансовой деятельности кафедры а также составление и печать отчетов;

Сервисный блок. Обеспечивает управление периодами (возврат на предыдущий период, открытие нового периода) по учебному процессу кафедры и бюджетированию. Также должен организовывать обмен данными с другими внешними системами.

Блок анализа. Обеспечивает настройку структуры аналитических документов системы, а также формирование аналитических документов на основании данных в системе по настроенной структуре.

Блок администрирования. Обеспечивает ведение учетных записей пользователей (добавление, удаление), а также назначение ролей пользователям. Принудительное резервирование и восстановление данных системы. Настройка аналитических документов системы. Ведение журнала аудита работы системы.

Информационный обмен между клиентскими приложениями и БД должен осуществляться по стандартному сетевому протоколу (TCP/IP или NET BIOS).

Система должна взаимодействовать со следующими системами:

АИС «Маркетинг» - для обмена данными о студентах, выпускниках и абитуриентах, а также для передачи информации о рейтинге специальности

АИС «Деканат»;

«Бизнес–аналитик» - для выгрузки первичной аналитической информации (рассчитанных аналитических показателей) и загрузки полученных итоговых показателей.

Для универсальности обмена с другими системами необходимо иметь подсистему выгрузки – загрузки в формат XML или Microsoft Excel. Для систем с интенсивным обменом данных необходимо сделать прямую загрузку из баз данных смежной системы и прямую выгрузку в базу данных смежной системы.

В случае необходимости повышения защищенности системы следует настроить защищенный виртуальный канал связи между клиентскими приложениями и базой данных.

В перспективе, в случае интеграции системы вуза в единое информационное пространство, можно выделить следующие функциональные модули с соответствующим функциональным наполнением: АРМ (автоматизированное работчее место) Ректора, АРМ начальника учебного отдела, АРМ декана и т.д.).

Возможен переход на более мощную СУБД, например Oracle, при увеличении потребности системы в быстродействии, надежности и безопасности.

Полный переход на трехуровневую организацию обработки информации в масштабах всей системы.

Далее идут требования к составу и квалификации пользователей системы.

Администратор базы данных системы. Необходимо знание основ реляционных баз данных, языка SQL (желательно диалекта Interbase), знание основ локальных сетей и основ администрирования клиент – серверных СУБД. Умение работать с проектной документацией.

Методист кафедры. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Заведующий кафедрой. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования, умение применять аналитическую информацию для принятия управленческих решений. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Ниже представлены требования к надежности системы.

Срок наполнения базы данных: от 15 лет для автоматизации одной кафедры, от 5 лет при создании единой информационной среды для всех кафедр вуза.

Система должна обеспечивать защиту хранимой информации от несанкционированного доступа и порчи.

Разграничение прав пользователей по уровню доступа к данным, а также логическая целостность данных должны быть обеспечены на уровне базы данных и клиентской части.

В систему должны быть встроены средства криптографической защиты соответствующие ГОСТ 34.10 и 34.11 предоставляющие методы шифрования информационных сообщений и цифровой подписи при передаче информации по открытым каналам связи.

Сервер данных должен быть оборудован дополнительными средствами защиты:

брандмауэр;

ограничение доступа на уровне файловой системы;

аудит доступа к данным.

Система должна реагировать на ввод недопустимых значений, которые могут привести к искажению информации.

Должна быть реализована возможность резервного копирования данных с возможностью оперативного восстановления.

Система не должна оставлять за собой после завершения работы (в том числе некорректного):

запущенных процессов в оперативной памяти ЭВМ;

временных файлов на жестком диске;

некорректных установок операционной системы, принтера, монитора и т.п.;

АИС «Кафедра» должна реализовывать следующие функции:

ведение информационной базы деятельности кафедры:

нормативно-справочной информации (стандарты учебных планов, стандарты дисциплин, картотека штата кафедры, аспирантов и студентов, картотека специальностей, групп и дисциплин, проекты и разработки кафедры, виды доходов и расходов, образовательные программы и т.п.);

учебно-методической и организационной документации (учебные планы, образовательные стандарты дисциплин);

планирования и учет выполнения учебного процесса:

расчет внутренней кафедры и ввод внешней учебной нагрузки кафедры;

расчет общей учебной нагрузки кафедры;

распределение учебной нагрузки (формирование учебных поручений для преподавателей);

отслеживание и контроль за выполнением учебной нагрузки;

планирование и учет исполнения бюджета кафедры;

планирование доходов и расходов

учет доходов и расходов

формирование отчетных форм по финансовой деятельности кафедры;

формирование обязательной и внутренней отчетных форм кафедры:

учебная нагрузка кафедры («Форма №9»);

«Форма №6»;

распределение учебной нагрузки кафедры;

рабочий учебный план;

расписание;

графики учебного процесса;

формирование документов для анализа деятельности кафедры:

информационная карта кафедры;

информационная карта преподавателя;

информационная карта студента

инновационный потенциал кафедры;

анализ распределения учебной нагрузки;

формирование других документов, определяемых в процессе эксплуатации системы и адаптации ее к изменяющимся требованиям;

обмен аналитическими и исходными данными с другими системами и подсистемами:

бизнес-Аналитик;

АИС «Маркетинг»;

и др.

обеспечение защиты хранимой информации от несанкционированного доступа и порчи.

Входные данные должны поступать в систему путем экспорта из:

предыдущей системы кафедры;

АИС «Деканат»;

АИС «Маркетинг».

Необходимо минимизировать объем ручного ввода данных и сократить дублирование операций.

Все выходные отчеты должны экспортироваться в формат Microsoft Excel. Кроме того, аналитические документы, формируемые системой должны экспортироваться в формат системы «Бизнес-аналитик», применяемой для анализа данных. Структуры аналитических документов будут определены на последующих этапах разработки.

Использование системы «Бизнес-аналитик» для анализа должно проводится без выхода из АИС «Кафедра», т.е., по - возможности, быть прозрачным для пользователя.

Система должна быть реализована в варианте GUI приложения. Система должна поддерживать режим групповой работы.

Среда программирования: «Borland Delphi 7» или «Borland Delphi 2005».

Система должна работать под операционной системой, установленной в лабораториях кафедры («Windows 2000/XP»).

Система должна быть совместима с «Microsoft Office XP/2003».

Система должна быть совместима с последней версией системы «Бизнес-аналитик».

СУБД, используемая в системе, должна быть работоспособна под операционной системой на сервере базы данных(«Windows 2000/XP») и в условиях кафедральной локальной сети («Microsoft workgroup» и «Novell Netware»).

Система должна быть работоспособна на минимально-производительной конфигурации ЭВМ, используемых на кафедре ИСЭ. На текущий момент она следующая:

процессор: Pentium 800Mhz;

оперативная память: 32 Мб;

разрешение экрана монитора: «800х600».

Сервер базы данных должен иметь производительность на порядок выше.

Технико-экономические показатели

Затраты на создание системы включают прежде всего, время разработки.

В качестве СУБД выбрана «FireBird 1.5», так как она, обладая всеми необходимыми характеристиками клиент-серверной СУБД, является бесплатной исходя из лицензионного соглашения. В качестве интеллектуальной аналитической подсистемы выбрана система «Бизнес-аналитик», так как она является собственностью заказчика.

Эффекты от внедрения системы следует искать в повышении качества функционирования кафедры за счет:

улучшения качества принимаемых управленческих решений. Решения становятся:

своевременными;

информационно - обеспеченными;

основанными на планировании, анализе и прогнозировании;

улучшение качества организации учебного процесса:

своевременная подготовка и передача документации;

доступность актуальной информации для преподавателей;

улучшение качества методического обеспечения;

улучшение мотивации и стимулирования труда сотрудников кафедры:

стремление повысить свой рейтинг;

контроль за деятельностью преподавателей;

в конечном счете главный косвенный экономический эффект сводится к повышению качества образовательной услуги, оказываемой кафедрой.

Прямой экономический эффект может быть определен как результат экономии времени на ручную (полуручную) обработку информации, или, в соответствии с методикой функционально-стоимостного анализа, как результат «удешевления» бизнес-процессов кафедры.

Порядок контроля и приемки

Контроль заключается в периодической проверке состояния работ и отслеживанию выполнения плана-графика работ по разработке.

Приемка заключается в сдаче работы заказчику системы и осуществляется на этапе внедрения системы, при этом оформляется акт о внедрении системы.

Состав и содержание работ по созданию системы

Состав и содержание работ по созданию АИС «Кафедра» приведен в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Состав и содержание работ по созданию АИС «Кафедра»

Стадии	Этапы работ
1 Формирование требований к системе	1.1 Обследование объекта и обоснование необходимости создания системы 1.2 Формирование требований пользователя к системе
2 Техническое задание	2.1 Разработка и утверждение технического задания на создание системы
3 Технический проект	3.1 Разработка проектных решений по системе (проектирование справочников, документов, журналов документов, отчетных форм) 3.2 Разработка документации на систему
4 Рабочая документация	4.1 Разработка рабочей документации на систему
5 Ввод в действие	5.1 Подготовка объекта автоматизации к вводу системы в действие 5.2 Установка системы (и необходимого ПО) 5.3 Обучение персонала 5.4 Проведение предварительных испытаний
6 Сопровождение системы	6.1 Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Для ввода системы в действие, необходимо:

установить программное обеспечение и настроить совместную работу его компонентов;

организовать обучение персонала кафедры для работе с системой по группам пользователей и видам используемых функций;

импортировать данные из старой системы в формат, пригодный для экспорта в новую систему;

обработать выгруженные данные в соответствии с правилами организации данных в новой версии системы и загрузить в новую версию;

организовать сбор других исходных данных и ввод их в систему;

настроить все необходимые методики и показатели;

протестировать работу системы;

оформить акт о внедрении системы.

Требования к документированию

По результатам разработки программного продукта ИАС «Кафедра» должна быть составлена следующая документация:

пояснительная записка к техническому проекту в соответствии с ГОСТ: РД 50-34.698-90;

руководство пользователя;

руководство программиста;

другая документация на усмотрение разработчика.

Источники разработки

Источником разработки ИАС «Кафедра» является предыдущая версия системы, документация на предыдущую версию системы, а также материалы обследования российского рынка программного обеспечения.

Технический проект

Общие положения

Полное наименование разрабатываемой системы: автоматизированная информационная система «Кафедра».

Краткое (рабочее) наименование – АИС «Кафедра».

Руководитель проекта : Пятковский Олег Иванович.

Целью разработки системы АИС «Кафедра» является улучшение качества предоставляемых кафедрой образовательных, научно-исследовательских и других услуг за счет улучшения качества выполнения

управленческих;

учебно – организационных;

аналитических и других задач.

Основные предназначения системы АИС «Кафедра»:

уменьшение трудоемкости объемных расчетов;

создание единого информационного пространства на кафедре;

автоматизации наиболее трудоемких и приоритетных процессов сбора, хранения и обработки информации на кафедре вуза;

информационное обеспечение аналитической системы «Бизнес-Аналитик», системы «Маркетинг» и других систем исходными данными.

Объектом автоматизации для разрабатываемой системы выступают кафедры вузов, в которых возникает потребность в автоматизации функций:

ведения информационной базы о деятельности кафедры;

организации учебного процесса;

планирования и контроля денежных средств;

анализа деятельности кафедры и др.

Для управления проектом создания и развития ИАС «Кафедра» целесообразно использовать спиральную модель развития системы и, соответственно, следующие стандарты:

ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств;

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 15271-2002 Информационная технология. Руководство по применению ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 16326-2002 Программная инженерия. Руководство по применению ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207 при управлении проектом.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93 Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководства по их применению.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 14764-2002 Информационная технология. Сопровождение программных средств.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 15026-2002 Информационная технология. Уровни целостности систем и программных средств

ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства.

Разработка и оформление проектных документов должны осуществляться в соответствии со следующими нормативными техническими документами:

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем;

ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы;

ГОСТ РД 50-34.698-90 Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

ГОСТ 19.001-77 Единая система программной документации. Общие положения;

ГОСТ 19.004-80 Единая система программной документации. Термины и определения;

ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации. Виды программ и программных документов;

ГОСТ 19.103-78 Единая система программной документации. Обозначения программ и программных документов;

ГОСТ 19.105-78 Единая система программной документации. Общие требования к программным документам;

ГОСТ 19.301-79 Единая система программной документации. Программа и методика испытаний. Требования к содержанию и оформлению;

ГОСТ 19.401-78 Единая система программной документации. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению;

ГОСТ 19.402-78 Единая система программной документации. Описание программы;

Технорабочее проектирование АИС «Кафедра» выполняется на основе развития технических решений, разработанных в 2005 году в рамках реализации первой версии системы.

Описание процесса деятельности

Вся деятельность кафедры была изучена в процессе обследования, в рамках которого была построена модель бизнес-процессов кафедры (смотри рисунки 2.2 - 2.11). Ниже представлено функционирование бизнес-процессов при использовании автоматизированной системы управления.

Первый дополнительный подпроцесс – «подготовка к новому учебному году». Переход на новый учебный год подразумевает:

выполнение резервное копирование базы данных системы;

открытие нового периода в системе, часть информации копируется из старого периода (группы, студенты).

Данный подпроцесс необходим для планирования и учета работы кафедры в разрезе различных учебных лет, с целью накопления информации по прошлым учебным годам, а также для исключения дублирования информации.

Планирование учебной работы кафедры. Планирование состоит из пяти подпроцессов: формирование рабочих планов и графиков учебной работы, расчет учебной нагрузки, распределение учебной нагрузки, индивидуальное планирование учебной работы и формирование прочей учебно-организационной документации и отчетности.

Формирование рабочих планов и графиков учебной работы представлено на рисунке 2.12.

Вначале происходит ввод в систему утвержденных учебных планов (путем копирования и корректировки старых планов либо ручной ввод). Таким образом формируется реестр учебных планов кафедры. Затем происходит автоматизированный расчет рабочего учебного плана для каждой группы. Этот процесс повторяется каждый семестр. И наконец, на основании введенных учебных планов и рассчитанных рабочих учебных планов происходит расчет графиков учебного процесса (самостоятельной работы) студентов (Раз в семестр для каждой группы).

Раз в год на кафедре осуществляется расчет учебной нагрузки. Подпроцесс показан на рисунке 2.13. Он осуществляется на основе учебных поручений факультетов и норм времени по объему учебной работы. Первоначально эти первичные данные заносятся в систему. Затем на их основе осуществляется автоматизированный расчет учебной нагрузки кафедры («Форма №9»).

Рисунок 2.12 – Процесс формирования рабочих планов и графиков

Рисунок 2.13 – Расчет учебной нагрузки кафедры

Затем рассчитанная учебная нагрузка кафедры распределяется по профессорско-преподавательскому составу кафедры. Распределение заключается в вводе в систему реестра поручений с часами учебной нагрузки. Процесс показан на рисунке 2.14. Объемы нагрузки на каждую дисциплину по каждой группе и виду учебной работы определяются исходя из прошлогодней работы по согласованию с преподавателями.

Рисунок 2.14 – Распределение учебной нагрузки

После распределения всей нагрузки можно происходит формирование учебных поручений каждому преподавателю кафедры.

Процесс индивидуального планирования учебной работы преподавателей сводится к автоматизированному формированию индивидуальных планов учебной работы преподавателей.

Формирование прочей учебно-организационной документации и отчетности сводится к автоматизированному формированию на основании реестра учебных поручений преподавателей следующих документов:

«Форма №6»;

«Распределение учебной нагрузки»;

«Расписание».

Процесс показан на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Формирование прочей отчетности

Основные источником данных по функционированию персонала кафедры и профессорско-преподавательскому составу в частности, является анкетирование. Оно производится при внедрении системы по всему персоналу кафедры и при приеме на работу новых сотрудников. В дальнейшем данные в системе актуализируются путем уточнения у сотрудников правильности данных.

Анкеты по профессорско-преподавательскому составу содержат следующие данные:

общие сведения;

персональные данные;

научная работа;

общественная работа;

дополнительная информация.

При поступлении студента на специальность необходимо произвести его первоначальный ввод в систему. Основные источники информации: анкеты приемной комиссии, результаты внутреннего кафедрального анкетирования, данные о вступительных экзаменах из приемной комиссии. Затем, в процессе обучения студента данные уточняются по мере необходимости.

Данные об успеваемости студентов берутся из ведомостей успеваемости деканата или у профессорско-преподавательского состава. Данные об участии студентов в научно-исследовательской и проектной деятельности берутся из отчетов по проектам, грантам, отчетов преподавателей по научной работе и т.д.

После выпуска студентов информация о трудоустройстве поступает по результатам анкетирования из Отдела Маркетинговых Исследований.

Анализ и оценка деятельности кафедры заключается в формировании различных аналитических документов и расчете на их основании рейтингов. Процесс формирования аналитических документов показан на рисунке 2.16.

Формирование шаблонов документов позволяет создавать документы любой структуры. Оно производится в системе «Кафедра». Настройка методики оценки в аналитической подсистеме представляет собой формирование структуры показателей в подсистеме «Бизнес-аналитик», а также настройка формул, правил продукции и обучение нейронных сетей согласно этой методике. Шаблон в системе кафедра и «дерево оценки» в системе «Бизнес-аналитик» должны соответствовать друг-другу.

Сформированный шаблон сохраняется в реестре шаблонов. Затем по этому шаблону создается аналитический документ. Часть показателей данного документа заполняется автоматически из базы данных, а часть – вручную. Заполненный документ поступает в подсистему «Бизнес-аналитик» для решения по настроенной методике. После выполнения расчета полученные показатели используются непосредственно для анализа.

Рисунок 2.16 – Формирование аналитических документов

Система может рассчитывать следующие аналитические показатели:

рейтинг преподавателя;

рейтинг студента;

рейтинг кафедры;

инновационный потенциал кафедры;

рейтинг специальности;

другие произвольные показатели.

При расчете используются методы исскуственного интеллекта, а сам расчет производится подсистемой «Бизнес-аналитик».

Основные технические решения

Система АИС «Кафедра» построена по модульному принципу. Структура программного обеспечения АИС кафедра показана на рисунке 2.17.

На рисунке изображены следующие компоненты программного обеспечения: операционная система, СУБД FireBird, гибридная экспертная система «Бизнес-аналитик», веб сервер, и клиентские приложения.

Все компоненты работают под управлением операционной системы. В данном случае в качестве операционной системы выбрана Windows 2000/XP.

В качестве веб сервера выбран Apache. Он необходим для обеспечения функционирования некоторых блоков системы, таких как «e-learning» и «профессиональный клиринг».

Клиентские приложения получают доступ к базе данных через СУБД Firebird, работающую на сервере данных. Взаимодействие с СУБД осуществляется через интерфейс, определенный спецификациями СУБД FireBird (прикладным интерфейсом).

При работе системы активно используется офисное программное обеспечение ( MS Office XP/2003). Оно используется как независимо, так и во взаимодействии с клиентскими приложениями АИС «Кафедра». Взаимодействие приложений с офисом (в частности с программой MS Excel) осуществляется через интерфейс OLE Automation.

Для аналитических функций применяется подсистема «Бизнес-аналитик». Данные в эту систему поступают через специальный интерфейс или вводятся вручную пользователями.

Для взаимосвязи системы с другими смежными системами необходимо применить универсальные открытые технологии обмена данными. К ним относятся:

файлы XML формата. Позволяют программным системам обмениваться данными произвольной структуры. Для описания структуры применяются специальные XML – схемы, содержащие так называемые «метаданные» выгружаемых или загружаемых данных;

технология MS ADO – обеспечивают единообразный интерфейс доступа к различным клиент-серверным и файл-серверным СУБД.

Рисунок 2.17 - Структура программного обеспечения АИС Кафедра

Далее приводится описание пользователей системы, требования к их квалификации и должностные обязанности в рамках использования автоматизированной системы.

Администратор базы данных системы. Необходимо знание основ реляционных баз данных, языка SQL (диалект «Interbase»), знание основ локальных сетей и основ администрирования клиент – серверных СУБД. Умение работать с проектной документацией.

Основные обязанности администратора базы данных:

назначение и учет групп пользователей, учетных записей, паролей и т.д. для персонала Кафедры и других пользователей;

конфигурирование, настройка и обслуживание подсистем и устройств ИАС «Кафедра»;

управление резервным копированием данных;

восстановление системы после сбоев;

противодействие попытке НСД к информационным ресурсам системы;

пополнение и корректировка БД.

Администратор веб-сервера. Необходимо знание основ HTTP и TCP/IP протоколов, CGI – интерфейсов, основ администрирования веб-серверов (Apache), навыков настройки программных брандмауэров (Firewall). Умение работать с проектной документацией.

В его обязанности входит:

конфигурирование, настройка и обслуживание веб сервера и аппаратного обеспечения, необходимого для доступа в Интернет;

противодействие попытке НСД к информационным ресурсам системы из внешней сети;

Методист кафедры. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Основные обязанности:

заполнение системы нормативно-справочной информаций (анкетные данные, нормативные документы);

формирование и выдача отчетов по запросам с использованием программного обеспечения.

Заведующий кафедрой. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования, умение применять аналитическую информацию для принятия управленческих решений. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Преподаватель кафедры. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями и (или) с веб-страницами. Знание документооборота по учебной и методической деятельности, знание положений СМК и МРСК в частности. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Обязанности преподавателя:

предоставление информации по учебной, научной, методической и другой работе на бумажном носителе либо непосредственный ввод ее в систему.

разработка и ввод в единую базу данных учебно-методической документации (стандарты, планы, программы).

Технические решения по построению системы полностью соответствуют техническим требованиям данного основного ТЗ и частных ТЗ на подсистемы.

Обеспечение заданных в техническом задании характеристик, определяющих качество системы, достигается:

использованием современных технических средств (персональные компьютеры, источники бесперебойного питания, высокопроизводительные сервера, коммуникационное оборудование);

организацией технического обслуживания, использованием современных методов и средств диагностики работоспособности системы;

использованием только лицензионных программных продуктов, их своевременное обновление;

открытостью системы, позволяющей динамически изменять состав реализуемых функций;

Схема функциональной структуры

Разработанная схема функциональной структуры системы представлена на рисунке 2.18.

Рисунок 2.18 – Функциональная структура системы

Как видно на рисунке, функции системы делятся на 6 крупных блоков.

Первый блок – «Планирование и учет работы кафедры» необходим для накопления текущей и плановой информации о деятельности кафедры в разрезе различных аналитических объектов: студентов, сотрудников (преподавателей), аспирантов, проектов и т.д.

Второй блок функций – «Управление учебным процессом» представляет собой обеспечение учебного процесса необходимой плановой, нормативной и организационной документацией, а также для обеспечения таковой информацией внешних и внутренних потребителей.

«Бюджетирование» - предназначен для управления финансовыми ресурсами кафедры.

Блок «Оценка деятельности» - подготовка аналитических документов по объектам анализа и расчет комплексных показателей, характеризующих состояние или поведение объекта по конкретному направлению или по комплексу направлений.

Блок функций «e-learning» - задачи, связанные с внедрением информационных технологий непосредственно процесс обучения студентов.

«Профессиональный клиринг» - задачи, связанные с оптимальным сопоставлением вакансий работодателей с набором резюме выпускников и студентов.

На основании данной функциональной декомпозиции была разработана модульная структура системы. Общая модульная схема системы представлена на рисунке 2.19.

Рисунок 2.19 – Модульная структура системы

Ядро системы – блок, осуществляющий следующие функции:

подключение пользовательского приложения к СУБД Firebird и базе данных системы, организацию обмена данными между клиентским приложением и базой данных;

разграничение прав доступа пользователей к данным в соответствии с дискреционной политикой безопасности на клиентском уровне а также обнаружение и пресечение несанкционированного доступа;

вывод отчетов в программу Microsoft Excel. Для всех выходных форм используются шаблоны, вторичная настройка которых доступна администраторам или опытным пользователям;

предоставление GUI интерфейса пользователя и т.д.

Информационный блок системы представлен на рисунке 2.20

Рисунок 2.20 – Модульная структура системы (информационный блок).

Как видно на рисунке, модуль «общие сведения о кафедре» выполняет функции учета помещений кафедры (аудиторий и лабораторий), филиалов и других сведений, а также оценку деятельности кафедры за текущий период и в динамике.

Модуль «Преподаватели» предназначен для учета общих и персональных сведений, планирования учебной работы и учета по различным видам работ.

Модуль «Аспиранты» выполняет функции учета общих сведений и персональных данных а также научной работы.

Модуль «группы», кроме перечисленных функций также включает в себя модуль «Студенты».

На рисунке 2.21 показаны блок «Учебный процесс» и сервисный блок.

Рисунок 2.21 – Модульная структура системы (блок «учебный процесс» и сервисный блок)

Потребность в модулях «Импорт» и «Экспорт» вытекают из требований информационного взаимодействия системы со смежными системами.

На рисунке 2.22 показаны Аналитический блок и блок бюджетирования.

Аналитический блок предназначен для формирования первичных аналитических документов и выгрузки их в подсистему «Бизнес-аналитик». Блок бюджетирования предназначен для планирования и учета поступления и расходования финансовых ресурсов кафедры.

Блоки «Профессиональный клиринг» и «Администрирование» показаны на рисунке 2.23.

Блок профессионального клиринга выполняет функции оптимального подбора кадров для вакансий предприятий.

Блок администрирования необходим для выполнения функций защиты информации и обеспечения раздельного учета по нескольким кафедрам.

Рисунок 2.22 – Модульная структура системы (аналитический блок и блок бюджетирования)

Рисунок 2.23 – Модульная структура системы (блоки «Профессиональный клиринг» и «Администрирование»)

Описание комплекса задач

Комплекс задач «Планирование учебного процесса» предназначен для формирования учебно-организационной документации кафедры.

Объектом управления для данного комплекса задач является профессорско-преподавательский состав кафедры.

Планирование учебного процесса осуществляется раз в год (хотя некоторые задачи могут выполняться раз в семестр), корректировка планов может осуществляться в процессе учебной работы кафедры.

Ведение информационной базы кафедры обеспечивает данный комплекс задач справочной информацией.

К выходным сообщениям данного комплекса задач относятся сообщения, представленные ниже.

Документ «Учебная нагрузка кафедры» («Форма №9»); Назначение – отражает учебную нагрузка кафедры на текущий учебный год. Содержит часы учебной нагрузки по видам учебной работы кафедры в разрезе дисциплин и групп;

Реестр учебных поручений преподавателей. Представляет собой информационный массив в базе данных системы. Назначение – содержит детальную информацию о распределении нагрузки кафедры по профессорско-преподавательскому составу;

Документ «Учебное поручение преподавателю». Назначение – отражает учебную нагрузку конкретного преподавателя кафедры на учебный год. Составляется раз в год и передается преподавателям.

Документ «Форма №6». Представляет отчет о выполнении учебной работы на кафедре. Предоставляется в учебный отдел 2 раза в год.

Документ «График учебного процесса студентов». Представляет собой график контрольных точек, аттестаций и самостоятельной работы, необходимый студентам для планирования учебного процесса. Предоставляется в учебный отдел вуза два раза в год (до 30 ноября и до 30 апреля);

Документ «Рабочий учебный план». Необходим для передачи в бюро расписаний и в учебный отдел.

Документ «Расписание». Необходим для передачи в бюро расписаний. Представляет собой информацию по распределению часов аудиторной работы между профессорско-преподавательским составом кафедры.

Документ «Распределение учебной нагрузки». Содержит детальную информацию по распределению учебной нагрузки на кафедре.

Ко входной информации для данного комплекса задач можно отнести следующие сообщения.

Документ «Учебный план специальности». Необходим для планирования учебного процесса.

Документ «Нормы времени для расчета объема учебной работы, выполняемой профессорско-преподавательским составом АлтГТУ». Содержит нормативную информацию, необходимую для расчета учебной нагрузки кафедры.

Документ «Учебные поручения от факультетов». Исходная информация для планирования учебной нагрузки кафедры. Поступает из деканата и других кафедр.

Документ «Образовательный стандарт дисциплины». Содержит информацию, необходимую для планирования самостоятельной работы студентов.

Процесс формирования выходных сообщений их входных показан на рисунке 2.24.

Планирование ведется в разрезе временных периодов, что позволяет хранить информацию о прошлых учебных годах и возвращаться к старым учебно-организационным документам.

Формирование документов также происходит в разрезе образовательных программ, что позволяет разделять учебную нагрузку по различным источникам финансирования и по различным направлениям подготовки.

Рисунок 2.24 – Общая схема формирования учебно-организационной документации

Схема расчета учебной нагрузки кафедры показана на рисунке 2.25

Рисунок 2.25 – Схема расчета учебной нагрузки кафедры

Как показано на рисунке, из учебных поручений факультетов берутся все группы и дисциплины, и переносятся в документ «Форма №9». Для расчета основных показателей используются данные документов «Нормы времени по объемам учебной работы» и значения показателей документов «учебные поручения факультетов». Расчет производится по алгоритмам, представленным в таблице 2.2.

Таблица 2.2

– Алгоритмы расчета показателей учебной нагрузки кафедры

Наименование показателя	Исходные данные и алгоритм расчета	Точность расчета
Лекций по плану	Число лекций из "Учебного поручения факультета"	Округление "вверх" до целого
Лекций всего	Произведение "Лекций по плану" на количество потоков	Округление "вверх" до целого
Практических занятий по плану	Число практических занятий из "Учебного поручения факультета"	Округление "вверх" до целого
Практических занятий всего	Произведение "Практических занятий по плану" на количество групп	Округление "вверх" до целого
Лабораторных занятий по плану	Число лабораторных занятий из "Учебного поручения факультета"	Округление "вверх" до целого
Лабораторных занятий всего	Произведение "Лабораторных занятий по плану" на количество подгрупп	Округление "вверх" до целого
Консультации	Произведение показателей "количество групп", "норма проведения консультаций по учебным дисциплинам по форме обучения" и "Лекций всего", если есть экзамен то прибавляется произведение показателей "норма на консультирование перед экзаменом" и "количество групп"	Округление "вверх" до целого
Экзамены	Произведение нормы на проведение экзамена на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Зачеты	Произведение нормы на проведение зачета на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Учебная практика	Произведение нормы на руководство практикой на количество дней практики и на количество групп	Округление "вверх" до целого
Производственная практика	Произведение нормы на руководство практикой на количество дней практики и на количество групп	Округление "вверх" до целого
Курсовое проектирование	Сумма показателей "курсовые проекты", "курсовые работы" и "расчетные задания"	Округление "вверх" до целого
Курсовые проекты	Произведение нормы руководства курсовыми проектами на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Курсовые работы	Произведение нормы руководства курсовыми работами на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Расчетные задания	Произведение нормы на проверку расчетных заданий на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Дипломное проектирование	Сумма нижеследующих показателей	Округление "вверх" до целого
Руководство и консультирование	Произведение нормы по руководству и консультированию на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Рецензирование	Произведение нормы по рецензированию на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Преддипломная практика	Произведение нормы по преддипломной практике на количество студентов	Округление "вверх" до целого
ГАК	Произведение нормы по на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Нормоконтроль	Произведение нормы по нормоконтролю на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Предзащита	Произведение нормы по предзащите на количество студентов	Округление "вверх" до целого
ГОС	Произведение нормы по ГОС на количество студентов	Округление "вверх" до целого
Работа с аспирантами	Произведение нормы руководства аспирантом на количество аспирантов	Округление "вверх" до целого
Посещение занятий	Норма на руководство кафедрой	Округление "вверх" до целого
Рецензирование письменных работ	Произведение нормы на рецензирование письменных работ на количество работ и на количество студентов	Округление "вверх" до целого
СРС	Произведение нормы контроля за самостоятельной работой студентов по форме обучения на семестровый объем дисциплины	Округление "вверх" до целого
Итого	Сумма всех показателей

Далее рассчитанная нагрузка кафедры распределяется по профессорско-преподавательскому составу. Схема распределения показана на рисунке 2.26. По итогам распределения кафедральной нагрузки формируется набор учебных поручений профессорско-преподавательскому составу кафедры.

Рисунок 2.26 – Распределение учебной нагрузки кафедры

Остальные учебно-организационные документы формируются на основе реестра учебных поручений, путем группировки данных по преподавателям кафедры и расчета итоговых сумм по видам учебной работы («Форма №6») и отчет «Распределение учебной нагрузки».

Отчетная форма «Расписание» формируется путем выборки из «учебных поручений преподавателям» аудиторных видов учебной работы кафедры. Затем выбранные данные группируются по академическим группам и преподаваемым дисциплинам.

Комплекс задач «Оценка деятельности кафедры» предназначен для автоматизации оценки и анализа деятельности кафедры.

Объектами анализа являются: кафедра, студенты, преподаватели, специальность и т.д.

Выполняется, как правило, по итогам учебного года в конце весеннего семестра.

Выходными являются следующие документы:

информационная карта кафедры;

информационная карта преподавателя;

информационная карта студента;

информационная карта инновационного потенциала кафедры;

информационная карта специальности;

другие исходные аналитические документы.

Для данного комплекса задач входной является следующая информация:

информационная база системы, содержащая необходимую информацию для расчета показателей информационной карты;

результаты анкетирования, тестирования и другие документы, содержащие информацию, отсутствующую в информационной базе системы;

шаблоны аналитических документов (содержащие запросы на выборку аналитических объектов и запросы для расчета аналитических показателей).

В процессе формирования шаблона для аналитического документа создается структура документа, содержащая необходимые показатели, заполняется запрос на выборку аналитических документов. По тем показателям, значения которых берутся из информационной базе системы, заполняются запросы на выборку данных.

В процессе формирования самого документа:

формируется выборка объектов анализа;

для каждого объекта формируется структура показателей;

для тех показателей, у которых заданы запросы, рассчитываются значения, остальные показатели оставляются для ручного заполнения.

В итоге получается документ с заполненной выборкой объектов и заполненными исходными показателями для анализа.

Описание комплекса технических средств

Для работы системы используется широко распространенный набор технических средств. Структура технического обеспечения системы показана на рисунке 2.27.

Рисунок 2.27 – Техническое обеспечение системы

Персональные компьютеры кафедры и удаленных пользователей представляют собой «IBM» – совместимые электронно-вычислительные машины, с «Intel» - совместимыми процессорами.

Для работы системы используются мониторы – не хуже, чем «SVGA» 256 цветов с разрешением «800х600».

Принтер – любой, позволяющий выводить на печать монохромные документы на бумажные носители формата «А4».

Локальная сеть – согласно стандарту «Ethernet 10-100» или «Fast Ethernet», на основе витой пары «UTP-5» или коаксиальном кабеле.

Шлюз – любой аппаратный или программно-аппаратный интерфейс с сетью Интернет.

Программное обеспечение

Структура программного обеспечения, используемого в системе была показан выше (Рисунок 2.17). В системе используются следующие программные компоненты:

операционная система: «Windows 2000/XP». Используется для управления аппаратными ресурсами рабочих станций.

клиентские приложения: Windows GUI приложения, обеспечивающие комфортную работу пользователей с системой. Выполняют прикладные функции системы. Среда разработки приложений – «Borland Delphi 2005».

веб сервер: Необходим для удаленной работы с системой пользователей.

СУБД: «FireBird 1.5». Обеспечивает работу клиентских приложений с базой данных системы.

база данных: Предназначена для хранения основных информационных массивов системы.

офисное программное обеспечение: «Microsoft Office 2003» («Microsoft Excel»). Используется для вывода печатных форм и других целей.

аналитическая подсистема: Бизнес-аналитик 1.0. Предназначена для решения задач оценки аналитических показателей с использованием методов искусственного интеллекта.

Для разработки клиентских приложений используется система быстрой разработки приложений (RAD) – «Borland Delphi 2005». Используется объектно-ориентированный подход в сочетании с модульным и структурным подходами. Для проектирования модели классов системы используется CASE средство «Rational Roses».

Для разработки базы данных используется среда IBExpert, предназначенная для работы с базами данных СУБД «InterBase» или «FireBird». Проектирование базы данных осуществляется с помощью CASE средства «Computer Associates ERWin».

Проектирование базы данных системы

Логическая модель базы данных системы, спроектированная с помощью CASE средства ERWin показана на рисунках 2.28, 2.29 и 2.30. При проектировании использовалась нотация «E-R» («Сущность-связь»), по которой сущности изображаются в виде прямоугольников, а связи показаны в виде линий между сущностями. Жирная точка на конец линии указывает на множественность отношения.

Ввиду большого объема базы данных на рисунке не приведен реквизитный состав сущностей, а лишь показаны связи между сущностями.

Серым цветом на рисунке показаны основные объекты системы, остальные таблицы отражают справочную информацию или взаимосвязи между этими объектами.

Рисунок 2.28 – Логическая модель данных системы

На рисунке 2.29 показаны информация по блокам «Проекты и разработки», «Анализ и оценка» и «Бюджетирование».

Рисунок 2.29 – Логическая модель данных системы (Продолжение).

В перспективе дальнейшего развития системы является полная интеграция с системой «Маркетинг». Общий фрагмент базы данных двух систем показан на рисунке 2.30.

Рисунок 2.30 – Связь с системой «Маркетинг»

Программа и методика испытаний

Объект испытаний – Автоматизированная Информационная Система «Кафедра» (АИС «Кафедра»).

Цель испытаний – проверка соответствия системы заявленным в техническом задании требованиям.

Для подтверждения качества системы необходимо произвести следующие этапы тестирования системы:

проверка наличия функций, заявленных в техническом задании;

проверка совместимости системы с операционной системой;

проверка работоспособности на заявленных технических средствах.

В процессе проверки функциональной полноты системы необходимо протестировать следующие функции системы:

возможность правильного ведения информационной базы по кафедре;

наличие форм учебно-организационной документации и правильность их расчета в соответствии проектными процедурами и требованиями, предъявляемыми к точности показателей. Проверка производится для всех учебно-организационных документов; Методика тестирования алгоритмов: сравнение показателей документов, рассчитанных системой с показателями документов, рассчитанными вручную при вводе использовании одинаковых исходных данных;

правильность формирования аналитических шаблонов на основании их шаблонов; Методика тестирования: расчет показателей вручную, сравнение результатов с результатами, выдаваемыми системой.

Проверка программной совместимости включает в себя:

проверку работоспособности системы на следующих версиях операционной системы: «Windows 2000 Workstation», «Windows 2000 Server», «Windows XP Home Edition», «Windows XP Professional», «Windows XP Service» Pack 1, «Windows XP Service Pack 2»;

проверку работоспособности системы при различных разрешении монитора и цветовой гамме: «800х600», «1024х768», «1280х1024», режим 256 цветов, режим «Hi Color», режим «True Color»;

проверку работоспособности системы при использовании «средств для людей с ограниченными возможностями» (Экранная клавиатура, лупа);

проверку работоспособности с различными версиями Microsoft Office (XP, 2003), с различной конфигурацией Microsoft Office.

Проверка работоспособности на различных технических средствах включает в себя:

проверку работоспособности на различных конфигурациях технических средств (Центральные процессоры, видеокарты);

проверку пригодности использования на LCD мониторах;

проверку работоспособности на переносных компьютерах (Notebook);

проверку работоспособности на персональных компьютерах без мыши;

проверку работоспособности в условиях локальных сетей с различными конфигурациями и телекоммуникационным оборудованием (использование устройств типа Switch, Hub).

Результаты реализации проекта

Программный продукт «Кафедра»

В процессе рабочего проектирования и реализации системы был получен программный продукт «Кафедра», позволяющий автоматизировать деятельность кафедры вуза с целью повышения качества функционирования последней.

Было произведено полное тестирование программного обеспечения в соответствии с программой и методикой испытаний. В процессе тестирования был выявлен и исправлен ряд ошибок касательно правильности расчетов. Проверка показала работоспособность системы на всех заявленных операционных системах, а также на различных аппаратных платформах. Кроме того, возможно использование других операционных систем в качестве сервера базы данных (например «Linux»).

Руководство пользователя на программу «Кафедра» представлено в приложении Б.

Результаты автоматизации деятельности кафедры

В процессе внедрения системы на кафедре было установлено необходимое программное обеспечение, персонал кафедры был обучен работе с новой версией системы.

Так как в предыдущей версии системы имелись накопленные данные, была произведена их выгрузка в новую версию системы. Был произведен первоначальный ввод в систему справочной информации.

Был произведен опытный расчет учебной нагрузки кафедры на следующий учебный год и ее распределение по профессорско-преподавательскому составу. Результаты проверки показали, что учебно-организационный блок системы готов к работе. Формы учебно-организационных документов показаны в приложении В.

Расчет экономической эффективности

Эффективность работы кафедры определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ. Эффективность внедрения автоматизированной системы обуславливается действием ряда факторов организационного, информационного и экономического характера.

Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных, многочисленных расчетов, оформлению документов и отчетов.

Информационный фактор эффективности выражается в повышении уровня информированности руководителя и сотрудников кафедры.

Экономический фактор проявляется в том, что автоматизированная система, отражающая полную и актуальную информацию о состоянии кафедры и причинах, влияющих на ее развитие, в конечном счете, направлена на качественное улучшение использования ресурсов кафедры.

Эффективность от разработки и внедрения системы заключается в:

уменьшении количества рутинных операций по оформлению документов;

ускорение процесса поиска и классификации информации;

снижении трудовых и стоимостных затрат на обработку информации и составление отчетной документации кафедры;

своевременной подготовки отчетности;

получении качественной и достоверной информации о состоянии кафедры;

возможности оценивать и анализировать работу кафедры, преподавателей;

возможности прогнозировать значения показателей;

более качественном принятии решений руководителем кафедры.

Пользователям системы не требуется долгосрочного обучения работе с программой, достаточно иметь минимальные навыки по работе с компьютером.

Как правило, экономический эффект подразделяется на прямой и косвенный.

Прямой экономический эффект – это экономия, связанная с сокращением расхода реальных ресурсов. В данном случае к прямому экономическому эффекту можно отнести снижение трудовых и денежных затрат, связанных, с деятельностью заведующего кафедрой, заместителя заведующего по учебной работе и методиста.

Косвенная экономическая эффективность – это эффект, связанный с сокращением значений тех или иных показателей кафедры, на которой происходит внедрение программного продукта (повышения качества и производительности работ, сокращения бумажного документооборота и т.д.).

Расчет капитальных затрат

Капитальные затраты включают в себя:

затраты на технические средства и программное обеспечение;

заработная плата персонала;

машинное время и прочие затраты.

Стоимость программного обеспечения приведена в таблице 3.1

Таблица 3.1 – Стоимость программного обеспечения

Программное обеспечение	Цена лицензии
Среда разработки - Delphi 2005 Professional Edition	29500
Аналитическая подсистема «Бизнес-аналитик»	20000
СУБД FireBird 1.5	0
Итого	49500

Затраты, связанные с реализацией системы, представлены в таблице 3.2

Таблица 3.2 – Затраты на реализацию системы

Наименование этапа реализации	Трудоемкость, чел/час	Цена часа, руб.	Сумма
Обследование предметной области	15	50	750
Постановка задачи	12	60	720
Техническое проектирование	50	80	4000
Рабочее проектирование	150	100	15000
Тестирование системы	120	110	13200
ЕСН (26%)			8754
Итого:			42424

Часовые ставки брались исходя из среднерыночной стоимости труда программиста на региональном рынке.

Стоимость машинного времени для разработки показана на формуле

Зм = t Цм, (1)

где Зм - стоимость машинного времени, руб.,

t – время, затраченное на разработку, час;

Цм – стоимость одного часа машинного времени, руб./час.

Получаем:

Зм = 347 час * 8.50 руб./час = 2602,50 руб.

Таким образом, капитальные затраты составят:

К = 49500 руб. +42424 руб. + 2600 руб. = 94524 руб.

Расчет экономической эффективности от внедрения системы на одной кафедре вуза

Полная стоимость владения системой включает в себя следующие затраты (при средней стоимости лицензии в 20000 руб.):

стоимость лицензии;

стоимость внедрения;

стоимость сопровождения.

Расчет стоимости владения системой показан в таблице 3.3.

Таблица 3.3 – Расчет полной стоимости владения системой

Наименование статьи затрат	Стоимость
Лицензия	20000
Затраты на внедрение (10%)	2000
Сопровождение системы (10% в год)	7700
Итого	29700

Для расчета экономии от замеры ручной обработки информации на автоматизированную воспользуемся методом функционально-стоимостного анализа (ABC).

Применение метода функционально-стоимостного анализа для оценки деятельности предприятия с построения функциональной модели. Функциональная модель деятельности кафедры (модель бизнес-процессов) была построена в рамках ее обследования.

Далее определим стоимость основных автоматизируемых процессов до автоматизации и после ее. Для оценки стоимости бизнес-процессов применим CASE-средство BPWin. Несмотря на упрощенную методику анализа, этот программный продукт позволяет достаточно точно оценить стоимость бизнеса.

Применение программного средства «BPWin 4.0» показано на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Применение программы «BPWin 4.0» для фукнционально-стоимостного анализа

При расчете было приняты следующие исходные данные:

Час работы методиста – 20 рублей. Цена одного часа машинного времени – 8 рублей.

Результаты расчета представлены в таблице 3.4

Таблица 3.4

– Расчет экономии от автоматизации обработки информации

Название бизнес-процесса	Стоимость процесса до автоматизации, руб.	Стоимость процесса после автоматизации, руб.
Планирование учебного процесса	13370	1208
Формирование рабочих планов и графиков учебного процесса	1680	560
Расчет учебной нагрузки	2450	200
Индивидуальное планирование учебной работы	2520	31
Распределение учебной нагрузки	5040	375
Формирование прочей учебно-организационной документации	1680	42
Бюджетирование	7700	564
Продолжение таблицы 3.4
Планирование доходов	280	34
Планирование расходов	1400	172
Учет доходов и расходов	5600	344
Формирование отчетов об исполнении бюджета	420	14
Итого	21070	1772

Экономия от замены ручной обработки информации на автоматизированную образуется в результате снижения затрат на обработку информации и определяется по формуле, руб.:

Эу = Зр - За, (2)

где Зр – затраты на ручную обработку информации, руб.;

За – затраты на автоматизированную обработку информации, руб.

Годовой экономический эффект будет рассчитываться по формуле:

Эг = Зр – (За + Ен*К), (3)

Где Эг – годовой экономический эффект, руб.;

Зр – затраты на ручную обработку информации, руб.;

За – затраты на автоматизированную обработку информации, руб.;

Ен – нормативный отраслевой коэффициент;

К – полная стоимость владения системой, руб.

В данном случае, для одной кафедры годовой экономический эффект получится равным:

Эг = 21070 руб. – (1772 руб. + 0,15 * 29700 руб.) = 14843 руб.

Срок окупаемости рассчитывается по формуле:

Ток = К/(Зр-За), (4)

Где Ток – срок окупаемости, лет;

Зр – Затраты на ручную обработку информации, руб.;

За – Затраты на автоматизированную обработку информации, руб.

В данном случае он равен:

Ток = 29700 руб. /(12070 руб. – 1772 руб.) = 1,54 лет.

Коэффициент эффективности капитальных вложений рассчитывается по формуле:

Ер – 1/Ток, (5)

Где Ер – коэффициент эффективности капитальных вложений;

Ток – срок окупаемости, лет.

В данном случае он равен:

Ер = 1/1,54 лет * 100% = 65%.

Расчет эффекта от реализации программного продукта «АИС Кафедра»

При анализе конъюнктуры рынка информационных систем Алтайского края в сегменте информационных технологий образования было выявлено наличие спроса на разработанный программный продукт.

Цена конкретной лицензии на продукт зависит от набора реализуемых компонентов и числа рабочих мест. В средняя цена на лицензию планируется в размере 20 тыс. руб.

Кроме того, при внедрении возникают дополнительные расходы, связанные с обучением персонала, выездами к заказчику, настройкой рабочих мест и первоначальным наполнением базы данных. Затраты на внедрение составляют примерно 10% от лицензии – в нашем случае это будет 2000 руб.

Для того чтобы поддерживать внедренный программный продукт в работоспособном состоянии, необходимо периодически осуществлять сопровождение системы. Приблизительная цена работ по сопровождению составит 2000 руб. в год.

Спрос на систему зависит от многих факторов, в том числе от эффективности маркетинговой политики и от качества программного продукта. Прогноз реализации программного продукта на первый год представлен в таблице 3.5.

Таблица 3.5 – Прогноз реализации программного продукта

	Количество внедрений	Средняя стоимость внедрения	Объем поступлений от внедрения системы
Пессимистичный прогноз	5	24000	120000
Оптимистичный прогноз	10	24000	240000

Зная объем капитальных вложений в разработку системы (94524 руб.), дадим оценку эффективности создания данного тиражируемого программного продукта.

Расчетная эффективность капитальных вложений для пессимистичного прогноза равен:

Эр = (120000 – 94524) / 94524 *100 % = 27%.

Срок окупаемости данных капитальных вложений будет равен:

Ток = 94524 / 120000 = 0,78 лет = 10 месяцев.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель дипломного проекта заключалась в проектировании, реализации и последующем внедрение автоматизированной информационной системы для автоматизации кафедры вуза.

В ходе дипломного проектирования мною были решены следующие задачи:

изучена теория управления образовательными учреждениями и высшими учебными заведениями;

изучены проблемы организации управления высшими учебными заведениями;

изучена и проанализирована деятельность кафедры ИСЭ АлтГТУ, построена модель бизнес-процессов кафедры;

на основе выявленных недостатков и проведенного анализа бизнес-процессов были сформулированы требования к информационной системе и оформлено техническое задание на разработку системы;

спроектирована информационная система автоматизации управления кафедрой, построены модели системы;

разработана информационная система управления кафедрой на основе ранее полученных проектных решений;

разработанная система внедрена и апробирована на кафедре ИСЭ АлтГТУ. Было произведено наполнение системы данными, спланирована учебная работа на следующий год. Вся информация из старой версии системы перенесена в новую;

рассчитана экономическая эффективность от внедрения системы;

На стадии обследования существенную помощь оказал учебно-вспомогательный персонал и аспиранты кафедры в роли постановщиков, а также заведующий кафедры в роли руководителя.

Система была продемонстрирована специалистам с других кафедр и получила положительные отзывы. В настоящее время ведутся переговоры с Рубцовским филиалом АлтГТУ по поводу приобретения и внедрения системы.

Система имеет большой потенциал дальнейшего развития. На данный момент идут работы по интеграции с системой АИС «Маркетинг», а также дорабатываются существующие модули.

Таким образом в ходе дипломного проектирования все поставленные задачи были решены, цель проекта достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Благодатских В.А., Волнин В.А., Поскакалов К.Ф. Стандартизация раз-работки программных средств: Учеб. пособие; Под ред. О.С. Разумова. - М.: Фи-нансы и статистика, 2003. - 288 с.

2 Благодатских В.А., Енгибарян М.А., Ковалевская Е.В. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ: Учебник. - М.: Фи-нансы и статистика, 1995.-288 с.

3 Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономиче-ских информационных систем: Учебник. - М.:Финансы статистика, 2003.

4 ГОСТ 34.601 – 90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».

5 ГОСТ 34.602 – 89. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание системы».

6 ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные по-ложения и словарь. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 25 с.

7 Губарев В. В. Системное представление качества образования // Стан-дарты и качество. - 2002.- N 4. - С. 30-35.

8 Дубицкий В. В., Огородникова И. А., Перепеча И. Ф. и др. К концепции построения внутривузовской системы обеспечения качества образовательного про-цесса в ОмГУ. // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 2(25). - С. 96-100.

9 Иванцивская Н. Г., Буров В. Г. Модель управления инновационным про-цессом на кафедре // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - N 1(30). – С. 69-76.

10 Иевенко М. В. Использование встроенных методик ЕRP-решений при внедрении системы "Университет" // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - N 1(30). - С. 96-104.

11 Иродов М. И., Разумов С. В. Создание системы управления качеством подготовки специалистов в ВУЗе // Университетское управление: практика и ана-лиз. - 2003. - N 2(25). - С. 90-95.

12 Казанская, О. В. Формирование информационной образовательной сре-ды технического университета // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 4(27). - С. 57-61.

13 Кандаурова Н.М. Современная модель высшего профессионального образования //Ползуновский вестник. – 2005. – С. 51-53.

14 Качалов В.А. Проблемы управления качеством в вузах. Заметки менед-жера по качеству. Ч. 7. Вузы России и современные методы менеджмента качества: простое признание или активное внедрение. // Стандарты и качество. – 2000. – N 12. – С. 82-87.

15 Кельчевская Н. Р., Котляревская И. В. Маркетинг - рыночная инновация в управлении государственным вузом // Университетское управление. – 2000. - N 3(14). - С. 47-49.

16 Ковалев В., Ледяев А., Микони С., Якубчик П.. Система оценки деятель-ности кафедр университета / Петербургский государственный университет путей сообщения, 2004.

17 Ковалевский В. П. Проблемы теории и методологии проектирования ре-гионального университетского комплекса // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 2(25). - С. 25-30.

18 Костенко К. И., Некрасов С. Д. Моделирование информационной систе-мы оценки качества образования // Университетское управление: практика и ана-лиз. - 2003. - N 3(26). - С. 77-83.

19 Костецкий А. Н. Маркетинговая концепция развития Кубанского госу-дарственного университета // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 1(24). - С. 35-41.

20 Левшина В.В., Бука Э.С. Формирование системы менеджмента качества вуза: Монография. – Красноярск: СибГТУ, 2004. - 324 с.

21 Марухина О., Берестнева О. Системный подход к оценке качества обра-зования // Стандарты и качество. - М: Б.и. 2002. N 4. С. 35.

22 Наводнов В. Г., Геворкян Е. Н., Мотова Г. Н. Петропавловский М. В. Комплексная оценка высших учебных заведений: Учеб. Пособие. - Москва; Йош-кар-Ола: Науч.-информ. центр гос. аккредитации, 2001. 192с.

23 Надеин А. А, Линовский С. В/, Карасев Н. П. Создание системы менеджмента качества в Новосибирском Государственноу Архитектурно-Строительном Уриверситете (СИБСТРИН) //Ползуновский вестник. – 2005. – С. 25-27.

24 Надеин А. А., Линовский С. В. Учебно-методический комплекс дисциплины как элемент системы качества вуза //Ползуновский вестник. - 2005. – С. 14-16.

25 Некрасов С. Д. Проблема оценки качества профессионального образова-ния специалиста // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 1(24). - С. 42-45.

26 Нестеров В.Л., Радченко В.И. Управление устойчивостью функционирования вуза // Университетское управление. - N 5-6(28-29). - С. 103-114.

27 Никитина Н. Ш. Рейтинговая оценка деятельности факультетов как эле-мент системы мониторинга качества образования в университете // Университет-ское управление: практика и анализ. - 2003. - N 4(27). - С. 62-70.

28 Никитина Н. Ш., Валеев М. А, Щеглов П. Е. Управление качеством об-разования. Системный подход. - М: Б.и., 2002.

29 Никитина Н. Ш., Щеглов П. Е. Качество высшего образования. Риски при подготовке специалистов // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 1(24). - С. 46-59.

30 Никитина Н.Ш., Федорова Е.В. Университетский центр "Маркетинг об-разовательных услуг" // Качество образования. Достижения. Проблемы: Материалы IV Междунар. науч.-метод. конф. / Под общ. ред. А.С. Вострикова. Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2001. – С. 64-66.

31 О рейтинге высших учебных заведений. Приложение к приказу Миноб-разования России № 631 от 26.02.2001.

32 Политика в области качества Алтайского государственного технического университета имени И.И. Ползунова – Барнаул: АлтГТУ, 2004.

33 Положение о кафедре Алтайского государственного технического уни-верситета имени И.И. Ползунова / СМК НПД 01-02-2004 – Барнаул: АлтГТУ, 2004.

34 Положение о рейтинге учебных подразделений и специальностей Том-ского политехнического университета – Томск: ТГУ, 2003.

35 Положение об оценке рейтинга факультета (кафедры) Алтайского госу-дарственного технического университета имени И.И. Ползунова – Барнаул: АлтГ-ТУ, 2002.

36 Пятковский О. И. Интеллектуальные компоненты автоматизированных информационных систем управления предприятием. Монография - Барнаул: АлтГТУ. - 1999. - 351 c.

37 РД 50–34.698–90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

38 Руководство по качеству государственного образовательного учрежде-ния высшего профессионального образования «Алтайский государственный техни-ческий университет имени И. И. Ползунова» - Барнаул: АлтГТУ. – 2004.

39 Руководство по применению стандарта ИСО 9001: 2000 в области обу-чения и образования / Пер. с англ. А. Л. Раскина. - М.: РИА "Стандарты и качест-во", 2002. - 128 с.

40 Руководящие материалы по составлению индивидуальных планов рабо-ты преподавателей / СМК АлтГТУ – Барнаул, 2004.

41 Селезнев Б. И. Модель организации подготовки специалистов в области высоких технологий // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 5-6(28). - С. 89-94.

42 Семкин Б.В., Маркина Т.В. Программно-целевой блок в системе управ-ления крупным вузом. – Барнаул: Алтайский государственный технический ниверситет им. И.И. Ползунова. - 2003.

43 Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем (I часть) / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. М., 2001г. – 232 с.

44 Соболев В. С., Степанов С. А. Концепция, модель и критерии эффектив-ности внутривузовской системы управления качеством высшего профессионально-го образования // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - N 2(31). - С. 102-110.

45 Солдатов А. В. Информационная система как основа эффективного управления вузом // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - N 2(31). - С. 116-119.

46 Соммервилл, Иан.Инженерия программного обеспечения, 6-е издание.: Пер. с англ. — М. :Издательский дом "Вильямс", 2002. — 624 с.

47 Терещенко С.Н., Процессно-ориентированная модель учебно-методического обеспечения в вузе // Ползуновский вестник. - 2005. – С. 396-398.

48 http://astu.secna.ru.

49 http://eciu-org.itorg.auc.dk/profile/. Интернет-страница Европейского кон-сорциума инновационных университетов.

50 http://ecsocman.edu.ru

51 http://ecsocman.edu.ru/db/msg/157092.html Клячко Т.Л. Интернет-конференция «Финансирование и доступность высшего образования». Мифы, ле-генды и реальность российского высшего образования / ГУ-ВШЭ, Москва.

52 http://quality21.ru. Ледяев А.П., Якубчик П.П., Мельник Я.В. Рейтинговая оценка деятельности кафедр университета как инструмент управления качеством подготовки специалистов.

53 http://www.edu.ru/ Российское образование. Федеральный портал.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. И.И.ПОЛЗУНОВА

Кафедра «Информационные системы в экономике»

ЗАДАНИЕ № 07

НА ДИПЛОМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

По специальности 351400 «Прикладная информатика (по областям)»

студенту группы ПИЭ -11 Дмитриеву А.М

Тема: «Автоматизированная Информационная Система «Кафедра» на примере АлтГТУ»

БАРНАУЛ 2006

1 ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Используя нормативные материалы, периодическую печать, литературные источник и опросы экспертов изучить деятельность кафедры вуза. На основе полученных знаний создать автоматизированную информационно-аналитическую систему управления кафедрой вуза.

2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ ПРОЕКТА

Наименование разделов работы	Содержание работ по разделу	Трудо-ем-кость, %	Срок выпол-нения	Руково-дитель (Ф.И.О., подпись)
1 Расчетно-пояснительная записка		90	13 июня	Пятковский О.И.
1.1 Введение	Обоснована актуальность темы, определены цели и задачи дипломного проекта	5	10 апреля
1.2 Высшее профессиональное образование	Подробно рассмотрена роль и деятельность кафедры, изучены проблемы управления образовательными учреждениями	20	24 апреля
1.3 Проектирование информационной системы	Описание предметной области, формулирование требований к системе, техническое проектирование и реализация системы	50	1 июня
1.4 Результаты реализации проекта	Описание программного продукта, руководство пользователя, расчет показателей эффективности проекта	10	11 июня
1.5 Заключение	Оформление выводов по выполненной работе	5	13 июня
2 Графическая часть	Оформление презентации	10	14 июня

3 НАУЧНО–БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ ПОИСК

3.1 По научной и периодической литературе за последние 2 года просмотреть журналы: «Эксперт»: Ежемес. специализир. жур. – М., 2002-2005; «Маркетинг в России и за рубежом». Ежемес. специализир. жур. – М.:, 2002-2005; «Высшее образование в России»: Ежемес. теорет. и науч.-практ. журнал..-М., 2002-2005; «Организация и методика информационной работы». Ежемес. специализир. жур. – М.:, 2002-2005.

3.2 По нормативной литературе просмотреть за последний год: законодательные материалы Российской Федерации, нормативные акты правительства Российской Федерации и Министерства финансов.

Руководитель проекта ____________________ О.И. Пятковский

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «КАФЕДРА»

Б.1 Введение

Б.1.1 Назначение и область применения

Успешная работа образовательных учреждений в условиях свободной конкуренции невозможна без эффективного решения комплекса управленческих задач. Это задачи сбора и учета информации, статистической, алгоритмической и аналитической обработки данных, эффективного управления персоналом, и документооборотом, оформлением отчетности, планирования, прогнозирования и оптимизации всех аспектов деятельности каждой кафедры в отдельности и вуза в целом.

К задачам сбора и учета информации следует отнести:

оперативный учет, отражающий текущую деятельность кафедры в различных аспектах и разрезах (учебная, методическая, научная, финансовая и др.).

К задачам обработки данных следует отнести:

планирование объемов учебной работы кафедры;

планирование финансовых средств кафедры;

анализ и оценка текущей деятельности кафедры с использованием методов искусственного интеллекта.

АИС «Кафедра» - это развивающийся комплекс взаимосвязанных подсистем, предназначенный для решения вышеперечисленных задач.

АИС «Кафедра» предназначена для использования кафедрами вуза различного профиля. За счет специальных средств она может быть адаптирована для применения на нескольких кафедрах вуза.

Б.1.2 Условия применения

Для работы локального варианта системы (однопользовательского) необходима операционная системы «Windows 2K/XP» а также «Microsoft Office Excel 2003». Для выполнения аналитических функций необходимо наличие подсистемы «Business Analytic» (Бизнес-аналитик).

Для работы серверного варианта системы необходимо наличие сервера с установленной «СУБД FireBird 1.5» и выше.

Б.1.3 Установка системы «Кафедра»

Установка системы «Кафедра» производиться с дистрибутивных электронных носителей информации согласно инструкции программы инсталляции.

В случае использования операционной системы Windows, программа установки создает в меню «Программы» группу для запуска АИС «Кафедра». Группа содержит иконки для запуска и удаления системы.

Установка пакета обновления производится при запуске файла обновления. При установке пакета обновления «Кафедры» производится выбор каталога, в котором установлена система, а также выбор файла с базой данных. Далее процедура обновления производится автоматически.

Б.2 Интерфейс пользователя

Интерфейс пользователя это совокупность элементов управления и средств ввода и вывода информации.

Поддерживаются такие элементы интерфейса «Кафедры»: меню, окна, поля, кнопки, переключатели, отметки, поля, списки, таблицы и реестры.

Б.2.1 Главное окно и меню программы

После загрузки системы появляется ее главное окно. Оно показано на рисунке Б.1.

Рисунок Б.1 – Главное окно программы

Оно состоит из следующих элементов:

строка состояния – показывает различную служебно-вспомогательную информацию (текущий учебный год, название кафедры);

рабочая область – в ней располагаются окна при непосредственной работе пользователя с системой;

главное меню программы – используется для вызова всех функций системы;

заголовок окна – в нем расположено название системы, название текущего режима работы системы, системное меню и системные кнопки, в соответствии со стандартным GUI системы Windows.

Б.2.2 Элементы интерфейса

Вся информация в системе Кафедра представляется в окнах.

Простое окно показано на рисунке Б.2.

Рисунок Б.2 – Простое окно

Оно содержит текст, поля для заполнения или выбора, таблицу и др. элементы управления.

Для более компактного размещения информации на экране в системе «Кафедра» применяются окна с закладками. Пример окна показан на рисунке Б.3.

Рисунок Б.3 – Окно с закладками

При внесении изменений в существующие данные или вводе новых и попытке выйти без записи, система в открывшемся окне подтверждения предложит сохранить внесенные изменения. Пример окна показан на рисунке Б.4.

Рисунок Б.4 – Окно подтверждения

Обычное поле ввода может быть текстовым, числовым или типа «дата». Переход по полям осуществляется с помощью клавиши “Tab”. При вводе поля типа дата можно воспользоваться выпадающим окном выбора даты, как показано на рисунке Б.5.

Рисунок Б.5 – Окно выбора даты

Кроме полей ввода в системе «Кафедра» применяются поля со списком. При установке курсора на таком поле значение выбирается из выпадающего списка по аналогии с выбором даты. Пример списка показан на рисунке Б.6.

Рисунок Б.6 – Поле с выпадающим списком

В системе используются два типа кнопок: кнопки панели инструментов (Рисунок Б.7), и прочие кнопки (рисунок Б.8).

Рисунок Б.7 – фрагмент панели инструментов

Рисунок Б.8 - Прочие кнопки

Для включения необходимых параметров в системе используются отметки (рисунок Б.9) и переключатели (рисунок Б.10).

Рисунок Б.9 – Отметки

Рисунок Б.10 – Переключатели

Б.2.3 Справочники системы

Для хранения информации по основным объектам кафедры используется ее организация в виде справочников. Справочник системы представляет собой реестр объектов одного класса, в котором можно производить операции добавления, корректирования и удаления объектов системы, а также просмотр, печать и другие специфические функции, относящиеся к конкретным классам. Пример справочника системы показан на рисунке Б.11.

Рисунок Б.11 – Справочник «Аспиранты, докторанты, соискатели»

Производить основные операции над элементами справочника можно двумя способами: используя кнопки панели инструментов (над таблицей элементов и под заголовком окна) и используя контекстное меню (вызываемое путем нажатия правой кнопки мыши в области таблицы окна).

Обычно добавление и корректировка элемента справочника производится с помощью вызова окна редактирования данного элемента. Однако в некоторых справочниках правка и вставка элементов происходит непосредственно в таблице.

Б.2.4 Поиск, сортировка и фильтры в системе

В некоторых справочниках и документах системы предусмотрен инкрементальный поиск элементов.

Для осуществления поиска необходимо, находясь в окне справочника или документа, по которому производится поиск, начать набирать значение поиска по первому столбцу таблицы, или значение по тому столбцу таблицы, в котором находится курсор (в том случае, если выделена не вся строка, а только один столбец). Из примера, приведенного на рисунке Б.12, видно, что, введя часть фамилии преподавателя на клавиатуре, курсор автоматически спозиционировался на искомом элементе, а введенная часть слова выделилась желтым цветом. Ввиду высокого потребления ресурсов ЭВМ, правильным решением будет использование инкрементального поиска только по отсортированным столбцам таблицы.

Рисунок Б.12 – Поиск преподавателя

В некоторых документах системы предусмотрена сортировка данных по некоторым столбцам. Это позволяет представлять данные в более удобном для работы виде.

Чтобы вызвать сортировку по какому-либо столбцу таблицы, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку этого столбца. Как показано на рисунке Б.13, справа на заголовке столбца появиться значок треугольника, направленный вниз. Он означает, что столбец отсортирован по возрастанию.

Чтобы изменить порядок сортировки по данному столбцу, нужно повторить описанную выше процедуру еще раз, при этом данные таблицы пересортируются, а значок треугольника в заголовке столбца будет направлен вверх.

Если кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку другого столбца, по которому также предусмотрена сортировка, то сортировка по этому столбцу автоматически отменится.

Рисунок Б.13 – Пример сортировки по столбцу таблицы

Система также поддерживает сортировку сразу по нескольким столбцам таблиц. Для того, чтобы вызвать сортировку по второму столбцу, не отменяя сортировки по первому столбцу, необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку второго столбца, при этом удерживая нажатой клавишу Ctrl. У второго столбца также появиться значок треугольника, при этом у обоих столбцов появится цифра около треугольника, показывающая порядок, в котором вызывалась сортировка по данным столбцам.

Пример сортировки по нескольким столбцам показан на рисунке Б.14. Чтобы сменить порядок сортировки по какому-либо столбцу, необходимо кликнуть повторно по его заголовку, удерживая нажатым Ctrl. Третий клик по столбцу с удержанным Ctrl-ом отменит сортировку по данному столбцу, не отменяя ее по остальным столбцам.

Чтобы отменить сортировку по нескольким столбцам, необходимо вызвать сортировку по какому-нибудь одному столбцу, т.е., не удерживая клавиши Ctrl.

Рисунок Б.14 – Пример сортировки по нескольким столбцам

Система поддерживает гибкие возможности настройки внешнего вида таблиц справочников и документов.

Для изменения размера какого-либо столбца таблицы, необходимо поднести курсор мыши к границе этого столбца со следующим, пока он не станет в виде курсором изменения размера. После этого, зажав левую кнопку мыши, перемещайте границу столбца влево или вправо, в зависимости от того хотите вы увеличить или уменьшить его размер.

Чтобы переместить столбец в таблицы в другое место, необходимо зажать левой кнопкой мыши его заголовок. После того, как слева от столбца появится черная жирная линия, тащите его мышью в необходимое место. Примечание: данным способом невозможно перемещать те столбцы, по которым предусмотрена сортировка.

Б.2.5 Отчеты

Отчеты в системы формируются с использованием офисного программного обеспечения фирмы Microsoft – Microsoft Excel. Это позволяет настраивать и корректировать вручную сформированные системой отчеты.

Для вызова построения отчета необходимо нажать на соответствующую кнопку документа или справочника. Обычно они показаны в виде иконки программы Microsoft Excel. Полученный документ автоматически открывается в Microsoft Excel и пригоден для печати, корректировки, сохранения на диск, передачи по электронной почте и т.д. (Рисунок Б.15).

Рисунок Б.15 – Пример отчета в Microsoft Excel

Примечание: в процессе формирования отчета в верхнем левом углу главного окна программы отображается прогресс построения отчета. В течении этого времени пользователю не рекомендуется закрывать окно программы, из которого вызывался отчет, так как возможно некорректное завершение процесса создания отчета.

Для построения отчетов используется механизм шаблонов. Шаблоны почти всех печатных форм системы расположены в каталоге «REPORT». Пример шаблона для документа «Форма №9» показан на рисунке Б.16.

Рисунок Б.16 – Пример шаблона для документа «Форма №9».

Настройка шаблона должна осуществляться высококвалифицированным специалистом, однако в некоторых случаях пользователь системы может самостоятельно изменить, например, шрифт или цвет некоторых реквизитов документа, настроить ширину колонок или исправить заголовок. При этом обязательно должны сохраняться резервные копии изменяемых шаблонов.

Б.3 Вход в систему

Система «Кафедра» обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа. При запуске программы появляется окно, в котором пользователю предлагается ввести свое имя и пароль. Имя и пароль устанавливаются и выдаются администратором системы.

Рисунок Б.17 – Окно авторизации

Если имя и пароль присутствуют в системе, то открывается главное окно программы, иначе выходит сообщение об ошибке и система завершает работу.

Б.4 Информационный блок

Б.4.1 Общие сведения о кафедре

Это окно предназначено для ввода общей информации о кафедре, на которой работает данная система (Рисунок Б.18). Здесь вводятся общие реквизиты кафедры. Заведующий кафедрой и его заместитель выбираются с помощью выпадающего списка из справочника сотрудников кафедры (смотри далее «Справочник сотрудников»).

На закладке «Лаборатории кафедры» (Рисунок Б.19) вводится информация о лабораториях кафедры в рамках вуза. Добавление и удаление происходит с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

Рисунок Б.18 – Общая информация о кафедре

Рисунок Б.19 – Лаборатории кафедры

На рисунке Б.20 представлена закладка «Вуз и факультет». Здесь перечислены основные реквизиты и должностные лица вуза, от которого работает кафедра. Данная информация необходима для автоподстановки в отчетные формы системы.

Рисунок Б.20 – Информация о вузе и факультете

Б.4.2 Персонал кафедры

Справочник «Персонал кафедры», представленный на рисунке Б.21 необходим для ведения информации по всему персоналу кафедры. Как видно на рисунке, система реализует 2 класса персонала: профессорско-преподавательский состав и учебно-вспомогательный персонал. Один сотрудник кафедры при этом может быть как преподавателем, так и вспомогательным. Данный справочник позволяет добавлять, удалять сотрудников и корректировать информацию по ним.

Информация по уволенным сотрудникам не удаляется из системы, а остается храниться, при этом уволенный сотрудник помечается серым цветом.

Рисунок Б.21 – Справочник «Персонал кафедры»

При корректировке информации по сотруднику вызывается окно, показанное на рисунке Б.22. Здесь можно назначить сотруднику, является ли он преподавателем, учебно-вспомогательным персоналом или уволенным. Кроме того можно ввести в систему фотографию. Меню выбора фотографии появляется при нажатии правой кнопкой мыши на область для фотографии. При выборе пункта «Открыть» необходимо выбрать файл с фотографией в формате «Точечный рисунок» (*.bmp). При выборе пункта «Вставить из буфера обмена», фотография должна быть предварительно скопирована в буфер обмена Windows.

Кнопки справа от поля ввода фамилии позволяют перемещаться по сотрудникам не закрывая окна редактирования, соответственно на начало справочника, на предыдущий элемент, на следующий и на последний элементы.

На рисунке Б.23 показана закладка ввода персональных данных о сотруднике.

Рисунок Б.22 – Информация о сотруднике кафедры

Рисунок Б.23 – Персональные данные о сотруднике кафедры

Б.4.3 Преподаватели кафедры

Справочник «Преподаватели кафедры» предназначен для ведения информационной базы по профессорско-преподавательскому составу кафедры. Окно справочника представлено на рисунке Б.24. На панели инструментов стандартные кнопки вызова стандартных функций. Кроме того, кнопка с изображением логотипа Microsoft Excel позволяет экспортировать список преподавателей кафедры в Excel.

Рисунок Б.24 – Справочник преподавателей

При вызове функции редактирования появляется окно редактирования информации о преподавателе. Закладка «Общие сведения» показана на рисунке Б.25. Часть реквизитов здесь (режим работы, должность, звание, ученая степень) выбираются из списка.

В таблицу «Сведения об образовании» строки добавляются с помощью контекстного меню, корректировка осуществляется непосредственно в таблице.

Корректировка фотографии осуществляется аналогично справочнику «Персонал кафедры».

Реквизит «Место основной работы» является доступным только тогда, когда режим работы выставлен как «совместитель».

Рисунок Б.25 – Общие сведения о преподавателе

Кроме того, по некоторым предусмотрено ведение истории. Для вызова истории необходимо нажать на кнопку с надписью «…» справа от реквизита. История не корректируется автоматически, поэтому ее необходимо проставлять вручную. История по реквизиту «Должность» показана на рисунке 26.

Рисунок Б.26 – История назначений на должность

На рисунке Б.27 показано окно редактирования истории званий преподавателя. На рисунке Б.28 – окно редактирования истории ученых степеней.

Рисунок Б.27 – История присвоения званий

Рисунок Б.28 – История присвоения ученых степеней

На закладке «учебная работа» показано руководство аспирантами, докторантами и соискателями. В этот список можно только добавлять аспирантов из справочника «Аспиранты, докторанты, соискатели» либо удалять их. Если при добавлении будет выбран аспирант, которому уже назначен руководитель, то появиться окно с вопросом: «Данному аспиранту уже назначен руководитель. Изменить его?» В случае положительного ответа руководитель аспиранта будет изменен на текущего преподавателя. Закладка представлена на рисунке Б.29.

Рисунок Б.29 – Учебная работа преподавателя

На рисунке Б.30 показана закладка «Учебно-методическая работа». Здесь представлена таблица с учебной нагрузкой преподавателя в текущем учебном году. Эту таблицу нельзя редактировать, так как она формируется по данным блока «Учебный процесс». По нажатию на кнопку «План учебной работы» будет сформирован индивидуальный план по учебной работе преподавателя на текущий учебный год и выгружен в Excel.

На рисунке Б.31 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Научные труды». Она предназначена для ведения научных трудов преподавателей. Добавление, удаление и корректировка осуществляются с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. При вызове функции корректировки появляется окно редактирования научного труда преподавателя, показанное на рисунке Б.32.

Рисунок Б.30 – Учебно-методическая работа преподавателя

На рисунке Б.33 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Гранты». Она предназначена для учета грантов, полученных преподавателем. Добавление и удаление осуществляются с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

На рисунке Б.34 показана закладка «Научная работа преподавателя», подзакладка «Авторские свидетельства и патенты». Она предназначена для учета грантов, полученных преподавателем. Корректировка таблицы происходит аналогично закладке «Гранты».

Рисунок Б.31 – Научная работа преподавателя (научные труды)

Рисунок Б.32 – Научный труд преподавателя

Рисунок Б.33 – Научная работа преподавателя (Гранты)

Рисунок Б.34 – Научная работа преподавателя (авторские свидетельства и патенты)

На следующей закладке (рисунок Б.35) происходит редактирование информации об общественной работе преподавателя. На закладке слева расположены переключатели по видам общественной работе, справа – поля ввода для описания. При выключенных переключателях соответствующие поля ввода становятся недоступными для редактирования.

Рисунок Б.35 – Общественная работа преподавателя

На рисунке Б.36 представлена закладка для редактирования дополнительных сведений о преподавателе.

Поля для ввода информации об иностранном сертификате доступны только тогда, когда переключатель «Имеет сертификат…» находится во включенном состоянии. Аналогичное поведение у полей ввода, находящихся в группе «организация общественной работы» и у поля «языки программирования».

Сведения о повышении квалификации добавляются и удаляются с помощью контекстного меню, а редактируются непосредственно в таблице.

Рисунок Б.36 – Дополнительные сведения о преподавателе

Б.4.4 Вспомогательный персонал

Справочник «Вспомогательный персонал» предназначен для ведения информации по учебно-вспомогательному персоналу кафедры. Окно справочника показано на рисунке Б.37. Стандартные функции работы со справочником вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки элемента справочника вызывается окно, показанное на рисунке Б.38.

Работа с фотографией происходит аналогично справочника «Сотрудники кафедры». Персональные данные также имеют аналогичный состав, и могу редактироваться в любом из этих справочников.

Рисунок Б.37 – Справочник «Вспомогательный персонал»

Рисунок 38 – Общие сведения о сотруднике

Б.4.5 Аспиранты, докторанты, соискатели

Окно справочника показано на рисунке Б.39. Стандартные функции работы со справочником вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки элемента справочника вызывается окно, показанное на рисунке Б.40.

Рисунок Б.39 – Общие сведения о сотруднике

Рисунок Б.40 – Общие сведения о сотруднике

Работа с фотографией, закладки «персональные данные» и «труды» аналогичны справочнику «Преподаватели».

Присвоение научного руководителя производится путем выбора из списка. Второй путь – путем добавления данного аспиранта (докторанта, соискателя) в справочнике преподавателей. Кнопка с надписью «х» справа от поля выбора научного руководителя очищает это поле.

Б.4.6 Специальности

Справочник специальностей предназначен для ведения информации о тех специальностях, в рамках которых кафедра производит профессиональную подготовку по основной образовательной программе.

Чаще всего профилирующая кафедра осуществляет подготовку по одной специальности. Справочник позволяет вести статистику в случае смены кафедрой специальности на другую. Окно справочника представлено на рисунке Б.41.

Рисунок Б.41 – Справочник специальностей

Основные функции вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки открывается окно, показанное на рисунке Б.42.

Рисунок Б.42 – Информация о специальности (Конкурс на специальность)

В верхней части окна содержатся основные реквизиты специальности. Кроме того система позволяет, на основании данных приемной комиссии и отдела маркетинговых исследований вести статистику по приему абитуриентов и выпуску специалистов по данной специальности. Закладка «Выпуск специалистов» показана на рисунке Б.43.

Рисунок Б.43 – Информация о специальности (Выпуск специалистов)

Б.4.7 Группы

Этот справочник предназначен для ведения информации о тех группах, которым преподаются дисциплины преподавателями данной кафедры. В них входят как «свои» группы, так и группы других кафедр. На рисунке Б.44 показано окно справочника. Справочник создан для целей формирования учебно-организационной документации, и потому позволяет группировать различные виды контингента в различные виды группировок (по потокам, выпускникам, очной или заочной формы обучения и т.д.).

Основные функции для работы со справочником вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки открывается окно, показанное на рисунке Б.45.

Рисунок Б.44 – Справочник групп

В нем можно откорректировать название группы, форму обучения, год приема и другие реквизиты. Такие реквизиты как количество потоков, фактических групп, подгрупп, курс и количество студентов являются необходимыми для правильного формирования учебно-организационной документации, поэтому при их заполнении нужно быть особенно внимательным.

Рисунок Б.45 – Окно редактирования группы

В правой части окна находится таблица, в которую можно добавлять академические группы кафедры, что позволяет группировать их в любом произвольном порядке.

Б.4.8 Группы и студенты

Справочник «Группы и студенты» необходим для ведения информации по академическим группам кафедры (25-30 человек) и по их студенческому составу. Окно справочника показано на рисунке Б.46. В левой части находятся группы, а в правой – студенты. При перемещении курсором в левой части в провой части список будет автоматически обновляться.

Добавление и удаление как групп так и студентов осуществляется с помощью кнопок панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки появиться окно, показанное на рисунке Б.47.

Рисунок Б.46 – Справочник «Группы и студенты»

В нем можно отредактировать название группы, указать форму обучения, учебный план, год и другую вспомогательную информацию.

Рисунок Б.47 – Окно редактирования информации о группе

Б.4.9 Дисциплины кафедры

Этот справочник предназначен для ведения дисциплин кафедры. В нем можно указывать названия дисциплин. Корректировка осуществляется непосредственно в таблице. Добавление и удаление происходит с помощью кнопок панели инструментов. Окно справочника показано на рисунке Б.48.

Рисунок 48 – Справочник дисциплин кафедры

Б.4.10 Проекты и разработки кафедры

Справочник предназначен для ведения информации о проектной и научной деятельности на кафедре. Окно справочника показано на рисунке Б.49.

Функции работы с элементами справочника вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню. При вызове функции корректировки появляется окно, представленное на рисунке Б.50. На закладке «Общие сведения» представлены общие реквизиты проекта. Руководитель проекта выбирается из справочника «Сотрудников» путем нажатия на кнопку «…» справа от поля ввода.

Рисунок Б.49 – Справочник «Проекты и разработки кафедры»

Рисунок Б.50 – Информация о проекте, закладка «Общие сведения»

На закладке «Участники» ведется учет участвующих в проекте или работе сотрудников кафедры, аспирантов и студентов. При нажатии на кнопку «Добавить» на панели инструментов, появляется выпадающее меню, в котором необходимо указать тип участника. Затем производится выбор самого участника из справочника. Остальные поля заполняются непосредственно в таблице.

Рисунок Б.51 – Информация о проекте, закладка «Участники»

На рисунке Б.52 показана закладка «Финансирование и договора», предназначенная для ведения информации об видах финансирования проекта и участников договорных отношений с кафедрой. Поле «статус» может иметь одно из следующих значений: «оформляется», «утвержден» или «закрыт».

Рисунок Б.52 – Информация о проекте, закладка «Финансирование и договора»

На рисунке Б.53 показана закладка «Завершенность проекта» в которой проект представляется в виде ряда этапов. Информация по каждому из этапов корректируется непосредственно в таблице. Ответственный выбирается из списка участников проекта. Оценка – некоторое числовое значение, характеризующее степень эффективности выполнения данного этапа.

Рисунок Б.53 – Информация о проекте, закладка «Завершенность проекта»

Б.4.11 Нормативная информация

Закладка «Нормы времени», показанная на рисунке Б.54 предназначена для просмотра и корректировки коэффициентов, в соответствии с документом «Нормативные и инструктивные материалы по планированию работы и составлению индивидуальных планов профессорско-преподавательского состава» университета. Они используются в блоке «Учебный процесс» для формирования учебно-организационной документации (в частности для расчета учебной нагрузки кафедры и составления документа «Форма №9»).

Рисунок Б.54 – Окно «Нормативная информация»

Б.5 Блок «Учебный процесс»

Б.5.1 Образовательные программы

Справочник необходим для разделения учебной нагрузки кафедры по направлениям. Направления различаются в первую очередь источниками финансирования. Окно справочника показано на рисунке Б.55. Редактирование элементов осуществляется непосредственно в таблице.

Рисунок Б.55 – Справочник «Образовательные программы»

Б.5.2 Учебные планы

Справочник предназначен для ввода и редактирования учебных планов специальности. Окно справочника учебных планов показано на рисунке 56. Корректировка справочника осуществляется вызовом с помощью кнопок или контекстного меню. Кроме стандартных функций существует также функция копирования учебного плана из уже существующего, при этом получается идентичный учебный план, в название которого добавляется слово «(копия)». При вызове функции редактирования учебного плана появляется окно, показанное на рисунке Б.57.

Здесь вводится название учебного плана и его основные реквизиты. Образовательная программа выбирается из списка.

Рисунок Б.56 – Справочник «Учебные планы»

Рисунок Б.57 – Учебный план, общая информация

На закладке «Учебный план» показан сам учебный план в виде двух таблиц (рисунок Б.58). В левой таблице находится список дисциплин по плану, в правой – соответственно нагрузка по данной дисциплине по семестрам. Добавление циклов и дисциплин осуществляется с помощью панели инструментов в левой части окна или контекстного меню в левой таблице. Поддерживается два уровня вложенности циклов дисциплин.

При добавлении дисциплины появляется окно выбора дисциплин из справочника. Изменение выбор осуществляется двойным кликом мыши или нажатием на кнопку «Ок». Чтобы изменить уже выбранную дисциплину, необходимо кликнуть по ней. Рядом с именем дисциплины появится кнопка «…», при нажатии на которую можно перевыбрать дисциплину.

Рисунок Б.58 – Учебный план

Для добавления учебной нагрузки по дисциплине в план необходимо воспользоваться панелью инструментов в правой части окна. Ввод и корректировка реквизитов осуществляется непосредственно в таблице. Курс и семестр выставляются вручную. Количество недель – необязательный параметр. Учебная нагрузка выставляется либо в часах, либо по факту присутствия. Количество лекций, например, выставляется в часах, а наличие экзамена – установкой «флажка» в соответствующей колонке.

При удалении дисциплины из левой части удаляется также и вся информация по данной дисциплине из правой части, при этом спрашивается подтверждение у пользователя.

Б.5.3 Учебные поручения от факультетов

Учебные поручения факультетов - основной первичный документ по планированию учебной нагрузки, на основании его рассчитывается и распределяется вся дальнейшая нагрузка кафедры по учебной работе.

Учебные поручения в системе группируются по образовательным программам. Окно документа показано на рисунке Б.59.

Рисунок Б.59 – Учебные поручения факультетов

Выбор образовательной программе осуществляется при помощи поля ввода «Образовательная программа» под панелью инструментов и кнопок навигации справа от реквизитов. С помощью них осуществляется выбор текущей образовательной программы для просмотра или ввода поручений.

С помощью панели инструментов осуществляется:

ввод новых строк в документ;

удаление существующих строк из документа (при этом удаляется не только текущая строка, но и вся распределенная по ней нагрузка, если такое распределение было произведено);

формирование поручений на основании учебных планов. Данная функция предназначена для того, чтобы автоматизировать ввод «своих» поручений, т.е. поручений по тем дисциплинам которые преподает кафедра тем группам, у которых она является профилирующей (выпускающей). Чтобы данная функция работала, необходимо, чтобы у групп (меню «О Кафедре…» - «Группы») были проставлены учебные планы, а сами учебные планы должны быть заполнены хотя бы по данным дисциплинам (по тем, которые преподает кафедра);

экспорт учебных поручений в Excel. Печатается сразу весь документ по текущей образовательной программе;

заполнение вручную происходит по следующей схеме: проставляется номер семестра, выбирается дисциплина (кнопка «…», аналогично учебному плану) и группа (кнопка «…» около названия группы). Реквизиты группы проставляются из справочника групп автоматически. Далее необходимо выставить часы по видам учебной нагрузки из учебного плана и отметить флажками необходимые виду учебной нагрузки.

В системе предусмотрена сортировка строк документа по номеру семестра, дисциплине и группам. Возможна сортировка одновременно по нескольким столбцам.

Б.5.4 «Форма №9»

«Форма №9» - Документ, отражающий учебную нагрузку кафедры. Рассчитывается автоматически на основании введенных учебных поручений факультетов и норм времени. Строки документа группируются по видам образовательной программы. Выбор программы аналогичен документу «Учебные поручения факультетов».

Окно документа показано на рисунке Б.60.

Рисунок Б.60 – «Форма №9»

Заполнение документа полностью автоматическое. За правильность расчета отвечает правильность ввода «Учебных поручений факультетов» и норм времени.

В системе предусмотрена сортировка строк документа по номеру семестра, дисциплине и группам. Возможна сортировка одновременно по нескольким столбцам. Также есть фильтрация по группе и семестру. Фильтрация осуществляется путем выбора значения из выпадающих списков на панели инструментов. Выбор элемента с названием «<Все>» отменяет фильтрацию.

Распределение нагрузки по профессорско-преподавательскому составу осуществляется непосредственно из этого окна. Полноту распределения нагрузки можно контролировать наличием красной «галочки» в левом столбце документа. Ее отсутствие означает неполное распределение нагрузки по данной строке. Ее наличие говорит о полном распределении нагрузки. Окно распределения нагрузки показано на рисунке Б.61.

Рисунок Б.61 – Окно распределения нагрузки

В левой части окна показаны преподаватели, в правой – часы по выбранному преподавателю. В колонке «Нужно» показаны часы из «формы №9», т.е. нагрузка к распределению. В колонке «Всего» показаны сумма уже распределенных часов по данной нагрузке. При несовпадении сумм «Всего» и «Нужно», надпись с названием вида учебной работе выделяется красным цветом.

Распределение осуществляется путем добавления преподавателя нажатием на кнопку на панели инструментов и выбором преподавателя из списка. При этом ему автоматически назначается вся нераспределенная нагрузка по данной строке «формы №9». Необходимо подкорректировать цифры к реальным значениям часов по данному преподавателю. Затем происходит добавление другого преподавателя и т.д.

Б.5.5 Учебные поручения преподавателям

В результате распределения учебной нагрузки из формы №9 необходимо сформировать учебные поручения каждому преподавателю кафедры. Это осуществляется с помощью следующего окна (Рисунок Б.62). В нем показана суммарная нагрузка каждого преподавателя с указанием суммарных часов по дисциплине и образовательной программе в целом.

Окно состоит из двух частей. Верхнее предназначено для выбора преподавателя, нижнее – для просмотра учебной нагрузки данного преподавателя. С помощью контекстного меню в верхней таблице можно экспортировать в Excel заполненный документ «Учебное поручение преподавателю».

Выбор образовательной программы осуществляется аналогично документам «Учебные поручения факультетов» и «Форма №9».

Реквизит «ставка» в нижней таблице рассчитывается только для тех образовательных программ, у которых вид финансирования равен значению «Бюджет».

При двойном клике мышью на строке в нижней таблице, открывается окно (Рисунок Б.63) детализирующее данную строку по видам учебной нагрузки, с разбивкой по семестрам.

Рисунок Б.62 – Учебные поручения преподавателям

Рисунок Б.63 – Информация о строке учебного поручения

Б.5.6 «Форма № 6»

Документ представляет собой стандартную одноименную отчетную форму кафедры по учебной работе. Окно документа представлено на рисунке Б.64.

Система позволяет формировать документ как за весь период, так и по семестрам. Период выставляется с помощью переключателей сверху окна. При этом происходит автоматическое переформирование документа.

Документ формируется в разрезе образовательных программ. Выбор образовательной программы осуществляется аналогично другим учебно-организационным документам.

Данные по профессорско-преподавательскому составу берутся из справочника преподавателей. Остальные данные расчитываются на основании распределенной учебной нагрузки (с помощью «формы №9»).

Экспорт документа в Excel осуществляется с помощью контекстного меню в таблице документа.

Рисунок Б.64 – «Форма №6»

Б.5.7 График самостоятельной работы студентов

Представляет собой документ «График учебного процесса и самостоятельной работы студентов» кафедры. Обычно используется для групп очной формы обучения. Окно документа представлено на рисунке Б.65.

Для расчета необходимо выбрать группу и семестр из списка и нажать кнопку «Сформировать». Данные для расчета берутся из учебного плана, назначенного выбранной группе.

Реквизит «Количество недель» отвечает за количество колонок в «Графике сдачи индивидуальных работ…».

Реквизит «Аттестации» содержит номера недель, на которых проходит аттестация, разделенные запятыми. На этих неделях в графике автоматически проставляется буква «А».

Рисунок Б.65 – График самостоятельной работы студентов

Реквизит «Дата начала теоретических занятий» необходим для выставления наименования у колонок графика по числу и месяцу начала недели, начиная от этой даты.

Кнопка «Расчет весов» необходима для тех случаев, когда часы были изменены вручную и требуется пересчитать вес каждой дисциплины в текущем семестре.

Часы по самостоятельной работе студентов рассчитываются только по итоговой колонке. Необходимо детализировать их вручную по видам самостоятельной работы. В случае расхождения общее количество часов самостоятельной работы будет отображаться красным цветом, а в скобках рядом с количеством часов будет показано распределенное количество часов (по видам самостоятельной работы).

Б.5.8 Распределение учебной нагрузки

Представляет собой документ, показывающий детальное распределение учебной нагрузки по профессорско-преподавательскому составу кафедры. Окно документа показано на рисунке Б.66.

Документ формируется в разрезе образовательных программ. Выбор образовательной программы осуществляется аналогично другим учебно-организационным документам.

Система позволяет формировать документ как за весь период, так и по месяцам. Период выставляется с помощью переключателей сверху окна. При этом происходит автоматическое переформирование документа.

Экспорт документа в Excel осуществляется с помощью контекстного меню в таблице документа.

Предусмотрена фильтрация данных по форме обучения контингента.

Рисунок Б.66 – Распределение учебной нагрузки

Б.5.9 Рабочий учебный план

Окно документа «Рабочий учебный план» показано на рисунке Б.67.

Представляет собой часть учебного плана на текущий курс, развернутую по семестрам.

Для расчета необходимо выбрать из списка учебный план и курс. Расчет будет осуществлен автоматически.

Экспорт документа в Excel осуществляется с помощью контекстного меню в таблице документа или с помощью панели инструментов.

Недельная аудиторная нагрузка в документе рассчитывается на основании количества учебных недель, которое берется из учебного плана.

Рисунок Б.67 – Рабочий учебный план

Б.5.10 Расписание

Окно документа «Расписание» представлено на рисунке Б.68.

Формируется на основании распределенной учебной нагрузки на заданный семестр и по заданной форме обучения.

Для расчета необходимо с помощью переключателей выбрать семестр (осенний или весенний), форму обучения и нажать на кнопку «ОК». Для экспорта данного документа в Excel необходимо нажать кнопку «Отчет».

Рисунок Б.68 - Расписание

Б.6 Аналитический блок

Б.6.1 Настройка документов

На рисунке Б.69 представлен реестр шаблонов аналитических документов, имеющихся в системе. Система позволяет создавать необходимое количество различных двухмерных исходных документов для анализа и адаптировать их к различным аналитическим методикам.

Управление реестром шаблонов документов аналогично работе со справочниками системы. Функции по удалению, добавлению и корректировке шаблонов вызываются с помощью панели инструментов или контекстного меню.

При удалении шаблона удаляются также все ранее созданные по данному шаблону документы!

Рисунок Б.69 – Шаблоны документов

При вызове функции корректировке шаблона появляется окно, показанное на рисунке Б.70.

Рисунок Б.70 – Настройка шаблона документа

Настройка запроса документа осуществляется с помощью языка SQL запросов. В верхней части окна расположено поле для ввода названия шаблона и поле для ввода запроса объектов аналитической выборки.

В нижней части окна находится таблица показателей документа. Добавление и удаление производится с помощью кнопок панели инструментов либо контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

Для корректировки SQL запросов в системе используется редактор запросов. Окно редактора показано на рисунке Б.71. В провой части редактора расположены список таблиц и полей. При щелчке левой кнопкой мыши по любой из таблиц, нижний список заполняется ее полями. При двойном клике мышью на названии поля или таблицы, ее название попадает непосредственно в редактор запроса. Сам редактор находится в правой части окна.

С помощью кнопки на панели инструментов или контекстного меню в редактор также вставляются параметры запроса.

Рисунок Б.71 – Редактор запросов

В системе присутствуют три параметра:

«%0d» - код периода. Используется для выборки данных только текущего периода;

«%1d» - код кафедры. Используется для выборки данных только текущей кафедры.

«%2d» - код объекта. Используется в запросах показателей для выбора данных по текущему объекту аналитической выборки.

Перечисленные параметры можно также записывать в редакторе вручную.

Б.6.2 Формирование документов

Реестр сформированных аналитических документов показан на рисунке Б.72. Фильтрация документов происходит по его шаблону. Шаблон можно выбирать из списка.

Добавление, удаление и корректировка происходят стандартными способами (с помощью панели инструментов или контекстного меню).

Рисунок Б.72 – Формирование аналитических документов

При вызове функции корректировки или добавления появляется окно, показанное на рисунке Б.73.

Сверху вводится описание документа. По нажатию кнопки «сформировать» документ автоматически заполняется по данным информационной базы. По кнопке «очистить» документ очищается.

Рисунок Б.73 – Редактирование аналитического документа

Формирование документа происходи по следующему алгоритму: вначале выполняется запрос на аналитическую выборку из шаблона документа. Все объекты попадают в левую таблицу документа (Рисунок Б.73). Затем для каждого объекта копируется список показателей и для каждого показателя выполняется его запрос, указанный в шаблоне. Чтобы различать запросы по объектам, периодам и кафедрам, используется механизм параметров.

По кнопке «В Excel» документ можно экспортировать в Microsoft Excel. Переключатель «Горизонтально» или «Вертикально» отвечает за положение объектов в Excel документе. При выборе значения «Горизонтально» все объекты будут заголовками столбцов, а показатели будут расположены по строкам. При выборе «Вертикально» объекты и показатели будут расположены наоборот.

Б.7 Меню «Сервис»

Б.7.1 Управление периодами

Для хранения истории по учебно-организационной и другой переменной информации в системе предусмотрен механизм временных периодов.

Окно управления периодами показано на рисунке Б.74. В левой части окна показаны периоды, имеющиеся в системе. Текущий период выделен красным цветом. Справа находятся кнопки управления периодами.

С помощью кнопки «Сделать текущим» выделенный период становится текущим, т.е. можно производить возврат к предыдущим учебным годам.

С помощью кнопки «Удалить» вся информация по выделенному периоду удаляется из системы. Для обеспечения хронологической последовательности удалять можно только последний открытый период.

С помощью кнопки «Добавить» происходит процесс открытия нового периода, при этом год у периода подставится автоматически. При вызове данной функции вызывается окно, показанное на рисунке Б.75. Здесь имеются параметры копирования информации из старого периода в открываемый.

«Копировать информацию о группах» - все группы из предыдущего периода копируются в создаваемый.

«Контроль выпуска» - не копируются выпущенные группы.

«Копировать студентов» - вместе с группами копируются также студенты.

«Копировать нормы времени» - создается копия нормативной информации.

Рисунок Б.74 – Окно «Управление периодами»

Рисунок Б.75 – Открытие нового периода

Б.7.2 Настройка подключения

В случае переноса базы данных в другую папку необходимо перенастроить конфигурационный файл программы. Настройка выполняется с помощью окна «Настройка подключения» (Рисунок Б.76).

В поле ввода «Сервер» указывается адрес компьютера в случае использования сетевой версии программы. Если поле «Сервер» пустое, то подразумевается локальное подключение к базе данных.

В поле ввода «База данных» указывается путь к базе данных на локальном или удаленном компьютере (в зависимости от поля «Сервер»).

Рисунок Б.76 – Настройка подключения к базе данных

При нажатии на кнопку «Ок» в случае успешного подключения ничего не произойдет, в случае указания неправильного сервера или файла базы данных будет выдано сообщение об ошибке.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ПРИМЕРЫ ОТЧЕТНЫХ ФОРМ

Фрагмент документа «форма №9» на 2006-2007 гг., показана на рисунке В.1.

Рисунок В.1 – «Форма №9»

Документ «Форма №6», полученный автоматически на основании распределенной нагрузки кафедры на 2005-2006 гг. показан на рисунке В.2.

Рисунок В.2 – «Форма №6»

Документ «Данные к составлению расписания», автоматически сформированный на основании распределенной нагрузки показан на рисунке В.3.

Рисунок В.3 – Данные к составлению расписания

На рисунке В.4 показано учебное поручение преподавателю кафедры на 2006-2007 гг.

Рисунок В.4 – Учебное поручение преподавателю